Приложение. Регламент работы по работе в системе электронного документооборота и делопроизводства (СЭДД) в Администрации муниципального образования Надымский район

Приложение
к постановлению Администрации
муниципального образования
Надымский район
от 01 февраля 2019 года N 46

Регламент
работы по работе в системе электронного документооборота и делопроизводства (СЭДД) в Администрации муниципального образования Надымский район

I. Общие положения

1. Настоящий Регламент работы в системе электронного документооборота и делопроизводства (далее - Регламент) Администрации муниципального образования Надымский район (далее - Администрация района) Надымского сегмента региональной межведомственной системы электронного документооборота (далее - РМСЭД) Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - автономный округ) устанавливает правила и порядок работы с документами, не носящими секретный характер (письма, обращения граждан, правовые акты, договоры, Соглашения) в Администрации района и определяет основные принципы построения и приемы работы с автоматизированной системой учета, сопровождения, контроля и исполнения документов системой электронного документооборота и делопроизводства (далее - СЭДД).

2. Положения настоящего Регламента распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, подписание, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью СЭДД.

3. Правила и порядок работы с документами в СЭДД, предусмотренные настоящим Регламентом, обязательны для всех участников Надымского сегмента РМСЭД, имеющих установленные рабочие места СЭДД.

4. Пользователи СЭДД несут персональную ответственность за выполнение требований настоящего Регламента.

5. Основные термины и определения, используемые в Регламенте:

1) администратор СЭДД (далее - Администратор) - работник управления информационных технологий и связи Администрации района, ответственный за централизованное техническое обеспечение процессов эксплуатации СЭДД, выполняющий действия по управлению (администрированию) СЭДД;

2) автор документа - орган, организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ;

3) автор поручения (резолюции) - пользователь СЭДД, давший поручение (резолюцию);

4) бланк документа - лист бумаги белого цвета или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;

5) база данных (далее - БД) - совокупность массивов и файлов данных, организованная по определённым правилам, предусматривающим стандартные принципы описания, хранения и обработки данных независимо от их вида;

6) входящий документ (входящая корреспонденция) - документ, поступивший из сторонней организации, от частного лица;

7) внутренний документ - переписка между структурными подразделениями, переписка внутри структурного подразделения (письмо, служебная записка, заявление);

8) вид документа - классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения;

9) визирование - заверение документа официальным лицом путем простановки подписи, удостоверяющей, что визирующий ознакомился с содержанием документа и согласен с ним;

10) делопроизводитель - лицо, ответственное за ведение делопроизводства, в соответствии с должностными обязанностями;

11) документ - официальный документ, созданный органом, органом государственной власти автономного округа, иным государственным органом власти, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот;

12) делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;

13) документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

14) документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

15) замещающий - пользователь СЭДД, наделенный в СЭДД равными правами с работником структурного подразделения, должностным лицом, которого он в СЭДД замещает, в том числе правом визировать, подписывать документы, накладывать поручения (резолюции) от лица замещаемого, но под своей электронной подписью, имеющий доступ к уведомлениям, поступающим на имя замещаемого им пользователя СЭДД;

16) исходящий документ (исходящая корреспонденция) - документ, создаваемый структурным подразделением для отправки в стороннюю организацию;

17) исполнитель - пользователь СЭДД, назначенный ответственным за исполнение резолюции (поручения) непосредственного руководителя;

18) карточка поручения (резолюции) - электронная форма поручения (резолюции) в СЭДД, заполненная автором поручения (резолюции);

19) карточка резолюции - электронная форма резолюции в СЭДД, заполненная автором;

20) место регистрации - орган или структурное подразделение, осуществляющее самостоятельную регистрацию документов;

21) неквалифицированная электронная подпись - электронная подпись, которая получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;

22) ответственный делопроизводитель - лицо, ответственное за ведение делопроизводства должностного лица, органа или его структурного подразделения, а также по отдельным видам документов, назначаемое правовым актом уполномоченного органа;

23) ответственный исполнитель - пользователь СЭДД, назначенный ответственным за исполнение резолюции (поручения);

24) ознакомление - процедура ознакомления с содержанием документа;

25) отправка на подписание - направление документа руководителю в СЭДД на подписание;

26) образ документа, электронный образ документа, сканированный образ документа (ЭО) - отсканированное изображение бумажного документа, внешний вид которого полностью отображает его содержание;

27) простая электронная подпись (далее простая ЭП) - электронная подпись с использованием платформы СЭДД, которая формируется на основе данных авторизации пользователя при входе в СЭДД посредством использования кодов, паролей или иных средств и подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом;

28) пользователь СЭДД - работник, участвующий в процессе функционирования СЭДД или использующий результаты ее функционирования, данные о котором внесены в конфигурацию СЭДД и на чьем рабочем месте установлена СЭДД;

29) подразделение делопроизводства - структурное подразделение или должностное лицо органа, на которое правовыми актами органа возложены функции по организации и ведению делопроизводства органа;

30) РМСЭД - региональная межведомственная система электронного документооборота Ямало-Ненецкого автономного округа;

31) рабочее место в СЭДД - персональный компьютер с установленным программным обеспечением;

32) руководитель - категория работников, которые вправе принимать решения по управленческим вопросам;

33) регистрационно-контрольная карточка (далее - РКК) - запись базы данных СЭДД, отображаемая в ее визуальных формах, включающая в себя электронный документ или электронный образ документа и все реквизиты, необходимые для однозначной идентификации документа и определяющие этапы его движения в процессе его подготовки и исполнения;

34) регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и внесение сведений о документе в РКК;

35) реквизит документа - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

36) система электронного документооборота и делопроизводства (СЭДД) - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию и подписание документов;

37) структура организации (далее - СО) - база данных СЭДД, предназначенная для хранения справочной информации о структурных подразделениях и сотрудниках организации, об общих правах доступа всех зарегистрированных сотрудников организации при работе с другими базами СЭДД;

38) справочник организаций (далее - СпО) - база данных СЭДД, предназначенная для централизованного хранения информации о внешних организациях;

39) согласование - процедура согласования содержания документа, отражающая согласие или несогласие участника процесса согласования с содержанием документа;

40) усиленная квалифицированная электронная подпись - электронная подпись, которая получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи, который указан в квалифицированном сертификате;

41) участник СЭДД - юридическое лицо, осуществляющее электронный документооборот с помощью СЭДД на основании правового акта Администрации района;

42) участник РМСЭД - орган государственной власти автономного округа, иной государственный орган автономного округа, орган местного самоуправления в автономном округе, самостоятельно осуществляющий управление (администрирование) аппаратно-программных компонентов РМСЭД своих системных организаций (далее - сегмент РМСЭД) и включенный в перечень участников РМСЭД на основании правового акта автономного округа;

43) электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

44) электронный документ СЭДД - РКК СЭДД документа, прошедшего регистрацию, и содержащая требуемый набор реквизитов, включая содержание, подписанное электронной подписью в установленном порядке;

45) экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов и отбора для включения в состав архивного фонда Российской Федерации;

46) электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме;

47) электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

48) электронное сообщение - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети;

49) электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;

50) юридическая сила документа - свойство официального документа вызывать правовые последствия.

6. Делопроизводство в Администрации района осуществляется с использованием СЭДД.

7. Актуализация данных в СЭДД производится в соответствии с Регламентом организации технической поддержки СЭДД, утвержденного правовым актом Администрации района.

8. Работы по переводу СЭДД на новый отчетный период осуществляются Администратором СЭДД в соответствии с документацией по переводу системы на новый отчетный период.

II. Принципы организации СЭДД, функции СЭДД и обязанности пользователей

9. В целях обеспечения единого пространства электронного документооборота Надымского сегмента РМСЭД функциональная структура СЭДД имеет один уровень иерархии.

Каждый орган Надымского сегмента РМСЭД представлен в СЭДД как отдельное "самостоятельное подразделение" в рамках одной "системной организации" - СО "Надым и Надымский МО".

10. Операция подключения сотрудника к СЭДД выполняется при возможности выделения сотруднику лицензии на работу в СЭДД, то есть предоставления ему рабочего места в СЭДД. Ответственность за соблюдение лицензионной чистоты подключаемых рабочих мест несет Администратор.

11. Отключение сотрудника от СЭДД при увольнении или перемещении на другую должность производит Администратор на основании уведомления о кадровых изменениях.

12. При временном замещении отсутствующего сотрудника (отпуск, больничный лист, командировка и т.д.) Администратор на основании заявки производит изменение настроек СЭДД для оформления переадресации всех документов замещающему сотруднику вместо временно отсутствующего сотрудника.

13. При возвращении временно отсутствующего сотрудника на рабочее место Администратор подключает его к СЭДД без оформления дополнительных документов.

Для идентификации пользователей в СЭДД используется механизм личного идентификационного файла (id-файла) пользователя.

14. СЭДД обеспечивает автоматическое распределение прав доступа к документам.

Правом доступа к документу обладают только те пользователи СЭДД, которые участвуют в его обработке:

- руководители, получающие или подписывающие документ;

- авторы резолюций;

- исполнители резолюций по документу;

- исполнители, подготовившие текст документа (авторы документов);

- пользователи, согласующие документ (только на этапе согласования к содержательной части документа);

- пользователи, которым документ направлен на ознакомление (только на этапе ознакомления к содержательной части документа);

- делопроизводители, задействованные в обработке документа.

15. Права доступа на создание, чтение и редактирование документов баз данных предоставляются пользователю СЭДД в соответствии с его функциональной ролью.

Порядок доступа к базам данных СЭДД устанавливает Администратор в соответствии с функциональными обязанностями пользователей, за исключением правовых актов, имеющих статус "Общедоступный".

Пользователи СЭДД, не участвующие в обработке документа, не имеют доступа к документу.

16. Движение документов в СЭДД с момента их создания или получения до завершения исполнения и/или отправки образует документооборот Надымского сегмента РМСЭД.

17. При использовании СЭДД выделяются следующие категории (роли) пользователей, наделенные функциональными обязанностями:

17.1. "руководитель" - рассматривает, визирует, согласовывает, подписывает документы, формирует поручения (резолюции) или утверждает проекты поручений (резолюций), подготовленных помощником, знакомится с ходом исполнения документов в СЭДД, осуществляет:

- ознакомление с поступившими документами;

- формирование поручений (резолюций), постановка поручений (резолюций) на "контроль";

- исполнение поручений (резолюций) вышестоящего руководителя;

- направление документов на ознакомление и согласование;

- визирование документов при согласовании;

- подписание документов.

17.2. "помощник руководителя" - пользователь, уполномоченный замещать руководителя при работе в СЭДД, осуществляет:

- получение уведомлений в СЭДД на имя "руководителя";

- рассмотрение корреспонденции, поступившей на имя "руководителя";

- подготовку проектов поручений (резолюций) к поступившей корреспонденции, отправка их на утверждение "руководителю";

- контроль исполнения поручений (резолюций);

- формирование сводок и аналитических отчетов по документации, поступающей на имя "руководителя";

- подписание документов ЭП (по поручению руководителя).

17.3. "делопроизводитель" - работник, ответственный за ведение делопроизводства, в соответствии с должностными обязанностями, получает, отправляет, регистрирует документы, контролирует ход и результаты исполнения, осуществляет:

- регистрацию поступивших, исходящих и внутренних документов;

- регистрацию организационно-распорядительных документов;

- проведение экспертизы ценности документов в ходе регистрации, формирование дел в соответствии с номенклатурой дел;

- постановку документов на "контроль";

- ввод поручений (резолюций) руководителя;

- контроль за исполнением поручений (резолюций) руководителя;

- снятие исполненных поручений (резолюций) с "контроля";

- формирование отчетов об исполненных и находящихся на исполнении документах.

17.4. "делопроизводитель по обращению граждан" - работник, регистрирующий обращения граждан и ответственный за организацию личного приема по обращению граждан осуществляет:

- регистрацию обращений граждан, поступивших на имя "руководителя";

- регистрацию переписки по обращениям граждан;

- регистрацию ответов на обращения граждан;

- формирование и направление уведомлений о необходимости своевременного исполнения обращения граждан;

- подготовку карточки личного приема и занесение информации в проект обращения граждан по личному приему;

- контроль исполнения обращений граждан;

- снятие с "контроля" исполненных документов;

- формирование отчетов о ходе исполнения обращений граждан;

- списание документов в дело.

17.5. "делопроизводитель по работе с представительными органами" - работник, ответственный за ведение делопроизводства представительных органов муниципального образования Надымский район, в соответствии с должностными обязанностями, получает, отправляет, регистрирует документы представительных органов, контролирует ход и результаты исполнения, осуществляет:

- регистрацию поступивших, исходящих и внутренних документов;

- регистрацию организационно-распорядительных документов;

- создание связей документов при регистрации;

- постановка документов на "контроль";

- ввод поручений (резолюций) руководителя;

- контроль за исполнением поручений (резолюций) руководителя;

- снятие исполненных поручений (резолюций) с "контроля";

- формирование отчетов об исполненных и находящихся на исполнении документах.

17.6. "делопроизводитель приемной" - секретарь приемной "руководителя", осуществляет:

- регистрацию служебных записок, поступивших на имя "руководителя", входящей корреспонденции Администрации района, протоколов руководителя;

- создание проекта поручения (резолюции) руководителя (при необходимости);

- внесение корректирующих данных в РКК в соответствии с утвержденными резолюциями "руководителя" (при необходимости);

- формирование и направление уведомлений о необходимости своевременного исполнения документов с 30-дневным сроком исполнения;

- формирование отчетов об исполнении документов с 30-дневным сроком исполнения.

17.7. "исполнитель" - исполняет направленные ему поручения (резолюции), готовит проекты документов в СЭДД, создает связи в документах, отчеты об исполнении документов, осуществляет:

- ознакомление с поступившими документами;

- исполнение направленных руководителем поручений (резолюций), подготовку отчета об их исполнении;

- подготовку проектов документов;

- создание связей (ссылок на РКК исходного документа, либо логически связанных документов) при подготовке документов;

- направление на согласование и/или подписание проектов документов;

- направление проектов документов на согласование и подписание;

- доработку документов в соответствии с замечаниями;

- контроль за соответствием электронного вида и подписанного бумажного носителя РКК документа, направляемого для размещения на сайте Администрации района и в средствах массовой информации;

- создание отчетов об исполнении поручений (резолюций).

18. При организации документационного взаимодействия в СЭДД используются:

- усиленная квалифицированная ЭП;

- неквалифицированная ЭП;

- простая ЭП.

19. Усиленная квалифицированная ЭП применяется:

- при документационном взаимодействии между Администрацией района и участниками РМСЭД Ямало-Ненецкого автономного округа, между Администрацией района и участниками СЭДД;

- при документационном взаимодействии между участниками СЭДД.

20. Неквалифицированная ЭП, простая ЭП применяются при документационном взаимодействии между структурными подразделениями участника СЭДД.

21. Порядок использования ЭП в СЭДД Надымского района утвержден правовым актом Администрации района.

III. Организация делопроизводства в СЭДД

3.1. Регистрация документов

22. Регистрация документа - запись по установленной форме сведений о документе, фиксирующая факт его создания, отправления или получения, которая производится для обеспечения учета контроля исполнения и поиска документов. В целях обеспечения единого документационного пространства в СЭДД взаимодействие между участниками СЭДД построено на принципах внутреннего документооборота и подразумевает однократную регистрацию документа по месту его подписания.

23. Учету, обработке и регистрации в СЭДД подлежат следующие документы:

1) базе данных "Организационно-распорядительные документы" (ОРД):

- Указы Президента Российской Федерации, правовые акты Правительства Российской Федерации, федеральные законы, правовые акты Законодательного Собрания автономного округа, правовые акты Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа, поручения и протоколы Губернатора автономного округа, протоколы органов власти автономного округа (регистрируются по месту подписания и не подлежат регистрации в СЭДД Администрации района, участника СЭДД);

- решения представительных органов муниципального образования Надымский район (место регистрации - структурное подразделение Администрации района, ответственное за работу с представительными органами муниципального образование Надымский район);

- правовые акты Главы муниципального образования Надымский район (далее - Глава района) и Администрации района;

- поручения Главы района;

- протоколы аппаратных, рабочих совещаний, проводимых Главой района;

- протоколы совещаний, проводимых заместителями Главы Администрации района;

- протоколы коллегиальных органов;

- приказы руководителей участников СЭДД.

2) в базе данных "Входящие документы" (ВхД):

- документы, поступившие в Администрацию района от участников и не участников РМСЭД, юридических и физических лиц;

- документы, поступившие в представительные органы муниципального образования Надымский район (место регистрации - структурное подразделение Администрации района, ответственное за работу с представительными органами муниципального образования Надымский район);

- документы, поступившие от органов власти, организаций, учреждений, предприятий, касающиеся обращений граждан (место регистрации - структурное подразделение Администрации района, ответственное за работу по обращениям граждан в Администрацию района).

3) в базе данных "Исходящие документы" (ИсхД):

- исходящий документ (письмо) Администрации района, отправляемое в стороннюю организацию (участникам и не участникам РМСЭД), юридическим и физическим лицам;

- исходящий документ (письма) представительных органов муниципального образования Надымский район (место регистрации - структурное подразделение Администрации района, ответственное за работу с представительными органами муниципального образование Надымский район);

- письма Администрации района, направляемые в органы власти, организации, учреждения, предприятия, касающиеся обращений граждан (место регистрации - структурное подразделение Администрации района, ответственное за работу по обращениям граждан в Администрацию района).

4) в базе данных "Внутренние документы" (ВнД):

- документы (письма), поступившие от Администраций поселений Надымского района в Администрацию района, документы (письма) Администрации района, отправляемые в Администрации поселений Надымского района (подлежат регистрации в СЭДД Администрации района);

- документы (письма) участников СЭДД, направленные в Администрацию района, (регистрируются однократно по месту подписания);

- документы (письма) от Администрации района, направленные участникам СЭДД;

- переписка между участниками СЭДД (регистрируется однократно по месту подписания);

- служебные записки Администрации района;

- вышеперечисленные в данном подпункте документы (письма), касающиеся обращений граждан (место регистрации - структурное подразделение Администрации района, ответственное за работу по обращениям граждан в Администрацию района).

5) в базе данных "Обращения граждан" (ОГ) - обращения (личные, коллективные предложения, жалобы, заявления) граждан (за исключением заявлений граждан об оказании муниципальных услуг).

6) в базе данных "Договоры" - договоры, соглашения, контракты, заключенные от имени руководителя органа местного самоуправления, подписанные руководителем органа местного самоуправления или другими уполномоченными должностными лицами. Регистрируются уполномоченным структурным подразделением, ответственным за договорные отношения.

7) в базе данных "Поручения" - устные и письменные поручения руководителя.

24. Для обеспечения информационной совместимости и создания поисковых систем устанавливаются основные реквизиты принятого образца регистрационно-контрольных форм в СЭДД и правила их заполнения.

25. Формирование регистрационных номеров документов осуществляется автоматически средствами СЭДД в пределах общего массива по видам документов в течение календарного года.

Регистрационный номер документа включает в себя (слева направо):

- ОРД - порядковый номер с добавлением через разделительные символы "-" либо "/" буквенного индекса "р", "АП", "ПО", "РС";

- ВхД - составной индекс номенклатуры дел с включением кода участника СЭДД, разделительный символ "/", порядковый номер документа;

- ИсхД - составной индекс номенклатуры дел с включением кода участника СЭДД, разделительный символ "/", порядковый номер документа (для органов Администрации района - код участника СЭДД, разделительный символ "-", порядковый номер, разделительный символ "/", индекс дела номенклатуры дел участника СЭДД);

- ВнД - составной индекс номенклатуры дел с включением кода участника СЭДД, разделительный символ "/", порядковый номер документа; по отдельным видам документов (служебные записки) - порядковый номер с добавлением через разделительный символ "/" буквенного индекса "сл";

- ОГ - порядковый номер, разделительный символ "/", указание текущего года.

26. В РКК СЭДД регистрационный номер формируется автоматически или в ручном режиме в момент регистрации документа. Регистрационный номер в дальнейшем изменению не подлежит.

3.2. Согласование документов

27. Согласование проектов РКК исходящих и внутренних писем, правовых актов осуществляется в соответствующих базах данных "ИсхД", "ВнД", "ОРД" с использованием модуля СЭДД "Согласование".

Согласование в СЭДД осуществляется в соответствии со следующими принципами:

- на согласование может быть направлен только неподписанный документ;

- проекты документов в обязательном порядке согласовываются руководителем подразделения, в котором подготовлен проект документа в СЭДД;

- состав участников согласования и сроки согласования определяются для каждого вида документа и устанавливаются исполнителем.

28. Процедура согласования начинается с формирования листа согласования, в котором выбирают:

- тип согласования;

- участников согласования в установленном порядке;

- срок согласования для каждого участника процесса согласования;

- срок хранения листа согласования.

29. При согласовании проектов РКК документов в СЭДД используются следующие типы согласования:

- параллельное - согласование проекта РКК документа одновременно всеми участниками процесса согласования в произвольной форме. Процесс согласования документа завершается после того, как все участники согласования поставят на нем свою визу;

- последовательное - направление проекта РКК документа на согласование участникам согласования по очереди;

- комбинированное - согласование проекта РКК последовательно между группами участников и параллельно внутри группы в произвольной форме.

30. При согласовании проектов РКК правовых актов используются последовательное или комбинированное типы согласования.

При согласовании проектов РКК исходящих и внутренних документов допустимо использование параллельного типа согласования.

Участники процесса согласования добавляются в лист согласования из списка сотрудников СО "Надым и Надымский МО" и отображаются в поле в том же порядке, в каком производится их выбор в списке.

При выборе параллельного типа согласования и предварительном выборе участников лист согласования можно считать заполненным.

При выборе последовательного типа согласования в поле "Участники" становится доступной кнопка "Параметры".

При выборе комбинированного типа согласования в поле "Участники" становятся доступными кнопки "Параметры" и "Стадии".

При комбинированном типе согласования для разделения участников на группы необходимо проставить соответствующие отметки в полях окна "Завершает стадию" для тех участников, которые являются последними в своих группах. В качестве группы можно выделить любое количество согласующих, в том числе одного участника. Окно "Завершает стадию" доступно по кнопке "Стадии".

При последовательном и комбинированном типах согласования необходимо установить параметры согласования - время, которое отводится участнику или группе участников на согласование документа.

При последовательном типе согласования параметры устанавливаются для каждого участника отдельно, при комбинированном типе согласования параметры устанавливаются для групп участников.

31. Для начала процесса согласования необходимо в листе согласования нажать на кнопку "Начать процесс согласования", после чего в листе согласования будут отмечены дата и время начала согласования, а перечисленным участникам будет отправлено уведомление.

32. При параллельном согласовании документа все участники процесса согласования одновременно получают соответствующие уведомления и возможность согласовать документ.

33. При последовательном согласовании участники процесса согласования получают соответствующие уведомления и возможность согласовать документ по мере проставления визы другими участниками, расположенными в списке согласования раньше.

34. При комбинированном согласовании участники одной группы одновременно получают соответствующие уведомления и возможность согласовать документ. После проставления визы всеми участниками группы одновременно получают соответствующие уведомления и возможность согласовать документ участники следующей группы (либо участник), расположенной в списке согласования ниже.

35. Каждый из участников процесса согласования получив лист согласования, может указать свое решение по визируемому документу. Для этого необходимо:

- открыть лист согласования;

- нажать кнопку "виза";

- указать свое решение, выбрав одно из значений:

- согласен;

- не согласен;

- согласен с замечаниями;

- в случае несогласия или согласия с замечаниями ввести замечания или мотивированный отказ в поле "Комментарии" или разместить электронный вариант заключения в поле "Содержание";

- сохранить свое решение (используя "V" зеленого цвета в левом верхнем поле экрана).

36. После выполнения процедуры согласования для данного листа согласования будет создан документ-ответ, который будет содержать дату согласования, комментарии и результаты согласования. Редактировать данный документ запрещено.

37. В процессе согласования участники процесса согласования могут в свою очередь создать лист согласования и направить документ на дополнительное согласование другим участникам. Создание вторичных, третичных листов согласования доступно только участникам, перечисленным в списке листа согласования, или их замещающим.

Для создания вторичного листа согласования необходимо:

- открыть нужный лист согласования;

- нажать кнопку "Согласование до визы";

- заполнить участников листа согласования и параметры согласования аналогично первичному листу согласования;

- сохранить документ.

38. Согласование вышестоящего листа согласования из последующего (вторичного) листа согласования доступно только инициатору последующего процесса согласования после его завершения. Для этого необходимо:

- открыть вторичный лист согласования;

- нажать на кнопку "Виза на оригинале";

- нажать кнопку "ОК".

39. В случае внесения изменений в состав участников и параметры согласования процесс согласования может быть приостановлен. Для этого необходимо нажать на кнопку "Приостановить процесс". При этом, в случае параллельного согласования, будет отправлено уведомление участникам, не создавшим ответ (визу), в случае последовательного согласования уведомление будет направлено первому участнику, не создавшему ответ (визу).

40. После этого лист согласования становится доступным для редактирования только инициатору процесса согласования. Инициатор может внести изменения в состав участников и параметры. Создание ответа (визы) к приостановленному листу согласования невозможно.

41. Для того чтобы продолжить процесс согласования, необходимо открыть лист согласования и нажать на кнопку "Продолжить процесс". Кнопка "Продолжить процесс" доступна только инициатору процесса согласования. При этом, в случае параллельного согласования, уведомление будет направлено участникам, еще не создавшим ответ (визу). В случае последовательного согласования уведомление будет направлено первому участнику, еще не создавшему ответ (визу). Уведомления для участников, которые были удалены в ходе корректировки листа согласования, удаляются.

42. В случае получения инициатором процесса согласования ответа (визы) "не согласен" инициатор процесса согласования прекращает процесс согласования. Для этого необходимо открыть лист согласования, нажать на кнопку "Прекратить процесс" и подтвердить выполнение данного действия. Кнопка "Прекратить процесс" доступна только инициатору процесса согласования.

43. В случае получения инициатором процесса согласования ответа (визы) "согласен с замечаниями" процесс согласования продолжается автоматически, устранение замечаний инициатором возможно только при завершении процесса согласования.

44. Окончание процесса согласования фиксируется автоматически после согласования документа последним участником процесса. В листе согласования будут зафиксированы дата и время окончания процесса согласования, исполнитель получит уведомление о прекращении процесса.

Новый лист согласования на проект РКК документа может быть создан только после завершения процесса согласования по предыдущему листу.

45. В РКК документа факт и результаты согласования отображаются во вкладке "Ход исполнения", "Согласование".

3.3. Ознакомление с документами

46. В случае необходимости, руководитель, помощник или делопроизводитель места регистрации могут инициировать процесс ознакомления. Для этого необходимо:

- открыть документ в режиме чтения;

- выбрать функцию "Ознакомление";

- в новом листе ознакомления выбрать участников процесса ознакомления;

- выбрать функцию "Начать процесс ознакомления".

Процесс ознакомления возможен только после присвоения документу регистрационного номера. Создать новый лист ознакомления можно, в случае если он создается впервые или только после завершения ранее начатых процессов ознакомления. Информацию о состоянии ознакомления с документом можно просмотреть во вкладке "Ход исполнения".

3.4. Прием, создание и регистрация поступивших документов

47. Поступившие документы, подлежащие регистрации, вне зависимости от способа и вида доставки, регистрируются в базе данных "ВхД".

При предварительном рассмотрении документов осуществляется определение места и необходимости регистрации, индекса отнесенного дела по номенклатуре дел, установление срока хранения документа ("временно" или "постоянно"), определяется возможность направления по подведомственности в соответствии с распределением обязанностей и необходимость осуществления контроля исполнения рассматриваемого документа. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

Поступившие обращения граждан, вся переписка, связанная с рассмотрением должностными лицами Администрации района обращений граждан, а также запросы органов и должностных лиц, связанные с рассмотрением ими обращений граждан, подлежат передаче для рассмотрения и регистрации делопроизводителю по обращению граждан в порядке, установленном разделом 3.8. настоящего Регламента.

48. При регистрации документов, поступивших от участников СЭДД, новая РКК не создается. Регистрация осуществляется на основе проекта РКК, созданного в СЭДД автоматически, из раздела "На предварительной обработке" базы данных "ВхД".

Проверка СЭДД на предмет поступления документов на предварительную обработку осуществляется делопроизводителями не реже двух раз в день.

49. При поступлении проекта РКК от участников СЭДД делопроизводителем места регистрации проводится:

- проверка наличия электронного образа документа, полного комплекта приложений (при наличии), наличие электронной подписи;

- проверка соответствия реквизитов РКК реквизитам электронного образа документа;

- выбор значения вида поступившего документа "электронное письмо" или "телеграмма";

- отношение к делу - определение индекса дела по перечню заголовков дел в соответствии с номенклатурой дел;

- установление срока хранения документа - "временно", "постоянно";

- установление связи - ссылка на РКК исходного документа, дублирующего документа, либо логически связанного с другими документами с определением типа связи ("в ответ на", "ответ", "во исполнение", "предыдущий", "последующий");

- отметка о контроле - при наличии внешнего срока исполнения документа во вкладке РКК документа "Контроль" устанавливается отметка "контроль в целом" с указанием даты исполнения документа;

- регистрация документа.

В случае выявленных несоответствий, отсутствия комплекта приложений, либо отсутствия подписи подписанта, осуществляется отказ в регистрации с указанием его причины.

50. При поступлении документов от организаций, учреждений, предприятий, юридических и физических лиц, не являющихся участниками РМСЭД, по основным направлениям деятельности и по запросам (обращениям) граждан, делопроизводителем места регистрации создается РКК документа с заполнением следующих реквизитов:

- вид поступившего документа - из классификатора выбирается значение "письмо" либо "телеграмма";

- номер поступившего документа ("б/н" при отсутствии номера);

- дата поступившего документа ("б/д" при отсутствии даты);

- заголовок - краткое содержание, аннотация, содержащая ключевые слова;

- корреспондент - наименование организации либо частное лицо - отправителя документа;

- автор документа - фамилия, инициалы, подписавшего документ;

- адресат - руководитель, в чей адрес направлен документ в соответствии с распределением обязанностей;

- отношение к делу - определение индекса дела по перечню заголовков дел в соответствии с номенклатурой дел;

- установление срока хранения документа - "временно", "постоянно";

51. Делопроизводитель регистрирует проект РКК входящего документа, не закрывая РКК, проставляет регистрационный штамп на бумажном оригинале документа, вписывает регистрационный номер и дату регистрации документа.

Далее документ "корректируется" в СЭДД, сканируется и его электронный образ вкладывается в РКК в поле "файл". Приложения к документу (при их наличии) сканируются и размещаются в РКК, за исключением прошитых и больших по объему приложений. В данном случае в поле "особые отметки" делопроизводителем места регистрации ставится отметка о наличии такого приложения и месте его хранения.

Делопроизводитель несет ответственность за полноту и достоверность информации, внесенной в РКК входящего документа.

52. После присвоения регистрационного номера и закрытия РКК документа уведомление о его поступлении автоматически направляется указанному в поле "адресат" руководителю на рассмотрение.

3.5. Создание, согласование, регистрация и отправка исходящих писем

53. В зависимости от вида носителя исходящие письма в Администрации района подразделяются на:

- письмо (письма на бумажных носителях, создаются на бумаге, без применения ЭП);

- электронное письмо (письма, адресованные участникам РМСЭД, СЭДД, созданные в электронном виде и подписанные усиленной квалифицированной ЭП).

Исходящие письма, подлежащие регистрации, вне зависимости от вида носителя регистрируются в базе данных "ИсхД".

Создание, обработка, согласование и направление на подписание проектов исходящих писем осуществляется непосредственно исполнителями в структурных подразделениях Администрации района.

54. Алгоритм подготовки проектов РКК электронных писем и писем на бумажных носителях в СЭДД одинаков.

При подготовке проекта исходящего документа исполнитель:

- создает новый проект РКК с использованием шаблона документа либо "документ-связь" через базы данных "ВхД", "ВнД", "ОРД" и заполняет следующие обязательные реквизиты:

- вид документа - из классификатора выбирается значение "письмо", "электронное письмо" или "телеграмма";

- место регистрации;

- дата - устанавливается автоматически в день создания проекта РКК;

- заголовок - краткое содержание, аннотация, содержащая ключевые слова;

- адресат - наименование организации, фамилия, инициалы адресата;

- подписант;

- исполнитель - устанавливается автоматически фамилия, инициалы, номер телефона пользователя, с рабочего места которого создан проект РКК. Дополнительно в качестве исполнителя должен быть указан руководитель структурного подразделения. В данном случае после присвоения регистрационного номера исполнитель и руководитель получат уведомления и доступ к процессу движения документа;

- в поле "файл" размещает файлы проекта письма и приложения к нему, для электронных писем допускается в поле "файл" набирать текст письма в текстовом формате (без прикрепления файла письма);

- устанавливает связь с документами (в случае необходимости) - создает ссылку на РКК исходного документа (запроса), дублирующего документа либо логически связанного с другими документами с определением типа связи ("в ответ", "ответ", "во исполнение", "предыдущий", "последующий"). В случае создания проекта РКК через базы данных "ВхД", "ВнД", "ИсхД", "ОРД" (с использованием кнопки "документ-связь") связь с исходным документом устанавливается автоматически, с заполненными в проекте РКК исходящего документа реквизитами "заголовок", "адресат".

55. После сохранения проекта РКК исходящего письма и перед его подписанием исполнитель осуществляет процедуру обязательного согласования письма в СЭДД с руководителем структурного подразделения.

Исполнитель несет ответственность за полноту и достоверность внесенной в проект РКК информации.

56. При положительном завершении процесса согласования проекта письма исполнитель совершает следующие действия:

1) для оформления письма на бумажном носителе:

- на бланке установленного образца распечатывает проект исходящего письма и направляет на подпись руководителю (осуществляет все необходимые процедуры по оформлению исходящего письма в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Администрации района);

- проект РКК автоматически отправляется в СЭДД на регистрацию по месту регистрации.

2) для оформления электронного письма:

- направляет проект РКК в СЭДД подписанту для подписания письма усиленной квалифицированной ЭП (в случае необходимости возможно предварительное согласование с подписантом текста письма на бумажном носителе).

57. При получении письма руководитель:

1) на бумажном носителе:

- подписывает письмо, либо возвращает на доработку исполнителю;

2) электронного письма:

- подписывает лично (либо его помощник) усиленной квалифицированной ЭП;

- отказывает в подписи.

После подписания письма (либо при отказе в подписи) исполнителю в СЭДД приходит уведомление, письмо автоматически направляется на регистрацию в СЭДД.

58. Регистрации в СЭДД подлежат только согласованные и подписанные письма при наличии проектов РКК.

59. Делопроизводитель места регистрации при поступлении исходящего письма на регистрацию на бумажном носителе:

- проверяет правильность заполнения проекта РКК, при необходимости редактирует реквизиты (дату регистрации, заголовок, подписанта, адресат, при отсутствии связи с документом устанавливает ее);

- во вкладке "Отношение к делу" определяет индекс дела по перечню заголовков дел в соответствии с номенклатурой дел;

- устанавливает срок хранения документа - "временно" или "постоянно";

- осуществляет постановку документа на "контроль" с указанием даты исполнения во вкладке "Контроль" (при необходимости);

- с помощью функции "Регистрация" регистрирует его, не закрывая РКК;

- на бланке письма осуществляет заполнение реквизитов "дата письма", "регистрационный номер письма";

- с помощью функции "редактирование" письмо с заполненными реквизитами сканируется и отображается в поле "файл", в данное поле прикрепляются и приложения к письму (при наличии);

- в поле "особые отметки" указывает способ отправки письма в соответствии с отметкой исполнителя о способе отправки документа;

- сохраняет редактирование.

60. Делопроизводитель места регистрации при поступлении электронного письма на регистрацию:

- осуществляет проверку правильности заполнения проекта РКК, соответствие фактическому и выбранному в СЭДД адресату, факт подписания усиленной квалифицированной электронной подписью (наличие знака электронной подписи в правом верхнем поле РКК). В случае получения проекта РКК, подписанного руководителем усиленной квалифицированной ЭП и подписанного письма на бумажном носителе, письмо на бумажном носителе сканируется и отображается в поле "образ документа" после подписания;

- устанавливает срок хранения документа - "временно" или "постоянно";

- с помощью функции "Регистрация" осуществляет регистрацию.

61. После регистрации и закрытия РКК письма уведомление о его регистрации направляется автоматически указанным в РКК документа исполнителям.

Электронное письмо автоматически направляется СЭДД адресатам, указанным в РКК.

В случае внесения корректировочных данных в зарегистрированное письмо (корректировка адресата, заголовка письма и т.д.) в СЭДД делопроизводителю места регистрации после внесения корректировочных данных необходимо использовать функцию "Заверить".

3.6. Получение, создание, согласование, подписание и отправка внутренних документов

62. Документационное взаимодействие между участниками СЭДД в пределах СО "Надым и Надымский МО" осуществляется в базе данных "ВнД".

63. Виды внутренних документов:

- письма (поступающие в Администрацию района от участников СЭДД и отправляемые из Администрации района участникам СЭДД, в том числе от Администраций поселений, образованных в составе Надымского района и в Администрации поселений Надымского района (далее - Администрации поселений Надымского района);

- служебные записки - информационный обмен между структурными подразделениями, должностными лицами одного органа.

64. Вся переписка в базе данных "ВнД" осуществляется в электронном виде за исключением:

- внутренних писем, направляемых в Администрации поселений Надымского района, не подключенных к СЭДД;

- заявок на поставку товаров, оказание услуг, выполнение работ;

- переписки по вопросам финансирования;

- служебных записок, адресованных Главе района.

Оформление внутренних писем (при необходимости) на бумажном носителе осуществляется с использованием электронного шаблона бланка и распечатыванием на принтере.

65. Порядок создания проекта РКК внутреннего письма, согласования, регистрации и отправки аналогичен порядку создания, согласования, регистрации и отправки электронного письма. В данном случае в проекте РКК из классификатора "вид документа" выбирается значение "электронное письмо", письмо подписывается усиленной квалифицированной ЭП.

66. После регистрации внутреннего письма регистрационный номер присваивается однократно по месту регистрации письма, т.е. при получении поступающих писем от других участников СЭДД дополнительная регистрация не требуется.

Исключение составляют письма, поступающие от Администраций поселений Надымского района, не подключенных к СЭДД. В данном случае регистрация писем осуществляется с присвоением номера "вручную". В качестве регистрационного номера документу присваивается номер, под которым он был зарегистрирован в Администрации поселения Надымского района.

Отправляемые в вышеуказанные поселения письма Администрации района направляются на бумажных носителях.

67. В подразделении, не подключенном к СЭДД, все поступившие документы, как от внешних организаций, так и от участников СЭДД, учитываются как входящие документы.

При создании в подразделении, не подключенном к СЭДД, документа, адресованного в другое подразделение, он классифицируется как исходящий документ.

68. Порядок создания проекта РКК служебной записки, согласования, регистрации и отправки аналогичен порядку создания, согласования, регистрации и отправки внутреннего письма. В данном случае в проекте РКК из классификатора выбирается значение "служебная записка". Служебная записка подписывается руководителем простой электронной подписью.

Местом регистрации служебной записки выбирается подписант, регистратором служебной записки является делопроизводитель приемной руководителя.

3.7. Создание, согласование, регистрация и рассылка правовых актов

69. Создание, согласование, регистрация и рассылка проектов правовых актов осуществляется в СЭДД в базе данных "ОРД".

Исполнитель создает проект РКК правового акта с использованием типового шаблона правового акта или в произвольной форме с обязательным заполнением следующих реквизитов:

- вид документа - из классификатора выбирается вид правового акта;

- заголовок - полностью указывается наименование правового акта;

- подпись - фамилия, инициалы руководителя, уполномоченного на подписание правовых актов;

- исполнитель - автоматически устанавливается фамилия, инициалы, номер телефона исполнителя, с рабочего места которого создан проект РКК, а также фамилия, инициалы, номер телефона автора проекта, руководителя структурного подразделения, в чьем подчинении находится исполнитель;

- место регистрации - определяется по подписи руководителя проекта РКК правового акта;

- связь - ссылка на РКК исходного документа либо логически связанного с другими документами из базы данных ("ОРД", "ВхД", "ВнД") и типа связи ("во исполнение", "на основании", "изменяет", "дополняет", "отменяет");

- рассылка - список адресатов, в соответствии с которым правовой акт будет направлен после регистрации (возможно самостоятельное заполнение списка адресатов исполнителем, либо вложение в поле "файл" листа рассылки);

- в разделе "содержание" в поле "файл" размещаются электронный вариант правового акта с приложениями к нему, пояснительная записка, список рассылки, иные документы, послужившие основанием для подготовки проекта, и материалы, которые могут быть востребованы при проведении правовой экспертизы и его рассмотрении.

70. После сохранения проекта РКК правового акта и определения вида согласования "стандартное" исполнитель создает проект листа согласования, в котором выбирает:

- тип согласования - "последовательный" или "комбинированный";

- участников согласования в установленном Инструкцией по делопроизводству в Администрации Надымского района порядке;

- срок согласования для каждого участника процесса согласования;

- порядок действия при превышении времени согласования;

- срок хранения листа согласования - "три месяца";

- начинает процесс согласования.

71. После завершения процесса согласования проекта РКК правового акта исполнитель получает уведомление о результатах согласования.

В случае наличия у согласующих замечаний по проекту правового акта, данный проект дорабатывается исполнителем.

После устранения замечаний и размещения последней версии электронного варианта правового акта этот же проект РКК правового акта направляется на повторное согласование.

В случае отсутствия у согласующих замечаний по проекту правового акта электронный документ, в соответствии с установленными требованиями, выносится на бланк.

72. Оформленный в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в Администрации Надымского района проект правового акта на бумажном носителе передается на подпись руководителю, а проект РКК автоматически отправляется на регистрацию по месту регистрации.

73. Подписанный на бумажном носителе проект правового акта исполнитель передает на регистрацию в структурное подразделение или делопроизводителю, ответственному за регистрацию.

74. Регистрации в СЭДД подлежат правовые акты, имеющие проект РКК в СЭДД в базе данных "ОРД", согласованные в СЭДД и подписанные на бумажных носителях (в исключительных случаях допускается самостоятельное создание проекта РКК в СЭДД делопроизводителем при регистрации).

75. Ответственный за регистрацию делопроизводитель при поступлении правового акта на регистрацию:

- проверяет правильность заполнения проекта РКК, при необходимости редактирует реквизиты проекта (дату регистрации, подпись руководителя, при отсутствии устанавливает связь с документами);

- в поле "файл" проверяет наличие электронного варианта правового акта с приложениями к нему, пояснительной записки, списка рассылки;

- во вкладке "отношение к делу" определяет индекс дела по перечню заголовков дел в соответствии с номенклатурой дел;

- устанавливает срок хранения документа - "постоянно";

- с помощью функции "Регистрация" регистрирует его, не закрывая РКК;

- на бланке правового акта заполняет реквизиты "дата", "регистрационный номер";

- документ с приложениями к нему (при наличии) с заполненными реквизитами сканируется, вкладывается в поле "файл";

- правовым актам, подлежащим опубликованию и размещению на сайте, присваивает статус "Общедоступный".

После регистрации и закрытии РКК правового акта уведомление о его регистрации автоматически направляется указанным в РКК документа исполнителям и рассылается адресатам в соответствии со списком рассылки (участники СЭДД получают правовой акт автоматически в СЭДД).

76. Алгоритм создания, согласования, регистрации и рассылки нормативных правовых актов представительных органов местного самоуправления Надымского района аналогичен алгоритму создания, согласования, регистрации и рассылки правовых актов Главы района и Администрации района с учетом специфики Регламентов представительных органов местного самоуправления Надымского района.

3.8. Организация работы с обращениями граждан

77. Работа с обращениями (индивидуальными или коллективными жалобами, заявлениями, предложениями) граждан по всем направлениям деятельности (за исключением обращений граждан о предоставлении муниципальных услуг) осуществляется в базе данных "Обращения граждан" ("ОГ") делопроизводителями подразделения, ответственного за работу с обращениями граждан.

78. Обращения, независимо от способа доставки принимаются, обрабатываются, учитываются и регистрируются в СЭДД в базе данных "Обращения граждан".

79. Запросы, информации, касающиеся обращений граждан регистрируются в СЭДД в базе данных "Входящие документы" ("ВхД"), ответы на них - в базе данных "Исходящие документы" ("ИсхД").

80. Перед началом регистрации поступившего обращения делопроизводитель по обращениям граждан проверяет его на повторность в СЭДД по дате и содержанию за предыдущие и текущий календарные годы. В случае получения информации о повторности в РКК СЭДД устанавливается связь с предыдущими обращениями и вновь поступившее обращение регистрируется как повторное обращение.

81. Далее, делопроизводитель по обращениям граждан на каждое обращение гражданина создается РКК документа с заполнением следующих реквизитов:

- вид обращения - заявление, предложение, жалоба;

- форма обращения - письменное, электронное, устное;

- дата регистрации;

- отношение к делу - определение индекса дела по перечню заголовков дел в соответствии с номенклатурой дел;

- адресат - руководитель, в чей адрес направлено обращение в соответствии с распределением обязанностей;

- корреспондент - фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя (в именительном падеже), если обращение коллективное - указывается фамилия автора, который стоит в списке первым, или лицо, указанное в обращении в качестве контактного лица;

- страна;

- регион - субъект Российской Федерации;

- город (при наличии);

- населенный пункт (при наличии);

- муниципальное образование - определяется местом регистрации обращения (Надымский район);

- адрес - указывается адрес заявителя, указанный им в качестве адреса места жительства;

- адрес для ответа - указывается в случае его отличия от адреса места жительства;

- телефон и электронная почта (при наличии);

- тип обращения - индивидуальное, коллективное, без фамилии и адреса;

- льготный состав - указывается льготная категория, к которой относится заявитель (при наличии);

- тип автора (при наличии) - из классификатора;

- представитель (при наличии);

- отметка о контроле (статус) - устанавливается отметка "контроль", "особый контроль" с указанием даты исполнения документа;

- код-раздел-тематика-тема-вопрос - выбирается из классификатора по Типовому общероссийскому тематическому классификатору обращений граждан, организаций и общественных объединений;

- краткое содержание - указывается краткое содержание поставленных в обращении вопросов;

- количество листов - указывается количество листов обращения и приложений к нему;

- количество приложений.

82. При регистрации обращения, перенаправленного в исполнительный орган по компетенции, в РКК СЭДД заполняется вкладка "Источник поступления" с указанием регистрационного номера и даты сопроводительного письма.

83. Делопроизводитель по обращениям граждан регистрирует проект РКК обращения, проставляет регистрационный штамп на бумажном оригинале документа, вписывает регистрационный номер и дату регистрации.

84. Документ с заполненным регистрационным штампом сканируется, его электронный образ вкладывается в РКК в поле "файл". Приложения к документу при их наличии сканируются и размещаются в РКК.

85. После присвоения регистрационного номера и закрытии РКК документа уведомление о его поступлении автоматически поступает указанному в поле "адресат" руководителю на рассмотрение.

86. Ответ на обращение, запрос регистрируется в базе данных "ИсхД".

87. После рассмотрения обращения гражданина делопроизводитель по обращениям граждан вносит в РКК следующие сведения:

- результат рассмотрения обращения;

- дату исполнения обращения и фамилию должностного лица Администрации района, подписавшего ответ заявителю;

- сведения о регистрационном номере ответа на обращение;

- сведения о способе отправки ответа.

3.9. Создание, согласование, регистрация договоров, соглашений, контрактов

88. Договоры, соглашения, контракты, заключаемые от имени руководителя, создаются и согласовываются в базе данных "Договоры".

Порядок создания, согласования и регистрации договоров, соглашений, контрактов осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Администрации района, утвержденной правовым актом Администрации района, уполномоченным структурным подразделением, ответственным за договорные отношения.

В состав регистрационного номера договора, соглашения, контракта обязательно входит порядковый номер в пределах общего массива этих документов в течение календарного года.

3.10. Регистрация поручений Главы района, протоколов заседаний (совещаний)

89. Поручения Главы района, протоколы заседаний (совещаний), проводимых Главой района, должностными лицами органа или структурного подразделения, коллегиальных органов, регистрируются и направляются посредством СЭДД в базе данных "ОРД".

90. Регистрационный номер поручений Главы района, протоколов заседаний (совещаний) формируется автоматически средствами СЭДД. Регистрационным номером поручений, протоколов является его порядковый номер в пределах массива каждой группы протоколов в течение календарного года

91. Регистрацию поручений Главы района, протоколов заседаний (совещаний), проводимых Главой района, осуществляет делопроизводитель, ответственный за ведение контроля по исполнению документов в Администрации района.

92. Регистрацию протоколов заседаний (совещаний), проводимых должностными лицами коллегиальных органов осуществляет делопроизводитель приемной.

3.11. Организация работы с поручениями руководителя

93. В СЭДД поручения руководителя учитываются в базе данных "Поручения" и не нумеруются.

Устные и письменные поручения руководителя учитываются в СЭДД авторами поручений или их помощниками.

При сохранении карточки поручения автоматически осуществляется отправка уведомлений исполнителям.

Если у поручения есть срок исполнения, то поручение ставится на контроль с указанием срока его исполнения. Контроль за исполнением поручений, созданных в базе данных "Поручения", осуществляет лично руководитель, либо его помощник.

Порядок исполнения поручения указан в разделе IV настоящего Регламента.

IV. Организация исполнения поручений (резолюций), контроль их исполнения и документов в СЭДД

4.1. Внесение поручений (резолюций) на документы и контроль их исполнения

94. На входящие, внутренние и организационно-распорядительные документы могут быть внесены поручения (резолюции). Поручения (резолюции) вносятся в СЭДД руководителями и/или помощником руководителя, делопроизводителем.

95. При рассмотрении документа руководителем, либо его помощником, создается РКК поручения (резолюции), в которой указываются:

- автор поручения (резолюции) - руководитель, наложивший резолюцию, устанавливается автоматически либо выбирается из списка исполнителей вышестоящей резолюции;

- текст поручения (резолюции) - накладывается собственноручно, либо может быть выбран один из стандартных текстов из классификатора;

- срок исполнения поручения (резолюции), постановка на "контроль" при необходимости - указывается срок, к которому должна быть исполнена резолюция;

- исполнитель, группа исполнителей, ответственный исполнитель.

96. В случае создания проекта РКК поручения (резолюции) помощником, руководитель рассматривает, при необходимости редактирует, и утверждает РКК поручения (резолюции). При необходимости могут быть созданы РКК поручений (резолюций) отдельно для каждого исполнителя с указанием конкретного поручения (резолюции) и срока исполнения.

В случае ошибочной регистрации документа не по компетенции руководитель или его помощник уведомляют об этом делопроизводителя. Делопроизводителем вносятся соответствующие изменения в поле "адресат" РКК документа.

97. Если в единой для группы исполнителей РКК поручения (резолюции) руководителем не назначен ответственный исполнитель, ответственным за подготовку сводной информации назначается исполнитель, указанный в списке первым.

4.2. Организация исполнения поручений (резолюций)

98. Исполнитель, который является руководителем структурного подразделения, получает уведомление о направлении ему поручения (резолюции) на исполнение, рассматривает документ, создает РКК поручения (резолюции) для исполнителя (группы исполнителей) из числа работников подчиненного структурного подразделения. В случае необходимости поручение (резолюция) может быть поставлено на "контроль".

99. Исполнитель получает уведомление о направлении ему на исполнение поручения (резолюции) к документу, проставляет отметку о принятии поручения в работу, подготавливает ответ на документ, осуществляет иные действия, направленные на выполнение поручения.

После завершения работы с документом исполнителем создается отчет об исполнении поручения (резолюции), либо документ-связь.

100. Автор поручения (резолюции), руководитель структурного подразделения, получает уведомление об исполнении поручения (резолюции), знакомится с результатами исполнения и принимает либо не принимает отчет об исполнении поручения (резолюции). В случае отклонения исполнитель продолжает работу над документом в СЭДД.

101. Информация о состоянии исполнения резолюций выводится в верхней нередактируемой части, которая автоматически формируется на основании информации, размещенной во вкладке "Ход исполнения". Статус исполнения поручения (резолюции) может иметь следующие значения:

- "в работе" - если не все резолюции на РКК отмечены как исполненные, отсутствуют резолюции с истекшим сроком исполнения и стоящие на "контроле";

- "исполнены" - если все резолюции на РКК отмечены как исполненные;

- "на контроле" - если хотя бы одна резолюция на РКК поставлена на "контроль";

- "срок истек" - если хотя бы по одной поставленной на контроль резолюции на РКК срок исполнения истек.

102. Всю историю об исполнении поручений (резолюций) можно просмотреть в его РКК во вкладках "Ход исполнения", "История", в которых содержится полная иерархическая информация обо всех резолюциях и отчетах об их исполнении.

4.3. Контроль исполнения документов в СЭДД

103. Постановку на контроль документов, изменение срока исполнения, установку отметки об исполнении документа осуществляют:

- по входящим, исходящим документам - руководители, делопроизводители;

- по обращениям граждан - руководители, делопроизводители по обращению граждан;

- по внутренним документам - авторы документа или делопроизводители.

104. СЭДД систематизирует информацию по срокам исполнения, по исполнителям, по группам документов.

В РКК документа отметка о контроле выводится в верхней, нередактируемой части, которая автоматически формируется на основании информации, размещенной во вкладке "Контроль".

105. В целях опережающего контроля ответственным за осуществление контроля делопроизводителем или делопроизводителями места регистрации до истечения срока исполнения документа, поручения (резолюции) средствами СЭДД направляется РКК напоминания (уведомления) об истечении срока и необходимости своевременного отражения информации об исполнении в РКК.

РКК напоминания (уведомления) отображается во вкладке "Ход исполнения".

106. Исполненный документ подлежит снятию с "контроля". Основанием для снятия документа, поручения (резолюции) с "контроля" является наличие документа-связи во вкладке "Связи" и/или отчета об исполнении.

Для снятия документа с контроля в целом ответственный делопроизводитель должен проставить метку в поле "Исполнен" с указанием даты исполнения во вкладке "Контроль".

107. В случае наличия по документу нескольких сроков предоставления информации перенос срока исполнения документа осуществляется с использованием функции "Перенос срока" в режиме редактирования РКК с указанием:

- нового срока исполнения;

- даты переноса;

- причины переноса;

- документа основания.

108. В РКК документа информация о документе с момента его создания и списания в "дело" отображается во вкладке "История".

V. Формирование дел в СЭДД

109. При регистрации документа он должен быть отнесен в "дело" средствами СЭДД. Информация о принадлежности документа к "делу" отражается в РКК документа во вкладке "Отношение к делу".

Отнесение документа в "дело" происходит по месту регистрации документа и является элементом его регистрационного номера, а также исполнения в зависимости от вида документа.

Типовая номенклатура дел и локальные номенклатуры дел участников СЭДД ведутся с отражением иерархии подчиненности.

При необходимости исполненный документ может быть отнесен делопроизводителем в дело на уровне подразделения, исполнившего документ с использованием СЭДД.

Просмотр сформированных дел возможен в базе данных "Формирование дел".

VI. Построение информационно-поисковой системы

110. Базы регистрационных данных в СЭДД, журналы учета документов, номенклатуры дел, содержащие информацию о входящих, исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документах, составляют информационно-поисковую систему документов.

111. Эффективность поиска документа в СЭДД достигается путем формирования и применения:

- номенклатуры дел;

- классификатора видов документов;

- классификатора корреспондентов;

- классификатора авторов и исполнителей;

- классификатора типовых заголовков, а также установкой взаимных связей и ссылок между документами.

112. В СЭДД поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам (по виду документа, номеру документа, дате документа, дате регистрации, корреспонденту, автору документа, адресату) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в исковом документе). СЭДД позволяет найти документ по компонентам информации с использованием поисковых форм.

Контекстный поиск осуществляется в строгом соответствии с заданным поисковым реквизитом. Для расширения области поиска используется символ "*", замещающий любое количество символов:

Строка поиска	Результаты поиска
пенсионный	документы, содержащие слово "пенсионный"
пенсион*	документы, содержащие слова "пенсионный", "пенсионное", "пенсионер" и т.д.
25.04.2017	документы, содержащие значение "25.04.2017"
25.04*	документы, содержащие значение "25.04.2017", "25.04.2014", "25.04.2008" и т.д.

113. В целях экономии ресурсов СЭДД уведомления поддерживают актуальность ссылки на документ несколько дней, после чего открыть по ссылке документ будет нельзя. Для поиска нужного документа необходимо применять поиск по набору реквизитов и содержанию документа (вкладка "Поиск по форме").

VII. Работа со справочниками

114. База данных "Справочник организаций" ("СпО") предназначена для централизованного хранения информации об организациях, как "системных", так и внешних.

База данных "СпО" позволяет хранить информацию о различных атрибутах организации, вводить новую информацию, корректировать существующую информацию.

База данных "СпО" используется делопроизводителями и исполнителями при заполнении РКК входящих и исходящих документов.

При заполнении реквизита "корреспондент" в РКК документа возможно указать организацию или частное лицо. Для этого необходимо:

- найти организацию (частное лицо) в существующем справочнике по заданному в запросе слову;

- выбрать организацию (частное лицо) из предложенного перечня введенных в справочник организаций (частных лиц);

- заполнить заявку на добавление сторонней организации (частного лица) в справочник при отсутствии данной организации (частного лица);

- заполнить заявку на объединение разных названий одной и той же организации в одну при необходимости.

Добавление внешней организации производится при заполнении РКК входящего или исходящего документа, используя кнопку "Новая" поля "Корреспондент" ("адресат") только в случае отсутствия данной организации в "СпО".

При вводе наименования организации необходимо соблюдение следующих порядка и правил:

- в текстовое поле "наименование" вводится полное наименование организации в именительном падеже без указания организационно-правовой формы и без использования дополнительных символов (");

- в поле "аббревиатура" из классификатора выбирается аббревиатура организационно-правовой формы организации;

- в поле "полное наименование" после выбора аббревиатуры автоматически высвечивается полное наименование организации с указанием организационно-правовой формы данной организации;

- в поле "кратное наименование" автоматически высвечивается наименование организации с аббревиатурой организационно-правовой формы организации.

Например:

для коммерческих организаций:

Наименование	Белый кот
Аббревиатура	Выбрать из представленного классификатора
Полное наименование	Акционерное общество "Белый кот"
Краткое наименование	Белый кот АО

для органов власти, муниципальных образований:

Наименование	Администрация муниципального образования Березняковский район
Аббревиатура	-
Полное наименование	Администрация муниципального образования Березняковский район
Краткое наименование	Администрация МО Березняковский район

- в поле "адрес" заполняются справочные данные об организации;

- добавление автора производится в следующем порядке: фамилия, имя, отчество в именительном падеже.

За достоверность и полноту внесенных реквизитов в карточку новой организации отвечает лицо, осуществившее ввод.

Заполненная карточка является заявкой на создание новой организации в базе данных "СпО".

Каждая поступившая заявка обрабатывается Администратором. Заявка может быть утверждена, отклонена, объединена с другой организацией или ликвидирована.

<< Назад
	Содержание Постановление Администрации муниципального образования Надымский район Ямало-Ненецкого автономного округа от 1 февраля 2019...

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас