Приложение N 5

Приложение N 5
к административному регламенту
исполнения
Управлением архивами
Свердловской области
государственной функции
по осуществлению контроля
за соблюдением законодательства
об архивном деле в Российской Федерации,
законов и иных нормативных правовых
актов Свердловской области
об архивном деле в Свердловской области

Перечень
документов, предоставляемых проверяемым юридическим лицом

1. Государственный, муниципальный архив:

Устав государственного архива;

Устав муниципального архива;

положение о структурном подразделении органа местного самоуправления, создаваемое муниципальным образованием, расположенным на территории Свердловской области, которые осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов; положения о структурных подразделениях архива; должностные инструкции, должностные регламенты сотрудников; приказы архива, решения, постановления (распоряжения) органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области, относящиеся к основной деятельности структурного подразделения органа местного самоуправления, муниципального архива; штатное расписание;

акт приема-передачи документов на хранение в архивный отдел администрации муниципального образования;

паспорт архива организации, являющейся источником комплектования архивного отдела администрации муниципального образования;

решение о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации архивных документов;

акты и справки по итогам предыдущих проверок;

договор администрации муниципального образования с собственником или владельцем документов о передаче документов Архивного фонда Российской Федерации;

договор между собственником или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным архивом (органом местного самоуправления), музеем, библиотекой либо научной организацией, включенной в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации;

договор хранения архивных документов, переданных в государственные архивы Свердловской области, музеи и библиотеки Свердловской области;

договор хранения архивных документов, переданных в муниципальные архивы, музеи и библиотеки;

договор о временном хранении архивных документов между организацией и государственным или муниципальным архивом;

договор между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом;

договор дарения, завещание, договор купли-продажи, решение суда о передаче документов в архив;

уведомление правопреемника о переходе к нему прав собственника на документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности;

правовой акт государственного органа, органа местного самоуправления, организации о предоставлении архиву здания и (или) помещения; журнал учета ключей к замкам помещений архива; список лиц, имеющих право доступа в архивохранилище; пропуск на вынос из архива архивных документов, научно-справочного аппарата к ним;

положение о справочно-информационном фонде, научно-справочной библиотеке архива;

положения о дирекции и комиссиях архива (экспертной, методической и иных коллегиальных органах);

протоколы заседаний и решения дирекции, комиссий; инструкция по делопроизводству; номенклатура дел;

инструкции по технике безопасности и охране труда; заключение о соответствии месторасположения архива требованиям пожарной безопасности;

журнал учета инструктажа по охране труда, технике безопасности; заключение санитарно-эпидемиологической службы о степени загрязненности воздуха;

инструкция о порядке работы архива при чрезвычайных ситуациях; инструкция об охранном режиме архива; инструкция о мерах пожарной безопасности в архиве; договоры с охранными предприятиями, акты, предписания органов надзора за охранным и пожарным режимами; схемы эвакуации людей и документов;

архивные документы, документы Архивного фонда Российской Федерации;

копии фонда пользования, страховые копии особо ценных документов, в том числе уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации; порядок учета архивных документов; схема учета архивных документов;

книга учета поступлений документов;

список фондов;

листы и карточки фондов;

листы учета аудиовизуальных документов;

дела фондов;

реестр описей дел, документов; описи дел, документов;

инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни; паспорт архивохранилища; лист учета и описания уникального документа; список фондов, содержащих особо ценные документы; опись особо ценных дел, документов или перечень номеров особо ценных дел, документов (номерник);

реестр описей особо ценных дел, документов;

книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования;

опись страхового фонда;

план (схема) размещения архивных фондов в архивохранилище; карточки (листы) постеллажного и пофондового топографических указателей;

карты-заместители;

карточки учета архивных документов с повреждениями носителя; книга учета выдачи архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища;

карточки, книги движения фондов, описей дел, документов; книги учета документов, переданных в другие архивы; книги учета фондов и документов, выделенных к уничтожению; книги повидового учета документов; вспомогательные учетные документы; учетные базы данных;

книга учета выдачи дел во временное пользование; карточки учета необнаруженных архивных документов; карточки учета архивных документов с повреждениями текста; картотека (книга) учета физического (технического) состояния архивных документов;

карточки учета технического состояния аудиовизуальных документов; книга учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии;

журнал учета документов относящихся к государственной собственности Свердловской области, временно хранящихся в муниципальном архиве;

журнал учета температурно-влажностного режима;

список организаций - источников комплектования архива;

список физических лиц (собственников или владельцев архивных

документов) - источников комплектования архива;

наблюдательные дела организаций - источников комплектования архива; планы-графики приема документов на постоянное хранение в архив, утверждения и согласования описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, согласования номенклатур дел, положений об архивах организаций, экспертных комиссиях, инструкций по делопроизводству;

учетно-справочная картотека (база данных) работы с источниками комплектования;

договоры об отношениях и сотрудничестве с организациями негосударственной собственности, физическими лицами - источниками комплектования архива;

акт возврата архивных документов собственнику; акт страховой оценки архивных документов;

архивные справочники (путеводители, каталоги, указатели, обзоры); журналы (базы данных) регистрации поступающих запросов; заявления, письма граждан и организаций о получении архивной справки по документальным материалам, вторые экземпляры архивных справок;

договор о проведении выставки;

договор со сторонней организацией о проведении работ в отношении архивных документов;

журнал по учету состояния научно-справочного аппарата, картотека на бумажном носителе и/или в автоматизированном режиме; порядок работы читального зала архива; личные дела пользователей;

письменное разрешение гражданина, наследников данного гражданина на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности;

журнал учета посетителей и тематики исследований; тематический план (концепция), тематико-экспозиционный план выставки;

заказы на копирование архивных документов;

книга (журнал) учета заказов на копирование архивных документов.

2. Орган государственной власти, орган местного самоуправления и организация:

приказы (распоряжения) о создании экспертной комиссии организации - источника комплектования государственного, муниципального архива;

положение об архиве организации - источник комплектования государственного, муниципального архива;

правовой акт о создании архива организации;

положение об экспертной (центральной экспертной) комиссии (ЭК, ЦЭК) организации - источник комплектования государственного,

муниципального архива;

протоколы заседаний и решения ЭК (ЦЭК);

паспорт архива организации и пояснительная записка к нему;

номенклатура дел;

список фонда;

лист фонда;

дело фонда;

реестр описей;

описи дел, документов;

карта-заместитель дела;

лист-заверитель дела;

лист использования документов;

карточки постеллажного и пофондового топографических указателей; книги учета выдачи архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища;

книги учета выдачи архивных документов, дел, копий фонда пользования во временное пользование;

книга учета поступления и выбытия документов; единицы хранения архивных документов;

акты о выдаче архивных документов, дел во временное пользование; акты об утрате документов;

акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению;

акты о неисправимых повреждениях архивных документов; акты об обнаружении неучтенных архивных документов, не относящихся к данному архиву, фонду;

акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны; акты приема-передачи архивных документов, дел на хранение; акты об изъятии подлинных единиц хранения, документов; акты о проверке наличия и состояния архивных документов; акты о технических ошибках в учетных документах; листы проверки наличия и состояния архивных документов; приемо-сдаточные накладные о сдаче дел;

заказы (требования, служебные записки) на выдачу архивных документов, дел, копий фонда пользования, описей дел, документов;

запросы (заявления, письма) пользователей о предоставлении информации, вторые экземпляры архивных справок, архивных выписок; книги (базы данных) регистрации поступающих запросов.