Раздел VIII. Особенности работы с электронными документами

Раздел VIII. Особенности работы с электронными документами

8.1. При передаче электронных документов в органы исполнительной власти документы заверяются электронной подписью Начальника, первого заместителя начальника, заместителя начальника и иных уполномоченных должностных лиц ГУЛХ в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".

8.2. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте ГУЛХ могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в ГУЛХ, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.

8.3. Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется на основе рекомендаций Федерального архивного агентства и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.

8.4. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота ГУЛХ.

8.5. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота ГУЛХ.

8.6. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры указывается, что дело ведется в электронном виде.

8.7. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в ГУЛХ в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

8.8. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного первым заместителем Начальника.