Постановление Администрации города Лабытнанги Ямало-Ненецкого автономного округа от 6 мая 2021 г. N 661 "Об утверждении Порядка ведения личных дел работников муниципальных учреждений муниципального образования город Лабытнанги"

В целях установления единого порядка ведения личных дел работников муниципальных учреждений муниципального образования город Лабытнанги, руководствуясь Трудовым кодексом Российской Федерации, ст. 33 Устава муниципального образования город Лабытнанги, Администрация города Лабытнанги постановляет:

1. Утвердить прилагаемый Порядок ведения личных дел работников муниципальных учреждений муниципального образования город Лабытнанги.

2. Рекомендовать руководителям муниципальных предприятий муниципального образования город Лабытнанги руководствоваться данным Порядком при формировании и ведении личных дел работников.

3. Опубликовать настоящее постановление в газете "Вестник Заполярья" и разместить на официальном сайте Администрации города Лабытнанги.

4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на управляющего делами, начальника отдела муниципальной службы и кадровой политики Администрации города Лабытнанги.

Глава города Лабытнанги

М.А. Трескова

Утвержден
постановлением Администрации
города Лабытнанги
от 06 мая 2021 г. N 661

Порядок
ведения личных дел работников муниципальных учреждений муниципального образования город Лабытнанги

I. Общие положения

1.1. Настоящий порядок определяет положения по ведению личных дел работников муниципальных учреждений муниципального образования город Лабытнанги (далее - порядок, работники, учреждения, работодатель).

1.2. Личное дело работника - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о его деятельности в период исполнения им своих должностных обязанностей.

1.3. Личные дела работников учреждений формируются и ведутся кадровыми службами (отделом, лицом, ответственным за ведение и хранение личных дел) учреждений (далее - уполномоченное лицо).

1.4. Уполномоченное лицо определяется правовым актом работодателя.

1.5. Личное дело работника формируется после заключения трудового договора и издания правового акта о приеме на работу.

1.6. Личные дела ведутся на работников, относящихся к руководящему составу, специалистов, материально ответственных лиц, и иных лиц, определенных правовым актом работодателя.

1.7. Ведение нескольких личных дел на одного работника не допускается.

II. Состав документов, включаемых в личное дело работника

2.1. Первоначально в личное дело работника группируются документы, содержащие персональные данные и иные сведения, связанные с приемом на работу, а впоследствии - все документы, отражающие трудовую деятельность работника.

2.2. К личному делу работника приобщаются:

а) анкета (приложение N 1 к настоящему Порядку);

б) копии документов об образовании и (или) о квалификации, документов о квалификации, подтверждающих повышение или присвоение квалификации по результатам дополнительного профессионального образования, документов о присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);

в) медицинские заключения о состоянии здоровья, предъявленные лицом, поступающим на работу, или полученные работником при прохождении медицинских осмотров, в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации;

г) согласия на обработку персональных данных;

д) заявление о приеме на работу (если таковое имеется);

е) трудовой договор;

ж) копия правового акта работодателя о приеме на работу;

з) копии документов о награждении государственными наградами, иными наградами, знаками отличия (если таковые имеются);

и) иные документы, предусмотренные законодательством Российской Федерации, формируемые в процессе трудовой деятельности работника.

2.3. Документы, указанные в подпунктах "б", "з" пункта 2.2 настоящего Порядка, предъявляются уполномоченному лицу в копиях нотариально заверенных либо одновременно с предъявлением подлинника документа. В случае предъявления незаверенной копии документа, его подлинность заверяется уполномоченным лицом. Порядок заверения документов определяется инструкцией по делопроизводству, действующей в учреждении.

2.4. Анкета, указанная в подпункте "а" пункта 2.2 Порядка, заполняется работником в строгом соответствии с записями, которые содержатся в его личных документах.

2.5. Уполномоченное лицо, принимая анкету, проверяет полноту ее заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявленными документами, и заверяет анкету подписью, ставит дату.

2.6. В целях своевременной актуализации кадровых документов, при изменении анкетно-биографических данных, работник уведомляет об этом уполномоченное лицо. Документы, подтверждающие изменения в анкетно-биографических данных, предъявляются в копиях нотариально заверенных либо одновременно с предъявлением подлинника документа. В случае предъявления незаверенной копии документа, его подлинность заверяется уполномоченным лицом. Порядок заверения документов определяется инструкцией по делопроизводству, действующей в учреждении.

Внесение изменений в документы личного дела работника со слов работника не допускается.

2.7. Документы, приобщенные к личному делу работника, располагаются в хронологическом порядке, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается титульный лист (приложение N 2 к настоящему Порядку) и внутренняя опись документов (приложение N 3 к настоящему Порядку).

III. Порядок использования документов личных дел работников

3.1. С документами личных дел работников вправе знакомиться лица, перечень которых определяется правовым актом работодателя в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных".

Данным лицам личное дело выдается во временное пользование.

3.2. При работе с личным делом, выданным во временное пользование, запрещается производить какие-либо исправления в имеющихся документах, вносить в них новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы и помещать в него другие, разглашать сведения, содержащиеся в личном деле. Выдача личного дела во временное пользование производится по контрольной карточке, находящейся в каждом личном деле работника (приложение N 4 к настоящему Порядку), которая хранится уполномоченным лицом до возврата личного дела работника. Срок ознакомления с личным делом работника составляет не более 3 рабочих дней с момента получения личного дела работника во временное пользование.

3.3. Изъятие личного дела работника или документов из личного дела работников по запросу третьих лиц допускается только с разрешения работодателя в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации. На место личного дела работника (документа) вкладывается запрос с указанием причин изъятия и визой работодателя, разрешившего изъятие личного дела работника (документа), полная копия личного дела работника (документа), заполненная уполномоченным лицом контрольная карточка (приложения N 4, 5 к настоящему Порядку).

3.4. Работник вправе знакомиться с документами личного дела работника по первому требованию. Выдача личного дела работнику не осуществляется.

IV. Порядок хранения личных дел работника и передачи в архив

4.1. Личные дела работников хранятся уполномоченным лицом. Для обеспечения сохранности личных дел работников используются сейфы или металлические шкафы.

4.2. При увольнении работника документы, сформированные в личном деле, готовятся уполномоченным лицом для передачи на хранение в архив, в соответствии с инструкцией по делопроизводству, действующей в учреждении.

V. Заключительные положения

5.1. Уполномоченное лицо при формировании и ведении личного дела обеспечивает конфиденциальность сведений содержащихся в личных делах работников в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных", и в соответствии с законодательством Российской Федерации может привлекаться к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в личных делах.

5.2. Документы, самостоятельно предоставленные работником уполномоченному лицу, подтверждающие наличие и изменение анкетно-биографических данных, характеризующие профессиональные, деловые и личностные качества (справки с места жительства, о жилищных условиях и другие, копии свидетельства о заключении и расторжении брака, паспорт и др.), являются документами второстепенного значения, в личное дело не включаются, формируются отдельно и хранятся вместе с личным делом до минования надобности.

Приложение N 1
к Порядку
ведения личных дел работников
муниципальных учреждений
муниципального образования
город Лабытнанги

                                                                  (форма)

                                 АНКЕТА

                                                             /----------\

                                                             |          |

                                                             |   Место  |

                                                             |    для   |

1. Фамилия ______________________________________________    |фотографии|

                                                             |          |

   Имя __________________________________________________    |          |

                                                             \----------/

   Отчество _____________________________________________

2. Если изменяли фамилию, имя или отчество, то укажите их, а также когда, где и по какой причине изменяли
3. Число, месяц, год и место рождения (село, деревня, город, район, область, край, республика, страна)
4. Гражданство (если изменяли, то укажите, когда и по какой причине, если имеете гражданство другого государства - укажите)
5. Образование (когда и какие учебные заведения окончили, номера дипломов) Направление подготовки или специальность по диплому Квалификация по диплому
6. Послевузовское профессиональное образование: аспирантура, адъюнктура, докторантура (наименование образовательного или научного учреждения, год окончания) Ученая степень, ученое звание (когда присвоены, номера дипломов, аттестатов)
7. Какими иностранными языками и языками народов Российской Федерации владеете и в какой степени (читаете и переводите со словарем, читаете и можете объясняться, владеете свободно)
8. Были ли Вы судимы, когда и за что
9. Допуск к государственной тайне, оформленный за период работы, службы, учебы, его форма, номер и дата (если имеется)

10.  Выполняемая  работа   с   начала   трудовой   деятельности  (включая

учебу  в высших и средних специальных учебных заведениях, военную службу,

работу по совместительству, предпринимательскую деятельность и т.п.).

     При  заполнении данного пункта необходимо именовать организации так,

как  они  назывались  в свое время, военную службу записывать с указанием

должности и номера воинской части.

Месяц и год		Должность с указанием организации	Адрес организации (в т.ч. за границей)
поступления	ухода

11. Государственные награды, иные награды и знаки отличия

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

12.  Ваши  близкие родственники (отец,  мать,  братья,  сестры  и  дети),

а  также  супруга (супруг), в том числе бывшая (бывший), супруги братьев,

сестер, братья и сестры супругов.

     Если  родственники изменяли фамилию, имя, отчество, необходимо также

указать их прежние фамилию, имя, отчество.

Степень родства	Фамилия, имя, отчество	Год, число, месяц и место рождения	Место работы (наименование и адрес организации), должность	Домашний адрес (адрес регистрации, фактического проживания)

13. Участие в центральных, республиканских, краевых, областных, окружных,

городских, районных выборных органах

Местонахождение выборного органа	Название выборного органа	В качестве кого выбран	Год
			избрания	выбытия

     14.  Ваши  близкие родственники (отец, мать, братья, сестры и дети),

а  также супруга (супруг), в том числе бывшая (бывший), супруги братьев и

сестер,  братья  и  сестры  супругов, постоянно проживающие за границей и

(или)  оформляющие  документы для выезда на постоянное место жительства в

другое государство

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

   (фамилия, имя, отчество, с какого времени они проживают за границей)

_________________________________________________________________________

     15. Пребывание за границей (когда, где, с какой целью)______________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     16. Отношение к воинской обязанности и воинское звание _____________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     17.  Домашний  адрес  (адрес  регистрации, фактического проживания),

номер телефона (либо иной вид связи)_____________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     18. Паспорт или документ, его заменяющий ___________________________

                                              (серия, номер, кем и когда

                                                        выдан)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     19. Наличие заграничного паспорта __________________________________

                                        (серия, номер, кем и когда выдан)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     20. Документ, подтверждающий регистрацию в  системе  индивидуального

(персонифицированного) учета (если имеется)______________________________

     21. ИНН (если имеется)______________________________________________

     22. Дополнительные сведения ________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     23. Достоверность представленных сведений подтверждаю.

На проведение в отношении меня проверочных мероприятий и  обработку  моих

персональных данных (в том числе  автоматизированную  обработку  согласен

(согласна).

"__"___________ 20__ г.                    Подпись ______________________

        Фотография и данные о трудовой деятельности, воинской службе и об

        учебе оформляемого лица соответствуют документам,  удостоверяющим

        личность, записям в трудовой книжке, документам об образовании  и

        воинской службе.

"__"___________ 20__ г.   _______________________________________________

                               (подпись, фамилия уполномоченного лица)

Приложение N 2
к Порядку
ведения личных дел работников
муниципальных учреждений
муниципального образования
город Лабытнанги

                    ЯМАЛО-НЕНЕЦКИЙ АВТОНОМНЫЙ ОКРУГ

_________________________________________________________________________

                       (наименование учреждения)

_________________________________________________________________________

                               ЛИЧНОЕ ДЕЛО

                                работника

_________________________________________________________________________

                                (фамилия)

_________________________________________________________________________

                             (имя, отчество)

Приложение N 3
к Порядку
ведения личных дел работников
муниципальных учреждений
муниципального образования
город Лабытнанги

                 Форма внутренней описи документов дела

                            ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

                  документов ед. хр. N _______________

N п/п	Регистрационный индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого ________________________________________________________ документов

                       (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ______________________________________

                                            (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела                 _____________   _________________________

                                  (подпись)           (расшифровка

                                                         подписи)

Дата ________________________

Приложение N 4
к Порядку
ведения личных дел работников
муниципальных учреждений
муниципального образования
город Лабытнанги

                          КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА

                           ВЫДАЧИ ЛИЧНОГО ДЕЛА

Фамилия _________________________________________________________________

Имя _____________________________________________________________________

Отчество ________________________________________________________________

Отметки о выдаче личного дела ___________________________________________

Дата выдачи	Кому выдано	Расписка в получении	Номер телефона	Дата возвращения
1	2	3	4	5

Приложение N 5
к Порядку
ведения личных дел работников
муниципальных учреждений
муниципального образования
город Лабытнанги

                           КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА

                          ОБ ИЗВЛЕЧЕНИИ ДОКУМЕНТА

                              ИЗ ЛИЧНОГО ДЕЛА

Фамилия _________________________________________________________________

Имя _____________________________________________________________________

Отчество ________________________________________________________________

Дата выдачи	Кому выдано	Наименование документа	Расписка в получении	Дата возврата	Примечание
1	2	3	4	5	6