Приложение

Утверждено
распоряжением
администрации
городского округа город Воронеж
от 30.05.2019 N 436-р

Положение
о системе управления проектной деятельностью в администрации городского округа город Воронеж

1. Общие положения

1.1. Положение о системе управления проектной деятельностью в администрации городского округа город Воронеж (далее - Положение) определяет основные принципы организации проектной деятельности в администрации городского округа город Воронеж.

1.2. Система управления проектной деятельностью в администрации городского округа город Воронеж представляет собой набор процессов и инструментов:

1.2.1. Процессы:

- процессы управления проектом;

- процессы управления портфелем проектов.

1.2.2. Инструменты:

- методология в сфере проектной деятельности (настоящее Положение, Регламент управления проектами в администрации городского округа город Воронеж, шаблоны документов проекта);

- автоматизированная информационная система проектной деятельности;

- система мотивации участников проектной деятельности;

- система развития и оценки компетенций участников проектной деятельности.

1.3. Система управления проектной деятельностью в администрации городского округа город Воронеж формируется с учетом следующих документов в сфере проектной деятельности:

- Положение об организации проектной деятельности в Правительстве Российской Федерации, утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 31.10.2018 N 1288;

- "ГОСТ Р 54869-2011.Национальный стандарт Российской Федерации. Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом";

- "ГОСТ Р 54870-2011.Национальный стандарт Российской Федерации. Проектный менеджмент. Требования к управлению портфелем проектов";

- "ГОСТ Р ИСО 21500-2014. Национальный стандарт Российской Федерации. Руководство по проектному менеджменту".

2. Основные понятия, используемые в настоящем Положении

2.1. Объекты управления и основные элементы проектной деятельности:

2.1.1. Проектная деятельность - деятельность, связанная с управлением проектами и портфелями проектов.

2.1.2. Портфель проектов - совокупность проектов, объединенных в целях эффективного управления для достижения стратегических целей.

2.1.3. Проект - комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленных на достижение уникальных результатов в условиях временных и ресурсных ограничений. Критерии определения проектов определены приложением N 1 к настоящему Положению.

2.1.4. Национальный проект - проект (программа), обеспечивающий достижение целей и целевых показателей, выполнение задач, определенных Указом Президента Российской Федерации от 07.05.2018 N 204 "О национальных целях и стратегических задачах развития Российской Федерации на период до 2024 года" (далее - Указ), а также при необходимости достижение дополнительных показателей и выполнение дополнительных задач по поручению и (или) указанию Президента Российской Федерации, поручению Председателя Правительства Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, решению Совета при Президенте Российской Федерации по стратегическому развитию и национальным проектам (далее - Совет), президиума Совета и подлежащий разработке в соответствии с Указом.

2.1.5. Федеральный проект - проект, обеспечивающий достижение целей, целевых и дополнительных показателей, выполнение задач национального проекта и (или) достижение иных целей и показателей, выполнение иных задач по поручению и (или) указанию Президента Российской Федерации, поручению Председателя Правительства Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, решению Совета, президиума Совета, поручению куратора соответствующего национального проекта.

2.1.6. Региональный проект - проект, реализуемый в масштабах Воронежской области, обеспечивающий достижение целей, показателей и результатов федерального проекта, мероприятия которого относятся к законодательно установленным полномочиям Воронежской области, а также к вопросам местного значения муниципальных образований, расположенных на территории указанного субъекта Российской Федерации.

2.1.7. Муниципальный проект - проект, реализуемый в масштабах городского округа город Воронеж, мероприятия которого относятся к полномочиям городского округа город Воронеж. Типы муниципальных проектов:

- внутренний муниципальный проект - проект, направленный на достижение целей социально-экономического развития городского округа город Воронеж или решающий иные задачи городского округа город Воронеж, мероприятия которого требуют единой координации посредством инструментов проектного управления;

- муниципальная составляющая регионального проекта - муниципальный проект, обеспечивающий частичное или полное достижение целей, показателей и результатов регионального проекта,мероприятия которого относятся к полномочиям городского округа город Воронеж, достижение целей которого находится под непосредственным контролем руководителя органа исполнительной власти Воронежской области.

Далее в настоящем Положении и в Регламенте управления проектами в администрации городского округа город Воронеж, если действие относится ко всем типам проектов, тип проекта не указывается. Если действие реализуется только для определенного типа проекта, указывается конкретный тип проекта.

2.1.8. Мероприятие - набор связанных работ, выполняемых для достижения контрольных точек проекта.

2.1.9. Жизненный цикл проекта - последовательность логически взаимосвязанных стадий проекта. Жизненный цикл проекта состоит из следующих стадий: инициация, подготовка, реализация и завершение.

2.1.10. Параметры проекта - количественные и качественные характеристики проекта (цели, сроки, бюджет), утвержденные паспортом проекта.

2.1.11. Цель проекта - запланированный полезный эффект от реализации проекта, измеримый и достижимый в условиях, в которых реализуется проект.

2.1.12. Результат проекта - материальный или нематериальный объект, продукт или услуга, создаваемые в рамках проекта и необходимые для достижения цели и показателей проекта.

2.1.13. Ограничение проекта - сдерживающий фактор, влияющий на ход реализации проекта.

2.1.14. Контрольная точка (веха) - существенное событие проекта, отражающее получение результатов проекта. Контрольная точка формулируется в виде завершенного действия и в отличие от мероприятия не имеет длительности, имеет только срок окончания.

2.1.15. Предложение по проекту - типовой документ проекта, который содержит информацию, необходимую для принятия решения о возможности реализации комплекса мероприятий в формате проекта (в том числе наименование проекта, обоснование проекта, содержащее описание проблемы или возможности, основания для инициации, связь с документами стратегического планирования, результаты и оценку основных параметров проекта).

2.1.16. Паспорт проекта - документ, который содержит информацию о ключевых параметрах проекта (в том числе цель, сроки, показатели и результаты проекта, состав команды проекта, контрольные точки проекта, бюджет проекта).

2.1.17. Отчет о ходе реализации проекта - документ, который содержит информацию о фактическом состоянии проекта (в том числе достигнутые показатели и результаты, пройденные контрольные точки, наступившие риски, выявленные изменения за отчетный период) и прогнозы на предстоящий отчетный период проекта.

2.1.18. Итоговый отчет о реализации проекта - документ, который содержит описание достигнутых цели и результатов проекта, оценку степени достижения показателей, контрольных точек, бюджета и иных параметров проекта, а также анализ хода реализации проекта, проблем и рисков, которые были выявлены в проекте.

2.1.19. Запрос на изменение - документ, содержащий предложение о внесении изменений в проект с указанием изменяемого параметра проекта, причин и обоснования необходимости изменений, а также влияния предлагаемых изменений на проект.

2.1.20. База знаний - перечень извлеченных уроков по каждому из реализованных проектов. База знаний формируется в рамках проектной деятельности с целью:

- обеспечить возможность изучения фактов, закономерностей и проблем, которые возникают в ходе проектной деятельности;

- сократить время и трудозатраты на решение типовых инцидентов и проблем;

- консолидировать проектную информацию в едином центре;

- сохранить и использовать в будущих проектах извлеченные уроки и выводы о работе с различными методиками, инструментами, подрядчиками, рисками и т.п.

2.1.21. Архив проекта - структурированный комплект документов по проекту, представленный в бумажном и (или) электронном виде.

2.2. Организационная структура управления проектной деятельностью.

2.2.1. Организационная структура управления проектной деятельностью состоит из:

а) постоянных органов управления проектной деятельностью, к которым относятся:

- Комитет управления проектами при главе городского округа город Воронеж (Проектный комитет) - высший коллегиальный координационно-контрольный орган в системе управления проектной деятельностью в администрации городского округа город Воронеж, образованный в целях принятия управленческих решений в части создания и развития системы управления проектной деятельностью и осуществления верхнеуровневого контроля проектной деятельности;

- городской проектный офис - орган управления проектной деятельностью, обеспечивающий создание и развитие системы управления проектной деятельностью в администрации городского округа город Воронеж, деятельность Проектного комитета, оказывающий организационную, административную поддержку участникам проектной деятельности, а так же осуществляющий контроль реализации проектов, входящих в портфель проектов. Городской проектный офис вправе запрашивать от структурных подразделений администрации городского округа город Воронеж сведения и материалы, необходимые для выполнения возложенных на городской проектный офис задач; в установленном порядке инициировать изменения в проектной деятельности; разрабатывать нормативные методические документы, обязательные для исполнения участниками проектов; участвовать в совещаниях и иных мероприятиях, на которых рассматриваются вопросы, находящиеся в его компетенции;

б) временного органа управления проектной деятельностью, формируемого в целях реализации проектов, - команды проекта.

2.2.2. Команда проекта - участники проектной деятельности, объединенные во временную организационную структуру для участия в управлении и реализации проекта, которая состоит из:

а) управленческой группы проекта;

б) рабочей группы проекта.

К управленческой группе проекта относятся:

- инициатор проекта - сотрудник структурного подразделения администрации городского округа город Воронеж, муниципального учреждения или предприятия;

- куратор проекта - участник проектной деятельности, отвечающий за обеспечение проекта ресурсами, осуществляющий контроль реализации проекта и разрешение вопросов, выходящих за рамки полномочий руководителя проекта. Функции куратора проекта исполняет ответственное за реализацию проекта лицо, назначенное главой городского округа город Воронеж (при реализации проекта - муниципальной составляющей регионального проекта);

- функциональный заказчик проекта - участник проектной деятельности, определяющий требования к результатам проекта, осуществляющий приемку результатов и являющийся владельцем результатов проекта;

- руководитель проекта - участник проектной деятельности, утвержденный решением Проектного комитета, отвечающий за достижение цели и результатов проекта и осуществляющий разработку основных документов проекта (паспорта проекта, дополнительных и обосновывающих материалов к проекту) и оперативное управление проектом до его фактического завершения.

К рабочей группе проекта относятся:

- руководитель направления - участник проектной деятельности, определенный руководителем проекта и отвечающий за организацию работы членов рабочей группы проекта по одному из направлений проекта;

- администратор проекта - участник проектной деятельности, обеспечивающий процессы реализации проекта, формирования отчетности, сопровождения, согласования и ведения проектной документации, мониторинга реализации проекта, организации совещаний и оказывающий иную административную поддержку руководителю проекта;

- исполнитель - участник проектной деятельности, ответственный за непосредственное выполнение мероприятий (работ) проекта;

- заинтересованные стороны - лица или организации, которые могут влиять на проект или которые подвержены влиянию со стороны проекта.

2.2.3. Функции, права, состав, порядок формирования и работы Проектного комитета устанавливаются Положением о Комитете управления проектами при главе городского округа город Воронеж, утверждаемым распоряжением администрации городского округа город Воронеж.

2.2.4. Функции городского проектного офиса осуществляются муниципальным казенным учреждением городского округа город Воронеж "Агентство по созданию и развитию системы управления проектной деятельностью".

2.2.5. Должностные требования к участникам проектной деятельности в администрации городского округа город Воронеж представлены в приложении N 2 к настоящему Положению.

2.2.6. По решению Проектного комитета могут создаваться общественно-экспертные советы, выполняющие функции по подготовке заключений на документы по проекту, предложений по повышению эффективности реализации проекта, при необходимости принимающие участие в мониторинге реализации проекта и оценке достижения результатов проекта.

Общественно-экспертный совет формируется с привлечением независимых представителей экспертных отраслевых сообществ и представителей общественных и деловых объединений, организаций и групп граждан.

2.2.7. Последовательность действий и порядок взаимодействия участников проектной деятельности в процессе управления проектом и портфелем проектов определяются Регламентом управления проектами в администрации городского округа город Воронеж, утверждаемым распоряжением администрации городского округа город Воронеж.

2.2.8. Городской проектный офис может быть привлечен в качестве центра компетенций управления проектами структурными подразделениями администрации городского округа город Воронеж к решению задач, эффективность которых может быть повышена с помощью инструментов проектного управления.

3. Инициация проекта

3.1. Для определения целесообразности реализации предлагаемого комплекса мероприятий в формате проекта применяется оценка соответствия комплекса мероприятий, содержащегося в предложении по проекту,критериям определения проектов (приложение N 1 к настоящему Положению).

3.2. Цель стадии инициации - формальный запуск проекта, принятие решения о целесообразности реализации комплекса мероприятий в формате проекта.

3.3. Инициация проекта осуществляется посредством разработки предложения по проекту инициатором проекта.

3.4. Предложение по проекту включает в себя наименование проекта, краткое описание сути проекта, цели и показатели, на достижение которых направлен проект, задачи и результаты, обеспечивающие достижение целей и показателей проекта, краткое описание механизмов реализации, оценку сроков и бюджета проекта, информацию о предполагаемых исполнителях, кураторе, руководителе проекта и необходимые дополнительные сведения в соответствии с методическими рекомендациями городского проектного офиса.

3.5. Завершением стадии инициации является утверждение предложения по проекту Проектным комитетом, назначение куратора, функционального заказчика и руководителя проекта.

4. Подготовка проекта

4.1. Цель стадии подготовки является формирование руководителем проекта паспорта проекта: детализация целей и результатов проекта, декомпозиция контрольных точек проекта на мероприятия, уточнение состава команды проекта и других параметров проекта.

4.2. Стадия подготовки включает в себя следующие действия:

- формирование команды проекта;

- проведение стартового совещания проекта;

- разработку и согласование паспорта проекта с ключевыми заинтересованными сторонами проекта;

- принятие решения об утверждении (переводе проекта в стадию реализации)или отклонении паспорта проекта.

4.3. Завершением стадии подготовки является утверждение паспорта проекта Проектным комитетом.

5. Реализация проекта

5.1. Целью стадии реализации является организация, выполнение и контроль работ проекта, обеспечивающих достижение цели, показателей и получение результатов проекта в соответствии с утвержденным паспортом проекта.

5.2. Стадия реализации включает в себя следующие действия:

- выполнение мероприятий проекта;

- мониторинг и контроль хода реализации проекта;

- управление изменениями в проекте (при необходимости).

5.3. Мониторинг хода реализации проекта представляет собой непрерывный процесс:

- сбора данных о реализации проекта с учетом паспорта проекта;

- выявления отклонений фактических параметров проекта от плановых, разработки и реализации корректирующих мероприятий;

- отслеживания рисков проекта, определения мероприятий по реагированию на риски;

- прогнозирования хода реализации проекта;

- представления и распространения информации о фактическом состоянии проекта.

5.4. Результаты мониторинга реализации проекта фиксируются в отчетах о ходе реализации проекта.

5.5. Завершением стадии реализации является утверждение функциональным заказчиком и куратором проекта предложения о завершении проекта.

6. Завершение проекта

6.1. Целью стадии завершения является подведение итогов реализации проекта, формальное закрытие проекта и расформирование его команды.

6.2. Стадия завершения проекта включает в себя следующие действия:

- проведение итогового совещания проекта с командой проекта;

- подготовка и согласование итогового отчета о реализации проекта;

- утверждение итогового отчета о реализации проекта на Проектном комитете.

6.3. Окончанием стадии завершения является утверждение итогового отчета о реализации проекта Проектным комитетом. После утверждения итогового отчета о реализации проекта администратор проекта направляет в городской проектный офис и команде проекта итоговый отчет о реализации проекта,базу знаний и архив проекта. Проектным комитетом может быть принято решение о необходимости постпроектного мониторинга проекта.

7. Управление портфелем проектов

7.1. Целью управления портфелем проектов является повышение эффективности распределения ресурсов для достижения целей и показателей социально-экономического развития городского округа город Воронеж посредством обеспечения связи между уровнем стратегического управления и уровнем управления проектами в администрации городского округа город Воронеж.

7.2. Управление портфелем проектов представляет собой последовательность повторяющихся с определенной цикличностью процессов:

- обеспечение управления портфелем проектов;

- формирование портфеля проектов;

- мониторинг и контроль портфеля проектов.

7.3. В состав портфеля проектов администрации городского округа город Воронеж входят все проекты, утвержденные решениями Проектного комитета.

Директор МКУ "Агентство управления проектами"

Н.В. Санина

Приложение N 1
к Положению
о системе управления проектной
деятельностью в администрации
городского округа город Воронеж

Критерии определения проектов

Наименование критерия	Значение критерия	Количество баллов
Уровень контроля проекта	Региональный	2
	Муниципальный	1
Уникальность проекта	Проект является уникальным, практический опыт реализации проекта отсутствует, достижение целей проекта сопряжено с высокой степенью неопределенности и риска. Проект требует единой координации руководителем проекта	3
	Проект является муниципальной составляющей регионального проекта	2
	Проект не является уникальным, однако сопряжен с высокими рисками и неопределенностью, требует единой координации руководителем проекта	1
	Проект не является уникальным, не сопряжен с высокими рисками и неопределенностью, не требует единой координации руководителем проекта	0
Влияние на показатели социально-экономического развития	Проект оказывает влияние на показатели социально-экономического развития Воронежской области	2
	Проект не оказывает влияние на показатели социально-экономического развития Воронежской области	0
	Проект оказывает влияние на показатели социально-экономического развития городского округа город Воронеж	1
Наименование критерия	Значение критерия	Количество баллов
	Проект не оказывает влияние на показатели социально-экономического развития городского округа город Воронеж	0
Сроки проекта	Более 5 лет	3
	От 3 лет до 5 лет	2
	От 1 года до 3 лет	1
	До 1 года	0
Наличие подтвержденного финансирования	Да	2
	Частично	1
	Нет	0
Бюджет проекта	Более 500 млн руб.	4
	От 100 млн руб. до 500 млн руб.	3
	От 50 млн руб. до 100 млн руб.	2
	От 10 млн руб. до 50 млн руб.	1
	До 10 млн руб.	0
Доля финансирования проекта из внебюджетных источников	Финансирование за счет внебюджетных источников	2
	Финансирование как за счет бюджетных, так и за счет внебюджетных источников	1
	Финансирование за счет бюджетных источников	0
Организационная сложность проекта	Участие более 5 структурных подразделений администрации городского округа город Воронеж	2
	Участие 3-5 структурных подразделений администрации городского округа город Воронеж	1
	Участие 2 структурных подразделений администрации городского округа город Воронеж	0
Количество внешних участников проекта	Более 10 участников	3
	От 5 до 10 участников	2
	От 2 до 5 участников	1
	До 2 участников	0

Если итоговая сумма баллов, присвоенная комплексу мероприятий в соответствии с критериями типизации, составляет от 10 баллов и выше, то мероприятие подлежит реализации с использованием технологии управления проектами.

Директор МКУ "Агентство управления проектами"

Н.В. Санина

Приложение N 2
к Положению о системе управления
проектной деятельностью в
администрации городского округа
город Воронеж

1. Должностные требования к участникам проектной деятельности

Роль в проекте	Требования к должности
Функциональный заказчик проекта	Не ниже руководителя структурного подразделения администрации
Куратор проекта	Не ниже заместителя главы администрации
Руководитель проекта	Не имеет значения
Инициатор проекта	Не имеет значения
Администратор проекта	Не имеет значения
Участник команды проекта	Не имеет значения

2. Ответственность участников проектной деятельности

2.1. Функциональный заказчик проекта отвечает за:

- защиту предложения по проекту на заседании Комитета управления проектами при главе городского округа город Воронеж (далее - Проектный комитет);

- постановку непротиворичивых, достижимых целей проекта;

- принятие своевременных управленческих решений для реализации целей проекта в полном объеме в установленные сроки, бюджет;

- принятие промежуточных и итоговых результатов проекта;

- согласование запросов на изменения в проекте;

- подготовку предложений о приостановке или прекращении проекта вследствие нецелесообразности или невозможности дальнейшего выполнения;

- эффективное использование результатов проекта в текущей деятельности.

2.2. Куратор проекта отвечает за:

- содействие руководителю проекта в организации межведомственного взаимодействия;

- содействие руководителю проекта в разрешении спорных вопросов, выходящих за рамки его компетенций;

- выделение ресурсов для реализации проекта;

- принятие управленческих решений для достижения целей проекта в полном объеме в установленные сроки, бюджет;

- контроль соответствия планируемых и фактических результатов проекта.

2.3. Руководитель проекта отвечает за:

- разработку паспорта проекта, согласование с командой проекта;

- утверждение паспорта проекта на заседании Проектного комитета;

- своевременное достижение утвержденных целей и результатов проекта в полном объеме;

- организацию работы команды проекта: постановку и контроль исполнения задач;

- своевременное информирование постоянных и временных органов управления проектом о статусе проекта, в том числе об имеющихся отклонениях;

- организацию разработки и контроль реализации корректирующих действий в случае отклонений;

- оценку рисков, оперативное реагирование на критичные изменения проекта;

- руководство процессами планирования, исполнения, управления изменениями, контроля и завершения проекта;

- утверждение отчетов по проекту, включая прогноз исполнения контрольных точек;

- подготовку и согласование запросов на изменение проектной документации.

2.4. Инициатор проекта отвечает за:

- формирование предложения проекта;

- организацию согласования предложения проекта с управленческой группой проекта.

2.5. Администратор проекта отвечает за:

- содействие руководителю проекта на этапе формирования паспорта проекта;

- своевременное исполнение задач по поручению руководителя проекта;

- организацию документооборота по проекту;

- организацию сбора информации для подготовки отчетности для руководства;

- подготовку и протоколирование совещаний по проекту;

- подготовку первой версии проектной документации и согласование проектной документации с участниками проекта;

- корректировку проектной документации по утвержденным запросам на изменения;

- ведение архива проекта;

- помощь руководителю проекта в решении отдельных задач.

2.6. Участник команды проекта отвечает за:

- выполнение работ по проекту в соответствии с проектными документами под руководством руководителя проекта;

- представление администратору и руководителю проекта оперативной информации о реализации проекта в пределах своей компетенции;

- своевременность, достоверность, актуальность и полноту информации о реализации проекта в пределах своей компетенции;

- направление руководителю проекта предложений по обеспечению своевременного достижения целей, целевых и дополнительных показателей проекта, результатов и контрольных точек, выполнения задач и мероприятий проекта, информации о выявленных рисках;

- предоставление информации по запросу городского проектного офиса: аналитических и иных материалов о реализации проекта.

Директор МКУ "Агентство управления проектами"

Н.В. Санина