Подраздел 2. Прием и регистрация официальных документов, поступивших в Министерство для предоставления государственной услуги, или отказ в приеме и регистрации официальных документов (п.п. 56 - 71)

Подраздел 2. Прием и регистрация официальных документов, поступивших в Министерство для предоставления государственной услуги, или отказ в приеме и регистрации официальных документов

56. Основанием для начала данной административной процедуры является поступление в Министерство официальных документов для предоставления государственной услуги.

57. Официальные документы представляются в Министерство заявителем лично либо направляются почтовой связью или курьерской службой доставки.

58. Направление официальных документов, в том числе запроса, о предоставлении государственной услуги в электронной форме с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг, портала Омской области не осуществляется.

59. Прием и регистрацию официальных документов, осуществляет уполномоченное должностное лицо. Если официальные документы поступили посредством почтовой связи или доставлены курьерской службой доставки, то они предварительно регистрируются специалистом Министерства, ответственным за ведение делопроизводства, и передаются уполномоченному должностному лицу в течение 1 рабочего дня.

60. Уполномоченное должностное лицо при поступлении к нему официальных документов устанавливает отсутствие оснований для отказа в их приеме, предусмотренных пунктом 28 Административного регламента.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 5 минут на каждый официальный документ.

61. В случае установления оснований для отказа в приеме официальных документов, предусмотренных пунктом 28 Административного регламента, уполномоченное должностное лицо незамедлительно сообщает начальнику архивного управления Министерства об установлении оснований для отказа в приеме официальных документов.

Начальник архивного управления Министерства рассматривает основания для отказа в приеме официальных документов, установленные уполномоченным должностным лицом.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 5 минут на каждый документ.

62. В случае принятия начальником архивного управления Министерства решения об отказе в приеме официальных документов, представленных заявителем лично, уполномоченное должностное лицо сообщает заявителю основания для отказа в их приеме, в том числе разъясняет заявителю, как устранить обстоятельства, препятствующие приему официальных документов (если такие обстоятельства устранимы), а также информирует заявителя о порядке обжалования принятого решения об отказе в приеме официальных документов.

63. Уполномоченное должностное лицо готовит проект письма заявителю об отказе в приеме официальных документов.

В проекте письма уполномоченное должностное лицо излагает установленные основания для отказа в приеме официальных документов, разъясняет заявителю, как устранить обстоятельства, препятствующие их приему (если такие обстоятельства устранимы), информирует заявителя о порядке обжалования принятого решения об отказе в приеме официальных документов.

64. Подготовленный проект письма с приложением официальных документов, представленных заявителем, направляется для подписания Министру культуры Омской области (далее - Министр) или заместителю Министра, координирующего деятельность архивного управления Министерства (далее - заместитель Министра).

Министр или заместитель Министра подписывает письмо об отказе в приеме официальных документов и передает его уполномоченному должностному лицу.

65. Уполномоченное должностное лицо выдает письмо об отказе в приеме официальных документов с приложением представленных официальных документов заявителю либо передает его специалисту Министерства, ответственному за ведение делопроизводства, для отправки заявителю.

66. В случае поступления официальных документов о предоставлении государственной услуги почтовой связью или курьерской службой доставки письмо об отказе в приеме официальных документов с приложением официальных документов передается специалисту Министерства, ответственному за ведение делопроизводства, для отправки заявителю.

67. Срок подготовки и направления письма заявителю об отказе в приеме официальных документов не должен превышать 3 рабочих дня со дня поступления документов в Министерство.

68. В случае установления отсутствия оснований для отказа в приеме официальных документов, предусмотренных пунктом 28 Административного регламента, уполномоченное должностное лицо вносит в журнал учета входящих документов для проставления апостиля согласно приложению N 2 к Административному регламенту запись о приеме официальных документов, которая содержит:

1) порядковый номер записи;

2) дату приема официальных документов;

3) данные о заявителе: фамилия и инициалы физического лица (его представителя), реквизиты документа, удостоверяющего личность, наименование юридического лица, фамилия и инициалы представителя юридического лица, реквизиты документа, удостоверяющего личность и подтверждающего полномочия, контактный телефон;

4) наименование и реквизиты официальных документов;

5) название государства предъявления официальных документов;

6) фамилию и инициалы уполномоченного должностного лица, принявшего официальные документы;

7) отметку об отказе в предоставлении государственной услуги, подпись заявителя в получении официальных документов и дату получения официальных документов.

При поступлении официальных документов о предоставлении государственной услуги посредством почтовой связи или курьерской службой доставки уполномоченное должностное лицо делает отметку в графе 2 журнала о поступлении официальных документов почтовой связью или курьерской службой. В графы 3, 4 и 5 журнала уполномоченным должностным лицом вносятся сведения в соответствии с письменным запросом заявителя.

Также допускается ведение в электронном виде журнала учета входящих документов для проставления апостиля, в том числе с использованием автоматизированных информационных систем.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 5 минут на каждый из представленных официальных документов.

69. Уполномоченное должностное лицо в случае личного обращения заявителя оформляет расписку о приеме официальных документов согласно приложению N 3 к Административному регламенту, в которой указываются:

1) дата приема официальных документов;

2) данные заявителя (фамилия и инициалы физического лица (его представителя), наименование юридического лица);

3) количество принятых официальных документов;

4) название государства предъявления официальных документов;

5) порядковый номер записи в журнале учета входящих документов, представленных для проставления апостиля;

6) дата выдачи официальных документов и график приема заявителей;

7) номер телефона, по которому заявитель в течение срока предоставления государственной услуги может получить информацию о ходе предоставления государственной услуги;

8) фамилия и инициалы уполномоченного должностного лица, принявшего официальные документы.

Уполномоченное должностное лицо ставит в расписке свою подпись.

Расписка о приеме официальных документов может быть заполнена в электронном виде (в том числе с использованием автоматизированных информационных систем), с одновременной распечаткой расписки для передачи ее заявителю.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 5 минут.

70. Уполномоченное должностное лицо передает заявителю расписку.

71. Результат административной процедуры - регистрация приема официальных документов в журнале учета входящих документов для проставления апостиля и оформление расписки о приеме официальных документов в соответствии с пунктом 69 Административного регламента или разъяснение заявителю оснований для отказа в приеме официальных документов и выдача (направление) заявителю письма с отказом в приеме официальных документов с приложением официальных документов.