Приложение. Порядок закупки учебников (в том числе методических пособий и рабочих тетрадей) или электронных изданий (в том числе используемых в них программно-технических средств и средств защиты информации) определенных авторов у издателей таких изданий общеобразовательными организациями Бердюжского муниципального района

Приложение
к постановлению администрации
Бердюжского муниципального района
от 23 марта 2017 г. N 141

Порядок
закупки учебников (в том числе методических пособий и рабочих тетрадей) или электронных изданий (в том числе используемых в них программно-технических средств и средств защиты информации) определенных авторов у издателей таких изданий общеобразовательными организациями Бердюжского муниципального района

1. Общие положения

1.1. Настоящий порядок регламентирует процесс закупки учебников (в том числе методических пособий и рабочих тетрадей) или электронных изданий (в том числе используемых в них программно-технических средств и средств защиты информации) определенных авторов у издателей таких изданий (далее - Учебники) общеобразовательными организациями Бердюжского муниципального района за счет средств муниципального бюджета, направляемых в образовательную организацию.

1.2. Порядок разработан в рамках Федерального закона от 18.07.2011 N 223-ФЗ "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц" (далее - Закон N 223-ФЗ).

1.3. Цели разработки настоящего Порядка:

1) оптимизация расходных обязательств муниципальных бюджетов;

2) сокращение расходов муниципальных бюджетов посредством:

- исключения случаев приобретения Учебников с высокой посреднической наценкой;

- использования ресурсов библиотечного фонда, сложившегося в Бердюжском муниципальном районе;

3) осуществление методического контроля за номенклатурой приобретаемых Учебников на предмет их соответствия Федеральному перечню учебников и образовательной программе образовательной организации;

4) своевременная централизованная поставка Учебников до начала нового учебного года;

5) исключение рисков поставки контрафактных Учебников.

1.4. В рамках настоящего Порядка:

- осуществляется централизация заказа на уровне комитета по образованию администрации Бердюжского муниципального района;

- заключение договоров на поставку Учебников осуществляется неконкурентным способом "у единственного поставщика" (Издательства);

- договор заключается каждой общеобразовательной организацией Бердюжского муниципального района с Издательством;

- доставка осуществляется Издательством по месту нахождения каждой общеобразовательной организации Бердюжского муниципального района;

- оплата осуществляется общеобразовательной организацией самостоятельно.

1.5. Реализация настоящего Порядка требует:

1) внесения изменений в Положения о закупках общеобразовательных организаций Бердюжского муниципального района в части:

дополнения раздела Положения о закупках, регламентирующего случаи закупки у единственного источника вне зависимости от стоимости закупки (договора), случаем следующего содержания: "осуществляется закупка печатных изданий или электронных изданий (в том числе используемых в них программно-технических средств и средств защиты информации) определенных авторов у издателей таких изданий, а также оказание услуг по предоставлению доступа к таким электронным изданиям".

2) утверждения на уровне Бердюжского муниципального района единого порядка закупки Учебников.

1.6. Применение настоящего Порядка является обязательным для всех общеобразовательных организаций Бердюжского муниципального района.

2. Субъекты процесса закупки учебников и их функции

2.1. Комитет по образованию администрации Бердюжского муниципального района (далее - Комитет).

2.1.1. Комитет определяет лиц (-о), ответственных (-ое) за координацию процесса закупки Учебников (далее - Координатор).

2.1.2. Координатор обеспечивает:

1) формирование и актуализация имеющегося библиотечного фонда общеобразовательных организаций Бердюжского муниципального района;

2) сбор информации от общеобразовательных организаций Бердюжского муниципального района о потребности в закупке новых Учебников и планируемых объемах финансового обеспечения данной потребности;

3) формирование сводной потребности в новых Учебниках;

4) распределение имеющихся в библиотечном фонде общеобразовательных организаций Бердюжского муниципального района невостребованных учебников между общеобразовательными организациями, имеющими потребность в таких учебниках;

5) корректировка сводной потребности с учетом имеющегося библиотечного фонда;

6) сбор информации от Издательств о ценах на Учебники, получение форм бланков заказа;

7) формирование итогового заказа на поставку Учебников для общеобразовательных организаций Бердюжского муниципального района;

8) направление итогового заказа в соответствующие Издательства;

9) информирование общеобразовательных организаций Бердюжского муниципального района об объемах итогового заказа, об имеющихся резервах библиотечного фонда, об иных существенных условиях закупки, необходимых для выполнения мероприятий, предусмотренных при осуществлении закупок Законом N 223-ФЗ и Положением о закупках;

10) по договоренности с Издательством:

- централизованное получение от Издательств договоров и их направление в общеобразовательную организацию для подписания;

- сбор договоров, подписанных общеобразовательными организациями, и централизованное их направление в Издательство;

- централизованное получение от Издательств счетов на оплату по договорам и их направление в общеобразовательную организацию для оплаты;

11) аккумулирование информации о договорах, заключенных между общеобразовательными организациями и Издательством, о ходе и факте поставки, о выставленных и оплаченных счетах в рамках исполнения указанных договоров;

12) направление итоговой заявки (заказа) в соответствии с которой осуществлено фактическое приобретение учебников (с обязательным указанием стоимости учебников) в Департамент образования и науки Тюменской области;

13) реализацию иных функций и решение задач, возникающих в процессе обеспечения Учебниками общеобразовательных организаций Бердюжского муниципального района.

2.2. Общеобразовательная организация Бердюжского муниципального района (далее - Школа).

2.2.1. Функции Школы:

1) определение потребности Школы в новых Учебниках, планируемого объема финансового обеспечения данной потребности;

2) направление сформированной потребности Координатору;

3) заключение договоров безвозмездного пользования Учебниками (в случае использования/передачи Учебников в рамках библиотечного фонда между школами);

4) выполнение мероприятий, предусмотренных Законом N 223-ФЗ и Положением о закупках при осуществлении закупок (формирование плана закупок, размещение извещения о закупке и т.п.);

5) заключение договоров на поставку Учебников с Издательствами;

6) осуществление приемки Учебников, оформления отгрузочных документов, своевременной оплаты по выставленным счетам;

7) реализация иных функций и решение задач, возникающих в процессе обеспечения Школы Учебниками.

2.3. Издательство.

2.3.1. Функции Издательства:

1) определение регионального менеджера по работе с Координаторами в целях выработки и применения единых требований к процессу закупки/поставки Учебников, ценовой политики, логистических процессов и т.п.;

2) направление Координаторам информации о ценах на Учебники, форм бланков заказа, информации о сроках поставки, типовых существенных условий договора и т.п.;

3) заключение договоров на поставку Учебников с каждой Школой, заявленной в заказе;

4) по договоренности с Координатором:

- централизованное направление Координатору/получение от Координатора договоров, для подписания/подписанных общеобразовательными организациями;

- централизованное направление Координатору счетов на оплату по договорам для общеобразовательных организаций;

5) информирование Координатора и Школы о графике поставки Учебников;

6) доставка Учебников до каждой Школы, заявленной в заказе;

7) информирование Координатора об итогах исполнения договоров;

8) реализация иных функций и решение задач, возникающих в процессе закупки/поставки Учебников в Школы.

3. Порядок взаимодействия субъектов процесса при закупке учебников

3.1. Координатор ежегодно формирует (актуализирует) информацию о состоянии имеющегося библиотечного фонда в Школах Бердюжского муниципального района.

3.2. Школа определяет свою потребность в новых Учебниках, планируемый объем финансового обеспечения данной потребности и не позднее 25 февраля каждого года направляет сформированную потребность Координатору.

3.3. Координатор:

1) собирает и обобщает указанную в п. 3.2 информацию;

2) проводит анализ информации на предмет наличия в потребности Учебников, невостребованных и имеющихся в библиотечном фонде;

3) осуществляет распределение имеющихся в библиотечном фонде невостребованных Учебников между Школами, имеющими потребность в таких Учебниках, информирует Школы о принятом распределении и имеющихся резервах библиотечного фонда;

4) корректирует сводную потребность в новых Учебниках путем исключения из нее Учебников, имеющихся в библиотечном фонде;

5) запрашивает у Издательств информацию о ценах на Учебники и формы бланков заказа;

6) осуществляет расчет расходов на приобретение Учебников в сопоставлении с планируемыми объемами финансового обеспечения, предоставленными Школами. При необходимости корректирует сводную потребность;

7) формирует итоговый заказ на поставку Учебников для Школ, заполняет формы бланков заказа по каждому Издательству и, в срок до 25 марта каждого года, направляет бланки заказа в Издательства;

8) информирует Школы об объемах итогового заказа, об иных существенных условиях закупки, необходимых для выполнения Школой мероприятий, предусмотренных при осуществлении закупок Законом N 223-ФЗ и Положением о закупках.

3.4. Издательство, получив запрос Координатора, в течение 3 рабочих дней направляет последнему сведения о ценах на Учебники, формы бланков заказа, информацию о сроках поставки, типовых существенных условиях договора и т.п.

3.5. Школа:

1) получив от Координатора информацию об объемах итогового заказа, об иных существенных условиях закупки, при стоимости закупки (договора) с каждым Издательством более 100 000 (ста тысяч) рублей:

- вносит соответствующие изменения в план-закупок;

- размещает извещение о закупке у единственного поставщика (с приложением проекта договора);

2) получив от Координатора информацию о распределении имеющихся в библиотечном фонде невостребованных Учебников, совершает действия по заключению договора безвозмездного пользования на получение Учебников из другой Школы.

3.6. Издательство, получив от Координатора бланк заказа, совершает действия по заключению договоров на поставку Учебников со Школами.

3.6.1. При договоренности о централизованном документообороте через Координатора, направляет договоры по каждой Школе Координатору с целью организации их подписания со стороны Школы.

3.6.2. При отсутствии договоренности о централизованном документообороте через Координатора, Издательство самостоятельно контактирует со Школой и совершает действия по заключению договора, а так же по получению подписанного Школой экземпляра договора.

3.7. Координатор, при договоренности с Издательством о централизованном документообороте, после получения от Издательства договоров, организует их подписание со стороны Школы и направляет подписанные экземпляры договоров в Издательство.

3.8. Школа:

- при договоренности о централизованном документообороте через Координатора, получает договор, при необходимости заполняет условия, подписывает, проштамповывает договор и возвращает его обратно Координатору;

- при отсутствии договоренности о централизованном документообороте через Координатора, Школа самостоятельно контактирует с Издательством, получает от Издательства договор, при необходимости заполняет условия, подписывает, проштамповывает договор и своими силами организует отправление подписанного договора в Издательство. Срок подписания договора не должен превышать 3 рабочих дней с момента его получения.

3.9. При готовности начала поставки Учебников, Издательство информирует Координатора и Школы о графике поставки Учебников.

Координатор, в свою очередь, вправе проинформировать Школы о графике поставки, скоординировать действия Издательства и Школы при поставке/приемке Учебников, проинформировать о необходимости фактического присутствия материально-ответственного лица, либо директора Школы, либо иного другого уполномоченного лица на приемку Учебников, об оформлении необходимых документов (доверенности, наличие печати и т.п.), присутствовать на приемке Учебников лично с целью осуществления контроля.

3.10. Школа при приемке Учебников обязана обеспечить присутствие либо материально-ответственного лица с оформленной соответствующим образом доверенностью, либо директора организации (в данном случае оформление доверенности не требуется, требуется наличие печати организации в отгрузочных документах), либо иного другого уполномоченного лица на приемку Учебников (в данном случае наличие оформленной доверенности обязательно).

3.11. Издательство осуществляет доставку Учебников до каждой Школы. При привлечении сторонних организаций и третьих лиц на доставку учебников все риски, связанные с порчей, утерей Учебников несет Издательство.

3.12. По факту поставки Учебников Издательство информирует Координатора об исполнении договора по поставке (в том числе о возникших трудностях, замечаниях и пр.)

3.13. Координатор аккумулирует информацию о договорах, заключенных между общеобразовательными организациями и Издательством, о ходе и факте поставки, о выставленных и оплаченных счетах в рамках исполнения указанных договоров и прочую информацию, связанную с процессом обеспечения Школ Учебниками.

3.14. Координатор в течение 5 рабочих дней с момента принятия (утверждения) итогового заказа, в соответствии с которым осуществляется фактическое приобретение учебников, направляет указанную информацию (с обязательным указанием стоимости учебников) в Департамент образования и науки Тюменской области.

3.15. В качестве подтверждения факта принадлежности издателям исключительных права или исключительных лицензий на использование печатных изданий или электронных изданий (в том числе используемых в них программно-технических средств и средств защиты информации) определенных авторов Издательства в составе договора на поставку Учебников обязаны предоставить реестр заключенных авторских договоров, скрепленный печатью Издательства и подписью руководителя Издательства, либо уполномоченного лица, или указать регистрационные данные авторских договоров в составе спецификации к договору.

3.16. При заполнении договора на поставку Учебников Школа обязана ответственно отнестись к указанию точного адреса места поставки.

В случае наличия необходимости доставки Учебников по нескольким адресам мест нахождения филиалов (отделений) Школы к договору необходимо составлять Разнарядку на доставку Учебников с четкой регламентацией количества доставляемых Учебников относительно мест доставки.