Приложение N 1. Порядок постоянного хранения, использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 01.01.2013 в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного), предоставления копий такой документации и содержащихся в ней сведений

Приложение N 1
к приказу
от 12 декабря 2016 г. N 2028

Порядок
постоянного хранения, использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 01.01.2013 в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного), предоставления копий такой документации и содержащихся в ней сведений

С изменениями и дополнениями от:

19 сентября 2017 г.

1. Общие положения

1.1. Порядок постоянного хранения, использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 01.01.2013 в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного), предоставления копий такой документации и содержащихся в ней сведений (далее - Порядок) устанавливает требования к постоянному хранению, использованию технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 01.01.2013 в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации, расположенных на территории Воронежской области (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного), а также предоставлению копий такой документации и содержащихся в ней сведений.

Информация об изменениях:

Приказом Департамента имущественных и земельных отношений Воронежской области от 19 сентября 2017 г. N 1979 в пункт 1.2 раздела 1 настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу со дня официального опубликования названного приказа

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.2. В Порядке применены следующие термины с соответствующими определениями:

- архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;

- архивная выписка - копия части текста архивного документа, оформленная в установленном порядке, в том числе выписка из реестровой книги о праве собственности на объект капитального строительства, помещение (до 1998 года);

- архивная справка - сведения, составленные на основании документов, находящихся в инвентарных делах, в том числе справка, содержащая сведения об инвентаризационной стоимости объекта капитального строительства; справка, содержащая сведения о наличии (отсутствии) права собственности на объекты недвижимости; справка, содержащая сведения о характеристиках объекта государственного технического учета;

- архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нём информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;

- архивохранилище - специально оборудованное помещение (помещения), недоступное для посторонних лиц, обеспечивающее предотвращение хищения, утраты или порчи архивных документов, искажения, подделки или утраты содержащейся в них информации, а также поддержание их в нормальном физическом состоянии;

- единица хранения - инвентарное дело, представляющее собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющую самостоятельное значение;

- копия архивного документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника архивного документа;

- заверенная копия архивного документа - копия архивного документа, на которой в соответствии с установленным порядком поставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;

- инвентарное дело - систематизированная совокупность учётно-технической документации, содержащей информацию об инвентарном объекте по данным технической паспортизации и инвентаризации изменений;

- инвентарный объект - объект технической инвентаризации, характеризующийся наличием основного строения, единством назначения основного строения и вспомогательных (служебных) строений (сооружений) либо совокупностью основных строений, расположенных в пределах одной обособленной территории (земельного участка), в том числе: жилой дом, отдельно стоящее здание или сооружение, комплекс зданий и сооружений производственно-технологического назначения, а также отдельные помещения в составе здания (строения, сооружения);

- учётно-техническая документация - технические паспорта, оценочная и иная хранившаяся по состоянию на 01.01.2013 в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-техническая документация об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации, расположенных на территории Воронежской области (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобное).

1.3. Организация постоянного хранения и использования учетно-технической документации осуществляется департаментом имущественных и земельных отношений Воронежской области (далее - уполномоченный орган) путем заключения договора хранения учетно-технической документации с учреждением или организацией в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

1.4. В целях обеспечения постоянного хранения, использования и предоставления копий учётно-технической документации и содержащихся в ней сведений учреждение или организация, заключившие договор хранения учетно-технической документации в порядке, установленном законодательством Российской Федерации (далее - организация, заключившая договор), выполняет следующее:

- обеспечивает сохранность документов в пределах всего срока хранения;

- осуществляет учет и использование документов;

- осуществляет проверку наличия и состояния документов, размещенных на постоянное хранение.

2. Порядок хранения учётно-технической документации

2.1. Постоянному хранению в архиве подлежат:

- инвентарные дела на объекты государственного технического учета и технической инвентаризации, включающие в себя технические паспорта объектов капитального строительства, помещений;

- реестровые книги о праве собственности на объекты капитального строительства, помещения (сведения из архива до 1998 года);

- учетно-техническая документация, содержащая сведения об инвентаризационной, восстановительной, балансовой и иной стоимости объектов капитального строительства, помещений;

- книги учета самовольного строительства;

- книги учета инвентарных дел.

2.2. Постоянное хранение учётно-технической документации осуществляется в архивохранилищах.

2.3. Сохранность учётно-технической документации обеспечивается комплексом мероприятий по созданию необходимых условий, соблюдению режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание в нормальном физическом состоянии.

2.4. В комплекс работ по обеспечению сохранности учётно-технической документации включаются:

- предоставление помещений для размещения учётно-технической документации (архивохранилищ);

- обеспечение необходимых условий хранения учётно-технической документации;

- выполнение требований к размещению документов в архивохранилище;

- проверка наличия и состояния документов.

2.5. Обеспечение необходимых условий хранения учётно-технической документации включает:

- оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения учётно-технической документации;

- оборудование архивохранилищ средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией;

- соблюдение противопожарного режима;

- соблюдение охранного режима;

- создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий.

2.6. В целях обеспечения сохранности учётно-технической документации архивохранилище должно быть изолированным, сухим и соответствовать требованиям противопожарной безопасности. Оконные проемы архивохранилищ, расположенных ниже 3-го этажа, заделываются металлическими решетками. Входные двери в архивохранилище должны быть металлическими или обитыми железом с устройством запоров. По окончании рабочего дня архивохранилище необходимо опечатывать.

2.7. Для размещения учётно-технической документации архивохранилище оборудуется стеллажами и (или) шкафами с ячейками (полками), высота которых должна обеспечивать вертикальное хранение дел.

2.8. Хранящаяся в архивохранилище учетно-техническая документация должна быть оформлена в установленном порядке, заключена в твердые папки, сшита и пронумерована в соответствии с описями и размещаться на стеллажах или в шкафах по населенным пунктам, районам, улицам, кварталам.

2.9. Проверка наличия и состояния учётно-технической документации (далее - проверка) проводится уполномоченным органом либо организацией, заключившей договор хранения. Проведение проверки осуществляется не реже одного раза в год:

- комиссией или не менее чем двумя работниками уполномоченного органа;

- комиссией или не менее чем двумя работниками организации, заключившей договор хранения.

Проверка наличия и состояния учётно-технической документации может также проводится по решению руководителя уполномоченного органа либо организации, заключившей договор хранения, при наличии иных обстоятельств, требующих проверки наличия и состояния единиц хранения.

2.10. В ходе проверки наличия и состояния учётно-технической документации:

- устанавливается фактическое наличие единиц хранения и соответствие учетным документам;

- выявляются и устраняются недостатки в учете документов;

- выявляются отсутствующие документы, и организуется розыск;

- выявляются и учитываются документы, требующие профилактической и/или реставрационно-профилактической обработки.

2.11. По результатам проверки при обнаружении ошибок в учетных данных о документах, в случае обнаружения документации, не подлежащей хранению, неучтенных документов составляется соответствующий акт. Указанные акты подписываются исполнителями и утверждаются руководителем уполномоченного органа или организации, заключившей договор хранения.

2.12. Если проверкой наличия и состояния документов установлено отсутствие документов, организуется их розыск.

Розыск документов, не обнаруженных в ходе проверки, организуется с момента выявления отсутствия и проводится в течение одного года. На документы, не обнаруженные в ходе проверки наличия и состояния документов, составляется акт об утрате документов, который утверждается руководителем уполномоченного органа или организации, заключившей договор хранения. К акту прилагается справка о проведении розыска, подготовленная и подписанная лицом, производившим проверку. В случае подготовки акта об утрате документов организацией, заключившей договор хранения, акт представляется в уполномоченный орган для принятия решения о снятии утраченных документов с учета.

2.13. Ответственность за сохранность учетно-технической документации несет руководитель организации, заключившей договор хранения, в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

ГАРАНТ:

Нумерация разделов приводится в соответствии с источником

2. Порядок использования учётно-технической документации, предоставления копий такой документации и содержащихся в ней сведений

3.1. Сведения, содержащиеся в учётно-технической документации, являются общедоступными, за исключением сведений, доступ к которым ограничен федеральным законом.

3.2. Сведения, содержащиеся в учётно-технической документации, копии учётно-технической документации предоставляются организацией, заключившей договор хранения, на основании запросов физического, юридического лица, органа государственной власти, органа местного самоуправления (далее - заявитель).

3.3. Выдача сведений, содержащихся в учётно-технической документации, копий учётно-технической документации не должна нарушать прав и законных интересов собственников, владельцев (балансодержателей) объектов недвижимого имущества, а также интересов государства и его уполномоченных органов.

3.4. В целях обеспечения сохранности инвентарные дела, архивные документы выдаются из архива работникам организации, заключившей договор хранения, для выполнения запросов, поступивших от заявителей, о предоставлении сведений, содержащихся в учётно-технической документации, копий учётно-технической документации. Дата возврата инвентарного дела определяется сроком выполнения работ по запросу заявителя.

3.5. Инвентарные дела, архивные документы выдаются правоохранительным органам и судам на основании запроса или постановления (определения) в порядке, предусмотренном пунктами 3.18 - 3.22 настоящего Порядка. В целях обеспечения сохранности документов инвентарное дело предоставляется по запросам судов на обозрение или в виде заверенной копии.

3.6. В остальных случаях сведения, содержащиеся в учётно-технической документации, копии учётно-технической документации предоставляются в виде:

- архивной выписки;

- заверенной копии архивных документов, входящих в состав инвентарных дел;

- архивной справки.

3.7. Сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, являются общедоступными, за исключением сведений, доступ к которым ограничен федеральным законом. Копии учетно-технической документации, содержащей общедоступные сведения, предоставляются по запросам любых лиц.

3.8. Сведения, содержащиеся в учётно-технической документации, копии учётно-технической документации предоставляются заявителям за плату в размере, установленном уполномоченным органом и не превышающем максимальных размеров платы, установленных Правительством Российской Федерации.

Информация об изменениях:

Приказом Департамента имущественных и земельных отношений Воронежской области от 19 сентября 2017 г. N 1979 пункт 3.9 раздела 2 настоящего изложен в новой редакции, вступающие в силу со дня официального опубликования названного приказа

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.9. Сведения, содержащиеся в учётно-технической документации, копии учётно-технической документации предоставляются бесплатно по запросам:

- органа регистрации прав;

- органов государственной власти Воронежской области;

- органов местного самоуправления Воронежской области;

- в иных случаях, установленных действующим законодательством.

3.10. Запрос по форме согласно приложению к настоящему Порядку направляется в уполномоченный орган или организацию, заключившую договор хранения, заявителем по его выбору:

- путем личного обращения;

- посредством почтовой связи на бумажном носителе;

- в форме электронных документов с использованием информационно - телекоммуникационной сети "Интернет".

3.11. В запросе указываются:

- наименование и адрес места нахождения объекта недвижимости, в отношении которого необходимо предоставить сведения, копии документов;

- сведения о заявителе (паспортные данные физического лица, либо реквизиты юридического лица, а также реквизиты документа, подтверждающего полномочия представителя соответствующего физического или юридического лица).

3.12. К запросу прилагаются:

- документ, подтверждающий личность заявителя, а в случае обращения представителя юридического или физического лица - документ, подтверждающий полномочия представителя юридического или физического лица в соответствии с законодательством Российской Федерации;

- документ, подтверждающий оплату за предоставление сведений, содержащихся в учётно-технической документации, копий учётно-технической документации, за исключением случаев предоставления такой информации безвозмездно.

Документ, подтверждающий оплату за предоставление сведений, содержащихся в учётно-технической документации, копий учётно-технической документации может приобщаться к запросу по результатам консультации заявителя с работниками организации, заключившей договор хранения, и определения объема оказываемых услуг.

3.13. Сведения, содержащиеся в учётно-технической документации, копии учётно-технической документации по устным обращениям не предоставляются.

Информация об изменениях:

Приказом Департамента имущественных и земельных отношений Воронежской области от 19 сентября 2017 г. N 1979 в пункт 3.14 раздела 2 настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу со дня официального опубликования названного приказа

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.14. Сроки рассмотрения запроса о предоставлении копии учётно-технической документации, а также содержащихся в ней сведений составляют:

- по запросам органа регистрации прав - в сроки, установленные действующим законодательством;

- в иных случаях - 15 рабочих дней с момента регистрации запроса организацией, заключившей договор хранения.

3.15. По результатам рассмотрения запроса организация, заключившая договор хранения, принимает одно из следующих решений:

- вручает (направляет) заявителю копии учетно-технической документации и (или) содержащиеся в них сведения;

- вручает (направляет) заявителю справку об отсутствии в архиве уполномоченного органа либо организации, заключившей договор хранения, запрашиваемой информации;

- принимает решение об отказе в предоставлении сведений, содержащихся в учётно-технической документации, копий учётно-технической документации, которое вручается (направляется) заявителю.

3.16. Решение об отказе в предоставлении сведений, содержащихся в учётно-технической документации, копий учётно-технической документации принимается, если:

- запрос не соответствует требованию, предусмотренному пунктом 3.11 настоящего Порядка, или к заявлению не приложены документы, предусмотренные пунктом 3.12 настоящего Порядка;

- содержание запроса не позволяет однозначно идентифицировать объект недвижимости, сведения о котором запрашиваются, и отсутствует возможность уточнить содержание указанного запроса (в случае подачи запроса о выдаче сведений, копий документов о конкретном объекте недвижимости);

- запрошены сведения, копии документов, доступ к которым ограничен федеральным законом.

3.17. Сведения, содержащиеся в учётно-технической документации, копии учётно-технической документации, справка об отсутствии в архиве организации, заключившей договор хранения, запрашиваемой информации, решение об отказе в предоставлении сведений, содержащихся в учётно-технической документации, копий учётно-технической документации вручаются заявителю (его представителю с надлежащим образом оформленными полномочиями) нарочно, либо направляются почтовым отправлением по адресу, указанному в заявлении.

3.18. Выдача учетно-технической документации, находящейся на хранении в организации, заключившей договор хранения, правоохранительным органам, судам осуществляется на основании запроса или постановления (определения) правоохранительных органов и судов, оформленных в установленном порядке и наделяющих их полномочиями на получение соответствующих документов, содержащих основание выдачи данной документации и адрес нахождения объекта недвижимого имущества, в отношении которого запрашивается данная документация.

3.19. Факт выдачи инвентарного дела оформляется актом приема-передачи и регистрируется в журнале приема - выдачи инвентарных дел и/или карточке учета выдачи и возврата инвентарного дела под роспись. Акт приема-передачи инвентарных дел составляется в двух экземплярах (по одному для каждой из сторон), подписывается уполномоченным лицом организации, заключившей договор хранения, ответственным за сохранность документов, и представителем правоохранительного органа - получателя документов.

3.20. С выдаваемой (изымаемой) учетно-технической документации изготавливаются копии, подлежащие заверению в установленном порядке, хранению в инвентарном деле до момента возвращения подлинников. Изъятие подлинников и замена их на копии отражается в соответствующей инвентарной книге.

3.21. Перед выдачей инвентарного дела работник организации, заключившей договор хранения, ответственный за сохранность таких документов, проверяет соответствие указанных на обложке инвентарного дела инвентарного номера, наименования объекта, адреса объекта сведениям, указанным в инвентарной книге; перед выдачей и при возвращении дел в архивохранилище проверяется нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела, целостность заверительной надписи и печати на прошитых документах.

3.22. Учетно-техническая документация, изъятая в качестве вещественных доказательств в соответствии с законодательством Российской Федерации, подлежат возврату организации, заключившей договор хранения.