Приложение

Утвержден
распоряжением
администрации
городского округа город Воронеж
от 30.05.2019 N 436-р

Регламент
управления проектами в администрации городского округа город Воронеж

1. Общие положения

1.1. Регламент управления проектами в администрации городского округа город Воронеж (далее - Регламент) устанавливает последовательность действий и порядок взаимодействия участников проектной деятельности при управлении проектами в администрации городского округа город Воронеж.

1.2. Настоящий Регламент разработан в соответствии с Положением о системе управления проектной деятельностью в администрации городского округа город Воронеж (далее - Положение).

1.3. Требования настоящего Регламента распространяются на все проекты администрации городского округа город Воронеж и являются обязательными для соблюдения всеми участниками проектной деятельности.

2. Основные понятия, используемые в настоящем Регламенте

2.1. Корректирующие мероприятия - действия, направленные на устранение выявленных в ходе реализации проекта отклонений фактических значений параметров проекта от плановых.

2.2. Отчет об извлеченных уроках по проекту - документ, который содержит информацию о накопленном в ходе реализации проекта положительном и отрицательном опыте, анализ и проработка которого позволяют сформулировать предложения и рекомендации для эффективной реализации будущих проектов и совершенствования системы управления проектной деятельностью.

2.3. Предупреждающие мероприятия - действия, направленные на внесение изменений в дальнейший ход реализации проекта с целью исключения или сокращения потенциальных отклонений значений параметров проекта от плановых.

2.4. Реестр изменений - рабочий документ городского проектного офиса, содержащий информацию обо всех изменениях, вносимых в проект.

2.5. Реестр предложений - рабочий документ городского проектного офиса, включающий в себя все предложения по проектам, которые когда-либо инициировались в администрации городского округа город Воронеж.

2.6. Реестр проектов - рабочий документ городского проектного офиса, включающий в себя все проекты, по которым было принято решение об их инициации (вне зависимости от текущего статуса проекта).

Иные понятия, используемые в Регламенте, применяются в значениях, определенных Положением.

3. Инициация проекта

3.1. Инициатор проекта разрабатывает предложение по проекту по форме в соответствии с приложением N 1 к настоящему Регламенту, после чего направляет его в городской проектный офис.

Инициатором проекта может выступать сотрудник структурного подразделения администрации городского округа город Воронеж, муниципального учреждения или предприятия.

Инициатор проекта может инициировать проект только по вопросам, относящимся к сфере ответственности структурного подразделения администрации городского округа город Воронеж, муниципального учреждения или предприятия, сотрудником которого он является.

3.2. Предложение по проекту разрабатывается в соответствии с методическими рекомендациями по подготовке предложения и паспорта проекта (приложение N 2 к настоящему Регламенту).

При разработке предложения по проекту инициатор проекта может обращаться за консультациями и методической поддержкой в городской проектный офис.

3.3. При наличии решения и (или) поручения главы городского округа город Воронеж о целесообразности реализации комплекса мероприятий в формате проекта разработка и утверждение предложения по проекту не требуются. По соответствующему проекту предполагаемым руководителем проекта сразу разрабатывается паспорт проекта.

В случае если проект является муниципальной составляющей регионального проекта, подготовка предложения по проекту не требуется. Функциональный заказчик проекта принимает решение о необходимости проекта и определяет руководителя проекта, который разрабатывает паспорт проекта, организует его согласование с функциональным заказчиком регионального проекта.

3.4. В течение 3 рабочих дней городской проектный офис рассматривает поступившее предложение по проекту на предмет соответствия комплекса мероприятий, содержащегося в предложении по проекту, критериям определения проектов, определенных в приложении N 1 к Положению и принимает одно из следующих решений:

- зарегистрировать предложение по проекту в Реестре предложений;

- вернуть предложение по проекту на доработку;

- отклонить предложение по проекту.

При принятии решения о возврате на доработку или отклонении предложения по проекту городской проектный офис уведомляет инициатора проекта о решении. Данное решение в обязательном порядке должно сопровождаться документом с обоснованием причин возврата предложения по проекту.

3.5. После регистрации предложения по проекту в Реестре предложений городской проектный офис в течение 10 рабочих дней осуществляет проработку предложения по проекту, при необходимости привлекая сотрудников структурных подразделений администрации городского округа город Воронеж, муниципальных учреждений и (или) предприятий (по согласованию).

3.6. После окончания детальной проработки предложения по проекту городским проектным офисом инициатор проекта организует его согласование с планируемыми участниками управленческой группы проекта и управлением финансово-бюджетной политики администрации городского округа город Воронеж (далее - управление финансово-бюджетной политики).

В случае если в проекте планируется реализовать мероприятия в IT-сфере, предложение по проекту подлежит обязательному согласованию с руководителем управления делами, учета и отчетности администрации городского округа город Воронеж (далее - управление делами, учета и отчетности).

В течение 3 рабочих дней согласующие стороны рассматривают предложение по проекту и принимают одно из следующих решений:

- согласовать предложение по проекту (в случае полного согласия с содержанием предложения по проекту);

- согласовать предложение по проекту с замечаниями (в случае согласия с содержанием предложения по проекту при условии внесения предлагаемых изменений);

- вернуть предложение по проекту на доработку (если, по мнению согласующей стороны, требуется внесение значительных изменений в предложение по проекту);

- отклонить предложение по проекту.

3.6.1. В случае необходимости внесения изменений по замечаниям или доработки предложения по проекту инициатор вносит соответствующие изменения и направляет предложение по проекту на повторное согласование в городской проектный офис, участникам управленческой группы проекта,управлению финансово-бюджетной политики и руководителю управления делами, учета и отчетности (при необходимости). Порядок действий при этом такой же, как и в случае первичного получения предложения по проекту.

3.6.2. В случае отсутствия у согласующих сторон замечаний городской проектный офис включает вопрос по рассмотрению предложения по проекту в повестку ближайшего заседания Комитета управления проектами при главе городского округа город Воронеж (далее - Проектный комитет).

3.7. Проектный комитет на очередном заседании рассматривает предложение по проекту и принимает одно из следующих решений:

- утвердить предложение по проекту, утвердить состав управленческой группы проекта, инициировать проект;

- утвердить предложение по проекту и состав управленческой группы проекта с замечаниями, инициировать проект при условии внесения изменений;

- вернуть предложение по проекту на доработку;

- отклонить предложение по проекту.

Инициатор проекта представляет предложение по проекту на заседании Проектного комитета и доказывает целесообразность реализации комплекса мероприятий, содержащегося в предложении по проекту, в формате проекта.

3.7.1. В случае принятия Проектным комитетом решения об утверждении предложения по проекту городской проектный офис осуществляет актуализацию Реестра предложений и добавляет новый проект в Реестр проектов.

3.7.2. В случае утверждения Проектным комитетом предложения по проекту с замечаниями городской проектный офис организует исправление замечаний к предложению по проекту, после чего осуществляет актуализацию Реестра предложений и добавляет новый проект в Реестр проектов. Срок исправления замечаний устанавливается Проектным комитетом и зависит от объема изменений.

3.7.3. В случае возврата Проектным комитетом предложения по проекту на доработку повторное рассмотрение предложения по проекту проводится в порядке, установленном настоящим Регламентом.

3.7.4. В случае отклонения Проектным комитетом предложения по проекту проект вносится в Реестр предложений со статусом "отклонен" .

3.8. Городской проектный офис в течение 2 рабочих дней со дня проведения заседания Проектного комитета уведомляет о принятых на заседании решениях участников управленческой группы проекта, направляя им решение Проектного комитета.

4. Подготовка проекта

4.1. Не позднее 3 рабочих дней со дня принятия Проектным комитетом решения об утверждении предложения по проекту(пункт 3.7 настоящего Регламента) руководитель проекта направляет в адрес структурных подразделений администрации городского округа город Воронеж, федеральных и региональных органов исполнительной власти, юридических и физических лиц, указанных в предложении по проекту, запросы на выделение сотрудников в рабочую группу проекта. В запросе обязательно указываются обязанности и планируемый уровень занятости в проекте соответствующего сотрудника. К запросу прилагается утвержденное на заседании Проектного комитета предложение по проекту.

4.2. Включение в рабочую группу проекта участников осуществляется на основании писем соответствующих структурных подразделений администрации городского округа город Воронеж, федеральных и региональных органов исполнительной власти, юридических и физических лиц.

4.3. В течение 1 рабочего дня после получения ответов на запросы о выделении сотрудников в рабочую группу проекта руководитель проекта формирует предложение по составу рабочей группы проекта по форме согласно приложению N 3 к настоящему Регламенту и направляет его на утверждение функциональному заказчику проекта.

В случае если проект включает в себя мероприятия в IT-сфере, в команду проекта обязательно включается специалист управления делами, учета и отчетности.

4.4. Функциональный заказчик проекта в течение 3 рабочих дней рассматривает предложенный руководителем проекта состав рабочей группы проекта и принимает одно из решений:

- утвердить состав рабочей группы проекта;

- утвердить состав рабочей группы проекта при условии внесения изменений.

В случае необходимости внесения изменений в состав рабочей группы проекта руководитель согласует внесение изменений в соответствии с порядком, определенным в пункте 4.1настоящего Регламента.

После утверждения состава рабочей группы проекта функциональным заказчиком проекта руководитель проекта направляет состав в городской проектный офис.

4.5. Не позднее 5 рабочих дней с момента утверждения функциональным заказчиком проекта состава рабочей группы проекта руководитель проекта проводит стартовое совещание проекта с участием всех членов рабочей группы проекта, целями которого являются:

- ознакомление рабочей группы проекта с содержанием проекта;

- определение порядка реализации проекта;

- распределение функций и определение порядка коммуникаций внутри рабочей группы проекта;

- ознакомление с извлеченными уроками по похожим завершенным проектам (при наличии);

- разработка укрупненного плана по контрольным точкам проекта.

В целях обеспечения единства организации проектной деятельности в администрации городского округа город Воронеж на стартовое совещание проекта дополнительно приглашается сотрудник городского проектного офиса, если он ранее не был включен в состав рабочей группы проекта.

4.6. В течение 20 рабочих дней с момента проведения стартового совещания проекта руководитель проекта совместно с рабочей группой проекта разрабатывает паспорт проекта по форме согласно приложению N 4 к настоящему Регламенту. Срок подготовки паспорта проекта может быть скорректирован Проектным комитетом в зависимости от сложности проекта.

Паспорт проекта разрабатывается в соответствии с методическими рекомендациями по подготовке предложения и паспорта проекта (приложение N 2 к настоящему Регламенту).

4.7. Руководитель проекта обеспечивает согласование паспорта проекта с:

- функциональным заказчиком проекта;

- куратором проекта;

- городским проектным офисом;

- управлением финансово-бюджетной политики;

- управлением делами, учета и отчетности, если в проекте реализуются мероприятия, относящиеся к IT-сфере.

4.8. В течение 5 рабочих дней лица, указанные в пункте 4.7 настоящего Регламента, рассматривают паспорт проекта и принимают одно из следующих решений:

- согласовать паспорт проекта;

- согласовать паспорт проекта с замечаниями;

- вернуть паспорт проекта на доработку.

В случае получения замечаний к паспорту проекта руководитель проекта организует его доработку и повторно направляет паспорт проекта на согласование.

4.9. В течение 1 дня после согласования паспорта проекта руководитель проекта направляет паспорт в городской проектный офис, который организует включение вопроса об утверждении паспорта проекта в повестку ближайшего заседания Проектного комитета.

4.10. Проектный комитет на очередном заседании рассматривает паспорт проекта и принимает одно из следующих решений:

- утвердить паспорт проекта, перейти к реализации проекта;

- утвердить паспорт проекта с замечаниями, перейти к реализации проекта при условии внесения предлагаемых изменений;

- вернуть паспорт проекта на доработку;

- отклонить паспорт проекта, прекратить работы по проекту.

Руководитель проекта представляет паспорт проекта на заседании Проектного комитета и обосновывает цель, показатели, результаты, бюджет, сроки и иные параметры проекта.

4.11. В случае принятия решения об утверждении паспорта проекта с замечаниями руководитель проекта готовит новую редакцию паспорта проекта, который подлежит согласованию с функциональным заказчиком проекта и куратором проекта в течение 5 рабочих дней после заседания Проектного комитета, если иной срок не установлен решением Проектного комитета. Дополнительное рассмотрение Проектным комитетом в данном случае не требуется.

4.12. В случае принятия Проектным комитетом решения об утверждении паспорта проекта городской проектный офис осуществляет актуализацию Реестра проектов.

4.13. В случае возврата паспорта проекта на доработку повторное рассмотрение паспорта проекта проводится в порядке, установленном настоящим Регламентом.

5. Реализация проекта

5.1. Руководитель проекта в соответствии с утвержденным паспортом проекта осуществляет оперативное руководство рабочей группой проекта, в том числе ставит задачи по выполнению запланированных мероприятий, дает обязательные для исполнения поручения исполнителям, проводит совещания и совместно с администратором проекта контролирует ход реализации проекта.

Поручения руководителя проекта являются обязательными для исполнения всеми участниками рабочей группы проекта.

5.2. Администратор проекта осуществляет подготовку и организацию совещаний, документирование поручений, информирование членов команды проекта по всем необходимым вопросам и организует документооборот по проекту.

5.3. Руководители направлений в рамках выделенных зон ответственности обеспечивают своевременность и качество выполнения работ и достижения контрольных точек проекта.

5.4. Исполнители проекта выполняют поручения и запланированные мероприятия, за которые они являются ответственными, достигают контрольные точки, утвержденные в паспорте проекта, в сроки, установленные руководителем проекта.

По запросу руководителя или администратора проекта исполнители обязаны предоставлять информацию о выполнении работ и поручений с указанием фактических и прогнозных сроков выполнения, степени завершения мероприятий, о возникающих отклонениях и их причинах, а также материалы, подтверждающие завершение мероприятий проекта.

5.5. В целях осуществления мониторинга и контроля хода реализации проекта руководитель проекта совместно с администратором проекта анализирует информацию о фактическом выполнении мероприятий и достижении контрольных точек, отклонениях, проблемах и рисках, возникающих в проекте, строит прогнозы хода реализации проекта с учетом получаемой информации.

При наличии отклонений руководитель проекта определяет причины их возникновения, оценивает их влияние на проект, разрабатывает корректирующие и (или) предупреждающие мероприятия.

Управление изменениями в проекте осуществляется в соответствии с порядком действий, определенным в разделе 6 настоящего Регламента.

5.6. На основании результатов мониторинга и контроля хода реализации проекта администратор проекта подготавливает отчет о ходе реализации проекта (далее - отчет)по форме согласно приложению N 5к настоящему Регламенту или по форме, предоставленной исполнительными органами государственной власти Воронежской области (в случае проекта - муниципальной составляющей регионального проекта). Периодичность подготовки отчета может быть установлена в разделе 2 "План коммуникаций проекта" приложения "Дополнительные материалы проекта" к паспорту проекта. При подготовке отчета администратор проекта вправе дополнительно запрашивать у исполнителей проекта информацию и материалы, необходимые для подготовки отчета. Отчет разрабатывается в соответствии с методическими рекомендациями по мониторингу проектов (приложение N 6 к настоящему Регламенту).

Руководитель проекта контролирует и обеспечивает подготовку и согласование отчета с периодичностью и в порядке, определенными настоящим Регламентом (или в соответствии с иными периодичностью и порядком, установленными правительством Воронежской области в случае, если проект - муниципальная составляющая регионального проекта):

- ежемесячно не позднее 10 рабочего дня месяца, следующего за отчетным, отчет согласовывается руководителем проекта и куратором проекта и предоставляется в городской проектный офис (в электронном виде);

- ежеквартально не позднее 5 рабочего дня месяца, следующего за последним месяцем отчетного квартала, отчет согласовывается руководителем проекта, функциональным заказчиком проекта, куратором проекта и управлением финансово-бюджетной политики и предоставляется в городской проектный офис, который выносит вопрос об утверждении отчета на очередное заседание Проектного комитета;

- ежегодно не позднее 05 февраля года, следующего за отчетным, отчет согласовывается руководителем проекта, куратором проекта, функциональным заказчиком проекта, управлением финансово-бюджетной политики и отраслевым исполнительным органом государственной власти Воронежской области (в случае проекта - муниципальной составляющей регионального проекта) и предоставляется в городской проектный офис, который выносит вопрос об утверждении отчета по проекту на очередное заседание Проектного комитета с приложением паспорта проекта.

5.7. Куратор проекта, функциональный заказчик проекта, городской проектный офис рассматривают представленный руководителем проекта отчет и при необходимости инициируют корректирующие и предупреждающие мероприятия для обеспечения успешной реализации проекта.

5.8. По итогам достижения целей проекта руководитель проекта формирует предложение о плановом завершении проекта с указанием фактически достигнутых показателей проекта (утвержденных в паспорте) и плановой даты подготовки итогового отчета и согласовывает его с куратором проекта и функциональным заказчиком проекта.

После согласования с функциональным заказчиком проекта предложения о плановом завершении проекта руководитель проекта направляет предложение в городской проектный офис и инициирует процедуру планового завершения проекта в соответствии с подразделом 7.2 настоящего Регламента.

5.9. После получения предложения о плановом завершении проекта городской проектный офис включает вопрос о плановом завершении проекта в повестку ближайшего заседания Проектного комитета.

5.10. В случае если в ходе реализации проекта любой из участников команды проекта выявил, что дальнейшая реализация проекта является по каким-либо причинам нецелесообразной, он направляет предложение о завершении проекта руководителю проекта и инициирует процедуру досрочного завершения проекта в соответствии с порядком действий, определенным в подразделе 7.3настоящего Регламента.

5.11. Городской проектный офис осуществляет мониторинг реализации проекта в части полноты и своевременности достижения плановых параметров проекта, а также фактических отклонений от плановых параметров проекта. Результатом мониторинга является анализ причин возникновения отклонений, разработка управленческих решений, корректирующих возникшие отклонения. В случае если в результате мониторинга выявлено отклонение от параметров проекта более чем на 10% для муниципальных составляющих региональных проектов и более 15% для внутренних муниципальных проектов, такое отклонение считается критичным. Управленческие решения по критичным отклонениям подлежат рассмотрению и утверждению на заседании Проектного комитета.

5.12. Руководитель проекта несет ответственность за достоверность, актуальность и полноту информации, содержащейся в отчете.

5.13. Городской проектный офис анализирует информацию, содержащуюся в предоставленных отчетах, и при необходимости:

а) запрашивает дополнительную информацию у структурных подразделений администрации городского округа город Воронеж, а также у иных участников проекта;

б) осуществляет мероприятия по оценке фактических параметров проекта, определению их отклонений от плановых параметров, анализу отклонений и выявлению причин их возникновения с привлечением участников проекта в соответствии с их компетенцией;

в) направляет руководителю проекта предложения по доработке отчета;

г) направляет информацию о реализации муниципальной составляющей регионального проекта, необходимую для формирования отчетов по региональному проекту, руководителю регионального проекта и регионального проектного офиса Воронежской области;

д) формирует предложения о рассмотрении отчетов на заседаниях Проектного комитета.

5.14. По итогам рассмотрения отчета (квартального или годового)Проектный комитет может принять решение:

а) об утверждении отчета и (или) завершении проекта;

б) о согласовании отчета с замечаниями и (или)о доработке отчета;

в) о необходимости внесения изменений в паспорт проекта.

6. Управление изменениями в проекте

6.1. Управление изменениями в проекте представляет собой процесс выявления и анализа отклонений, согласования и внесения изменений в проект и его результаты.

6.2. Управление изменениями в проекте осуществляется непрерывно и выполняется на протяжении всего периода подготовки и реализации проекта.

6.3. Основанием для внесения изменений в паспорт проекта являются выявленные в ходе реализации проекта:

- отклонения фактических значений параметров проекта от плановых значений, утвержденных в паспорте проекта;

- необходимость уточнения бюджета и показателей проекта, декомпозиции контрольных точек проекта на следующий год реализации проекта.

Паспорта проектов подлежат ежегодной актуализации и планированию на очередной финансовый год. Ежегодная актуализация паспортов проектов на очередной финансовый год осуществляется в порядке, установленном настоящим Регламентом, не позднее 10 рабочих дней после утверждения бюджета на очередной финансовый год и на плановый период.

6.4. К изменениям в проекте не относится исправление опечаток и ошибок в проектных документах.

6.5. Инициатором изменений может быть любой член команды проекта, городской проектный офис и (или) Проектный комитет.

6.6. Инициатор изменений информирует руководителя проекта о необходимости внесения изменений в проект.

6.7. Руководитель проекта в течение 3 рабочих дней проводит анализ предлагаемых изменений, при необходимости обсуждает предлагаемые изменения проекта с командой проекта на очном совещании и принимает решение о подготовке запроса на изменение и необходимость корректировки паспорта проекта.

По поручению руководителя проекта администратор проекта готовит запрос на изменение по форме согласно приложению N 7 к настоящему Регламенту. Запрос на изменение разрабатывается в соответствии с методическими рекомендациями по реализации и управлению изменениями проектов(приложение N 8 к настоящему Регламенту). Срок подготовки запроса на изменение не должен превышать 3 рабочих дней с момента получения соответствующего поручения администратором проекта от руководителя проекта.

6.8. При наличии поручения Проектного комитета о внесении изменений в проект срок подготовки запроса на изменение указывается в решении Проектного комитета.

Запрос на изменение согласовывается командой проекта, утверждается куратором проекта, функциональным заказчиком проекта и Проектным комитетом в случаях:

- если внесение изменений в проект повлияет на срок реализации контрольных точек проекта и мероприятий, утвержденных в паспорте проекта, более чем на 10% для муниципальной составляющей регионального проекта и более чем на 15% для внутреннего муниципального проекта, при этом параметры проекта (цели, сроки, бюджет) не изменяются;

- если параметры проекта (цели, сроки, бюджет) подлежат изменению.

Запрос на изменение согласовывается с командой проекта и утверждается только функциональным заказчиком проекта в случае:

- если изменение сроков реализации контрольных точек и мероприятий проекта составило менее 10% для муниципальной составляющей регионального проекта или менее 15% для внутреннего муниципального проекта и не влечет изменение конечных параметров проекта, утвержденных в паспорте проекта.

6.9. Руководитель проекта направляет запрос на изменение функциональному заказчику проекта.

В течение 3 рабочих дней функциональный заказчик проекта рассматривает запрос на изменение и принимает одно из следующих решений:

- утвердить запрос на изменение, внести изменения в паспорт проекта (в случае если основные параметры проекта не изменяются);

- утвердить запрос на изменение с замечаниями;

- вернуть запрос на изменение на доработку;

- отклонить запрос на изменение.

6.10. В случаях если запрос на изменение требует утверждения Проектного комитета (пункт 6.8 настоящего Регламента), после согласования запроса на изменение командой проекта, утверждения куратором проекта и функциональным заказчиком проекта городской проектный офис включает вопрос по рассмотрению запроса на изменение в повестку ближайшего заседания Проектного комитета.

6.11. Проектный комитет на очередном заседании рассматривает запрос на изменение и принимает одно из следующих решений:

- утвердить запрос на изменение, внести изменения в паспорт проекта;

- вернуть запрос на изменение на доработку;

- отклонить запрос на изменение.

Руководитель проекта представляет запрос на изменение на заседании Проектного комитета и обосновывает необходимость внесения изменений в проект.

6.12. После утверждения запроса на изменение в соответствии с требованиями, предусмотренными настоящим Регламентом, администратор проекта заносит советующую информацию в Реестр изменений.

6.13. Утвержденный запрос на изменение в течение 1 дня направляется администратором проекта команде проекта и в городской проектный офис.

6.14. В случае если изменению подлежит состав рабочей группы проекта, то данные изменения оформляются в виде запроса на изменение, который согласовывается с руководителем структурного подразделения администрации городского округа город Воронеж, организации, где трудоустроен работник, и утверждается куратором проекта.

6.15. Руководитель проекта в течение 2 рабочих дней со дня утверждения запроса на изменение формирует новую редакцию паспорта проекта. Внесенные в паспорт проекта изменения должны в полной мере соответствовать утвержденному запросу на изменение. Внесение дополнительных данных, не утвержденных запросом на изменение, не допускается.

Проверка внесенных изменений осуществляется городским проектным офисом. Городской проектный офис вправе отклонить внесенные в паспорт проекта изменения в случае их частичного или полного несоответствия утвержденному запросу на изменение.

6.16. Новая редакция паспорта, согласованная и утвержденная в соответствии с настоящим Регламентом, в течение 1 рабочего дня со дня подписания направляется администратором проекта команде проекта и в городской проектный офис.

После внесения изменений в паспорт проекта команда проекта продолжает реализацию проекта в соответствии с измененным паспортом проекта за исключением случаев, когда утверждено приостановление проекта или его досрочное завершение.

7. Завершение проекта

7.1. Общие положения о завершении проекта

Завершение проекта осуществляется:

а) в плановом порядке - по итогам достижения параметров проекта, выполнения мероприятий и достижения контрольных точек проекта;

б) досрочно - при принятии соответствующего решения Проектным комитетом.

7.2. Плановое завершение проекта

7.2.1. Не позднее 5 рабочих дней с момента согласования предложения о плановом завершении проекта (пункт 5.9 настоящего Регламента)руководителем проекта с участием всех членов команды проекта проводится итоговое совещание по проекту для определения степени достижения целей и показателей проекта, соответствия результатов проекта требованиям, утвержденным в паспорте проекта, оценки точности планирования работ и качества работы команды проекта.

На итоговое совещание по проекту дополнительно приглашается сотрудник городского проектного офиса, если он ранее не был включен в состав команды проекта.

7.2.2. В течение 15 рабочих дней с момента проведения итогового совещания по проекту руководитель проекта совместно с администратором проекта подготавливает итоговый отчет о реализации проекта (далее - итоговый отчет) по форме согласно приложению N 9 к настоящему Регламенту и направляет его на рассмотрение в городской проектный офис.

Итоговый отчет разрабатывается в соответствии с методическими рекомендациями по завершению проекта (приложение N 10 к настоящему Регламенту).

7.2.3. В течение 3 рабочих дней городской проектный офис рассматривает итоговый отчет,и при отсутствии замечаний руководитель проекта направляет его куратору проекта и функциональному заказчику проекта. В случае необходимости доработки итогового отчета руководитель проекта вносит корректировки и направляет в городской проектный офис для повторного согласования.

7.2.4. В течение 5 рабочих дней куратор проекта и функциональный заказчик проекта рассматривают итоговый отчет и принимают одно из следующих решений:

- согласовать итоговый отчет, рекомендовать его к рассмотрению на заседании Проектного комитета;

- вернуть на доработку.

7.2.5. После согласования итогового отчета куратором проекта и функциональным заказчиком проекта городской проектный офис включает вопрос об утверждении итогового отчета в повестку ближайшего заседания Проектного комитета.

7.2.6. Руководитель проекта представляет итоговый отчет на заседании Проектного комитета.

Проектный комитет рассматривает итоговый отчет и принимает одно из следующих решений:

- утвердить итоговый отчет, завершить проект;

- утвердить итоговый отчет, завершить проект, начать постпроектный мониторинг общественно значимого эффекта от реализации проекта;

- утвердить итоговый отчет с замечаниями, завершить проект при условии внесения предлагаемых изменений;

- вернуть итоговый отчет о реализации проекта на доработку.

7.2.7. Постпроектный мониторинг эффекта от реализации проекта осуществляет функциональный заказчик проекта в рамках текущей деятельности, если иные ответственные не утверждены решением Проектного комитета.

7.2.8. В случае утверждения итогового отчета с замечаниями руководитель проекта организует исправление замечаний. Срок исправления замечаний устанавливается Проектным комитетом и зависит от характера требующихся изменений.

7.2.9. При возврате итогового отчета на доработку повторное рассмотрение итогового отчета проводится в порядке, установленном настоящим Регламентом.

7.2.10. Не позднее 10 рабочих дней с момента утверждения итогового отчета администратор проекта направляет в городской проектный офис архив проекта и формирует контрольный лист передачи архива проекта, который содержит перечень документов, информация в которых свидетельствует о полноте произведенных действий по достижению целей проекта.

После получения утвержденного итогового отчета и архива проекта городской проектный офис осуществляет актуализацию Реестра проектов и присваивает проекту статус "Завершен" .

7.3. Приостановление или досрочное завершение проекта

7.3.1. В случае возникновения причин, из-за которых дальнейшая реализация проекта невозможна, руководитель проекта подготавливает предложение о приостановлении или досрочном завершении проекта и согласовывает его с функциональным заказчиком проекта.

Предложение о приостановлении (досрочном завершении) проекта должно содержать:

- информацию о фактически использованном бюджете;

- информацию о достижении промежуточных результатов проекта;

- описание выявленной проблемы, причин ее возникновения и причин, по которым проблема не может быть решена ни в данный момент, ни в дальнейшем;

- обоснование необходимости приостановления или досрочного завершения проекта.

7.3.2. После согласования с функциональным заказчиком проекта руководитель проекта направляет предложение о приостановлении (досрочном) завершении проекта в городской проектный офис.

7.3.3. В течение 3 рабочих дней городской проектный офис рассматривает предложение о приостановлении (досрочном завершении) проекта и направляет его куратору проекта.

7.3.4. В течение 5 рабочих дней куратор проекта рассматривает предложение о приостановлении (досрочном завершении) проекта и принимает одно из следующих решений:

- согласовать предложение о приостановлении (досрочном завершении) проекта,рекомендовать его к рассмотрению на заседании Проектного комитета;

- оставить проект на текущей стадии жизненного цикла, поручить руководителю проекта устранить замечания, препятствующие дальнейшей реализации проекта;

- отклонить предложение о приостановлении (досрочном завершении) проекта.

7.3.5. После согласования предложения о приостановлении или досрочном завершении проекта куратором проекта городской проектный офис включает вопрос о приостановлении или досрочном завершении проекта в повестку ближайшего заседания Проектного комитета.

7.3.6. Проектный комитет на очередном заседании рассматривает предложение о приостановлении (досрочном завершении) проекта и принимает одно из следующих решений:

- утвердить предложение о приостановлении (досрочном завершении) проекта, приостановить проект (перейти к завершению проекта);

- оставить проект на текущей стадии жизненного цикла, поручить руководителю проекта устранить замечания, препятствующие дальнейшей реализации проекта.

Руководитель проекта представляет предложение о приостановлении (досрочном завершении) проекта на заседании Проектного комитета и обосновывает необходимость приостановления (досрочного завершения) проекта.

7.3.7. При принятии решения о приостановлении проекта городской проектный офис присваивает проекту статус "Приостановлен" в Реестре проектов.

7.3.8. Возобновление работ по проекту осуществляется по инициативе руководителя проекта, который формирует предложение о возобновлении проекта. Порядок рассмотрения предложения о возобновлении проекта осуществляется в соответствии с порядком рассмотрения предложения о приостановлении проекта.

После принятия решения о возобновлении проекта, городской проектный офис присваивает проекту статус "Реализация" в Реестре проектов.

Директор МКУ "Агентство управления проектами"

Н.В. Санина

Приложение N 1
к Регламенту
управления проектами
в администрации городского округа
город Воронеж

                                                                    ФОРМА

                                                      УТВЕРЖДЕНО

                                             решением Проектного комитета

                                             от ___ _____________ 20__ г.

                       ПРЕДЛОЖЕНИЕ ПО ПРОЕКТУ

             "__________________________________________"

                       (наименование проекта)

Регистрационный номер*
Дата регистрации

                         1. Инициатор проекта

Ф.И.О. инициатора проекта
Должность инициатора проекта
Контактные данные инициатора проекта

                          2. Описание проекта

Обоснование проекта (какую проблему решает или какую возможность использует)
Основания для инициации проекта
Связь с государственными программами Российской Федерации, Воронежской области, муниципальными программами городского округа город Воронеж и утвержденной Стратегией социально-экономического развития городского округа город Воронеж
Цели проекта
Показатели проекта
Основные результаты проекта
Способы достижения целей и основные мероприятия проекта
Ключевые риски и возможности проекта
Оценка длительности проекта
Оценка бюджета проекта

                           3. Участники проекта

Участник проекта	Ф.И.О. /должность	Подпись
Куратор проекта
Функциональный заказчик проекта
Руководитель проекта
Управление финансово-бюджетной политики (в части муниципального бюджета)
Перечень структурных подразделений администрации городского округа город Воронеж, муниципальных учреждений, предприятий и других участников проекта

                  4. Дополнительные сведения по проекту

Ограничения по проекту
Границы проекта	В границы проекта входит: 1. 2.
	В границы проекта не входит: 1. 2.
Дополнительная информация по проекту

Должность

И.О. Фамилия

"___" ___________ 20__ г. личная подпись

______________________________

* Присваивает сотрудник городского проектного офиса.

Директор МКУ "Агентство управления проектами"

Н.В. Санина

Приложение N 2
к Регламенту
управления проектами
в администрации городского округа
город Воронеж

Методические рекомендации
по подготовке предложения и паспорта проекта

1. Общие положения

1.1. Настоящие методические рекомендации по подготовке предложения и паспорта проекта (далее - методические рекомендации) разработаны в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 31.10.2018 N 1288 "Об организации проектной деятельности в Правительстве Российской Федерации" и постановлением правительства Воронежской области от 29.03.2019 N 301 "Об организации проектной деятельности в правительстве Воронежской области и исполнительных органах государственной власти Воронежской области" .

1.2. Понятия, используемые в методических рекомендациях, соответствуют терминам и определениям, приведенным в Положении о системе управления проектной деятельностью в администрации городского округа город Воронеж (далее - Положение).

2. Рекомендации по подготовке предложения проекта

2.1. Предложение по проекту (далее - предложение) служит формой инициирования проекта.

2.2. Подготовка предложений осуществляется по форме согласно приложению N 1 к Регламенту управления проектами в администрации городского округа город Воронеж (далее - Регламент) и в соответствии с рекомендациями по ее заполнению, приведенными в настоящем разделе методических рекомендаций.

2.3. Форма предложения включает следующие разделы:

- раздел 1 "Инициатор проекта";

- раздел 2 "Описание проекта";

- раздел 3 "Участники проекта";

- раздел 4 "Дополнительные сведения по проекту" .

2.4. В наименовании предложения указывается действие (создание, организация и пр.), объект, над которым совершается действие (система, производство и пр.), а также территория реализации. Наименование предложения рекомендуется формулировать одним предложением, раскрывающим его суть.

Примеры:

Повышение качества оказания услуг в сфере YYY на территории Российской Федерации.

Создание IT-технопарков на территории Российской Федерации.

Регистрационный номер присваивается сотрудником городского проектного офиса на этапе разработки предложения.

2.5. Раздел "Описание проекта" содержит следующую информацию:

2.5.1. "Обоснование проекта" - описание существующих или возможных проблем, на решение которых направлена реализация проекта, либо описание возможностей, которые целесообразно использовать посредством реализации проекта. Дополнительно при необходимости указываются причины появления проблем и возможностей.

2.5.2. "Основания для инициации проекта" - связь проекта с официальными документами, содержащими прямые или косвенные основания для инициации и последующей реализации проекта. Рекомендуется указывать реквизиты соответствующих официальных документов.

Пример:

Исполнение пункта 8 протокола поручений, определенных на совещании у главы городского округа город Воронеж по вопросу проектных инициатив на 2018 год, от 05.12.2017.

2.5.3. "Связь с государственными программами Российской Федерации, Воронежской области, муниципальными программами городского округа город Воронеж и утвержденной Стратегией социально-экономического развития городского округа город Воронеж" - перечень (наименования) государственных и муниципальных программ с указанием соответствующих подпрограмм и основных мероприятий, в рамках которых полностью или частично планируются к реализации мероприятия проекта. В перечне необходимо указывать реквизиты нормативных правовых актов, которыми утверждены соответствующие государственные и муниципальные программы.

Пример:

Мероприятие 1 "Реализация образовательных программ высшего образования" подпрограммы "Реализация образовательных программ профессионального образования" государственной программы Российской Федерации "Развитие образования", утвержденной постановлением правительства Российской Федерации от 26.12.2017N 1642.

2.5.4. "Цели проекта" - цели, которые планируется достигнуть за счет реализации предлагаемого проекта. Цели должны содержать конкретные количественные или качественные показатели с указанием целевых значений.

Формулировка целей должна соответствовать решению обозначенных проблем, изложенных в обосновании проекта, и указывать на выгоды и эффекты, получаемые от реализации проекта, содержать социальный, экономический или иной общественно значимый и общественнопонятный эффект от реализации проекта, выраженный в численноизмеримых показателях,и начинаться с глагола совершенного вида.

Примеры:

Повысить к 2018 году обеспеченность жильем на одного гражданина Российской Федерации на XX квадратных метров по сравнению с показателем 2017 года и довести ее к 2025 году до XX квадратных метров на человека.

Снизить к 2018 году потребность граждан Российской Федерации в жилье с XX до XX% (к 2025 году - до XX%).

2.5.5. "Основные результаты проекта" - результаты проекта, формулировать которые рекомендуется в терминах создаваемых продуктов или услуг (возведенных крупных объектов, созданных или модернизированных технологических процессов, разработанных программных продуктов, утвержденных нормативных правовых актов и пр.).

Примеры:

Построены и введены в эксплуатацию 10 объектов социальной инфраструктуры.

Реализованы проекты по развитию территорий, расположенных в границах населенных пунктов, предусматривающих строительство жилья.

2.5.6. "Показатели проекта" - показатели, на достижение которых направлен проект, или показатели, на которые результаты проекта оказывают влияние.

2.5.7. "Способы достижения целей и основные мероприятия проекта" - рекомендуется описывать не менее 2 альтернативных способов достижения целей проекта.

Пример:

Способ 1: развитие рынка кредитования YYY.

Способ 2: внедрение электронного формата кредитного дела (пример мероприятий: внесение изменений в нормативную правовую базу в части требований к порядку ведения кредитного дела; разработка информационной системы; обучение пользователей и пр.).

Способ 3: создание и организация деятельности консультационных центров в сфере кредитования YYY (пример мероприятий: заключение соглашений с базовыми юридическими центрами, разработка стандартов оказания финансовых услуг в сфере YYY, создание на базе центров института финансовых советников и пр.).

2.5.8. "Ключевые риски и возможности проекта" - описание существующих или возможных рисков, которые могут оказать негативное влияние на успешную реализацию проекта, либо описание возможностей, которые целесообразно использовать посредством реализации проекта.

2.5.9. "Оценка длительности проекта" - планируемая дата начала и дата окончания (указываются в формате "ММ.ГГГГ"), к которой цели и показатели проекта должны быть достигнуты.

Пример:

12.2016 - 10.2020.

2.5.10. "Оценка бюджета проекта" - предварительная оценка затрат на реализацию проекта по годам в разрезе возможных источников финансирования (бюджет Воронежской области, местные бюджеты органов местного самоуправления, государственные внебюджетные фонды Российской Федерации, государственные фонды, институты развития, частные инвестиции и пр.). В случае бюджетного финансирования указывается возможность финансирования в рамках доведенных лимитов или потребность в дополнительных средствах.

Пример:

XX тыс. рублей (в том числе ХХ тыс. рублей - федеральный бюджет, ХХ тыс. рублей - Фонд развития моногородов).

2.6. Раздел "Участники проекта" содержит информацию об участниках проекта, указываются Ф.И.О. и должности предполагаемых функционального заказчика проекта, руководителя проекта, куратора и участников проекта.

2.7. Раздел "Дополнительные сведения по проекту" содержит следующую информацию:

2.7.1. "Ограничения по проекту" - перечень сдерживающих факторов, влияющих на ход реализации проекта.

2.7.2. "Границы проекта" - подробная информация о том, что конкретно входит в границы проекта, а что находится за его рамками.

Пример:

В границы проекта входит разработка комплексной схемы организации дорожного движения для сети дорог, расположенных в границах городского округа город Воронеж, на период до 2032 года.

В границы проекта не входит:

1. Организация работ по перезаключению договоров с транспортными компаниями.

2. Строительство перехватывающих транспортных узлов.

2.7.3. "Дополнительная информация по проекту" - заполняется при необходимости указания дополнительной информации к предложению.

3. Рекомендации по подготовке паспорта проекта

3.1. Паспорт проекта разрабатывается по форме согласно приложению N 4 к Регламенту и в соответствии с рекомендациями по ее заполнению, приведенными в настоящем разделе методических рекомендаций.

Форма паспорта проекта включает следующие разделы:

- раздел 1 "Основные положения";

- раздел 2 "Цель и показатели проекта";

- раздел 3 "Результаты проекта";

- раздел 4 "Финансовое обеспечение реализации проекта";

- раздел 5 "Контрольные точки проекта";

- раздел 6 "Дополнительная информация по проекту" .

Приложение "Дополнительные материалы проекта" к паспорту проекта включает следующие разделы:

- раздел 1 "План мероприятий (дорожная карта)";

- раздел 2 "План коммуникаций проекта";

- раздел 3 "Методика расчета показателей проекта и периодичность сбора данных";

- раздел 4 "Заинтересованные стороны проекта";

- раздел 5 "Реестр рисков проекта" .

3.2. В наименовании проекта указывается наименование проекта в соответствии с предложением. Наименование проекта - муниципальной составляющей регионального проекта должно в точности совпадать с наименованием регионального проекта.

3.3. Раздел "Основные положения" содержит следующую информацию:

3.3.1. "Краткое наименование проекта" - словосочетание, состоящее из 2-3 слов, которое планируется использовать в документах и средствах массовой информации. Краткое наименование рекомендуется формулировать в терминах, формирующих позитивный образ проекта.

Примеры:

Чистая страна.

Электронное образование.

IT-технопарки.

Качественные дороги.

3.3.2. "Срок реализации проекта (дата начала - дата окончания)" - рекомендуется указывать планируемую дату начала реализации и планируемую дату завершения проекта в формате "ДД.ММ.ГГГГ" . Датой начала проекта является дата утверждения паспорта проекта. Рекомендуемый срок завершения проекта - не более 3-12 месяцев со времени получения последних результатов проекта.

Пример:

15.12.2016 - 20.12.2018.

3.3.3. "Регистрационный номер" - присваивается сотрудником городского проектного офиса на этапе разработки предложения.

3.3.4. "Основание для разработки паспорта проекта" - решение Проектного комитета, решение и (или) поручение главы городского округа город Воронеж, решение функционального заказчика (в случае проекта - муниципальной составляющей регионального проекта).

3.3.5. "Куратор проекта (Ф.И.О., должность)" - Ф.И.О. заместителя / первого заместителя главы администрации, который назначается на роль куратора проекта согласно решению Комитета управления проектами при главе городского округа город Воронеж (далее - Проектный комитет).

3.3.6. "Функциональный заказчик проекта (Ф.И.О., должность)" - Ф.И.О. руководителя структурного подразделения администрации городского округа города Воронеж. Назначается согласно решению Проектного комитета из числа руководителей подразделений, в наибольшей степени заинтересованных в результатах проекта.

3.3.7. "Руководитель проекта (Ф.И.О., должность)" - лицо (Ф.И.О., должность), наделенное полномочиями и ответственностью по управлению проектом решением Проектного комитета.

3.3.8. "Связь с государственными программами Российской Федерации и Воронежской области, муниципальными программами городского округа город Воронеж" - информация,аналогичная указанной в подпункте 2.5.3 пункта 2.5 настоящих методических рекомендаций.

3.4. Раздел "Цель и показатели проекта" содержит следующую информацию:

3.4.1. "Цель проекта" - формулировка цели проекта должна содержать социальный, экономический или иной общественно значимый и общественно понятный эффект от реализации проекта, выраженный в численноизмеримых показателях, позволяющий в дальнейшем однозначно оценивать степень их достижения, и начинаться с глагола совершенного вида.

Пример:

Увеличить экспорт услуг по сравнению с 2018 годом на XX% к концу 2025 года.

Не рекомендуется формулировать цель проекта в виде результатов, продуктов или услуг, создаваемых в рамках проекта. Их приведение возможно в формулировке основного способа достижения цели после слов "путем", "посредством", "с помощью" и пр. При этом основной показатель, отражаемый в цели проекта, необходимо приводить в первой части формулировки цели (до слов "путем", "посредством", "с помощью" и пр.);

3.4.2. В графах, относящихся к показателям проекта, приводится список показателей, единицы измерения и значения показателей по годам/кварталам реализации проекта. Для всех показателей указываются единицы измерения, базовое значение (последнее расчетное значение на момент подготовки паспорта проекта), дата расчета в формате "ДД.ММ.ГГГГ" . Значения показателей приводятся по годам вплоть до года завершения проекта накопительным итогом. Показатели должны характеризовать цель и результаты проекта.

В подразделе "Показатели" выделяются первый уровень показателей, включающий основные показатели, отраженные в цели проекта, и второй уровень показателей, отражающих достижение первого уровня показателей. По каждому показателю должно быть указано базовое значение, по сравнению с которым в ходе реализации проекта будет отслеживаться динамика роста показателя. За базовое значение принимается последняя актуальная величина показателя. Базовое значение показателя, а также дата его расчета (в формате "ММ.ГГГГ" ) указываются в графе "Базовое значение" .

Достижение значений показателей первого уровня будет свидетельствовать о достижении целей проекта.

Рекомендуется дополнительно выделять показатели второго уровня, которые могут включать:

- показатели, на основе которых или с помощью которых рассчитываются показатели первого уровня;

- показатели, наблюдаемые в ходе реализации проекта и выделяемые в целях обеспечения управляемости проекта.

Общее рекомендуемое количество показателей, указываемых в паспорте проекта, составляет не более 10 единиц.

Примеры показателей первого уровня:

Прирост несырьевого экспорта, %.

Прирост экспорта услуг, %.

Примеры показателей второго уровня:

Рост числа экспортеров, %.

Объем инвестиций в технологические инновации, тыс. руб.

Доля экспорта продукции высоких технологий в общем объеме экспорта, % и пр.

3.5. В разделе "Результаты проекта" необходимо указывать непосредственные результаты, создаваемые в рамках реализации проекта, которые позволят достичь цели проекта. Результаты проекта - это полный перечень материальных и нематериальных объектов, продуктов и (или) услуг, создаваемых в рамках проекта и необходимых для достижения показателей и целей проекта. При формировании результатов проекта необходимо учитывать нормативно-правовую базу, информационные системы, организационные структуры, информационное сопровождение и прочие создаваемые результаты.

По каждому результату приводятся требования к нему с указанием качественных и количественных характеристик, которые позволяют однозначно оценить фактическое достижение указанного результата по факту завершения проекта.

В случае если результат прямо не оказывает влияние на достижение показателей и цели проекта, он не рекомендуется к включению в паспорт проекта.

Пример:

ХХХ IT-технопарков введено в эксплуатацию:

- размещение не менее XX резидентов в одном технопарке;

- в XX технопарках размещены конференц-залы, дискуссионные площадки;

- во всех созданных технопарках обеспечен доступ к широкополосному доступу сети Интернет со скоростью не ниже XX Мбит/c.

Разработаны программы поддержки IT-технопарков на региональном уровне:

- финансирование программ осуществляется в пропорции: XX% - федеральные средства,XX% - региональные средства и пр.

3.6. Раздел "Финансовое обеспечение реализации проекта" содержит информацию об объеме требуемого для реализации проекта финансового обеспечения и источников финансирования по годам реализации проекта.

Распределение объема финансовых средств по годам реализации проекта осуществляется в соответствии со сроками выполнения мероприятий проекта и создания результатов проекта.

В качестве бюджетных источников реализации проекта(при наличии) указываются расходы федерального бюджета, бюджета Воронежской области, местных бюджетов органов местного самоуправления, расходы государственных внебюджетных фондов Российской Федерации.

Для бюджетных источников указывается расшифровка государственных и муниципальных программ, подпрограмм и их основных мероприятий, в рамках которых осуществляется выделение бюджетных средств с указанием объема финансирования.

К внебюджетным источникам финансирования проекта (при наличии) относятся средства инвесторов, организаций, фондов и прочие средства, неотраженные в бюджетах органов государственной власти всех уровней.

Объемы расходов указываются по годам в тыс. рублей, до двух знаков после запятой.

3.7. Раздел "Контрольные точки проекта" содержит информацию о контрольных точках из расчета не менее 3-6 в год (помимо обязательных), равномерно распределенных в течение года.

Указываются обязательные контрольные точки: "Проектным комитетом утвержден паспорт проекта", "Проектным комитетом Утвержден отчет о ходе реализации проекта за ______ год" и "Проектным комитетом Утвержден итоговый отчет о реализации проекта" .

Контрольная точка фиксирует факт полного или частичного получения результата или достижения показателя проекта. Контрольная точка должна быть сформулирована для каждого указанного в паспорте проекта результата. Контрольные точки должны быть созданы для каждого значения каждого из показателей проекта по годам и отражать дату достижения этого значения. Контрольные точки формулируются в виде завершенного действия (создано, утверждено и пр.).

В графе "Плановый срок" указывается плановая дата в формате "ДД.ММ.ГГГГ", к которой контрольная точка будет выполнена. В графе "Ответственный исполнитель" указываются Ф.И.О., должность лица, ответственного за достижение контрольной точки в указанный срок.

Контрольные точки рекомендуется сортировать по дате наступления.

Пример:

Создан межрегиональный центр контроля качества услуг в сфере YYY.

3.8. Раздел "Дополнительная информация по проекту" содержит информацию о границах проекта: какие мероприятия и (или) результаты входят в рамки проекта, какие мероприятия и (или) результаты находятся за границами проекта.

В данный раздел может включаться любая дополнительная информация, которую руководитель проекта считает необходимым указать.

3.9. Раздел "План мероприятий (дорожная карта)" дополнительных материалов проекта(приложение к паспорту проекта)является рабочим инструментом руководителя проекта и может меняться в течение срока реализации проекта. Базовый план мероприятий формируется на этапе утверждения паспорта проекта. В план подлежат включению мероприятия, позволяющие достигать контрольные точки проекта.

По итогам выполнения всех мероприятий, направленных на достижение одного показателя, указывается контрольная точка, соответствующая получению конкретного результата или достижению конкретного показателя проекта:

- "Дата начала" / "Дата окончания" - даты начала и окончания мероприятия не могут превышать дату окончания контрольной точки. Рекомендуется завершать мероприятия заблаговременно - до срока окончания соответствующей контрольной точки;

- "Исполнитель" - Ф.И.О. лиц, являющихся ответственными исполнителями мероприятия/контрольной точки. Ответственный исполнитель контрольной точки - руководитель структурного подразделения администрации городского округа город Воронеж или заместитель руководителя организации, ответственной за исполнение контрольной точки. Ответственным исполнителем мероприятия, как правило, выступает работник структурного подразделения администрации городского округа город Воронеж или сотрудник организации, ответственной за исполнение мероприятия;

- "Результат / документ, подтверждающий достижение результата" - результаты указываются в форме завершенного действия в формулировках материальных и нематериальных объектов, продуктов и (или) услуг, планируемых к получению в срок (например, ввод в эксплуатацию (указывается количество) дошкольных образовательных организаций; обучение не менее (указывается количество) сотрудников организации). В результатах проекта приводится полный перечень материальных и нематериальных объектов, продуктов и (или) услуг, создаваемых в рамках проекта и необходимых для достижения целей и показателей проекта. При формировании результатов проекта необходимо учитывать нормативно-правовую базу, информационные системы, организационные структуры, информационное сопровождение и прочие создаваемые результаты.

По каждому результату приводятся качественные и количественные характеристики, а также иные требования к результатам, позволяющие однозначно определить их достижение. Формулировка качественных и количественных характеристик результата должна уточнять результат и не дублировать его.

Документальное подтверждение факта получения результата, достижения контрольной точки или выполнения мероприятия указывается в форме соответствующего документа (вида документа), утвержденного, согласованного и (или) одобренного в установленном порядке, а также качественные и количественные характеристики и иные требования к результату, контрольной точке или мероприятию, позволяющие однозначно определить их достижение или выполнение;

- "Уровень контроля" - постоянный или временный орган управления проектной деятельностью, которому подается отчетность об исполнении мероприятия, контрольной точки.

3.10. Раздел "План коммуникаций проекта" дополнительных материалов проекта(приложение к паспорту проекта) описывает основные способы и методы коммуникаций между участниками рабочих органов проекта. Он содержит описание информации, которая передается в ходе реализации проекта, участника проекта, осуществляющего ее передачу, а также периодичность и способы ее передачи.

3.11. Раздел "Методика расчета показателей проекта и периодичность сбора данных" дополнительных материалов проекта(приложение к паспорту проекта) содержит следующую информацию по каждой цели, целевому и дополнительному показателю, приведенному в паспорте проекта:

- наименования показателей, используемых в расчете; источники данных с указанием регулярности их формирования;

- единицы измерения показателей;

- алгоритмы расчета (формулы) показателей с использованием буквенных обозначений показателей;

- методы сбора информации, формы показателей (абсолютный, относительный) и периодичность предоставления статистической информации пользователям в формате "ДД.ММ.ГГГГ" и вид временной характеристики (показатель на дату, показатель за период);

- наименование структурного подразделения администрации городского округа город Воронеж, иного органа или организации, ответственного за сбор и представление данных по показателю.

В случае если методика расчета показателя ранее утверждена, по соответствующим показателям указываются реквизиты документа, которым она утверждена.

3.12. В разделе "Заинтересованные стороны проекта" дополнительных материалов проекта (приложение к паспорту проекта) рекомендуется указывать структурные подразделения администрации городского округа город Воронеж, бюджетные и внебюджетные организации, которые могут повлиять на реализацию проекта либо интересы которых могут быть затронуты проектом.

Формирование реестра заинтересованных сторон и их ожиданий от реализации проекта позволяет выявить риски проекта, уточнить перечень результатов проекта, определить исполнителей и соисполнителей мероприятий проекта.

3.13. Раздел "Реестр рисков проекта" дополнительных материалов проекта (приложение к паспорту проекта) является рабочим инструментом, который корректируется и актуализируется по мере необходимости в ходе реализации проекта. Рекомендуется приводить описание ключевых рисков проекта с отражением негативных последствий от наступления риска, включая влияние на показатели проекта. При выявлении рисков необходимо учитывать как внешние, так и внутренние факторы, способные негативно повлиять на реализацию проекта. Также указывается перечень мероприятий и мер, которые будут способствовать предупреждению наступления риска, и мероприятий, которые будут способствовать реализации ключевых возможностей. Степень влияния и вероятность наступления риска оцениваются руководителем проекта и командой проекта по шкале от 1 до 5 баллов, где 5 баллов - высокая степень вероятности риска и влияния данного риска на проект. В случае если средняя сумма баллов более 8, реализация проекта считается нецелесообразной ввиду высокой степени риска недостижения целей проекта.

Пример:

Наименование риска	Степень влияния	Вероятность наступления	Сумма баллов
Риск 1	5	3	8
Риск 2	3	4	7
Риск 3	5	4	9
Среднее значение			8

Среднее значение = (8 +7 +9) /3, где 3 - количество рисков.

Мероприятия, направленные на минимизацию или предупреждение рисков, должны отражаться в плане мероприятий (дорожной карте) с четкими сроками их реализации и лицами, ответственными за их исполнение.

Директор МКУ "Агентство управления проектами"

Н.В. Санина

Приложение N 3
к Регламенту
управления проектами
в администрации городского округа
город Воронеж

                                                                    ФОРМА

            ПРЕДЛОЖЕНИЕ ПО СОСТАВУ РАБОЧЕЙ ГРУППЫ ПРОЕКТА

для включения в паспорт проекта "_______________________________________"

                                          (наименование проекта)

N п/п	Роль в проекте	Ф.И.О., должность	Функции	Уровень занятости	Отметка о согласовании непосредственным руководителем (да/нет)
1
2
3

Руководитель проекта _______________________________________/И.О. Фамилия

Согласовано:

Функциональный заказчик проекта ____________________________/И.О. Фамилия

Директор МКУ "Агентство управления проектами"

Н.В. Санина

Приложение N 4
к Регламенту
управления проектами
в администрации городского округа
город Воронеж

                                                                    ФОРМА

                                                      УТВЕРЖДЕНО

                                             решением Проектного комитета

                                             от ___ _____________ 20__ г.

                          ПАСПОРТ ПРОЕКТА

         "____________________________________________________"

                       (наименование проекта)

                       1. Основные положения

Краткое наименование проекта		Сроки реализации проекта (дата начала - дата окончания)
Регистрационный номер
Основание для разработки паспорта проекта
Куратор проекта (Ф.И.О., должность)
Функциональный заказчик проекта (Ф.И.О., должность)
Руководитель проекта (Ф.И.О., должность)
Связь с государственными программами Российской Федерации и Воронежской области, муниципальными программами городского округа город Воронеж

                        2. Цель и показатели проекта

Цель проекта
Показатели
N п/п	Наименование показателя	Единица измерения	Базовое значение		Целевые значения(накопительным итогом)
			Значение (N)	Дата	N	N+1	N+2	...
1
2
3

                             3. Результаты проекта

N п/п	Наименование результата	Характеристика результата
1
2
3

                  4. Финансовое обеспечение реализации проекта

N п/п	Наименование направления, мероприятия	Бюджетные источники финансирования, тыс. руб.			Внебюджетные источники финансирования, тыс. руб.	Всего, тыс. руб.
		федеральный бюджет	региональный бюджет	муниципальный бюджет
Год реализации
1
2
Год реализации
...
Всего, тыс. руб.

                         5. Контрольные точки проекта

N п/п	Наименование контрольной точки	Плановый срок	Ответственный исполнитель	Характеристика результата
1
2

                      6. Дополнительная информация по проекту

6.1. Границы проекта:

В границы проекта входит:

1.

2.

В границы проекта не входит:

1.

2.

6.2. Дополнительная информация:

Руководитель проекта	______________________	И.О. Фамилия	"___" __________ ___г.
	личная подпись
Куратор проекта	______________________	И.О. Фамилия	"___" __________ ___г.
	личная подпись
Функциональный заказчик	______________________	И.О. Фамилия	"___" __________ ___г.
	личная подпись
Руководитель управления финансово-бюджетной политики администрации городского округа город Воронеж	______________________	И.О. Фамилия	"___" __________ ___г.
	личная подпись

Директор МКУ "Агентство управления проектами"

Н.В. Санина

Приложение
к паспорту проекта

                        ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ МАТЕРИАЛЫ ПРОЕКТА

                   "__________________________________________"

                              (наименование проекта)

                      1. План мероприятий (дорожная карта)

N п/п	Наименование контрольной точки / мероприятия	Дата начала	Дата окончания	Исполнитель	Результат / документ, подтверждающий достижение результата	Уровень контроля
1	Наименование контрольной точки
1.1	Мероприятие 1.1
1.1.1	Мероприятие 1.1.1
1.1.2	Мероприятие 1.1.2
...	...
2	Наименование контрольной точки
2.1	Мероприятие 2.1
2.1.1	Мероприятие 2.1.1

                           2. План коммуникаций проекта

N п/п	Вид информации	Отправитель	Получатель	Периодичность передачи информации	Способ передачи информации
1
2
3

   3. Методика расчета показателей проекта и периодичность сбора данных

N п/п	Наименование показателя	Единица измерения	Алгоритм формирования (формула)	Метод сбора/ форма показателя / периодичность сбора данных	Ответственный за сбор данных
1
2
3

                       4. Заинтересованные стороны проекта

N п/п	Наименование заинтересованной стороны	Отношение к проекту	Ожидания от проекта	Виды мероприятия по взаимодействию	Периодичность взаимодействия
1
2
3

                              5. Реестр рисков проекта

N п/п	Наименование риска	Вероятность наступления риска	Степень влияния на проект	Ожидаемые последствия	Мероприятия по предупреждению	Ответственный за управление риском	Периодичность мониторинга
1
2
3

Директор МКУ "Агентство управления проектами"

Н.В. Санина

Приложение N 5
к Регламенту
управления проектами
в администрации городского округа
город Воронеж

                                                                    ФОРМА

                                                      УТВЕРЖДЕНО

                                             решением Проектного комитета

                                             от ___ _____________ 20__ г.

                       ОТЧЕТ О ХОДЕ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА

               "__________________________________________"

                            (наименование проекта)

Отчетный период: с __________ по ______________

Цель проекта
Сроки реализации проекта
Бюджет проекта
Куратор проекта (Ф.И.О., должность)
Функциональный заказчик (Ф.И.О., должность)
Руководитель проекта (Ф.И.О., должность)

            1. Общий статус отклонений при реализации проекта

                            (индикативная таблица)

Показатель своевременности реализации (КПЭс)		Показатель достижения целей (КПЭц)		Показатель достижения результатов (КПЭр)
Статус	Комментарий	Статус	Комментарий	Статус	Комментарий

                     2. Сведения об исполнении бюджета

N п/п	Наименование контрольной точки	Бюджет плановый, млн руб.	Бюджет фактический, млн руб.	Отклонение, млн руб.	Реализовавшиеся риски и мероприятия по их избежанию/ минимизации/ страхованию
1
2
3

    3. Сведения о фактических и прогнозных значениях показателей проекта

N п/п	Показатель проекта, единица измерения	Значение показателя		Степень исполнения плана (СД), %	Реализовавшиеся риски и мероприятия по их минимизации
		плановое	фактическое
1
2

   4. План-фактный анализ исполнения контрольных точек / мероприятий

                          (за отчетный период)

N п/п	Статус*	Наименование контрольной точки / мероприятия	Дата		Ответственный исполнитель (Ф.И.О.)	Комментарии	Объективное свидетельство (документ), подтверждающий завершение контрольной точки
			План	Факт
1	"желтый"
2	"зеленый"

      5. Статус реализации проекта по ответственным исполнителям

N п/п	Ответственный исполнитель	Показатель своевременности реализации (КПЭс)		Показатель достижения целей (КПЭц)		Показатель достижения результатов (КПЭр)
		Статус	Комментарий	Статус	Комментарий	Статус	Комментарий
1
2
3

         6. Прогноз исполнения контрольных точек / мероприятий

         на следующий отчетный период (с __________ по ________)

N п/п	Статус*	Наименование контрольной точки / мероприятия	Дата		Ответственный исполнитель (Ф.И.О.)	Комментарии
			План	Прогноз
1	"зеленый"
2	"желтый"

                      7. Наличие иных вопросов и рисков

N п/п	Описание вопроса / риска	Предложения / рекомендуемые мероприятия
1
2

Отчет подготовил:
Администратор проекта	______________________	__.__._____ г.
	(Ф.И.О.)	дата
Согласовано:
Руководитель проекта	______________________	__.__._____ г.
	(Ф.И.О.)	дата

______________________________

* Цветовая индикация статуса:

Параметр статуса	Цвет индикации в колонке
реализуется без отклонений	"зеленый"
реализуется с отклонением до 10-15%	"желтый"
реализуется с отклонением более 10-15%	"красный"

     В  случае  если  по  проекту  есть  отклонения, общий статус проекта

окрашивается в цвет индикации по худшему отклонению.

Директор МКУ "Агентство управления проектами"

Н.В. Санина

Приложение N 6
к Регламенту
управления проектами
в администрации городского округа
город Воронеж

Методические рекомендации
по мониторингу проектов

1. Общие положения

1.1. Настоящие методические рекомендации по мониторингу проекта (далее - методические рекомендации) разработаны в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 31.10.2018 N 1288 "Об организации проектной деятельности в Правительстве Российской Федерации" и постановлением правительства Воронежской области от 29.03.2019 N 301 "Об организации проектной деятельности в правительстве Воронежской области и исполнительных органах государственной власти Воронежской области".

1.2. Настоящие методические рекомендации содержат рекомендации по осуществлению мониторинга реализации проекта и по заполнению отчета о ходе реализации проекта (далее - отчет).

1.3. Информация, содержащаяся в отчете, подготавливается на основании данных мониторинга проекта в части реализации паспорта проекта.

1.4. Данные мониторинга проекта в виде отчета представляются участниками команды проекта с периодичностью и в сроки, установленные Регламентом управления проектамив администрации городского округа город Воронеж (далее - Регламент).

1.5. Подготовка отчета осуществляется руководителем проекта на основании данных,предоставленных командой проекта и сформированных администратором проекта. Порядок согласования отчета установлен Регламентом.

2. Рекомендации по подготовке отчета о ходе реализации проекта

2.1. Отчет разрабатывается по форме согласно приложению N 5 к Регламенту и в соответствии с рекомендациями по ее заполнению, приведенными в настоящем разделе методических рекомендаций, или по форме, предоставленной исполнительными органами государственной власти (в случае если проект - муниципальная составляющая регионального проекта).

Форма отчета включает следующие разделы:

- раздел 1 "Общий статус отклонений при реализации проекта (индикативная таблица)";

- раздел 2 "Сведения об исполнении бюджета";

- раздел 3 "Сведения о фактических и прогнозных значениях показателей проекта";

- раздел 4 "План-фактный анализ исполнения контрольных точек / мероприятий (за отчетный период)";

- раздел 5 "Статус реализации проекта по ответственным исполнителям";

- раздел 6 "Прогноз исполнения контрольных точек / мероприятий на следующий отчетный период";

- раздел 7 "Наличие иных вопросов и рисков" .

Разделы отчета подготавливаются в соответствии с периодичностью (отчетный период),определенной Регламентом (возможная периодичность:ежемесячно,ежеквартально,ежегодно).

2.2. Титульный лист отчета содержит информацию о наименовании проекта, периоде, за который подготовлен отчет в формате "ММ.ГГГГ" либо "ГГГГ", и фактической дате подготовки отчета в формате "ДД.ММ.ГГГГ", сведения об утвержденных паспортом проекта функциональном заказчике, кураторе, руководителе проекта с указанием их Ф.И.О. и должностей.

2.3. Раздел "Общий статус отклонений при реализации проекта (индикативная таблица)" содержит сводную информацию о фактической реализации проекта на конец отчетного периода в разрезе:

- показателя своевременности реализации (КПЭс);

- показателя достижения целей (КПЭц);

- показателя достижения результатов (КПЭр).

2.3.1. Расчет показателя своевременности реализации (КПЭс) осуществляется посредством определения доли своевременно достигнутых контрольных точек в общем количестве запланированных к достижению контрольных точек по проекту в отчетном периоде и производится по формуле:

,

где:

- количество своевременно достигнутых контрольных точек проекта за отчетный период, а также достигнутые контрольные точки, которые были запланированы к достижению в предыдущие отчетные периоды, но фактически к началу отчетного периода не были достигнуты.

Контрольные точки проекта считаются своевременно достигнутыми при их достижении не позднее планового срока, установленного в паспорте и сводном плане проекта;

- количество запланированных в отчетном периоде контрольных точек проекта (за исключением достигнутых досрочно в предыдущих отчетных периодах).

К запланированным в отчетном периоде контрольным точкам проекта относятся также контрольные точки, которые были запланированы к достижению в предыдущие отчетные периоды, но фактически к началу отчетного периода не достигнуты, контрольные точки, которые были запланированы к достижению в следующих отчетных периодах, но фактически достигнуты в отчетном периоде.

При наличии объективных причин(технико-технологические особенности и прочее) превышения установленных плановых сроков выполнения отдельных контрольных точек на 10% (для проектов - муниципальной составляющей региональных проектов) и на 15% (для внутренних муниципальных проектов) (относительно общей длительности мероприятия, которое оканчивается контрольной точкой) возможно признание данной точки своевременно выполненной. При этом соответствующее выполнение контрольной точки должно быть подтверждено в отчете по проекту.

2.3.2. Показатель достижения целей (КПЭ_ц) позволяет оценить степень достижения плановых значений показателей проекта за отчетный период, установленных в паспорте проекта, и рассчитывается по формуле:

,

где:

- фактическое (достигнутое) значение показателя проекта за отчетный период;

- плановое значение показателя проекта, установленное на конец отчетного периода;

- количество показателей проекта в паспорте проекта в отчетном периоде.

2.3.3. Показатель достижения результатов (КПЭ_р) позволяет оценить степень достижения плановых значений результатов проекта за отчетный период, установленных в паспорте проекта, и рассчитывается по формуле:

,

где:

- фактическое (достигнутое) значение показателя результата проекта за отчетный период;

- плановое значение показателя результата проекта, установленное на конец отчетного периода;

- количество показателей результатов проекта в паспорте проекта в отчетном периоде.

Значения показателей вносятся в графу "Статус", а сама ячейка заливается цветом в соответствии со шкалой цветовой индикации, представленной в таблице 1.

Таблица 1

Шкала индикации показателей для раздела "Общий статус отклонений при реализации проекта (индикативная таблица)" отчета

Показатель	Значение показателя	Цветовой индикатор
Показатель своевременности Показатель	КПЭс1	зеленый
	Значение показателя	Цветовой индикатор
реализации	0,9/0,85КПЭс<1	желтый
	КПЭс<0,9/0,85	красный
Показатель достижения целей	КПЭц1	зеленый
	0,9/0,85КПЭц<1	желтый
	КПЭц<0,9/0,85	красный
Показатель достижения результатов	КПЭр1	зеленый
	0,9/0,85КПЭр<1	желтый
	КПЭр<0,9/0,85	красный

В случаях когда индикатор имеет желтый либо красный цвет, в соответствующем столбце заполняется ячейка "Комментарий", в которой отображаются причины отклонений, предпринятые действия по их устранению и их результаты.

В случае наличия объективных причин (отсутствие информации и пр.), из-за которых невозможно определить статус, по данным периода устанавливается серый индикатор. В данном случае в соответствующем столбце заполняется ячейка "Комментарий", в которой отображаются причины невозможности определения статуса показателя.

2.4. Раздел "Сведения об исполнении бюджета" содержит информацию о плановом и фактическом исполнении бюджета проекта в разрезе отчетного периода.

Информация, содержащаяся в разделе, включает бюджетные средства (федерального, регионального, муниципального бюджета) и внебюджетные источники финансового обеспечения проекта.

В разделе указывается:

- объем планируемых расходов бюджета проекта в отчетном периоде;

- фактический объем средств бюджета проекта, освоенных в рамках реализации проекта на конец отчетного периода;

- отклонение от планового объема (разница плановых и фактических значений таблицы).

Объем средств бюджета проекта указывается в миллионах рублей, с точностью до двух знаков после запятой.

В графе "Реализовавшиеся риски и мероприятия по их избежанию/ минимизации/страхованию" указывается следующая информация по показателю:

- описание рисков и (или) проблем (при наличии), которые оказали существенное влияние на достижение плановых значений бюджета;

- предпринятые либо планируемые мероприятия по избежанию, минимизации, страхованию реализовавшихся рисков;

- иная информация на усмотрение руководителя проекта.

2.5. Раздел "Сведения о фактических и прогнозных значениях показателей проекта" содержит информацию о фактических и прогнозных значениях показателей проекта за текущий период.

Информация, содержащаяся в разделе, приводится по всем показателям, отраженным в паспорте проекта. Указываются единицы измерения и плановые значения показателей реализации проекта в соответствии с паспортом проекта.

Фактические значения указываются на основе статистических данных (при наличии), иных сведений, подтверждающих достижение плановых значений показателей, исходя из информации о реализации необходимых мероприятий по достижению соответствующих результатов проекта.

По каждому показателю указывается степень исполнения плана, рассчитываемая по формуле:

,

где:

- фактическое (достигнутое) значение показателя проекта за отчетный период;

- плановое значение показателя, установленное на конец отчетного периода.

В графе "Реализовавшиеся риски и мероприятия по их минимизации" указывается следующая информация по показателю:

- описание рисков и (или) проблем (при наличии), которые оказали существенное влияние на достижение плановых значений показателя;

- предпринятые либо планируемые мероприятия по избежанию, минимизации, страхованию реализовавшихся рисков;

- иная информация на усмотрение руководителя проекта, рассмотрение которой важно производить совместно с показателем.

2.6. Раздел "План-фактный анализ исполнения контрольных точек / мероприятий (за отчетный период)" детализирует информацию о динамике исполнения контрольных точек.

Информация в разделе приводится по всем контрольным точкам, которые должны быть выполнены за отчетный период в соответствии со сводным планом реализации проекта, по контрольным точкам, невыполненным ранее, а также по контрольным точкам будущих периодов, которые выполнены в отчетном.

Для контрольных точек указываются: плановая дата выполнения контрольной точки, ответственный исполнитель в соответствии с данными сводного плана проекта.

Фактические даты указываются исходя из оценки руководителя проекта на основе сведений, подтверждающих выполнение контрольной точки, информации о реализации необходимых мероприятий по достижению соответствующих результатов проекта.

По каждой контрольной точке рассчитывается отклонение от плановой даты выполнения в календарных днях, которое указывается в комментариях с пояснением причин отклонений.

В графе "Объективное свидетельство (документ), подтверждающий завершение контрольной точки" указывается документ, который подтверждает достижение контрольной точки.

2.7. Раздел "Статус реализации проекта по ответственным исполнителям" содержит сводную информацию о фактической реализации проекта на конец отчетного периода по ответственным исполнителям.

Показатели рассчитываются аналогично тому, как они рассчитываются для раздела "Общий статус отклонений при реализации проекта (индикативная таблица)" отчета, однако при расчете учитываются только те контрольные точки и показатели, за которые отвечает конкретный участник проекта.

2.8. Раздел "Прогноз исполнения контрольных точек / мероприятий на следующий отчетный период" заполняется по мероприятиям и контрольным точкам,запланированным в периоде, следующим за отчетным (для месячного отчета отчетным периодом считается месяц, для квартального - квартал, для годового - год).

Для каждой контрольной точки указываются дата исполнения, результат выполнения мероприятия, работы, ответственный исполнитель.

Прогнозные значения даты исполнения, результата выполнения мероприятия / работы устанавливаются руководителем проекта.

Цветовая индикация статуса представлена в таблице 2.

Таблица 2

Параметр статуса	Цвет индикации в колонке
реализуется без отклонений	"зеленый"
реализуется с отклонением до 10-15%	"желтый"
реализуется с отклонением более 10-15%	"красный"

2.9. В разделе "Наличие иных вопросов и рисков" указывается следующая информация:

- описание вопросов, рисков и (или) проблем (при наличии), которые могут оказать существенное влияние на достижение плановых значений;

- планируемые мероприятия по избежанию, минимизации, страхованию рисков;

- иная информация на усмотрение руководителя проекта.

Директор МКУ "Агентство управления проектами"

Н.В. Санина

Приложение N 7
к Регламенту
управления проектами
в администрации городского округа
город Воронеж

                                                                    ФОРМА

                                                      УТВЕРЖДЕН

                                             ____________________________

                                             от ___ _____________ 20__ г.

                         ЗАПРОС НА ИЗМЕНЕНИЕ N _____

          по проекту "__________________________________________"

                                (наименование проекта)

                              1. Общая информация

Инициатор изменения / роль в проекте
Дата запроса на изменение
Изменяемый параметр проекта	Цели/показатели	Результаты	Бюджет	Контрольные точки	Команда
	Другое __________________________________________________ (указать)

                  2. Изменение целей и показателей проекта

Цель			Действующая редакция
			Новая редакция
			Обоснование и анализ изменений
N п/п	Редакция и наименование показателя		Тип показателя	Базовое значение		Целевые значения
				значение	дата	N	N+1	N+2	...
1	Действующая
	Новая
	Обоснование и анализ изменений
2	Действующая
	Новая
	Обоснование и анализ изменений

                   3. Изменение результатов проекта

N п/п	Редакция	Наименование результата	Характеристика результата
1	Действующая
	Новая
	Обоснование и анализ изменений
2	Действующая
	Новая
	Обоснование и анализ изменений

                            4. Изменение бюджета проекта

N п/п	Редакция и наименование направления, мероприятия		Бюджетные источники финансирования, тыс. руб.			Внебюджетные источники финансирования, тыс. руб.
			федеральный бюджет	региональный бюджет	муниципальный бюджет
1	Действующая
	Новая
	Обоснование и анализ изменений
2	Действующая
	Новая
	Обоснование и анализ изменений

                 5. Изменение контрольных точек проекта

N п/п	Редакция и наименование контрольной точки		Плановый срок	Ответственный исполнитель	Обоснование и анализ изменений
1	Действующая
	Новая
	Обоснование и анализ изменений
2	Действующая
	Новая
	Обоснование и анализ изменений

                 6. Изменение состава команды проекта

N п/п	Редакция и наименование роли		Ф.И.О., должность	Функции и задачи в проекте	Уровень занятости
1	Действующая
	Новая
	Обоснование и анализ изменений
2	Действующая
	Новая
	Обоснование и анализ изменений

               7. Изменение иных сведений о проекте

N п/п	Пункт	Действующая редакция	Новая редакция	Обоснование и анализ изменений
Наименование раздела паспорта проекта
1
2
Наименование раздела паспорта проекта
...

Руководитель проекта	______________________	И.О. Фамилия	"___" __________ ___г.
	личная подпись
Куратор проекта	______________________	И.О. Фамилия	"___" __________ ___г.
	личная подпись
Функциональный заказчик	______________________	И.О. Фамилия	"___" __________ ___г.
	личная подпись

Директор МКУ "Агентство управления проектами"

Н.В. Санина

Приложение N 8
к Регламенту
управления проектами
в администрации городского округа
город Воронеж

Методические рекомендации
по реализации изменений проекта и управлению ими

1. Общие положения

1.1. Настоящие методические рекомендации по реализации и управлению изменениями проекта (далее - методические рекомендации) разработаны в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 31.10.2018 N 1288 "Об организации проектной деятельности в Правительстве Российской Федерации" и постановлением правительства Воронежской области от 29.03.2019 N 301 "Об организации проектной деятельности в правительстве Воронежской области и исполнительных органах государственной власти Воронежской области".

1.2. Методические рекомендации содержат порядок внесения изменений в паспорт проекта и рекомендации по заполнению формы запроса на изменение.

2. Порядок реализации изменений проекта и управления ими

2.1. Реализация проекта осуществляется в соответствии с паспортом проекта.

2.2. В случае если в паспорт проекта необходимо внести изменения, подготавливается запрос на изменение с учетом настоящих методических рекомендаций.

Запрос на изменение может подготавливаться: руководителем проекта, участниками проекта в инициативном порядке, на основании поручения или указания главы городского округа города Воронеж, на основании предложения губернатора Воронежской области и Проектного комитета, на основании проведенных оценок и иных контрольных мероприятий или в соответствии с иными решениями.

2.3. Запрос на изменение подготавливается для изменения любого раздела паспорта проекта. Контроль качества подготовки запроса на изменение и его соответствие настоящим методическим рекомендациям обеспечивает городской проектный офис.

2.4. Руководитель проекта обеспечивает согласование подготовленного запроса на изменение в зависимости от изменяемого параметра проекта с участниками проекта, деятельность которых затрагивает запрос на изменение.

В случае внесения изменений технического характера запрос на изменение может согласовываться только городским проектным офисом.

Городской проектный офис может принять решение о целесообразности доработки запроса на изменение и (или) о необходимости получения дополнительного согласования от заинтересованных сторон. В этом случае руководителю проекта рекомендуется обеспечить доработку запроса на изменение и получение необходимого согласования.

Порядок рассмотрения и утверждения запроса на изменение определен Регламентом по управлению проектами в администрации городского округа город Воронеж (далее - Регламент).

2.5. По итогам утверждения запроса на изменение администратором проекта вносятся соответствующие изменения в паспорт проекта. Для каждого изменения рекомендуется отмечать в виде сносок реквизиты запроса на изменение.

3. Рекомендации по подготовке запроса на изменение проекта

3.1. Запрос на изменение разрабатывается по форме согласно приложению N 7 к настоящему Регламенту и в соответствии с рекомендациями по ее заполнению, приведенными в настоящем разделе методических рекомендаций.

3.2. Форма запроса на изменение включает следующие основные разделы:

- раздел 1 "Общая информация";

- раздел 2 "Изменение целей и показателей проекта";

- раздел 3 "Изменение результатов проекта";

- раздел 4"Изменение бюджета проекта";

- раздел 5 "Изменение контрольных точек проекта";

- раздел 6"Изменение состава команды проекта";

- раздел 7 "Изменение иных сведений о проекте".

В запрос на изменение могут быть включены изменения всех составляющих проекта (например, показатели проекта, результаты проекта, контрольные точки, бюджет) и их параметров (например, наименование, срок, источники финансирования, ответственный, роль в проекте).

Во всех разделах запроса на изменение в графе "Действующая редакция" указывается значение изменяемого параметра составляющей проекта в соответствии с последней утвержденной версией паспорта проекта.

Во всех разделах запроса на изменение в графе "Новая редакция" указывается требуемое значение параметра составляющей проекта, все изменения выделяются подчеркиванием.

В случае если необходимо удалить полностью параметр проекта, в графе "Новая редакция"ставится прочерк.

В случае если необходимо добавить сведения в проект, в графе "Действующая редакция"ставится прочерк. Информация для каждого параметра составляющей проекта указывается отдельной строкой в графе "Новая редакция".

В графе "Обоснование и анализ изменений" указываются:

- причины и необходимость утверждения данных изменений (при наличии), реквизиты нормативного правового акта, определяющего необходимость внесения изменений в проект;

- анализ влияния данных изменений на другие проекты и иные составляющие проекта (содержание проекта, контрольные точки, финансовый план и др.).

В случае если заполнение какого-либо раздела запроса на изменение не требуется, вместо таблицы из формы запроса на изменения указывается "Без изменений".

3.3. В запросе на изменение указываются утвержденное в паспорте проекта наименование и порядковый номер запроса на изменение. Номер запроса на изменение должен быть уникальным. Если было принято решение об отклонении запроса на изменение, номер отклоненного запроса на изменение остается неизменным, а следующему запросу на изменение присваивается следующий порядковый номер.

3.4. Раздел 1 "Общая информация" содержит информацию об инициаторе запроса, его роли, дате формирования запроса, изменяемых параметрах.

В графе "Инициатор изменения /роль в проекте" указывается участник проекта (Ф.И.О., должность, роль в проекте)либо заинтересованное лицо - инициатор изменений проекта. Если инициаторов изменений несколько, указывается руководитель проекта.

В графе "Дата запроса на изменение" указывается дата поступления запроса на изменения в городской проектный офис в формате "ДД.ММ.ГГГГ". Графа заполняется сотрудником городского проектного офиса.

3.5. Раздел 2 "Изменение целей и показателей проекта" заполняется, если необходимо скорректировать цели, показатели проекта, значения показателей.

3.6. Раздел 3"Изменение результатов проекта" заполняется, если необходимо скорректировать результаты проекта.

3.7. Раздел 4 "Изменение бюджета проекта"заполняется, если необходимо скорректировать объемы требуемого для реализации проекта финансового обеспечения и источники финансирования по годам реализации проекта.

Как правило, изменения по данному разделу вносятся ежегодно в соответствии с утвержденными бюджетами на год.

В случае изменения бюджета проекта запрос на изменение подлежит согласованию с управлением финансово-бюджетной политики администрации городского округа город Воронеж.

3.8. Раздел 5 "Изменение контрольных точек проекта" заполняется, если необходимо скорректировать этапы и контрольные точки проекта.

В случае корректировки наименования контрольной точки новая редакция наименования не должна противоречить целям, результатам и показателям проекта.

3.9. Раздел 6"Изменение состава команды проекта" заполняется, если необходимо скорректировать состав команды проекта.

3.10. Раздел 7 "Изменение иных сведений о проекте" заполняется, если необходимо внести изменения в иные разделы паспорта проекта.

3.11. Оценка качества подготовки и полноты содержания запроса на изменение проекта проводится сотрудниками городского проектного офиса.

Директор МКУ "Агентство управления проектами"

Н.В. Санина

Приложение N 9
к Регламенту
управления проектами
в администрации городского округа
город Воронеж

                                                                    ФОРМА

                                                      УТВЕРЖДЕН

                                             решением Проектного комитета

                                             от ___ _____________ 20__ г.

                     ИТОГОВЫЙ ОТЧЕТ О РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА

           "_______________________________________________________"

                           (наименование проекта)

                           1. Основные положения

Дата отчета
Регистрационный номер проекта
Краткое наименование проекта		Сроки начала и окончания проекта
Куратор проекта / должность
Функциональный заказчик / должность
Руководитель проекта / должность
Исполнители и соисполнители мероприятий проекта
Проект завершен (планово/досрочно)

                2. Сводная информация о реализации проекта

Наименование	Оценка достижения	Статус достижения	Комментарий
Цель проекта
Сроки проекта
Бюджет проекта
Общий статус проекта

                 3. Отчет о достижении целей проекта

Цель проекта	Критерии достижения цели	Базовое значение	Целевое значение	Фактическое значение
Итого достижение цели и показателей проекта				100%

Комментарий о достижении цели и показателей проекта _____________________

                 4. Отчет о достижении результатов проекта

N п/п	Наименование результата	Требование к результату	Статус достижения (получен/не получен)	Комментарий и причины отклонений
1
Итого достигнуто результатов			1 (100%)

                   5. Отчет о соблюдении сроков проекта

               5.1. Информация о сроках реализации проекта

Плановая длительность, мес.	Фактическая длительность, мес.	Отклонение, %	Комментарий и причины отклонений

        5.2. Информация об исполнении контрольных точек проекта

N п/п	Наименование	Плановый срок выполнения	Фактический срок выполнения	Отклонение, %	Комментарий и причина отклонений
1
2
3
Итого контрольных точек, исполненных в срок
Итого контрольных точек, выполненных с отклонением

                6. Отчет об исполнении бюджета проекта

Источники финансирования		Год реализации
		2018		Всего, млн руб.
		План	Факт	План	Факт
бюджетные источники, млн руб.	федеральный бюджет
	бюджеты субъектов Российской Федерации
	местный бюджет
Внебюджетные источники, млн руб.
Итого, млн руб.
Отклонение, %		0		0

Комментарий об исполнении бюджета проекта _______________________________

                        7. База знаний по проекту

Фаза жизненного цикла проекта	Описание события (риск, возможность, мероприятие, факты, закономерности и т.д.), которое могло оказать/оказало влияние на проект	Предпринятые действия	Рекомендации (предложения по изменению нормативной документации, законодательного регулирования для аналогичных проектов)

Руководитель проекта	______________________	И.О. Фамилия	"___" __________ ___г.
	личная подпись
Куратор проекта	______________________	И.О. Фамилия	"___" __________ ___г.
	личная подпись
Функциональный заказчик	______________________	И.О. Фамилия	"___" __________ ___г.
	личная подпись
Руководитель управления финансово-бюджетной политики администрации городского округа город Воронеж	______________________	И.О. Фамилия	"___" __________ ___г.
	личная подпись
Директор МКУ "Агентство управления проектами"	______________________	И.О. Фамилия	"___" __________ ___г.
	личная подпись

Директор МКУ "Агентство управления проектами"

Н.В. Санина

Приложение N 10
к Регламенту
управления проектами
в администрации городского округа
город Воронеж

Методические рекомендации
по завершению проекта

1. Общие положения

1.1. Настоящие методические рекомендации по завершению проекта (далее - методические рекомендации) разработаны в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 31.10.2018 N 1288 "Об организации проектной деятельности в Правительстве Российской Федерации" и постановлением правительства Воронежской области от 29.03.2019 N 301 "Об организации проектной деятельности в правительстве Воронежской области и исполнительных органах государственной власти Воронежской области" .

1.2. Методические рекомендации содержат рекомендации по прядку завершения проекта и заполнению итогового отчета о реализации проекта (далее - отчет).

1.3. Отчет подготавливается при плановом или досрочном завершении проекта.

1.4. Организация работы по подготовке отчета осуществляется руководителем проекта на основании сводных данных, полученных от участников проекта.

1.5. Руководитель проекта обеспечивает подготовку отчета в течение 20 рабочих дней с момента согласовании функциональным заказчиком предложения о завершении проекта, если иной срок не установлен решением Комитета управления проектами при главе городского округа город Воронеж (далее - Проектный комитет).

Отчет подлежит согласованию с функциональным заказчиком проекта, участниками проекта и городским проектным офисом.

1.6. Отчет утверждается Проектным комитетом.

2. Рекомендации по подготовке итогового отчета о реализации проекта

2.1. Отчет разрабатывается по форме согласно приложению N 9 к Регламенту управления проектами в администрации городского округа город Воронеж (далее - Регламент) в соответствии с рекомендациями по ее заполнению, приведенными в настоящем разделе методических рекомендаций.

Итоговый отчет включает следующие разделы:

- раздел 1 "Основные положения";

- раздел 2 "Сводная информация о реализации проекта";

- раздел 3 "Отчет о достижении целей проекта";

- раздел 4 "Отчет о достижении результатов проекта";

- раздел 5 "Отчет о соблюдении сроков проекта";

- раздел 6 "Отчет об исполнении бюджета проекта";

- раздел 7 "База знаний по проекту".

2.2. В наименовании проекта указывается полное наименование проекта в соответствии с паспортом проекта.

2.3. Раздел "Основные положения" содержит следующую информацию:

- "Дата отчета" - указывается дата направления отчета для согласования в соответствии с Положением о системе управления проектной деятельностью в администрации городского округа город Воронеж;

- "Регистрационный номер проекта" - номер, присвоенный городским проектным офисом при регистрации предложения проекта;

- "Краткое наименование проекта" - краткое наименование проекта, утвержденное паспортом проекта.

- "Срок начала и окончания проекта" - плановая дата начала реализации проекта и плановая дата завершения проекта в формате "ДД.ММ.ГГГГ", утвержденные в паспорте проекта;

- "Куратор проекта/должность" - Ф.И.О. и должность лица, исполняющего роль куратора проекта, утвержденного в паспорте проекта;

- "Функциональный заказчик/должность" - Ф.И.О. и должность лица, исполняющего роль функционального заказчика проекта, утвержденного в паспорте проекта;

- "Руководитель проекта/должность" - Ф.И.О. и должность лица, исполняющего роль руководителя проекта, определенного Проектным комитетом в качестве руководителя проекта и утвержденного в паспорте проекта;

- "Исполнители и соисполнители мероприятий проекта" - перечень (наименования) структурных подразделений администрации городского округа город Воронеж и организаций, выполняющих работы в рамках мероприятий проекта;

- "Проект завершен (планово/досрочно)" - указывается, каким образом завершен проект: планово или досрочно.

2.4. Раздел "Сводная информация о реализации проекта" содержит обобщенную информацию о фактическом достижении цели, показателей,сроков, бюджета проекта. В графе "Оценка достижения" указываются количественные и процентные оценки достижения цели, сроков и бюджета проекта в соответствии с информацией, содержащейся в соответствующих разделах отчета. Применяемая в графе "Статус достижения" цветовая индикация соответствует процентным оценкам, представленным в таблице 1.

Таблица 1

Параметр статуса	Цвет индикации
реализуется без отклонений	зеленый
реализуется с отклонением не более 10 - 15%	желтый
реализуется с отклонением более 10 - 15%	красный

Итоговый статус реализации проекта соответствует наихудшему статусу данного раздела отчета.

Графа "Комментарий" заполняется при наличии желтого или красного индикатора статуса. В этом случае в строке соответствующего индикатора приводятся основные причины отклонений.

2.5. Раздел "Отчет о достижении целей проекта" содержит сведения о фактическом достижении цели проекта на момент завершения проекта:

- "Цель проекта" - цель проекта в соответствии с паспортом проекта;

- "Критерии достижения цели" - полный перечень результатов проекта.

По результатам проекта приводятся целевые (плановые) и фактические значения на момент завершения проекта.

В случае если значения одного или нескольких результатов не достигнуты,в графе "Комментарий о достижении цели и показателей проекта" указываются причины отклонений.

2.6. Раздел "Отчет о достижении результатов проекта" содержит информацию о фактическом достижении плановых значений результатов проекта.

Информация в разделе приводится по результатам, утвержденным в паспорте проекта.

Наименования результатов, требования к результатам (определяется их характеристикой в паспорте проекта) указываются в соответствии с паспортом проекта.

В строке "Итого достигнуто результатов" указывается доля (процент) результатов от общего количества результатов проекта, по которым плановые значения достигнуты. В графе "Комментарий и причины отклонений" указываются причины, по которым результаты достигнуты не были.

2.7. Раздел "Отчет о соблюдении сроков проекта" содержит следующую информацию:

- "Информация о сроках реализации проекта" - плановая, фактическая длительность проекта в месяцах, сведения о наличии отклонений (в процентах) фактической от плановой длительности, а также причины отклонений (при наличии) и иные комментарии.

- "Информация об исполнении контрольных точек проекта" - перечень контрольных точек, утвержденных паспортом проекта, их плановая и фактическая длительность (в месяцах), сведения о наличии отклонений (в процентах), а также причины отклонений (при наличии) или комментарии.

2.8. Раздел "Отчет об исполнении бюджета проекта" содержит информацию о фактическом достижении плановых значений освоения средств бюджета проекта по годам реализации проекта.

Плановые значения освоения бюджета проекта по годам реализации проекта в разрезе источников финансового обеспечения проекта указываются в соответствии со значениями, утвержденными в паспорте проекта.

По каждому источнику финансового обеспечения проекта указываются фактические значения объема средств бюджета проекта, освоенного в рамках реализации проекта на конец каждого года реализации проекта, а также итоговые значения по годам реализации проекта в разрезе всех источников финансового обеспечения проекта (строка "Итого, млн руб.") и итоговые значения на момент завершения проекта (графа "Всего, млн руб.").

Объемы расходов указываются в миллионах рублей, до двух знаков после запятой.

В графе "Отклонение, %" указывается процент отклонения фактического значения бюджета проекта от планового значения на конец каждого года реализации проекта, а также итоговое отклонение на момент завершения проекта.

В случае наличия отклонений фактических от плановых значений освоения средств бюджета проекта в графе "Комментарий об исполнении бюджета" указываются причины данных отклонений, приводятся иные комментарии.

2.9. Отчет считается сформированным наиболее полно при заполнении всех его разделов достоверной и объективной информацией.

2.10 Раздел "База знаний по проекту" - свод лучшего опыта, накопленного на протяжении всего срока реализации проекта, с разбивкой по этапам жизненного цикла проекта.

База знаний содержит информацию по следующим параметрам: фаза жизненного цикла проекта, описание событий (риск, возможность, мероприятие, факты, закономерности и т.д.), которые могли оказать/оказали влияние на проект, описание предпринятых действий (выход из ситуации в проекте), рекомендации для будущих проектов.

3. Передача архива проекта

По поручению руководителя проекта администратор проекта формирует пакет документов проекта для передачи в архив проектов городского проектного офиса. Администратор проекта заполняет контрольный лист передачи архива проекта (таблица 2), который содержит перечень документов, информация в которых свидетельствует о полноте произведенных действий по достижению целей проекта. Напротив каждого пункта контрольного листа указывается дата передачи документов в формате "ДД.ММ.ГГГГ". Администратор проекта организует подписание контрольного листа руководителем проекта и руководителем городского проектного офиса.

Таблица 2

Пример контрольного листа передачи архива проекта

N п/п	Пункт контрольного листа	Дата передачи
1	Электронные версии документов размещены в ИСУП
2	Все подтверждающие выполнение результатов проекта документы (электронные копии) переданы в городской проектный офис
3	Обязательные проектные документы переданы в городской проектный офис

Директор МКУ "Агентство управления проектами"

Н.В. Санина