Приложение N 1. Порядок постоянного хранения и использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного)

Приложение N 1
к постановлению
Правительства Омской области
от 21 сентября 2016 года N 285-п

Порядок
постоянного хранения и использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного)

1. Настоящий Порядок регулирует отношения, связанные с осуществлением постоянного хранения и использованием технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного), являющихся собственностью Омской области (далее - документация об объектах учета).

2. Постоянное хранение документации об объектах учета осуществляется организацией, заключившей с органом исполнительной власти Омской области, уполномоченным на организацию постоянного хранения и использования документации об объектах учета (далее - уполномоченный орган), договор хранения указанной документации в порядке, установленном законодательством Российской Федерации (далее - уполномоченная организация).

3. Документация об объектах учета может использоваться уполномоченной организацией в целях предоставления копий такой документации и содержащихся в ней сведений (за исключением сведений, доступ к которым ограничен федеральным законом), а также уполномоченным органом для осуществления своих функций.

Уполномоченная организация по запросу представителей уполномоченного органа обеспечивает их доступ к документации об объектах учета и возможность изготовления на безвозмездной основе копий такой документации.

4. В целях обеспечения постоянного хранения документации об объектах учета уполномоченная организация:

1) осуществляет учет и систематизацию документации об объектах учета;

2) обеспечивает сохранность документации об объектах учета;

3) осуществляет проверку наличия и состояния документации об объектах учета.

5. Постоянное хранение документации об объектах учета осуществляется в местах, не доступных для посторонних лиц, в условиях, обеспечивающих предотвращение хищения, утраты или порчи указанной документации, искажения, подделки или утраты содержащихся в ней сведений.

6. Документация об объектах учета подлежит учету.

Сведения о составе документации об объектах учета и ее количестве фиксируются в учетных документах.

Уполномоченная организация может вести учет документации об объектах учета в автоматизированном режиме - в виде учетных баз данных.

7. Сохранность документации об объектах учета обеспечивается комплексом мероприятий по созданию необходимых условий, соблюдению режимов и надлежащей организации хранения указанной документации, исключающих хищение, утрату или порчу документации об объектах учета и обеспечивающих ее поддержание в нормальном физическом состоянии (далее - комплекс мероприятий).

8. Комплекс мероприятий включает в себя:

1) размещение документации об объектах учета в изолированных, вентилируемых помещениях, удаленных от пожароопасных и производственных объектов;

2) оснащение помещений для хранения документации об объектах учета специальными средствами хранения;

3) оборудование помещений для хранения документации об объектах учета средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией;

4) соблюдение противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового режимов и проведение санитарно-гигиенических мероприятий.

9. Документация об объектах учета размещается на стеллажах или в шкафах, высота которых должна обеспечивать ее вертикальное хранение, в порядке, обеспечивающем комплексный учет указанной документации, а также оперативный поиск.

10. Проверка наличия и состояния документации об объектах учета проводится по решению руководителя уполномоченной организации не реже одного раза в год.

11. В ходе проверки наличия и состояния документации об объектах учета:

1) устанавливается фактическое наличие документации об объектах учета и ее соответствие учетным документам;

2) выявляются и устраняются недостатки в учете документации об объектах учета;

3) выявляется отсутствующая документация об объектах учета;

4) выявляется и учитывается документация об объектах учета, требующая реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки.

По результатам проверки наличия и состояния документации об объектах учета составляется акт, который утверждается руководителем уполномоченной организации.

12. При выявлении факта отсутствия документации об объектах учета руководителем уполномоченной организации организуется ее розыск, который проводится на протяжении одного года с момента установления данного факта.

В отношении документации об объектах учета, не обнаруженной в ходе проведения розыска, составляется акт об утрате документации об объектах учета.

Данный акт в течение 3 рабочих дней со дня его утверждения руководителем уполномоченной организации направляется в уполномоченный орган.

13. Ответственность за сохранность документации об объектах учета несет руководитель уполномоченной организации.