Приложение N 1. Положение об управлении делами администрации города Кемерово

Приложение N 1
к постановлению
администрации города Кемерово
от 29.03.2017 N 674

Положение
об управлении делами администрации города Кемерово

1. Общие положения

1.1. Управление делами администрации города Кемерово (в дальнейшем - Управление) является самостоятельным функциональным структурным подразделением администрации города Кемерово и создано с целью организационного, документационного, материально - технического и хозяйственного обеспечения деятельности администрации города.

1.2. Управление непосредственно подчиняется заместителю Главы города, руководителю аппарата. Положение об Управлении и его штатная численность утверждаются Главой города.

1.3. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами и федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, законами и нормативными правовыми актами Кемеровской области, Уставом города Кемерово, иными муниципальными правовыми актами города Кемерово, настоящим Положением.

1.4. Управление осуществляет свои полномочия во взаимодействии с органами государственной власти, структурными подразделениями администрации города Кемерово, юридическими лицами всех организационно-правовых форм и форм собственности, общественно - политическими, национальными и религиозными организациями.

1.5. Управление не является юридическим лицом, имеет свою печать, бланки и штампы.

1.6. Полное наименование Управления: управление делами администрации города Кемерово.

1.7. Место нахождения Управления: 650000, г. Кемерово, просп. Советский,54.

2. Основные задачи Управления

2.1. Организация документационного, материально - технического и хозяйственного обеспечения деятельности администрации города.

2.2. Организация взаимодействия администрации города с населением, общественно - политическими, национальными и религиозными организациями.

2.3. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, обеспечение прав граждан на архивную информацию.

2.4. Разработка основных направлений, планов развития архивного дела в городе и обеспечение их реализации.

3. Основные функции Управления

3.1. Обеспечение установленного порядка документирования и делопроизводства в администрации города.

3.2. Осуществление контроля за своевременным исполнением правовых актов и иных документов администрации города.

3.3. Организация планирования деятельности администрации города и обеспечение контроля за исполнением планов работы администрации города.

3.4. Разработка и осуществление мероприятий по совершенствованию деятельности структурных подразделений администрации города по вопросам, входящим в компетенцию Управления.

3.5. Организация подготовки и проведения коллегии администрации города, иных мероприятий с участием Главы города.

3.6. Содействие в реализации полномочий муниципальной, территориальных, окружных и участковых избирательных комиссий в период проведения избирательных кампаний.

3.7. Организация работы с обращениями и запросами депутатов.

3.8. Взаимодействие с представителями общественно-политических, религиозных и национальных объединений.

3.9. Оказание содействия развитию территориального общественного самоуправления, участию жителей в решении вопросов городского значения.

3.10. Координация в пределах компетенции Управления деятельности МКУ "Центры по работе с населением", МКУ "Кемхозсервис", МБУ "Городской архив".

3.11. Участие в подготовке и проведении общегородских массовых мероприятий.

3.12. Обеспечение сохранности и учет документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в отделе документационного обеспечения.

3.13. Комплектование отдела документационного обеспечения документами постоянного срока хранения.

3.14. Методическое руководство деятельностью архивов организаций - источников комплектования отдела документационного обеспечения и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления и организаций - источников комплектования отдела документационного обеспечения; содействие организациям, предприятиям и учреждениям в сохранении, комплектовании и использовании документов.

4. Права и обязанности Управления

4.1. Управление для реализации возложенных на него задач и функций имеет право:

4.1.1. Запрашивать и получать в пределах своих полномочий:

4.1.1.1. От руководителей организаций, структурных подразделений администрации города необходимые материалы и документы.

4.1.1.2. От организаций - источников комплектования отдела документационного обеспечения необходимую информацию о работе и состоянии архивов и организации документов в делопроизводстве.

4.1.2. Разрабатывать методические материалы по совершенствованию документационного обеспечения деятельности администрации города.

4.1.3. Осуществлять контроль за исполнением правовых актов администрации города.

4.1.4. Осуществлять контроль за организацией делопроизводства, работой с населением, хозяйственной деятельностью территориальных управлений.

4.1.5. Проверять архивы и организацию документов в делопроизводстве организаций - источников комплектования отдела документационного обеспечения.

4.1.6. Давать в пределах своей компетенции организациям, являющимся источниками комплектования отдела документационного обеспечения, обязательные для исполнения указания по устранению выявленных недостатков в работе архивов и организации документов в делопроизводстве.

4.1.7. Вносить на рассмотрение Главы города проекты муниципальных правовых актов по вопросам, относящимся к компетенции Управления.

4.1.8. Пользоваться в установленном порядке информационными банками данных администрации города, компьютерной, копировальной и множительной техникой.

4.1.9. Удостоверять печатью Управления постановления, распоряжения администрации города, выписки из постановлений, распоряжений администрации города, архивные копии, архивные выписки и архивные справки.

4.2. Управление обязано:

4.2.1. В своей деятельности соблюдать требования законодательства Российской Федерации.

4.2.2. Организовывать свою деятельность в соответствии с настоящим Положением.

4.2.3. Обеспечивать надлежащее выполнение возложенных на него настоящим Положением функций и задач.

5. Организация деятельности Управления

5.1. Управление возглавляет начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Главой города по представлению заместителя Главы города, руководителя аппарата.

5.2. Начальник Управления имеет заместителей, назначаемых на должность и освобождаемых от должности Главой города по представлению заместителя Главы города, руководителя аппарата.

Заместители начальника осуществляют свои полномочия в соответствии с должностными инструкциями. В период временного отсутствия начальника (отпуск, командировка, временная нетрудоспособность) на основании распоряжения администрации города один из заместителей исполняет его должностные обязанности.

Иные работники Управления назначаются на должность, переводятся и освобождаются от должности заместителем Главы города, руководителем аппарата по представлению начальника Управления.

5.3. Начальник Управления:

5.3.1. Обеспечивает организацию работы и руководство деятельностью Управления.

5.3.2. Распределяет обязанности между работниками Управления.

5.3.3. Осуществляет визирование проектов писем, иной исходящей документации в соответствии с компетенцией Управления.

5.3.4. Подписывает приложения к правовым актам администрации города.

5.3.5. Обеспечивает подготовку и предоставление отчетов о деятельности Управления.

5.3.6. Вносит в установленном порядке предложения заместителю Главы города, руководителю аппарата по назначению и освобождению от должности муниципальных служащих Управления, а также по применению к ним мер поощрения и взыскания.

5.3.7. Осуществляет иные права и обязанности, предусмотренные законодательством Российской Федерации, Кемеровской области, муниципальными правовыми актами города Кемерово, настоящим Положением, должностной инструкцией.

5.4. В структуру Управления входят:

5.4.1. Организационный отдел, который:

а) организует перспективное и текущее планирование работы администрации города и осуществляет контроль за выполнением планов;

б) осуществляет подготовку и проведение заседаний совещательных органов при Главе города;

в) осуществляет содействие в реализации полномочий муниципальной, территориальных, окружных и участковых избирательных комиссий в период проведения избирательных кампаний;

г) организует и проводит конкурсы, семинары, встречи с населением и другие массовые мероприятия;

д) содействует развитию территориального общественного самоуправления;

е) оказывает организационно-методическую помощь МКУ "Центры по работе с населением";

ж) изучает, обобщает и распространяет опыт работы по вопросам деятельности территориального общественного самоуправления, центров по работе с населением;

з) взаимодействует с общественно-политическими, национальными и религиозными организациями.

и) разрабатывает и обеспечивает выполнение мероприятий в рамках программы "Развитие общественных инициатив"в городе Кемерово;

к) составляет номенклатуру дел организационного отдела и организует передачу документов отдела на архивное хранение;

л) оказывает организационно-методическую помощь отделам организационно-массовой работы с населением территориальных управлений администрации города;

м) готовит материалы для поощрения активистов территориального общественного самоуправления;

н) координирует работу по заключению и исполнению соглашений о социально-экономическом партнерстве, заключенных заместителем Главы города, руководителем аппарата.

5.4.2. Общий отдел, который:

а) осуществляет контроль за надлежащим содержанием и эксплуатацией: здания и отдельно расположенных помещений администрации города, прилегающей территории; инженерных сетей и технического оборудования, в том числе пожарно-охранной сигнализации, систем видеонаблюдения, кондиционирования и вентиляции здания администрации города;

б) организует проведение текущих и планово-предупредительных ремонтных работ в здании администрации города;

в) осуществляет взаимодействие с организациями, осуществляющими водоснабжение и водоотведение, энергоснабжение, деятельность в сфере обращения с отходами, а также иными организациями;

г) организует работу по энергосбережению; осуществляет ежедневный контроль за потреблением тепловой и электрической энергии, расходованием холодной воды;

д) организует работу по ликвидации аварий и чрезвычайных ситуаций в здании администрации города;

е) организует оказание услуг телефонной связи для работников администрации города;

ж) участвует в разработке сметы расходов на содержание администрации города и обеспечивает контроль за ее исполнением;

з) осуществляет подготовку документации для закупок товаров, работ и услуг для обеспечения нужд администрации города; организует надлежащее исполнение заключенных муниципальных контрактов; обеспечивает в пределах установленной компетенции выполнение требований законодательства Российской Федерации о контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд;

и) осуществляет в пределах установленной компетенции контроль за соблюдением муниципальными служащими требований техники безопасности и правил внутреннего трудового распорядка;

к) организует деятельность поста охраны в здании администрации города и соблюдение пропускного режима;

л) осуществляет техническое обеспечение проведения заседаний коллегии администрации города, иных совещаний;

м) обеспечивает муниципальных служащих администрации города необходимым оборудованием, оргтехникой, канцелярскими товарами и другой продукцией;

н) осуществляет в пределах установленной компетенции учет основных средств и материальных ценностей; осуществляет составление и сдачу сводных финансовых отчетов по материальным ценностям; взаимодействует с МКУ "Кемхозсервис"по вопросам учета, хранения и выдачи материальных ценностей со склада;

о) составляет номенклатуру дел общего отдела.

5.4.3. Отдел документационного обеспечения, который:

а) ведет прием и осуществляет проверку правильности оформления документов и корреспонденции, поступивших Главе города на подпись и для рассмотрения;

б) организует контроль за своевременным исполнением правовых актов администрации города, поручений Главы города, изложенных в его резолюциях, во входящей корреспонденции, проводит анализ и обобщение результатов исполнения данных документов;

в) регистрирует правовые акты администрации города, корреспонденцию и доводит их до исполнителей;

г) ведет базу данных правовых актов администрации города, корреспонденции;

д) производит рассылку документов по структурным подразделениям администрации города;

е) получает и распределяет по структурным подразделениям администрации города периодическую печать, письма, в том числе заказную корреспонденцию;

ж) обеспечивает размещение правовых актов администрации города на официальном сайте администрации города Кемерово в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет";

з) разрабатывает номенклатуру дел отдела документационного обеспечения и управления делами;

и) удостоверяет печатью Управления копии постановлений, распоряжений администрации города, выписок из них, архивные копии, архивные выписки, архивные справки и иные документы в пределах компетенции начальника управления делами;

к) обеспечивает хранение и использование печати Управления, гербовой печати администрации города;

л) организует работу с запросами и обращениями депутатов, осуществляет контроль за своевременным их исполнением;

м) ведет реестр правовых актов, документов, телеграмм, содержащих поручения органов государственной власти, осуществляет контроль за их исполнением структурными подразделениями администрации города;

н) выполняет в пределах установленной компетенции машинописные и множительные работы.

о) организует и осуществляет хранение, учет документов и представляет в архивное управление Кемеровской области по установленным формам сведения о хранящихся фондах; принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;

п) вносит на рассмотрение заместителя Главы города, руководителя аппарата предложения по обеспечению сохранности документов, хранящихся в отделе, совершенствованию работы архивов организаций - источников комплектования, МБУ "Городской архив";

р) разрабатывает и по согласованию с архивным управлением Кемеровской области представляет на утверждение заместителя Главы города, руководителя аппарата список организаций - источников комплектования, документы которых подлежат передаче на постоянное хранение в отдел; ведет систематическую работу по уточнению этого списка; организует отбор и осуществляет прием документов на хранение;

с) проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в отделе;

т) создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам с целью оперативного использования содержащейся в них информации;

у) информирует органы местного самоуправления и другие заинтересованные организации о составе и содержании документов по актуальной тематике, исполняет их запросы;

ф) предоставляет в установленном порядке архивные документы учреждениям и гражданам с целью их научного и практического использования, исполняет запросы, использует документы в средствах массовой информации;

х) осуществляет методическое руководство в работе архивов организаций - источников комплектования отдела, МБУ "Городской архив"и организацию документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, организаций - источников комплектования отдела; ведет пофондовый и статистический учет документов организаций;

ц) проверяет выполнение муниципальными организациями требований законодательства Российской Федерации в области архивного дела и организации документов в делопроизводстве;

ч) рассматривает и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии архивного управления Кемеровской области поступившие от организаций - источников комплектования описи дел постоянного хранения;

ш) рассматривает и согласовывает положения об архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел, описи дел по личному составу, представляемые организациями - источниками комплектования;

щ) изучает и распространяет практику работы архивов организаций - источников комплектования, проводит совещания, семинары, консультации по вопросам организации документов в делопроизводстве;

э) рассматривает заявления и жалобы, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции отдела документационного обеспечения, выдает в установленном порядке учреждениям и гражданам архивные справки тематического и социально-правового характера, архивные выписки из документов, архивные копии.

6. Ответственность

6.1. Начальник Управления несет персональную ответственность за полноту и своевременность исполнения задач и функций, возложенных на Управление настоящим Положением.

6.2. Ответственность работников Управления определяется в соответствии с их должностными инструкциями.