Приложение 5

Приложение 5
к административному регламенту
исполнения Управлением архивами
Свердловской области государственной
функции по осуществлению контроля
за соблюдением законодательства
об архивном деле Российской Федерации,
законов и иных нормативных правовых актов
Свердловской области об архивном
деле в Свердловской области

Перечень
документов, предоставляемых проверяемым юридическим лицом

1. Государственный архив Свердловской области, муниципальный архив (далее - архив)

1.1. Учредительные, правоустанавливающие документы:

устав архива;

положение о структурном подразделении органа местного самоуправления, создаваемое муниципальным образованием, расположенным на территории Свердловской области, которые осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;

положения о структурных подразделениях архива;

должностные инструкции, должностные регламенты сотрудников архива.

1.2. Организационно-распорядительные документы:

приказы архива, постановления (распоряжения) органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области, относящиеся к основной деятельности архива;

штатное расписание;

положение о справочно-информационном фонде, научно-справочной библиотеке архива;

положения о дирекции и комиссиях архива (экспертной, методической и иных коллегиальных органах);

протоколы заседаний и решения дирекции, комиссий;

инструкция по делопроизводству;

номенклатура дел;

инструкции по технике безопасности и охране труда;

журнал учета инструктажа по охране труда технике безопасности;

инструкция о порядке работы архива при чрезвычайных ситуациях;

инструкция об охранном режиме архива;

инструкция о мерах пожарной безопасности в архиве;

договоры с охранными предприятиями, акты, предписания органов надзора за охранным и пожарным режимами;

схемы эвакуации людей и документов.

акты и справки по итогам предыдущих проверок;

1.3. Учетные документы:

порядок учета документов;

схема учета документов;

книга учета поступлений документов;

список фондов;

листы и карточки фондов;

листы учета аудиовизуальных документов;

дела фондов;

реестр описей;

описи дел;

инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни;

паспорт архивохранилища;

лист учета и описания уникального документа;

список фондов, содержащих особо ценные документы;

опись (или номерник) особо ценных дел;

реестр описей (номерников) особо ценных дел, документов;

книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования;

опись страхового фонда;

схемы размещения фондов в архивохранилище;

карточки постеллажного и пофондового топографических указателей;

карты-заместители;

карточки учета архивных документов с повреждениями носителя; текста;

книга учета выдачи архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища;

книга учета выдачи дел во временное пользование;

карточки учета необнаруженных архивных документов;

карточки учета технического состояния аудиовизуальных документов;

журнал учета документов относящихся к государственной собственности Свердловской области, временно хранящихся в муниципальном архиве;

журнал учета температурно-влажностного режима.

1.4. Документы по работе с источниками комплектования:

список организаций - источников комплектования архива;

список физических лиц (собственников или владельцев архивных документов) - источников комплектования архива;

наблюдательные дела организаций - источников комплектования архива;

планы-графики приема документов на постоянное хранение в архив, утверждения и согласования описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, согласования номенклатур дел, положений об архивах организаций, экспертных комиссиях, инструкций по делопроизводству;

учетно-справочная картотека работы с источниками комплектования;

договоры об отношениях и сотрудничестве с организациями негосударственной собственности, физическими лицами - источниками комплектования архива.

1.5. Документы по использованию архивных документов:

каталоги, указатели, обзоры документов;

журналы (базы данных) регистрации поступающих запросов;

заявления, письма граждан и организаций о получении архивной справки по документальным материалам, вторые экземпляры архивных справок;

порядок работы читального зала архива;

личные дела пользователей;

журнал учета посетителей и тематики исследований;

тематико-экспозиционные планы выставок.

2. Организация - источник комплектования государственного, муниципального архива

2.1. Организационно-распорядительные и планово-отчетные документы:

приказы (распоряжения) о создании экспертной комиссии;

положение об архиве;

положение об экспертной (центральной экспертной) комиссии (ЭК, ЦЭК);

протоколы заседаний и решения ЭК (ЦЭК);

номенклатура дел.

2.2. Учетные документы:

паспорт архива организации и пояснительная записка к нему;

книга учета поступления и выбытия документов;

список фондов;

лист фонда;

дело фонда;

реестр описей;

описи дел;

единицы хранения архивных документов;

карточки постеллажного и пофондового топографических указателей;

книга учета выдачи дел из архивохранилища;

книга учета выдачи дел во временное пользование;

акты об утрате документов;

акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению;

акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

акты о технических ошибках в учетных документах;

акты об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, неучтенных);

акты о выдаче дел во временное пользование;

акты приема-передачи архивных документов на хранение;

акты о проверке наличия и состояния архивных документов;

заказы (служебные записки) на выдачу дел из архивохранилища;

2.3. Документы по использованию архивных документов:

книги (базы данных) регистрации поступающих запросов;

заявления, письма граждан и организаций о получении архивной справки по документальным материалам, вторые экземпляры архивных справок.