Распоряжение Администрации городского округа города Воронеж от 9 февраля 2018 г. N 97-р "О развитии системы управления проектной деятельностью в администрации городского округа город Воронеж" (с изменениями и дополнениями)

Распоряжение Администрации городского округа города Воронеж от 9 февраля 2018 г. N 97-р
"О развитии системы управления проектной деятельностью в администрации городского округа город Воронеж"

В целях развития системы управления проектной деятельностью в администрации городского округа город Воронеж и структурных подразделениях администрации городского округа город Воронеж и совершенствования системы муниципального управления:

1. Утвердить прилагаемые:

- Положение о системе управления проектной деятельностью в администрации городского округа город Воронеж;

- Регламент инициации проектов и программ в администрации городского округа город Воронеж;

- Регламент управления проектами и программами в администрации городского округа город Воронеж.

2. Признать утратившим силу распоряжение администрации городского округа город Воронеж от 19.06.2017 N 446-р "Об утверждении Положения об организации проектной деятельности в администрации городского округа город Воронеж".

3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения оставляю за собой.

Временно исполняющий обязанности главы городского округа город Воронеж

В.Ю. Кстенин

Утверждено
распоряжением
администрации
городского округа
город Воронеж
от 09.02.2018 N 97-р

Положение
о системе управления проектной деятельностью в администрации городского округа город Воронеж

1. Общие положения

1.1. Положение о системе управления проектной деятельностью в администрации городского округа город Воронеж (далее - Положение) определяет основные принципы организации проектной деятельности в администрации городского округа город Воронеж и структурных подразделениях администрации городского округа город Воронеж.

1.2. Настоящее Положение разработано с учетом следующих документов в области проектного управления:

- Положение об организации проектной деятельности в Правительстве Российской Федерации, утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 15.10.2016 N 1050;

- Национальный стандарт ГОСТ Р 54869-2011 "Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом";

- Национальный стандарт ГОСТ Р 54871-2011 "Проектный менеджмент. Требование к управлению программой";

- Национальный стандарт ГОСТ Р 54870-2011 "Проектный менеджмент. Требования к управлению портфелем";

- Национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 21500-2014 "Руководство по управлению проектами";

- Методические рекомендации по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти, утвержденные распоряжением Министерства экономического развития Российской Федерации от 14.04.2014 N 26Р-АУ.

2. Основные понятия, используемые в настоящем Положении

2.1. Объекты управления и основные элементы проектной деятельности

2.1.1. Проектная деятельность - деятельность, связанная с инициированием, подготовкой, реализацией и завершением проектов (программ).

2.1.2. Портфель - совокупность проектов и (или) программ, объединенных в целях эффективного управления для достижения стратегических целей.

2.1.3. Компонент портфеля - проект или программа, реализуемые в рамках портфеля.

2.1.4. Программа - комплекс взаимосвязанных проектов и мероприятий, объединенных общей целью и координируемых совместно в целях повышения общей результативности и управляемости.

2.1.5. Проект - комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленных на достижение уникальных результатов в условиях временных и ресурсных ограничений.

2.1.6. Приоритетный проект (программа) - проект (программа), определенный президиумом Совета при Президенте Российской Федерации по стратегическому развитию и приоритетным проектам и предусматривающий участие городского округа город Воронеж.

2.1.7. Стратегический проект (программа) - проект (программа), направленный на достижение целей и показателей социально-экономического развития городского округа город Воронеж и соответствующий критериям отбора проектов (программ).

2.1.8. Региональный проект (программа) - проект (программа), инициируемый правительством Воронежской области или исполнительными органами государственной власти Воронежской области, в которых принимает участие администрация городского округа город Воронеж или структурные подразделения администрации городского округа город Воронеж, или стратегический проект (программа), включенные в портфель проектов и программ Воронежской области.

2.1.9. Инфраструктурный проект управы района городского округа город Воронеж - проект, направленный на создание объектов инфраструктуры района городского округа город Воронеж и характеризующийся высокой социальной значимостью для жителей района городского округа город Воронеж. Инфраструктурный проект решает задачи, которые стоят перед управой района городского округа город Воронеж, относятся к сфере ее полномочий, но выходят за рамки текущей процессной деятельности.

2.1.10. Жизненный цикл проекта (программы) - последовательность из четырех стадий: инициация, подготовка, реализация и завершение.

2.1.11. Гибкая методология - способ реализации проекта, предполагающий командную работу непродолжительными фиксированными временными промежутками (спринтами), каждый из которых завершается созданием одного из результатов проекта (части результата проекта) и корректировкой планов и перечня работ на основании обратной связи, полученной от куратора проекта, функционального заказчика проекта и при необходимости заинтересованных сторон проекта.

2.1.12. Каскадная методология - способ реализации проекта (программы), основанный на последовательном прохождении всех стадий жизненного цикла. Переход к следующей стадии жизненного цикла проекта (программы) возможен только после завершения предыдущей стадии и принятия соответствующего решения Проектным комитетом (для инфраструктурных проектов - руководителем управы района городского округа город Воронеж).

2.1.13. Параметры проекта (программы) - сведения о проекте (программе), количественные и качественные характеристики проекта (программы) (сроки, стоимость, ресурсы, риски и другие).

2.1.14. Контрольная точка (веха) - значимое событие проекта (программы), отражающее получение результатов проекта (программы). Контрольная точка формулируется в форме завершенного действия и в отличие от работы не имеет длительности, имеет только срок окончания.

2.1.15. Спринт - фиксированный промежуток времени (не более месяца), в рамках которого команда проекта выполняет часть работ, необходимых для достижения результатов проекта. Подготовка паспорта проекта является нулевым спринтом.

2.1.16. Мероприятие - набор связанных работ, выполняемых для достижения цели, показателей и результатов проекта (программы).

2.1.17. Работа - действие, входящее в состав мероприятия и имеющее сроки начала и окончания.

2.1.18. Результат проекта (программы) - измеримый эффект, получаемый при реализации проекта (программы).

2.1.19. Предложение по проекту (программе) - документ, содержащий информацию, необходимую для принятия решения о возможности реализации комплекса мероприятий в формате проекта (программы) (в том числе наименование проекта (программы), основания для инициации, связь с документами стратегического планирования, оценка сроков и стоимости проекта (программы), результаты, ключевые участники).

2.1.20. Паспорт проекта (программы) - документ, содержащий детальную информацию о параметрах проекта (программы) (в том числе показатели проекта (программы), команду проекта (программы), заинтересованные стороны, бюджет, план по контрольным точкам, план управления рисками, план коммуникаций) и выступающий основой для сравнения, отслеживания и мониторинга реализации проекта (программы).

2.1.21. Дорожная карта - документ, содержащий поэтапный план выполнения работ, обеспечивающих достижение цели, показателей и результатов проекта.

2.1.22. Отчет по статусу проекта (программы) - документ, содержащий информацию о текущем состоянии проекта (программы) (в том числе выполненные работы, пройденные контрольные точки, наступившие риски, выявленные изменения за отчетный период) и прогнозы на предстоящий отчетный период проекта (программы).

2.1.23. Итоговый отчет по проекту (программе) - документ, содержащий оценку успешности реализации проекта(программы) (в том числе достижения цели, показателей и результатов проекта (программы), соблюдения сроков и контрольных точек, бюджета, наступления рисков), оценку качества работы и взаимодействия команды проекта (программы), а также обобщенный опыт и рекомендации.

2.2. Субъекты управления проектной деятельностью

2.2.1. Комитет управления проектами при главе городского округа город Воронеж (Проектный комитет) - высший коллегиальный координационно-контрольный орган в системе управления проектной деятельностью администрации городского округа город Воронеж, образованный в целях принятия управленческих решений в части развития системы управления проектной деятельностью и осуществления верхнеуровневого контроля инициации, подготовки, реализации и завершения проектов (программ).

2.2.2. Городской проектный офис - орган управления проектной деятельностью, обеспечивающий деятельность Проектного комитета, организацию сбора предложений по проектам (программам), взаимодействие участников проектной деятельности в ходе согласования документов по проектам (программам) и осуществляющий мониторинг проектов и программ.

2.2.3. Координатор проектной деятельности - орган управления проектной деятельностью, обеспечивающий внедрение и развитие системы управления проектной деятельностью в администрации городского округа город Воронеж, осуществляющий информационную, аналитическую, методологическую и методическую поддержку проектной деятельности.

2.2.4. Команда проекта (программы) - совокупность лиц, объединенных во временную организационную структуру для выполнения работ проекта (программы).

Команда проекта состоит из управленческой группы проекта (функциональный заказчик проекта, куратор проекта и руководитель проекта) и рабочей группы проекта (администратор проекта, руководители направлений и исполнители).

Команда программы состоит из управленческой группы программы (функциональный заказчик программы, куратор программы, руководитель программы и руководители проектов, входящих в состав программы) и рабочей группы программы (администратор программы, рабочие группы проектов и исполнители мероприятий, входящих в состав программы).

2.2.5. Инициатор проекта (программы) - сотрудник структурного подразделения администрации городского округа город Воронеж, муниципального учреждения, предприятия или представитель общественного объединения, направивший предложение по проекту (программе).

2.2.6. Куратор проекта (программы) - первый заместителей главы администрации, заместитель главы администрации или руководитель управы района городского округа город Воронеж, отвечающий за обеспечение проекта (программы) ресурсами, осуществляющий верхнеуровневый контроль реализации проекта (программы) и разрешение вопросов, выходящих за рамки полномочий руководителя проекта (программы).

2.2.7. Функциональный заказчик проекта (программы) - руководитель или заместитель руководителя структурного подразделения администрации городского округа город Воронеж, являющегося владельцем результатов проекта (программы).

2.2.8. Руководитель проекта (программы) - муниципальный служащий администрации городского округа город Воронеж, обладающий необходимым уровнем квалификации в сфере проектного управления, наделенный необходимыми полномочиями, отвечающий за достижение результатов проекта (программы), руководящий процессами подготовки, исполнения, контроля и завершения проекта (программы) и осуществляющий оперативное управление проектом (программой).

2.2.9. Руководитель направления - лицо, определенное руководителем проекта, отвечающее за организацию работы участников команды проекта по одному из направлений проекта.

2.2.10. Администратор проекта (программы) - лицо, определенное руководителем проекта (программы), обеспечивающее процесс подготовки проекта (программы), формирование отчетности, сопровождение согласования и ведение проектной документации, мониторинг реализации проекта (программы), организацию совещаний и оказание иной административной поддержки руководителю проекта (программы). По решению главы городского округа город Воронеж функции администратора проекта (программы) на время реализации проекта (программы) могут быть возложены на Координатора проектной деятельности.

2.2.11. Исполнитель - лицо, ответственное за непосредственное выполнение работ мероприятия, проекта или программы.

2.2.12. Заинтересованные стороны - лица или организации, которые могут влиять на проект (программу) или которые подвержены влиянию со стороны проекта (программы).

3. Участники проектной деятельности

3.1. Организационная структура системы управления проектной деятельностью в администрации городского округа город Воронеж включает в себя:

а) Комитет управления проектами при главе городского округа город Воронеж (далее - Проектный комитет);

б) Городской проектный офис;

в) Координатора проектной деятельности.

Функции, права, состав, порядок формирования и работы Проектного комитета устанавливаются Положением о Комитете управления проектами при главе городского округа город Воронеж, утверждаемым распоряжением администрации городского округа город Воронеж.

Функции Городского проектного офиса осуществляются управлением главы городского округа администрации городского округа город Воронеж.

Функции Координатора проектной деятельности осуществляются муниципальным казенным учреждением городского округа город Воронеж "Агентство по созданию и развитию системы управления проектной деятельностью".

3.2. Ролевая структура проекта (программы) представляет собой:

а) инициатор проекта (программы);

б) куратор проекта (программы);

в) функциональный заказчик проекта (программы);

г) руководитель проекта (программы);

д) администратор проекта (программы);

е) исполнители.

В зависимости от масштаба в проекте (программе) могут быть назначены руководители направлений.

3.3. По решению Проектного комитета могут создаваться экспертные и общественно-деловые советы, выполняющие функции по подготовке заключений на документы по проекту (программе), предложений по увеличению выгод от проекта и предупреждению рисков, участию в приемке промежуточных и окончательных результатов проекта (программы).

4. Классификация объектов управления

4.1. К проектам (программам), в реализации которых принимает участие администрация городского округа город Воронеж, относятся:

а) приоритетные проекты (программы);

б) региональные проекты (программы);

в) стратегические проекты (программы);

г) инфраструктурные проекты управ районов городского округа город Воронеж (далее - инфраструктурные проекты).

4.2. В отношении приоритетных проектов (программ) проектная деятельность осуществляется на основании нормативных правовых актов администрации городского округа город Воронеж, если в документах, являющихся основанием для подготовки предложения по приоритетному проекту (программе), отсутствуют требования к управлению приоритетным проектом (программой) в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15.10.2016 N 1050 и методическими рекомендациями Федерального проектного офиса.

4.3. В отношении региональных проектов (программ) проектная деятельность осуществляется на основании нормативных правовых актов Воронежской области и других методических документов Регионального проектного офиса.

4.4. В отношении стратегических проектов (программ) решения в рамках проектной деятельности принимает Проектный комитет.

4.5. Для стратегических проектов (программ) Городской проектный офис в обязательном порядке проводит оценку возможности реализации комплекса мероприятий в формате стратегического проекта (программы). Критерии отбора проектов (программ) определяются Регламентом инициации проектов и программ в администрации городского округа город Воронеж, утверждаемым распоряжением администрации городского округа город Воронеж.

4.6. В отношении инфраструктурных проектов решения в рамках проектной деятельности принимает руководитель управы района городского округа город Воронеж.

5. Управление проектами и программами

5.1. Целью управления проектами и программами является обеспечение прозрачности, обоснованности и своевременности принимаемых решений в администрации городского округа город Воронеж и повышение эффективности внутриведомственного и межведомственного взаимодействия структурных подразделений администрации городского округа город Воронеж.

5.2. Задачей стадии "Инициация" является формальная инициация проекта (программы), то есть принятие решения о целесообразности реализации комплекса мероприятий в формате проекта (программы), назначение куратора, функционального заказчика и руководителя проекта (программы) и предоставление им полномочий для продолжения работы.

Контрольной точкой стадии "Инициация" является утверждение предложения по проекту (программе) на заседании Проектного комитета (для инфраструктурных проектов - утверждение руководителем управы района городского округа).

5.3. Задачей стадии "Подготовка" является принятие решения о начале выполнения работ по проекту (программе), то есть детальное определение целей, результатов, команды проекта (программы)и других параметров проекта (программы).

Контрольной точкой стадии "Подготовка" является утверждение паспорта проекта (программы) на заседании Проектного комитета (для инфраструктурных проектов - утверждение дорожной карты руководителем управы района городского округа), в соответствии с которым будут выполнены работы и относительно которого будет осуществляться мониторинг и контроль реализации проекта (программы).

5.4. Задачей стадии "Реализация" является организация и выполнение работ проекта, обеспечивающих достижение цели и получение результатов проекта (программы) в соответствии с паспортом проекта (программы) (для инфраструктурных проектов - в соответствии с дорожной картой).

Руководитель проекта совместно с командой проекта принимает решение о реализации проекта с применением гибкой методологии и (или) каскадной методологии. Гибкая методология может быть применена не только к проекту в целом, но и к отдельному направлению или блоку работ проекта.

Реализация программы осуществляется с применением каскадной методологии. Отдельные проекты и мероприятия, входящие в состав программы, могут быть реализованы с применением гибкой методологии.

Контрольной точкой стадии "Реализация" является достижение цели, показателей и результатов проекта (программы).

5.5. В процессе реализации проекта (программы) руководитель проекта (программы) осуществляет оперативное управление и мониторинг проекта (программы), в том числе посредством проведения регулярных собраний команды проекта (программы), в ходе которых производится обмен информацией о выполненных и планируемых к выполнению работах, а также о возникших трудностях в ходе выполнения работ.

5.6. Верхнеуровневый мониторинг реализации проекта (программы) осуществляется с помощью отчета по статусу проекта (программы), формируемого руководителем проекта (программы) на основании сведений участников команды проекта (программы).

Отчет по статусу стратегического проекта (программы) направляется в Городской проектный офис для рассмотрения на заседании Проектного комитета.

Отчет по статусу инфраструктурного проекта предоставляется для проверки на соответствие методологии Координатору проектной деятельности и при отсутствии замечаний направляется на утверждение куратору проекта.

5.7. Задачей стадии "Завершение" является формальное закрытие проекта (программы), то есть подготовка и анализ информации об итогах проекта (программы) для последующего применения полученного опыта.

Контрольной точкой стадии "Завершение" является утверждение итогового отчета по проекту (программе) на заседании Проектного комитета (для инфраструктурных проектов - утверждение итогового отчета по проекту руководителем управы района городского округа).

5.8. В случае несоответствия полученных результатов запланированным на любой из стадий жизненного цикла проекта (программы) Проектный комитет (для инфраструктурных проектов - руководитель управы района городского округа) вправе принять решение о возвращении к началу текущей стадии жизненного цикла, доработке результатов проекта (программы), приостановлении или преждевременном завершении проекта (программы).

5.9. Последовательность действий и порядок взаимодействия участников проектной деятельности в процессе управления проектами и программами определяются Регламентом инициации проектов и программ в администрации городского округа город Воронеж, Регламентом управления проектами и программами в администрации городского округа город Воронеж, Регламентом завершения проектов и программ в администрации городского округа город Воронеж и Регламентом управления имениями в проектах и программах в администрации городского округа город Воронеж, утверждаемыми распоряжением администрации городского округа город Воронеж.

6. Управление портфелем проектов и программ

6.1. Целью управления портфелем является повышение эффективности распределения ресурсов для достижения целей и показателей социально-экономического развития городского округа город Воронеж посредством обеспечения связи между уровнем стратегического управления и уровнем управления проектами и программами в администрации городского округа город Воронеж.

6.2. Управление портфелем представляет собой последовательность повторяющихся с определенной цикличностью процессов:

а) обеспечение управления портфелем проектов и программ;

б) формирование портфеля проектов и программ;

в) мониторинг и контроль портфеля проектов и программ.

6.3. Задачей процесса "Обеспечение управления портфелем" является определение Проектным комитетом приоритетов, основных параметров и ограничений портфеля, а также процедур управления портфелем.

6.4. Задачей процесса "Формирование портфеля" является формирование оптимального перечня компонентов портфеля для достижения целей и показателей социально-экономического развития города с учетом заданных в рамках предыдущего процесса требований и ограничений.

6.5. Задачей процесса "Мониторинг и контроль портфеля" является осуществление мониторинга и контроля достижения показателей портфеля, а также своевременное выявление отклонений текущих показателей от плановых и оперативное внесение корректирующих действий для их устранения.

6.6. Последовательность действий и порядок взаимодействия участников проектной деятельности в процессе управления портфелем определяется Регламентом управления портфелем проектов и программ в администрации городского округа город Воронеж, утверждаемым распоряжением администрации городского округа город Воронеж.

Директор МКУ "Агентство управления проектами"

А.О. Калтыков

Утвержден
распоряжением
администрации
городского округа
город Воронеж
от 09.02.2018 N 97-р

Регламент
инициации проектов и программ в администрации городского округа город Воронеж

1. Общие положения

1.1. Регламент инициации проектов и программ в администрации городского округа город Воронеж (далее - Регламент) устанавливает требования к содержанию предложения по проекту (программе), порядок его подготовки и рассмотрения.

1.2. Предложение по проекту (программе) оформляется с целью определения возможности реализации комплекса мероприятий в формате проекта (программы).

1.3. Основанием для подготовки предложения по проекту (программе) могут являться параметры и приоритеты, определенные Проектным комитетом, нормативные правовые акты, решения и (или) поручения главы городского округа город Воронеж, содержащие указание на необходимость реализации комплекса мероприятий структурными подразделениями администрации городского округа город Воронеж.

1.4. При отсутствии в документах, являющихся основанием для подготовки предложения по приоритетному проекту (программе), требований о соблюдении постановления Правительства Российской Федерации от 15.10.2016 N 1050 и методических рекомендаций Федерального проектного офиса приоритетный проект инициируется согласно настоящему Регламенту.

1.5. Понятия, используемые в настоящем Регламенте, применяются в значениях, установленных Положением о системе управления проектной деятельностью в администрации городского округа город Воронеж (далее - Положение).

2. Инициация стратегических проектов (программ)

2.1. Подготовка предложения по проекту (программе)

2.1.1. Предложение по проекту (программе) подготавливается инициатором проекта (программы) по форме, указанной в Приложении N 1 к настоящему Регламенту.

К предложению по программе инициатор программы прилагает Перечень проектов и мероприятий программы (Приложение N 2 к настоящему Регламенту) и предложения по проектам, входящим в состав стратегической программы.

2.1.2. Содержащийся в предложении по проекту комплекс мероприятий, предлагаемый для реализации в формате стратегического проекта, должен соответствовать следующим критериям отбора проектов:

- комплекс мероприятий соответствует понятию "проект", то есть направлен на достижение уникальных результатов в условиях временных и ресурсных ограничений;

- в реализации комплекса мероприятий задействованы несколько структурных подразделений администрации городского округа город Воронеж;

- комплекс мероприятий направлен на достижение целей и показателей стратегического плана социально-экономического развития городского округа город Воронеж;

- комплекс мероприятий требует тщательного планирования и контроля, так как связан с высокой степенью неопределенности и рискованности;

- реализация комплекса мероприятий не началась или началась, но темпы хода работ позволяют инициировать и спланировать проект.

2.1.3. Содержащийся в предложении по программе комплекс мероприятий, предлагаемый для реализации в формате стратегической программы, должен соответствовать следующим критериям отбора программ:

- цели и (или) показатели, на достижение которых направлена реализация комплекса мероприятий, разнородны;

- цели и (или) показатели, на достижение которых направлена реализация комплекса мероприятий, могут быть достигнуты, в том числе за счет использования результатов, полученных в ходе реализации комплекса мероприятий;

- комплекс мероприятий является масштабным, то есть внутри него можно выделить несколько отдельных проектов.

Проекты, входящие в состав стратегической программы, должны соответствовать критериям отбора проектов.

2.1.4. После подготовки предложения по проекту и до его направления в Городской проектный офис инициатор проекта согласовывает с потенциальными куратором проекта и руководителем проекта предложение по проекту и их участие в проекте.

После подготовки предложения по программе и до его направления в Городской проектный офис инициатор программы согласовывает с потенциальными куратором программы, руководителем программы и руководителями проектов предложение по программе и прилагаемые к нему документы, а также их участие в программе.

Если инициатор проекта (программы) не является функциональным заказчиком проекта (программы), то после подготовки предложения по проекту (программе) и до его направления в Городской проектный офис инициатор проекта (программы) согласовывает с потенциальным функциональным заказчиком проекта (программы) предложение по проекту (программе) и его участие в проекте (программе).

2.1.5. Предложение по проекту (программе) с отметками лиц, указанных в п. 2.1.4 настоящего Регламента, направляются в Городской проектный офис посредством электронной почты или системы электронного документооборота "Аврора" (далее - СЭД "Аврора") в виде приложений к сопроводительному письму инициатора проекта (программы).

2.2. Рассмотрение предложения по проекту (программе)

2.2.1. В течение 2 рабочих дней с момента получения предложения по проекту (программе) Городской проектный офис проверяет поступившее предложение по проекту (программе) на достаточность информации для проведения оценки соответствия комплекса мероприятий критериям отбора проектов (программ) и при отсутствии замечаний регистрирует поступившее предложение по проекту (программе) в Реестре предложений (Приложение N 3 к настоящему Регламенту).

В случае недостаточности информации Городской проектный офис в праве не допустить предложение по проекту (программе) для дальнейшего рассмотрения и направить его инициатору проекта (программы) на доработку с указанием конкретного срока исправления замечаний.

2.2.2. Не позднее 1 рабочего дня с момента регистрации предложения по проекту (программе) в Реестре предложений Городской проектный офис уведомляет инициатора проекта (программы) о дальнейшем рассмотрении предложения по проекту (программе).

2.2.3. В течение 3 рабочих дней с момента регистрации предложения по проекту в Реестре предложений Городской проектный офис проводит оценку соответствия комплекса мероприятий, содержащегося в предложении по проекту, критериям отбора проектов.

В течение 5 рабочих дней с момента регистрации предложения по программе в Реестре предложений Городской проектный офис проводит оценку соответствия комплекса мероприятий, содержащегося в предложении по программе, критериям отбора программ и оценку соответствия проектов, входящих в состав стратегической программы, критериям отбора проектов.

По итогам проведенной оценки Городским проектным офисом готовится заключение о соответствии комплекса мероприятий, содержащегося в предложении по проекту (программе), критериям отбора проектов (программ) по форме, указанной в Приложении N 4 к настоящему Регламенту, где принимается одно из следующих решений:

- согласовать возможность реализации комплекса мероприятий в формате стратегического проекта (программы);

- отклонить возможность реализации комплекса мероприятий в формате стратегического проекта (программы).

Городской проектный офис вправе инициировать проведение Координатором проектной деятельности дополнительной оценки соответствия комплекса мероприятий, содержащегося в предложении по (проекту) программе, критериям отбора проектов (программ).

2.2.4. Комплекс мероприятий, по которому есть решение главы городского округа город Воронеж о целесообразности его реализации в формате стратегического проекта (программы), не подлежит оценке соответствия критериям отбора проектов (программ).

2.2.5. Приоритетный проект (программа), инициируемый в соответствии с настоящим Регламентом, не подлежит оценке соответствия критериям отбора проектов (программ).

2.2.6. После принятия решения о возможности реализации комплекса мероприятий, обозначенных в предложении по проекту (программе), в формате стратегического проекта (программы) Городской проектный офис посредством СЭД "Аврора" направляет на согласование предложение по проекту (программе):

- Координатору проектной деятельности для подтверждения соответствия предложения по проекту (программе) нормативным правовым актам администрации городского округа город Воронеж и другим методическим документам в сфере проектной деятельности (далее - методология);

- в управление финансово-бюджетной политики для подтверждения возможности выполнения бюджетных обязательств по стратегическому проекту (программе);

- в управление стратегического планирования и программ развития для подтверждения соответствия стратегического проекта (программы) целям и показателям стратегического плана социально-экономического развития городского округа город Воронеж;

- заинтересованным структурным подразделениям администрации городского округа город Воронеж.

2.2.7. В течение 5 рабочих дней согласующие стороны, указанные в п. 2.2.6 настоящего Регламента, рассматривают предложение по проекту (программе) и принимают одно из следующих решений, отметку о котором фиксируют в Листе согласований, подготовленном в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в администрации городского округа город Воронеж:

- согласовано (в случае полного согласия с содержанием предложения по проекту (программе));

- согласовано с замечаниями (в случае согласия с содержанием предложения по проекту (программе) при условии внесения предлагаемых изменений);

- не согласовано (если, по мнению согласующей стороны, требуется внесение значительных изменений в предложение по проекту (программе)).

2.2.8. После получения сведений о принятых согласующими сторонами решениях по результатам согласования предложения по проекту (программе) Городской проектный офис в течение 2 рабочих дней определяет необходимость возвращения предложения по проекту (программе) инициатору проекта (программы) на доработку.

2.2.9. При наличии замечаний инициатор проекта (программы) осуществляет доработку предложения по проекту (программе) в течение 5 рабочих дней со дня получения замечаний согласующих сторон.

2.2.10. Не позднее даты истечения срока, отведенного на доработку, инициатор проекта (программы) повторно направляет предложение по проекту (программе) на согласование в Городской проектный офис.

2.2.11. Не позднее 5 рабочих дней с момента согласования предложения по проекту (программе) Городской проектный офис направляет в адрес председателя Проектного комитета предложение о включении вопроса по рассмотрению согласованного предложения по проекту (программе) в повестку ближайшего заседания Проектного комитета с приложением следующих документов:

- согласованное предложение по проекту (программе);

- перечень проектов и мероприятий программы и предложения по проектам, входящим в состав программы (приложения к предложению по программе);

- заключение Городского проектного офиса о соответствии комплекса мероприятий критериям отбора проектов (программ);

- заключение Координатора проектной деятельности о соответствии предложения по проекту (программе) методологии;

- презентацию предложения по проекту (программе);

- доклад инициатора проекта (программы).

2.2.12. На заседании Проектного комитета инициатор проекта (программы) представляет предложение по проекту (программе) и доказывает целесообразность реализации комплекса мероприятий, содержащегося в предложении по проекту (программе), в формате проекта (программы).

2.2.13. Проектный комитет рассматривает предложение по проекту (программе) и принимает одно из следующих решений:

- утвердить предложение по проекту (программе), инициировать проект (программу);

- утвердить предложение по проекту (программе) с замечаниями, инициировать проект (программу) при условии внесения предлагаемых изменений;

- направить предложение по проекту (программе) на доработку;

- отклонить предложение по проекту (программе).

2.2.14. Вместе с утверждением предложения по проекту (программе) Проектный комитет утверждает состав управленческой группы стратегического проекта (программы) и определяет срок разработки и предоставления паспорта проекта (программы) в Городской проектный офис. Для стратегической программы Проектный комитет также утверждает Перечень проектов и мероприятий программы.

2.2.15. Утвержденное предложение по проекту (программе) вносится в Реестр проектов и программ администрации городского округа город Воронеж (далее - Реестр проектов и программ). Реестр проектов и программ ведется Городским проектным офисом по форме, указанной в Приложении N 5 к настоящему Регламенту.

2.2.16. В случае утверждения предложения по проекту (программе) с замечаниями инициатор проекта (программы) не позднее даты истечения срока, отведенного на исправление замечаний, направляет в Городской проектный офис исправленное предложение по проекту (программе). Городской проектный офис рассматривает исправленное предложение по проекту (программе) и вносит его в Реестр проектов и программ при условии исправления всех замечаний.

2.2.17. При направлении предложения по проекту (программе) на доработку, повторная инициация проекта (программы) проводится в порядке, установленном настоящим Регламентом.

2.2.18. Схема инициации стратегического проекта (программы) приведена в Приложении N 6 к настоящему Регламенту.

3. Инициация инфраструктурных проектов

3.1. Предложение по инфраструктурному проекту подготавливается по форме, указанной в Приложении N 1.

3.2. Инициатор инфраструктурного проекта направляет Координатору проектной деятельности предложение по проекту, согласованное с потенциальным руководителем проекта, посредством СЭД "Аврора".

3.3. В течение 5 рабочих дней с момента получения предложения по проекту Координатор проектной деятельности рассматривает предложение по проекту и по итогам его рассмотрения готовит заключение:

- о соответствии предложения по проекту методологии;

- о несоответствии предложения по проекту методологии.

Заключение о несоответствии предложения по проекту методологии готовится в случае несоответствия предложения по проекту установленной форме (в том числе при неполном указании или указании недостоверных сведений) и содержит обоснованные замечания, а также предложения по их устранению и конкретный срок исправления замечаний.

3.4. В случае привлечения в команду инфраструктурного проекта работников других структурных подразделений администрации городского округа город Воронеж предложение по проекту подлежит согласованию с их стороны.

3.5. Решение об инициации инфраструктурного проекта принимается в форме приказа руководителя управы района городского округа город Воронеж, которым утверждаются:

- предложение по проекту;

- кандидатура руководителя проекта;

- сроки разработки дорожной карты инфраструктурного проекта.

3.6. Схема инициации инфраструктурного проекта приведена в Приложении N 7 к настоящему Регламенту.

Директор МКУ "Агентство управления проектами"

А.О. Калтыков

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 1
к Регламенту
инициации проектов и программ

                      ПРЕДЛОЖЕНИЕ

                по проекту (программе)

     (Предполагаемое наименование проекта (программы))

Регистрационный номер
Дата регистрации
Тип проекта (программы)

             1. Инициатор проекта (программы)

ФИО инициатора проекта (программы)
Должность инициатора проекта (программы)
Контактные данные инициатора проекта (программы)

              2. Описание проекта (программы)

Обоснование проекта (программы)
Формальные основания для инициации проекта (программы)
Цель (цели) проекта (программы)

Показатели проекта (программы)	N п/п	Наименование показателя	Базовое значение	Целевые значения
Результаты проекта (программы)
Способы достижения цели (целей) и основные мероприятия по проекту (программе)
Оценка длительности проекта (программы)
Оценка бюджета проекта (программы)

       3. Предлагаемая ролевая структура проекта (программы)

Куратор проекта (программы)
Функциональный заказчик проекта (программы)
Руководитель проекта (программы)
Перечень структурных подразделений администрации городского округа город Воронеж, муниципальных учреждений, предприятий и других участников проекта (программы)

          4. Дополнительные сведения по проекту (программе)

Ключевые риски и возможности проекта (программы)
Ограничения по проекту (программе)
Дополнительная информация по проекту (программе)

Инициатор проекта (программы): Должность ______________ И.О. Фамилия

"___"________________ 201_ г.

Директор МКУ "Агентство управления проектами"

А.О. Калтыков

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 2
к Регламенту
инициации проектов и программ

                       ПЕРЕЧЕНЬ

            проектов и мероприятий программы

N	Наименование проекта, мероприятия	Форма реализации	Сроки реализации	Бюджет	Результаты	Руководитель проекта, исполнитель мероприятия

Директор МКУ "Агентство управления проектами"

А.О. Калтыков

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 3
к Регламенту
инициации проектов и программ

                          РЕЕСТР ПРЕДЛОЖЕНИЙ

N п/п	Наименование проекта (программы)	Параметры проекта				Информация о регистрации предложения		Статус предложения по проекту (программе)	Информация о решении Проектного комитета		Примечание
		Форма реализации	Инициатор	Сроки реализации	Бюджет, млн. руб.	Дата регистрации предложения	Регистрационный номер		Решение	Дата и номер документа

Директор МКУ "Агентство управления проектами"

А.О. Калтыков

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 4
к Регламенту
инициации проектов и программ

                             ЗАКЛЮЧЕНИЕ

                о соответствии комплекса мероприятий

                  критериям отбора проектов (программ)

Общие сведения о предложении по проекту (программе)
Регистрационный номер
Дата регистрации
Дата рассмотрения
Наименование проекта (программы)
Инициатор проекта (программы)
Критерии отбора программ
N	Наименование критерия		Оценка						Комментарий
1.	Цели и (или) показатели, на достижение которых направлена реализация комплекса мероприятий, разнородны		Да		Нет		Частично
2.	Цели и (или) показатели, на достижение которых направлена реализация комплекса мероприятий, могут быть достигнуты, в том числе за счет использования результатов, полученных в ходе реализации комплекса мероприятий		Да		Нет		Частично
3.	Комплекс мероприятий является масштабным, то есть внутри него можно выделить несколько отдельных проектов		Да		Нет
Критерии отбора проектов
N	Наименование критерия		Оценка						Комментарий
1.	Комплекс мероприятий соответствует понятию "проект", то есть направлен на достижение уникальных результатов в условиях временных и ресурсных ограничений		Да		Нет		Частично
2.	В реализации комплекса мероприятий задействованы несколько структурных подразделений администрации городского округа город Воронеж		Да		Нет
3.	Комплекс мероприятий направлен на достижение целей и показателей стратегического плана социально-экономического развития городского округа город Воронеж		Да		Нет
4.	Комплекс мероприятий требует тщательного планирования и контроля, так как связан с высокой степенью неопределенности и рискованности		Да		Нет
5.	Реализация комплекса мероприятий не началась или началась, но темпы хода работ позволяют инициировать и спланировать проект		Да		Нет

Сотрудник

Городского проектного офиса: Должность ______________ И.О. Фамилия

Директор МКУ "Агентство управления проектами"

А.О. Калтыков

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 5
к Регламенту
инициации проектов и программ

                    РЕЕСТР ПРОЕКТОВ И ПРОГРАММ

N п/п	Регистрационный номер	Наименование проекта (программы)	Функциональный заказчик проекта (программы)	Куратор проекта (программы)	Руководитель проекта (программы)	Основание для реализации проекта (программы)	Сроки реализации проекта (программы)		Бюджет проекта (программы)	Статус проекта (программы) (стадия/этап)	Примечание
							начало	окончание

Директор МКУ "Агентство управления проектами"

А.О. Калтыков

Приложение N 6
к Регламенту
инициации проектов и программ

Схема
инициации стратегических проектов (программ)

Директор МКУ "Агентство управления проектами"

А.О. Калтыков

Приложение N 7
к Регламенту
инициации проектов и программ

Схема
инициации инфраструктурных проектов

Директор МКУ "Агентство управления проектами"

А.О. Калтыков

Утвержден
распоряжением
администрации
городского округа
город Воронеж
от 09.02.2018 N 97-р

Регламент
управления проектами и программами в администрации городского округа город Воронеж

1. Общие положения

1.1. Регламент управления проектами и программами в администрации городского округа город Воронеж (далее - Регламент) устанавливает последовательность действий и порядок взаимодействия участников проектной деятельности на стадиях "Подготовка" и "Реализация" жизненного цикла проекта (программы) в администрации городского округа город Воронеж и структурных подразделениях администрации городского округа город Воронеж.

1.2. Настоящий Регламент разработан в соответствии с Положением о системе управления проектной деятельностью в администрации городского округа город Воронеж (далее - Положение) и Регламентом инициации проектов и программ в администрации городского округа город Воронеж (далее - Регламент инициации).

1.3. Требования настоящего Регламента распространяются на приоритетные проекты (программы), стратегические проекты (программы) и инфраструктурные проекты администрации городского округа город Воронеж, которые были инициированы в соответствии с Регламентом инициации. Управление такими приоритетными проектами (программами) осуществляется как управление стратегическими проектами (программами).

1.4. Понятия, используемые в настоящем Регламенте, применяются в значениях, установленных Положением.

1.5. В настоящем Регламенте также применяются следующие понятия:

Бэклог результатов проекта - упорядоченный список мероприятий и работ, которые необходимы для реализации проекта. В бэклоге результатов проекта элементы распределяются в порядке приоритета, определяемом функциональным заказчиком и руководителем проекта.

Бэклог спринта - набор элементов бэклога результатов проекта, которые команда проекта планирует выполнить в ближайшем спринте. Эти элементы должны обеспечить достижение цели спринта, а также быть достаточными для достижений контрольной точки и (или) результата проекта.

Владелец результатов проекта - представитель функционального заказчика проекта, имеющий глубокое понимание содержания реализуемого проекта, целей и требуемых результатов, способный и уполномоченный принимать решения по составу и последовательности задач, решаемых в ходе реализации проекта, а также решения по характеристикам создаваемых результатов.

Внутренние участники проекта (программы) - работники структурных подразделений городского округа город Воронеж, муниципальных учреждений и предприятий.

Внешние участники проекта (программы) - представители федеральных органов исполнительной власти, региональных органов исполнительной власти, сторонние физические и юридические лица, участвующие в реализации проекта (программы).

Декомпозиция - метод планирования, предполагающий разбиение содержания и результатов проекта (программы) на более мелкие и легко управляемые элементы до тех пор, пока работы по проекту (программе), связанные с выполнением содержания проекта (программы) и достижения результатов проекта (программы), не будут определены достаточно подробно для реализации, мониторинга и контроля этих работ.

Обзор спринта - совещание, проводимое в конце спринта с целью получения обратной связи от заинтересованных сторон проекта по достигнутым контрольным точкам и результатам проекта, внесению изменений в бэклог результатов проекта и анализа эффективности работы команды в ходе спринта с целью ее улучшения.

План-график проекта (программы) - документ, содержащий плановые сроки выполнения работ проекта (программы) и достижения контрольных точек проекта (программы).

2. Стадия "Подготовка"

2.1. Формирование команды стратегического проекта (программы)

2.1.1. Команда проекта (программы) состоит из управленческой группы проекта (программы) и рабочей группы проекта (программы).

2.1.2. Работники структурных подразделений администрации городского округа город Воронеж, муниципальных учреждений и предприятий включаются в состав команды стратегического проекта (программы) по согласованию с их непосредственными руководителями.

2.1.3. В течение 3 рабочих дней с момента принятия решения Проектным комитетом об инициации проекта (программы) руководитель проекта (программы) посредством электронной почты или системы электронного документооборота "Аврора" (далее - СЭД "Аврора") направляет руководителям структурных подразделений администрации городского округа город Воронеж, муниципальных учреждений и предприятий, заявленным в предложении по проекту (программе), сопроводительные письма о привлечении работников к участию в проекте (программе) и материалы, предоставленные на заседание Проектного комитета для инициации проекта (программы).

2.1.4. Не позднее 5 рабочих дней с момента получения письма о привлечении работников к участию в проекте (программе) руководители структурных подразделений администрации городского округа город Воронеж, муниципальных учреждений и предприятий уведомляют руководителя проекта (программы) о выделении работников для участия или письменно обосновывают отсутствие кадров для участия в проекте (программе).

2.1.5. Муниципальный служащий назначается на проектную роль руководителя направления, администратора проекта (программы) или исполнителя на основании приказа руководителя структурного подразделения администрации, в котором он замещает должность муниципальной службы администрации городского округа город Воронеж.

Работник муниципального учреждения или предприятия администрации городского округа город Воронеж назначается на проектную роль руководителя направления, администратора проекта (программы) или исполнителя на основании приказа руководителя муниципального учреждения или предприятия, в котором он работает.

2.1.6. Включение в рабочую группу проекта (программы) внешних участников осуществляется с их согласия, которое подтверждается письмом внешнего участника в адрес руководителя проекта (программы).

2.1.7. В течение 3 рабочих дней руководитель проекта (программы) формирует состав команды стратегического проекта (программы) по форме, указанной в Приложении N 1 к настоящему Регламенту.

2.1.8. Состав команды стратегического проекта (программы) согласовывается функциональным заказчиком проекта (программы) и утверждается куратором проекта (программы) не позднее 3 рабочих дней с момента его направления руководителем проекта (программы) посредством СЭД "Аврора".

2.1.9. Состав команды стратегического проекта (программы) направляется руководителем проекта (программы) членам команды проекта (программы), Координатору проектной деятельности и в Городской проектный офис не позднее 3 рабочих дней с момента его утверждения.

2.2. Порядок подготовки стратегического проекта (программы)

2.2.1. Основанием для перехода стратегического проекта (программы) на стадию "Подготовка" является утверждение предложения по проекту (программе) на заседании Проектного комитета.

2.2.2. Стадия "Подготовка" стратегического проекта (программы) включает в себя следующие действия:

- формирование команды проекта (программы) в соответствии с подразделом 2.1 настоящего Регламента;

- проведение стартового совещания команды проекта (программы);

- подготовка паспорта и план-графика проекта (программы) (при выборе гибкой методологии - бэклога результатов проекта);

- утверждение паспорта проекта (программы).

2.2.3. Не позднее 5 рабочих дней с момента утверждения состава команды проекта (программы) руководителем проекта (программы) проводится стартовое совещание команды проекта (программы) для определения порядка реализации проекта (программы) и распределения функций среди членов команды проекта (программы).

2.2.4. Стартовое совещание команды проекта проводится руководителем проекта с участием всех членов команды проекта.

Стартовое совещание команды программы проводится руководителем программы с участием всех членов управленческой группы программы, администратора программы и исполнителей мероприятий, входящих в состав программы. Не позднее 3 рабочих дней с момента проведения стартового совещания команды программы руководители проектов, входящих в состав программы, проводят стартовые совещания с участием рабочих групп проектов.

2.2.5. В целях обеспечения единства организации проектной деятельности в администрации городского округа город Воронеж на стартовое совещание команды проекта (программы) приглашается сотрудник Городского проектного офиса или Координатора проектной деятельности.

2.2.6. Определяя порядок реализации проекта, команда проекта выбирает, в том числе подход к управлению проектом - применение гибкой методологии и (или) каскадной методологии. Гибкая методология может быть применена не только к проекту в целом, но и к отдельному направлению или блоку работ проекта.

Управление программой осуществляется только с применением каскадной методологии. Отдельные проекты и внепроектные мероприятия, входящие в состав программы, могут быть реализованы с применением гибкой методологии.

2.2.7. При принятии решения о применении каскадной методологии в ходе управления проектом в течение 15 рабочих дней со дня проведения стартового совещания команды проекта (если иной срок не предусмотрен решением Проектного комитета) руководитель проекта совместно с командой проекта разрабатывает паспорт проекта по форме, указанной в Приложении N 2 к настоящему Регламенту, и план-график проекта по форме, указанной в Приложении N 4 к настоящему Регламенту.

На основании контрольных точек, указанных в паспорте проекта, руководитель проекта совместно с рабочей группой проекта разрабатывает план-график проекта с декомпозицией задач стадии "Реализация" до уровня, позволяющего оценить стоимость и длительность каждого мероприятия и назначить ответственного исполнителя.

Если руководитель проекта совместно с командой проекта принимает решение об управление отдельным направлением проекта или блоком работ при помощи гибкой методологии, то в план-графике проекта напротив соответствующего направления или блока работ указывается информация о применении гибкой методологии, при этом детальное планирование мероприятий не производится.

После подготовки паспорта и план-графика проекта и до их направления в Городской проектный офис руководитель проекта согласовывает проектные документы с куратором и заказчиком проекта.

2.2.8. В течение 20 рабочих дней со дня проведения стартового совещания команды программы (если иной срок не предусмотрен решением Проектного комитета) руководитель программы совместно с командой программы разрабатывает паспорт программы по форме, указанной в Приложении N 3 к настоящему Регламенту, и план-график программы по форме, указанной в Приложении N 4 к настоящему Регламенту.

После подготовки паспорта и план-графика программы и до их направления в Городской проектный офис руководитель программы согласовывает проектные документы с заказчиком и куратором программы и руководителями проектов, входящих в состав программы. Руководители проектов фиксируют отметки о согласовании паспорта программы в Листе согласований, подготовленном в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в администрации городского округа город Воронеж

2.2.9. При принятии решения о применении гибкой методологии в ходе управления проектом в течение 15 рабочих дней со дня проведения стартового совещания команды проекта (если иной срок не предусмотрен решением Проектного комитета) руководитель проекта совместно с куратором и заказчиком проекта формирует бэклог результатов проекта по форме, указанной в Приложении N 5 к настоящему Регламенту.

На основании бэклога результатов проекта руководитель проекта совместно с рабочей группой проекта разрабатывает паспорт проекта по форме, указанной в Приложении N 3 к настоящему Регламенту.

После подготовки бэклога результатов и паспорта проекта и до их направления в Городской проектный офис руководитель проекта согласовывает проектные документы с куратором и заказчиком проекта.

2.2.10. Администратор проекта (программы) обеспечивает процесс подготовки и сопровождает процесс согласования проектных документов.

2.2.11. Проектные документы с отметками лиц, входящих в управленческую группу проекта (программы), направляются администратором проекта (программы) в Городской проектный офис посредством СЭД "Аврора".

2.2.12. В течение 3 рабочих дней Городской проектный офис проверяет поступившие проектные документы на соответствие установленным формам и при отсутствии замечаний вносит отметку о поступлении проектных документов в Реестр проектов и программ и направляет их на согласование посредством СЭД "Аврора":

- Координатору проектной деятельности для подтверждения их соответствия нормативным правовым актам администрации городского округа город Воронеж и другим методическим документам в сфере проектной деятельности (далее - методология);

- заинтересованным структурным подразделениям администрации городского округа город Воронеж.

2.2.13. В течение 5 рабочих дней согласующие стороны рассматривают проектные документы и принимают одно из следующих решений, отметку о котором фиксируют в Листе согласований:

- согласовано (в случае полного согласия с содержанием проектных документов);

- согласовано с замечаниями (в случае согласия с содержанием проектных документов при условии внесения предлагаемых изменений);

- не согласовано (если, по мнению согласующей стороны, требуется внесение значительных изменений в проектные документы).

2.2.14. После получения сведений о принятых согласующими сторонами решениях Городской проектный офис в течение 2 рабочих дней определяет необходимость возвращения проектных документов руководителю проекта (программы) на доработку с указанием конкретного срока исправления замечаний.

2.2.15. После устранения замечаний проектные документы повторно проверяются Городским проектным офисом. Согласованный паспорт проекта (программы) направляется Городским проектным офисом для рассмотрения на заседании Проектного комитета. Бэклог результатов проекта и план-график проекта (программы) не требуют обязательного рассмотрения на заседании Проектного комитета.

2.2.16. Для включения паспорта проекта (программы) в повестку заседания Проектного комитета администратор проекта (программы) направляет в Городской проектный офис:

- презентацию паспорта проекта (программы);

- доклад руководителя проекта (программы).

2.2.17. По результатам рассмотрения паспорта проекта (программы) Проектный комитет принимает одно из следующих решений:

- утвердить паспорт проекта (программы), начать реализацию проекта (программы);

- утвердить паспорт проекта (программы) с замечаниями, начать реализацию проекта (программы) при условии внесения предлагаемых изменений;

- направить паспорт проекта (программы) на доработку и установить срок для повторного внесения паспорта проекта (программы) на рассмотрение Проектного комитета;

- прекратить работы по проекту (программе).

Вместе с утверждением паспорта проекта (программы) Проектный комитет устанавливает периодичность предоставления отчетов по статусу проекта (программы) в Проектный комитет.

2.2.18. Схема подготовки стратегического проекта (программы) приведена в Приложении N 8 к настоящему Регламенту.

2.3. Порядок подготовки инфраструктурного проекта

2.3.1. Основанием для перехода инфраструктурного проекта на стадию "Подготовка" является утверждение предложения по проекту приказом руководителя управы района городского округа город Воронеж.

2.3.2. Стадия "Подготовка" инфраструктурного проекта включает в себя следующие действия:

- формирование команды проекта;

- проведение стартового совещания команды проекта;

- подготовка дорожной карты;

- утверждение дорожной карты.

2.3.3. Если состав внутренних участников команды инфраструктурного проекта не выходит за рамки управы городского округа город Воронеж и ее подведомственных учреждений, то в течение 5 рабочих дней руководитель проекта формирует состав команды инфраструктурного проекта по форме, указанной в Приложении N 1 к настоящему Регламенту, и утверждает состав команды проекта у куратора проекта.

Привлечение в команду инфраструктурного проекта работников других структурных подразделений администрации городского округа город Воронеж, муниципальных учреждений и предприятий осуществляется по согласованию с их непосредственными руководителями.

2.3.4. Не позднее 5 рабочих дней с момента утверждения состава команды инфраструктурного проекта проводится стартовое совещание команды проекта, в рамках которого руководитель проекта знакомит команду проекта с содержанием проекта, определяет порядок реализации проекта и распределяет функции среди членов команды проекта.

2.3.5. В целях обеспечения единства организации проектной деятельности в администрации городского округа город Воронеж на стартовое совещание команды инфраструктурного проекта приглашается Координатор проектной деятельности.

2.3.6. При принятии решения о применении каскадной методологии в ходе управления инфраструктурным проектом в течение 10 рабочих дней со дня проведения стартового совещания команды проекта (если иной срок не установлен приказом руководителя управы района городского округа город Воронеж), руководитель проекта совместно с рабочей группой проекта разрабатывает дорожную карту проекта по форме, указанной в Приложении N 6 к настоящему Регламенту.

Работы стадии "Реализация" дорожной карты декомпозируются до уровня, позволяющего оценить стоимость и длительность каждой из них и назначить ответственного исполнителя.

2.3.7. При принятии решения о применении гибкой методологии в ходе управления инфраструктурным проектом в течение 10 рабочих дней со дня проведения стартового совещания команды проекта (если иной срок не установлен приказом руководителя управы района городского округа город Воронеж) руководитель проекта совместно с рабочей группой проекта формируют бэклог результатов проекта (Приложение N 5 к настоящему Регламенту) и дорожную карту проекта (Приложение N 6 к настоящему Регламенту). При этом детальное планирование мероприятий в дорожной карте не производится.

2.3.8. После подготовки дорожной карты и до ее направления на согласование с куратором проекта администратор проекта направляет дорожную карту на проверку соответствия методологии Координатору проектной деятельности.

В течение 5 рабочих дней с момента получения дорожной карты Координатор проектной деятельности рассматривает дорожную карту и по итогам ее рассмотрения готовит заключение:

- о соответствии дорожной карты методологии;

- о несоответствии дорожной карты методологии.

Заключение о несоответствии дорожной карты методологии готовится в случае несоответствия проектного документа установленной форме (в том числе при неполном указании или указании недостоверных сведений) и содержит обоснованные замечания, а также предложения по их устранению и конкретный срок исправления замечаний.

2.3.9. Администратор проекта направляет согласованную Координатором проектной деятельности дорожную карту на утверждение куратору проекта. По результатам рассмотрения куратор проекта принимает одно из следующих решений:

- утвердить дорожную карту, начать реализацию инфраструктурного проекта;

- утвердить дорожную карту с замечаниями, начать реализацию инфраструктурного проекта при условии внесения предлагаемых изменений;

- направить дорожную карту на доработку и установить срок для повторного рассмотрения дорожной карты;

- прекратить работы по инфраструктурному проекту.

Дорожная карта инфраструктурного проекта утверждается приказом руководителя управы района городского округа город Воронеж.

2.3.10. Схема подготовки инфраструктурного проекта приведена в Приложении N 9 к настоящему Регламенту.

3. Стадия "Реализация"

3.1. Порядок реализации проекта (программы) с применением каскадной методологии

3.1.1. Основанием для перехода стратегического проекта (программы) на стадию "Реализация" является утверждения паспорта проекта (программы) на заседании Проектного комитета.

Основанием для перехода инфраструктурного проекта на стадию "Реализация" является утверждение дорожной карты проекта приказом руководителя управы районы городского округа город Воронеж.

3.1.2. При принятии решения о применении каскадной методологии реализация проекта (программы) осуществляется командой проекта (программы) в соответствии с паспортом и план-графиком проекта (программы) (для инфраструктурных проектов - в соответствии с дорожной картой) и включает в себя:

- выполнение работ проекта (программы);

- мониторинг и контроль их выполнения;

- внесение изменений (при необходимости).

3.1.3. В целях организации выполнения работ проекта (программы)руководитель проекта (программы) осуществляет оперативное руководство рабочей группой проекта (для программы - руководителями проектов, входящих в состав программы, и рабочей группой программы), в том числе ставит задачи по выполнению запланированных работ проекта (программы), дает обязательные для исполнения поручения исполнителям и проводит совещания.

3.1.4. Руководителем проекта на постоянной основе, но не реже 1 раза в месяц, проводятся дни проекта, на которых рабочая группа обсуждает выполненные работы, пройденные контрольные точки и достигнутые результаты проекта за прошедший период, проводит анализ возникших отклонений, проблем и рисков, и предлагает корректирующие мероприятия, определяет планы реализации проекта на следующий период с учетом принятых решений.

Руководителем программы на постоянной основе, но не реже 1 раза в месяц, проводятся совещания с участием руководителей проектов и исполнителей мероприятий, входящих состав программы.

3.1.5. При необходимости на совещания могут приглашаться куратор, функциональный заказчик проекта (программы) или сотрудник Городского проектного офиса или Координатора проектной деятельности.

3.1.6. В случае возникновения проблем, требующих немедленного разрешения, по решению руководителя или куратора проекта (программы) может быть организовано дополнительное совещание команды проекта (программы).

3.1.7. Администратор проекта (программы) осуществляет подготовку и организацию совещаний, документирование поручений, информирование членов команды проекта (программы) по всем необходимым вопросам, организует документооборот по проекту (программе).

3.1.8. Руководители направлений в рамках выделенных зон ответственности обеспечивают своевременность и качество выполнения работ проекта и достижения контрольных точек проекта.

3.1.9. Исполнители проекта (программы) выполняют поручения и запланированные план-графиком работы (дорожной картой инфраструктурного проекта), по которым они являются ответственными, достигают контрольные точки, утвержденные в паспорте проекта (программы) (дорожной карте инфраструктурного проекта), при этом своевременно информируют руководство о возникающих проблемах и рисках.

3.1.10. В целях обеспечения мониторинга и контроля хода реализации проекта (программы) руководитель проекта (программы) обеспечивает подготовку отчета по статусу проекта (программы) в соответствии с методическими рекомендациями по подготовке отчетов по статусу проекта (программы), утвержденными Проектным комитетом.

3.1.11. Исполнители на постоянной основе обязаны предоставлять администратору проекта (программы) информацию о выполнении работ и поручений с указанием фактических и прогнозных сроков выполнения, степени завершения работ, возникающих отклонениях и их причинах, а также материалы, подтверждающие завершение работ проекта (программы).

3.1.12. В целях подготовки отчета по статусу проекта (программы) администратор проекта (программы) осуществляет сбор информации, поступившей от членов рабочей группы проекта (программы), фиксирует достижение контрольных точек, проводит анализ исполнения поручений и отслеживает информацию о соблюдении остальных параметров проекта (программы), утвержденных в паспорте проекта (программы) (дорожной карте инфраструктурного проекта).

Администратор проекта вправе дополнительно запрашивать у исполнителей информацию и материалы, необходимые для подготовки отчета по статусу проекта (программы).

3.1.13. После подготовки отчета по статусу проекта (программы) и до его направления для рассмотрения на заседании Проектного комитета (для инфраструктурных проектов - на утверждение куратору проекта) руководитель проекта (программы)рассматривает отчет по статусу проекта (программы), анализирует информацию о фактическом выполнении работ и достижении контрольных точек, исполнении поручений, проблемах, рисках, возникших в проекте (программе). При наличии прогнозируемых и (или) возникших отклонений руководитель проекта (программы) указывает причины их возникновения, оценивает их влияние на проект (программу), разрабатывает корректирующие мероприятий в соответствии с Регламентом управления изменениями, утверждаемым распоряжением администрации городского округа город Воронеж.

3.1.14. Согласованный руководителем проекта (программы) отчет по статусу стратегического проекта (программы) направляется администратором проекта (программы) посредством СЭД "Аврора" в Городской проектный офис и Координатору проектной деятельности в срок, не позднее 3 рабочих дней до дня заседания Проектного комитета.

Согласованный руководителем проекта отчет по статусу инфраструктурного проекта направляется администратором проекта посредством СЭД "Аврора" Координатору проектной деятельности на проверку соответствия методологии.

Согласованный Координатором проектной деятельности отчет по статусу инфраструктурного проекта направляется администратором проекта на утверждение куратору проекта.

3.1.15. Городской проектный офис осуществляет мониторинг реализации стратегического проекта (программы) посредством отчета по статусу проекта (программы), его проверки и инициации рассмотрения на заседании Проектного комитета.

3.1.16. Отчет по статусу стратегического проекта (программы) рассматривается на заседании Проектного комитета. Информацию о ходе реализации стратегического проекта (программы) докладывает руководитель проекта (программы).

На основании отчета по статусу стратегического проекта (программы) Проектный комитет осуществляет верхнеуровневый контроль хода реализации проекта (программы), принимает решения о внесение изменений в проект и проектные документы, а также решение о приостановлении или завершении (в том числе досрочном) проекта (программы).

3.1.17. В рамках реализации проекта (программы) Координатор проектной деятельности оказывает методическую поддержку команды проекта (программы), проводит мониторинг соблюдения командой проекта методологии.

3.2. Порядок реализации проекта с применением гибкой методологии

3.2.1. При принятии решения о применении гибкой методологии реализация стратегического проекта осуществляется командой проекта в соответствии с паспортом и бэклогом результатов проекта (для инфраструктурного проекта - в соответствии с дорожной картой и бэклогом результатов проекта) и включает в себя:

- планирование спринта;

- выполнение работ спринта;

- проведение обзора спринта.

3.2.2. В целях организации планирования спринта руководитель проекта совместно с командой проекта проводят совещание по упорядочиванию бэклога результатов проекта. На совещании рассматриваются выполненные и планируемые к выполнению работы, достигнутые контрольные точки.

Функциональный заказчик проекта или его представитель (владелец результатов проекта) совместно с руководителем проекта определяют, какие задачи являются наиболее приоритетными для включения в предстоящий спринт для достижения контрольной точки и (или) результата проекта, утвержденных в паспорте проекта (дорожной карте инфраструктурного проекта).

3.2.3. После окончания расстановки приоритетов в бэклоге результатов проекта команда проекта формирует бэклог спринта и определяет цель спринта по форме, указанной в Приложении N 7 к настоящему Регламенту.

3.2.4. В ходе выполнения спринта руководитель проекта проводит регулярные (не реже 2 раз в неделю) непродолжительные оперативные совещания, на которых команда проекта обменивается информацией о том, что каждый член команды проекта:

- сделал с момента последнего совещания для достижения цели спринта;

- планирует сделать до следующего совещания для достижения цели спринта;

- обозначает выявленные проблемы и методы их устранения для достижения цели спринта.

3.2.5. В целях соблюдения гибкой методологии на планирование спринтов и оперативные совещания приглашается сотрудник Координатора проектной деятельности.

3.2.6. В случае если в ходе оперативных совещаний были выявлены изменения, внесение которых в бэклог спринта повлияет на цель спринта, спринт должен быть отменен. После отмены спринта и в случае, если проект не закрыт, команда проекта сразу же переходит к планированию следующего спринта.

3.2.7. По окончанию спринта в целях получения обратной связи от заинтересованных сторон проекта, анализа эффективности работы команда проекта проводит обзор спринта, по итогам которого команда проекта получает данные для внесения изменений в бэклог результатов проекта и определяет улучшения, которые команда проекта может произвести в настоящее время и в течение следующего спринта.

Несогласованные результаты спринта и предлагаемые изменения включаются в новый спринт.

3.2.8. В соответствии с утвержденной периодичностью команда проекта включает в бэклог спринта работы по подготовке отчета по статусу проекта.

3.2.9. Цикл спринтов повторяется до тех пор, пока командой проекта не будут достигнуты цель, показатели, контрольные точки и результаты проекта, утвержденные в паспорте стратегического проекта (дорожной карте инфраструктурного проекта).

Директор МКУ "Агентство управления проектами"

А.О. Калтыков

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 1
к Регламенту
управления проектами и программами

              СОСТАВ КОМАНДЫ ПРОЕКТА (ПРОГРАММЫ)

              (Наименование проекта (программы))

Управленческая группа проекта
N п/п	Проектная роль		ФИО ответственного лица		Должность ответственного лица
1	2		3		4
1	Функциональный заказчик проекта
2	Куратор проекта
3	Руководитель проекта (программы)
4	Руководитель проекта (наименование проекта) (1)
5	Руководитель проекта (наименование проекта)
Рабочая группа проекта (2)
N п/п	Проектная роль	ФИО		Должность		Наименование мероприятия
1	2	3		4		5
1	Администратор проекта
Направление N 1
(Указать наименование направления)
1	Руководитель направления
2	Исполнитель
3	Исполнитель проекта (внешний участник проекта)
Направление N 2
(Указать наименование направления)
1	Руководитель направления
2	Исполнитель
3	Исполнитель
4	Исполнитель
Мероприятия программы (3)
1	Исполнитель
2	Исполнитель проекта (внешний участник проекта)

СОГЛАСОВЫВАЮ:

Функциональный заказчик проекта (программы):

Должность ________________ И.О. Фамилия

"___"________________ 201_ г.

УТВЕРЖДАЮ:

Куратор проекта (программы): Должность _________________ И.О. Фамилия

"___"________________201_ г.

______________________________

(1) Указать при описании состава команды программы.

(2) При описании состава команды программы указать состав рабочей группы по

каждому проекту, входящему в состав программы.

(3) Указать при описании состава команды программы.

Директор МКУ "Агентство управления проектами"

А.О. Калтыков

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 2
к Регламенту
управления проектами и программами

                                             Утвержден

                                             решением Проектного комитета

                                             от ___ _____________201_ г.

                      ПАСПОРТ ПРОЕКТА

1. Общие сведения о проекте
Наименование проекта
Регистрационный номер
Тип проекта
Способ управления проектом
Сроки реализации проекта
Куратор проекта	2
Функциональный заказчик проекта
Руководитель проекта
Основание для разработки паспорта проекта	Инициатор проекта: _________________________________________________________ Решение Проектного комитета от ______________, протокол N __.

2. Цель и показатели проекта
Цель проекта
Показатели проекта		Базовое значение	Алгоритм формирования	Целевые значения
				ГГГГ	ГГГГ	ГГГГ	ГГГГ
1
2

3. Результаты проекта
N п/п	Наименование результата	Требования к результату
1
2

4. Бюджет проекта
N п/п	Наименование направления, блока мероприятий, мероприятия	Бюджетные источники финансирования, млн. руб.			Внебюджетные источники финансирования, млн. руб.	Всего, млн. руб.
		Федеральный бюджет	Региональный бюджет	Муниципальный бюджет
1
2
Итого

5. Контрольные точки проекта
N п/п	Наименование контрольной точки	Плановый срок	Ответственный исполнитель
1
2

6. Рабочая группа проекта
N п/п	Роль в проекте	ФИО, должность	Функции и задачи в проекте
1
2
3

7. План коммуникаций проекта
N п/п	Какая информация передается	Кто передает информацию	Кому передается информация	Когда передает информацию	Как передается информация
1
2

8. Заинтересованные стороны проекта
N п/п	Наименование заинтересованной стороны	Требования к проекту
1
2

9. Реестр рисков проекта
N п/п	Наименование риска	Вероятность наступления риска	Уровень влияния на проект	Ожидаемые последствия	Мероприятия по реагированию	Ответственный за управление риском
1
2

10. Реестр возможностей проекта
N п/п	Наименование возможности	Вероятность наступления возможности	Уровень влияния на проект	Ожидаемые эффекты	Мероприятия по реализации	Ответственный за управление возможностью
1
2

11. Дополнительные сведения
Формальные основания для инициации проекта
Дополнительная информация по проекту

Руководитель проекта: Должность ______________ И.О. Фамилия

"___"________________201_ г.

Директор МКУ "Агентство управления проектами"

А.О. Калтыков

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 3
к Регламенту
управления проектами и программами

                                             Утвержден

                                             решением Проектного комитета

                                             от ___ _____________201_ г.

                          ПАСПОРТ ПРОГРАММЫ

1. Общие сведения о программе
Наименование программы
Регистрационный номер
Тип программы
Сроки реализации программы
Куратор программы
Функциональный заказчик программы
Руководитель программы
Основание для разработки паспорта программы	Инициатор проекта: ___________________________________________ Решение Проектного комитета от ______________, протокол N __.

2. Цели и показатели программы
Цели программы		1
		2
Показатели программы		Базовое значение		Алгоритм формирования	Целевые значения
					ГГГГ	ГГГГ	ГГГГ	ГГГГ
1
2

3. Результаты программы
N п/п	Наименование результата	Требования к результату
1
2

4. Перечень проектов и мероприятий программы
N п/п	Наименование проекта, мероприятия	Форма и способ реализации	Сроки реализации	Результаты	Руководитель проекта, исполнитель мероприятия
1
2
3

5. Бюджет программы
N п/п	Наименование направления, блока мероприятий, мероприятия	Бюджетные источники финансирования, млн. руб.			Внебюджетные источники финансирования, млн. руб.	Всего, млн. руб.
		Федеральный бюджет	Региональный бюджет	Муниципальный бюджет
Год реализации
1
2
		4
Год реализации
Итого

6. Контрольные точки программы
N п/п	Наименование контрольной точки	Плановый срок	Ответственный
1
2

7. Рабочие группы проектов и исполнители мероприятий
N п/п	Роль в проекте, в мероприятии	ФИО, должность	Функции и задачи в проекте
Указать наименование проекта 1
1
2
3
Указать наименование проекта 2
1
2
3
Указать наименование мероприятия 1
1

8. План коммуникаций программы
N п/п	Какая информация передается	Кто передает информацию	Кому передается информация	Когда передает информацию	Как передается информация
1
2

9. Заинтересованные стороны программы
N п/п	Наименование заинтересованной стороны	Требования к проекту
1
2

10. Реестр рисков программы
N п/п	Наименование риска	Вероятность наступления риска	Уровень влияния на проект	Ожидаемые последствия	Мероприятия по реагированию	Ответственный за управление риском
1
2

11. Реестр возможностей программы
N п/п	Наименование возможности	Вероятность наступления возможности	Уровень влияния на проект	Ожидаемые эффекты	Мероприятия по реализации	Ответственный за управление возможностью
1
2

12. Дополнительные сведения
Формальные основания для инициации программы
Дополнительная информация по программе

Руководитель программы: Должность ______________ И.О. Фамилия

"___"________________201_ г.

Директор МКУ "Агентство управления проектами"

А.О. Калтыков

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 4
к Регламенту
управления проектами и программами

                ПЛАН-ГРАФИК ПРОЕКТА (ПРОГРАММЫ)

    (Название проекта (программы), утвержденное Проектным комитетом)

N п/п	Наименование мероприятия, работы	Дата начала	Дата окончания	Исполнитель	Документ и (или) результат, подтверждающий выполнение мероприятия, работы
Общие организационные мероприятия по проекту (программе)
1
2
...
Проект N 1: (Указать наименование проекта) (1)
Контрольная точка N 1: (Указать наименование контрольной точки из паспорта проекта (программы))
Контрольная точка N (N): (Указать наименование контрольной точки из паспорта проекта (программы))
Проект N (N): (Указать наименование проекта)
Контрольная точка N (M): (Указать наименование контрольной точки из паспорта проекта (программы))
		2
Мероприятие программы N 1: (Указать наименование мероприятия программы)
Мероприятие программы N (N): (Указать наименование мероприятия программы)

Руководитель проекта: Должность ______________ И.О. Фамилия

"___"________________ 201_ г.

______________________________

(1) Указывается для план-графика программы.

Директор МКУ "Агентство управления проектами"

А.О. Калтыков

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 5
к Регламенту
управления проектами и программами

                     БЭКЛОГ РЕЗУЛЬТАТОВ ПРОЕКТА

     (Название проекта, утвержденное Проектным комитетом)

N п/п	Наименование результата проекта	Наименование мероприятия, работы	Приоритет	Предварительная оценка	Критерии готовности	Статус (1)
1
2
3

Руководитель проекта: Должность ______________ И.О. Фамилия

"___"________________201_ г.

______________________________

(1) Возможные статусы:

     Не назначена;

     Назначена (включена в спринт);

     Завершено (в скобках указывается номер спринта).

Директор МКУ "Агентство управления проектами"

А.О. Калтыков

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 6
к Регламенту
управления проектами и программами

                                   Утверждена

                                   приказом руководителя управы

                                   района городского округа город Воронеж

                                   от ___ _____________ 201_ г.

                     ДОРОЖНАЯ КАРТА ПРОЕКТА

   (Название проекта, утвержденное приказом руководителя управы района

                 городского округа город Воронеж)

Способ управления проектом
Руководитель проекта
Администратор проекта

                             1. Описание проекта

Цель проекта
Показатели проекта
Результаты проекта
Сроки реализации проекта
Бюджет проекта
Ключевые риски проекта

                     2. Контрольные точки и мероприятия проекта

N п/п	Наименование контрольной точки			Дата	Ответственный исполнитель
1	Контрольная точка 1			ДД.ММ.ГГГГ	ФИО и должность
2	Контрольная точка 2			ДД.ММ.ГГГГ	ФИО и должность
3
N п/п	Наименование мероприятия, работы	Дата начала	Дата окончания	Исполнитель	Документ и (или) результат, подтверждающий выполнение мероприятия, работы
Общие организационные мероприятия по проекту
1
2
...
Контрольная точка проекта N 1: (Указать наименование контрольной точки проекта)
Контрольная точка проекта N (N): (Указать наименование контрольной точки проекта)
Отдельные мероприятия проекта
Контрольная точка проекта: (Указать номер и наименование контрольной точки проекта)

Руководитель проекта: Должность ______________ И.О. Фамилия

"___"________________201_ г.

Директор МКУ "Агентство управления проектами"

А.О. Калтыков

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 7
к Регламенту
управления проектами и программами

                       БЭКЛОГ СПРИНТА

Наименование проекта
Спринт N
Срок начала и окончания спринта
Цель спринта
Команда спринта
Работы и результаты спринта

Руководитель проекта: Должность ___________ И.О. Фамилия

"___"________________ 201_ г.

Директор МКУ "Агентство управления проектами"

А.О. Калтыков

Приложение N 8
к Регламенту
управления проектами и программами

Схема
подготовки стратегического проекта (программы)

Директор МКУ "Агентство управления проектами"

А.О. Калтыков

Приложение N 9
к Регламенту
управления проектами и программами

Схема
подготовки инфраструктурного проекта

Директор МКУ "Агентство управления проектами"

А.О. Калтыков