Распоряжение Администрации городского округа Краснотурьинск Свердловской области от 30 ноября 2016 г. N 374-р "О внесении изменений в инструкцию по рассмотрению обращений граждан в Администрации городского округа Краснотурьинск, утвержденную распоряжением Администрации городского округа Краснотурьинск от 09.03.2016 N 55-р"

В соответствии со статьей Федерального закона 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом Российской Федерации от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Уставом городского округа Краснотурьинск, утвержденным решением Краснотурьинской городской Думы от 23.06.2005 N 76, в целях создания единой системы работы с обращениями граждан:

1. Внести изменения в инструкцию по рассмотрению обращений граждан в Администрации городского округа Краснотурьинск, утвержденную распоряжением Администрации городского округа Краснотурьинск от 09.03.2016 N 55-р, изложив раздел 6 в новой редакции

"6. Прием, обработка и регистрация письменных обращений граждан

6.1. Основанием для начала рассмотрения обращений граждан является личное обращение гражданина к Главе, в Администрацию, а также поступление обращения гражданина с сопроводительными документами из других органов власти, организаций, учреждений для рассмотрения.

6.2. Обращение может быть доставлено гражданином лично в приемную по личным вопросам или в приемную Главы городского округа, направлено почтой, по факсу, через программный комплекс "электронная приемная", по электронной почте.

6.3. Заместителям Главы Администрации городского округа Краснотурьинск (далее - заместители Главы), руководителям и специалистам подразделений Администрации запрещается принимать обращения граждан, доставляемые лично и адресованные заместителям Главы или руководителям подразделений. Обращения граждан, адресованные заместителю Главы, незамедлительно передаются в организационно-управленческий отдел Администрации. Обращения граждан, адресованные руководителям подразделений, возвращаются гражданам для переадресации на имя Главы или заместителя Главы.

6.4. Обращения, поступившие в Администрацию на имя Главы, заместителей Главы, либо в адрес Администрации без указания конкретного должностного лица, незамедлительно передаются в организационно-управленческий отдел Администрации в развернутом виде с конвертом. Конверты сохраняются для установления адреса, индекса почтового отделения и почтового штемпеля, подтверждающего время отправления письма.

6.5. Обращения, полученные по информационным сетям общего пользования, распечатываются специалистом по работе с обращениями граждан Администрации на бумажном носителе и регистрируются как письменные обращения.

Специалист по работе с обращениями граждан ведет прием письменных обращений населения городского округа Краснотурьинск ежедневно в рабочее время с перерывом на обед. Прием письменных обращений граждан осуществляется в день их обращения без предварительной записи.

Для обеспечения учета и поиска поручений Главы или заместителя Главы по обращениям граждан в каждом подразделении Администрации создается база данных по исполнению поручений по обращениям граждан, представленная либо на бумажном носителе (журнал учета обращений), либо в электронном виде (электронная база данных).

Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства.

6.6. Регистрация обращений граждан (проверка правильности адресования корреспонденции, первичное прочтение, проверка исполнения установленных для оформления обращения требований в части наличия фамилии заявителя и почтового или электронного адреса для ответа, формирование электронной базы данных обращений либо занесение сведений об обращении в журнал регистрации обращений с присвоением регистрационного номера, проверка обращений на повторность) осуществляется специалистом по работе с обращениями граждан и ответственными в подразделениях Администрации в срок не более 3 дней с даты поступления.

Специалист по работе с обращениями граждан регистрирует обращения, адресованные Главе, заместителям Главы или поступившие в Администрацию без указания конкретного должностного лица, в том числе обращения, направленные в Администрацию из органов государственной власти, органов местного самоуправления, от должностных лиц для рассмотрения по существу поставленных в них вопросов.

При регистрации в правом нижнем углу первого листа обращения (если это место занято текстом - в любом свободном месте первого листа обращения) ставится регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации и регистрационный номер документа. Если обращение поступило с сопроводительным письмом, на сопроводительном письме также ставится регистрационный штамп.

При регистрации в регистрационно-контрольную карточку вносится следующая информация: фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) или инициалы заявителя, адрес заявителя, номер телефона (при наличии), адрес электронной почты (при наличии), дата поступления обращения, регистрационный номер.

При регистрации обращения проверяется, является ли обращение повторным.

Обращения, поступившие от одного и того же гражданина или коллектива граждан в течение года, формируются в один том, номер которого является составной частью регистрационного номера обращения.

Обращения, поступившие в Администрацию и содержащие вопросы, решение которых относится к компетенции Администрации, подлежат обязательному рассмотрению.

Рассмотрение поступивших в Администрацию обращений осуществляется Главой, заместителями Главы. Должностные лица Администрации обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращений

6.7. Специалист по работе с обращениями граждан составляет акт

6.7.1. на письма, поступившие с денежными знаками и ценными бумагами;

6.7.2. если при вскрытии в письме не обнаружено письменного вложения или отсутствуют документы, указанные автором обращения;

Акт хранится в организационно-управленческом отделе Администрации, копия акта приобщается к поступившему обращению и направляется исполнителю.

Специалист по работе с обращениями граждан, обнаружив письмо, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности, заклеенные липкой лентой, содержащее странный запах, вложения, не характерные для почтовых отправлений (например, порошок), не вскрывая конверта, сообщает об этом своему руководителю.

6.8. Не подлежат дальнейшему направлению на рассмотрение Главе и заместителям Главы

6.8.1. обращения, содержащие нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

6.8.2. обращения, текст которых не поддается прочтению, или содержание которых не ясно;

6.8.3. обращения заявителей, с которыми прекращена переписка по поставленным вопросам;

6.8.4. обращения, в которых не указана фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть дан ответ;

6.8.5. обращения, не относящиеся к компетенции Администрации.

В этих случаях специалистом по работе с обращениями граждан готовится ответ за подписью начальника организационно-управленческого отдела Администрации с обоснованием отказа в рассмотрении обращения по существу поставленных в нем вопросов. Подписанный ответ в установленном порядке отправляется заявителю. Максимальный срок подготовки и отправки ответа - 10 рабочих дней со дня регистрации обращения.

Если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Администрации, специалистом по работе с обращениями граждан данное обращение направляется в течение 7 дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с сопроводительным письмом, подписанным Главой, заместителем Главы или начальником организационно-управленческого отдела Администрации, одновременно гражданин, направивший обращение, уведомляется о переадресации обращения. К уведомлению прилагается копия сопроводительного письма о направлении обращения по компетенции.

В случае, если в письменном обращении не указана фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся конкретные сведения, оно направляется должностным лицам Администрации в соответствии с их компетенцией для ознакомления, копия обращения остается в деле.

В других случаях на обращении, в котором не указана фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, начальником организационно-управленческого отдела Администрации оформляется резолюция о направлении обращения в дело. Обращение помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

6.9. Обращения, соответствующие предъявляемым к ним требованиям, распределяются специалистом по работе с обращениями граждан, должностным лицам, на чье имя направлены обращения.

Если в обращении содержатся вопросы, входящие в сферу деятельности нескольких руководителей, обращение в обязательном порядке направляется на первичное рассмотрение Главе.

В случае поступления в организационно-управленческий отдел Администрации обращения от лица, аналогичное обращение которого уже находится у исполнителя, данное обращение после регистрации может быть направлено тому же исполнителю.

Глава, заместители Главы рассматривают обращения и дают поручения исполнителям в виде резолюций.

Если обращение содержит вопросы, исполнение которых должно осуществляться в различных подразделениях Администрации, при направлении обращения для исполнения в резолюции (поручении) указывается, по какому именно вопросу обращение направлено данному исполнителю.

Рассмотрение проводится в течение трех дней со дня поступления обращения к лицу, рассматривающему обращение.

Все обращения, рассмотренные Главой и заместителями Главы, направляются в организационно-управленческий отдел Администрации в течение одного дня после рассмотрения.

В соответствии с поручениями, содержащимися в резолюциях Главы и заместителей Главы, специалист по работе с обращениями граждан в течение одного дня со дня возврата после рассмотрения руководителем вносит необходимую информацию в журнал регистрации и затем направляет обращения исполнителям для решения вопросов и подготовки ответов.

Передача обращений исполнителям осуществляется в течение одного дня.

Исполнители рассматривают обращение и обеспечивают его исполнение, а также дают письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

В целях объективного и всестороннего рассмотрения обращений исполнители имеют право пригласить заявителя для личной беседы, запросить, в случае необходимости, в установленном законодательством порядке дополнительные материалы, получить объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц, выехать на место.

В случае, если обращение содержит вопросы, исполнение которых должно осуществляться в различных подразделениях Администрации, и направлено нескольким исполнителям с указанием, по какому именно вопросу обращение направлено данному исполнителю, каждый исполнитель готовит отдельный ответ по вопросу, находящемуся в его компетенции. В этом случае ответственным за подготовку ответа на обращение является лицо, указанное в резолюции первым, или лицо, являющееся старшим по должности, или лицо, назначенное Главой или заместителем Главы ответственным.

Ответственный исполнитель направляет копии обращения соисполнителям с резолюцией, которая содержит срок исполнения, не превышающий срок исполнения, указанный в регистрационно-контрольной карте.

Соисполнители представляют ответственному исполнителю информацию и материалы, необходимые для подготовки ответа согласно сроку, указанному в резолюции ответственного исполнителя.

Ответственный исполнитель готовит проект письменного ответа заявителю в срок, указанный в регистрационно-контрольной карте.

В случае, если обращение, направленное исполнителю в соответствии с резолюцией, не может быть исполнено в данном подразделении Администрации (вопросы, поставленные в обращении, не входят в компетенцию этого подразделения), данное подразделение в течение одного - двух дней с момента получения и не позднее семи дней со дня регистрации обращения в организационно-управленческом отделе возвращает обращение лицу, рассмотревшему обращение, для направления по компетенции. Затем обращение с новой резолюцией в течение одного рабочего дня передается новому исполнителю с одновременным уведомлением специалиста по работе с обращениями граждан. Специалист вносит изменения в информацию, внесенную в журнал регистрации.

6.10. Исполнитель готовит ответ заявителю по существу поставленных в обращении вопросов за 5 дней до истечения контрольного срока. При подтверждении фактов, изложенных в обращении, в ответе следует указывать, какие меры приняты по обращению гражданина.

В ответе, направляемом в государственные органы, органы местного самоуправления, должно быть указано, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения.

Проект ответа готовится исполнителем в одном экземпляре. Для хранения в деле изготавливается копия ответа.

Ответы на обращения подготавливаются за подписью лица, рассмотревшего обращение, если иное не указано в резолюции.

Ответы оформляются в соответствии с требованиями, установленными Инструкцией по делопроизводству в Администрации городского округа Краснотурьинск.

Ответы за подписью Главы или заместителей Главы оформляются на бланке письма Администрации или бланке должностного лица (с угловым расположением реквизитов). Отметка об исполнителе является обязательным реквизитом, включает полные имя, отчество, фамилию исполнителя и номер его телефона с указанием кода города. В документах, подписываемых Главой, исполнителями являются заместители Главы, руководители подразделений Администрации, ОМС и учреждений.

В документах, подписываемых заместителями Главы, исполнителями являются руководители подразделений Администрации, ОМС и учреждений.

Проект ответа, а также все материалы, собранные для подготовки ответа (справки, запросы, ответы на запросы и тому подобное) направляются лицу, рассмотревшему обращение в срок, указанный в регистрационно-контрольной карте. В случае несогласия лица, рассмотревшего обращение с ответом, проект ответа отправляется на доработку исполнителю через специалиста по работе с обращениями граждан в течение одного дня. Исполнитель вносит изменения в ответ согласно резолюции лица, рассмотревшего обращение, и в течение одного дня вновь направляет его на согласование.

После подписания ответов Главой, заместителями Главы ответы направляются специалисту по работе с обращениями граждан для осуществления регистрации ответов и внесения в журнал регистрации сведений об исполнении обращений и о списании их в дело.

Зарегистрированные ответы направляются заявителям почтовым отправлением, либо по адресу электронной почты, если он указан в обращении, в течение трех дней после подписания и регистрации.

Ответы на коллективные обращения граждан направляются на имя первого лица, подписавшего обращение (если в обращении не указано конкретное лицо, которому следует направить ответ), или на адрес лица, указанного на конверте.

6.11. В исключительных случаях (в случае необходимости проведения проверки, направления исполнителем запроса с целью получения материалов и документов или принятия других мер) срок рассмотрения обращений может быть продлен, но не более чем на 30 дней.

Срок рассмотрения обращения может быть продлен должностным лицом, рассмотревшим обращение, или лицом, официально исполняющим его обязанности. Объективные причины для продления срока излагаются исполнителем в служебной записке.

Аргументированная служебная записка с просьбой о продлении срока исполнения, обращение гражданина с приложениями направляются должностному лицу, рассмотревшему обращение через специалиста по работе с обращениями граждан не позднее срока, указанного в регистрационно-контрольной карте.

В случае продления срока специалист по работе с обращениями граждан направляет заявителю соответствующее уведомление в течение семи дней со дня получения документов, подтверждающих продление срока исполнения. Измененный срок рассмотрения обращения вносится в электронную систему контроля.

6.12. Заявитель имеет право знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения его обращения, если это не затрагивает прав, свобод и законных интересов других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

Для ознакомления с указанными материалами гражданин подает заявление в организационно-управленческий отдел Администрации. После ознакомления гражданина с документами он расписывается на заявлении и указывает дату ознакомления.

Справочную работу по рассмотрению обращений граждан ведет организационно-управленческий отдел Администрации. В подразделениях Администрации - специалисты, назначенные руководителями этих подразделений.

6.13. По устному запросу гражданина ему предоставляется информация по следующим вопросам

6.13.1. о получении обращения и направлении его на рассмотрение;

6.13.2. об отказе в рассмотрении обращения;

6.13.3. о продлении срока рассмотрения обращения;

6. 13.4. о результатах и сроках рассмотрения обращения.

6.14. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, Глава, заместители Главы, вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и о прекращении переписки с гражданином по данному вопросу (при условии, что указанное обращение и ранее поступившие обращения направлялись в Администрацию или одному и тому же должностному лицу Администрации).

Если такое обращение поступило на имя Главы или заместителей Главы либо в адрес Администрации без указания конкретного должностного лица, решение о прекращении переписки может принять Глава или заместитель Главы, рассмотревший обращение. В этом случае гражданину дается ответ, уведомляющий о прекращении с ним переписки по данному вопросу за подписью Главы или заместителя Главы. Проект ответа готовит исполнитель по поручению руководителя, рассмотревшего обращение.

6.15. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

Если в соответствии с этим запретом невозможно направление жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, обращение направляется в юридический отдел Администрации (с резолюцией лица, рассмотревшего обращение) для подготовки ответа с разъяснением права гражданина обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суде.

6.16. Если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, по решению Главы, заместителей Главы (в соответствии с резолюцией), исполнитель готовит сообщение гражданину о невозможности дать ответ по существу поставленного в обращении вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Сообщение гражданину о невозможности дать ответ по существу подписывается должностным лицом, принявшим такое решение, и направляется гражданину.

6.17. Если обращение поступило в Администрацию на имя Главы, заместителей Главы или в Администрацию без указания конкретного должностного лица для рассмотрения по существу поставленных в обращении вопросов из органов государственной власти, органов местного самоуправления с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения

6.17.1. обращение рассматривается Главой или заместителями Главы в обычном порядке и направляется с поручением исполнителю для подготовки проекта ответа за подписью Главы или заместителя Главы, рассмотревшего обращение; устанавливается контрольный срок, к которому исполнитель должен подготовить проект ответа;

6.17.2. контрольный срок не должен превышать срок, установленный для ответа организацией (должностным лицом), направившей обращение;

6.17.3. проект ответа готовится исполнителем в сроки, указанные в резолюции, и направляется на подпись Главе или заместителю Главы, рассмотревшему обращение.

Если в адрес должностного лица поступил запрос о предоставлении документов и материалов, необходимых для рассмотрения обращения, должностное лицо обязано в течение 15 дней предоставить запрашиваемые документы и материалы, за исключением содержащих сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.

6.18. Подготовленные по результатам рассмотрения обращений ответы должны соответствовать следующим требованиям

6.18.1. ответ должен содержать конкретную и четкую информацию по всем вопросам, поставленным в обращении (что, когда и кем сделано или будет делаться);

6.18.2 если просьба, изложенная в обращении, не может быть удовлетворена, то указывается причина отказа;

6.18.3. в мотивировочной части ответов разъяснительного характера необходимы ссылки на действующие нормативные правовые акты Российской Федерации, Свердловской области и городского округа Краснотурьинск;

6.18.4. в ответе должно быть указано, кому он направлен, дата поступления, регистрационный номер обращения, фамилия, имя, отчество и номер телефона исполнителя;

6.18.5. при оформлении письменного ответа на обращение обязательно соблюдение Инструкции по делопроизводству в Администрации городского округа Краснотурьинск.".

2. Рекомендовать органам местного самоуправления городского округа Краснотурьинск, муниципальным учреждениям, учредителем которых является Администрация городского округа Краснотурьинск, руководствоваться настоящим распоряжением.

3. Начальнику организационно-управленческого отдела Администрации городского округа Краснотурьинск (И.В. Ивлева) ознакомить руководителей подразделений Администрации городского округа Краснотурьинск, органов местного самоуправления городского округа Краснотурьинск и муниципальных учреждений городского округа Краснотурьинск с настоящим распоряжением под подпись.

4. Настоящее распоряжение опубликовать в газете "Муниципальный вестник. Городской округ Краснотурьинск" и разместить на официальном сайте Администрации городского округа Краснотурьинск.

5. Контроль исполнения настоящего распоряжения возложить на заместителя Главы Администрации городского округа Краснотурьинск Е.В. Стрелец.

Глава городского округа

А.Ю. Устинов