Приложение N 8. Порядок реализации проектов по улучшению с использованием методов бережливого производства в медицинской организации

Приложение N 8
к приказу
Министерства здравоохранения
Свердловской области
от 25.01.2021 г. N 98-п

Порядок реализации проектов по улучшению с использованием методов бережливого производства в медицинской организации

Проект по улучшению в медицинской организации реализуется комплексно, на всех уровнях системы организации медицинской помощи, с участием большинства сотрудников.

Внедрение принципов бережливого производства происходит "сверху вниз": необходимым условием успешной долгосрочной стратегии развития медицинской организации является сотрудничество между ее руководством и заинтересованными в переменах сотрудниками. Важным элементом является вовлеченность руководства в процесс положительных изменений в медицинской организации.

На старте проекта по улучшению задачей руководителя медицинской организации является формирование положительного отношения персонала медицинской организации к проектной деятельности, убеждения в важности начинаемой работы как для пациентов, так и для самих сотрудников, проявление личной заинтересованности и уверенности в успешной реализации проекта.

Руководитель медицинской организации должен принимать активное участие во внедрении принципов бережливого производства, в том числе подразумевающее приоритетное выделение необходимых ресурсов, консультирование команды по вопросам компетенции, проявление интереса к достижениям команды, присутствие на стартовых совещаниях, поощрение участников рабочей группы (команды) проекта по результатам работы.

Руководитель медицинской организации должен быть заинтересован в проведении обучения сотрудников философии, принципам, инструментам и методам бережливого производства.

Кроме того, руководитель должен пройти соответствующее обучение наряду с персоналом медицинской организации, формируя своим примером приверженность принципам бережливого производства у всего коллектива.

Типовые этапы реализации проектов по улучшению

Принято выделять следующие этапы реализации проекта по улучшению:

Этап 1 - "Подготовка и открытие проекта" - 2-3 недели;

Этап 2 - "Диагностика и целевое состояние" - 4-5 недель;

Этап 3 - "Внедрение улучшений" - 8-10 недель;

Этап 4 - "Закрепление результатов и закрытие проекта" - 3-4 недели.

Этап 1 "Открытие и подготовка проекта" (2 - 3 недели)

На первом этапе осуществляется: определение приоритетных (проблемных) направлений для улучшений; формирование команды проекта, обучение философии, принципам, инструментам и методам бережливого производства; формирование пакета распорядительных документов о реализации в медицинской организации проектов по улучшениям, оформление стенда проекта.

Определение приоритетных (проблемных) направлений

Для этого используются несколько подходов:

1) принятие решения на общем собрании администрации медицинской организации и участников (владельцев) процесса после открытого обсуждения;

2) по результатам анкетирования пациентов и сотрудников медицинской организации;

3) с помощью использования листов проблем и листов предложений для пациентов и сотрудников медицинской организации;

4) принятие инициативного решения о тиражировании лучших практик, полученных по результатам реализации проектов по улучшениям в иных медицинских организациях, актуальных и имеющих область применения в данной медицинской организации.

Оптимальное количество проектов - не менее пяти одновременно.

Следует обратить внимание, что не все проблемы требуют открытия проекта по улучшению, возможно внедрение системы подачи и реализации предложений по улучшениям с утверждением положения, заполнением бланка заявления на предложение по улучшению и ведению журнала регистрации предложений (приложение N 6 Методических рекомендаций Министерства здравоохранения Российской Федерации "Новая модель медицинской организации, оказывающей первичную медико-санитарную помощь").

Формирование команды проекта по улучшению, обучение философии, принципам и методам бережливого производства

Успешная разработка и реализация проекта по улучшению зависят от создания компетентной и сплоченной команды проекта по улучшению - рабочей группы.

Рабочая группа (команда) проекта по улучшению представляет собой временное организационное объединение инициативных сотрудников различных структурных подразделений медицинской организации с целью реализации конкретного проекта по улучшению.

Отличительными чертами деятельности рабочей группы проекта являются общая цель, совместная работа и ответственность.

Статус членов команды - равенство, делегирование полномочий, совместное решение задач, коммуникативность, сплоченность, командное обучение.

Задачи и цели деятельности рабочей группы проекта, ее полномочия и состав утверждаются приказом (распоряжением) руководителя медицинской организации.

Оптимальная численность рабочей группы - от 5 до 7 человек. Для успешной деятельности рабочих групп в медицинской организации рекомендуется выделение отдельного помещения, в котором проходят совещания по реализации проектов по улучшению. Совещания рекомендуется проводить по мере необходимости, но не реже 1 раза в неделю. Работу команды проекта по улучшению возглавляет лидер проекта. Лидер проекта избирается из числа сотрудников за такие качества как инициативность и высокий уровень знаний, в том числе по направлению реализуемого проекта.

В функции лидера входит управление проектом, находящимся в зоне его ответственности и компетенции, осуществление защиты проекта перед руководством и сотрудниками медицинской организации, подбор новых членов команды. Немаловажной является поддержка лидера руководством медицинской организации. Лидер может возглавлять только один проект по улучшению.

Формирование пакета распорядительных документов о реализации в медицинской организации проектов по улучшениям

Для реализации мероприятий проекта необходимо формирование пакета документов - приказов руководителя медицинской организации, которые должны содержать информацию о: реализации проекта (проектов) по улучшению; создании рабочих групп по направлениям с указанием регламентированного времени их работы и распределении обязанностей (при наличии) в рабочих группах; внесении изменений в составы рабочих групп; системе подачи предложений по улучшению. Копию приказа о реализации проекта необходимо направить в Региональный центр организации первичной медико-санитарной помощи Свердловской области на адрес электронной почты: umsep-de@yandex.ru.

Данный этап завершается оформлением информационного стенда проекта (в составе инфоцентра), наполнение которого осуществляется в течение всего процесса реализации проекта по улучшению (приложение 8.1), и формированием паспорта проекта (приложение 8.2). Разработанные паспорта проекта необходимо направить на согласование в Региональный центр организации первичной медико-санитарной помощи Свердловской области на адрес электронной почты: umsep-de@yandex.ru, после согласования утвердить руководителем медицинской организации.

Этап 2 "Диагностика и целевое состояние" (4-5 недель)

На данном этапе проводится картирование потока создания ценности (далее - ПСЦ) с анализом текущего состояния процессов, выявление проблем и работа с ними, составление карты целевого состояния.

Данный этап завершается общим стартовым совещанием (Kick-off), которое проводится на базе площадок в управленческих округах и г. Екатеринбурге по реализации мероприятий по созданию и тиражированию "Новой модели медицинской организации, оказывающей первичную медико-санитарную помощь" (приложение N 2),

Стартовое совещание рекомендуется проводить при участии представителей Министерства здравоохранения Свердловской области, Территориального фонда обязательного медицинского страхования

Свердловской области, Росздравнадзора по Свердловской области, Роспотребнадзора по Свердловской области, Регионального центра организации первичной медико-санитарной помощи, руководства медицинской организации, команды проекта. На стартовом совещании происходит защита проекта (проектов) по улучшению и официально объявляется о начале реализации плана мероприятий по достижению целевого состояния. Для графической визуализации плана мероприятий рекомендовано использование тактического плана реализации (приложение N 8.3) или диаграммы Ганта. Протоколы стартовых совещаний направляются в Региональный центр организации первичной медико-санитарной помощи Свердловской области на адрес электронной почты: umsep-de@yandex.ru. Результатом данного этапа является разработка Плана мероприятий по достижению целевого состояния, утвержденный руководителем медицинской организации.

Этап 3 "Внедрение улучшений" (8 - 10 недель)

Данный этап формируется из следующих действий: выполнение плана мероприятий согласно установленным срокам; периодическая оценка достижения целевых показателей процесса и корректировка плана мероприятий при необходимости; еженедельный отчет команды проекта руководителю медицинской организации или его заместителям - о ходе реализации проекта по улучшению непосредственно на рабочей площадке. Результатами данного этапа является достижение целевого состояния или иного состояния, обусловленного объективными причинами.

Этап 4 "Закрепление результатов и закрытие проекта" (3-4 недели)

На данном этапе проводится мониторинг устойчивости улучшений, при необходимости - проведение корректирующих действий. Результатом данного этапа является стандартизация процесса с целью сохранения и стабилизации достигнутых результатов (приложение N 8.4). Правила разработки стандартной операционной карты представлены в приложении N 8 Методических рекомендаций Министерства здравоохранения Российской Федерации "Реализация проектов по улучшению с использованием методов бережливого производства в медицинской организации, оказывающей первичную медико-санитарную помощь". Пересмотр разработанных стандартов улучшенных процессов должен происходить не реже 1 раза в год с обновлением имеющихся стандартов по мере необходимости, в том числе при дополнительном оснащении структурных подразделений новым медицинским оборудованием (техникой) или ее модернизации, внедрении новых методик и прочее. По результатам реализованных проектов оформляется итоговая презентация в соответствии с шаблоном и направляется в Региональный центр организации первичной медико-санитарной помощи Свердловской области на адрес электронной почты: umsep-de@yandex.ru.