Глава 21. Рассмотрение поступивших запросов и подготовка результатов муниципальной услуги

Глава 21. Рассмотрение поступивших запросов и подготовка результатов муниципальной услуги

33. Основанием для начала административной процедуры является поступление запроса сотруднику Отдела, ответственному за его исполнение.

34. Сотрудник Отдела осуществляет следующие действия:

а) проводит анализ поступивших запросов заявителей с учетом имеющихся архивных справочников в традиционной и электронной форме, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения запросов, в том числе:

- определяет степень полноты информации, содержащейся в запросе, и необходимой для его исполнения (при отсутствии в запросе сведений, необходимых для проведения поисковой работы и предусмотренных пунктом 8 Регламента, уточняет необходимые сведения у заявителя при помощи средств телефонной связи или (в случае, если с заявителем невозможно связаться по телефону) путем направления уведомления о необходимости уточнения запроса на адрес, указанный в запросе в течение 1 рабочего дня со дня регистрации запроса);

- устанавливает наличие в Отделе запрашиваемой информации, в том числе места нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса либо местонахождение, адрес конкретной организации, куда следует направить запрос по принадлежности на исполнение (в случае, если Отдел располагает такими данными);

- устанавливает наличие установленных действующим законодательством ограничений на доступ к запрашиваемой информации; проверяет наличие полномочий заявителя на получение запрашиваемой информации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации;

б) готовит проект результата муниципальной услуги:

- при наличии в Отделе необходимых для исполнения запроса документов (сведений) составляет архивную справку; архивную выписку; архивную копию либо ответ на запрос (информационное письмо) в зависимости от формы получения результата услуги, указанной в заявлении;

- при наличии оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги составляет уведомление об отказе в предоставлении муниципальной услуги с указанием основания для отказа, установленного пунктом 13 Регламента, краткого описания конкретных положения запроса или документов, в отношении которых выявлены такие основания, либо фактического обстоятельства, послужившего основанием для отказа, порядок получения сведений из документов, доступ к которым в соответствии с действующим законодательством ограничен, если это послужило основанием для отказа, указание на право заявителя обжаловать данный отказ в судебном либо досудебном (внесудебном) порядке.

- если по результатам анализа запроса сотрудником Отдела было принято решение о направлении запроса в другое архивное учреждение или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, либо о направлении заявителю рекомендаций о дальнейших путях поиска информации, сотрудник Отдела, ответственный за подготовку результата муниципальной услуги, обеспечивает перенаправление запроса по адресу и готовит уведомление об этом заявителя в срок не позднее 3 рабочих дней со дня регистрации запроса.

35. Результаты муниципальной услуги в день их создания передаются сотрудником Отдела, ответственным за их подготовку, начальнику Отдела для подписания, который подписывает их не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления результатов для подписания.

Архивная справка и архивная выписка подписываются начальником Отдела, заверяются печатью архивного отдела, на них проставляются номер и дата составления.

На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется печатью и подписью начальника Отдела.

36. Фиксация результата административной процедуры осуществляется сотрудником Отдела путем занесения информации в соответствии с документооборотом, установленном в Отделе.

37. Ответственным за выполнение административной процедуры является сотрудник Отдела, уполномоченный на исполнение запросов граждан.

38. Критерием для исполнения административной процедуры, является факт поступления запроса.

39. Общий срок административной процедуры: не более 24 дней со дня регистрации запроса в Отделе, за исключением следующих случаев:

при исполнении на социально-правовой запрос по научно-справочному аппарату (при наличии) срок не должен превышать 14 дней со дня регистрации запроса в Отделе;

в случае, если запрос не относится к составу хранящихся в Отделе документов срок не может превышать 4 дней со дня регистрации запроса в Отделе.