Приложение 1. Положение об управлении протокола и документационного обеспечения администрации Кемеровского муниципального района

Приложение 1
к распоряжению
Администрации Кемеровского
муниципального района
от 17 марта 2016 г. N 93-р

Положение
об управлении протокола и документационного обеспечения администрации Кемеровского муниципального района

1. Общие положения

1.1. Управление протокола и документационного обеспечения администрации Кемеровского муниципального района (далее по тексту - управление) является структурным подразделением администрации Кемеровского муниципального района (далее - администрация района) и входит в блок заместителя главы Кемеровского муниципального района по организационно - территориальным вопросам.

1.2. Управление в своей деятельности подчиняется главе Кемеровского муниципального района (далее - глава района), заместителю главы Кемеровского муниципального района по организационно - территориальным вопросам (далее - заместитель главы района).

1.3. Управление возглавляет начальник управления, назначаемый и освобождаемый от должности приказом администрации района по представлению заместителя главы района.

1.4. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, законами и иными нормативными правовыми актами Кемеровской области, Уставом Кемеровского муниципального района, иными правовыми актами Кемеровского муниципального района, настоящим положением.

1.5. Управление осуществляет свою деятельность во взаимодействии с органами государственной власти Кемеровской области, Советом народных депутатов Кемеровского муниципального района, органами местного самоуправления Кемеровского муниципального района отраслевой и специальной компетенции, структурными подразделениями администрации Кемеровского муниципального района, органами местного самоуправления сельских поселений Кемеровского муниципального района, хозяйствующими субъектами независимо от организационно-правовой формы и формы собственности, общественными объединениями.

1.6. В структуру управления входит отдел по работе с обращениями граждан, отдел документационного обеспечения, архивный отдел. Структура управления представлена в приложении к настоящему положению.

2. Основные задачи управления

2.1. Организация и обеспечение функционирования в администрации района единой системы документирования и управления документацией с использованием автоматизированной системы электронного документооборота.

2.2. Ежемесячное проведение анализа объема документооборота, внесение предложений по совершенствованию методов работы с документами.

2.3. Организация и обеспечение функционирования в администрации района единой системы контроля по своевременному и качественному исполнению документов.

2.4. Ежемесячное проведение анализа состояния исполнительской дисциплины в администрации района, внесение предложений по совершенствованию системы контроля.

2.5. Обеспечение контроля исполнения и анализа выполнения поручений Губернатора Кемеровской области, заместителей Губернатора Кемеровской области, заседаний областных комиссий, главы района.

2.6. Обеспечение сохранности и учета архивных документов, подлежащих постоянному хранению.

2.7. Организация использования архивных документов.

2.8. Протокольное обеспечение совещаний главы района.

2.9. Организация работы с обращениями граждан, объединений граждан, в т.ч. юридических лиц, поступающими в администрацию района (далее - обращения), ведение контроля за учетом и исполнением обращений.

2.10. Организация приемов граждан по личным вопросам главой района.

2.11. Ведение учета печатей, штампов, используемых в работе администрации района, обеспечение централизованного уничтожения и списания с учета печатей и штампов, пришедших в негодность в ходе эксплуатации или выведенных из действия и утративших их практическое значение.

3. Основные функции управления

3.1. Обеспечение контроля за функционированием единой системы электронного документооборота в администрации района.

3.2. Обеспечение и совершенствование единой системы контроля за своевременным и качественным исполнением документов.

3.3. Осуществление в установленном порядке приема, регистрации, передачи на исполнение входящей служебной корреспонденции, поступившей в адрес главы района, заместителей главы Кемеровского муниципального района (далее - заместители главы района).

3.4. Осуществление в установленном порядке приема, регистрации, исходящей служебной корреспонденции за подписью главы района, заместителей главы района.

3.5. Осуществление контроля за исполнением поручений, содержащихся в постановлениях, распоряжениях, протоколах заседаний, совещаний Губернатора Кемеровской области, заместителей Губернатора Кемеровской области.

3.6. Анализ объема документооборота, поручений главы района, состояния исполнительской дисциплины в администрации района, внесение предложений по устранению причин и условий, способствующих ненадлежащему исполнению контролируемых документов.

3.7. Редакционное оформление, подготовка на подпись главе района постановлений, распоряжений администрации района. В необходимых случаях направление их исполнителю на дополнительную проработку.

3.8. Регистрация постановлений, распоряжений администрации района. Тиражирование и рассылка согласно имеющемуся списку.

3.9. Подбор и выдача нормативных, распорядительных актов администрации района из архива.

3.10. Обеспечение учета, хранения нормативных правовых актов органов местного самоуправления Кемеровского муниципального района.

3.11. Оформление протоколов совещаний главы района, рассылка в соответствующие адреса для их исполнения.

3.12. Подготовка по поручению главы района, заместителя главы района проектов нормативных правовых актов, принимаемых в рамках полномочий администрации района.

3.13. Подготовка по поручению главы района, заместителя главы района ответов на обращения, запросы, поступающие в адрес главы района, заместителя главы района, относящиеся к компетенции управления.

3.14. Отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения (архивный отдел).

3.15. Оказание организационно - методического содействия в деятельности ведомственных архивов и организации работы с документами в делопроизводстве органов местного самоуправления Кемеровского муниципального района, муниципальных организаций.

3.16. Организация работы архивного отдела в рамках исполнения муниципальных услуг в соответствии с действующим законодательством.

3.17. Создание и совершенствование научно - справочного аппарата к архивным документам, архивных справочников о составе и содержании документов.

3.18. Обеспечение обмена опытом в сфере делопроизводства, архивного дела между муниципальными образованиями Кемеровской области.

3.19. Осуществление в установленном порядке приема, регистрации, передачи на исполнение обращений, поступивших в адрес главы района, заместителей района, администрации района.

3.20. Осуществление контроля за своевременным и полным рассмотрением обращений.

3.21. Анализ и обобщение обращений, поступающих в администрацию района.

3.22. Глава района может возложить на управление выполнение иных функций, относящихся к архивному делу, вопросам по обращениям граждан, объединений граждан, в т.ч. юридических лиц, сфере документационного, протокольного обеспечения деятельности администрации района.

3.23. Возложение на управление функций, не относящихся к сфере документационного, протокольного обеспечения, архивному делу, вопросам по обращениям, не допускается.

4. Полномочия управления

4.1. Управление для осуществления своих функций имеет право:

4.1.1. Запрашивать и получать необходимые материалы и информацию.

4.1.2. Пользоваться в установленном порядке районным архивом, получать из архива необходимые документы, заверенные надлежащим образом.

4.1.3. Использовать системы связи и коммуникации.

4.1.4. Вносить предложения заместителю главы района по вопросам совершенствования деятельности управления.

4.1.5. Докладывать заместителю главы района, главе района о состоянии работы с документами, об исполнительской дисциплине в администрации района.

4.1.6. Не принимать документы, оформленные с нарушением установленных требований.

4.1.7. Требовать надлежащего материально-технического, информационного и документационного обеспечения деятельности управления.

4.1.8. По поручениям главы района, заместителя главы района принимать участие в заседаниях сессии Совета народных депутатов Кемеровского муниципального района, постоянных комиссий, рабочих групп, президиумов, а также созываемых должностными лицами администрации района совещаниях.

4.2. Управление при реализации своих функций взаимодействует с аппаратом Совета народных депутатов Кемеровского муниципального района, а также с территориальными подразделениями федеральных органов государственной власти, органами государственной власти Кемеровской области, органами местного самоуправления сельских поселений Кемеровского муниципального района и иных муниципальных образований, ассоциациями (союзами) муниципальных образований.

4.3. Управление решает стоящие перед ним задачи во взаимодействии с заместителями главы района, а также подразделениями в составе администрации района, предоставляя им аналитические, информационные и справочные материалы, подготавливаемые в рамках компетенции управления.

4.4. Информационное, документационное, материально-техническое и транспортное обеспечение деятельности управления осуществляют соответствующие подразделения администрации района и подведомственные ей учреждения.

5. Руководство деятельностью управления

5.1. Управление возглавляется начальником управления. Начальник управления назначается на должность и освобождается от должности приказом администрации района.

5.2. Начальник управления руководит деятельностью управления.

5.3. Начальник управления:

5.3.1. Представляет заместителю главы района предложения по штатной численности управления.

5.3.2. Представляет заместителю главы района кандидатуры для назначения на должность работников управления.

5.3.3. Вносит заместителю главы района предложения об освобождении от должности работников управления.

5.3.4. Вносит заместителю главы района предложения о поощрении работников управления и применении к ним мер дисциплинарного взыскания.

5.3.5. Вносит на рассмотрение заместителя главы района вопросы командирования работников управления в пределах Российской Федерации.

5.3.6. Осуществляет организационное руководство управлением, планирует его работу, обеспечивает выполнение настоящего Положения.

5.3.7. Оказывает содействие в получении дополнительного образования работниками управления за счет средств местного бюджета.

5.3.8. Распределяет обязанности между работниками управления, осуществляет контроль за их выполнением.

5.3.9. Визирует заявления работников управления о приеме на работу, переводе, предоставлении отпусков, увольнений и др.

5.3.10. Имеет иные права и обязанности, предусмотренные должностной инструкцией.

5.4. Начальник управления представляет управление в отношениях с аппаратом Совета народных депутатов Кемеровского муниципального района, а также с территориальными подразделениями федеральных органов государственной власти, органами государственной власти Кемеровской области, органами местного самоуправления сельских поселений Кемеровского муниципального района и иных муниципальных образований, ассоциациями (союзами) муниципальных образований.

6. Ответственность

6.1. Начальник управления несет ответственность за полное, своевременное и качественное выполнение задач и функций, возложенных на управление, с учетом прав, предоставленных ему настоящим положением, должностной инструкцией.

6.2. Степень ответственности других работников управления устанавливается их должностными инструкциями.

Заместитель главы Кемеровского муниципального района по организационно-территориальным вопросам

Л.Г. Битук