Приложение N 2. Правила рассмотрения запросов субъектов персональных данных или их представителей в департаменте финансов Администрации города Салехарда

Приложение N 2
к приказу
департамента финансов
администрации г. Салехард
от 27 декабря 2016 г. N 82

Правила
рассмотрения запросов субъектов персональных данных или их представителей в департаменте финансов Администрации города Салехарда

1. Общие положения

1.1. Правила рассмотрения запросов субъектов персональных данных или их представителей (далее - Правила) разработаны на основании требований Федерального закона Российской Федерации от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных", постановления Правительства Российской Федерации от 21 марта 2012 года N 211 "Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных" и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами" и определяют последовательность действий при рассмотрении запросов субъектов персональных данных или их представителей, поданных в соответствии с частью 1 статьи 14 Федерального закона от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Запросы, Закон о персональных данных), а также осуществление контроля за соблюдением Правил.

1.2. Рассмотрение Запросов Департаментом финансов администрации города Салехарда (далее - Департамент финансов), являющегося оператором, осуществляющим обработку персональных данных, выполняется с соблюдением прав субъектов персональных данных или их представителей и в соответствии с обязанностями оператора, определенными Законом о персональных данных.

2. Прием и регистрация Запросов

2.1. Субъект персональных данных или его представитель имеет право на получение информации, касающейся обработки его персональных данных (часть 7 статьи 14 Закона о персональных данных), в том числе содержащей:

1) подтверждение факта обработки персональных данных оператором;

2) правовые основания и цели обработки персональных данных;

3) цели и применяемые оператором способы обработки персональных данных;

4) наименование и место нахождения оператора, сведения о лицах (за исключением работников оператора), которые имеют доступ к персональным данным или которым могут быть раскрыты персональные данные на основании договора с оператором или на основании федерального закона;

5) обрабатываемые персональные данные, относящиеся к соответствующему субъекту персональных данных, источник их получения, если иной порядок представления таких данных не предусмотрен федеральным законом;

6) сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;

7) порядок осуществления субъектом персональных данных прав, предусмотренных настоящим Законом о персональных данных;

8) информацию об осуществленной или о предполагаемой трансграничной передаче данных;

9) наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению оператора, если обработка поручена или будет поручена такому лицу;

10) иные сведения, предусмотренные Законом о персональных данных или другими федеральными законами.

2.2. Запросы могут быть доставлены лично, через представителей, почтовым отправлением, по электронным каналам связи в форме электронного документа.

2.3. Запрос должен содержать номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных или его представителя, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе, сведения, подтверждающие участие субъекта персональных данных в отношениях с Департаментом финансов (номер договора, дата заключения договора, условное словесное обозначение и (или) иные сведения), либо сведения, иным образом подтверждающие факт обработки персональных данных Департаментом финансов, подпись субъекта персональных данных или его представителя.

Запрос, направленный в форме электронного документа, должен быть подписан электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2.4. Все поступившие Запросы регистрируются в Департаменте финансов не позднее 3 (трех) рабочих дней со дня их поступления в системе электронного документооборота. На запросе проставляется штамп, в котором указывается входящий номер и дата регистрации. Заводится карточка Запроса. Карточка Запроса заводится в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Департаменте финансов.

2.5. Если к Запросу прилагаются подлинные документы, удостоверяющие личность (паспорт, свидетельство, удостоверение и другие документы), секретарь - документовед Департамента финансов снимает с них копии; оригиналы возвращают непосредственно гражданину или отправляют не позднее 3 (трех) рабочих дней заказным письмом по указанному в Запросе адресу.

2.6. Секретарь-документовед проверяет правильность адресования Запроса.

2.6.1. В случае если сведения, указанные в части 7 статьи 14 Закона о персональных данных, а также обрабатываемые персональные данные были предоставлены для ознакомления субъекту персональных данных по его запросу, субъект персональных данных вправе обратиться повторно в Департамент финансов или направить повторный запрос в целях получения сведений, указанных в части 7 статьи 14 Закона о персональных данных, и ознакомления с такими персональными данными не ранее чем через 30 (тридцати) дней после первоначального обращения или направления первоначального запроса, если более короткий срок не установлен федеральным законом или договором, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных.

2.6.2. Субъект персональных данных вправе обратиться повторно в Департамент финансов или направить повторный запрос в целях получения сведений, указанных в части 7 статьи 14 Закона о персональных данных, а также в целях ознакомления с обрабатываемыми персональными данными до истечения срока, указанного в настоящем пункте, в случае, если такие сведения и (или) обрабатываемые персональные данные не были предоставлены ему для ознакомления в полном объеме по результатам рассмотрения первоначального обращения. Повторный запрос наряду с необходимыми сведениями должен содержать обоснование направления повторного запроса.

2.7. Департамент финансов вправе отказать субъекту персональных данных в выполнении повторного запроса, не соответствующего условиям, предусмотренным частями 4 и 5 статьи 14 Закона о персональных данных.

Такой отказ должен быть мотивированным и направлен в адрес заявителя в срок, не превышающий 30 (тридцати) дней со дня обращения субъекта персональных данных или его представителя либо с даты получения Запроса.

2.8. Запрос, ошибочно поступивший в Департамент финансов, направляется в течение 7 (семь) дней Департаментом финансов по указанному в Запросе адресу с сопроводительным письмом с уведомлением субъекта персональных данных или его представителя, направившего Запрос, о переадресации Запроса.

3. Направление Запроса на рассмотрение

3.1. Срок рассмотрения Запроса 30 (тридцать) календарных дней со дня его регистрации.

3.2. После регистрации Запрос, поступивший в адрес Департамента финансов, вместе с карточкой передается начальнику Департамента финансов для рассмотрения, определения исполнителя и нанесения визы по Запросу.

3.3 Срок для определения исполнителей и нанесения поручений по Запросу не может превышать 3 (трех) рабочих дней, которые входят в общий срок рассмотрения Запроса.

3.4. В случае если Запрос, поступивший в адрес Департамента финансов, содержит требование уточнить персональные данные, блокировать их или уничтожить в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, начальник Департамента финансов в тот же день определяет исполнителей и наносит поручение осуществить блокирование неправомерно обрабатываемых либо неточных персональных данных, относящихся к этому субъекту персональных данных или его представителю, с даты получения указанного Запроса на период проверки.

3.5. В поручении указываются фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, дата и подпись.

4. Оформление ответов на Запросы

4.1. Ответы на Запросы, поступившие в адрес Департамента финансов, подписываются руководством Департамента финансов.

4.2. Подготовку ответа обеспечивает руководитель структурного подразделения Департамента финансов в соответствии с поручением по Запросу.

В случае если в поручении указано несколько исполнителей, ответственным исполнителем считается должностное лицо, указанное первым в поручении по Запросу. Ответ на Запрос готовит основной исполнитель, указанный в поручении первым, при этом другие исполнители визируют данный ответ.

4.3. Ответ на Запрос, поступивший по информационным системам общего пользования, направляется по почтовому адресу, указанному в Запросе.

4.4. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать пояснения на все поставленные вопросы.

4.5. Запрос считается исполненным, если по существу поставленных вопросов субъекту персональных данных или его представителю в доступной форме представлены сведения, указанные в части 7 статьи 14 Закона о персональных данных, или приняты меры, предусмотренные частью 3 статьи 20 и частями 1 - 3 статьи 21 Закона о персональных данных.

4.6. Ответы на Запросы оформляются в соответствии с порядком, установленным Инструкцией по делопроизводству в Департаменте финансов, и должны содержать дату и регистрационный номер документа, фамилию и инициалы гражданина, его почтовый адрес, текст документа (ответ на Запрос), наименование должности лица, подписавшего документ, его инициалы, фамилию, подпись, а также инициалы, фамилию и номер телефона исполнителя.

5. Контроль за соблюдением Правил

5.1. Контроль за соблюдением Правил возлагается на руководителей структурных подразделений Департамента финансов.

5.2 Нарушение установленных Правил рассмотрения запросов влечет в отношении виновных должностных лиц ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.