Приложение 1. Правила обработки персональных данных в министерстве международных и внешнеэкономических связей Свердловской области

Приложение 1
к Приказу
Министерства
международных и
внешнеэкономических связей
Свердловской области
от 21 октября 2016 г. N 60

Правила
обработки персональных данных в министерстве международных и внешнеэкономических связей Свердловской области

1. Правила обработки персональных данных в Министерстве международных и внешнеэкономических связей Свердловской области (далее - Правила) устанавливают процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в сфере персональных данных в Министерстве международных и внешнеэкономических связей Свердловской области (далее - Министерство), определяют цели обработки персональных данных, содержание обрабатываемых персональных данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются, сроки их обработки и хранения, порядок их уничтожения при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований.

2. Для выявления и предотвращения нарушений законодательства Российской Федерации в сфере персональных данных в Министерстве устанавливаются следующие процедуры:

1) внесение требований об обеспечении конфиденциальности в заключаемые договорные взаимоотношения, в рамках которых выполняется передача персональных данных третьей стороне;

2) ознакомление государственных гражданских служащих Свердловской области, замещающих должности государственной гражданской службы Свердловской области в Министерстве (далее - гражданские служащие), работников Министерства, осуществляющих обработку персональных данных, с законодательством Российской Федерации о персональных данных, Правилами и другими правовыми актами Министерства в сфере обработки и защиты персональных данных;

3) включение в должностные регламенты гражданских служащих, должностные инструкции работников Министерства, осуществляющих обработку персональных данных, положений об ответственности за разглашение персональных данных, ставших известными им в связи с исполнением должностных (трудовых) обязанностей;

4) соблюдение при осуществлении обработки персональных данных в Министерстве принципов и условий обработки персональных данных, установленных Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных", в том числе:

ограничение обработки персональных данных достижением конкретных, заранее определенных и законных целей;

недопущение обработки персональных данных, не совместимой с целями сбора персональных данных;

соответствие содержания и объема обрабатываемых персональных данных заявленным целям обработки;

обеспечение при обработке персональных данных точности персональных данных, их достаточности, а в необходимых случаях и актуальности по отношению к целям обработки персональных данных;

5) хранение персональных данных (документов, содержащих персональные данные) в служебных помещениях, обеспечивающих сохранность персональных данных, в отношении которых исключен несанкционированный доступ;

6) соблюдение пропускного режима в помещения Министерства;

7) соблюдение порядка доступа гражданских служащих и работников Министерства в помещения, в которых ведется обработка персональных данных;

8) осуществление руководителями структурных подразделений Министерства, а также лицом, ответственным за организацию обработки персональных данных в Министерстве, внутреннего контроля соответствия обработки персональных данных требованиям законодательства Российской Федерации о персональных данных и Правилам;

9) информирование руководителями структурных подразделений Министерства лица, ответственного за организацию обработки персональных данных в Министерстве, об изменениях, касающихся обработки персональных данных в структурных подразделениях Министерства;

10) разъяснение субъекту персональных данных юридических последствий отказа предоставить свои персональные данные либо отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку его персональных данных;

11) оформление отказа субъекта персональных данных предоставить свои персональные данные.

3. Обработка персональных данных в Министерстве осуществляется в целях:

1) обеспечения реализации Министром международных и внешнеэкономических связей Свердловской области (далее - Министр) полномочий представителя нанимателя (работодателя) в отношении лиц, замещающих:

должности государственной гражданской службы Свердловской области в Министерстве;

должности, не отнесенные к должностям государственной гражданской службы Свердловской области, в Министерстве;

2) оформления запросов на выдачу пропусков в здание Администрации Губернатора Свердловской области для доступа в помещения Министерства;

3) организации и обеспечения проведения конкурсов на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы Свердловской области в Министерстве, а также конкурсов на включение в кадровый резерв Министерства;

4) организации и обеспечения деятельности комиссии по жилищным вопросам Министерства;

5) организации и обеспечения дополнительного профессионального образования гражданских служащих;

6) обеспечения деятельности комиссии Министерства по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских служащих Свердловской области и урегулированию конфликта интересов;

7) обеспечения деятельности комиссии Министерства Свердловской области по организации подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства Российской Федерации и мероприятий, реализуемых в Свердловской области в рамках выполнения Государственного плана подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства Российской Федерации (далее - Государственный план);

8) обеспечения реализации полномочий по представлению к наградам Свердловской области;

9) формирования списков гражданских служащих, необходимых для обеспечения медицинского обслуживания в государственном бюджетном учреждении здравоохранения Свердловской области "Свердловская областная больница N 2";

10) формирования телефонных справочников Министерства;

11) рассмотрения обращений граждан и подготовки ответов на обращения граждан в соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

12) подготовки к совещаниям Министерства, заседаниям коллегии Министерства, общественного совета при Министерстве;

13) подготовки и согласования проектов правовых актов Губернатора Свердловской области и правовых актов Министерства Свердловской области;

14) подготовки документов, необходимых для направления в Представительство МИД России в г. Екатеринбурге ходатайства Министерства об оформлении приглашений иностранным гражданам на въезд в Российскую Федерацию;

15) подготовки документов, необходимых для направления в дипломатические и консульские учреждения Российской Федерации в иностранных государствах об оформлении визы иностранным гражданам на въезд в Российскую Федерацию;

16) подготовки документов, необходимых для организационного обеспечения Министерством мероприятий по осуществлению международных и внешнеэкономических связей Свердловской области.

4. В целях, предусмотренных пунктом 3 Правил, в Министерстве обрабатываются следующие персональные данные:

1) фамилия, имя, отчество;

2) прежние фамилия, имя, отчество, дата, место и причина изменения (в случае изменения);

3) дата и место рождения, гражданство;

4) адрес регистрации и фактического проживания;

5) дата регистрации по месту жительства;

6) телефон;

7) информация о паспорте гражданина Российской Федерации (серия, номер, кем и когда выдан паспорт гражданина Российской Федерации) или ином документе, удостоверяющем личность гражданина;

8) идентификационный номер налогоплательщика;

9) номер страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

10) информация о паспорте гражданина Российской Федерации, удостоверяющем личность гражданина Российской Федерации за пределами Российской Федерации (серия, номер, кем и когда выдан);

11) информация о государственной регистрации актов гражданского состояния;

12) информация о владении иностранными языками и языками народов Российской Федерации;

13) информация об образовании (когда и какие образовательные учреждения закончил, номера дипломов, направление подготовки или специальность по диплому, квалификация по диплому);

14) информация о послевузовском профессиональном образовании (наименование образовательного или научного учреждения, год окончания), ученая степень, ученое звание (когда присвоены, номера дипломов, аттестатов);

15) информация о дополнительном профессиональном образовании;

16) информация о выполняемой работе с начала трудовой деятельности (включая военную службу, работу по совместительству, предпринимательскую деятельность), в том числе:

информация о замещаемой должности;

информация о ранее замещаемой должности (последнем месте работы, службы);

17) информация об общем трудовом стаже, стаже государственной гражданской службы;

18) информация о классном чине федеральной государственной гражданской службы, гражданской службы субъекта Российской Федерации, муниципальной службы, дипломатическом ранге, воинском, специальном звании, классном чине правоохранительной службы (кем и когда присвоены);

19) информация о государственных наградах, иных наградах и знаках отличия (кем награжден и когда);

20) информация о степени родства, фамилиях, именах, отчествах, датах рождения близких родственников (отца, матери, братьев, сестер и детей), а также супруга (супруги), бывшего супруга (супруги);

21) информация о местах рождения, местах работы и домашних адресах близких родственников (отца, матери, братьев, сестер и детей), а также супруга (супруги), бывшего супруга (супруги);

22) информация о пребывании за границей (когда, где, с какой целью);

23) информация о близких родственниках (отец, мать, братья, сестры и дети), а также супругах, в том числе бывших, постоянно проживающих за границей и (или) оформляющих документы для выезда на постоянное место жительства в другое государство (фамилия, имя, отчество, с какого времени проживают за границей);

24) информация об отношении к воинской обязанности, сведения по воинскому учету (для граждан, пребывающих в запасе, и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

25) информация о наличии (отсутствии) судимости;

26) информация о допуске к государственной тайне, оформленном за период работы, службы, учебы (форма, номер и дата);

27) информация о наличии (отсутствии) заболевания, препятствующего поступлению на государственную гражданскую службу Российской Федерации или ее прохождению, подтвержденная заключением медицинского учреждения;

28) информация о наличии (отсутствии) медицинских противопоказаний для работы с использованием сведений, составляющих государственную тайну, подтвержденная заключением медицинского учреждения;

29) сведения о доходах, о расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также о доходах, о расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера членов семьи;

30) информация об отпусках (периодах отпусков) и командировках (периодах и местах командировок);

31) информация о прохождении аттестации и сдаче квалификационного экзамена;

32) информация об участии в конкурсных процедурах, включении в кадровый резерв;

33) информация о проведении служебных проверок;

34) информация о наложении дисциплинарных взысканий, их снятии (отмене);

35) информация о поощрении;

36) информация о размере денежного содержания и иных выплат;

37) информация, содержащаяся в служебном контракте, дополнительных соглашениях к служебному контракту (в трудовом договоре, дополнительных соглашениях к трудовому договору);

38) иная информация, содержащаяся в анкете, личной карточке государственного гражданского служащего (личной карточке работника);

39) фотография гражданина;

40) информация о составе семьи государственного гражданского служащего Свердловской области (лица, замещающего государственную должность Свердловской области), месте нахождения занимаемого им жилого помещения и его общей площади, содержащаяся в справке, выданной органами регистрационного учета граждан Российской Федерации по месту пребывания и по месту жительства в пределах Российской Федерации или должностными лицами, ответственными в соответствии с федеральным законодательством за ведение такого учета;

41) информация о наличии либо об отсутствии зарегистрированных прав на недвижимое имущество у государственного гражданского служащего Свердловской области и членов его семьи;

42) информация о банковских реквизитах расчетного счета государственного гражданского служащего Свердловской области, открытого в кредитной организации, содержащаяся в Соглашении об использовании субсидии государственным гражданским служащим Свердловской области для осуществления части расходов на приобретение жилого помещения;

43) контактные данные физического лица (почтовый адрес, адрес электронной почты);

44) информация о паспорте иностранного гражданина (серия, номер, дата выдачи) или ином документе, удостоверяющем личность иностранного гражданина или лица без гражданства;

45) информация о въездной российской визе иностранного гражданина;

46) информация о городах посещения иностранного гражданина в Российской Федерации.

5. В целях обеспечения реализации Министром полномочий представителя нанимателя (работодателя) в отношении лиц, указанных в подпункте 1 пункта 3 Правил, в Министерстве обрабатываются персональные данные лиц, замещающих должности, указанные в подпункте 1 пункта 3 Правил.

В целях, предусмотренных частью первой настоящего пункта, обрабатываются персональные данные, указанные в подпунктах 1 - 43 пункта 4 Правил.

6. В целях оформления и выдачи пропусков в здание Администрации Губернатора Свердловской области обрабатываются персональные данные следующих субъектов:

1) лиц, замещающих должности государственной гражданской службы Свердловской области в Министерстве;

2) лиц, замещающих должности, не отнесенные к должностям государственной гражданской службы Свердловской области, в Министерстве;

3) граждан, в отношении которых имеется поручение Министра об оформлении временного пропуска.

В целях, предусмотренных частью первой настоящего пункта, обрабатываются персональные данные, указанные в подпункте 1, абзаце втором подпункта 16 и подпункте 39 пункта 4 Правил.

7. В целях организации и обеспечения проведения конкурсов на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы Свердловской области в Министерстве, а также конкурсов на включение в кадровый резерв Министерства в Министерстве обрабатываются персональные данные граждан (гражданских служащих), изъявивших желание участвовать в указанных конкурсах, указанные в подпунктах 1 - 27, 38 и 39 пункта 4 Правил, а также иные персональные данные, содержащиеся в документах, представленных гражданами (гражданскими служащими) для участия в конкурсе на замещение вакантной должности (на включение в кадровый резерв).

8. В целях организации и обеспечения деятельности комиссии по жилищным вопросам Министерства в Министерстве обрабатываются персональные данные гражданских служащих, указанные в подпунктах 1, 3, абзаце втором подпункта 16, подпунктах 17 и 40 - 42 пункта 4 Правил, а также иные персональные данные, содержащиеся в документах, представленных в комиссию по жилищным вопросам Министерства.

9. В целях организации и обеспечения дополнительного профессионального образования в Министерстве обрабатываются персональные данные гражданских служащих, указанные в подпунктах 1, 13, 15 и абзаце втором подпункта 16 пункта 4 Правил.

10. В целях обеспечения деятельности комиссии Министерства по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских служащих Свердловской области и урегулированию конфликта интересов обрабатываются персональные данные гражданских служащих и лиц, замещавших должности государственной гражданской службы Свердловской области в Министерстве, указанные в подпунктах 1, 3, абзацах втором и третьем подпункта 16 и подпункте 29 пункта 4 Правил, а также иные персональные данные, содержащиеся в документах, представленных для рассмотрения комиссии Министерства по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских служащих Свердловской области и урегулированию конфликта интересов.

11. В целях обеспечения деятельности комиссии Министерства Свердловской области по организации подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства Российской Федерации и мероприятий, реализуемых в Свердловской области в рамках выполнения Государственного плана, в Министерстве обрабатываются персональные данные участников конкурсного отбора для подготовки в соответствии с Государственным планом (далее - соискатели), указанные в подпунктах 1, 3, 16 и 19 пункта 4 Правил, а также иные персональные данные, содержащиеся в документах, представленных соискателями.

12. В целях обеспечения реализации полномочий по представлению к наградам Свердловской области в Министерстве обрабатываются персональные данные лиц, представляемых к награждению наградами Свердловской области, указанные в подпунктах 1, 3, 16 и 19 пункта 4 Правил, а также иные персональные данные, содержащиеся в наградных документах, представленных в Министерство.

13. В целях формирования списков гражданских служащих, необходимых для обеспечения медицинского обслуживания в государственном бюджетном учреждении здравоохранения Свердловской области "Свердловская областная больница N 2", в Министерстве обрабатываются персональные данные, указанные в подпунктах 1, 3, абзаце втором подпункта 16 пункта 4 Правил.

14. В целях формирования телефонных справочников Министерства в Министерстве обрабатываются персональные данные, указанные в подпунктах 1, 3, 6, абзаце втором подпункта 16, подпункте 43 пункта 4 Правил.

15. В целях рассмотрения обращений граждан и подготовки ответов на них в Министерстве обрабатываются персональные данные граждан, направивших обращения, указанные в подпунктах 1, 43 пункта 4 Правил, а также иные персональные данные, указанные в обращении.

16. В целях осуществления подготовки к совещаниям Министерства, заседаниям коллегии Министерства, общественного совета при Министерстве в Министерстве обрабатываются персональные данные участников названных совещаний и заседаний, указанные в подпунктах 1, 6, абзаце втором подпункта 16, подпункте 43 пункта 4 Правил.

17. В целях подготовки и согласования проектов правовых актов Губернатора Свердловской области и правовых актов Министерства Свердловской области в Министерстве обрабатываются персональные данные исполнителя проекта правового акта, ответственного за содержание проекта правового акта, докладчика по проекту правового акта, лиц, согласующих проект правового акта, указанные в подпунктах 1, 6, абзаце втором подпункта 16, подпункте 43 пункта 4 Правил.

18. В целях подготовки документов, необходимых для направления в Представительство МИД России в г. Екатеринбурге ходатайства Министерства об оформлении приглашений иностранным гражданам на въезд в Российскую Федерацию, в Министерстве обрабатываются персональные данные, указанные в подпунктах 1 - 4, абзаце втором подпункта 16, подпунктах 21, 43 - 46 пункта 4 Правил.

19. В целях подготовки документов, необходимых для направления в дипломатические и консульские учреждения Российской Федерации в иностранных государствах об оформлении визы иностранным гражданам на въезд в Российскую Федерацию, в Министерстве обрабатываются персональные данные, указанные в подпунктах 1 - 4, абзаце втором подпункта 16, подпунктах 21, 43 - 46 пункта 4 Правил.

20. В целях подготовки документов, необходимых для организационного обеспечения Министерством мероприятий по осуществлению международных и внешнеэкономических связей Свердловской области, в Министерстве обрабатываются персональные данные участников мероприятий, указанные в подпунктах 1, 6, 7, абзаце втором подпункта 16, подпункте 44 пункта 4 Правил.

21. Сроки обработки персональных данных определяются в соответствии с законодательством Российской Федерации и Свердловской области.

22. После завершения обработки персональных данных документы, содержащие персональные данные, подлежат хранению либо уничтожению в порядке и сроки, предусмотренные законодательством Российской Федерации об архивном деле.