Постановление Администрации городского округа город Воронеж от 13 января 2017 г. N 12 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации городского округа город Воронеж" (с изменениями и дополнениями) (документ не действует)

Постановление Администрации городского округа город Воронеж от 13 января 2017 г. N 12
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации городского округа город Воронеж"

В целях совершенствования организации работы с документами в администрации городского округа город Воронеж и обеспечения единого подхода к организации делопроизводства и документооборота в структурных подразделениях администрации городского округа город Воронеж администрация городского округа город Воронеж постановляет:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации городского округа город Воронеж.

2. Признать утратившими силу:

- постановление администрации городского округа город Воронеж от 26.03.2014 N 210 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации городского округа город Воронеж";

- постановление администрации городского округа город Воронеж от 08.05.2014 N 357 "О внесении изменений в постановление администрации городского округа город Воронеж от 26.03.2014 N 210";

- постановление администрации городского округа город Воронеж от 17.07.2014 N 683 "О внесении изменений в постановление администрации городского округа город Воронеж от 26.03.2014 N 210";

- постановление администрации городского округа город Воронеж от 28.11.2014 N 1826 "О внесении изменений в постановление администрации городского округа город Воронеж от 26 марта 2014 г. N 210".

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации - руководителя аппарата Глазьева С.А.

Глава городского округа город Воронеж

А.В. Гусев

Инструкция
по делопроизводству в администрации городского округа город Воронеж
(утв. постановлением администрации городского округа город Воронеж от 13 января 2017 г. N 12)

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации городского округа город Воронеж (далее - Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и областными законами, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятый и введенный постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 N 65-ст, Регламентом администрации городского округа город Воронеж, нормативными и методическими документами, регламентирующими ведение архивного дела, и с учетом особенностей документооборота в администрации городского округа город Воронеж (далее - администрация).

1.2. Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в администрации.

1.3. Структурные подразделения администрации (далее - структурные подразделения) могут организовывать и вести делопроизводство на основе индивидуальных инструкций по делопроизводству, других нормативно-методических документов, разработанных в соответствии с настоящей Инструкцией.

1.4. Делопроизводство в администрации организуется с использованием системы электронного документооборота (далее - СЭД), предназначенной для автоматизации управленческого документооборота и процессов делопроизводства в администрации.

Автоматизированные технологии обработки документов, применяемые в администрации, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.

1.5. Порядок обращения с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями.

1.6. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в структурных подразделениях осуществляет управление по работе с обращениями граждан и документооборота администрации городского округа город Воронеж(далее - управление по работе с обращениями граждан и документооборота) и ответственные лица, на которых возложены функции организации и ведения делопроизводства.

1.7. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных требований работы с документами в структурных подразделениях возлагается на их руководителей.

Руководители структурных подразделений определяют (назначают) ответственных за работу с документами приказом.

1.8. Требования настоящей Инструкции обязательны для работников структурных подразделений.

1.9. Сотрудники структурных подразделений несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

Вновь принятые на работу сотрудники в обязательном порядке должны быть ознакомлены под подпись с Инструкцией. Об утрате служебных документов немедленно информируется руководитель структурного подразделения, при необходимости - руководитель управления по работе с обращениями граждан и документооборота.

1.10. Руководители структурных подразделений несут персональную ответственность за осуществление мер по обеспечению надлежащего использования и защиты служебной информации.

1.11. При временном отсутствии сотрудников структурных подразделений (отпуск, временная нетрудоспособность, командировка), а также при увольнении или перемещении имеющиеся у них документы по указанию руководителя передаются другому работнику через лиц, ответственных за организацию и ведение делопроизводства.

II. Общие требования к подготовке и оформлению документов

2.1. Бланки документов

2.1.1. Документы главы городского округа город Воронеж (далее - глава городского округа) оформляются на бланках установленной формы в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

Бланки документов (далее - бланк) изготавливают на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Документы, оформленные на бланках, должны иметь поля:

- левое - 3,5 см;

- правое - 1,0 см;

- верхнее - 2,0 см;

- нижнее - 3,0 см.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.

Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон их расположения размещают двумя способами:

- продольным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- угловым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

2.1.2. Проектирование форм бланков главы городского округа, администрации, постановления администрации и распоряжения администрации осуществляется управлением делами, учета и отчетности администрации городского округа город Воронеж (далее - управление делами, учета и отчетности). Макеты форм бланков главы городского округа и администрации согласовываются с управлением по работе с обращениями граждан и документооборота. Макеты форм бланков постановления администрации и распоряжения администрации согласовывается с отделом регистрации правовых актов правового управления администрации городского округа город Воронеж (далее - отдел регистрации правовых актов правового управления).

2.1.3. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков главы городского округа, администрации, постановления администрации и распоряжения администрации осуществляется по разрешению (поручению) главы городского округа.

2.1.4. Бланки изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказу администрации.

2.1.5. Бланки писем должностных лиц администрации, структурных подразделений изготавливаются с помощью средств вычислительной техники. Текст названия структурного подразделения располагается под текстом "Администрация городского округа город Воронеж", печатается шрифтом того же размера, что и текст "Администрация городского округа город Воронеж", либо на 2 пункта меньше.

2.1.6. Руководители структурных подразделений самостоятельно организуют проектирование, учет, использование и хранение бланков структурных подразделений.

2.1.7. Запрещается тиражирование бланков главы городского округа, администрации на копировально-множительных аппаратах и использование копий бланков для оформления подлинных документов.

2.1.8. На оборотной стороне бланков главы городского округа, администрации по центру при изготовлении полиграфическим предприятием проставляются учетные порядковые номера.

2.1.9. Бланки главы городского округа, администрации выдаются управлением делами, учета и отчетности.

Учет поступления и выдачи бланков главы городского округа, администрации ведется управлением делами, учета и отчетности, а также ответственными за работу с документами в структурных подразделениях в журнале учета выдачи бланков главы городского округа город Воронеж, администрации городского округа город Воронеж по форме согласно приложению N 1 к настоящей Инструкции.

2.1.10. Уничтожение испорченных и неиспользованных бланков главы городского округа, администрации осуществляется по акту по форме согласно приложению N 2 к настоящей Инструкции.

2.1.11. Контроль за использованием и хранением бланков главы городского округа, администрации возлагается на управление делами, учета и отчетности и руководителей структурных подразделений.

2.1.12. Бланки используются строго по назначению и не могут передаваться в другие структурные подразделения, организации и частным лицам.

2.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

2.2.1. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Office Word версии 6.0 и выше с использованием шрифтов TimesNewRomanCyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), N 14 (для оформления текстовых материалов).

2.2.2. Реквизиты нормативных правовых, распорядительных документов, писем главы городского округа оформляются на бланках с учетом ГОСТ Р 6.30-2003.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 при подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

- 01 - Государственный герб Российской Федерации;

- 02 - герб субъекта Российской Федерации;

- 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

- 04 - код организации;

- 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

- 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

- 07 - код формы документа;

- 08 - наименование организации;

- 09 - справочные данные об организации;

- 10 - наименование вида документа;

- 11 - дата документа;

- 12 - регистрационный номер документа;

- 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

- 14 - место составления или издания документа;

- 15 - адресат;

- 16 - гриф утверждения документа;

- 17 - резолюция;

- 18 - заголовок к тесту;

- 19 - отметка о контроле;

- 20 - текст документа;

- 21 - отметка о наличии приложения;

- 22 - подпись;

- 23 - гриф согласования;

- 24 - визы согласования документа;

- 25 - оттиск печати;

- 26 - отметка о заверении копии;

- 27 - отметка об исполнителе;

- 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

- 29 - отметка о поступлении документа в организацию;

- 30 - идентификатор электронной копии документа.

Документ, оформленный на бланке, должен иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения (приложение N 3 к настоящей Инструкции).

В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа.

2.2.3. Герб городского округа город Воронеж (реквизит 02).

Изображение герба городского округа город Воронеж воспроизводится на бланках главы городского округа и администрации и помещается на верхнем поле.

Порядок использования изображения герба городского округа город Воронеж на бланках (многоцветное, одноцветное) установлен решением Воронежской городской Думы от 26.09.2008 N 292-II "О гербе и флаге муниципального образования "Городской округ город Воронеж".

2.2.4. Наименование организации (реквизит 08).

Наименование администрации воспроизводится на бланке в соответствии с наименованием, закрепленным в Уставе городского округа город Воронеж.

2.2.5. Наименование структурного подразделения воспроизводится в соответствии с наименованием, закрепленным в положении о структурном подразделении. При наличии сокращенного наименования структурного подразделения его помещают в скобках ниже полного наименования.

Если документ подготавливается совместно двумя и более структурными подразделениями, то наименования следует печатать на чистом листе бумаги.

Наименования структурных подразделений одного уровня располагают на одном уровне. Наименования структурных подразделений разного уровня располагают друг над другом.

2.2.6. Справочные данные об администрации городского округа город Воронеж и структурных подразделениях содержат сведения, необходимые при информационных контактах.

Наибольшее количество справочных данных располагается на бланке письма. Справочные данные в бланке письма включают почтовый или юридический адрес, место нахождения, номера телефонов, факсов, счетов в банке, ОГРН, ИНН/КПП, адрес электронной почты.

Адрес пишется в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" (далее - Правила оказания услуг почтовой связи).

2.2.7. Наименование вида документа (реквизит 10), создаваемого в администрации, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД), утвержденным постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299.

В бланке письма наименование вида документа не указывается.

2.2.8. Датой документа (реквизит 11) является дата его подписания или утверждения (для договора (соглашения) - дата подписания, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события).

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Установлены два способа проставления даты - цифровой и словесно-цифровой.

При цифровом способе день и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 10 февраля 2016 г. следует оформлять: "10.02.2016".

При словесно-цифровом способе проставления даты день месяца пишется двумя цифрами, название месяца - буквами, год - четырьмя цифрами.

Например: 05 февраля 2016 г.

Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, обязательно.

Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа.

2.2.9. Регистрационный номер документа (реквизит 12) - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации.

2.2.10. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13) включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Ссылка на регистрационный номер и дату документа используется при оформлении писем, которые являются ответами на поступивший запрос. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступления документа.

2.2.11. Место составления или издания документа (реквизит 14) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа.

2.2.12. Адресат (реквизит 15) располагают в правом верхнем углу бланка в ограничительных отметках.

Если документ напечатан на стандартном листе бумаги, то реквизит "Адресат" печатают, отступив от верхнего поля четыре-пять пустых строк.

Каждая составная часть реквизита "Адресат" печатается с новой строки через один межстрочный интервал, фамилия адресата отделяется от остальных частей адресования одной пустой строкой. В конце смысловых строк знаки препинания не ставятся. В середине строк знаки препинания сохраняются. Перенос слов по частям не допускается.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Допускается центровать все строчки реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

Например:

Министерство культуры Российской Федерации Департамент науки и образования

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.

Например:

Министерство культуры Российской Федерации Департамент науки и образования Начальнику отдела И.О. Фамилия

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

Например:

Генеральному директору объединения "Ростекстиль" И.О. Фамилия

В отдельных случаях, кроме наименования должности руководителя, указываются дополнительные сведения о нем (воинское звание, ученая степень или почетное звание).

Например:

Начальнику штаба в/ч 4532 генерал-майору И.О. Фамилия

или

Директору института твердых металлов доктору технических наук И.О. Фамилия

Если документ отправляют в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно.

Например:

Управам районов городского округа город Воронеж

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

КУВО "Государственный архив Воронежской области" ул. Плехановская, д. 7 г. Воронеж 394018

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например:

Фамилия И.О. ул. Калинина, д. 45, кв. 1 с. Лосево Рамонский р-н Воронежская обл. 352000

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большом количестве адресатов составляется список рассылки документа. В списке рассылки указываются наименование вида документа, заголовок, номер и дата документа, к которому относится список рассылки, далее перечисляются полные наименования организаций и их почтовые адреса. Список рассылки подписывается должностным лицом, подготовившим документ.

При направлении документов в федеральные органы законодательной и исполнительной государственной власти полные почтовые адреса могут не указываться.

Почтовые адреса могут также не проставляться на документах, направляемых постоянным корреспондентам, однородным организациям (в этом случае целесообразно применять списки рассылки и конверты с заранее напечатанными адресами).

При оформлении адреса допускаются общепринятые сокращения: г. (город), п. (поселок), с. (село), ул. (улица), пер. (переулок), наб. (набережная), пр-кт (проспект), к. (корпус), кв. (квартира).

В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир знак "N" не ставят, при литерном написании номеров, букву пишут слитно с цифрой (кв. 57а).

2.2.13. Гриф утверждения документа (реквизит 16).

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на первом листе документа. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и знаков препинания после этого слова), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Слово УТВЕРЖДАЮ печатается прописными буквами, обычным шрифтом.

Элементы грифа утверждения отделяют друг от друга одной - двумя пустыми строками.

Если документ издается отдельно от утверждающего распорядительного документа (штатное расписание, смета расходов на содержание аппарата, представление к награждению), на нем проставляется гриф утверждения, на который ставится печать с изображением герба городского округа город Воронеж.

Например:

УТВЕРЖДАЮ Заместитель главы администрации городского округа город Воронеж личная подпись И.О. Фамилия ДД.ММ.ГГГГ

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центровать элементы относительно самой длинной строки.

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, распоряжением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (Утверждена, Утверждены или Утвержден), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово УТВЕРЖДЕНО согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.

Например:

УТВЕРЖДЕНО постановлением администрации городского округа город Воронеж от 12 января 2016 г. N 2

Гриф утверждения является обязательным реквизитом лишь для некоторых видов документов (приложение N 4 к настоящей Инструкции).

2.2.14. Резолюция (реквизит 17) - решение, принятое должностным лицом. В резолюции даются указания по исполнению документа. В состав резолюции входят следующие элементы: инициалы и фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

Резолюция оформляется между реквизитом "Адресат" и текстом документа или на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится (приложение N 5 к настоящей Инструкции).

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются инициалы и фамилия исполнителя, подпись автора резолюции, дата резолюции.

2.2.15. Заголовок к тексту (реквизит 18) документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа и согласовываться с наименованием вида документа.

Заголовок должен отвечать на вопрос "о чем?" ("о ком?").

Например: "О подготовке проекта договора..."; "Об отмене...".

Заголовок составляет исполнитель документа.

Длина строки заголовка не должна превышать 8,0-9,0 см. Каждая строка имеет законченный смысл. Строчки заголовка печатаются через один межстрочный интервал, без переноса слов по частям, без кавычек и знаков препинания в конце строки. Заголовок к тексту письма печатается от левой границы поля в ограничительных отметках.

Для выделения заголовка может использоваться полужирный шрифт.

В документе, отражающем несколько вопросов, наряду с заголовком составляются подзаголовки. Их пишут в левой части листа, не прерывая текста,шрифтом размера N 14.

2.2.16. Отметка о контроле (реквизит 19).

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль" и датой исполнения поручения.

2.2.17. Текст документа (реквизит 20)в зависимости от затронутых в нем вопросов может быть простым (содержит один вопрос) и сложным (касается нескольких вопросов, исполнителей).

Справочно-информационные документы (письма, служебные записки, справки) рекомендуется готовить по одному вопросу.

Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкетной формы, таблицы или сочетания этих форм.

Связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке организационно-распорядительных, справочно-информационных документов.

Текст может подразделяться на разделы, подразделы, пункты, подпункты и абзацы. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки).

Заголовки разделов пишутся с прописной буквы или допускается их написание прописными буквами, подзаголовки - с прописной буквы.

Точка в конце заголовков и подзаголовков не ставится. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, и с точкой на конце (1.1., 1.2.).

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости могут быть названы ранее изданные нормативные акты или другие документы по данному вопросу, реквизиты их указываются в следующем порядке: название вида документа, автор, дата, регистрационный номер, заголовок.

Во второй части излагаются решения, поручения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть.

Допускается начинать текст документа с его заключительной части, т.е. изложения существа вопроса, а затем подкреплять его обоснованием, доказательствами.

При подготовке документов, составленных по однотипным, повторяющимся ситуациям (распоряжения, приказы по личному составу, договоры, акты), возможно использование базы данных текстовых шаблонов.

2.2.18. Изложение текста в документах осуществляется по следующим правилам:

- в документах, адресованных руководству (заявление, служебная записка, объяснительная записка), текст печатается от первого лица единственного числа ("предлагаю", "прошу", "считаю");

- в документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("решил", "решила");

- в совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("решили", "просим");

- в протоколах текст излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили");

- содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа;

- в положениях, инструкциях, правилах, актах, справках текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "начальник отдела имеет право", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим предоставить", "направляем в Ваш адрес", "направляем на рассмотрение", "просим выделить");

- от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым", "направляю", "предлагаю");

- от третьего лица единственного числа ("администрация городского округа город Воронеж считает возможным", "администрация городского округа город Воронеж не возражает").

Табличные тексты применяются в плановых, отчетно-статистических, финансовых документах и др.

Графы таблицы должны иметь заголовки, выраженные существительным в именительном падеже единственного числа. Заголовки столбцов должны быть согласованы с заголовками граф. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы и столбцы таблицы должны быть пронумерованы, а на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф и столбцов.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а заголовки столбцов - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком графы, то есть поясняют его. Если заголовок столбца имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках граф и столбцов не ставятся.

При оформлении текста документа на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" ("стр.") и знаков препинания.

Текст документа печатается через полуторный межстрочный интервал в установленных границах полей и отделяется от заголовка двумя пустыми строками.

Первая строка каждого абзаца начинается с отступа (1,25 см) от левой границы текстового поля.

2.2.19. Отметка о наличии приложения (реквизит 21) в служебном письме отделяется от текста двумя пустыми строками.

Если письмо имеет приложение, названное в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то наименования приложений перечисляются после текста с указанием количества листов и экземпляров каждого документа.

При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Например:

Приложение: 1. Справка о состоянии ... на 3 л. в 2 экз.

2. Проект положения ... на 9 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Например:

Приложение: в 3 экз.

или

Приложение: Техническое задание на разработку ... в 2 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: Письмо налоговой инспекции от 05.02.2016 N 02-08/185 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 2 экз. только в первый адрес.

Слово "Приложение" печатается с абзацным отступом и заканчивается двоеточием.

Текст о наличии приложения печатается через один межстрочный интервал.

Приложения должны быть подписаны руководителем структурного подразделения, подготовившего документ, и датированы.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу печатается "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

Слова "Приложение N" печатаются от границы верхнего поля без кавычек, с прописной буквы и отделяются от последующих строк реквизита одной пустой строкой. Остальные строки печатаются через один межстрочный интервал. Допускается реквизит "Приложение" центрировать относительно самой длинной его строки.

Например:

Приложение N 2 к приказу управления муниципальной службы и кадров администрации городского округа город Воронеж от 27 января 2016 г. N 5

Если приложение к распорядительному документу одно, порядковый номер приложения не указывают.

Например:

Приложение к распоряжению администрации городского округа город Воронеж от 22 января 2016 г. N 32-р

2.2.20. Подпись (реквизит 22).

В состав реквизита "Подпись" входят наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное, если документ оформлен на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы имени, отчества и фамилия).

Например:

Руководитель правового управления администрации городского округа город Воронеж

личная подпись

И.О. Фамилия

или на бланке:

Руководитель

личная подпись

И.О. Фамилия

При отсутствии должностного лица, фамилия которого напечатана на проекте документа, он может быть подписан исполняющим обязанности руководителя или его заместителем, на которого в установленном порядке возложено руководство. При этом обязательно должна быть указана его фактическая должность, инициалы имени, отчества и фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом).

Например:

И.о. руководителя управления культуры

И.О. Фамилия

или

Исполняющий обязанности руководителя управления культуры

И.О. Фамилия

Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Например:

Председатель комиссии личная подпись И.О. Фамилия

Член комиссии личная подпись И.О. Фамилия

Возможно расположение подписей по алфавиту фамилий.

Документы коллегиального органа подписываются председателем этого органа и секретарем.

Подпись отделяют от последней строки текста двумя - тремя пустыми строками.

Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал.

Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности, печатается без пробела между инициалами имени и отчества, с пробелом перед фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

2.2.21. Гриф (виза) согласования документа (реквизит 23). Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).

Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя слово СОГЛАСОВАНО (печатается прописными буквами без кавычек и знаков препинания в конце), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Финансовый директор

ООО "Технология"

Личная подпись И.О. Фамилия

ДД.ММ.ГГГГ

Если согласование осуществляют письмом, протоколом, гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

аттестационной комиссии

от 13 января 2016 г. N 2

Если грифов согласования несколько, их оформляют параллельно от левого поля.

Например:

СОГЛАСОВАНО Наименование должности		СОГЛАСОВАНО Наименование должности
Личная подпись ДД.ММ.ГГГГ	И.О. Фамилия	Личная подпись ДД.ММ.ГГГГ	И.О. Фамилия

Гриф согласования располагают ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа и печатают от подписи через две - три пустые строки.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка: "Лист согласования прилагается".

Лист согласования оформляется следующим образом:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

проекта Положения об общих принципах сотрудничества

СОГЛАСОВАНО Генеральный директор ОАО "РИК" Личная подпись И.О. Фамилия ДД.ММ.ГГГГ		СОГЛАСОВАНО Генеральный директор АОЗТ "Торговый дом" Личная подпись И.О. Фамилия ДД.ММ.ГГГГ
СОГЛАСОВАНО Генеральный директор ОАО "Работница"		СОГЛАСОВАНО Заместитель главы администрации городского округа город Воронеж
Личная подпись ДД.ММ.ГГГГ	И.О. Фамилия	Личная подпись ДД.ММ.ГГГГ	И.О. Фамилия

Заполненный лист согласования подписывается и датируется ответственным исполнителем и прилагается к проекту документа. При наличии возражений по тексту документа лист согласования не подписывается.

Внутреннее согласование проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем структурного подразделения, где готовился проект документа.

Согласование проекта документа оформляют визой на документе.

Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания.

Например:

Руководитель управления экономики личная подпись И.О. Фамилия

ДД.ММ.ГГГГ

Оформленная таким образом виза означает согласие должностного лица с содержанием документа. При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

С проектом не согласен, замечания прилагаются

Руководитель управления экономики личная подпись И.О. Фамилия

ДД.ММ.ГГГГ

или

С п. 7 не согласен

Руководитель управления экономики личная подпись И.О. Фамилия

ДД.ММ.ГГГГ

Замечания могут быть представлены на отдельном листе, который подписывают, датируют и прилагают к проекту документа.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

Замечания докладывают руководителю, подписывающему документ.

На подлиннике документа, который остается в администрации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа.

На документе, подлинник которого отправляют из администрации, визу проставляют на лицевой стороне второго экземпляра отправляемого документа, остающегося в администрации на правах подлинника, в правом нижнем углу документа. Она состоит из наименования должности, подписи, расшифровки подписи и даты. Размер шрифта N 10 - 12. В левом нижнем углу документа проставляется фамилия исполнителя и телефон.

2.2.22. Оттиск печати (реквизит 25). Оттиск печати с изображением герба городского округа город Воронеж ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

2.2.23. Отметка о заверении копии (реквизит 26) оформляется для свидетельствования верности копии подлиннику документа. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения.

Например:

Верно Инспектор отдела кадров ДД.ММ.ГГГГ

личная подпись

И.О. Фамилия

Копия документа изготавливается и выдается с разрешения главы городского округа, первых заместителей главы администрации, заместителей главы администрации, руководителей структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

Передачу копий документов представителям средств массовой информации осуществляет управление информации администрации городского округа город Воронеж.

2.2.24. Отметка об исполнителе (реквизит 27) документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона или фамилию и номер его телефона.

Например:

И.О. Фамилия 2хх-хх-хх

Фамилия 2хх-хх-хх

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя. Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя и структурного подразделения.

Реквизит печатается шрифтом размера N 8 - 10 от границы левого поля.

2.2.25. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такового документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело". Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется должностным лицом, контролирующим данный вопрос.

Например:

Направлен ответ

ДД.ММ.ГГГГ

N 12503

В дело

Личная подпись

ДД.ММ.ГГГГ

2.2.26. Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29). Реквизит содержит наименование организации - получателя документа, дату поступления, подпись и проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.

2.2.27. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организациях.

2.2.28. Полное наименование структурных подразделений пишется со строчной буквы с обязательным указанием слов "администрация городского округа город Воронеж". Например: управление строительной политики администрации городского округа город Воронеж. Кроме управ районов городского округа город Воронеж (например: управа Ленинского района городского округа город Воронеж).

Со строчной буквы также пишутся полные наименования всех должностей сотрудников структурных подразделений с обязательным указанием слов "администрация городского округа город Воронеж" (исключения глава городского округа город Воронеж, первый заместитель главы администрации, заместитель главы администрации). Например: начальник отдела социальных проектов администрации городского округа город Воронеж.

III. Правила подготовки и оформления видов документов

3.1. Подготовка и оформление постановлений и распоряжений

3.1.1. При подготовке и оформлении проектов постановлений и распоряжений администрации городского округа город Воронеж (далее - правовые акты) структурные подразделения руководствуются Регламентом администрации городского округа город Воронеж и настоящей Инструкцией.

3.1.2. Проекты правовых актов набираются исполнителями на стандартных листах формата А4 с пометкой в правом верхнем углу "Проект".

Поля: верхнее - 2,0 см, нижнее - 3,0 см, левое - 3,5 см, правое - 1,0 см. В основном тексте абзацный отступ - 1,25 см, межстрочный интервал - 1,5.

Шрифт TimesNewRomanCyr. Размер шрифта N 14. Перенос части слова на следующую строку запрещен.

При оформлении правового акта на двух и более листах страницы нумеруются со второй. Нумерация производится арабскими цифрами посередине верхнего поля страницы.

На бланках установленного образца проекты правовых актов оформляются отделом регистрации правовых актов правового управления. При оформлении правовых актов на двух и более страницах, текст второй и последующих страниц печатается на стандартных листах формата А4.

Использование копий бланков запрещено.

3.1.3. Правовые акты имеют следующие реквизиты:

- герб городского округа город Воронеж (только на номерном бланке правового акта, на проекте правового акта не размещается);

- наименование органа исполнительной власти - администрация городского округа город Воронеж, набирается прописными буквами в две строки, выравнивается по центру.

Например:

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДСКОГО ОКРУГА

ГОРОД ВОРОНЕЖ

- наименование вида правового акта - постановление или распоряжение, набирается прописными буквами полужирным шрифтом на следующей строке после наименования органа исполнительной власти, выравнивается по центру;

- дата правового акта - проставляется после подписания акта при его регистрации, оформляется словесно-цифровым способом.

Например: 01 февраля 2016 г.

В проекте правового акта строка для даты отделяется от наименования вида правового акта двумя пустыми строками, выравнивается по левому краю, начинается предлогом "от";

- номер правового акта - проставляется после подписания акта при его регистрации, набирается арабскими цифрами. К порядковому номеру распоряжений через дефис добавляются соответствующие строчные буквы кириллического алфавита "р", "ок", "л".

Например: 26-р.

В проекте правового акта место для номера - продолжение строки для даты, после знака "N".

Например:

Проект правового акта	Подписанный и зарегистрированный правовой акт
от ________________ N ______	от 01 февраля 2016 г. N 26-р

- место издания - г. Воронеж - набирается на следующей после даты и номера строке и центрируется относительно этой строки. Размер шрифта N 10.

Например:

Проект правового акта	Подписанный и зарегистрированный правовой акт
от ________________ N ______ г. Воронеж	от 01 февраля 2016 г. N 26-р г. Воронеж

- заголовок отделяется от строки места издания двумя пустыми строками, набирается от левой границы текстового поля, в столбик, выравнивается по левому краю; с прописной буквы, полужирным шрифтом. В кавычки не заключается, точка в конце не ставится.

Межстрочный интервал всех реквизитов одинарный. Текст реквизитов набирается без абзацного отступа.

3.1.4. Текст проекта правового акта отделяется от заголовка двумя пустыми строками, набирается от левой границы текстового поля с учетом абзацного отступа и выравнивается по ширине. Межстрочный интервал - 1,5. Шрифт TimesNewRomanCyr. Размер шрифта N 14.

Текст обычно подразделяется на констатирующую часть (преамбула) и постановляющую (в постановлении) или распорядительную часть (в распоряжении).

В проекте постановления преамбула завершается словами "администрация городского округа город Воронеж постановляет:". Слово "постановляет" набирается полужирным шрифтом, вразрядку (каждая буква через пробел), строчными буквами.

Постановляющая (распорядительная) часть проекта правового акта обычно подразделяется на пункты, пункты - на подпункты и абзацы.

Каждый пункт правового акта содержит законченную мысль и включает, как правило, одно предписание. Несколько связанных между собой предписаний помещаются в один пункт в тех случаях, когда они взаимно дополняют и обуславливают друг друга или обращены к одному субъекту.

Например:

1. Утвердить прилагаемый Порядок осуществления муниципального контроля...

2. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на...

или

3. Управлению имущественных и земельных отношений администрации городского округа город Воронеж в десятидневный срок:

3.1. Обеспечить размещение настоящего постановления на официальном сайте администрации городского округа город Воронеж в информационно-коммуникационной сети "Интернет" www.voronezh-city.ru.

3.2. Обеспечить опубликование настоящего постановления в газете "Берег".

3.3. Направить копию настоящего постановления в Управление Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Воронежской области.

Пункты/подпункты нумеруются арабскими цифрами по порядку. После номера пункта/подпункта ставится точка, а первое слово пункта/подпункта начинается с прописной буквы. В конце пункта/подпункта ставится точка. Если пункт подразделяется на подпункты, то в конце его ставится двоеточие.

Номер подпункта включает номер пункта с точкой.

Пункт не может состоять из одного подпункта.

Если постановляющая (распорядительная) часть правового акта состоит из одного пункта, то нумерация его не производится.

Абзацы в пределах пункта/подпункта не нумеруются.

3.1.5. Содержащиеся в тексте даты допускается оформлять двумя способами:

- цифровым - элементы даты набираются арабскими цифрами (день месяца, месяц, год) и разделяются точками.

Например: 22.07.2016 (22 июля 2016 г.);

- словесно-цифровым - день месяца и год набираются арабскими цифрами, месяц обозначается соответствующим словом. Слово "год" в этом случае сокращается до "г.".

Например: 31 декабря 2016 г.

Если порядковый номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ним проставляется ноль.

Например: 09 февраля 2016 г. или 09.02.2016.

В тексте одного проекта правового акта все даты следует писать единообразно.

3.1.6. Подпись отделяется от текста тремя пустыми строками. Слова "Глава городского округа город Воронеж" набираются в три строки от левой границы текстового поля и центруются. Инициалы и фамилия печатаются у правой границы текстового поля.

Например:

Глава городского округа город Воронеж

И.О. Фамилия

3.1.7. Приложения к проектам правовых актов оформляются на отдельных листах и являются составной частью правового акта. Требования к шрифту и межстрочным интервалам при наборе приложений идентичны требованиям, предъявляемым к проектам правовых актов.

В зависимости от содержания и формы изложения приложения могут распечатываться на листах форматов А4, А3, страницы могут иметь книжную или альбомную ориентацию. Требования к размерам полей в этих случаях:

- формат листа А4, ориентация страницы книжная: левое поле (длинная сторона) - 3,5 см, правое - 1,0 см, верхнее (над грифом) - 2,0 см, нижнее - 3,0 см;

- формат листа А4, ориентация страницы альбомная: левое поле (короткая сторона) - не менее 1,0 см, правое - не менее 1,0 см, верхнее (над грифом) - 3,5 см, нижнее - не менее 1,0 см;

- формат листа А3, ориентация страницы книжная: левое поле (длинная сторона) - не менее 1,0 см, правое - не менее 1,0 см, верхнее (над грифом) - 3,5 см, нижнее - не менее 1,0 см;

- формат листа А3, ориентация страницы альбомная: левое поле (короткая сторона) - 3,5 см, правое - не менее 1,0 см, верхнее (над грифом) - не менее 1,0 см, нижнее - не менее 1,0 см.

Приложения по форме изложения текста можно разделить на следующие группы:

- текстовые приложения;

- приложения, содержащие списочный состав коллегиального органа;

- приложения, оформленные в виде таблиц;

- графические приложения.

В виде текстовых приложений оформляются положение, порядок, инструкция, регламент, методика, правила, устав и т. п.

Существует два способа оформления приложений.

Если в тексте проекта правового акта дается ссылка "согласно приложению", "прилагается", то на первой странице приложения в правом верхнем углу используется гриф следующего вида:

Приложение к постановлению администрации городского округа город Воронеж от __________________ N _____

При наличии нескольких приложений производится их нумерация:

Приложение N 1 к постановлению администрации городского округа город Воронеж от __________________ N _____

Если в тексте правового акта дается указание "утвердить" (прилагаемое положение, прилагаемый состав комиссии, прилагаемый устав и т.п.), то на первой странице приложения в правом верхнем углу используется гриф следующего вида:

УТВЕРЖДЕНО постановлением администрации городского округа город Воронеж от __________________ N ______

Слово УТВЕРЖДЕНО при этом согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение - УТВЕРЖДЕНО; программа - УТВЕРЖДЕНА, требования - УТВЕРЖДЕНЫ и т.п.

При подготовке правового акта с одним или несколькими приложениями листы каждого из них нумеруются самостоятельно начиная со второго. Нумерация производится арабскими цифрами посередине верхнего поля страницы.

Заголовок приложения располагается под грифом и отделяется от него двумя пустыми строками. Заголовок набирается полужирным шрифтом центрованным способом через один межстрочный интервал. Первое слово заголовка выделяется прописными буквами, может быть напечатано вразрядку.

Например:

ПОЛОЖЕНИЕ

о правовом управлении администрации

городского округа город Воронеж

Текст приложения отделяется от заголовка двумя пустыми строками.

Заголовки разделов, подразделов в приложении набираются центрованным способом через один межстрочный интервал. Допускается выделение полужирным шрифтом.

Например:

1. Общие положения

Нумерация разделов, подразделов, пунктов, подпунктов приложения производится арабскими цифрами. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и подраздела, разделенных точкой (1.2). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (2.3.1). Пункты могут разделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (1.2.2.1). Абзацы не нумеруются.

При необходимости изложить информацию в виде перечня предваряющее его предложение заканчивается двоеточием, а каждый элемент начинается с новой строки. Кроме того, элементы выделяются либо абзацным отступом, либо маркером (короткой черточкой "-"). Все элементы перечня набираются со строчной буквы. В конце всех элементов перечня ставится точка с запятой, кроме последнего, который заканчивается точкой.

Например:

Перечень одноуровневый

Предложение, предваряющее перечень, заканчивается двоеточием:

- первый элемент перечня начинается короткой черточкой и строчной буквой, заканчивается точкой с запятой;

- последний элемент перечня заканчивается точкой.

Перечень двухуровневый

Предложение, предваряющее перечень, заканчивается двоеточием:

- первый элемент перечня начинается абзацным отступом, короткой черточкой и строчной буквой, заканчивается точкой с запятой;

- какой-то элемент перечня является фразой, предваряющей новый перечень (второго уровня), и заканчивается двоеточием:

первый элемент перечня второго уровня начинается абзацным отступом и строчной буквой, заканчивается точкой с запятой;

последний элемент перечня заканчивается точкой.

Если приложение необходимо дополнить справочным материалом (методика, таблица, форма и др.), то он может оформляться как приложение к этому приложению.

Например:

Приложение N 1 к муниципальной программе городского округа город Воронеж "Развитие образования"

В этом случае в тексте приложения необходимо привести ссылку на новое приложение. Листы его нумеруются самостоятельно начиная со второго.

В случае если в качестве приложения к правовому акту выступает устав, то он оформляется следующим образом:

- на титульном листе устава в правом верхнем углу проставляется гриф:

УТВЕРЖДЕН постановлением администрации городского округа город Воронеж от __________________ N ______

- в центре страницы располагается слово УСТАВ и полное официальное название учреждения в родительном падеже;

- текст устава набирается шрифтом TimesNewRomanCyr, размер N 14, через один межстрочный интервал. Перенос части слова на следующую строку запрещен;

- устав сшивается нитью способом в три прокола. Концы нити выводятся на оборотной стороне последнего листа и фиксируются наклейкой с заверительной надписью, на которой указывается количество прошитых и пронумерованных листов, ставится подпись руководителя структурного подразделения администрации городского округа город Воронеж, ответственного за подготовку постановления, с указанием его должности, Ф. И. О, даты. В отделе регистрации правовых актов правового управления на наклейку ставится печать правового управления.

Например:

Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ______ (цифры прописью) листов Руководитель управления _______________________ И.О. Фамилия "__" _____________ 2016 г.

Таблицы в тексте приложения оформляются по следующим правилам.

Таблица должна располагаться сразу после абзаца, в котором имеется на нее ссылка. Исключение - вынесение таблиц в отдельное приложение.

Нумерация таблиц по всему тексту сквозная (таблицы нумеруются, если их две и более). Над таблицей сначала указывается "Таблица N 1" от правой границы текстового поля, а на следующей строке центрованным способом набирается название таблицы (при наличии).

Например:

Таблица N 1

Расходы областного бюджета на оплату

топливно-энергетических ресурсов

Код

Наименование

Сумма, руб.

Все заголовки в шапке таблицы набираются центрованным способом шрифтом TimesNewRomanCyr, размер N 14 (допустимо N 12), через один межстрочный интервал, без переносов. Предпочтительно горизонтальное расположение заголовков, однако при обоснованной необходимости (большое количество граф) допускается вертикальное.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а заголовки столбцов - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком графы, то есть поясняют его. Если заголовок столбца имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках граф и столбцов не ставятся.

Построчный текст в таблице набирается шрифтом TimesNewRomanCyr, размер N 14 (допустимо N 12), без переносов слов по частям, через один межстрочный интервал, выравнивается по левому краю. Первое слово в каждой строке пишется с прописной буквы, знаки препинания ставятся только внутри предложения, конечные знаки (точка, точка с запятой, двоеточие) опускаются. После слов "Итого", "Всего" двоеточие также не ставится.

В заголовках граф и столбцов употребляются только общепринятые условные обозначения и сокращения. При необходимости введения условных сокращений следует соблюдать единообразие в пределах всего текста.

Единицы измерения вводятся в таблицу с учетом общепринятых сокращений в родительном падеже.

Допускается замена одинаковых элементов таблицы, за исключением цифр, знаком "- "-". При отсутствии цифр или какой-либо текстовой информации в ячейках рекомендуется ставить прочерк (знак "-").

При переносе части таблицы на следующую страницу переносится шапка таблицы или строка с нумерацией граф (в этом случае такая строка должна располагаться на первой странице сразу после шапки). Переносить на следующую страницу и шапку таблицы, и строку с нумерацией граф не следует.

Состав коллегиального органа (комиссии, рабочей группы, организационного комитета и т. п.) оформляется в виде таблицы без обрамления, которая начинается с заголовка, содержащего полное наименование коллегиального органа.

В первой графе указываются фамилия, имя и отчество лица, входящего в состав коллегиального органа, во второй - полное наименование его служебной должности в соответствии со штатным расписанием и должности, занимаемой в коллегиальном органе (председатель комиссии или организационного комитета, ответственный секретарь совета, член комиссии и пр.).

Имя и отчество располагаются под фамилией, набираются через один межстрочный интервал от левой границы текстового поля.

Названия должностей приводятся полностью, без сокращений в соответствии со штатным расписанием администрации, штатными расписаниями учреждений, предприятий и организаций. Названия учреждений, предприятий, организаций приводятся полностью в соответствии с их уставами.

Наименование должности набирается через один межстрочный интервал, выравнивается по ширине. Никакие знаки препинания в конце информации о каждом участнике коллегиального органа не ставятся.

Первыми в составе коллегиального органа указываются руководитель этого органа, его заместитель (заместители), секретарь органа. Список членов коллегиального органа формируется в алфавитном порядке.

Включение в состав коллегиального органа лиц, не являющихся работниками органов администрации, осуществляется по согласованию с ними, в этом случае после указания должности в круглых скобках указывается "по согласованию".

3.1.8. При необходимости краткого пояснения конкретного места основного текста делается примечание. В этом случае там, где требуется пояснение, ставится знак сноски - надстрочный знак в виде звездочки или арабской цифры. На протяжении всего документа следует применять один вид знака сноски, нумеровать примечания следует по порядку в пределах страницы либо в пределах всего текста.

Текст примечания набирается в конце страницы или после текста в целом, под чертой. После символа сноски текст набирается с прописной буквы шрифтом TimesNewRomanCyr, размер N 12, через один межстрочный интервал с учетом абзацного отступа. В конце примечания ставится точка.

Например:

______________________________

* или 1 Только для учреждений культуры.

3.1.9. Визы согласования проекта правового акта оформляются на оборотной стороне последнего листа проекта в его нижней части. Этот реквизит набирается от левой границы текстового поля и начинается словом "Визирование:".

Ниже, через две пустые строки, от левой границы текстового поля набирается наименование должности визирующего, на следующей строке оформляется поле для даты. Инициалы, фамилия визирующего набираются на уровне последней строки наименования должности и выравниваются по правому краю.

Визы следует располагать в определенной последовательности: руководителя соответствующего структурного подразделения, вносящего проект на рассмотрение; первого заместителя (заместителя) главы администрации, курирующего структурное подразделение, вносящее проект на рассмотрение; заместителя руководителя правового управления (по направлениям деятельности).

Визы исполнителя проекта правового акта и его непосредственного руководителя (ответственного исполнителя) проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта в левом нижнем углу, каждая состоит из наименования должности, инициалов, фамилии, даты и номера телефона и набирается шрифтом TimesNewRomanCyr, размер N 10 - 12 (приложение N 6 к настоящей Инструкции).

Согласование проекта правового акта с заинтересованными лицами может осуществляться с оформлением листа согласования (приложение N 7 к настоящей Инструкции).

Виза согласования правового акта на номерном бланке оформляется на оборотной стороне последнего листа бланка в нижней его части.

Ниже номера бланка, через девять пустых строк, от левой границы текстового поля набирается наименование должности визирующего, от правой границы - инициалы, фамилия визирующего и дата (приложение N 8 к настоящей Инструкции).

3.1.10. Пояснительная записка к проекту правового акта оформляется на стандартных листах формата А4, шрифт TimesNewRomanCyr, размер шрифта N 14. Поля: верхнее - 2,0 см, нижнее - 3,0 см, левое - 3,5 см, правое - 1,0 см.

Пояснительная записка имеет следующие реквизиты:

- наименование вида документа - ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА, набирается прописными буквами полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце не ставится;

- заголовок - наименование вида правового акта и полное название проекта правового акта, отделяется от наименования вида документа двумя пустыми строками, набирается строчными буквами полужирным шрифтом, выравнивается по центру, межстрочный интервал одинарный. Точка в конце не ставится.

Текст пояснительной записки отделяется от заголовка двумя пустыми строками, выравнивается по ширине страницы, первая строка абзаца набирается с абзацным отступом 1,25 см.

Текст пояснительной записки излагается в соответствии с требованиями Регламента администрации городского округа город Воронеж.

При оформлении пояснительной записки на двух и более листах страницы нумеруются со второй. Нумерация производится арабскими цифрами посередине верхнего поля страницы.

Подпись отделяется от текста тремя пустыми строками. Подпись включает полное наименование должности лица, подписавшего пояснительную записку, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

Наименование должности набирается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Например:

Руководитель управления культуры администрации городского округа город Воронеж

И.О. Фамилия

В левом нижнем углу страницы (ниже подписи) шрифтом размера N 10 - 12 через одинарный межстрочный интервал набирается должность, инициалы и фамилия ответственного исполнителя, дата составления документа и номер служебного телефона.

Например:

Начальник отдела культурно-досуговой

и библиотечной деятельности

управления культуры

личная подпись И.О. Фамилия

ДД.ММ.ГГГГ

2хх-хх-хх

3.1.11. К проекту правового акта оформляется расчет рассылки, представляющий собой перечень адресов (должностных лиц, структурных подразделений, организаций), по которым направляются копии (электронные и на бумажном носителе) изданного правового акта.

Расчет рассылки оформляется на стандартных листах формата А4, шрифт TimesNewRomanCyr, размер шрифта N 14. Поля: верхнее - 2,0 см, нижнее - 3,0 см, левое - 3,5 см, правое - 1,0 см.

При оформлении расчета рассылки на двух и более листах страницы нумеруются со второй. Нумерация производится арабскими цифрами посередине верхнего поля страницы.

Расчет рассылки имеет следующие реквизиты:

- наименование вида документа - РАСЧЕТ РАССЫЛКИ, набирается прописными буквами полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце не ставится;

- заголовок - наименование вида правового акта и краткое содержание проекта правового акта (название), отделяется от наименования вида документа двумя пустыми строками, выравнивается по ширине печатаемого поля, межстрочный интервал одинарный. Точка в конце не ставится.

После наименования вида правового акта в заголовке оформляется поле для даты и номера правового акта, которые проставляются после его регистрации. В строке набираются предлог "от" и знак номера "N".

Расчет рассылки оформляется в виде таблицы. Наименование организаций допускается указывать с учетом общепринятых сокращений. Обязательно указывается полный почтовый адрес. Каждому адресату в списке рассылки присваивается порядковый номер.

Образец оформления расчета рассылки приведен в приложении N 9 к настоящей Инструкции.

3.1.12. Изданные (подписанные) главой городского округа либо лицом, исполняющим обязанности главы администрации, правовые акты (постановления, распоряжения администрации) подлежат обязательной регистрации, после чего на первом экземпляре (подлиннике) проставляется оттиск печати с изображением герба городского округа город Воронеж. Экземпляры, размноженные с подлинника правового акта администрации, при подготовке к рассылке заверяются печатью правового управления.

Для удостоверения соответствия копии подлиннику документа на последнем листе копии на свободном месте под текстом проставляется штамп с текстом, включающим слова "Копия верна", информацию о месте нахождения подлинника, личную подпись заверившего копию, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения. Печатью правового управления заверяется подпись, заверившего копию.

3.1.13. Подлинники правовых актов администрации находятся на оперативном хранении в отделе регистрации правовых актов правового управления в течение одного года. По истечении этого срока подлинники правовых актов администрации по описи передаются в отдел делопроизводства и документооборота управления по работе с обращениями граждан и документооборота.

3.2. Подготовка и оформление протоколов совещаний в администрации, оперативных и рабочих совещаний у главы городского округа

3.2.1. Оформление протоколов служебных совещаний в администрации и документов к ним, ведение делопроизводства осуществляют ответственные за их подготовку и проведение структурные подразделения.

Протокол совещания оформляется на основе записей, которые велись на совещании вручную или с использованием аудио- и видеозаписи, тезисов докладов и содокладов, выступлений, аналитических справок, проектов решений к протоколу, списка приглашенных, повестки дня. К протоколу прилагается список рассылки протокола. Сбор указанных материалов для составления протокола проводит структурное подразделение, ответственное за подготовку и проведение совещания.

Протокол совещания в администрации и ее структурных подразделениях оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и включает следующие реквизиты:

- наименование вида документа - слово П Р О Т О К О Л, печатается через две пустые строки от грифа утверждения по центру прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размера N 14 и выравнивается по центру;

- вид заседания - отделяется от предыдущего реквизита двумя пустыми строками, печатается через один межстрочный интервал полужирным шрифтом размера N 14 и выравнивается по центру.

Например:

ПРОТОКОЛ

служебного совещания у заместителя главы администрации - руководителя аппарата

- дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через две пустые строки ниже предыдущего реквизита от границы левого поля.

Номера протоколов совещаний состоят из знака "N" и порядкового номера протокола. Печатаются от правой границы текстового поля.

Протоколы нумеруются арабскими цифрами в пределах календарного года.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указывается фамилия и инициалы председательствующего.

Слова "Присутствовали", "Приняты решения", "Даны поручения" печатаются от границы левого поля с прописной буквы, подчеркиваются, в конце слова ставится двоеточие. Наименование должностей присутствующих печатается от левой границы текстового поля, их инициалы и фамилия - справа от наименования должностей.

Основная часть протокола печатается через одинарный межстрочный интервал и включает вопросы, рассматриваемые на совещании, принятые по ним решения, а также фамилии должностных лиц, выступивших на совещании. Каждый вопрос нумеруется римской цифрой, его наименование начинается с предлога "О" ("Об") и печатается шрифтом размера N 14. Принятые решения и поручения должностным лицам нумеруются арабскими цифрами и могут состоять из пунктов и подпунктов.

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме. В краткой форме протокола опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Подпись отделяется от текста тремя пустыми строками и включает наименование должности лица, председательствующего на совещании, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы имени, отчества и фамилию).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами имени, отчества и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Копии протоколов совещаний направляются должностным лицам, которым определены протокольные поручения (без сопроводительных писем).

3.2.2. Подготовку протокола еженедельных оперативных и рабочих совещаний у главы городского округа, доведение до сведения исполнителей поручений главы городского округа осуществляет отдел протокола управления главы городского округа администрации городского округа город Воронеж (далее - отдел протокола).

Протоколы еженедельных оперативных и рабочих совещаний у главы городского округа оформляются на стандартных листах бумаги формата А4. В правом верхнем углу первого листа протокола оформляется гриф утверждения, через две пустые строки по центру печатается прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом слово ПРОТОКОЛ, ниже печатается вид поручения, дата и номер протокола.

Например:

ПРОТОКОЛ

поручений, определенных на еженедельном оперативном совещании

у главы городского округа город Воронеж

от 11 мая 2010 г. N 33

Поручения оформляются таблицей:

- в первой графе - порядковый номер;

- во второй графе - наименования поручений;

- в третьей графе - ответственные исполнители;

- в четвертой графе - сроки исполнения.

Перед утверждением главой городского округа проекты протоколов совещаний посредством СЭД "Аврора" направляются отделом протокола на согласование ответственным исполнителям. Процедура согласования осуществляется в течение одного рабочего дня, следующего за днем получения документа. В случае отсутствия возражений и (или) дополнений, представленных ответственными исполнителями посредством СЭД "Аврора" в рамках процедурных сроков, данный проект протокола считается согласованным.

Протокол утверждается главой городского округа, подписывается должностным лицом, который вел протокол. Подпись отделяется от текста тремя пустыми строками и включает слова "Протокол вел", наименование должности, личную подпись и расшифровку подписи (инициалы имени, отчества и фамилию).

Копии протоколов еженедельных оперативных и рабочих совещаний у главы городского округа направляются ответственным исполнителям посредством СЭД "Аврора". Подлинники протоколов остаются на хранении в управлении главы городского округа администрации городского округа город Воронеж.

3.3. Подготовка и оформление приказов

3.3.1. Приказы в администрации вправе издавать первые заместители главы администрации, заместители главы администрации и руководители отраслевых (функциональных) структурных подразделений в пределах предоставленных полномочий.

3.3.2. Приказы печатаются на стандартных бланках установленной формы шрифтом TimesNewRomanCyr размера N 14.

3.3.3. Приказ имеет следующие реквизиты:

- герб городского округа город Воронеж (черно-белое контурное изображение);

- наименование исполнительно-распорядительного органа местного самоуправления - администрация городского округа город Воронеж;

- наименование структурного подразделения либо наименование должности должностного лица, уполномоченного издать приказ;

- наименование вида документа - приказ;

- дата и номер - датой приказа является дата его подписания (оформляется цифровым или словесно-цифровым способом: 01.06.2011 или 01 июня 2011 г.); номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа (N 21).

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается в границах, предусмотренных бланком, с прописной буквы полужирным шрифтом через одинарный межстрочный интервал. Заголовок выравнивается по левому краю.

3.3.4. Текст приказа отделяется от заголовка тремя пустыми строками и печатается через одинарный межстрочный интервал от левой границы текстового поля. Текст выравнивается по ширине текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю", которое печатается строчными буквами от левой границы текстового поля. Допускается слово "приказываю" печатать полужирным шрифтом.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий. При необходимости указывается исполнитель каждого действия и сроки исполнения. Сроки исполнения указываются конкретно для каждого задания.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ отменяет, изменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на этот документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта может начинаться словами "Отменить ..."; "пункт ... исключить"; "пункт ... изложить в следующей редакции: "..."; "дополнить пункт ... абзацем ... следующего содержания: "...".

3.3.5. Реквизит приказа "Подпись" состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности без пробелов между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля.

При использовании для приказа бланка должностного лица наименование должности в реквизите "Подпись" не указывается.

В отсутствие должностного лица, уполномоченного издавать приказы, приказ подписывает должностное лицо, его замещающее.

Приказ может иметь приложения, которые визируются должностным лицом, издавшим приказ.

Образец оформления приказа приведен в приложении N 10 к настоящей Инструкции.

3.4. Подготовка и оформление служебных писем

3.4.1. Служебные письма в администрации готовятся:

- как ответы о выполнении поручений губернатора Воронежской области, правительства Воронежской области;

- как ответы на запросы федеральных и региональных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций, учреждений, физических лиц;

- как сопроводительные письма к направляемым документам;

- как инициативные письма.

3.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией должностных лиц администрации, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Сроки подготовки инициативных писем определяются главой городского округа, первыми заместителями главы администрации, заместителями главы администрации, руководителями структурных подразделений.

3.4.3. Исходящая корреспонденция, оформленная на бланке письма главы городского округа, подписывается главой городского округа.

Служебные документы, направляемые в адрес федеральных органов власти, подписываются только главой городского округа, в адрес федеральной централизованной системы органов надзора и региональных органов власти - главой городского округа, первыми заместителями главы администрации и заместителями главы администрации. Ответы на другие служебные письма могут подписывать руководители структурных подразделений.

Исходящие документы (ответы, инициативные письма), адресованные губернатору Воронежской области,до предоставления на подпись главе городского округа визируются, помимо курирующих заместителей главы администрации, руководителем контрольно-аналитического управления администрации городского округа город Воронеж (далее - контрольно-аналитическое управление). На визирование в контрольно-аналитическое управление документы направляются за три дня до окончания срока.

Служебные документы в адрес главы городского округа подписывают первые заместители главы администрации, заместители главы администрации, руководители управ районов, а также руководители самостоятельных структурных подразделений.

При переписке первых заместителей главы администрации, заместителей главы администрации с главой городского округа допускается не использовать бланк должностного лица. Информация оформляется в виде докладной (служебной) записки на чистом листе бумаги и включает вид документа, дату, регистрационный номер (реквизиты располагаются в левом верхнем углу документа). В правом верхнем углу располагается реквизит "Адресат". Докладная записка подписывается первыми заместителями главы администрации, заместителями главы администрации. В состав подписи входят наименование должности, личная подпись и ее расшифровка (инициалы имени и отчества и фамилия).

Докладные письма, оформленные на бланках структурных подразделений, подписываются руководителями, заместителями руководителей соответствующих структурных подразделений.

3.4.4. Все письма должны иметь заголовок. Исключение могут составлять письма, текст которых занимает до 5 - 6 строк, или оформленные на бланках формата А5.

Заголовок письма отвечает на вопрос "о чем?" и печатается вверху слева шрифтом размера N 14 через один межстрочный интервал, выравнивается по левому краю. Величина заголовка, как правило, одна-две строки длиной 8,0 - 9,0 см.

3.4.5. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.

3.4.6. Содержание письма состоит из двух частей. В первой, констатирующей, части указываются причины, основания, цели составления письма. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами и другими документами по данному вопросу.

Во второй части помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Содержание ответных писем должно точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя.

Текст писем излагается от третьего лица единственного числа.

Например: "Администрация городского округа город Воронеж считает...".

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то текст излагается от первого лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

3.4.7. Письма визируются на втором экземпляре, остающемся в деле на правах подлинника. Визы проставляются в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа письма. В состав визы входят наименование должности визирующего, подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия) и дата визирования, в левом нижнем углу также проставляется фамилия, подпись и телефон исполнителя. До представления на подпись главе городского округа проекты писем, направляемые в федеральные и региональные органы государственной власти, визируются первыми заместителями главы администрации, заместителями главы администрации, руководителями самостоятельных структурных подразделений, сферу деятельности которых затрагивает проект письма.

3.4.8. В нижнем левом углу лицевой или оборотной стороны последнего листа письма делается отметка об ответственном исполнителе документа, которая включает фамилию и номер его служебного телефона или инициалы, фамилию исполнителя и номер его служебного телефона. На втором экземпляре добавляется подпись исполнителя.

На исходящем письме, оформленном на бланке главы городского округа, в отметке об исполнителе указывается фамилия первого заместителя главы администрации, заместителя главы администрации, сферу деятельности которого затрагивает проект письма, либо того руководителя, которому давалось поручение главы городского округа, и номер его служебного телефона.

На исходящем письме, оформленном на бланке администрации, в отметке об исполнителе указывается фамилия ответственного исполнителя, которому давалось поручение.

Служебные письма администрации оформляются в двух экземплярах. Первый экземпляр направляется адресату, второй остается у исполнителя.

Второй экземпляр служебного письма, остающийся в администрации, приложения к нему и визы согласования должны содержать подлинные подписи должностных лиц.

Гарантийные письма, письма финансового характера подписываются руководителем и главным бухгалтером.

Подпись исполняется чернилами фиолетового (синего) цвета.

Контроль за надлежащим оформлением исходящей корреспонденции осуществляется консультантами приемных и специалистами структурных подразделений.

3.5. Оформление служебных писем при переписке с зарубежными адресатами

3.5.1. Служебные письма, направляемые руководителям иностранных правительств, парламентов, министерств, дипломатических миссий и городов, оформляются на бланках главы городского округа. Рабочую переписку ведет подразделение, ответственное за международные связи, на своем бланке, исполненном на русском или английском языке. При использовании электронной почты бланк не применяется. Переписка с иностранными партнерами по электронной почте сохраняется в памяти компьютера не менее двух лет.

3.5.2. Письма на русском языке готовятся в соответствии с настоящей Инструкцией с учетом нижеследующих замечаний.

Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу первого листа письма. В соответствии с международными стандартами составные части реквизита выравниваются по его левой границе. Если письмо адресуется организации, то сначала указывается ее название, затем почтовый адрес.

Имя, фамилия, должность адресата пишутся так же, как они даны в подписи на поступившем документе.

Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указывается его имя (инициалы имени), фамилия, должность, название организации, затем почтовый адрес.

Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указывается его имя (инициалы имени), фамилия, затем почтовый адрес.

При написании сложных имен и фамилий (испанских, арабских и др.) их сокращение не допускается.

В отдельных случаях перед фамилией лица, которому направляется письмо, рекомендуется указывать его титул (доктор, профессор, инженер и т.п.) вместо слова "господин" и использовать соответствующее обращение, как принято в стране адресата.

Например:

Его Превосходительству

господину Андресу Мендозе,

Чрезвычайному и Полномочному

Послу

(официальное название страны)

г. Москва

При написании названия страны употребляется только официальное название государства как полное, так и краткое, например,Соединенные Штаты Америки или США, Федеративная Республика Германия или ФРГ.

Дата и регистрационный номер письма проставляются в соответствии с расположением этого реквизита на бланках документа.

Заголовок к тексту в письмах зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом.

Отметка о наличии приложения печатается через две пустые строки от текста.

Подпись включает наименование должностного лица, подписавшего документ, его личную подпись, имя и фамилию и располагается под текстом письма и отметкой о наличии приложения.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал.

Отметка об исполнителе на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляется, а указывается на втором экземпляре письма, остающемся в организации на правах подлинника.

3.5.3. Письма на иностранных языках оформляются в соответствии с нормами страны-адресата или общепринятыми нормами Европейского союза. Письма на иностранных языках готовятся в двух экземплярах и сопровождаются переводом на русский язык. Копия и перевод визируются переводчиком и руководителем ответственного подразделения с указанием иностранного языка и исполнителя.

Например:

Перевод с английского:

И.О. Фамилия

+7 473 2хх-хх-хх

3.5.4. На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования адреса страны назначения на русском языке. Адрес получателя пишется в правой нижней части почтового отправления, а адрес отправителя - в левой верхней части.

В адресе не должно быть знаков, не относящихся к адресу, и сокращенных названий.

Написание адреса на конвертах, направляемых за рубеж, осуществляется исполнителем документа. Регистрацию, отправление служебных писем за рубеж и хранение их копий осуществляет структурное подразделение, ответственное за международные связи.

Исходя из срочности документа, определяется порядок отправления писем: по почте, факсом или по электронной почте в отсканированном виде.

При отправлении письма факсом в реквизите "Адресат" последней строкой указывается номер факса или электронной почты. Номера телефонов и факсов указываются полностью с употреблением знака "+" перед кодом страны.

Например:

Министерство юстиции

Земли Нижняя Саксония

господину Паустиану

факс +49 511 1205170

paustian@niedersaxen.de.

3.6. Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная)

Служебные (докладные) записки готовятся в структурных подразделениях и используются для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, специалистами.

Служебные (докладные) записки готовятся на стандартных листах формата А4 в электронном виде и имеют реквизиты:

- вид документа;

- дата документа;

- регистрационный номер;

- название документа (заголовок к тексту), если текст более 4 - 5 строк;

- адресат;

- подпись.

Образец оформления служебной записки приведен в приложении N 11 к настоящей Инструкции.

3.7. Подготовка и оформление документов, передаваемых по каналам электросвязи (телеграммы, телефонограммы)

3.7.1. Текст телеграммы оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 в двух экземплярах.

Первый экземпляр телеграммы передается в отдел делопроизводства и документооборота управления по работе с обращениями граждан и документооборота. Второй направляется в дело.

При подготовке телеграмм необходимо руководствоваться следующими требованиями: в реквизите "Адресат" указывается полный телеграфный адрес (печатается отдельной строкой) и наименование адресата.

В адресах телеграмм перед номерами домов, корпусов, квартир указываются слова "дом", "корпус", "квартира" или их сокращенные обозначения (д., корп., кв.).Слово "улица" указывается полностью или сокращенно "ул.". Остальные слова, используемые при написании адреса, такие как область, район, проспект и т.п. указываются полностью.

Номера домов, строений, корпусов, квартир указываются цифрами, наименование номерных улиц и номерных организаций - словами.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

В наименовании адресата фамилия, имя, отчество и должность адресата указываются в дательном падеже, название организации - в именительном. В реквизите "Адресат" не должно быть кавычек.

При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем, а на месте реквизита "Адресат" указывается "по списку".

Текст телеграммы излагается кратко и не должен содержать более 300 слов. Текст печатается без переноса слов прописными буквами без союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание.

Текст ответной телеграммы следует начинать с указания номера или названия документа, на который дается ответ, без добавления слов "номер", "Вам", "на Ваш".

Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов.

Конец текста телеграммы заканчивается точкой ("тчк"). Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и состоит из наименования должности руководителя, подписавшего телеграмму, его личной подписи и расшифровки подписи.

Под чертой, в левой части, указываются полный почтовый адрес отправителя, телефон счета и телефон для сверки.

Отметка об исполнителе проставляется в нижней части листа и состоит из фамилии исполнителя, подготовившего текст телеграммы, и номера его телефона, за исключением поздравительных телеграмм.

Образец оформления телеграммы приведен в приложении N 12 к настоящей Инструкции, образец оформления расчета рассылки - в приложении N 13.

3.7.2. Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается получателем.

Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещание, заседание и т.д.).

Исходящая телефонограмма оформляется на чистом листе бумаги с указанием всех необходимых реквизитов, составляется в одном экземпляре и подписывается первыми заместителями главы администрации, заместителями главы администрации, руководителями структурных подразделений или ответственным исполнителем.

При оформлении телефонограммы указываются:

- наименование организации-отправителя;

- регистрационный номер и дата;

- время приема-передачи;

- адресат;

- текст;

- подпись.

В левом верхнем углу печатаются наименование организации-отправителя, наименование вида документа (прописными буквами) - ТЕЛЕФОНОГРАММА, регистрационный номер, дата (датой телефонограммы является дата ее передачи).

В правом верхнем углу печатается адрес получателя.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней прилагается их список с указанием номеров телефонов (приложение N 14 к настоящей Инструкции), а в телефонограмме делается отметка "Передано согласно списку (список прилагается)".

Текст телефонограммы оформляется с абзаца. В тексте следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. В телефонограмме не должно быть более 50 слов.

Реквизит "Подпись" состоит из наименования должности лица, подписавшего телефонограмму, его инициалов и фамилии для входящих телефонограмм, а также личной подписи для исходящих телефонограмм.

Отметка о приеме телефонограммы оформляется от границы левого поля и состоит из слова "Принял", наименования должности, инициалов и фамилии лица, принявшего телефонограмму; номера телефона, по которому принята телефонограмма.

Входящая телефонограмма записывается принимающим на бланке структурного подразделения или на чистом листе бумаги с соблюдением стандартных правил оформления.

Входящие и исходящие телефонограммы регистрируются.

Входящие и исходящие телефонограммы формируются в дела и хранятся в приемных главы городского округа, первых заместителей главы администрации, заместителей главы администрации и руководителей структурных подразделений.

Телефонограммы, адресованные главе городского округа, первым заместителям главы администрации, заместителям главы администрации, руководителям структурных подразделений, принимаются, регистрируются специалистами соответствующей приемной и незамедлительно докладываются.

Исходящие телефонограммы за подписью главы городского округа, первых заместителей главы администрации, заместителей главы администрации, руководителей структурных подразделений регистрируются и передаются специалистами соответствующей приемной.

Образец оформления телефонограммы приведен в приложении N 15 к настоящей Инструкции.

IV. Организация работы с документами

4.1. Организация документооборота

Движение документов в администрации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в структурных подразделениях, определяется действующим законодательством Российской Федерации, Регламентом администрации городского округа город Воронеж и настоящей Инструкцией.

В администрации различают три основных потока документации:

- документы, поступившие из сторонних организаций (входящие);

- документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

- документы, создаваемые в структурных подразделениях и используемые работниками в управленческом процессе (внутренние).

4.2. Прием, обработка и распределение поступающих документов

4.2.1. Доставка документов в администрацию осуществляется посредством почтовой, фельдъегерской связи, электронной почтой, курьерской доставкой, по факсу.

Сотрудники отдела делопроизводства и документооборота управления по работе с обращениями граждан и документооборота принимают от юридических лиц корреспонденцию, адресованную должностным лицам администрации.

При приеме документов на втором экземпляре документа проставляется отметка о принятии в виде штампа администрации с указанием даты приема и подписью должностного лица отдела делопроизводства и документооборота управления по работе с обращениями граждан и документооборота.

4.2.2. Прием, предварительное рассмотрение, распределение и регистрация входящей корреспонденции (за исключением корреспонденции, адресованной главе городского округа) производится отделом делопроизводства и документооборота управления по работе с обращениями граждан и документооборота, секретной почты - главным специалистом по защите государственной тайны управления главы городского округа.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения главой городского округа, первыми заместителями главы администрации или заместителями главы администрации и направляемые непосредственно в структурные подразделения.

Предварительное рассмотрение и регистрация документов осуществляется исходя из оценки их содержания в соответствии с распределением обязанностей между первыми заместителями главы администрации и заместителями главы администрации, а также в соответствии с положениями о структурных подразделениях.

Прием, распределение и регистрация корреспонденции, направленной в структурные подразделения, производится структурными подразделениями самостоятельно в порядке, установленном правовым актом руководителя соответствующего органа администрации.

Основным принципом регистрации документов является однократность.

4.2.3. При приеме корреспонденции проверяется сохранность упаковки и правильность адресования.

Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтовому отделению.

Конверты (бандероли) с документами (за исключением с пометкой "лично") вскрываются, проверяется их комплектность, целостность документов и приложений к ним.

Письменные обращения граждан, полученные по почте, передаются в отдел рассмотрения и мониторинга обращений граждан управления по работе с обращениями граждан и документооборота.

При несоответствии адресата, указанного в документе, почтовому адресу на конверте документ пересылается по принадлежности или возвращается отправителю.

В случае некомплектности присланных материалов, механических повреждений составляется акт, который присоединяется к полученным документам и передается руководителю для принятия решения по данному факту (приложение N 16 к настоящей Инструкции).

Конверты поступивших документов не уничтожаются, так как содержат информацию об адресе отправителя, дате отправки и получения документов.

4.2.4. Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Состав нерегистрируемых документов определяется Перечнем документов, не подлежащих регистрации отделом делопроизводства и документооборота управления по работе с обращениями граждан и документооборота (приложение N 17 к настоящей Инструкции).

Передача нерегистрируемых документов в структурные подразделения осуществляется в тот же день, поступившие после 16.00 передаются на следующий день.

Регистрация входящих документов и передача в приемные главы городского округа, первых заместителей главы администрации, заместителей главы администрации, приемную полномочного представителя главы городского округа в городской Думе - руководителя правового управления администрации городского округа город Воронеж(далее - полномочный представитель главы городского округа в городской Думе - руководитель правового управления) осуществляется в тот же день, если документы поступили в отдел делопроизводства и документооборота управления по работе с обращениями граждан и документооборота до 16.00. Документы, поступившие после 16.00, регистрируются и передаются в подразделения на следующий день. Срочные документы регистрируются и передаются немедленно.

Входящие документы, поступившие в структурное подразделение до 16.00, адресованные руководителю структурного подразделения, регистрируются и передаются руководителю в тот же день. Документы, поступившие после 16.00, регистрируются и передаются руководителю на следующий день. Срочные документы регистрируются и передаются руководителю немедленно.

4.2.5. Регистрация входящей корреспонденции (за исключением судебной корреспонденции), адресованной главе городского округа, первым заместителям главы администрации, заместителям главы администрации, полномочному представителю главы городского округа в городской Думе - руководителю правового управления, осуществляется отделом делопроизводства и документооборота управления по работе с обращениями граждан и документооборота в СЭД "Аврора" (в соответствии с инструкцией для пользователей в электронном виде в СЭД).

При регистрации осуществляется сканирование документа, поступившего на бумажном носителе, заполняется электронная карточка. Перечень входящих документов, не подлежащих преобразованию в электронную форму при их регистрации, приведен в приложении N 18 к настоящей Инструкции.

Документы, зарегистрированные в отделе делопроизводства и документооборота управления по работе с обращениями граждан и документооборота, при передаче в структурные подразделения повторно не регистрируются.

Структурные подразделения получают документы в отделе делопроизводства и документооборота управления по работе с обращениями граждан и документооборота через ответственных за делопроизводство лиц под подпись в карточке.

Ошибочно переданные в структурные подразделения документы немедленно возвращаются в отдел делопроизводства и документооборота управления по работе с обращениями граждан и документооборота.

В случае поступления документов главе городского округа, первым заместителям главы администрации, заместителям главы администрации, полномочному представителю главы городского округа в городской Думе - руководителю правого управления напрямую, минуя отдел делопроизводства и документооборота управления по работе с обращениями граждан и документооборота, они должны быть переданы в отдел делопроизводства и документооборота управления по работе с обращениями граждан и документооборота для регистрации в установленном порядке.

Документы, доставленные курьером, телеграммы, поступившие в администрацию в нерабочее время, передаются в первый рабочий день в отдел делопроизводства и документооборота управления по работе с обращениями граждан и документооборота.

Входящие служебные письма и телеграммы, адресованные руководителям структурных подразделений, внутренние документы на бланке должностного лица, за подписью руководителей структурных подразделений регистрируются в подразделениях самостоятельно в СЭД "Аврора" (в соответствии с инструкцией для пользователей в электронном виде в СЭД).

4.3. Порядок рассмотрения документов

4.3.1. Подготовка к рассмотрению документов, поступивших в приемные руководителей администрации, осуществляется консультантами приемных и специалистами структурных подразделений и включает:

- ознакомление с содержанием документов;

- подготовку и оформление проекта резолюции по исполнению документов;

- передачу документов для рассмотрения руководителю.

4.3.2. По входящим документам, требующим исполнения, специалисты структурных подразделений готовят проекты резолюций.

Резолюция может быть оформлена и на самом документе.

В состав резолюции входят следующие элементы:

- исполнитель (фамилия и инициалы должностного лица или лиц, которым дается поручение);

- содержание поручения;

- срок исполнения поручения;

- подпись (руководитель рассматривает документ и подписывает резолюцию);

- дата;

- регистрационный номер и дата документа, к которому составляется резолюция (при оформлении на бланке резолюции).

При наличии в резолюции нескольких исполнителей основным исполнителем является лицо, указанное в резолюции первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва исполнителей и координация их деятельности по исполнению поручения.

Подлинный экземпляр документа с резолюцией передается ответственному исполнителю в соответствии с установленным порядком, соисполнителям документ направляется только в электронном виде.

Документы могут иметь несколько резолюций (одного или нескольких должностных лиц) соответственно этапам рассмотрения. При этом последующие резолюции не должны противоречить первой, в них конкретизируется порядок исполнения документов, срок исполнения (с учетом намеченного срока исполнения, установленного первой резолюцией) и исполнитель.

4.3.3. Документы должны рассматриваться в день их поступления.

При рассмотрении руководитель структурного подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются на исполнение немедленно.

4.3.4. Руководители структурных подразделений организуют работу с поступившими на исполнение документами, обеспечивают подготовку (при необходимости) ответных документов, контролируют качество и своевременность исполнения поручений.

4.3.5. Структурное подразделение, указанное в поручении первым, является головным исполнителем поручения. Изменение головного исполнителя и состава исполнителей осуществляется на основании резолюции руководителя, давшего поручения.

Соисполнители в течение первой половины срока исполнения, отведенного на исполнение поручения, предоставляют головному исполнителю предложения, подписанные руководителями структурных подразделений. Соисполнители отвечают за качество проработки и своевременность предоставления своих предложений. В случае несвоевременного предоставления предложений соисполнителей головной исполнитель информирует об этом руководителя, давшего поручение.

При необходимости получения информации от структурных подразделений, не являющихся соисполнителями, запрос о предоставлении такой информации должен направляется головным исполнителем не позднее двух рабочих дней, следующих за днем получения поручения. Ответ на такой запрос должен быть направлен в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения.

Исполненные документы со штампом "Подлежит возврату" возвращаются в отдел делопроизводства и документооборота управления по работе с обращениями граждан и документооборота.

Документы после исполнения и списания их в дело подлежат хранению у ответственных исполнителей.

4.4. Контроль исполнения документов и поручений

4.4.1. Основная задача организации контроля - обеспечение своевременного, качественного исполнения документов и поручений в полном объеме.

В администрации контролю подлежат:

- постановления, распоряжения, приказы администрации, в которых указаны сроки исполнения и ответственные исполнители;

- поручения главы городского округа, первых заместителей главы администрации, заместителей главы администрации;

- поручения, содержащиеся в протоколах.

По указанию главы городского округа на обязательный контроль может быть поставлен любой документ или отдельные его пункты (поручения).

Контроль исполнения документов включает:

- постановку документа на контроль;

- предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

- снятие исполненного документа с контроля;

- направление исполненного документа в дело;

- учет, обобщение результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

Контроль исполнения правовых актов администрации, поручений, содержащихся в протоколах служебных, еженедельных оперативных и рабочих совещаний у главы городского округа осуществляет глава городского округа, первые заместители главы администрации, заместители главы администрации, руководители структурных подразделений.

Контроль за сроками исполнения поручений, правовых актов администрации городского округа город Воронеж осуществляется в соответствии с Регламентом администрации городского округа город Воронеж и настоящей Инструкцией.

Общий контроль исполнения входящих служебных писем, телеграмм (далее - документы) осуществляют глава городского округа, первые заместители главы администрации, заместители главы администрации, руководители структурных подразделений через консультантов, специалистов структурных подразделений; контроль исполнения внутренних документов (при необходимости) - приемные в соответствии с настоящей Инструкцией.

Сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении, не реже одного раза в неделю сверяет наличие документов, находящихся на исполнении, и докладывает руководителю структурного подразделения о результатах рассмотрения и исполнения документов.

Напоминание о сроках исполнения осуществляется в СЭД. Отдел делопроизводства и документооборота управления по работе с обращениями граждан и документооборота один раз в месяц докладывает заместителю главы администрации - руководителю аппарата о неисполненных в срок документах.

4.4.2. Контролю подлежат все зарегистрированные служебные документы, требующие исполнения.

Постановка на контроль осуществляется на основе указаний, содержащихся в резолюциях должностных лиц администрации.

При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".

В администрации контроль за исполнением документов и поручений ведется с использованием СЭД.

После рассмотрения документов должностными лицами администрации специалист приемной вносит резолюции в электронные регистрационные карточки и направляет электронные документы на исполнение.

Подлинный экземпляр документа с резолюцией, подписанной должностными лицами администрации, передается ответственному исполнителю в соответствии с установленным порядком направления документов в администрации. Соисполнителям документы направляются в электронном виде.

4.4.3. Сроки исполнения документов определяются главой городского округа, первыми заместителями главы администрации, заместителями главы администрации, полномочным представителем главы городского округа в городской Думе - руководителем правового управления исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством, и исчисляются в календарных днях.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

- содержащие конкретную дату исполнения - в назначенный срок;

- имеющие пометку "весьма срочно" - в суточный срок;

- имеющие пометку "срочно" и слова "прошу переговорить" - в трехдневный срок;

- имеющие пометку "оперативно" - в десятидневный срок;

- без указания конкретной даты исполнения - в срок не более месяца с даты регистрации документа в отделе делопроизводства и документооборота управления по работе с обращениями граждан и документооборота;

- парламентские запросы - в пятнадцатидневный срок с даты регистрации документа в отделе делопроизводства и документооборота управления по работе с обращениями граждан и документооборота;

- запросы депутатов Государственной Думы, членов Совета Федерации, депутатов Воронежской областной Думы - в тридцатидневный срок с даты регистрации документа в отделе делопроизводства и документооборота управления по работе с обращениями граждан и документооборота;

- протесты прокуратуры - в десятидневный срок с даты регистрации документа в отделе делопроизводства и документооборота управления по работе с обращениями граждан и документооборота;

- представления прокуратуры - в срок не более месяца с даты регистрации документа в отделе делопроизводства и документооборота управления по работе с обращениями граждан и документооборота.

Если установленный срок исполнения документа приходится на выходные или праздничные дни, сроком его исполнения считается последний рабочий день перед выходными и праздничными днями.

4.4.4. Продление срока исполнения документов.

Изменение или продление сроков исполнения документов допускается с письменного разрешения руководителей, установивших эти сроки.

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее чем за три дня до истечения срока исполнения, представляет на имя руководителя, установившего этот срок, мотивированную просьбу о его продлении с указанием нового срока.

При продлении срока исполнения документа необходимо уведомить об этом заявителя в письменной форме с указанием причин продления. Уведомление о продлении срока не является основанием для признания поручения исполненным.

Решение руководителя об изменении срока исполнения документа фиксируется на первом листе документа и содержит слова "Срок контроля продлить до ..." с указанием нового срока, подписывается руководителем с проставлением даты.

В случае временного отсутствия руководителя его вопросы (рассмотрение, согласование, подписание документов, продление срока исполнения, снятие с контроля и т.п.) рассматриваются другим руководителем в соответствии с распределением обязанностей.

Документы, по которым срок исполнения своевременно не был продлен, считаются не исполненными в срок.

4.4.5. Порядок исполнения и снятия документов с контроля.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения, сообщения результатов заинтересованным организациям или лицам и списания его в дело.

Проект письма-ответа на бланке руководителя представляется исполнителем (ответственным исполнителем) не позднее чем за три дня до истечения установленного срока исполнения.

Проект письма-ответа по резолюции главы городского округа визируется первыми заместителями главы администрации, заместителями главы администрации, координирующим соответствующую сферу деятельности, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений на втором экземпляре.

При недокументированном решении вопроса (подготовка ответа не предусмотрена) исполнителем (ответственным исполнителем) оформляется на первом листе документа в нижнем левом углу отметка об исполнении документа, которая содержит краткие сведения о его исполнении (например, "проведено совещание", "принято распоряжение администрации городского округа город Воронеж от ... N ..." и т. п.), подпись исполнителя, дату, или готовится служебная записка об исполнении документа.

Исполнителем (ответственным исполнителем) к служебной записке об исполнении документа или к проекту письма-ответа прилагается подлинник документа, по которому были даны поручения, подлинник резолюции руководителя, на основании которой подготовлена информация, а также другие имеющиеся материалы по исполнению документа (о продлении срока исполнения и т.п.).

Отметка об исполнении документа и направление его в дело проставляется и датируется руководителем, поставившим документ на контроль.

Исполненные документы со штампом "Подлежит возврату" возвращаются в отдел делопроизводства и документооборота управления по работе с обращениями граждан и документооборота. Документы после исполнения и списания их в дело подлежат хранению у ответственных исполнителей.

За неисполнение или ненадлежащее исполнение документов, нарушение установленных сроков их исполнения к муниципальным служащим администрации в установленном порядке могут быть приняты меры дисциплинарного воздействия.

4.4.6. Контроль исполнения поручений, определенных губернатором Воронежской области, заместителями губернатора и заместителями председателя правительства Воронежской области, осуществляют глава городского округа, первые заместители главы администрации, заместители главы администрации, руководители структурных подразделений.

4.4.7. По итогам еженедельных оперативных совещаний у губернатора Воронежской области, выездных (иных) совещаний с участием губернатора Воронежской области и заместителей председателя правительства Воронежской области; заседаний правительства и президиума правительства Воронежской области в администрацию на исполнение поступают протоколы поручений с указанием сроков исполнения каждого поручения.

4.4.8. Информация о выполнении поручений, определенных губернатором Воронежской области, подписывается главой городского округа; о выполнении поручений, определенных заместителями губернатора и заместителями председателя правительства Воронежской области, готовятся за подписью ответственного исполнителя на имя лица, утвердившего протокол поручений.

4.4.9. Ответственные исполнители (должностные лица, на которых главой городского округа возложено исполнение поручений, нормативных правовых и распорядительных актов губернатора Воронежской области, правительства и органов государственной исполнительной власти Воронежской области) не позднее четырех рабочих дней до календарной даты, определенной протоколом, представляют информацию на согласование в контрольно-аналитическое управление, о чем проставляется соответствующая виза на втором экземпляре;на подпись главе городского округа- не позднее двух рабочих дней.

4.4.10. Если в протоколе поручений не указана конкретная дата исполнения, то информация о выполнении поручений предоставляется в контрольное управление правительства Воронежской области в соответствии с запросами.

4.4.11. Если в протоколе поручений указаны контрольная дата исполнения и должностное лицо правительства Воронежской области, на которое возложен контроль выполнения поручения, то ответственный исполнитель готовит информацию за своей подписью на имя данного должностного лица правительства Воронежской области.

4.4.12. Если поручение направлено для рассмотрения нескольким должностным лицам, то ответственным за его исполнение является лицо, указанное в резолюции первым.

4.5. Порядок работы с документами, поступившими из Воронежской городской Думы, органов судебной власти, органов прокуратуры и Контрольно-счетной палаты городского округа город Воронеж

4.5.1. Обращения депутатов Воронежской городской Думы и документы, поступившие из Воронежской городской Думы в адрес главы городского округа, первых заместителей главы администрации, заместителей главы администрации, полномочного представителя главы городского округа в городской Думе - руководителя правового управления, регистрируются отделом делопроизводства и документооборота управления по работе с обращениями граждан и документооборота в СЭД "Аврора".

Обращения депутатов Воронежской городской Думы и документы, поступившие из Воронежской городской Думы в адрес руководителей отраслевых структурных подразделений, управ районов, регистрируются в СЭД "Аврора" самостоятельно специалистами структурных подразделений.

При создании резолюции к документу соисполнителем следует добавлять полномочного представителя главы городского округа в городской Думе - руководителя правового управления ("на контроль", статус документа "(Р) - Не письменно").

4.5.2. Судебная корреспонденция (повестки, уведомления, исковые заявления, заявления в суды общей юрисдикции, арбитражные суды всех уровней, жалобы, возражения, решения, определения, иные судебные акты, жалобы и заявления в антимонопольный орган, решения, предписания антимонопольного органа) отделом делопроизводства и документооборота управления по работе с обращениями граждан и документооборота передается для наложения резолюции полномочному представителю главы городского округа в городской Думе - руководителю правового управления(за исключением корреспонденции, адресованной руководителям структурных подразделений).

4.5.3. Запросы антимонопольного, судебных, правоохранительных органов, поступившие в администрацию, регистрируются отделом делопроизводства и документооборота управления по работе с обращениями граждан и документооборота и передаются для наложения резолюции заместителю главы администрации, курирующему соответствующую сферу деятельности.

Все документы, связанные с исполнительным производством, регистрируются отделом делопроизводства и документооборота управления по работе с обращениями граждан и документооборота и передаются заместителям главы администрации, в компетенцию которых входит рассмотрение запрашиваемых в данных документах вопросов.

4.5.4. Акты прокурорского реагирования (представления, протесты), поступившие из органов прокуратуры в адрес главы городского округа, регистрируются отделом делопроизводства и документооборота управления по работе с обращениями граждан и документооборота на полномочного представителя главы городского округа в городской Думе - руководителя правового управления, указания которого в сфере координации этой деятельности обязательны для исполнения всеми должностными лицами администрации.

4.5.5. Документы, поступившие из Контрольно-счетной палаты городского округа город Воронеж в адрес главы городского округа, первых заместителей главы администрации, заместителей главы администрации, полномочного представителя главы городского округа в городской Думе - руководителя правового управления, регистрируются отделом делопроизводства и документооборота управления по работе с обращениями граждан и документооборота в СЭД "Аврора".

Документы, поступившие из Контрольно-счетной палаты городского округа город Воронеж в адрес руководителей структурных подразделений администрации, регистрируются в СЭД "Аврора" самостоятельно специалистами структурных подразделений.

При создании резолюции к документу соисполнителем следует добавлять полномочного представителя главы городского округа в городской Думе - руководителя правового управления( "на контроль", статус документа "(Р) - Не письменно").

4.6. Регистрация, обработка и отправка исходящих документов

4.6.1. Исходящими документами администрации являются служебные документы, направляемые в организации, должностным лицам и гражданам.

4.6.2. Регистрация исходящих служебных писем и телеграмм, подписанных главой городского округа, осуществляется отделом делопроизводства и документооборота управления по работе с обращениями граждан и документооборота в электронной базе данных администрации.

Исходящие письма, внутренние документы, подписанные первыми заместителями главы администрации, заместителями главы администрации, полномочным представителем главы городского округа в городской Думе - руководителем правового управления, на бланке должностного лица регистрируются в приемных руководителей.

Исходящие письма, подписанные руководителями структурных подразделений, регистрируются в структурных подразделениях.

4.6.3. Работа с исходящими документами включает проверку правильности оформления, регистрацию, учет и отправку.

Электронная карточка исходящего документа формируется и заполняется исполнителем исходящего документа.

При заполнении электронной карточки исходящего документа в поле "Краткое содержание" исполнителю необходимо указывать название, которое отражает содержание документа.

Например:

О продлении срока действия разрешения на строительство объекта по ул. Куколкина,18.

Исходящие документы с приложениями представляются на отправку на бумажных носителях в двух экземплярах в отдел делопроизводства и документооборота управления по работе с обращениями граждан и документооборота.

Первый экземпляр (оригинал) и приложения к нему с подлинной подписью направляются адресату.

Второй экземпляр с визами и всеми приложениями к нему хранится у ответственного исполнителя.

Неправильно оформленные документы к регистрации не принимаются и возвращаются исполнителю для исправления.

Регистрационный номер исходящего документа в СЭД состоит из порядкового номера.

Документу, направляемому в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.

4.6.4. Обработка и отправка документов, подписанных главой городского округа, первыми заместителями главы администрации, заместителями главы администрации, полномочным представителем главы городского округа в городской Думе - руководителем правового управления осуществляется отделом делопроизводства и документооборота управления по работе с обращениями граждан и документооборота.

Документы на отправку передаются в отдел делопроизводства и документооборота управления по работе с обращениями граждан и документооборота до 16.00, в предпраздничные дни - до 12.00. Обработка и отправка этих документов производится в тот же день. Корреспонденция, поступившая в отдел делопроизводства и документооборота управления по работе с обращениями граждан и документооборота после 16.00 (12.00 в предпраздничные дни), отправляется на следующий рабочий день.

Письма и телеграммы, не связанные с деятельностью администрации, к отправке не принимаются.

4.6.5. При отправке по списку рассылки исходящего письма одного и того же содержания допускается передавать в отдел делопроизводства и документооборота управления по работе с обращениями граждан и документооборота оригинал письма и необходимое количество его копий.

4.6.6. Служебные документы, в формуляр которых не входит указание адресата, других элементов, необходимых для их отсылки, принимаются на отправку только с сопроводительными письмами (за исключением постановлений и распоряжений администрации и других документов, направляемых постоянным корреспондентам в соответствии с утвержденными указателями рассылки), со всеми приложениями и в необходимом количестве экземпляров.

4.6.7. В зависимости от содержания и срочности документы доставляются адресатам почтой, фельдсвязью, электронной почтой, передаются по факсу.

Необходимость использования фельдсвязи для доставки корреспонденции определяется руководителями структурных подразделений.

Заказные документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

Документы для отправки почтовой связью передаются в отдел делопроизводства и документооборота управления по работе с обращениями граждан и документооборота до 13.00,в предпраздничные дни - до 11.00.

В зависимости от содержания и срочности документа, определяемой исполнителем или руководителем структурного подразделения, документы отправляются простой или заказной почтой. Заказная корреспонденция передается на отправку в отдел делопроизводства и документооборота управления по работе с обращениями граждан и документооборота по списку Ф.103. Список готовится и подписывается исполнителем. По списку допускается отправка не более 35 почтовых отправлений одного вида. Междугородние письма и заказные бандероли отправляются по отдельному списку. Учет отправки простой корреспонденции ведется в журнале отправки почтовой корреспонденции (журнал должен быть прошит и пронумерован).

4.6.8. Документы за подписью главы городского округа, первых заместителей главы администрации, заместителей главы администрации, полномочного представителя главы городского округа в городской Думе - руководителя правового управления, предназначенные для отправки почтовой связью, передаются в отдел делопроизводства и документооборота управления по работе с обращениями граждан и документооборота в двух экземплярах. На втором экземпляре сотрудниками отдела делопроизводства и документооборота проставляется отметка об отправке документа.

Документы за подписью руководителей структурных подразделений, предназначенные для отправки почтовой связью, должны быть полностью оформлены, зарегистрированы, скомплектованы со всеми приложениями, законвертованы с указанием на конвертах почтового адреса корреспондента и обратного адреса, включающего название структурного подразделения. Отправка почтовой корреспонденции за подписью руководителей структурных подразделений ведется самостоятельно в порядке, установленном правовым актом руководителя соответствующего органа администрации. Учет простой корреспонденции ведется в журнале отправки (журнал должен быть прошит и пронумерован), заказной - по реестру.

4.6.9. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

4.6.10. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения в администрации, осуществляется в соответствии с Инструкцией о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в администрации городского округа город Воронеж.

4.7. Порядок прохождения внутренних документов

Работа с внутренними документами на этапе их подготовки и оформления организуется так же, как с исходящими документами, а на этапе исполнения - как с входящими документами.

Внутренняя переписка между структурными подразделениями осуществляется с использованием функциональных возможностей СЭД. При внутренней служебной переписке используются электронные версии документов, заверенные электронной подписью, кроме случаев, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа на бумажном носителе. Повторная регистрация документа по месту адресации не допускается.

4.8. Прием, обработка и передача документов по каналам факсимильной связи

Средства факсимильной связи предназначены для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов.

Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики и т.д.) и прием этой информации в виде копии (факсимиле), часто называемой на практике факсом или телефаксом.

Факсимильный аппарат, имеющий официальный номер администрации (+7 (473) 254-57-97), установлен в отделе делопроизводства и документооборота управления по работе с обращениями граждан и документооборота.

Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа не должен превышать пяти листов.

Отправляемый факсом документ должен быть выполнен на качественной бумаге формата А4.

Запрещается передавать по факсимильной связи тексты документов с пометкой "Для служебного пользования" и секретных документов.

Документы, передаваемые по факсимильной связи, должны быть зарегистрированы по месту издания данного вида документа.

Для передачи факсограмм в несколько организаций составляется список рассылки, в котором указываются наименования организаций, номера их факсов.

Подготовленный для передачи подлинник факсограммы визируется исполнителем и подписывается руководителем подразделения.

После передачи факсограммы подлинник письма направляется адресату почтовой связью. Служебные документы, передаваемые и принимаемые по каналам факсимильной связи, юридической силы не имеют.

Факсограммы, адресованные главе городского округа, первым заместителям главы администрации, заместителям главы администрации, полномочному представителю главы городского округа в городской Думе - руководителю правового управления, регистрируются в отделе делопроизводства и документооборота управления по работе с обращениями граждан и документооборота.

Поступившим подлинникам писем, ранее переданных по факсимильной связи, присваивается регистрационный номер факсограммы, и они передаются в соответствующие структурные подразделения с пометкой "Подлинник письма, переданного по факсу".

Факсограммы, адресованные структурным подразделениям, передаются на регистрацию лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях.

Факсограммы, поступившие до 16.30, передаются адресату в тот же день, после 16.30 - на следующий рабочий день, срочные - немедленно.

Персональная ответственность за правильность передачи (приема) факсограмм возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов.

Ответственность за содержание документа, передаваемого по каналам факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.

4.9. Порядок приема, обработки и передачи документов по электронной почте

4.9.1. В администрации прием электронных копий документов осуществляется управлением делами, учета и отчетности в течение рабочего дня наследующие официальные электронные адреса: adm@cityhall.voronezh-city.ru и city@govvrn.ru.

4.9.2. С официального адреса электронной почты администрации служебные письма направляются за подписью главы городского округа, первых заместителей главы администрации, заместителей главы администрации, полномочного представителя главы городского округа в городской Думе - руководителя правового управления. Служебные письма структурных подразделений направляются с официальных адресов электронной почты структурных подразделений за подписью руководителей этих подразделений.

4.9.3. В случае отсутствия в органах государственной власти, органах местного самоуправления адреса электронной почты в сети Интернет для приема-передачи служебных документов по электронной почте используется система обмена сообщениями органов власти Воронежской области.

4.9.4. Оператором официального электронного адреса adm@cityhall.voronezh-city.ru является сотрудник информационно-технического отдела управления делами, учета и отчетности (далее - специалист), который обеспечивает ежедневное получение и передачу служебных документов по электронной почте.

4.9.5. Ответственность за ненадлежащую подготовку информации к передаче по электронной почте несет исполнитель, за передачу - специалист.

4.9.6. Передаваемые с помощью электронной почты официальные документы должны иметь подлинник документа на бумажном носителе.

Исполнитель оформляет документ в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению служебных документов, и представляет электронную копию документа специалисту.

4.9.7. Электронные копии справочно-информационных материалов, не имеющие исходящего регистрационного номера, при отправлении электронной почтой могут не иметь бумажной копии и должны передаваться с сопроводительным письмом, подписанным должностным лицом.

Переданная электронная копия документа в течение месяца хранится на почтовом сервере администрации.

4.9.8. При получении электронного сообщения на официальный адрес электронной почты администрации специалист осуществляет предварительное рассмотрение и, исходя из оценки содержания, передает копию документа на бумажном носителе в отдел делопроизводства и документооборота управления по работе с обращениями граждан и документооборота или пересылает по электронной почте в структурные подразделения для регистрации и передачи на рассмотрение руководителю.

Основанием для распечатки и передачи на регистрацию в отдел делопроизводства и документооборота управления по работе с обращениями граждан и документооборота является наличие в присланном документе обращения в администрацию, к главе городского округа, первым заместителям главы администрации, заместителям главы администрации, полномочному представителю главы городского округа в городской Думе - руководителю правового управления.

4.9.9. Прием обращений граждан в электронном виде осуществляется через электронную приемную портала администрации www.voronezh-city.ru (вкладка "Электронная приемная" на главной странице) или reception.voronezh-city.ru.

Если заявитель посылает свое обращение на иной электронный адрес, используемый в администрации городского округа город Воронеж, оператор этого электронного адреса должен отправить заявителю соответствующее уведомление:

"Уважаемый заявитель!

В целях улучшения взаимодействия между гражданами и администрацией городского округа город Воронеж, а также для защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке сведений, касающихся частной жизни заявителя, и его персональных данных, на официальном сайте администрации создан сервис "Электронная приемная" reception.voronezh-city.ru.

Вы также можете направить письменное заявление в администрацию городского округа город Воронеж почтой или принести лично по адресу г. Воронеж, ул. Плехановская, д. 10.

Информацию о порядке работы с обращениями граждан в администрации городского округа город Воронеж можно получить в приемной граждан по телефонам: +7 (473) 255-06-05, 228-36-08, 228-36-09, 228-36-10, 228-31-40.

Вместе с тем сообщаю, что ваше обращение передано в управление по работе с обращениями граждан и документооборота."

4.9.10. Полученная электронная копия документа в течение месяца хранится на почтовом сервере администрации.

4.10. Порядок выполнения копировально-множительных работ

Выполнение копировально-множительных работ производится централизованно в управлении делами, учета и отчетности.

Копированию подлежат документы и материалы только служебного характера, непосредственно связанные с деятельностью администрации.

Изготовление небольших по объему тиражей документов осуществляется в структурных подразделениях (при наличии копировальной техники).

Копирование материалов и документов осуществляется в порядке их поступления.

Объемные документы информационного, справочного, методического характера размножаются, как правило, на обеих сторонах листа с уменьшением масштаба текста или в виде брошюр.

Материалы, переданные для размножения, должны быть четко и разборчиво напечатаны на листах бумаги формата не более А3. Брошюры и скрепленные материалы предварительно разброшюровываются и раскрепляются.

Поступающие заказы на выполнение копировальных работ регистрируются в журнале. Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с оригиналом документа под роспись в журнале.

V. Организация документооборота и исполнения документов по обращениям граждан

5.1. Регистрация и рассмотрение обращений граждан

5.1.1. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства в соответствии с утвержденной на каждый календарный год номенклатурой дел.

5.1.2. Письменные обращения граждан на имя главы городского округа, первых заместителей главы администрации, заместителей главы администрации, полномочного представителя главы городского округа в городской Думе - руководителя правового управления, поступающие в администрацию, подлежат обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления управлением по работе с обращениями граждан и документооборота.

Письменные обращения граждан, адресованные руководителям структурных подразделений, регистрируются ответственными лицами структурных подразделений, на которых возложены функции организации и ведения делопроизводства.

При регистрации письменного обращения проверяются установленные реквизиты письма, наличие указанных автором вложений и приложений. Соответствующая информация вводится в электронную базу данных. Регистрация и работа с обращениями граждан проходит в СЭД согласно инструкции по электронному документообороту.

Письменное обращение должно содержать наименование органа власти, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также фамилию, имя, отчество, адрес, по которому должен быть направлен ответ, контактный телефон, личную подпись заявителя и фактическую дату подачи обращения. В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

Если письмо подписано двумя и более авторами, то такое обращение считается коллективным, регистрируется оно на автора обращения, в адрес которого просят направить ответ, или на первого автора обращения, если не указано, кому направлять ответ.

Конверт обращения сохраняется в тех случаях, когда только по нему можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения обращения.

На копии обращения или на втором экземпляре делается отметка о принятии в виде штампа администрации с указанием даты приема и подписью должностного лица управления по работе с обращениями граждан и документооборота,принявшего обращение, а также телефона для справок.

5.1.3. При регистрации на письменном обращении в нижнем правом углу ставится штамп с указанием даты регистрации и входящего номера.

5.1.4. В электронную базу данных заносится следующая информация:

- фамилия, имя, отчество заявителя, его почтовый адрес. Если обращение коллективное, то фамилия, имя, отчество и адрес заявителя, которому будет направлен ответ; если обращение направлено из другого органа власти, заносится информация об источнике (Администрация Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, депутаты Государственной Думы и т.п.), а также о дате и номере сопроводительного письма;

- социальное положение автора обращения;

- вопрос(ы), содержащий(ие)ся в обращении (в соответствии с Типовым общероссийским тематическим классификатором обращений граждан, организаций и общественных объединений, утвержденным заместителем Руководителя Администрации Президента Российской Федерации, руководителем рабочей группы при Администрации Президента Российской Федерации по координации и оценке работы с обращениями граждан и организаций 28.06.2013 N А1-3695в);

- краткое содержание;

- получатель запроса и ответа;

- срок исполнения.

5.1.5. Обращения, зарегистрированные в управлении по работе с обращениями граждан и документооборота, получают специалисты приемных первых заместителей главы администрации, заместителей главы администрации, полномочного представителя главы городского округа в городской Думе - руководителя правового управления под подпись в карточке.

5.1.6. Обращения граждан, поступившие в администрацию, ее структурные подразделения в соответствии с их компетенцией, рассматриваются в течение тридцати дней со дня регистрации письменного обращения.

В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", срок рассмотрения обращения может быть продлен не более чем на тридцать дней, о чем гражданин уведомляется в письменной форме должностным лицом, принявшим такое решение.

В случае поступления обращения в день, предшествующий праздничным или выходным дням, его регистрация может производиться в день, следующий за праздничными и выходными днями.

Срок рассмотрения исчисляется в календарных днях. Если окончание срока рассмотрения обращения приходится на нерабочий день, то днем окончания этого срока считается предшествующий ему рабочий день.

5.1.7. Ответственность за своевременную качественную организацию рассмотрения обращения граждан возлагается на должностное лицо структурного подразделения, обеспечивающее решение вопросов, затронутых в обращении.

5.1.8. Возврат или передача письменного обращения из одного структурного подразделения в другое оформляется сопроводительным письмом руководителя структурного подразделения.

5.1.9. Личный прием граждан осуществляется главой городского округа, первыми заместителями главы администрации, заместителями главы администрации, руководителями структурных подразделений, руководители управ районов и уполномоченными на то лицами.

Графики личного приема граждан первыми заместителями главы администрации, заместителями главы администрации, руководителями структурных подразделений, руководителями управ районов городского округа город Воронеж (далее - графики личного приема) составляются на каждое полугодие и утверждаются распоряжениями администрации.

Графики личного приема размещаются на информационном стенде в помещении для приема граждан, а также публикуются на официальном сайте администрации в сети Интернет (www.voronezh-city.ru).

Прием граждан главой городского округа осуществляется по согласованию с ним.

5.1.10. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий личность.

5.1.11. Организацию приема и запись на прием к главе городского округа, первым заместителям главы администрации, заместителям главы администрации, руководителям структурных подразделений и уполномоченным на то лицам осуществляют специалисты отдела рассмотрения и мониторинга обращений граждан управления по работе с обращениями граждан и документооборота в рабочие дни на основании утвержденного распоряжением администрации графика личного приема граждан и с учетом содержания обращения гражданина и подведомственности разрешения поставленных в нем вопросов.

5.1.12. В карточку учета приема граждан (приложение N 19) заносится следующая информация:

- фамилия, имя, отчество заявителя, год его рождения;

- район, адрес, телефон;

- место работы, должность, льготы;

- содержание устного обращения.

5.1.13. Регистрационный номер в карточке учета приема граждан проставляется в правом верхнем углу и состоит из порядкового номера обращения и букв "спр" с указанием последних двух цифр текущего года.

Например: 121спр16

5.1.14. По желанию заявителя к карточке учета приема граждан приобщаются любые документы и материалы либо их копии. В случае повторного обращения специалисты отдела рассмотрения и мониторинга обращений граждан управления по работе с обращениями граждан и документооборота подбирают все материалы по предыдущим обращениям заявителя, формируя единое дело.

5.1.15. Оформленные карточки учета приема граждан регистрируются в СЭД и направляются соответствующему должностному лицу за неделю до даты официального приема для проработки поставленных вопросов. В правом верхнем углу карточки учета приема граждан под регистрационным номером проставляется номер дела в СЭД.

Оригиналы материалов к приему также передаются должностному лицу через отдел делопроизводства и документооборота управления по работе с обращениями граждан и документооборота.

5.1.16. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается соответствующая запись в карточке учета приема граждан. В остальных случаях заявителю дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов в установленный срок.

5.1.17. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в установленном для письменных обращений порядке.

5.1.18. По итогам личного приема гражданину направляется письменный ответ о принятых мерах по его обращению, за исключением случая, указанного в пункте 5.1.16 настоящей Инструкции. Ответ на обращение подписывается руководителем, проводившим личный прием, либо уполномоченным на то должностным лицом.

5.1.19. По просьбе гражданина ему могут быть выданы копии письменных ответов о результатах рассмотрения его обращения, если указанные письменные ответы не были получены гражданином по независящим от него обстоятельствам.

5.2. Работа с отдельными видами обращений

5.2.1. Рассмотрение обращений депутатов Государственной Думы, Воронежской областной Думы, Воронежской городской Думы, к которым приложены обращения граждан, осуществляется в первоочередном порядке с установлением контрольных сроков рассмотрения и ответов депутату и заявителю. При работе с письмами депутатов в электронной базе данных указываются фамилия и инициалы депутатов, исходящие номера писем.

5.2.2. Письма, переданные главе городского округа во время его встреч с жителями города и в ходе теле-, радиоэфиров, регистрируются, ставятся на контроль и рассматриваются в установленном порядке.

5.2.3. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации, главы городского округа, первых заместителей главы администрации, заместителей главы администрации, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которого входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением автора обращения о переадресации.

Письменное обращение, содержащее информацию о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции, направляется в течение пяти дней со дня регистрации в территориальный орган федерального органа исполнительной власти, осуществляющего правоприменительные функции, функции по контролю, надзору и оказанию государственных услуг в сфере миграции, и высшему должностному лицу субъекта Российской Федерации (руководителю высшего исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации) с уведомлением автора обращения о переадресации.

5.2.4. В случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких должностных лиц, оригинал обращения направляется в первый адрес, остальным обращение направляется в электронном виде.

5.2.5. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, после рассмотрения возвращается гражданам, направившим обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

5.2.6. Ответы по существу поставленных вопросов не даются на обращения:

а) из которых не представляется возможным понять смысл обращения;

б) в которых не содержится информация о фамилии и (или) почтовом адресе автора обращения (за исключением случаев, когда в обращении содержится информация о подготавливаемом или совершенном противоправном деянии);

в) в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью или имуществу должностного лица, членов его семьи, а также в отношении лица, уполномоченного рассматривать обращения граждан;

г) ответ на которые не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

В случаях, указанных в подпунктах а), г) настоящего пункта, при наличии возможности (когда известны фамилия и почтовый адрес автора обращения) гражданин письменно уведомляется об основаниях принятого решения. При наличии оснований, указанных в подпункте в) настоящего пункта, гражданин письменно предупреждается о недопустимости злоупотребления правом.

5.2.7. Принимаются к сведению, учитываются в статистических данных, информационных отчетах и подлежат списанию в дело с уведомлением автора письменного обращения о принятии к сведению изложенной им информации следующие письменные обращения:

а) не содержащие конкретных предложений, заявлений или жалоб;

б) не содержащие сведений о нарушенном праве гражданина (объединениях граждан) и основанные на общих рассуждениях автора по проблемам внутренней и внешней политики государства.

5.2.8. Глава городского округа, первые заместители главы администрации, заместители главы администрации, руководители структурных подразделений могут признать очередное обращение гражданина безосновательным и принять решение о прекращении с ним переписки в случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу.

О принятом решении по прекращению переписки автор обращения уведомляется в письменном виде.

5.3. Работа с обращениями, поставленными на контроль

5.3.1. Контроль осуществляется:

- за рассмотрением обращений граждан, поставленных на контроль главой городского округа, первыми заместителями главы администрации, заместителями главы администрации;

- за исполнением обращений депутатов Государственной Думы, Воронежской областной Думы, Воронежской городской Думы по обращениям граждан;

- за исполнением обращений, направленных на рассмотрение с контролем из федеральных и региональных органов государственной власти;

- как правило, за исполнением коллективных и повторных обращений граждан.

5.3.2. Ответы на обращения, поставленные на контроль, анализируются на полноту и качество решения поставленных в них вопросов первыми заместителями главы администрации, заместителями главы администрации, руководителями структурных подразделений.

5.3.3. Рассмотренное обращение передается должностному лицу, осуществляющему контроль, для принятия решения о списании ответа в дело или продлении контроля исполнения письма.

В случае продления контроля в СЭД создается новое дело с соответствующим сроком.

Ответ, списанный в дело, оформляется вместе с письмом, сопроводительными документами в единое дело и передается специалисту для отправки.

5.3.4. Отправка законченных рассмотрением обращений в федеральные и региональные органы государственной власти осуществляется почтовой связью или курьерской доставкой через отдел делопроизводства и документооборота управления по работе с обращениями граждан и документооборота.

5.3.5. Ответы на предложения, заявления, жалобы граждан подписывают глава городского округа, первые заместители главы администрации, заместители главы администрации, руководители структурных подразделений или лица, на то уполномоченные.

5.3.6. Если в письме содержится несколько вопросов, ответственным за подготовку общего ответа считается исполнитель, указанный в списке ответственных исполнителей первым. Соисполнители направляют ему ответы в части, их касающейся, за семь дней до окончания срока.

5.3.7. Ответы на отправку передаются в отдел рассмотрения и мониторинга обращений граждан управления по работе с обращениями граждан и документооборота до 13.00. Обработка и отправка этих документов производится в тот же день. Корреспонденция, поступившая после 13.00, отправляется на следующий день.

5.4. Организация работы архива обращений граждан

5.4.1. В отделе рассмотрения и мониторинга обращений граждан управления по работе с обращениями граждан и документооборота хранятся обращения граждан и документы по их рассмотрению, поступившие из вышестоящих организаций исписанные в дело главой городского округа, первыми заместителями главы администрации, заместителями главы администрации. Обращения, поступившие от граждан или из вышестоящих организаций, списанные в дело руководителями структурных подразделений, хранятся у исполнителей в структурных подразделениях.

5.4.2. Законченные рассмотрением обращения граждан личного характера хранятся в течение пяти лет, обращения, содержащие сведения о злоупотреблении и коррупции, постоянного хранения.

5.4.3. По истечении сроков временного хранения (пять лет) документы по обращениям граждан подлежат уничтожению в установленном порядке.

5.5. Отчеты о работе с обращениями граждан

5.5.1. Ежеквартально структурные подразделения направляют в управление по работе с обращениями граждан и документооборота отчеты о состоянии работы с обращениями граждан по установленной форме.

5.5.2. По итогам года структурные подразделения направляют отчеты о состоянии работы с обращениями граждан в управление по работе с обращениями граждан и документооборота до 25 декабря текущего года.

VI. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел, формирование и оформление дел

6.1. Составление номенклатуры дел

6.1.1. Правильная организация документов в делопроизводстве обеспечивается составлением номенклатуры дел и формированием документов в дела.

6.1.2. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в структурных подразделениях с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также для учета дел временного (до 10 лет) хранения.

6.1.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями структурных подразделений администрации и штатным расписанием администрации, перечнями документов с указанием сроков их хранения.

6.1.4. В администрации составляются номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел администрации.

Вновь образованное структурное подразделение обязано формировать в дела документы по номинальному признаку (по видам документов) в соответствии со сроками хранения.

6.1.5. Номенклатура дел структурного подразделения составляется ответственным за делопроизводство с привлечением специалистов структурного подразделения.

Номенклатура дел подписывается руководителем структурного подразделения.

Ответственность за составление номенклатуры дел в структурных подразделениях возлагается на их руководителей.

6.1.6. Сводная номенклатура дел администрации составляется специалистами управления по работе с обращениями граждан и документооборота на основе номенклатур дел структурных подразделений.

6.1.7. Сводная номенклатура дел администрации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года, подписывается руководителем управления по работе с обращениями граждан и документооборота, исполнителем, согласовывается с экспертной комиссией администрации городского округа город Воронеж (далее - ЭК), экспертно-проверочной комиссией управления делами Воронежской области (далее - ЭПК)и утверждается заместителем главы администрации - руководителем аппарата. Согласованная с ЭПК номенклатура дел в конце каждого года уточняется и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.

Выписки из сводной номенклатуры дел направляются в структурные подразделения.

6.1.8. Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функции и структуры администрации разрабатывается новая номенклатура дел.

6.1.9 Разделы сводной номенклатуры дел администрации расположены в номенклатуре в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием администрации.

6.1.10. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурных подразделений.

6.1.11. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В первой графе номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в администрации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например: 02-05, где 02 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела.

Во вторую графу номенклатуры дел включаются заголовки дел.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется согласно схеме систематизации документов в разделах номенклатуры дел организации:

1. Распорядительные документы вышестоящего органа (организации):

- законы;

- указы;

- постановления;

- распоряжения;

- приказы.

2. Учредительные документы организации:

- Устав (Положение) организации.

3. Свидетельства о регистрации юридического лица.

4. Организация системы управления организации:

- свидетельства об аккредитации;

- лицензии;

- разрешения;

- положения о структурных подразделениях организации;

- положения о коллегиальных, исполнительных, контрольных, научных, экспертных, методических, консультативных органах организации;

- протоколы;

- административные регламенты;

- должностные регламенты и должностные инструкции;

- соглашения отраслевые (межотраслевые).

5. Распорядительные документы руководства организации:

- приказы (распоряжения) по основной деятельности;

- приказы (распоряжения) по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов); изменение фамилии; поощрения, награждения; оплата труда, премирование, различные выплаты; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (заработной платы); дежурства по профилю основной деятельности; длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда);

- приказы о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках;

- приказы по административно-хозяйственным вопросам.

6. Штатное расписание организации.

7. Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, дополнения и изменения к ним, не вошедшие в состав личных дел.

8. Списки, реестры.

9. Планирование деятельности организации:

- государственные программы;

- планы;

- сметы;

- бюджеты;

- лимиты.

10. Государственные (муниципальные) контракты на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг.

11. Отчетность организации:

- отчеты по основным направлениям деятельности организации;

- финансовые отчеты;

- статистические отчеты;

- обзоры;

- сведения;

- доклады о результатах деятельности организации.

12. Личные карточки.

13. Личные дела.

14. Лицевые счета.

15. Невостребованные личные документы.

16. Представления к награждению, присвоению званий, присуждению премий.

17. Документы.

18. Акты.

19. Справки.

20. Договоры (соглашения).

21. Переписка.

22. Журналы (книги) учета.

23. Документы обеспечения управления:

- номенклатура;

- дело фонда;

- описи постоянного хранения и по личному составу.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ( "разные материалы", "общая переписка").

В заголовках дел, содержащих нормативную правовую, организационно-распорядительную деятельность, указывается вид документа и автор.

Например:

Постановления администрации городского округа город Воронеж за 2010 год; Приказы руководителя юридического управления по основной деятельности за 2010 год.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.

Например:

Документы о проведении семинаров по охране труда (планы, отчеты, информация).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с архивными учреждениями по вопросам сохранности документов.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Третья графа номенклатуры дел заполняется по окончании года.

В четвертой графе указывается срок хранения дела, номера статей по типовому или ведомственному перечням документов с указанием сроков хранения и года издания перечня.

В пятой графе проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например: переходящие с 2012 г.), о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другое структурное подразделение.

Если в течение года в структурных подразделениях возникают новые документированные участки работы, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) постоянного и временного хранения (раздельно).

Форма номенклатуры дел структурного подразделения и форма сводной номенклатуры дел администрации приведены в приложениях к настоящей Инструкции (приложения N 20 и 21 соответственно).

6.2. Формирование и оформление дел

6.2.1. Законченные делопроизводством документы формируются в дела. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

6.2.2. Дела администрации формируются в структурных подразделениях ответственными за делопроизводство под методическим руководством специалистов отдела делопроизводства и документооборота управления по работе с обращениями граждан и документооборота.

6.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

- помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела копии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. По объему дело не должно превышать 250 листов, при наличии в деле нескольких томов (частей), номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Положения, инструкции, утвержденные нормативными правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными актами, если они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Постановления, распоряжения администрации, приказы по основной деятельности администрации регистрируются и формируются в дела отдельно от распоряжений (приказов) по личному составу.

Распоряжения (приказы) по личному составу регистрируются и формируются в отдельные дела с учетом сроков их хранения: распоряжения (приказы) о назначении, освобождении от должности, перемещении, награждении (созданные до 2003 года - срок хранения 75 лет, созданные начиная с 2003 года - 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения) формируются отдельно от распоряжений (приказов) о предоставлении основных, учебных отпусков, взысканиях, командировках (срок хранения 5 лет).

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, программы и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом запроса. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы группируются в дела текущего года.

6.2.4. Дела структурных подразделений подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.

6.2.5. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (распоряжения, приказы о приеме, увольнении, перемещении), лицевые счета по заработной плате, личные дела уволенных. Полное оформление дел предусматривает нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела, подшивку и переплет дела, внесение уточнений в реквизиты обложки дела.

Дела временного (до10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, листы-заверители не составлять.

6.2.6. Обложка дела постоянного хранения оформляется по установленной форме (приложение N 22 к настоящей Инструкции).

При изменении наименования структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение на обложке дела указывается новое наименование этого структурного подразделения или организации-правопреемника, дата распорядительного документа о переименовании. Прежнее наименование структурного подразделения заключается в скобки.

Индекс дела и заголовок дела переносятся из номенклатуры дел на обложку, в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.). В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома вносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома.

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не указывается.

Дата на обложке дела указывается словесно-цифровым способом: число и год пишутся арабскими цифрами, название месяца - без сокращений. Даты дела указываются на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражены в заголовках дел.

Надписи на обложке дела следует выполнять четко, светоустойчивыми чернилами.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

В целях закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись и оформляется в деле на отдельном листе. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, должность и подпись ее составителя с расшифровкой подписи, дата составления.

6.2.7. Проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях осуществляют специалисты отдела делопроизводства и документооборота управления по работе с обращениями граждан и документооборота.

6.3. Организация оперативного хранения документов

С момента заведения и до передачи на хранение в архив администрации или на уничтожение документы хранятся по месту их создания.

Руководители структурных подразделений обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

В структурных подразделениях дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу хранятся три года. По истечении этого срока дела сдаются по описям в архив.

Завершенные дела временного (до 10 лет) хранения остаются в структурных подразделениях для использования в работе. По истечении сроков хранения дел ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Выдача дел для работы другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения на срок не более одного месяца под расписку.

По истечении месячного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Изъятие документов производится с ведома руководства администрации в присутствии должностных лиц, у которых производится изъятие, с обязательным оформлением протокола и акта об изъятии подлинников документов.

В деле остается заверенная копия изъятого документа и акт о причинах выдачи подлинника документа.

Изъятые документы должны быть в обязательном порядке возвращены (часть 8 статьи 26 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации").

VII. Порядок передачи документов на хранение в архив

7.1. Экспертиза ценности документов

Документы администрации входят в состав Архивного фонда Российской Федерации и подлежат передаче на постоянное хранение в муниципальное бюджетное учреждение "Муниципальный архив городского округа город Воронеж".

Срок временного хранения документов органов местного самоуправления, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации, до передачи составляет пять лет.

Хранение документов администрации, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, и документов долговременного (свыше 10 лет) хранения, а также документов по личному составу, их учет, использование, отбор и подготовка к передаче на постоянное хранение в администрации производится в отделе делопроизводства и документооборота управления по работе с обращениями граждан и документооборота.

Подготовка дел к передаче на хранение в архив администрации и в архив МБУ "Муниципальный архив г. Воронежа" предусматривает работу, которая проводится в структурных подразделениях и включает в себя следующие этапы:

- проведение экспертизы ценности документов;

- полное оформление дел;

- составление описи дел;

- составление актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.

7.2. Составление и оформление описей дел

7.2.1. Для обеспечения комплектования архива администрации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются архивные описи.

Каждое структурное подразделение ежегодно составляет описи на дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в двух экземплярах и представляются в отдел делопроизводства и документооборота управления по работе с обращениями граждан и документооборота через год после завершения дел в делопроизводстве.

7.2.2. Специалисты отдела делопроизводства и документооборота управления по работе с обращениями граждан и документооборота на основе описей дел структурных подразделений составляют годовой раздел сводной описи дел администрации по установленной форме.

7.2.3. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу за соответствующий период. Описи и акты рассматриваются на заседании ЭК. Описи направляются на утверждение (согласование) ЭПК.

Порядок оформления описей и акта приведены в приложениях N 23 - 29.

7.2.4. Историческая справка и предисловие к описи.

Историческая справка составляется к архивному фонду администрации и состоит из информации об истории органа местного самоуправления и истории архивного фонда администрации.

Первый раздел - история фондообразователя - включает:

- данные о создании администрации городского округа город Воронеж;

- хронологическую последовательность всех реорганизаций со ссылкой на нормативные правовые акты;

- распорядительные документы;

- задачи, функции и их изменения;

- состав исполнительных органов государственной власти.

Второй раздел - история архивного фонда - включает:

- дату первого поступления документов фонда в архив и крайние даты;

- степень сохранности документов;

- особенности формирования, описания и систематизации документов;

- сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда.

Третий раздел включает обобщенную характеристику архивного фонда администрации по составу и содержанию документов в целом и отдельных групп документов.

Справка подписывается составителем.

Историческая справка печатается в четырех экземплярах, три из них передаются в МБУ "Муниципальный архив г. Воронежа" при первой передаче документов, один хранится в деле архивного фонда администрации.

Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры и функций администрации.

Историческая справка представляется в МБУ "Муниципальный архив г. Воронежа"вместе с описью.

Предисловие к описи включает сведения о структуре администрации за период, который охватывают дела описи, краткую характеристику содержания и полноты документов архивного фонда, включенных в раздел;далее указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел.

Предисловие к описи подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия к описи.

7.3. Подготовка и передача документов в архив администрации городского округа город Воронеж

7.3.1. В архив администрации городского округа город Воронеж (далее - архив администрации) передаются полностью оформленные дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

7.3.2. Прием дел производится по описям.

При этом на обоих экземплярах описи указываются цифрами и прописью количество принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи специалиста отдела делопроизводства и документооборота управления по работе с обращениями граждан и документооборота и специалиста структурного подразделения, передавшего дела на хранение в отдел делопроизводства и документооборота.

7.3.3. При ликвидации или реорганизации структурного подразделения ответственным за делопроизводство в период проведения ликвидационных мероприятий осуществляется формирование всех имеющихся документов в дела. Оформленные дела передаются по описям в архив администрации, независимо от сроков хранения документов.

До решения вопроса о передаче документы должны быть сформированы в дела, оформлены и описаны в соответствии с правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 (далее - Правила).

7.3.4. Хранение и учет архивных документов, создание к ним научно-справочного аппарата (составление исторической справки, предисловия к описи), их использование, подготовка к передаче на постоянное хранение в МБУ "Муниципальный архив г. Воронежа" осуществляется в соответствии с Правилами.

7.3.5. По истечении предельных сроков хранения в архиве администрации документы постоянного хранения передаются на хранение в МБУ "Муниципальный архив г. Воронежа".

Прием дел на постоянное хранение в МБУ "Муниципальный архив г. Воронежа" проводится по единично по описям дел, оформляется актом приема-передачи, составленным в двух экземплярах.

7.4. Использование документов архива администрации городского округа город Воронеж

7.4.1. Основными формами использования документов архива администрации являются:

- исполнение социально-правовых запросов граждан в форме архивной справки и архивной выписки, ответа об отсутствии документов на хранении;

- выдача заверенных архивных копий документов;

- исполнение тематических запросов.

Архивные справки, выписки и копии выдаются на основании письменного запроса организации или частного лица.

Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и организаций по материалам архива администрации не должен превышать тридцати дней со дня регистрации обращения. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на тридцать дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие организации или архивы, а также информирование об этом заявителя должно осуществляться в пятидневный срок с момента обращения.

7.4.2. Архивные справки составляются на основании документов, хранящихся в архиве администрации, подписываются руководителем управления по работе с обращениями граждан и документооборота, во время его отсутствия - заместителем руководителя, и начальником отдела делопроизводства и документооборота управления по работе с обращениями граждан и документооборота, заверяются малой печатью с изображением герба городского округа город Воронеж.

7.4.3. Архивные копии и выписки из документов выдаются в соответствии с запросом. Идентичность подлиннику выданных архивных копий и выписок подтверждается заверительной надписью, которая в обязательном порядке содержит указание на место хранения подлинника копируемого документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию (руководитель управления по работе с обращениями граждан и документооборота и начальник отдела делопроизводства и документооборота управления по работе с обращениями граждан и документооборота), личную подпись, расшифровку подписи, дату выдачи копии, малую печать с изображением герба городского округа город Воронеж.

7.4.4. Архивные выписки изготавливаются на бланке управления по работе с обращениями граждан и документооборота с обозначением названия документа: "Архивная выписка".

После текста архивной копии или выписки указывается архивный шифр документа. Все листы архивной копии или выписки должны быть скреплены, пронумерованы и на месте скрепления заверены малой печатью с изображением герба городского округа город Воронеж.

Архивные справки, копии и выписки из архивных документов направляются заявителям по почте или выдаются под расписку на руки при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

7.4.5. Дела, находящиеся на хранении в архиве администрации, предоставляются для работы сотрудникам структурных подразделений в помещении архива администрации или во временное пользование (не более одного месяца) под подпись в журнале регистрации выдачи дел.

При работе с подлинными документами в делах не разрешается вносить правки, делать пометки. Изъятие архивных документов из дел не допускается.

7.4.6. Органами правопорядка из архива администрации могут быть изъяты документы в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В деле остаются заверенные копии изъятых документов и акт о причинах выдачи подлинников документов.

VIII. Порядок изготовления, использования, учета и хранения печатей и штампов

8.1. Порядок изготовления печатей и штампов

8.1.1. Размещение заказов на изготовление печатей с изображением герба городского округа город Воронеж должно осуществляться только на предприятиях, имеющих сертификат соответствия.

Печати с изображением герба городского округа город Воронеж изготавливаются в строго ограниченном количестве. Решение о необходимости изготовления печатей с изображением герба городского округа город Воронеж и об их количестве принимает глава городского округа.

8.1.2. Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписи главы городского округа, первых заместителей главы администрации, заместителей главы администрации определяется главой городского округа, первыми заместителями главы администрации, заместителями главы администрации соответственно.

8.1.3. Письма-заявки структурных подразделений с эскизами печатей и штампов направляются в управление делами, учета и отчетности на согласование и оформление заказа на изготовление.

8.1.4. Размещение заказов на изготовление печатей и штампов осуществляет управление делами, учета и отчетности на основании заявки.

8.2. Использование печатей и штампов

8.2.1. Большой печатью с изображением герба городского округа город Воронеж удостоверяются документы, отражающие информацию о фактах, имеющих особое юридическое значение (договоры, соглашения); права организации или отдельных лиц, финансовые документы.

8.2.2. Большую печать с изображением герба городского округа город Воронеж проставляют на документах, подписанных главой городского округа, первыми заместителями главы администрации, заместителями главы администрации. Перечень документов, заверяемых большой печатью с изображением герба городского округа город Воронеж представлен в приложении N 30 к настоящей Инструкции.

8.2.3. Малая печать с изображением герба городского округа город Воронеж применяется для внутреннего пользования. Ее оттиск ставится на документы, подписанные первыми заместителями главы администрации, заместителями главы администрации, руководителями структурных подразделений. Перечень документов, заверенных малой печатью с изображением герба городского округа город Воронеж, представлен в приложении N 31 к настоящей Инструкции.

8.2.4. Печати с изображением герба городского округа город Воронеж ставятся на копиях договоров, соглашений, доверенностей и иных актов главы городского округа, администрации, содержащих оригинальную печать, в целях свидетельствования верности копий документов для представления в судебные и иные органы.

Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

На документах финансового характера оттиск печати проставляется на специально отведенном месте. Как правило, это место нанесения оттиска печати обозначается буквами "м.п." без наименования должности и подписи. Оттиск печати должен быть хорошо читаемым.

8.2.5. Для структурных подразделений в соответствии с целевым назначением изготавливаются круглые печати и штампы. В таких случаях в печати вместо изображения герба городского округа город Воронеж размещается название конкретного структурного подразделения.

8.2.6. Для структурных подразделений, имеющих статус юридического лица, изготавливаются печати с изображением герба городского округа город Воронеж в центре и названием конкретного структурного подразделения, размещенным по кругу.

8.2.7. Для проставления отметок о получении и регистрации входящих документов применяются соответствующие штампы.

8.2.8. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи главы городского округа, первых заместителей главы администрации, заместителей главы администрации разрешается использовать на копиях подписанных в установленном порядке документов, при подготовке поздравительных адресов, открыток и иных документов в случаях, когда один и тот же документ направляется более чем в четыре адреса.

Использование указанных штампов при оформлении подлинников документов запрещается.

8.3. Учет и хранение печатей и штампов

8.3.1. Изготовленные печати и штампы администрации учитываются главным специалистом по защите государственной тайны администрации и выдаются для использования в работе под подпись руководителю структурного подразделения либо лицу, которому руководитель структурного подразделения приказом передал эти функции. Учет выдачи печатей и штампов ведется в журнале (приложение N 32 к настоящей Инструкции).

8.3.2. Пришедшие в негодность и не действующие в настоящий момент печати и штампы администрации возвращаются главному специалисту по защите государственной тайны администрации, где уничтожаются по акту комиссией по проверке секретных документов.

8.3.3. Об утере печати или штампа администрации незамедлительно ставится в известность главный специалист по защите государственной тайны администрации.

8.3.4. Контроль использования печатей и штампов администрации возлагается на руководителей структурных подразделений.

8.3.5. Сотрудник, которому были выданы печати или штампы администрации, при оставлении должности обязан сдать их главному специалисту по защите государственной тайны администрации.

8.3.6. Печати и штампы хранятся в структурных подразделениях в надежно закрываемых и опечатываемых сейфах или шкафах.

8.3.7. Проверку наличия и контроль за хранением печатей и штампов администрации в структурных подразделениях осуществляет главный специалист по защите государственной тайны администрации.

Результаты проверок рассматриваются комиссией по проверке секретных документов и оформляются актом.

Заместитель главы администрации - руководитель аппарата

С.А. Глазьев

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 1
к Инструкции

                                                                    Форма

                                ЖУРНАЛ

      учета выдачи бланков главы городского округа город Воронеж,

            администрации городского округа город Воронеж

Номер бланка	Дата выдачи	Подразделение получателя	Фамилия получателя	Расписка в получении	Отметка об уничтожении
1	2	3	4	5	6

Заместитель главы администрации - руководитель аппарата

С.А. Глазьев

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 2
к Инструкции

                                                                    Форма

                                                       УТВЕРЖДАЮ

                                                     Руководитель

                                              ___________________________

                                              (структурное подразделение)

                                              ___________________________

                                                (подпись, И.О. Фамилия)

                                              "___"_____________ _____ г.

                                  АКТ

                 на списание бланков строгой отчетности

                       "___"___________ ____ г.

     Произведена проверка  израсходованных   бланков  строгой  отчетности

ответственным лицом

_________________________________________________________________________

                        (должность, Фамилия И.О.)

за ___________ _____ г.

Проверкой установлено:

N п/п	Наименование израсходованного бланка	Номер бланка
1	2	3

Всего подлежит списанию ______________________________________ бланка(ов)

___________________________________________ _____________________________

(должность, подпись лица, составившего акт)        (И.О. Фамилия)

Заместитель главы администрации - руководитель аппарата

С.А. Глазьев

Приложение N 3
к Инструкции

Заместитель главы администрации - руководитель аппарата

С.А. Глазьев

Приложение N 4
к Инструкции

Примерный перечень
документов, подлежащих утверждению

Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов;приема оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.).

Инструкции (должностные; по делопроизводству; по технике безопасности(правила); трудового распорядка и т.д.).

Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования и т.д.).

Отчеты (о производственной деятельности, командировках и т.д.).

Перечни (типовых документов, образующихся в деятельности администрации, с указанием сроков хранения и т.д.).

Планы, графики (мероприятий, графики дежурств в нерабочие праздничные и выходные дни).

Положения (о структурном подразделении; премировании и т.д.).

Сметы расходов (на содержание аппарата управления, зданий, помещений и т.д.).

Структура и штатная численность.

Штатное расписание и изменения к нему.

Заместитель главы администрации - руководитель аппарата

С.А. Глазьев

Приложение N 5
к Инструкции

Образец оформления бланка резолюции

Заместитель главы администрации - руководитель аппарата

С.А. Глазьев

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 6
к Инструкции

                                Образец

               оформления визирования проекта правового акта

Визирование:

Руководитель управления культуры ДД.ММ.ГГГГ	Личная подпись	И.О. Фамилия
Заместитель главы администрации по социальной политике ДД.ММ.ГГГГ	Личная подпись	И.О. Фамилия
Заместитель руководителя правового управления (по направлению деятельности) ДД.ММ.ГГГГ	Личная подпись	И.О. Фамилия

Ответственный исполнитель: начальник отдела культурно-досуговой и библиотечной деятельности управления культуры Личная подпись И.О. Фамилия ДД.ММ.ГГГГ 2хх-хх-хх

Исполнитель: ведущий специалист отдела культурно-досуговой и библиотечной деятельности управления культуры Личная подпись И.О. Фамилия ДД.ММ.ГГГГ 2хх-хх-хх

Заместитель главы администрации - руководитель аппарата

С.А. Глазьев

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 7
к Инструкции

                                                                    Форма

                                  СПИСОК

               лиц, визирующих постановление (распоряжение)

_________________________________________________________________________

                    (название проекта правового акта)

_________________________________________________________________________

N п/п	Организация, предприятие, учреждение	Должность визирующего	Фамилия и инициалы (разборчиво)	Замечания	Подпись
1	2	3	4	5	6

Заместитель главы администрации - руководитель аппарата

С.А. Глазьев

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 8
к Инструкции

                               ОБРАЗЕЦ

       оформления визирования проекта правового акта на бланке

                               001245

Полномочный представитель главы городского округа в городской Думе - руководитель правового управления ДД.ММ.ГГГГ

Личная подпись

И.О. Фамилия

Заместитель главы администрации - руководитель аппарата

С.А. Глазьев

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 9
к Инструкции

                               ОБРАЗЕЦ

                     оформления расчета рассылки

                           РАСЧЕТ РАССЫЛКИ

ПОСТАНОВЛЕНИЯ (РАСПОРЯЖЕНИЯ) от			N
(название правового акта)

N п/п	Наименование организации, фамилия и инициалы лица	Почтовый адрес организации, лица*	Количество экземпляров		Дата исполнения и подпись исполнителя	Примечание
			на бумажном носителе	в электронном виде
1	Контрольно-аналитическое управление	394036 г. Воронеж, ул. Пушкинская, 4	-	1
2	Отдел регистрации правовых актов	394018 г. Воронеж, ул. Плехановская, 10, каб. 307	1	-
3	Управление информации	394018 г. Воронеж, ул. Плехановская, 10, каб. 109	3	1

     Всего экземпляров:

на бумажном носителе	4
в электронном виде	2

Начальник отдела (управления)		И.О. Фамилия
	(личная подпись)

"____" ______________ 20__ г.

______________________________

* Почтовый адрес состоит из почтового индекса, названия  города, названия

улицы, номера дома, номера квартиры/офиса/кабинета.

Заместитель главы администрации - руководитель аппарата

С.А. Глазьев

Приложение N 10
к Инструкции

Образец оформления приказа

Заместитель главы администрации - руководитель аппарата

С.А. Глазьев

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 11
к Инструкции

                              ОБРАЗЕЦ

             оформления служебной записки в адрес главы

                   городского округа город Воронеж

_______________ N __________________ На N _____________ от ________________ О выполнении п. 16 протокола поручений, определенных на еженедельном оперативном совещании у главы городского округа город Воронеж от 04 марта 2016 г. N 6

Главе городского округа город Воронеж И.О. Фамилия

                       Служебная записка

                     Уважаемый Имя Отчество!

     В соответствии с Вашим  поручением  13 марта 2014 г.  подготовлено и

направлено  письмо  в  прокуратуру  г. Воронежа  с  перечнем  управляющих

компаний, принявших в системе  оплаты  за  теплоснабжение  схему 1/6 доли

потребления, на предмет правомерности порядка выставленных платежей.

     Поручение исполнено и может быть снято с контроля.

     Приложение: копия письма в прокуратуру г. Воронежа

     N 158493 от 13.03.2016 на 4 л., в 1 экз.

Первый заместитель главы

администрации городского округа

город Воронеж                                                И.О. Фамилия

Фамилия исполнителя

2хх-хх-хх

Заместитель главы администрации - руководитель аппарата

С.А. Глазьев

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 12
к Инструкции

                                ОБРАЗЕЦ

                           оформления телеграммы

                                                               ТЕЛЕГРАММА

117884 ГСП МОСКВА

В-420 ул. НАМЕТКИНА, 16

ПРЕДСЕДАТЕЛЮ ПРАВЛЕНИЯ

ОАО "ГАЗПРОМ"

МИЛЛЕРУ АЛЕКСЕЮ БОРИСОВИЧУ

                     УВАЖАЕМЫЙ АЛЕКСЕЙ БОРИСОВИЧ вскл

     ПРИМИТЕ САМЫЕ ДОБРЫЕ ПОЗДРАВЛЕНИЯ С ДНЕМ ВАШЕГО РОЖДЕНИЯ тчк

     С НАДЕЖДОЙ НА ДАЛЬНЕЙШЕЕ РАЗВИТИЕ НАШЕГО СОТРУДНИЧЕСТВА зпт ГЛУБОКИМ

УВАЖЕНИЕМ  К  ВАМ  И  ИСКРЕННИМИ  ПОЖЕЛАНИЯМИ  БОГАТЫРСКОГО  ЗДОРОВЬЯ зпт

СЕМЕЙНОГО СЧАСТЬЯ И БЛАГОПОЛУЧИЯ зпт

ГЛАВА ГОРОДСКОГО

ОКРУГА ГОРОД ВОРОНЕЖ                   Личная подпись        И.О. Фамилия

_________________________________________________________________________

394018, г. Воронеж

ул. Плехановская, 10

Администрация городского округа

город Воронеж

30 января 2016 г.

Ав. счет N _____________________

Фамилия исполнителя       Личная подпись

2хх-хх-хх

Заместитель главы администрации - руководитель аппарата

С.А. Глазьев

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 13
к Инструкции

                                                                    Форма

                                СПИСОК

                         на рассылку телеграммы

Телеграфный адрес, наименование организации- адресата	Наименование должности лица, которому адресована телеграмма	Фамилия, имя, отчество лица, которому адресована телеграмма
1	2	3

Фамилия исполнителя

2хх-хх-хх

Личная подпись

Заместитель главы администрации - руководитель аппарата

С.А. Глазьев

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 14
к Инструкции

                                                                    Форма

                               СПИСОК

                структурных подразделений (организаций)

                      для передачи телефонограммы

                       от _____________ N _____

Наименование организации получателя	Номер телефона	Время передачи (часы и минуты)	Наименование должности, инициалы и фамилия принявшего телефонограмму
1	2	3	4

Наименование должности исполнителя телефонограммы	Личная подпись	И.О. Фамилия
Передал (наименование должности)	Личная подпись	И.О. Фамилия

Заместитель главы администрации - руководитель аппарата

С.А. Глазьев

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 15
к Инструкции

                                 ОБРАЗЕЦ

                        оформления телефонограммы

Администрация городского округа город Воронеж

Руководителю управления образования администрации городского округа город Воронеж И.О. Фамилия

     ТЕЛЕФОНОГРАММА

     15.01.2016 N 5

     17.30

     16.01.2016 в 15.00 в малом  зале  состоится  заседание  комиссии  по

делам несовершеннолетних и защите их прав. Явка обязательна.

Первый заместитель главы администрации по городскому хозяйству

Личная подпись

И.О. Фамилия

Передал ведущий специалист        И.О. Фамилия        2хх-хх-хх

Принял секретарь                  И.О. Фамилия        2хх-хх-хх

Заместитель главы администрации - руководитель аппарата

С.А. Глазьев

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 16
к Инструкции

                                                                    Форма

                                АКТ

                 об отсутствии документов или других

                   вложений и почтовых отправлений

Работники администрации городского округа город Воронеж _________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________ "___"____________20__г.

свидетельствуют нижеследующее:

в администрацию городского округа город Воронеж поступило _______________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                   (письмо, бандероль, посылка и т.п.)

С исходящим регистрационным

N ____________________ "___" _______________ 20__ г.

Признаков вскрытия пакета при доставке не обнаружено.

При вскрытии почтового отправления не обнаружено:

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

        (самого документа или материалов приложения к документу)

Настоящий акт составлен в 2 экземплярах.

Подписи:________________________________

        ________________________________

        ________________________________

Заместитель главы администрации - руководитель аппарата

С.А. Глазьев

Приложение N 17
к Инструкции

Перечень
документов, не подлежащих регистрации отделом делопроизводства и документооборота управления по работе с обращениями граждан и документооборота администрации городского округа город Воронеж

1. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня, кроме присланных из органов государственной власти.

2. Пригласительные билеты, поздравительные письма и телеграммы.

3. Графики, заявки, разнарядки.

4. Сводки и информации, присланные для сведения.

5. Учебные планы, программы (без сопроводительных писем).

6. Рекламные материалы.

7. Книги, газеты, журналы.

8. Объяснительные записки.

9. Документы на иностранных языках без перевода.

10. Планы основных мероприятий управлений, отделов.

11. Входящие служебные письма и телеграммы, адресованные структурным подразделениям администрации городского округа город Воронеж.

12. Внутренние документы за подписью руководителей структурных подразделений администрации городского округа город Воронеж.

13. Договоры и соглашения (без сопроводительных писем).

14. Бухгалтерские документы, счета на оплату.

15. Тематические сборники (без сопроводительных писем).

Заместитель главы администрации - руководитель аппарата

С.А. Глазьев

Приложение N 18
к Инструкции

Перечень
входящих документов, не подлежащих преобразованию в электронную форму при их регистрации

1. Приложения к документу более 20 листов (сканируется основной документ без приложения).

2. Карты, диаграммы, схемы.

3. Фотографии.

4. Сброшюрованные документы.

Заместитель главы администрации - руководитель аппарата

С.А. Глазьев

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 19
к Инструкции

                                                                    Форма

                                                             N __________

                               КАРТОЧКА

                          учета приема граждан

Ф.И.О., год рождения ____________________________________________________

_________________________________________________________________________

Адрес (индекс, район) ___________________________________________________

_________________________________________________________________________

Телефон _________________________________________________________________

Место работы, должность, льготы _________________________________________

_________________________________________________________________________

                          СОДЕРЖАНИЕ ОБРАЩЕНИЯ

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Код вопроса _____________________________________________________________

                            ПРИНЯТОЕ РЕШЕНИЕ

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Поручение N _________

Заместитель главы администрации - руководитель аппарата

С.А. Глазьев

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 20
к Инструкции

                                                                    Форма

Администрация городского округа

город Воронеж

Правовое управление

 НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

_______ N _________

___________________

   г. Воронеж

На ____________ год

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во ед. хр.	Срок хранения и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Руководитель структурного подразделения ДД.ММ.ГГГГ	Личная подпись	И.О. Фамилия
Наименование должности составителя номенклатуры дел ДД.ММ.ГГГГ	Личная подпись	И.О. Фамилия

Заместитель главы администрации - руководитель аппарата

С.А. Глазьев

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 21
к Инструкции

                                                                    Форма

Администрация городского округа город Воронеж НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ _________ N _______ __________________ г. Воронеж На ____________ год	УТВЕРЖДАЮ Заместитель главы администрации - руководитель аппарата
	Личная подпись ДД.ММ.ГГГГ	И.О. Фамилия

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во ед. хр.	Срок хранения и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Руководитель управления по работе с обращениями граждан и документооборота ДД.ММ.ГГГГ	Личная подпись	И.О. Фамилия
Наименование должности составителя номенклатуры дел ДД.ММ.ГГГГ	Личная подпись	И.О. Фамилия

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК администрации городского округа город Воронеж от ______________________ N __________

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК управления делами Воронежской области от ____________________ N __________

Заместитель главы администрации - руководитель аппарата

С.А. Глазьев

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 22
к Инструкции

                               ОБРАЗЕЦ

            оформления обложки дела постоянного хранения

                                                  Код архива ____________

                                                  Код учреждения

----------------------------------    /---------------------------------\

Муниципальное бюджетное учреждение    |Ф. N __________________________  |

----------------------------------    |                                 |

     "Муниципальный архив             |Оп. N -------------------------  |

----------------------------------    |                                 |

 городского округа город Воронеж"     |Д. N __________________________  |

----------------------------------    \---------------------------------/

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

            Администрация городского округа город Воронеж

_________________________________________________________________________

                         Правовое управление

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                     ДЕЛО N 12-03       ТОМ N 1

           Постановления N 1-75 администрации городского округа

_________________________________________________________________________

                      город Воронеж за 2016 год

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

         04 января 2016 г.                        10 января 2016 г.

________________________________            _____________________________

                               (крайние даты)

/---------------------------\                    На 245 листах

|Ф. N _____________________ |                    Хранить постоянно

|                           |

|Оп. N -------------------- |

|                           |

|Д. N _____________________ |

\---------------------------/

Заместитель главы администрации - руководитель аппарата

С.А. Глазьев

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 23
к Инструкции

                               ОБРАЗЕЦ

              оформления титульного листа сводной описи

                      дел постоянного хранения

МБУ "Муниципальный архив г. Воронежа"

(наименование государственного архива) Администрация городского округа город Воронеж

(наименование фонда) Управление культуры

(наименование структурного подразделения)

                         ФОНД N _______________

                         ОПИСЬ N ______________

дел постоянного хранения

(название описи) 2009 год

(крайние даты документов)

Заместитель главы администрации - руководитель аппарата

С.А. Глазьев

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 24
к Инструкции

                                                                    Форма

Администрация городского округа город Воронеж Фонд N ______________________________ ОПИСЬ N ____________________________ дел постоянного хранения за __________ год	УТВЕРЖДАЮ Руководитель организации
	Личная подпись ДД.ММ.ГГГГ	И.О. Фамилия

Название раздела (структурного подразделения администрации городского округа город Воронеж)
N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено ед. хр., __________________________________

                                             (цифрами и прописью)

с N ______________________________ по N ___________________, в том числе:

литерные номера: ________________________________________________________

пропущенные номера: _____________________________________________________

Наименование должности

составителя описи Личная подпись                             И.О. Фамилия

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК администрации городского округа город Воронеж от __________________ N ___________

УТВЕРЖДЕНО Протокол ЭПК управления делами Воронежской области от ___________________ N __________

_______________ __________________       ________________ _______________

Заместитель главы администрации - руководитель аппарата

С.А. Глазьев

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 25
к Инструкции

                                                                    Форма

_________________________________________________________________________

                      (наименование организации)

_________________________________________________________________________

              (наименование структурного подразделения)

                                                 УТВЕРЖДАЮ

                                  Руководитель структурного подразделения

                                  Личная подпись             И.О. Фамилия

                                  ДД.ММ.ГГГГ

                                ОПИСЬ N

_________________________________________________________________________

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Срок хранения (1)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
Название раздела

В данную опись внесено _____________________ ед. хр. с N ________________

                       (цифрами и прописью)

по N _______________________, в том числе:

литерные номера: ________________________________________________________

пропущенные номера: _____________________________________________________

Наименование должности

составителя описи                  Личная подпись            И.О. Фамилия

ДД.ММ.ГГГГ

СОГЛАСОВАНО                                                СОГЛАСОВАНО (2)

Наименование должности руководителя              Протокол ЭК структурного

подразделения

Личная подпись             И.О. Фамилия          от ____________ N ______

ДД.ММ.ГГГГ

______________________________

(1) Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.

(2) При наличии ЭК структурного подразделения.

Заместитель главы администрации - руководитель аппарата

С.А. Глазьев

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 26
к Инструкции

                                                                    Форма

Администрация городского округа город Воронеж Правовое управление ОПИСЬ N ____________ дел временного хранения за ________________ год	УТВЕРЖДАЮ Руководитель правового управления
	Личная подпись	И.О. Фамилия
	ДД.ММ.ГГГГ

Название раздела (структурного подразделения администрации городского округа город Воронеж)
N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Кол-во дел	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данный раздел описи внесено __________________________________ ед. хр.,

                                      (цифрами и прописью)

с N _________________________ по N ________________________, в том числе:

литерные номера: ________________________________________________________

пропущенные номера: _____________________________________________________

Наименование должности

составителя описи               Личная подпись               И.О. Фамилия

ДД.ММ.ГГГГ

Заместитель главы администрации - руководитель аппарата

С.А. Глазьев

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 27
к Инструкции

                                                                    Форма

Администрация городского округа город Воронеж Фонд N ______________ ОПИСЬ N ____________ дел по личному составу за _______________ год	УТВЕРЖДАЮ Руководитель
	Личная подпись	И.О. Фамилия
	ДД.ММ.ГГГГ

Название раздела (структурного подразделения администрации городского округа город Воронеж)
N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения дела (тома, части)	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данный раздел описи внесено __________________________________ ед. хр.,

                                    (цифрами и прописью)

с N _______________________________ по N __________________, в том числе:

литерные номера: ________________________________________________________

пропущенные номера: _____________________________________________________

Наименование должности

составителя описи              Личная подпись                И.О. Фамилия

ДД.ММ.ГГГГ

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК администрации городского округа город Воронеж от ___________________ N _________

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК управления делами Воронежской области от ___________________ N _________

Заместитель главы администрации - руководитель аппарата

С.А. Глазьев

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 28
к Инструкции

                                                                    Форма

                   ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ____________

В деле подшито и пронумеровано __________________________________ листов,

                                      (цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов: _________________________________________________

пропущенные номера листов: ______________________________________________

листов внутренней описи: ________________________________________________

Наименование должности

составителя                      Личная подпись              И.О. Фамилия

ДД.ММ.ГГГГ

Заместитель главы администрации - руководитель аппарата

С.А. Глазьев

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 29
к Инструкции

                                                                    Форма

Наименование структурного подразделения

АКТ ___________ N ________ ______________________ (место составления) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

УТВЕРЖДАЮ Руководитель Личная подпись И.О. Фамилия ДД.ММ.ГГГГ

На основании ____________________________________________________________

                   (название и выходные данные перечня документов

                         с указанием сроков их хранения)

_________________________________________________________________________

отобраны к  уничтожению  как не  имеющие  научно-исторической  ценности и

утратившие практическое значение документы фонда N ______________________

                                                      (название фонда)

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок документов	Крайние даты	Номера описей	Индекс дела по номенклатуре или N дела по описи	Кол-во ед. хр.	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого __________________________ ед. хр. за ________________________ годы

        (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ___________________ годы утверждены, по

личному составу согласованы с ЭК и ЭПК.

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов                 Личная подпись           И.О. Фамилия

ДД.ММ.ГГГГ

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от __________ N ________________

Документы в количестве _________________________________________ ед. хр.,

                                  (цифрами и прописью)

весом _________ кг сданы в ______________________________________________

                                   (наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от _____________ N _________

Наименование должности работника,

сдавшего документы                     Личная подпись        И.О. Фамилия

ДД.ММ.ГГГГ

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности работника архива,

внесшего изменения в учетные документы   Личная подпись      И.О. Фамилия

ДД.ММ.ГГГГ

Заместитель главы администрации - руководитель аппарата

С.А. Глазьев

Приложение N 30
к Инструкции

Перечень
документов, подписываемых главой городского округа город Воронеж, должностными лицами администрации городского округа город Воронеж, заверяемых большой печатью с изображением герба городского округа город Воронеж

1. Представления к награждению, наградные листы.

2. Договоры, соглашения и разрешения.

3. Доверенности, в т.ч. доверенности на ведение дел в суде.

4. Документы, связанные с размещением муниципального заказа.

5. Банковские карточки.

6. Командировочные удостоверения.

7. Финансовые документы и отчеты, представляемые в казначейство, налоговые и статистические органы, фонды.

8. Документы по кассовым и кредитным операциям, расчетные чеки, приходные ордера, платежные поручения, справки о заработной плате.

9. Акты о выполненных работах и предоставленных услугах.

10. Акты ревизии, инвентаризации, приема-передачи товарно-материальных ценностей.

11. Гарантийные письма.

12. Учредительные документы.

13. Свидетельства о регистрации устава территориального общественного самоуправления.

14. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

Заместитель главы администрации - руководитель аппарата

С.А. Глазьев

Приложение N 31
к Инструкции

Перечень
документов, на которых проставляется оттиск малой печати с изображением герба городского округа город Воронеж

1. Временные пропуска в здание администрации городского округа город Воронеж.

2. Удостоверения личности работников.

3. Почетные грамоты администрации городского округа город Воронеж.

4. Благодарности главы городского округа город Воронеж.

5. Благодарственные письма.

6. Архивные выписки и справки по архиву администрации городского округа город Воронеж.

7. Пропуска в зоны проведения администрацией городского округа город Воронеж массовых мероприятий.

8. Иные нефинансовые документы по материально-техническому обеспечению и снабжению администрации городского округа город Воронеж.

Заместитель главы администрации - руководитель аппарата

С.А. Глазьев

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 32
к Инструкции

                                                                    Форма

                                ЖУРНАЛ

                     учета выдачи печатей и штампов

N п/п	Оттиски печатей и штампов	Наименование подразделения, где хранятся печати и штампы		Расписка в обратном приеме и дата	Отметка об уничтожении
		Ф.И.О. ответственного лица	Дата и расписка в получении
1	2	3	4	5	6

Заместитель главы администрации - руководитель аппарата

С.А. Глазьев