Постановление Администрации муниципального образования г. Салехард от 10 октября 2018 г. N 2372
"Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного доступа в Администрации муниципального образования город Салехард"
В целях упорядочения обращения со служебной информацией ограниченного доступа в Администрации города Салехарда, в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" и во исполнение постановления Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 31 мая 2017 года N 513-П "Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного доступа в исполнительных органах государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа", Администрация муниципального образования город Салехард постановляет:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке обращения со служебной информацией ограниченного доступа в Администрации муниципального образования город Салехард (далее - Инструкция).
2. Руководителям структурных подразделений Администрации муниципального образования город Салехард обеспечить строгое выполнение требований Инструкции и защиту служебной информации ограниченного доступа.
3. Руководителям структурных подразделений Администрации муниципального образования город Салехард, обладающих правами юридического лица, и учреждений в срок до 1 января 2019 года:
3.1. привести в соответствие с Инструкцией ведомственную правовую базу, определяющую порядок обращения со служебной информацией ограниченного доступа:
3.1.1. признать утратившими силу действующие инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного доступа;
3.1.2. разработать и принять правовые акты, определяющие:
- перечень служебной информации ограниченного доступа;
- перечень лиц, ответственных за конфиденциальное делопроизводство, и лиц, допущенных к работе со служебной информацией ограниченного доступа;
- должностных лиц, ответственных за руководство работами по защите служебной информации ограниченного доступа и контроль за исполнением Инструкции;
- состав экспертной комиссии для экспертизы ценности служебных документов ограниченного доступа.
4. Отделу специальных мероприятий Администрации муниципального образования город Салехард:
4.1. обеспечить руководство работами по защите служебной информации ограниченного доступа и контроль за исполнением Инструкции в структурных подразделениях Администрации муниципального образования город Салехард, не обладающих правами юридического лица;
4.2. обеспечить контроль за исполнением Инструкции в структурных подразделениях Администрации муниципального образования город Салехард, обладающих правами юридического лица;
4.3. в срок до 01 декабря 2018 года разработать и представить Главе Администрации города перечень лиц, ответственных за конфиденциальное делопроизводство, и лиц, допущенных к работе со служебной информацией ограниченного доступа в структурных подразделениях Администрации муниципального образования город Салехард, не обладающих правами юридического лица.
5. Руководителям муниципальных учреждений города Салехарда принять Инструкцию в качестве примерной инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного доступа.
6. Муниципальному казённому учреждению "Информационно-техническое управление" разместить настоящее постановление в сети Интернет на официальном сайте муниципального образования город Салехард.
7. Признать утратившим силу постановление Администрации города Салехарда от 12 февраля 2018 года N 301 "Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного доступа в Администрации муниципального образования город Салехард".
8. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.
Глава Администрации города |
И.Л. Кононенко |
Утверждена
постановлением Администрации
города Салехарда
от 10 октября 2018 г. N 2372
Инструкция
о порядке обращения со служебной информацией ограниченного доступа в Администрации муниципального образования город Салехард
I. Общие положения
1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии со статьей 6 Федерального закона от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", во исполнение пункта 4 постановления Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 31 мая 2017 года N 513-П и определяет порядок обращения с документами и другими материальными носителями информации, содержащими служебную информацию ограниченного доступа, в структурных подразделениях Администрации муниципального образования город Салехард (далее - структурное подразделение, Администрация города).
Инструкция не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
2. К служебной информации ограниченного доступа относится несекретная информация, касающаяся деятельности Администрации города, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью, а также поступившая несекретная информация, доступ к которой ограничен в соответствии с федеральными законами.
3. На документах, проектах и материальных носителях информации ограниченного доступа в обязательном порядке проставляется гриф ограничения доступа "Для служебного пользования" или "ДСП" в порядке, определенном настоящей Инструкцией.
4. При обработке служебной информации ограниченного доступа в Администрации города исполнение требований настоящей Инструкции является обязательным.
5. В Администрации города правовым актом утверждается перечень лиц, ответственных за конфиденциальное делопроизводство, и лиц, допущенных к работе со служебной информацией ограниченного доступа (далее - Перечень лиц).
Структурные подразделения, имеющие права юридического лица, самостоятельно определяют и утверждают правовым актом Перечень лиц.
В случае структурных или кадровых изменений, руководитель структурного подразделения, в штате которого состоят затронутые изменениями работники, в трехдневный срок письменно сообщает об изменениях лицу, ответственному за руководство работами по защите служебной информации ограниченного доступа, для организации внесения соответствующих изменений в Перечень лиц.
6. Лица, допущенные к работе со служебной информацией ограниченного доступа (далее - работники, исполнители), перед началом обработки служебной информации ограниченного доступа в обязательном порядке должны быть ознакомлены под роспись с настоящей Инструкцией и должны заполнить обязательство о неразглашении служебной информации ограниченного доступа по форме в соответствии с приложением N 1 к настоящей Инструкции.
Ознакомление работников с настоящей Инструкцией осуществляет лицо, ответственное за руководство работами по защите служебной информации ограниченного доступа.
Обязательство о неразглашении служебной информации ограниченного доступа передается в кадровое подразделение Администрации города, для внесения в личные дела работников.
7. Служебная информация ограниченного доступа без документационного оформления указания (поручение резолюция) Главы Администрации города, заместителей Главы Администрации города, руководителей структурных подразделений Администрации города, обладающих правами юридического лица (далее - должностные лица) не подлежит распространению, копированию, направлению и отправке.
8. Должностное лицо, принявшее решение о направлении исполнителям служебной информации ограниченного доступа, несет персональную ответственность за обоснованность принятого решения.
9. Физические лица, представители организаций и учреждений в целях обеспечения их прав, свобод и законных интересов, допускаются к ознакомлению и работе со служебной информацией ограниченного доступа с письменного разрешения Главы Администрации города по мотивированному письменному запросу в объемах, вызванных необходимостью.
Каждый факт ознакомления физического лица, представителя юридического лица и исполнителя с конкретными сведениями ограниченного доступа подлежит фиксации, в соответствующих учетных формах (журналах), согласно настоящей Инструкции.
10. Журналы, ведение которых предусмотрено настоящей Инструкцией, должны быть прошиты, их листы пронумерованы. На оборотной стороне последнего листа каждого журнала указывается количество листов и проставляется заверительная подпись лица, ответственного за конфиденциальное делопроизводство.
Каждый журнал должен быть внесён в номенклатуру дел структурного подразделения. Титульный лист каждого журнала должен обладать следующей информацией:
- гриф ограничения доступа "Для служебного пользования";
- срок начала и окончания ведения;
- срок хранения (в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558).
II. Порядок отнесения сведений к служебной информации ограниченного доступа
11. На основании Сводного перечня служебной информации ограниченного доступа, утвержденного постановлением Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 31 мая 2017 года N 513-П, ответственный за руководство работами по защите служебной информации ограниченного доступа разрабатывает и утверждается правовым актом Администрации города (структурного подразделения) Перечень сведений служебной информации ограниченного доступа (далее - Перечень сведений).
12. Отнесение сведений к служебной информации ограниченного доступа осуществляется путем установления соответствия содержащейся в документе информации со сведениями в Перечне сведений.
Решение об отнесении сведений, содержащихся в документе, к служебной информации ограниченного доступа определяется должностным лицом, уполномоченным на подписание данного документа.
Исполнитель, при подготовке проекта документа обязан проверять отношение содержащейся в проекте документа информации к сведениям ограниченного доступа.
В случае наличия в проекте документа служебной информации ограниченного доступа, необходимо руководствоваться настоящей Инструкцией.
13. Если сведения, содержащиеся в документе ограниченного доступа, не включены в Перечень сведений, должностное лицо, подписывающее данный документ, вправе вводить ограничения на распространение указанных сведений, путем собственноручного проставления грифа ограничения доступа "Для служебного пользования" либо "ДСП" и принимать решение (вносить предложение) о внесении изменений в Перечень сведений.
14. При подготовке проекта Перечня сведений должны привлекаться компетентные работники Администрации города, имеющие непосредственное отношение к данной категории сведений.
15. Перечень сведений подлежит пересмотру по мере необходимости в целях проверки соответствия его содержания действительной потребности Администрации города на введение ограничений на доступ к отдельным категориям сведений.
16. К сведениям, которые Администрация города должна защищать, относятся также поступившие от физических и юридических лиц, органов государственной власти и организаций сведения, доступ к которым ограничен в соответствии с федеральными законами Российской Федерации, при наличии на документах, содержащих эти сведения или сопроводительных документах, грифа ограничения доступа, указывающего на их конфиденциальный характер.
17. К служебной информации ограниченного доступа не могут быть отнесены сведения:
17.1. содержащиеся в муниципальных и иных правовых актах, устанавливающих права, свободы, обязанности граждан и порядок их реализации, а также правовой статус органов местного самоуправления, организаций и учреждений;
17.2. о чрезвычайных ситуациях, происшествиях и катастрофах, угрожающих безопасности и здоровью граждан, а также о стихийных бедствиях, их официальных прогнозах и последствиях;
17.3. в области экологии, метеорологии, эпидемиологии, культуры, о состоянии преступности и другие сведения, необходимые для обеспечения безопасности граждан и населения в целом;
17.4. о гарантиях, компенсациях и льготах, предоставляемых государством гражданам, должностным лицам, организациям и учреждениям;
17.5. о фактах нарушения прав и свобод человека и гражданина, нарушении законодательства должностными лицами органов местного самоуправления;
17.6. об использовании органами местного самоуправления бюджетных средств, иных государственных и местных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населения, если иное не предусмотрено федеральным законом;
17.7. о деятельности органов местного самоуправления, накапливаемые в информационных системах органов и организаций и представляющие общественный интерес или необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан, а также содержащиеся в официальных изданиях, поступающих в фонды библиотек и архивов;
17.8. о деятельности Администрации города, обязательные для размещения в информационных системах общего пользования в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также иные документы, запрет на отнесение которых к служебной информации ограниченного доступа указан в федеральных законах, законах автономного округа, муниципальных правовых актах.
18. Должностные лица и работники несут персональную ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации за неправомерное отнесение сведений к служебной информации ограниченного доступа, а также за не отнесение сведений к служебной информации ограниченного доступа в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
III. Порядок создания, приема, учета и работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа
19. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа (далее - документ) предусматривает факт их создания, получения, регистрации, копирования, размножения, перемещения, использования, хранения, отправления, уничтожения, с обязательной фиксацией всех перемещений всех экземпляров и копий в Администрации города.
Учет документов предусматривает факт их создания/издания (уничтожения) или получения (отправления) и копирования.
20. Получение, регистрация, копирование, размножение, перемещение, передача на архивное хранение, передача в структурные подразделения, отправление, уничтожение и учет документов осуществляется лицом, ответственном за осуществление конфиденциального делопроизводства.
Ответственность за создание, оперативное хранение и учет документов в структурных подразделениях возлагается на руководителя данного структурного подразделения.
21. Регистрации подлежат все поступающие, отправляемые и внутренние документы (постановления, распоряжения, приказы, письма, служебные записки, планы работы, отчеты и т.д.), проекты документов на бумажных носителях (далее - проекты документов), а также издания, указывающие на их конфиденциальный характер.
22. При создании документа на всех проектах и экземплярах подготавливаемых документов, устанавливается гриф ограничения доступа к документу "Для служебного пользования".
Гриф ограничения доступа "Для служебного пользования" и порядковый номер экземпляра документа указывается на корреспондентских документах (письмах, служебных записках и т.п.) справа, между официальным наименованием Администрации города (структурного подразделения) и наименованием адресата документа.
На остальных документах (распоряжениях, постановлениях, приказах, актах, инструкциях, методических рекомендациях и т.д.) гриф ограничения доступа "Для служебного пользования" и порядковый номер экземпляра документа указывается в правом верхнем углу.
На втором и последующих листах всех документов и приложений, гриф ограничения доступа "Для служебного пользования" указывается в правом верхнем углу без порядкового номера экземпляра документа.
Номер экземпляра документа, необходимый для осуществления поэкземплярного учета, контроля движения и местонахождения, проставляется на первом листе ниже грифа ограничения доступа и выравнивается по левому краю по отношению к нему. Указанный реквизит исполняется шрифтом Times New Roman размером N 12 с одинарным межстрочным интервалом.
|
Для служебного пользования Экз. N ___ |
Допускается гриф ограничения доступа "Для служебного пользования" проставлять в виде штампа. В случае единственного экземпляра документа указывается слово "Единственный" или "Ед.".
Уникальность каждого номера экземпляра, а также требование однократности регистрации должно сохраняться на всех этапах документооборота.
23. На обороте последнего листа в левом нижнем углу каждого экземпляра документа, автор (исполнитель) или лицо, осуществляющее оформление документа должны указать место под регистрационный номер, гриф "ДСП", количество отпечатанных экземпляров, указатель рассылки, фамилию, имя, отчество исполнителя, номер его служебного телефона, фамилию, имя, отчество работника, отпечатавшего документ и дату печатания, например:
N ________________ ДСП Отп. в 2 экз. экз. N 1 - в адрес с приложением экз. N 2 - в дело без приложения исп. Петров Петр Петрович тел. (34922) 22222. отп. Иванов Иван Иванович 01.01.2017 |
или
N ___________________ ДСП Отп. 5 экз. экз. N 1 - в аппарат Губернатора автономного округа экз. N 2 - в департамент специальных мероприятий автономного округа экз. N 3 - в Управление ФСТЭК по УрФО экз. N 4 - полномочному представителю Президента РФ в УрФО экз. N 5 - в дело исп. Петров Петр Петрович тел. (34922) 22222. отп. Иванов Иван Иванович 01.01.2017 |
Указанный реквизит исполняется шрифтом Times New Roman размером N 12 с одинарным межстрочным интервалом. При распечатывании более 5 экземпляров составляется список рассылки документа на отдельном листе, подписывается и визируется в соответствии с визированием самого документа.
При необходимости последующего увеличения количества получателей готовится новый лист рассылки, оформленный в соответствии с настоящей Инструкцией. Нумерация экземпляров в этом случае продолжает предыдущий лист рассылки.
В этом случае на обороте последнего листа экземпляра документа указывается фамилия, имя, отчество исполнителя, номер его служебного телефона, дата печатания, например:
N ___________________ ДСП Отп. 10 экз. экз. N 1 - N 9 - согласно списку рассылки экз. N 10 - в дело исп. и отп. Петров Петр Петрович тел. (34922) 22222. 01.01.2017 |
Список рассылки документа приобщается в дело вместе с экземпляром документа.
24. На всех страницах отпечатанного экземпляра документа, за исключением первой страницы, обложки и титульного листа, в верхнем колонтитуле проставляется порядковый номер страницы.
25. Регистрация исходящих (подготовленных) документов, осуществляется в журнале исходящих (подготовленных) документов "Для служебного пользования" (приложение N 2) и в электронном виде, с использованием системы электронного документооборота и делопроизводства лицом, ответственным за конфиденциальное делопроизводство.
26. Регистрация исходящих (подготовленных) документов с использованием системы электронного документооборота и делопроизводства осуществляется с учетом следующего:
26.1. к регистрационному номеру справа через дефис добавляется аббревиатура "ДСП";
26.2. в регистрационно-контрольной карточке (далее - РКК) категорически запрещается отражать заголовок и краткое наименование документа, проставляется только аббревиатура "ДСП";
26.3. в РКК заполняется N экземпляра документа, количество листов в документе, количество приложений и листов в каждом приложении;
26.4. электронная копия документа не создается и не присоединяется.
27. Регистрация подготовленных правовых актов (постановлений, распоряжений или приказов) осуществляется в журнале регистрации правовых актов "Для служебного пользования" структурного подразделения (приложение N 3) лицом, ответственным за конфиденциальное делопроизводство.
28. Регистрация подготовленных актов, осуществляется в журнале регистрации актов "Для служебного пользования" (приложение N 4) лицом, ответственным за конфиденциальное делопроизводство.
29. Все поступающие документы принимаются и регистрируются в журнале учета входящих документов "Для служебного пользования" (приложение N 5) лицом, ответственным за конфиденциальное делопроизводство, который осуществляет проверку количества листов и экземпляров документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.
30. В случае отсутствия в конвертах (пакетах) документов или приложений к ним составляется акт по форме согласно приложению N 6 к настоящей Инструкции в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю.
Ошибочно поступившие документы и издания подлежат возврату в адрес отправителя с составлением акта по форме согласно приложению N 6 к настоящей Инструкции в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю.
31. Дополнительно на поступающие документы к реквизитам проставляемого регистрационного штампа указывается количество листов документа и через знак "+" общее количество листов всех приложений.
На первом листе каждого приложения в правом нижнем углу проставляется штамп или пишется "К вх. N __". Эта отметка указывает на то, что данное приложение является не отдельным документом, а составной частью другого документа.
32. В учетных отметках не разрешается делать какие-либо исправления с помощью корректирующей жидкости или подчистки. Исправления аккуратно вписываются рядом с ошибочной записью и заверяются подписью с указанием Ф.И.О. должностного лица.
33. После регистрации лицо, ответственное за конфиденциальное делопроизводство передает адресату (должностному лицу) поступивший документ для принятия решения о передаче к исполнению.
Должностное лицо, получившее документ, в пределах своей компетенции определяет исполнителя документа.
При определении должностным лицом исполнителя документа, лицо, ответственное за конфиденциальное делопроизводство организует передачу документа на исполнение в соответствии с резолюцией должностного лица.
34. При получении документа руководитель структурного подразделения, определяет и передает документ непосредственному исполнителю, с отметкой в журнале учета входящих документов (приложение N 5) и указанием выданного номера экземпляра документа для каждого получателя.
35. Для поступающей корреспонденции, имеющей пометку ограничения доступа ("Конфиденциально", "Коммерческая тайна" и т.д.), к входящему регистрационному номеру документа добавляется гриф ограничения доступа "ДСП".
Оборот указанной корреспонденции оформляется в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
Гриф ограничения доступа "ДСП" может быть проставлен на поступивших документах, первоначально его не имеющих, в случае, если должностное лицо примет решение о необходимости отнесения сведений, имеющихся в документе, к служебной информации ограниченного доступа.
36. Документы после исполнения группируются в дела. Порядок их группировки и сроки хранения предусмотрены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558.
37. В случае изъятия из дел или перемещения документов из одного дела в другое делаются отметки в учетных документах, включая внутренние описи.
38. На инвентарный учет берутся документы, не подлежащие подшивке в дела, например, методические материалы, сброшюрованные издания, документы большого формата (чертежно-графические, научно-технические), в том числе являющиеся приложениями к основным документам. Инвентарный учет осуществляется по форме согласно журналу учета "Для служебного пользования" изданий (приложение N 7).
Регистрация и хранение документов взятых на инвентарный учет осуществляется лицом, ответственным за конфиденциальное делопроизводство.
39. При работе с документами руководители структурных подразделений и исполнители обязаны:
39.1. знакомиться только с теми документами, к которым они получили разрешение на доступ в силу исполнения должностных обязанностей, согласно установленным требованиям настоящей Инструкции;
39.2. предъявлять лицу, ответственному за конфиденциальное делопроизводство, числящиеся за ними документы для проверки их наличия и комплектности;
39.3. вести учет находящихся у них документов;
39.4. ежедневно по окончании рабочего дня проверять наличие документов и при отсутствии условий для хранения сдавать их руководителю структурного подразделения;
39.5. немедленно сообщать лицу, ответственному за конфиденциальное делопроизводство, об утрате, недостаче, обнаружении лишних, неучтенных документов, отдельных листов, содержащих служебную информацию ограниченного доступа;
39.6. сдавать руководителю структурного подразделения (исполняющему обязанности руководителя структурного подразделения), при увольнении, а также в случае планируемого отсутствия (отпуск, командировка) все полученные на исполнение документы, с соответствующими отметками в учетных формах, предусмотренных настоящей Инструкцией и составлением акта приема-передачи документов, по форме, согласно приложению N 8 к настоящей Инструкции.
40. Гриф ограничения доступа "Для служебного пользования" не проставляется на документах, содержащих исключительно сведения:
- раскрывающие персональные данные субъекта;
- о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера муниципальных служащих;
- сведения, предоставляемые для осуществления контроля за соответствием расходов лиц, замещающих должности муниципальной службы, и иных лиц их доходам.
Документы, содержащие перечисленные выше сведения, подлежат обработке в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Администрации муниципального образования города Салехард, утвержденной постановлением Администрации города Салехарда от 18 июня 2018 года N 1470.
41. Предоставление служебной информации ограниченного доступа третьим лицам по исполнению запросов либо в ходе выполнения возложенных на Администрацию города функций осуществляется в соответствии с действующими нормативными правовыми актами Российской Федерации. В случаях, не предусмотренных законодательством Российской Федерации, оборот служебной информации ограниченного доступа осуществляется с учетом положений настоящей Инструкции.
IV. Копирование и рассылка (отправка) служебных документов ограниченного доступа
42. Поступающие документы могут быть размножены только при наличии письменного указания (разрешения) должностных лиц, подписавших документ, в количестве, не превышающем указаний в сопроводительном письме.
Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно.
43. При отсутствии письменных указаний (разрешений), допускается направление запроса о разрешении размножении документа, в адрес организации составителя документа.
Запрос о размножении документа должен включать мотивированное обоснование и необходимое количество экземпляров.
44. Копирование осуществляется в условиях, исключающих несанкционированный доступ посторонних лиц к копируемым документам.
45. Посторонним лицом является любое лицо, не имеющее права доступа к данному конкретному документу, в том числе лица, имеющие допуск к работе со служебной информацией ограниченного доступа в Администрации города.
46. При копировании документов внизу на оборотной стороне последнего листа исходного документа проставляется рукописная отметка о сотруднике, осуществившем копирование (Ф.И.О., должность), дате копирования, основании для осуществления копирования, количестве сделанных копий. При осуществлении повторного копирования указанные сведения проставляются выше предыдущих.
47. Допускается направлять служебную информацию ограниченного доступа в виде выписок. Выписка может не относиться к документам в случае, если в ней не содержится служебная информация ограниченного доступа, послужившая причиной установления грифа ограничения доступа "ДСП". Принятие решения и полнота ответственности возлагается на должностное лицо, принявшее решение о формировании выписки и включении в ее состав информации из служебного документа ограниченного доступа.
На оборотной стороне последнего листа документа проставляется рукописная отметка, аналогичная проставляемой при копировании, с дополнительным указанием слова "Выписка" и перечня включенных в выписку страниц, разделов, пунктов и т.д. исходного документа.
48. Учет экземпляров копий осуществляется в следующем порядке.
К порядковому номеру экземпляра полученного документа через косую черту "/" добавляется порядковый номер каждой копии, начиная с 1. При отсутствии номера экземпляра на исходном документе его номер принимается равным единице. В случае создания дополнительных копий к ранее сделанным по тому же месту регистрации, их нумерация продолжается.
При создании дополнительных копий по месту исполнения документа за исходный номер принимается номер экземпляра исходного документа и через косую черту "/" номер экземпляра полученной копии.
49. Направляемые для исполнения документы или их копии:
49.1. передаются под личную подпись исполнителям;
49.2. пересылаются адресатам посредством фельдъегерской связи, через управление специальной связи по Тюменской области либо заказными или ценными почтовыми отправлениями, с учетом пункта 52 настоящей Инструкции.
50. Документы, по исполнению которых осуществляется контроль в соответствии с положениями, утвержденными правовыми актами Администрации города, копируются с учетом дополнительного экземпляра для передачи в структурное подразделение или работнику, осуществляющему контроль за исполнением, и передаются под личную подпись исполнителю.
51. Отправляемые и передаваемые документы должны быть помещены в конверты либо упакованы иным способом, исключающим несанкционированный доступ к информации. Запрещается использовать конверты с прозрачными "окошками".
52. Документы, направляемые адресату посредством почтовой связи, необходимо упаковывать в два пакета. На внутреннем пакете проставляются гриф ограничения доступа к документу с соответствующими реквизитами адресата, включая номера документов. Внутренний пакет запечатывается, а на его скрепляющий клапан проставляется оттиск печати "Для пакетов". Внешний пакет оформляется в соответствии с почтовыми правилами, причем сведения о конфиденциальности информации на него не выносятся. Передача пакетов в почтовое отделение фиксируется в почтовом реестре, копия которого с почтовым штемпелем помещается в соответствующее дело.
V. Организация хранения служебных документов ограниченного доступа
53. Хранение документов осуществляется отдельно от документов общего делопроизводства Администрации города с учетом требований пункта 98 настоящей Инструкции.
54. Хранение должно осуществляться в надежно запираемых шкафах, металлических ящиках, сейфах либо иных местах обеспечивающих надежную защиту от несанкционированного доступа к документу.
55. Шкафы, металлические ящики, сейфы, в которых хранятся документы в нерабочее время, должны закрываться на замок и опечатываться способом, обеспечивающим визуальное обнаружение при несанкционированном вскрытии.
56. Исполненные документы группируются в отдельные дела. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется гриф ограничения доступа. Порядок формирования дела осуществляется по правилам общего делопроизводства Администрации города с учетом требований настоящей Инструкции.
57. Все дела с документами должны иметь внутренние описи документов, листы - нумерацию.
58. Отобранные к уничтожению документы, не имеющие исторической ценности и утратившие практическое значение, оформляются актом.
Исключительное право уничтожения документов имеет постоянно действующая экспертная комиссия Администрации города.
59. Материалы ограниченного доступа уничтожаются путем измельчения, исключающего возможность восстановления текста.
60. В случае выявления факта утраты, несанкционированного уничтожении документа, а также при попытке исполнителя оставить в своем распоряжении какие-либо неучтенные материалы (черновики, проекты) документов, проводится служебная проверка в соответствии с разделом XI настоящей Инструкции.
На утраченные и/или несанкционированно уничтоженные документы составляется акт. Соответствующие отметки вносятся в учетные формы, предусмотренные настоящей Инструкцией.
VI. Экспертиза ценности служебных документов ограниченного доступа
61. Экспертиза ценности документов проводится в целях уточнения или определения сроков хранения, отбора документов на основе этих сроков для архивного хранения либо уничтожения. Проведение такой экспертизы возлагается на постоянно действующую экспертную комиссию Администрации города (далее - Комиссии), которая создается в отделе специальных мероприятий Администрации города (в структурных подразделениях, с правами юридических лиц, самостоятельно создаются Экспертные комиссии для экспертизы ценности служебных документов ограниченного доступа).
62. Экспертизой ценности должны быть охвачены все дела и документы.
К проведению экспертизы ценности конкретного дела или документа привлекаются должностные лица, имеющие доступ к данному делу, либо документу.
63. Критериями оценки документов являются актуальность содержания документа, место и время издания, внешние особенности документа (подлинник или копия, характер резолюций, наличие пометок, физическое состояние).
64. Результаты работы Комиссии оформляются решением, которое утверждается должностным лицом. Форма решения Комиссии об уничтожении документальных материалов указана в приложении N 9 настоящей Инструкции.
65. На основании решения Комиссии, составляется акт об уничтожении документов и дел, по форме согласно приложению N 10 к настоящей Инструкции.
В акт об уничтожении документов и дел включаются дела и документы, срок хранения которых истек к 01 января года следующего за истекшим годом хранения (например, законченные в 2012 году дела с трехлетним сроком хранения могут быть включены в акт, который составляться не ранее чем 01 января 2016 года).
66. На основании акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, лицо, ответственное за конфиденциальное делопроизводство, осуществляет:
66.1. уничтожение отобранных документов;
66.2. внесение необходимых отметок о движении документов в установленных настоящей Инструкцией учетных формах.
VII. Снятие ограничений на распространение сведений, составляющих служебную информацию ограниченного доступа
67. Основаниями для снятия ограничений на распространение сведений, составляющих служебную информацию ограниченного доступа, являются:
67.1. взятие на себя Российской Федерацией международных обязательств по открытому обмену сведениями, которые к моменту принятия таких обязательств отнесены к сведениям конфиденциального характера;
67.2. наличие вступившего в законную силу судебного решения, содержащего предписание о снятии ограничений на распространение сведений;
67.3. принятие должностным лицом решения о нецелесообразности дальнейшего ограничения распространения сведений;
67.4. получение информации от автора документа о снятии грифа ограничения доступа к документу.
Решение о снятии ограничений на распространение сведений влечет исключение соответствующей категории сведений из Перечня сведений и снятие грифа ограничения доступа с документов, содержащих такие сведения.
68. Должностное лицо вправе снимать с документов гриф ограничения доступа "Для служебного пользования", при наличии оснований предусмотренных пунктом 67 настоящей Инструкции.
После снятия грифа ограничения доступа, обработка документа осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Администрации муниципального образования города Салехард, утвержденной постановлением Администрации города Салехарда от 18 июня 2018 года N 1470.
Об изменении делается отметка на самом документе, удостоверяемая визой должностного лица, подписавшего этот документ.
69. Если поступившая служебная информация ограниченного доступа получена Администрацией города в соответствии с компетенцией в установленном законодательством порядке, решение о снятии ограничений по распространению принимается на основании письменного ответа автора документа на запрос о снятии ограничений на распространение данных сведений.
70. Дела постоянного и временного сроков хранения с грифом ограничения доступа "ДСП" не реже 1 раза в год просматриваются, с целью возможного снятия ограничений.
71. При снятии грифа ограничения доступа на документах, а также в соответствующих учетных формах предусмотренных настоящей Инструкцией делаются соответствующие записи и информируются адресаты, которым эти документы направлялись.
VIII. Требования, предъявляемые к объектам информатизации, предназначенным для обработки служебной информации ограниченного доступа
72. Практическую реализацию мер по защите служебной информации ограниченного доступа, обрабатываемой на объектах информатизации Администрации города, осуществляют подразделения по защите информации или отдельные специалисты, назначаемые правовым актом, либо привлекаемые на договорной основе организации, имеющие лицензии на право проведения соответствующих работ (далее - ответственный по защите информации).
73. Объекты информатизации, предназначенные для обработки служебной информации ограниченного доступа Администрации города, должны соответствовать требованиям по технической защите конфиденциальной информации в зависимости от установленного класса защищенности и иметь аттестат соответствия согласно действующему законодательству в области информационной безопасности Российской Федерации.
74. Категорически запрещается:
74.1. обработка и хранение служебной информации ограниченного доступа на неаттестованных автоматизированных рабочих местах (далее - АРМ);
74.2. передача служебной информации ограниченного доступа с использованием информационных систем, информационно-телекоммуникационных сетей (в том числе глобальной сети Интернет), средств вычислительной техники или факсимильной связи, не имеющих аттестата соответствия по требованиям безопасности информации;
74.3. оставлять без контроля АРМ с загруженной служебной информацией ограниченного доступа.
75. Устройства отображения и вывода информации (дисплей, принтер и т.д.) должны располагаться с учетом исключения несанкционированного просмотра и доступа посторонних лиц к выводимой информации.
В случае невозможности выполнения указанных требований должны приниматься компенсирующие организационные и технические меры по исключению несанкционированного доступа к информации.
76. Для обеспечения защиты служебной информации ограниченного доступа в процессе обработки ее на АРМ исполнитель по окончании обработки информации обязан произвести стирание остаточной информации на несъемных носителях (жестких дисках) и в оперативной памяти посредством перезагрузки АРМ.
IX. Порядок использования, учета, хранения и обращения со съемными носителями служебной информации ограниченного доступа
77. Под съемными носителями служебной информации ограниченного доступа (далее - носители информации) понимаются любые гибкие магнитные диски, CD-R(RW), DVD-R(RW), съемные накопители информации большой емкости, съемные пакеты дисков, иные магнитные, оптические или магнитооптические диски и иные съемные устройства.
78. Под использованием учтенных носителей информации понимается их подключение к АРМ с целью обработки и хранения служебной информации ограниченного доступа.
79. Обработка служебной информации ограниченного доступа в электронном виде допустима исключительно на учтенных носителях информации, которые являются собственностью Администрации города и подвергаются регулярной ревизии и контролю ответственным по защите информации.
80. Перед использованием носителей информации, лицо, ответственное за конфиденциальное делопроизводство, любым доступным способом проставляет следующие учетные реквизиты на носителе информации: порядковый учетный номер, гриф ограничения доступа "ДСП", номер экземпляра, инвентарный (заводской) номер, а также другие возможные реквизиты, идентифицирующие этот носитель информации.
81. Учет носителей информации должен вестись в журнале учета носителей информации "Для служебного пользования", по форме согласно приложению N 11 к настоящей Инструкции.
82. Хранение носителей информации должно осуществляться в надежно запираемых шкафах, металлических ящиках, сейфах либо иных местах, обеспечивающих надежную защиту от несанкционированного доступа.
83. Учет, хранение и передача носителей информации в структурные подразделения возлагается на лицо, ответственное за конфиденциальное делопроизводство.
84. В структурных подразделениях учет, хранение и выдача носителей информации работникам осуществляется руководителем данного структурного подразделения.
Решение о выдаче носителя информации работникам, принимается руководителем структурного подразделения в случаях:
- необходимости выполнения работником своих должностных обязанностей;
- возникновения у работника служебной необходимости.
85. Факт выдачи, возврата, отправки либо уничтожения носителя информации в обязательном порядке фиксируется в журнале учета носителей информации "Для служебного пользования" (приложение N 11).
86. Носители информации перед их использованием подлежат обязательной проверке на отсутствие вредоносного программного обеспечения.
Такая проверка должна проводиться ежегодно в отношении всех носителей информации, ответственных по защите информации.
87. Носители информации выдаются исполнителям согласно утвержденному Перечню лиц, для исполнения конкретного вида работы на срок определяемый руководителем структурного подразделения.
88. При использовании носителей информации руководители структурных подразделений и исполнители обязаны:
88.1. соблюдать требования настоящей Инструкции;
88.2. использовать носители информации исключительно для выполнения своих служебных обязанностей при работе с документами;
88.3. ставить в известность лицо, ответственное за конфиденциальное делопроизводство о любых фактах нарушения установленных требований;
88.4. бережно относится к носителям информации;
88.5. обеспечивать физическую безопасность носителей информации;
88.6. извещать лицо, ответственное за конфиденциальное делопроизводство о факте утраты (кражи) носителей информации;
88.7. предъявлять ответственному по защите информации, числящиеся за ними съемные носители информации для проверки их наличия и комплектности;
88.8. вести учет находящихся у них носителей информации.
89. При использовании носителей информации запрещено:
89.1. использовать носители информации в личных целях;
89.2. передавать носители информации посторонним лицам, не имеющим допуска к работе со служебной информацией ограниченного доступа;
89.3. хранить носители информации вместе с носителями открытой информации, на рабочих столах либо оставлять их без присмотра или передавать на хранение другим лицам;
89.4. выносить носители информации из служебных помещений для работы с ними на дому либо в других помещениях (местах);
89.5. уничтожать учтенные носители информации.
90. При отправке или передаче информации, на носитель информации записывается только предназначенные адресатам информация.
Отправка внешним адресатам служебной информации ограниченного доступа должна осуществляться на компакт-дисках (CD-R(RW), DVD-R(RW)) в порядке, предусмотренным настоящей Инструкцией.
91. Вынос информации для непосредственной передачи адресату осуществляется только с письменной резолюции должностного лица.
92. При увольнении, а также в случае планируемого отсутствия (отпуск, командировка) все носители информации должны возвращаться руководителю структурного подразделения (исполняющему обязанности руководителя), с соответствующими отметками в журнале учета носителей информации "Для служебного пользования" (приложение N 11).
93. Носители информации, пришедшие в негодность или отслужившие установленный срок, подлежат уничтожению.
Уничтожение носителей информации осуществляется Комиссией.
В результате уничтожения информации на носителях информации и/или носителей информации составляется акт, по форме согласно приложению N 12 к настоящей Инструкции.
94. В случае выявления факта несанкционированного (нецелевого) использования, утраты или уничтожения носителя информации, работник обязан незамедлительно поставить в известность руководителя своего структурного подразделения и ответственного по защите информации.
95. В случае выявления факта утраты, несанкционированного уничтожении носителя информации, а также при попытке исполнителя оставить в своем распоряжении носитель информации, проводится служебная проверка в соответствии с разделом XI настоящей Инструкции.
На утраченные и или несанкционированно уничтоженные носители информации составляется акт. Соответствующие отметки вносятся в учетные формы, предусмотренные настоящей Инструкцией.
X. Обеспечение сохранности и сверка наличия документов содержащих служебную информацию ограниченного доступа
96. Документы выдаются руководителем структурного подразделения и находятся у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии полного обеспечения требований настоящей Инструкции.
97. Исполненные документы и их приложения подлежат возврату в тот же день. Запись о выдаче документа и последующем его возврате производится в соответствующих учетных формах, предусмотренных настоящей Инструкцией.
98. К рабочему месту предъявляются следующие требования:
98.1. каждый исполнитель должен быть обеспечен сейфом (либо запирающимся шкафом/ящиком) или отдельной ячейкой в сейфе (запирающимся шкафу/ящике) структурного подразделения для хранения документов и номерной металлической печатью. При этом применяется опечатывающий материал, оттиск которого невозможно снять либо восстановить в оригинальном виде;
98.2. рабочее место исполнителя должно быть размещено таким образом, чтобы исключить возможность обозрения находящихся на столе (мониторе АРМ) документов посторонними лицами, не имеющими к ним отношения;
98.3. на рабочем столе должен находиться только те материалы ограниченного доступа с грифом "Для служебного пользования", с которыми в данный момент работает исполнитель;
98.4. по окончанию рабочего дня, места хранения документов и помещения, в которых обрабатывается служебная информация ограниченного доступа, должны запираться на ключ и опечатываться номерной металлической печатью.
99. Если на рабочее место руководителя структурного подразделения или исполнителя не удовлетворяют требованиям пункта 98 настоящей Инструкции, то ознакомление с документами и их исполнение осуществляются в специально оборудованных для этих целей местах, отвечающих предъявляемым настоящей Инструкцией требованиям.
100. Руководителями структурных подразделений и исполнителям категорически запрещается:
100.1. использовать служебную информацию ограниченного доступа в публикациях, открытых документах, служебных докладах и переписке, выставочных проспектах и информационных сообщениях и т.п.;
100.2. передавать посторонним лицам устно или письменно служебную информацию ограниченного доступа, если это не связано с исполнением должностных обязанностей и не санкционировано должностным лицом в письменной форме;
100.3. вести служебные переговоры, содержащие служебную информацию ограниченного доступа, по незащищенным линиям связи, в незащищенных помещениях, в присутствии посторонних лиц;
100.4. снимать копии с документов, делать из них выписки или осуществлять фото-/видеосъемку, без письменного разрешения должностного лица;
100.5. знакомиться с документами, делами и базами данных содержащими сведения ограниченного доступа других работников;
100.6. разглашать сведения о личных идентифицирующих паролях, системе защиты информации и о местах хранения сведений ограниченного доступа и носителей информации, а также об известных элементах обеспечения информационной безопасности Администрации города;
100.7. самостоятельно производить уничтожение документов.
101. Проверка наличия документов и их копий проводится не реже одного раза в год Комиссией.
Результаты проверки оформляются протоколами, копии которых ежегодно до 01 марта, направляются в отдел специальных мероприятий Администрации города.
102. Описательная часть протокола проверки наличия документов должна раскрывать информацию следующего содержания:
102.1. данные о руководителе структурного подразделения и о количестве работников структурного подразделения допущенных к сведениям ограниченного доступа, в котором проводилась проверка (реквизиты правового акта о допуске указанных лиц);
102.2. количество и фактическое наличие за проверяемый период поступивших, направленных и внутренних документов;
102.3. наличие и качество оформления учетных форм, предусмотренных настоящей Инструкцией;
102.4. соответствие имеющихся условий для обработки документов (исполнение требований пункта 98 настоящей Инструкции);
102.5. выявленные факты утраты документов и их копий, либо разглашения служебной информации ограниченного доступа.
103. В архиве структурного подразделения проверка наличия документов в делах проводится не реже одного раза в пять лет.
104. В случае ликвидации (реорганизации) структурного подразделения решение о дальнейшем использовании (передаче, уничтожении) служебной информации ограниченного доступа и носителей информации принимает Комиссия с привлечением работника отдела специальных мероприятий Администрации города (по согласованию).
XI. Основания и порядок проведения служебной проверки
105. Основанием для проведения служебной проверки является нарушение положений настоящей Инструкции, в том числе разглашение служебной информации ограниченного доступа; утрата или уничтожение документов, носителей информации; несанкционированный доступ к документам и носителям информации; нецелевое использование носителей информации и т.д.
106. Работник, совершивший нарушение либо получивший информацию о факте нарушения положений настоящей Инструкции, обязан незамедлительно в устной форме и в форме служебной записки поставить в известность о нарушении руководителя своего структурного подразделения и лицо, ответственное за руководство работами по защите служебной информации ограниченного доступа.
107. При получении информации о нарушении, лицо, ответственное за руководство работами по защите служебной информации ограниченного доступа инициирует проведение служебной проверки в отношении допустившего нарушение в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и муниципальными правовыми актами Администрации города.
108. Срок проведения служебной проверки не может превышать 30 календарных дней.
109. Результаты служебной проверки докладываются в форме письменного заключения должностному лицу, который организует принятие мер по устранению причин и условий, способствовавших совершению нарушения.
110. По завершению служебной проверки лицо, ответственное за руководство работами по защите служебной информации ограниченного доступа в течение 10 дней направляет информацию в отдел специальных мероприятий Администрации города информацию о результатах служебной проверки и принятых мерах по устранению причин и условий, способствовавших совершению нарушения, для проведения анализа и принятия дальнейших решений на основании нормативных правовых актов, регламентирующих деятельность в области информационной безопасности.
XII. Заключительные положения
111. Персональную ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкцией, а также за использование неучтенных носителей информации несет исполнитель, непосредственно осуществивший указанные действия и/или руководитель структурного подразделения, давший указание на осуществление указанного действия.
112. Факт разглашения, утраты документов и утрата носителей информации, при проведении служебной проверки должен расцениваться как предпосылка к распространению служебной информации ограниченного доступа, что является грубым нарушением требований настоящей Инструкции и действующего законодательства Российской Федерации.
Приложение N 1
к Инструкции
о порядке обращения со служебной
информацией ограниченного доступа
в Администрации муниципального
образования город Салехард
______________________________________
______________________________________
(должность, фамилия И.О.
представителя нанимателя)
от ___________________________________
______________________________________
(должность, структурное подразделение,
Фамилия И.О.)
ОБЯЗАТЕЛЬСТВО
о неразглашении служебной информации ограниченного доступа
Я, _________________________________________________________________
(Фамилия Имя Отчество)
оформляясь на работу в __________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
Администрации муниципального образования город Салехард, обязуюсь:
- хранить в тайне и не разглашать служебную информацию
ограниченного доступа, полученную мной при исполнении моих служебных
(трудовых) обязанностей;
- беспрекословно и аккуратно соблюдать установленный в
Администрации муниципального образования город Салехард порядок работы
со служебной информацией ограниченного доступа, требования муниципальных
правовых актов, положений, инструкции и иных документов в сфере защиты
информации;
- не использовать средства вычислительной техники, информационные
системы и служебную информацию ограниченного доступа в целях, напрямую
не связанных с исполнением моих должностных обязанностей;
- пресекать действия других лиц, направленных на получение доступа
и или разглашение служебной информации ограниченного доступа;
- в случае попытки посторонних лиц получить от меня служебную
информацию ограниченного доступа, немедленно сообщить своему
непосредственному начальнику и _________________________________________;
(должность ответственного за руководство
работами по защите служебной информации
ограниченного доступа)
- обеспечить надежное хранение и использование полученных для
работы документов содержащих служебную информацию ограниченного доступа
и учтенных носителей информации с грифом "Для служебного пользования"
исключительно в служебных целях;
- выполнять требования по защите информации при её обработке на
средствах вычислительной техники. Обо всех фактах и попытках
несанкционированного доступа к служебной информации ограниченного
доступа, её утечки и разрушения незамедлительно сообщать своему
непосредственному начальнику и _________________________________________;
(должность ответственного за руководство
работами по защите служебной информации
ограниченного доступа)
- исключить возможность ознакомления со служебной информацией
ограниченного доступа другими лицами, в том числе допущенными, но не
имеющими к обработке такой информации прямого отношения;
- знакомить со служебной информацией ограниченного доступа других
лиц и представителей организаций, исключительно по письменному поручению
________________________________________________________________________.
(должность представителя нанимателя)
Я предупрежден (а), о том что за разглашение служебной информации
ограниченного доступа, утрату документов содержащих служебную информацию
ограниченного доступа, учтенных носителей с грифом "Для служебного
пользования", я буду привлечен к ответственности в соответствии с
действующим законодательством Российской Федерации.
После моего увольнения, я также обязуюсь неукоснительно соблюдать
настоящее обязательство, и в случае его нарушения, нести ответственность
в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
_________________ _____________________________________
(дата) (подпись, И.О. Фамилия)
Форма обязательства о неразглашении служебной информации
ограниченного доступа
Приложение N 2
к Инструкции
о порядке обращения со служебной
информацией ограниченного доступа
в Администрации муниципального
образования город Салехард
ЖУРНАЛ
учета исходящих (подготовленных) документов "Для служебного пользования"
___________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
(1 страница развернутого лица)
Порядковый номер и гриф |
Вид и краткое содержание |
Подразделение и фамилия исполнителя |
Листов черновика и инв. N жесткого диска в АРМ |
Отпечатано |
Регистрационный номер машинописного бюро |
Расписка исполнителя в получении отпечатанного документа с черновиком, дата |
Расписка в получении от исполнителя документа с черновиком, дата |
|
количество экземпляров |
количество листов в экземпляре |
|||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
(2 страница развернутого лица)
Дата и расписка об уничтожении черновика |
Отправлено документов |
Номер дела и тома, в которые подшит экземпляр документа, номера листов |
Номер реестра или отметка о нарочном получении, дата |
Фамилия И.О. получившего или номер и дата акта об уничтожении документа |
Расписка о получении и проверке документа и дата |
Примечание |
||
куда и кому |
номера экземпляров |
Номер сопроводительного письма и дата |
||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Форма журнала учета исходящих (подготовленных) документов "Для
служебного пользования"
Приложение N 3
к Инструкции
о порядке обращения со служебной
информацией ограниченного доступа
в Администрации муниципального
образования город Салехард
ЖУРНАЛ
регистрации ________________________"Для служебного пользования"
(вид правового акта)
___________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
Порядковый номер, регистрационный номер и дата |
Вид документа, краткое содержание |
Кому направлен |
Роспись о получении, дата |
Примечание |
|
|
|
|
|
Форма журнала регистрации правовых актов "Для служебного
пользования"
Приложение N 4
к Инструкции
о порядке обращения со служебной
информацией ограниченного доступа
в Администрации муниципального
образования город Салехард
ЖУРНАЛ
регистрации актов "Для служебного пользования"
___________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
Порядковый номер и гриф |
Дата |
Вид документа, его реквизиты (дата, номер) |
Кому направлен |
Роспись о получении, дата |
Примечание |
|
|
|
|
|
|
Форма журнала регистрации актов "Для служебного пользования"
Приложение N 5
к Инструкции
о порядке обращения со служебной
информацией ограниченного доступа
в Администрации муниципального
образования город Салехард
ЖУРНАЛ
учета входящих документов "Для служебного пользования"
___________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
(1 страница развернутого лица)
Порядковый номер, гриф и входящий номер |
Номер и дата поступившего документа |
Откуда поступил |
Краткое содержание (тематика) |
|
|
|
|
(2 страница развернутого лица)
Количество листов |
Кому передан на исполнение (подразделение или Фамилия И.О.), расписка получателя и дата |
Расписка получателя о возврате документа от исполнителя и дата |
N дела (тома), в которое подшит документ и номера листов |
Отметки о проверке наличия документа, дата и роспись проверившего |
Примечание |
|
основного документа |
приложения |
|||||
|
|
|
|
|
|
|
Форма журнала учета входящих документов
"Для служебного пользования"
Приложение N 6
к Инструкции
о порядке обращения со служебной
информацией ограниченного доступа
в Администрации муниципального
образования город Салехард
АКТ
обнаружения расхождений в учетных данных корреспонденции
"Для служебного пользования"
"___" ____________ 20 __ г.
Я, ________________________________________________________________,
(должность, фамилия, имя, отчество)
при вскрытии пакета с N _____, поступившего из __________________________
________________________________________________________________________,
(наименование отправителя)
обнаружил (а) расхождение в учетных данных документов ___________________
_________________________________________________________________________
(излагается существо расхождений)
____________________ _____________________________________
(подпись) (И.О. Фамилия)
Форма акта обнаружения расхождений в учетных данных корреспонденции
"Для служебного пользования"
Приложение N 7
к Инструкции
о порядке обращения со служебной
информацией ограниченного доступа
в Администрации муниципального
образования город Салехард
ЖУРНАЛ
учета "Для служебного пользования" изданий
___________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
(1 страница развернутого лица)
Порядковый номер, гриф |
Наименование издания |
Номер издания |
Издано или поступило |
|
откуда поступило или где отпечатано |
входящий номер сопроводительного письма или регистрационный номер и дата |
|||
|
|
|
|
|
(2 страница развернутого лица)
|
Распределение |
Возврат |
Уничтожено |
Примечание |
|||||
количество экземпляров |
номера экземпляров |
Куда или кому направлено (Фамилия И.О.) |
Исходящий номер документа и дата или подпись и дата |
Количество и номера экземпляров |
Входящий номер сопроводительного письма и дата |
Номера экземпляров |
Номера экземпляров |
Номер акта и дата |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Форма журнала учета "Для служебного пользования" изданий
Приложение N 8
к Инструкции
о порядке обращения со служебной
информацией ограниченного доступа
в Администрации муниципального
образования город Салехард
СОГЛАСОВАНО
Начальник
____________________________
____________________________
(наименование подразделения)
____________________________
(подпись И.О. Фамилия)
"__" __________ 20 __ г.
АКТ
приема-передачи документов и носителей информации
"Для служебного пользования"
Настоящий акт составлен о том, что _________________________________
передал, (должность, Фамилия И.О.)
а ______________________________ принял документы и носители информации с
(должность, Фамилия И.О.)
грифом "Для служебного пользования", по состоянию на "__"_________ 20 ___
года, в том числе:
N |
Учетный номер |
Дата документа |
Вид и наименование |
Количество листов |
1 |
2 |
3 |
|
4 |
Журналы учета: | ||||
|
|
|
|
|
Дела: | ||||
|
|
|
|
|
Издания: | ||||
|
|
|
|
|
Носители информации: | ||||
|
|
|
|
|
Все перечисленные документы, машинные носители информации в наличии
и находятся на хранении в сейфе (запирающемся шкафу/ящике) ______________
______________________.
(инв. N, N кабинета, адрес)
Сдал: _________________ /_____________/
Принял: _________________ /_____________/
Форма акта приема-передачи документов и носителей информации
"Для служебного пользования"
Приложение N 9
к Инструкции
о порядке обращения со служебной
информацией ограниченного доступа
в Администрации муниципального
образования город Салехард
УТВЕРЖДАЮ
___________________________
___________________________
(должность представителя
нанимателя)
___________________________
(подпись И.О. Фамилия)
"__" __________ 20 __ г.
РЕШЕНИЕ
экспертной комиссии об уничтожении документальных материалов
"Для служебного пользования"
Комиссия в составе .... - председатель комиссии, .... - члены
комиссии, руководствуясь Инструкцией о порядке обращения со служебной
информацией ограниченного доступа в Администрации муниципального
образования город Салехард и Перечнем типовых управленческих архивных
документов, образующихся в процессе деятельности государственных
органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием
сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской
Федерации от 25 августа 2010 года N 558, отобрала к уничтожению
утратившие практическое значение и не имеющие исторической ценности
документальные материалы для служебного пользования:
Порядковый номер |
Учетный номер и дата документа или дела |
Гриф секретности |
Наименование документа или дела |
Количество экземпляров, томов |
Номера экземпляров, томов |
Количество листов в экземпляре, томе |
Всего листов |
1. |
2. |
3. |
4. |
5. |
6. |
7. |
8. |
|
|
|
|
|
|
|
|
Комиссия решила, что вышеперечисленные документальные материалы
утратили практическое значение и не имеют исторической или иной
ценности, поэтому подлежат уничтожению в установленном порядке.
Председатель комиссии: _________________ /_____________/
Члены комиссии: _________________ /_____________/
_________________ /_____________/
"___"________________ 20 __ г.
Форма решения экспертной комиссии об уничтожении документальных
материалов "Для служебного пользования"
Приложение N 10
к Инструкции
о порядке обращения со служебной
информацией ограниченного доступа
в Администрации муниципального
образования город Салехард
УТВЕРЖДАЮ
___________________________
___________________________
(должность представителя
нанимателя)
___________________________
(подпись И.О. Фамилия)
"__" __________ 20 __ г.
АКТ
об уничтожении документов и дел "Для служебного пользования"
Комиссия в составе ... - председатель комиссии, .... - члены
комиссии, руководствуясь решением экспертной комиссии, перечнем
документальных материалов и сроками их хранения, отобрала к уничтожению
утратившие практическое значение и не имеющие научной и исторической
ценности документы:
Порядковый номер |
Учетный номер и дата документа или дела |
Гриф секретности |
Наименование документа или дела |
Количество экземпляров, томов |
Номера экземпляров, томов |
Количество листов в экземпляре, томе |
Всего листов |
1. |
2. |
3. |
4. |
5. |
6. |
7. |
8. |
|
|
|
|
|
|
|
|
Всего подлежит уничтожению ______________________ наименований дел в
(прописью)
_________________________ томах.
(прописью)
Записи акта с учетными данными сверены:
Председатель комиссии: _________________ /_____________/
Члены комиссии: _________________ /_____________/
_________________ /_____________/
После утверждения акта, перечисленные дела перед уничтожением
сверили с записями в акте и полностью уничтожили путем _________________.
(сожжения,
измельчения)
"___"__________ 20 ___ г.
Председатель комиссии: _________________ /_____________/
Члены комиссии: _________________ /_____________/
_________________ /_____________/
Отметки в журналах (карточках) учета об уничтожении дел произвёл ___
________________________________________________________________________.
(должность, фамилия И.О., подпись)
"___"__________ 20 ___ г.
Форма акта об уничтожении документов и дел
"Для служебного пользования
Приложение N 11
к Инструкции
о порядке обращения со служебной
информацией ограниченного доступа
в Администрации муниципального
образования город Салехард
ЖУРНАЛ
учета носителей информации "Для служебного пользования"
___________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
Инвентарный номер и заводской (серийный) номер |
Откуда поступил (номер сопроводительного письма, дата) |
Куда направлен (номер сопроводительного письма, дата) или кому передан (наименование структурного подразделения) |
Расписка в получении (Ф.И.О. получившего, подпись, дата) |
Отметка о возврате (Фамилия И.О. получившего, подпись, дата) |
Место хранения носителя информации |
Отметка об уничтожении носителя информации, стирании информации (номер акта, дата) |
|
|
|
|
|
|
|
Форма журнала учета носителей информации
"Для служебного пользования"
Приложение N 12
к Инструкции
о порядке обращения со служебной
информацией ограниченного доступа
в Администрации муниципального
образования город Салехард
УТВЕРЖДАЮ
___________________________
___________________________
(должность представителя
нанимателя)
___________________________
(подпись И.О. Фамилия)
"__" __________ 20 __ г.
АКТ
об уничтожении носителей информации, стирании служебной информации
ограниченного доступа
Комиссия в составе:
председатель - __________________________________________________________
члены комиссии - ________________________________________________________
провела отбор носителей информации "Для служебного пользования" и
установила, что информация, записанная на них в процессе эксплуатации,
подлежит уничтожению:
N |
Дата |
Тип носителя |
Регистрационный номер и другие реквизиты носителей информации |
Примечание |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
Всего съемных носителей ____________________________________________
(цифрами и прописью)
На указанных носителях информация уничтожена путем стирания с
использованием сертифицированного средства гарантированного уничтожения
информации _____________________.
(наименование ПО)
Перечисленные носители информации ограниченного доступа уничтожены
путем __________________________________________________________________.
(разрезания, сжигания, механического уничтожения и т.п.)
Председатель комиссии: _________________ /_____________/
Члены комиссии: _________________ /_____________/
_________________ /_____________/
Форма акта об уничтожении носителей информации, стирании
служебной информации ограниченного доступа
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Постановление Администрации муниципального образования г. Салехард от 10 октября 2018 г. N 2372 "Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного доступа в Администрации муниципального образования город Салехард"
Текст постановления опубликован на официальном сайте г. Салехарда (www.salekhard.org) 11 октября 2018 г.
В настоящий документ внесены изменения следующими документами:
Постановление Администрации муниципального образования город Салехард Ямало-Ненецкого автономного округа от 2 апреля 2021 г. N 889
Постановление Администрации муниципального образования г. Салехард Ямало-Ненецкого автономного округа от 10 ноября 2020 г. N 3061
Постановление Администрации муниципального образования г. Салехард Ямало-Ненецкого автономного округа от 2 марта 2020 г. N 511
Постановление Администрации муниципального образования г. Салехард Ямало-Ненецкого автономного округа от 13 декабря 2019 г. N вступают в силу с 13 декабря 2019 г.
Изменения распространяются на правоотношения, возникшие с 15 октября 2019 г.