Приложение N 1

Приложение N 1
к постановлению
Губернатора
Астраханской области
от 25.10.2018 N 87

4. Общие требования к составлению и оформлению документов

4.1. При оформлении и составлении служебных документов должны соблюдаться требования, обеспечивающие их юридическую силу.

Подготовка, внесение, рассмотрение и принятие (издание) постановлений и распоряжений Губернатора, Правительства осуществляются в соответствии с регламентами Губернатора, Правительства.

4.2. Подготовка служебных документов должна производиться в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016 и настоящей Инструкции.

4.2.1. Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением требований ГОСТ Р 7.0.97-2016 и настоящей Инструкции.

4.2.2. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

4.2.3. При подготовке документов применяется текстовый редактор с использованием свободно распространяемого бесплатного шрифта (в соответствии с правилами оформления документов udo.astrobl.ru) размером 14, для оформления табличных материалов допускается использование шрифтов меньших размеров.

Абзацный отступ текста документа - 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

Текст документа и многострочные реквизиты печатаются через одинарный межстрочный интервал.

Интервал между буквами в словах - обычный.

Интервал между словами - один пробел.

4.2.4. Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

- при книжной ориентации:

30-35 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее;

- при альбомной ориентации:

30-35 мм - верхнее;

20 мм - правое;

20 мм - левое;

10 мм - нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого поля документа).

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 75 мм.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 120 мм.

4.3. Постановления, распоряжения, приказы и служебные письма оформляются на соответствующих гербовых бланках (приложения N 1-11).

4.4. Обязательными реквизитами документов являются: наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа, место составления (издания) документа, заголовок к тексту, текст документа, подпись, визы, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

4.5. Вид документа.

Каждый вид документа, кроме письма, имеет наименование. Оно обусловливает особенности изложения содержания и построения текста, помогает определить назначение документа (например: постановление, распоряжение, приказ, акт, инструкция).

Наименование вида документа печатается прописными буквами (АКТ, ПРОТОКОЛ, ДОГОВОР, УСТАВ), располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности).

4.6. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (утверждения); для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события; датой издания (принятия) постановления, распоряжения, приказа является дата их подписания руководителем. Документы, изданные (принятые) двумя и более органами государственной власти, должны иметь одну (единую) дату.

Датой вступления в силу документа считается дата, указанная в этом документе либо в нормативном правовом акте, определяющем порядок введения в действие документов данного вида.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год, например: дату 7 февраля 2015 года следует оформлять 07.02.2015.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты как реквизита документа, например: 7 февраля 2015 года или 7 февраля 2015 г.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются (визы, резолюции, отметки о регистрации).

4.7. Регистрационный номер документа присваивается в соответствии с номенклатурой дел и может быть цифровым или буквенно-цифровым.

На документе, составленном совместно двумя или более органами государственной власти, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждым из органов. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

4.8. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа обязательна для ответных писем и включает в себя регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ, располагается в специально отведенном для этого месте на бланке.

4.9. Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме служебных писем. Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения.

4.10. Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации и Астраханской области. В состав грифа ограничения входит ограничительная надпись "Для служебного пользования", которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации и Астраханской области.

Ответный документ на входящий документ с ограничительной пометкой "Для служебного пользования" в обязательном порядке должен иметь аналогичную ограничительную пометку.

4.11. Адресование документа.

Адресат указывается при оформлении служебных писем, внутренних информационно-справочных документов.

4.11.1. В качестве адресата могут быть государственные органы, органы местного самоуправления, организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица.

Адресат печатается в правом верхнем углу документа. Строки реквизита "адресат" выравниваются по левому краю. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Министерство социального развития и труда Астраханской области

4.11.2. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают после фамилии, например:

Заместителю председателя Правительства Астраханской области - министру строительства и дорожного хозяйства Астраханской области Фамилия И.О.

4.11.3. При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже, например:

Федеральное архивное агентство или Росархив

При адресовании документа в структурное подразделение организации наименование организации и ее структурного подразделения указывается в именительном падеже так, как указано в примере:

Федеральное архивное агентство Отдел государственной службы, кадров и наград

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, а ниже - в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы, например:

АО "Профиль" Руководителю договорно-правового отдела Фамилия И.О.

4.11.4. Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение "г-ну" (господину), если адресат мужчина, или "г-же" (госпоже), если адресат женщина.

4.11.5. Если документ отправляют в несколько государственных органов, органов местного самоуправления, однородных организаций или в несколько структурных подразделений одного государственного органа, то их следует указать обобщенно, например:

Руководителям органов местного самоуправления муниципальных образований Астраханской области

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям либо при большом количестве адресатов составляют список рассылки документа, например:

Руководителям исполнительных органов государственной власти Астраханской области (по списку)

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатом не указывают.

В служебных письмах за подписью Губернатора, вице-губернатора - председателя Правительства, отправляемых в федеральные органы государственной власти, может быть указан только один адресат.

4.11.6. В состав реквизита "адресат" входит почтовый адрес, за исключением документов, направляемых в федеральные органы государственной власти. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234.

4.11.7. Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию, инициалы, почтовый адрес получателя, например:

Фамилия И.О. Б. Алексеева ул., д. 117, кв. 53, г. Астрахань, 414041

4.11.8. При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса), например:

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела mail@vniidad.ru

4.12. Заголовок к тексту документа.

Заголовок составляется к документу независимо от его назначения. Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4-5 строк.

Заголовок должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста.

Формулировать заголовок рекомендуется, отвечая на вопрос "О чем?". Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок может формулироваться обобщенно.

Если заголовок к тексту превышает 5 строк печатного текста с длиной строки в 75 мм, то он продлевается до границы правого поля.

Заголовок не проставляется на ответных письмах, извещениях, телефонограммах, телеграммах.

4.13. Текст документа.

4.13.1. Текст документа должен быть кратким, четким, не допускающим различных толкований и состоящим, как правило, из двух основных частей. В первой части излагается причина (основание) составления документа, во второй части - выводы, предложения, решения или просьбы.

В отдельных случаях текст постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства, распоряжений администрации, приказов может содержать одну распорядительную часть без преамбулы.

4.13.2. Доклады, справки, обзоры, отчеты и другие документы, содержащие информацию по различным вопросам, делятся на разделы. Разделы должны иметь заголовки, выражающие суть содержания.

4.13.3. Текст документа при необходимости его разделения на составные части может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех. Подразделы нумеруются в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и подраздела, разделенных точкой. Пункты нумеруются в пределах раздела, если нет подразделов. Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела, пункта, разделяемых точками, например: 1.1.3. В качестве образца может служить нумерация настоящей Инструкции. Допускается также сквозная нумерация составных частей текста арабскими цифрами.

4.13.4. Особенностями языка служебного документа являются:

замена сложных предложений простыми;

использование прямого порядка слов в предложении;

употребление в правовых актах глаголов неопределенной формы, например: "утвердить", "назначить", "обязать", "рекомендовать", "отменить", "выделить" и т.д.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных (принятых) документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование органа, принявшего документ (автора документа), дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту или наименование вида документа.

4.13.5. В постановлениях Губернатора, приказах руководителя администрации текст излагается от первого лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЮ, ПРИКАЗЫВАЮ).

В постановлениях Правительства текст излагается от третьего лица единственного числа (Правительство Астраханской области ПОСТАНОВЛЯЕТ).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа (ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ, ПРИКАЗЫВАЕМ).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ).

В документах, устанавливающих права и обязанности исполнительных органов государственной власти, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав управления входят", "комиссия провела проверку").

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить"), если письмо оформлено на должностном бланке;

- от третьего лица единственного числа ("Правительство Астраханской области не возражает", "управление считает возможным").

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

4.14. Приложения к документам.

Приложения дополняют, разъясняют, детализируют отдельные положения основного документа.

4.14.1. Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты: наименование вида документа, заголовок, визы лиц, ответственных за их содержание, дату, отметки о согласовании, утверждении. Отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, после текста делается отметка, которая включает в себя сведения о количестве листов приложения и количестве прилагаемых экземпляров, например:

Приложение:

на 3 л. в 2 экз.

Если в документе приложения не названы, то их наименования необходимо перечислить после текста с указанием количества листов каждого приложения и количества экземпляров, например:

Приложение:

1. Штатное расписание на 3 л. в 2 экз. 2. Пояснительная записка к штатному расписанию на 4 л. в 2 экз.

или

Приложение:

фотоматериалы на 3 л. в 1 экз.

Если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и другое), то оформляется следующим образом:

Приложение:

CD в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, названия файлов.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметка о наличии приложений имеет следующее оформление:

Приложение:

на 3 л. в 4 экз. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например:

Приложение:

брошюра в 3 экз.

4.14.2. При наличии приложений в правовых актах (постановлениях, распоряжениях, приказах) ссылка на приложения дается в тексте документа. При этом в правом верхнем углу первого листа приложения делается отметка с указанием наименования правового акта, принявшего органа, его даты и регистрационного номера. Строки реквизита выравниваются по левому краю.

При наличии нескольких приложений к правовому акту на них проставляется порядковый номер, например:

Приложение N 1
к постановлению
Губернатора
Астраханской области
от 05.02.2015 N 5

Приложение N 2
к постановлению
Губернатора
Астраханской области
от 05.02.2015 N 5

4.15. Согласование документа.

Согласование является способом предварительного рассмотрения и оценки проекта документа. Согласование проектов документов проводится при необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия законодательству и правовым актам Российской Федерации и Астраханской области. Согласование может проводиться как в администрации, ее структурных подразделениях, так и вне ее.

Проекты постановлений и распоряжений Губернатора, Правительства согласовываются в порядке, установленном соответственно Регламентом Губернатора, Регламентом Правительства.

Согласование проекта правового акта оформляется в виде визы.

4.15.1. Внутреннее согласование.

Виза включает в себя собственноручную подпись визирующего и дату согласования. При необходимости могут быть указаны должность визирующего, дата и расшифровка его подписи (инициалы и фамилия), например:

Заместитель председателя Правительства Астраханской области 05.02.2015

(подпись)

И.О. Фамилия

Электронный документ согласовывается ЭП.

4.15.2. Визы на бумажной версии проектов постановлений и распоряжений Губернатора, Правительства, распоряжений администрации, договоров (соглашений) проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта, каждого приложения к нему и на карточке согласования (приложения N 17-21, 26, 38).

Служебные письма и другие отправляемые документы, каждое приложение к ним (при наличии) визируются на экземплярах, остающихся в администрации, на лицевой стороне последнего листа.

Допускается полистное визирование документа.

4.15.3. Внешнее согласование.

Внешнее согласование можно оформлять грифом согласования, справкой согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа. Гриф согласования включает в себя следующие элементы: слово "СОГЛАСОВАНО" (печатается прописными буквами), полное наименование должности и наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации, собственноручную подпись, инициалы и фамилию лица, с которым документ согласовывается, дату согласования, например:

СОГЛАСОВАНО Заместитель председателя Правительства Астраханской области (подпись) И.О. Фамилия 09.06.2015

Если согласование производится коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется с указанием реквизитов документа, например:

СОГЛАСОВАНО Протоколом заседания коллегии министерства культуры и туризма Астраханской области от 05.02.2015 N 7

или

СОГЛАСОВАНО Письмом агентства по делам архивов Астраханской области от 05.02.2015 N 34

4.15.4. Гриф согласования располагают ниже реквизита "подпись" или на отдельном листе согласования. Если содержание документа затрагивает интересы нескольких государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, то согласование может быть оформлено на отдельном листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

4.16. Подписание документа.

Подлинники постановлений и распоряжений Губернатора, постановлений и распоряжений Правительства подписывает Губернатор в соответствии с Регламентом Губернатора, Регламентом Правительства.

4.16.1. Документы, направляемые в федеральные органы государственной власти, подписывает Губернатор, в его отсутствие - вице-губернатор - председатель Правительства или один из его заместителей, исполняющий обязанности вице-губернатора - председателя Правительства.

Члены Правительства подписывают документы, направляемые в исполнительные органы государственной власти, организации, в соответствии с распределением обязанностей между членами Правительства Астраханской области, утвержденным постановлением Губернатора Астраханской области от 10.10.2014 N 93.

Документы, направляемые в законодательный (представительный) орган государственной власти, подписывает Губернатор, вице-губернатор - председатель Правительства, полномочный представитель Губернатора Астраханской области в Думе Астраханской области и представительных органах муниципальных образований - министр Астраханской области.

4.16.2. Доклады, докладные записки, справки, документы справочного или аналитического характера, письма могут подписываться исполнителем (руководителем структурного подразделения администрации, исполнительного органа государственной власти), если разрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы его полномочий.

4.16.3. В состав реквизита "подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное, если документ оформлен на бланке организации), собственноручная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Руководитель агентства по делам архивов Астраханской области

(подпись)

И.О. Фамилия

или

Руководитель агентства

(подпись)

И.О. Фамилия

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

4.16.4. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: (на бланке управления делами)

Управляющий делами	(подпись)	И.О. Фамилия
Начальник финансового отдела	(подпись)	И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель председателя Правительства Астраханской области - министр экономического развития Астраханской области (подпись) И.О. Фамилия

Заместитель председателя Правительства Астраханской области - министр финансов Астраханской области (подпись) И.О. Фамилия

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии	(подпись)	И.О. Фамилия
Члены комиссии:	(подпись)	И.О. Фамилия
	(подпись)	И.О. Фамилия
	(подпись)	И.О. Фамилия

4.16.5. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию. Не допускается ставить предлог "за", надпись от руки "зам." или косую черту перед наименованием должности.

4.16.6. Документ может быть подписан электронной подписью. Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

- место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

- элементы отметки об электронной подписи:

должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации должна включать в себя фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи, например:

Наименование должности

Эмблема ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН органа ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ власти Сертификат 1a111aaa000000000011 Владелец Николаев Николай Николаевич Действителен с 01.12.2012 по 01.12.2017

Н.Н. Николаев

4.17. Утверждение документа.

Утверждение - особый способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, должностных лиц.

4.17.1. Утверждение производится двумя способами: грифом утверждения или изданием (принятием) соответствующего правового акта (постановления, распоряжения, приказа). Оба способа имеют одинаковую юридическую силу.

4.17.2. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.

4.17.3. Если документ утверждается конкретным должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности, собственноручной подписи, инициалов и фамилии лица, утверждающего документ, даты утверждения. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Слова "УТВЕРЖДЕНО" и "УТВЕРЖДАЮ" печатаются прописными буквами:

УТВЕРЖДАЮ
Заместитель председателя
Правительства Астраханской области
(подпись) И.О. Фамилия
05.02.2015

4.17.4. Если документ утверждается правовым актом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова "УТВЕРЖДЕН" (УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО), наименования вида правового акта в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕН
постановлением
Губернатора
Астраханской области
от 05.02.2015 N 7

4.17.5. При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках), например:

УТВЕРЖДЕНО
советом директоров
АО "Профиль"
(протокол от 12.12.2015 N 12)

4.18. Резолюция.

4.18.1. Резолюция - это краткое указание по исполнению документа. Резолюция проставляется на документе Губернатором, вице-губернатором - председателем Правительства, заместителями председателя Правительства, руководителем администрации, руководителями структурных подразделений администрации и исполнительных органов государственной власти и включает в себя фамилии, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, срок исполнения (при необходимости), подпись лица, вынесшего резолюцию, и дату, например:

Фамилия И.О.

Прошу подготовить проект

постановления к 10.02.2015.

(подпись) И.О. Фамилия

05.02.2015

4.18.2. Резолюция проставляется на лицевой стороне первого листа документа (на бумажном носителе), на свободном месте рабочего поля документа между адресатом и текстом документа, или на специальных карточках-поручениях, а в СЭД - в регистрационно-контрольной карточке (далее - РКК).

В отдельных документах, имеющих несколько поручений, резолюция должна содержать поручения по исполнению документа (по конкретному пункту) персонально каждому исполнителю в соответствии с его компетенцией с установлением сроков исполнения.