Раздел V. Документальный фонд ГУЛХ

Раздел V. Документальный фонд ГУЛХ

5.1. Составление номенклатуры дел.

5.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в ГУЛХ с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел ГУЛХ предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

5.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о ГУЛХ и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России 25 августа 2010 года (далее - Перечень) и другими действующими перечнями, номенклатурами дел за предшествующие годы.

Для составления номенклатуры дел ГУЛХ изучаются документы, образующиеся в деятельности ГУЛХ, их виды, состав и содержание.

5.1.3. В ГУЛХ составляются номенклатуры дел структурных подразделений ГУЛХ (приложение N 10 к Инструкции) и сводная номенклатура дел ГУЛХ (приложение N 11 к Инструкции).

5.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства в соответствующем структурном подразделении, согласовывается с отделом ОТО, подписывается начальником структурного подразделения, после чего предоставляется в отдел ОТО.

Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в отдел ОТО.

5.1.5. Сводная номенклатура дел ГУЛХ составляется отделом ОТО на основе номенклатур дел структурных подразделений.

5.1.6. Сводная номенклатура дел ГУЛХ подписывается начальником отдела ОТО, визируется лицом, ответственным за ведение архива в ГУЛХ, и после согласования экспертной комиссией ГУЛХ направляется на согласование экспертно-проверочной комиссией Министерства культуры Омской области (далее - ЭПК), после чего утверждается ГУЛХ.

Сводная номенклатура дел ГУЛХ составляется и согласовывается с ЭПК в случае изменения функций и (или) структуры ГУЛХ, но реже одного раза в 5 лет.

5.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел ГУЛХ отделом ОТО направляются выписки в структурные подразделения ГУЛХ из соответствующих ее разделов для использования в работе.

5.1.8. Сводная номенклатура дел ГУЛХ печатается в 2-х экземплярах. Первый экземпляр является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел. Второй экземпляр отдается в бюджетное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области" (далее БУ ИсА).

5.1.9. Сводная номенклатура дел ГУЛХ в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

5.1.10. Названиями разделов сводной номенклатуры дел ГУЛХ являются названия структурных подразделений. Разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой ГУЛХ.

5.1.11. В сводную номенклатуру дел ГУЛХ включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы ГУЛХ.

В номенклатуру дел ГУЛХ не включаются присланные печатные издания.

5.1.12. Графы сводной номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например:

12-05,

где 12 - обозначение структурного подразделения,

05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название ГУЛХ или структурного подразделения (автора документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресата или корреспондента документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которому относятся документы дела.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме, отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов, сокращенных наименований органов государственной власти и учреждений.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сформированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например:

Документы (планы, списки, доклады, информации) о проведении международных выставок

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с федеральными органами исполнительной власти об экономическом развитии и прогнозировании

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

Переписка с Министерством финансов Омской области о разработке и изменении финансовых планов

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с органами местного самоуправления об экономическом развитии и прогнозировании

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню, а при его отсутствии - согласованный с ЭПК срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2005 года), о выделении дел к уничтожению, о работниках, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган исполнительной власти для продолжения и др.

5.1.13. Если в течение года в ГУЛХ возникают новые документируемые участки работы, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.

5.1.14. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись и количество заведенных дел (томов).

5.2. Формирование и оформление дел.

5.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

5.2.2. Дела формируются в структурных подразделениях ГУЛХ.

5.2.3. Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой отдельно от документов на бумажных носителях на электронных носителях или в системах хранения данных.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронной форме.

5.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется отделом ОТО ГУЛХ.

5.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

- помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

- помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;

- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

- по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляется на каждом томе с добавлением "Том 1", "Том 2" и т.д.

5.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии в зависимости от вида документов формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации, Губернатора Омской области, Правительства Омской области и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации и Омской области.

Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.

5.2.7. Положения, инструкции, утвержденные правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными правовыми актами.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы ГУЛХ и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

5.2.8. Дела ГУЛХ подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.

Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками БУ ИсА по договору.

5.2.9. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 12 к Инструкции), нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 13 к Инструкции); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 14 к Инструкции); подшивку или переплет дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

5.2.10. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляются по установленной форме.

На обложке дела указываются следующие реквизиты:

- наименование ГУЛХ;

- наименование структурного подразделения;

- индекс дела;

- заголовок дела;

- дата дела (тома, части);

- количество листов в деле;

- срок хранения дела;

- архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

- наименование ГУЛХ указывается полностью в именительном падеже с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

- наименование структурного подразделения записывается в соответствии с утвержденной структурой;

- номер дела - цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел ГУЛХ;

- заголовок дела переносится из номенклатуры дел ГУЛХ, согласованной с ЭПК;

- дата дела - указывается год(ы) начала и окончания дела в делопроизводстве.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том.

При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются.

Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

При наличии подшитых в дело конвертов с вложениями нумеруется сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в Перечне. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве ГУЛХ черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК (до этого он проставляется карандашом).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

5.2.11. Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых определяется спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе (приложение N 14 к распоряжению), по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

5.2.12. Документы, составляющие дело, подшиваются или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

5.3. Организация оперативного хранения документов.

5.3.1. С момента заведения и до передачи в архив ГУЛХ дела хранятся по месту их формирования.

Руководители и работники, отвечающие за делопроизводство в структурных подразделениях ГУЛХ, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

5.3.2. Дела, находящиеся в специально отведенных для этой цели шкафах.

5.3.3. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

5.3.4. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив ГУЛХ.