Приложение N 1. Положение об управлении (администрировании) системой электронного документооборота и делопроизводства Ямало-Ненецкого автономного округа

Приложение N 1
Утверждено
постановлением Губернатора
Ямало-Ненецкого автономного округа
от 5 февраля 2018 г. N 5-ПГ

Положение
об управлении (администрировании) системой электронного документооборота и делопроизводства Ямало-Ненецкого автономного округа

I. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет полномочия, права, обязанности и ответственность:

- органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа, иных государственных органов Ямало-Ненецкого автономного округа, осуществляющих делопроизводство и организацию документооборота с использованием системы электронного документооборота и делопроизводства Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - участники, СЭДД, автономный округ);

- подведомственных органам государственной власти автономного округа учреждений (организаций), осуществляющих делопроизводство и организацию документооборота с использованием СЭДД (далее - соучастники);

- органов государственной власти автономного округа и государственных учреждений автономного округа, осуществляющих действия по управлению (администрированию) СЭДД (далее - администраторы).

Координатором и предметным администратором СЭДД является аппарат Губернатора автономного округа (далее - предметный администратор).

Технический администратор СЭДД - департамент информационных технологий и связи автономного округа совместно с государственным казенным учреждением "Ресурсы Ямала" (далее - технический администратор).

1.2. Предметом настоящего Положения является совместная деятельность участников и администраторов по эксплуатации и организации эксплуатации, развитию СЭДД.

II. Обязанности и права участника, соучастника и администратора

2.1. Участник, соучастник и администратор:

- обеспечивают соблюдение принципов организации взаимодействия, установленных настоящим Положением;

- обеспечивают своевременность, полноту передаваемой информации и административных действий;

- несут ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение настоящего Положения, в рабочем порядке принимая меры по устранению выявленных нарушений;

- правовым актом назначают ответственных лиц, осуществляющих непосредственное взаимодействие по исполнению настоящего Положения;

- несут ответственность за нарушение конфиденциальности информации в соответствии с законодательством Российской Федерации;

- при необходимости организовывают проведение совместных мероприятий.

2.2. Обязанности участника, соучастника и администратора:

2.2.1. администратор:

- осуществляет сопровождение СЭДД в соответствии с правилами, установленными фирмами-разработчиками системного и прикладного программного обеспечения;

- в оперативном порядке по заявке участника (соучастника) осуществляет создание, изменение, удаление учетных записей сотрудников участника (соучастника), а также осуществляет назначение, изменение, передачу их полномочий на осуществление доступа или действий с документами СЭДД;

- осуществляет мониторинг и контроль работы СЭДД;

- в случае обнаружения ошибки в ходе работы СЭДД принимает весь необходимый комплекс мер по ее устранению, информируя об этом участника (соучастника);

- осуществляет резервное копирование и, в случае необходимости, восстановление баз данных СЭДД;

- поддерживает справочники СЭДД в актуальном состоянии;

- заблаговременно предупреждает о проведении регламентных и иных работ, влияющих на работу СЭДД;

- осуществляет консультативную и информационно-методическую поддержку освоения, внедрения и эксплуатации СЭДД;

- реализует мероприятия по информационной безопасности;

- организует или осуществляет групповое обучение сотрудников участника (соучастника) основам работы и использования СЭДД;

2.2.2. участник:

- организует работу своих сотрудников в СЭДД в соответствии с установленным порядком осуществления делопроизводства и использования СЭДД;

- принимает меры по исключению дискредитации учетных записей и паролей доступа сотрудников;

- реализует мероприятия по информационной безопасности в пределах своих полномочий;

- представляет администратору, определенному схемой структурного (доменного) распределения органов государственной власти автономного округа, иных государственных органов автономного округа и государственных учреждений автономного округа, утвержденной постановлением Губернатора автономного округа, информацию об используемой номенклатуре дел, изменениях своей структуры, штатного расписания и кадрового состава, а также сведения о структурных подразделениях и сотрудниках, требуемые для эксплуатации СЭДД в соответствии с перечнем сведений об участнике (соучастнике) СЭДД, его структурных подразделениях и сотрудниках, согласно приложению к настоящему Положению, в течение 5 рабочих дней с момента утверждения (изменения) соответствующих документов (сведений);

- организует или осуществляет обучение сотрудников соучастника приемам и способам осуществления делопроизводства с использованием СЭДД;

- осуществляет общее нормативно-методическое руководство организацией делопроизводства соучастника с использованием СЭДД;

- осуществляет мониторинг актуальности справочника СЭДД в отношении сведений соучастника;

- самостоятельно организует или осуществляет техническое сопровождение автоматизированных рабочих мест своих сотрудников и соучастников локальной вычислительной сети, коммутационного и серверного оборудования;

- принимает меры к устранению причин, негативно сказывающихся на работоспособности СЭДД;

2.2.3. соучастник:

- организует работу своих сотрудников в СЭДД в соответствии с установленным порядком осуществления делопроизводства и использования СЭДД;

- принимает меры по исключению дискредитации учетных записей и паролей доступа сотрудников;

- оперативно и своевременно представляет участнику информацию об изменениях своей структуры, штатного расписания и кадрового состава, а также сведения о структурных подразделениях и сотрудниках, требуемые для эксплуатации СЭДД в соответствии с перечнем сведений об участнике (соучастнике) СЭДД, его структурных подразделениях и сотрудниках, согласно приложению к настоящему Положению;

- самостоятельно организует или осуществляет техническое сопровождение автоматизированных рабочих мест своих сотрудников локальной вычислительной сети, коммутационного оборудования;

- реализует мероприятия по информационной безопасности в пределах своих полномочий;

- принимает меры к устранению причин, негативно сказывающихся на работоспособности СЭДД.

2.3. Права участника, соучастника и администратора:

2.3.1. администратор имеет право:

- запрашивать и получать информацию, необходимую для обеспечения эксплуатации СЭДД;

- получать доступ к документам СЭДД в случае, если это необходимо для выявления и устранения причин нарушения работоспособности СЭДД, в т.ч. осуществлять их изменение или удаление;

- сообщать участнику (соучастнику) о выявленных фактах нецелевого, неправильного использования СЭДД, а также о действиях, ставящих под угрозу работоспособность СЭДД или отдельных ее функциональных модулей;

- приостанавливать работу сотрудника участника (соучастника) при обнаружении фактов или признаков грубого нарушения установленных правил делопроизводства и эксплуатации СЭДД, если предварительные сообщения об этих фактах не привели к их недопущению;

- осуществлять взаимодействие с администраторами других структур (доменов) СЭДД;

2.3.2. участник имеет право:

- направлять предложения по совершенствованию порядка использования СЭДД, внесению изменений или дополнений в функциональные возможности модулей СЭДД;

- требовать и получать разъяснения по фактам полного или частичного нарушения работоспособности СЭДД;

- в случае неоднократного или устойчивого нарушения работоспособности СЭДД, вызванного неоперативными или ненадлежащими действиями администратора, письменно извещать его об этом;

- в случае неоднократного направления вышеуказанных письменных извещений и при сохранении нарушений работоспособности СЭДД инициировать процедуру смены закрепленного администратора или самостоятельной реализации функций по управлению (администрированию);

- формировать и направлять групповые заявки на потребность в обучении сотрудников основам работы в СЭДД;

2.3.3. соучастник имеет право:

- направлять в адрес участника предложения по совершенствованию порядка использования СЭДД, внесению изменений или дополнений в функциональные возможности модулей СЭДД и получать от участника разъяснения по фактам полного или частичного нарушения работоспособности СЭДД;

- в случае неоднократного или устойчивого нарушения работоспособности СЭДД письменно извещать участника об этом.

III. Предметный и технический администраторы СЭДД

3.1. Предметный администратор СЭДД дополнительно осуществляет:

3.1.1. координацию действий администраторов;

3.1.2. централизовано, с привлечением (при необходимости) иных администраторов действия управляющего (администрирующего) характера всей СЭДД, в т.ч. добавление и обновление функциональных модулей СЭДД;

3.1.3. сопровождение баз данных внешних контактов СЭДД "Список организаций" и "Перечень персон";

3.1.4. мероприятия по изменению функциональных возможностей СЭДД как путем самостоятельного, по согласованию с лицензиатом программного обеспечения, изменения исходного кода и дизайна баз данных СЭДД, так и вводом в эксплуатацию полученных от фирмы-производителя новых (измененных) редакций и версий функциональных модулей СЭДД;

3.1.5. свод полученных от участников и администраторов предложений по внесению изменений в функциональные возможности СЭДД с целью формирования единого технического задания.

3.2. Технический администратор дополнительно осуществляет:

3.2.1. централизованное техническое обеспечение процессов эксплуатации СЭДД и ее развития, в том числе используемого оборудования в соответствии с требованиями к вычислительной способности и объемам обрабатываемой информации в СЭДД;

3.2.2. соответствие мероприятий по развитию и эксплуатации региональной межведомственной телекоммуникационной сети автономного округа требованиям СЭДД, предъявляемым к транспортной инфраструктуре, в том числе территориальному охвату и пропускной способности;

3.2.3. подготовку предложений в установленном порядке о выделении бюджетных ассигнований на очередной финансовый год на промышленную эксплуатацию СЭДД;

3.2.4. информационную безопасность автоматизированных рабочих мест и обеспечение защиты сетей передачи данных, используемых для работы с СЭДД участниками и соучастниками.