Приложение 1. Положение об организации проектной деятельности в Городской Управе города Калуги

Приложение 1
к постановлению
Городской Управы
г. Калуги
от 12.09.2017 N 314-п

Положение
об организации проектной деятельности в Городской Управе города Калуги

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок организации проектной деятельности в Городской Управе города Калуги (далее - Положение).

1.2. Основной целью организации проектной деятельности является обеспечение достижения результатов при реализации проектов муниципального образования "Город Калуга" (далее - проекты), что достигается за счет:

- соблюдения или сокращения сроков достижения требуемого результата;

- обеспечения эффективного использования ресурсов, выделяемых для реализации проектов;

- обеспечения прозрачности, обоснованности и своевременности принимаемых решений посредством предоставления актуальной и достоверной информации о реализации проектов;

- повышения эффективности взаимодействия органов Городской Управы города Калуги;

- обеспечения эффективных механизмов контроля за реализацией проектов.

1.3. В настоящем Положении используются следующие термины:

- проект - комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленных на достижение результатов в сфере социально-экономической и инвестиционной политики муниципального образования "Город Калуга";

- проектная деятельность - деятельность, связанная с инициированием, предпроектной подготовкой, реализацией и завершением проекта.

2. Участники проектной деятельности

2.1. Организационная структура участников проектной деятельности включает в себя:

а) постоянные органы управления проектной деятельностью, к которым относятся:

- совет по проектной деятельности в Городской Управе города Калуги (далее - Совет);

- куратор проектной деятельности;

- муниципальный проектный офис;

б) формируемые в целях реализации проектов временные органы управления проектной деятельностью, к которым относятся:

- куратор проекта;

- заказчик проекта;

- руководитель проекта;

- участники проекта.

2.2. Совет является постоянно действующим совещательным органом, образованным на основании постановления Городской Управы города Калуги.

2.3. Совет:

2.3.1. Рассматривает предложения по проекту и заключения о нецелесообразности реализации проекта.

2.3.2. Принимает решение о реализации проекта.

2.3.3. Принимает решение о плановом и досрочном завершении проекта.

2.3.4. Рассматривает итоговые и ежегодные отчеты о реализации проектов.

2.3.5. Формирует рекомендации по вопросам, которые в соответствии с настоящим Положением относятся к сфере его деятельности.

2.4. Функции куратора проектной деятельности осуществляет заместитель Городского Головы - начальник управления экономики и имущественных отношений города Калуги.

2.5. Куратор проектной деятельности обеспечивает взаимодействие органов Городской Управы города Калуги в сфере реализации проектной деятельности.

2.6. Функции муниципального проектного офиса осуществляет управление экономики и имущественных отношений города Калуги.

2.7. Муниципальный проектный офис:

2.7.1. Организует заседания Совета по вопросам подготовки, реализации и завершения проектов.

2.7.2. Осуществляет мониторинг реализации проектов.

2.7.3. Осуществляет накопление и систематизацию опыта проектного управления в органах Городской Управы города Калуги.

2.7.4. Организует семинары по проектной деятельности.

2.7.5. Оказывает содействие по вопросам организации проектной деятельности в органах Городской Управы города Калуги.

2.8. Куратор проекта - заместитель Городского Головы города Калуги, руководитель органа Городской Управы города Калуги.

2.9. Куратор проекта:

2.9.1. Оказывает всестороннее содействие реализации проекта.

2.9.2. Согласовывает общие подходы к реализации проекта.

2.9.3. Контролирует выполнение функций руководителем проекта.

2.9.4. Содействует привлечению к участию в проекте органов Городской Управы города Калуги.

2.9.5. Запрашивает у органов Городской Управы города Калуги, органов местного самоуправления муниципального образования "Город Калуга", иных организаций и лиц в установленном действующим законодательством порядке информацию и документы, необходимые для реализации проекта.

2.9.6. Согласовывает проекты итоговых и ежегодных отчетов о реализации проекта.

2.10. Руководитель проекта - руководитель органа Городской Управы города Калуги или должностное лицо органа Городской Управы города Калуги.

2.11. Руководитель проекта:

2.11.1. Обеспечивает разработку, исполнение и своевременную актуализацию сводного плана проекта, а также формирование на его основе рабочего плана проекта.

2.11.2. Осуществляет оперативное управление реализацией проекта, обеспечивая достижение целей, показателей запланированных результатов в соответствии со сроками осуществления проекта.

2.11.3. Обеспечивает подготовку проектов запросов в органы Городской Управы города Калуги, органы местного самоуправления муниципального образования "Город Калуга", в иные организации по вопросам реализации проекта.

2.11.4. Обеспечивает представление отчетности и организацию внутреннего мониторинга реализации проекта.

2.12. Заказчик проекта - орган Городской Управы города Калуги, осуществляющий основные полномочия в сфере реализации проекта.

2.13. Заказчик проекта:

2.13.1. Разрабатывает (проводит экспертизу) предложения по проекту.

2.13.2. Обеспечивает разработку и согласование паспорта проекта.

2.14. Участник проекта - орган Городской Управы города Калуги, который принимает участие в реализации проекта в рамках своих функций и полномочий.

3. Инициирование проектов

3.1. Предложения по проектам разрабатываются и инициируются органами Городской Управы города Калуги по собственной инициативе, а также в соответствии с поручениями Городского Головы города Калуги, решениями Совета, в том числе исходя из действующих муниципальных программ муниципального образования "Город Калуга".

3.2. Предложение по проекту должно содержать:

3.2.1. Наименование предлагаемого к реализации проекта. Наименование рекомендуется формулировать одним предложением, раскрывающим его суть.

3.2.2. Описание существующих или возможных проблем, на решение которых направлена реализация проекта, либо описание возможностей, которые целесообразно использовать посредством реализации проекта. Дополнительно, при необходимости, указываются причины появления проблем и возможностей.

3.2.3. Связь проекта с действующими муниципальными программами муниципального образования "Город Калуга" и иными официальными документами, содержащими прямые или косвенные основания для инициации и последующей реализации проекта.

3.2.4. Цели, которые планируется достигнуть за счет реализации проекта с указанием целевых значений конкретных количественных или качественных показателей.

3.2.5. Способы достижения целей, основные мероприятия и результаты проекта.

3.2.6. Основные риски и возможности, которые могут повлиять на достижение или недостижение целей проекта.

3.2.7. Оценка длительности проекта и предварительная оценка необходимых затрат на реализацию проекта.

3.2.8. Органы управления проектом в соответствии с подпунктом б) пункта 2.1 Положения.

3.2.9. Дополнительная информация, которую необходимо учесть при запуске проекта.

3.3. При наличии поручения Городского Головы города Калуги или решения Совета о целесообразности подготовки проекта разработка предложения по проекту не требуется. По соответствующему проекту сразу формируется паспорт проекта.

3.4. Инициатор предоставляет предложение по проекту в муниципальный проектный офис.

3.5. Муниципальный проектный офис регистрирует предложение по проекту, определяет потенциального заказчика проекта и направляет ему предложение по проекту на экспертизу. В случае если инициатор проекта одновременно является потенциальным заказчиком - проект на рассмотрение не направляется.

3.6. Орган Городской Управы города Калуги - потенциальный заказчик проекта в течение 21 календарного дня рассматривает предложение по проекту, согласовывает его с потенциальными участниками проекта, при необходимости дорабатывает его совместно с инициатором проекта и направляет согласованное предложение по проекту или заключение о нецелесообразности реализации проекта в муниципальный проектный офис.

3.7. Муниципальный проектный офис организует заседание Совета с участием инициатора проекта и потенциального заказчика проекта по рассмотрению предложения по проекту.

3.8. В случае одобрения предложения по проекту Советом разрабатывается паспорт проекта.

3.9. Паспорт проекта разрабатывается заказчиком проекта по форме согласно приложению 1 к настоящему Положению.

3.9.1. В наименовании проекта указывается действие, объект над которым совершается действие, а также территория реализации. Наименование проекта должно соотноситься с целями и результатами проекта и формулироваться одним предложением, раскрывающим его суть. В наименовании проекта возможно отражение эффекта от его реализации. В кратком наименовании проекта приводится словосочетание, состоящее из 2 - 3 слов, которое планируется использовать в документах и средствах массовой информации. Краткое наименование рекомендуется формулировать в терминах, формирующих позитивный образ проекта.

3.9.2. В сроке начала и окончания проекта указывается планируемая дата начала реализации и планируемая дата завершения проекта в формате "ДД.ММ.ГГГГ - ДД.ММ.ГГГГ".

3.9.3. В строках "Куратор проекта", "Руководитель проекта" указываются Ф.И.О. и должность соответственно куратора проекта и руководителя проекта.

3.9.4. В строках "Заказчик проекта", "Участники проекта" указываются наименования органов Городской Управы города Калуги, являющихся соответственно заказчиком проекта и участниками проекта.

3.9.5. В формулировке цели проекта должен содержаться социальный, экономический или иной общественно значимый и общественно-понятный эффект от реализации проекта, выраженный в численно-измеримых показателях.

3.9.6. В строке "Показатели проекта и их значения по годам" приводится список (наименования), единицы измерения и значения показателей по годам реализации проекта.

3.9.7. В строке "Результаты проекта" указываются непосредственные результаты, создаваемые в рамках реализации проекта, которые позволят достичь цели проекта. По каждому результату приводятся требования к результату проекта с указанием качественных и количественных характеристик, которые позволяют однозначно оценить получение указанного результата.

3.9.8. Раздел "Этапы и контрольные точки" содержит информацию об этапах и контрольных точках проекта из расчета не менее 2 - 6 в год равномерно распределенных в течение года. Контрольная точка фиксирует факт получения результата или достижения показателя проекта. В столбце "Срок" указывается плановая дата в формате "ДД.ММ.ГГГГ", к которой контрольная точка будет выполнена, в столбце "Тип" указывается тип контрольной точки (завершение этапа, контрольная точка результата, контрольная точка показателя).

3.9.9. Раздел "Бюджет проекта" содержит информацию об объеме требуемого для реализации проекта финансового обеспечения и источников финансирования по годам реализации проекта. Распределение объема финансовых средств по годам реализации проекта осуществляется в соответствии со сроками выполнения мероприятий проекта и создания результатов проекта. Объемы расходов указываются по годам в тыс. рублей, до двух знаков после запятой.

3.9.10. Раздел "Ключевые риски и возможности" содержит краткое описание 3 - 6 ключевых рисков и возможностей с отражением негативных последствий от наступления риска, а также вероятных позитивных эффектов от ключевых возможностей, включая влияние на показатели проекта. Для каждой строки указывается перечень мероприятий и мер, которые будут способствовать предупреждению наступления риска, и мероприятий, которые будут способствовать реализации ключевых возможностей. Формулировка риска должна содержать описание негативных последствий от его наступления, описание факторов или событий, вызывающих возникновение риска (рисковое событие), а также причину их появления.

3.9.11. В строке "Связь с муниципальными программами муниципального образования "Город Калуга" приводится перечень (наименования) муниципальных программ муниципального образования "Город Калуга" с указанием соответствующих подпрограмм и основных мероприятий, в рамках которых реализуются или планируются к реализации мероприятия, включенные или планируемые к включению в проект полностью или частично. В перечне муниципальных программ муниципального образования "Город Калуга" необходимо указывать реквизиты нормативных правовых актов, которыми утверждены соответствующие муниципальные программы.

3.9.12. В строке "Взаимосвязь с другими проектами и программами" указывается перечень проектов и программ, прямо или косвенно оказывающих влияние на реализацию проекта, а также проектов и программ, на которые оказывает влияние реализация проекта. С данными проектами и программами осуществляется координации действий в ходе реализации проекта.

3.10. Паспорт проекта утверждается постановлением Городской Управы города Калуги. Проект постановления Городской Управы города Калуги об утверждении паспорта проекта подлежит обязательному согласованию с куратором проектной деятельности, муниципальным проектным офисом, куратором проекта, управлением финансов города Калуги и участниками проекта.

4. Подготовка проекта

4.1. После утверждения паспорта проекта разрабатывается сводный план проекта, который состоит из следующих разделов:

1) план проекта по контрольным точкам;

2) план согласований и контрольных мероприятий проекта;

3) план финансового обеспечения проекта;

4) план управления проектом.

4.2. Разработка сводного плана проекта осуществляется на основе паспорта проекта.

4.3. Разработку сводного плана обеспечивает руководитель проекта по форме согласно приложению 2 к настоящему Положению.

4.4. Сводный план проекта утверждается постановлением Городской Управы города Калуги. Проект постановления Городской Управы города Калуги об утверждении сводного плана проекта подлежит обязательному согласованию с куратором проектной деятельности, муниципальным проектным офисом, куратором проекта, управлением финансов города Калуги, заказчиком и участниками проекта.

4.5. Рабочий план проекта разрабатывается руководителем проекта на основании сводного плана проекта по форме согласно приложению 3 к настоящему Положению.

4.6. Информация, содержащаяся в рабочем плане проекта, подлежит актуализации в ходе реализации проекта.

5. Реализация проекта

5.1. Реализация проекта осуществляется в соответствии со сводным планом проекта и рабочим планом проекта.

5.2. В ходе реализации проекта в сводный план проекта и в рабочий план проекта могут вноситься изменения.

5.3. В ходе реализации проекта проводится соответствующая оценка актуальности его целей, задач и способов реализации с учетом имеющихся рисков и возможностей. Соответствующая оценка проводится заказчиком проекта с участием муниципального проектного офиса в соответствии со сводным планом проекта, а также по инициативе заказчика проекта либо по решению Совета при существенных изменениях обстоятельств, влияющих на реализацию проекта. Результаты оценки и соответствующие предложения рассматриваются на Совете.

6. Завершение проекта

6.1. Проект решения Совета о плановом завершении проекта подготавливается руководителем проекта и рассматривается Советом после его одобрения муниципальным проектным офисом.

К проекту решения о завершении проекта прилагается итоговый отчет о реализации проекта, который подлежит согласованию с куратором проектной деятельности, муниципальным проектным офисом, куратором проекта, управлением финансов города Калуги, заказчиком и участниками проекта до рассмотрения указанного итогового отчета на заседании Совета.

6.2. При принятии Советом решения о досрочном завершении проекта руководитель проекта в течение 30 календарных дней подготавливает итоговый отчет о реализации проекта, согласовывает его с куратором проектной деятельности, муниципальным проектным офисом, куратором проекта, управлением финансов города Калуги, заказчиком и участниками проекта и представляет указанный итоговый отчет для рассмотрения на заседании Совета.

6.3. Итоговый отчет о реализации проекта разрабатывается по форме согласно приложению 4 к настоящему Положению.

6.3.1. В столбце "Оценка достижения" раздела "Сводная информация о реализации проекта" указываются количественные и процентные оценки достижения цели, показателей, результатов, сроков и бюджета проекта в соответствии с информацией, содержащейся в соответствующих разделах итогового отчета.

6.3.2. Столбец "Комментарий" раздела "Сводная информация о реализации проекта" заполняется при наличии отклонений фактических параметров проекта от плановых. В этом случае в ячейке соответствующего параметра приводятся основные причины отклонений.

6.4. После одобрения Советом итоговый отчет о реализации проекта размещается на официальном сайте Городской Управы города Калуги.

7. Мониторинг реализации проектов

7.1. Мониторинг реализации проектов представляет собой систему мероприятий по измерению фактических параметров проектов, расчету отклонения фактических параметров проектов от плановых, анализу их причин, прогнозированию хода реализации проектов, принятию управленческих решений по определению, согласованию и реализации возможных корректирующих воздействий.

7.2. Мониторинг реализации проектов осуществляют:

а) руководитель проекта - в отношении рабочего плана проекта;

б) муниципальный проектный офис - в отношении сводного плана и паспорта проекта.

7.3. Руководитель проекта ежемесячно, не позднее последнего рабочего дня отчетного месяца, представляет данные мониторинга реализации проекта в муниципальный проектный офис в части реализации паспорта проекта, сводного плана проекта, исполнения поручений Совета в рамках реализации проекта.

7.4. Данные мониторинга представляются по форме согласно приложению 5 к настоящему Положению.

7.5. В ячейках раздела 2 и столбцах "Статус" разделов 3 - 6 формы указывается индикатор статуса, имеющий 3 значения:

- отсутствие отклонений;

- наличие отклонений;

- наличие критических отклонений

7.6. Муниципальный проектный офис анализирует представленную информацию о ходе реализации проектов, при необходимости инициирует рассмотрение соответствующих вопросов на заседаниях Совета.

7.7. Руководителем проекта подготавливается ежегодный отчет о ходе его реализации в сроки, определенные сводным планом проекта. После одобрения Советом указанный отчет размещается на официальном сайте Городской Управы города Калуги.