Откройте актуальную версию документа прямо сейчас
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Раздел II. Правила подготовки и оформления документов
2.1. Бланки документов.
2.1.1. В ГУЛХ документы оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ 6.30.-2003. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм). Допускается оформление на бланках, изготавливаемых на стандартных листах бумаги формата А5 (148 x 210 мм).
2.1.2. В ГУЛХ применяются следующие бланки документов:
- бланк приказа (приложение N 1 к Инструкции);
- бланк распоряжения (приложение N 2 к Инструкции);
- бланк письма (приложение N 3 к Инструкции).
Бланки могут изготавливаться средствами оперативной полиграфии или вычислительной техники.
При подготовке электронных документов используются электронные шаблоны бланков документов.
2.1.3. В ГУЛХ также создаются и используются:
1) электронные документы, создаваемые без предварительного документирования на бумажном носителе;
2) электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе и хранящиеся в СЭДО ГУЛХ.
2.1.4. Внутренние документы (служебные, докладные записки, справки, отчеты и др.) оформляются без бланков.
2.1.5. Письма оформляются на бланках заместителя Председателя Правительства Омской области для подготовки писем в федеральные органы власти, аппарат полномочного представителя Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе и т.д.
2.2. Оформление реквизитов документов.
Документы ГУЛХ имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.
2.2.1. Реквизит "Герб Омской области" помещают на бланках документов в соответствии с Законом Омской области "О гербе и флаге Омской области".
Изображение герба помещается на верхнем поле правовых актов ГУЛХ (приказы, распоряжения) и письма в одноцветном варианте без внешних украшений.
2.2.2. Реквизит "Наименование органа исполнительной власти" должен содержать наименование ГУЛХ, соответствующее положению о ГУЛХ.
Подпункт 2.2.3 изменен. - Приказ Главного управления лесного хозяйства Омской области от 26 января 2018 г. N 2-п
2.2.3. Реквизит "Подпись должностного лица".
Документы, направляемые в федеральные органы государственной власти, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, органы местного самоуправления Омской области, подведомственным и другим организациям, гражданам, подписываются в соответствии с Положением Главного управления лесного хозяйства, утвержденным Указом Губернатора от 26 декабря 2007 года N 143 и на основании Приказа Главного управления лесного хозяйства от 10 апреля 2008 года N 12 "О распределении обязанностей между руководителями Главного управления лесного хозяйства Омской области".
В состав реквизита "Подпись должностного лица" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:
Первый заместитель начальника |
И.О. Фамилия |
Если документ составлен без использования бланка, то в состав реквизита "подпись" входит полное наименование должности, включая наименование организации, личная подпись, инициалы и фамилия. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности соответствующей занимаемой должности, например:
Первый заместитель начальника |
И.О. Фамилия |
Начальник отдела администрирования |
И.О. Фамилия |
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные организации или структурные подразделения, подписи располагают на одном уровне, например:
Начальник отдела экономики Начальник отдела правовой
и финансов и кадровой работы
Личная подпись И.О. Фамилия Личная подпись И.О. Фамилия
Подписание электронного документа осуществляется аналогично документам на бумажном носителе с использованием ЭП должностного лица - автора документа.
2.2.4. Реквизит "Вид документа" располагается ниже реквизита "Наименование органа исполнительной власти" и печатается прописными буквами: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ и т.д. Наименование документа не указывается в письмах.
2.2.5. В реквизите "Место составления (издания) документа" для документов ГУЛХ местом составления (издания) документа указывается город Омск.
2.2.6. Реквизит "Справочные данные о ГУЛХ" содержат сведения, необходимые для информационных контактов: почтовый адрес (с обязательным указанием индекса предприятия связи), номер телефона и номер факса, адрес электронной почты, ОГРН, ИНН, КПП.
2.2.7. Реквизит "Адресат" применяется при адресации документов в государственные органы, органы местного самоуправления, организации и их структурные подразделения, должностным лицам, гражданам.
При адресации документа организации, ее структурному подразделению, без указания должностного лица, наименование организации пишется в именительном падеже, например:
Правительство Омской области
Управление по работе с обращениями
граждан Губернатора Омской области
При адресации документа должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, например:
Министерство транспорта
и связи Российской Федерации
Управление делами
Ведущему специалисту
И.О. Фамилия
При адресации документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:
Генеральному директору
объединения "Агропром"
В.Д. Иванову
В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресации документа ГУЛХ в органы государственной власти Российской Федерации, органы исполнительной власти, органы местного самоуправления Омской области почтовый адрес не указывается.
При адресации письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Государственное учреждение
Всероссийский
научно-исследовательский
институт документоведения
и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82,
Москва, 117393
Документ не должен содержать более четырех адресатов, слово "копия" перед вторым и последующими адресатами не проставляется. Каждый экземпляр такого документа должен быть подписан оригинальной подписью.
При большем числе адресатов составляется указатель рассылки документов (приложение N 4 к Инструкции). На основании этого оформляется каждый конкретный адресат на конверте, куда будет вложен документ.
Почтовой рассылке подлежат только оригиналы документов.
Если документ направляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Главам муниципальных образований
Омской области
(по списку)
При адресации документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый или электронный адрес, например:
Фамилия И.О.
Карла Маркса просп., д. 38, кв. 28,
Омск, 644048
При адресации документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресации физическому лицу - после нее.
2.2.8. В реквизите "Дата документа":
Датой документа является дата его регистрации (распорядительные документы, письма) или дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Датой утверждаемого или согласуемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) является дата утверждения, согласования.
Все служебные отметки на документе на бумажном носителе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. Датой документа, подписываемого совместно двумя или более должностными лицами, является дата более поздней подписи.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например: 05.06.2012.
Допускается оформлять даты словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2012 года или 25 июня 2012 года.
Подписанный ЭП электронный документ должен иметь метку времени - достоверную информацию о моменте подписания, которая присоединена к указанному электронному документу или иным образом связана с ним.
2.2.9. Реквизит "Регистрационный номер документа" состоит из порядкового номера документа в пределах регистрируемого массива, который можно дополнять индексом по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Приказы, распоряжения, протоколы, письма, договоры, контракты регистрируются отдельно.
2.2.10. Реквизит "Наименование либо аннотация документа" составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до одной страницы). Наименование либо аннотация документа должны быть краткими, точно передающими содержание документа.
Наименование документа, состоящее из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал. Количество строк может быть не более пяти.
Наименование либо аннотация документа пишутся с прописной буквы, без кавычек, точка в конце не ставится. Отделяется от текста одним-двумя межстрочными интервалами. В письмах наименование либо аннотация оформляются от границы левого поля. Наименование либо аннотация документа должны отвечать на вопросы: "о чем?" ("о ком?"), например:
Об участии в международной выставке
В инструкциях, положениях, правилах, протоколах наименование либо аннотация документа оформляются по ширине страницы над текстом центрованным способом и отвечать на вопросы: "чего?" ("кого?"), например:
Должностной регламент главного специалиста
2.2.11. Реквизит "Текст документа" должен отвечать следующим требованиям. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть кратким, ясным, точным и логичным.
Использование в документе новых иностранных терминов и выражений допускается, если отсутствуют имеющие тот же самый смысл русские термины и выражения или термины иностранного происхождения, ставшие в русском языке общеупотребительными.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указываются его реквизиты: наименование документа и организации - автора документа, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В правовых актах ГУЛХ (приказ, распоряжение), а также во внутренних документах, адресованных начальнику Главного управления Омской области (далее - Начальник), его заместителям или руководителям структурных подразделений ГУЛХ, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
В документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных документах текст излагается от первого лица (множественного числа ("приказываем", "решили").
Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").
В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа ("просим предоставить", "направляем в Ваш адрес");
- от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым"), если документ изготовлен на бланке должностного лица;
- от третьего лица единственного числа ("Главное управление лесного хозяйства не возражает").
Текст письма ГУЛХ, кроме заключения ГУЛХ, начинается, как правило, с обращения к адресату, которое выравнивается по центру, например:
"Уважаемый Иван Иванович!"
В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Номера граф и строк таблицы указываются без точек.
Таблица может быть расположена вдоль длинной стороны листа. В этом случае таблица оформляется приложением к документу.
Даты в тексте оформляются в соответствии с пунктом 2.2.8 Инструкции.
При написании чисел используются словесный (например: четыре метра, пять листов), цифровой (например: 30000, 125000000) и словесно-цифровой (например: 50 тысяч, 150 млн.) способы.
Словесно-цифровой способ применяется, как правило, для обозначения крупных круглых чисел.
При написании сложных существительных и прилагательных, имеющих в своем составе числительные, применяются словесный и словесно-цифровой способы (например: трехдневный, 150-летие, 25-процентный).
Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 28,5 метра, 25,4 процента, 46,2 квадратных метра, но 28,5 тысячи метров, 25 процентов.
Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением (например: 80-е годы). Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения (например: начало XXI века). При написании подряд нескольких порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, наращение указывается только у последнего числительного (например: 8 - 10-е классы).
Римскими цифрами, как правило, обозначаются века, кварталы, порядковые номера конференций, конгрессов, международных объединений, ассамблей, спортивных состязаний (например: XX век, IV квартал, XII Олимпийские игры).
Употребляемые в тексте документа сокращения слов должны быть общепринятыми, а их написание - унифицировано. В документах используются сокращения и прочие обозначения, предусмотренные Правилами подготовки проектов правовых актов, утвержденными Указом Губернатора Омской области от 8 мая 2003 года N 82.
При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Word версии от 6.0 и выше с использованием шрифта Times New Roman размером 14 - 12, при подготовке документов Губернатору Омской области - только 14.
Размеры полей документа должны быть: левое - от 2,5 до 3,5 см, правое - от 1,25 до 2,25 см, верхнее и нижнее - от 2 до 2,5 см. Межстрочный интервал должен быть одинарным. Отступы абзацев (красная строка) должны составлять 1,25 см.
При оформлении документов на бумажном носителе не допускается использование оборотной стороны листа, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.
При подготовке документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.
Текст документа не должен содержать исправлений, пометок и пятен. Текст документа должен быть отпечатан отчетливо и ровно.
Не допускается сшивание, скрепление степлером листов документа.
2.2.12. Реквизит "Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта" включает регистрационный номер и дату документа адресанта, на который должен быть дан ответ.
Ссылка на исходящий номер и дату адресанта включается в состав реквизитов бланков и проставляется исполнителем при подготовке ответа, например:
на N 4736/17 от 05.12.2013
Наличие реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты документа в тексте письма.
При подготовке ответа по исполнению Перечня поручений Губернатора Омской области, первого заместителя Председателя Правительства Омской области в тексте необходимо указывать ссылку на номер пункта Перечня поручений.
2.2.13. Реквизит "Отметка о наличии приложений" при подготовке писем оформляется под текстом письма от границы левого поля.
Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляется следующим образом:
Приложение: на 18 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то указывают их наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются, например:
Приложение: 1. Справка о... на 3 л. в 2 экз.
2. Проект... на 8 л. в 3 экз.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2005 N 02-6/172 и приложение к нему,
всего на 3 л.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например:
Приложение: брошюра в 2 экз.
На приложениях к правовому акту (приказы, распоряжения), иному распорядительному документу (правила, инструкции, положения, решения) отметка о приложении проставляется на первом листе, в правом верхнем углу, с указанием номера приложения (если их несколько) арабскими цифрами, наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Строки в реквизите "Приложение" выравниваются относительно левого края самой длинной строки и относительно границы правого поля листа, например:
Приложение N 1
к приказу Главного управления лесного хозяйства Омской области
от 12 апреля 2013 года N 32
2.2.14. Согласование документа с органами исполнительной власти, органами местного самоуправления и организациями, интересы которых затрагиваются документом, является внешним согласованием.
Внешнее согласование документа оформляется реквизитом "Гриф согласования", который включает в себя слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату согласования.
Гриф согласования документа оформляется под реквизитом "Подпись должностного лица" ближе к нижнему полю документа следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Директор казенного
учреждения Омской области
"Исторический архив Омской области"
Личная подпись О.Д. Пугачева
Дата
Если согласование осуществляется отдельным документом (письмо, протокол, решение и т.д.), то гриф согласования оформляется следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания Экспертной комиссии
Главного управления лесного хозяйства Омской области
от 21.01.2011 N 1
Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования.
Визы в листе согласования включают в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.
Согласование электронных документов производится визированием с использованием ЭП должностного лица, визирующего документ.
2.2.15. Реквизит "Утверждение документа" проставляется в верхнем правом углу первого листа документа.
Гриф утверждения оформляется следующим образом:
УТВЕРЖДАЮ
Первый заместитель
Начальника Главного управления
Омской области
Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
Утверждение электронных документов производится с использованием ЭП должностного лица, утверждающего документ.
При утверждении документа приказом или распоряжением гриф утверждения не используется.
Подпункт 2.2.16 изменен. - Приказ Главного управления лесного хозяйства Омской области от 26 января 2018 г. N 2-п
2.2.16. Согласование проекта документа осуществляется посредством реквизита "Виза".
Для документа, подлинник которого остается в ГУЛХ, визы проставляются в нижней части последнего листа подлинника документа или на отдельном листе согласования (приказы, распоряжения).
Представляемые на подпись проекты документов визируются непосредственным исполнителем и начальником отдела.
Проекты документов о расходовании (приобретении) денежных средств (материальных ценностей) обязательно согласовываются с отделом администрирования доходов и финансового контроля, а проекты документов правового характера - с отделом правовой и кадровой работы.
Допускается полистное визирование документа и его приложения.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник отдела
правовой и кадровой работы Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
Если в процессе согласования документа в него вносятся существенные изменения, он подлежит повторному согласованию.
В СЭДО согласование проектов документов осуществляется путем создания листа согласования, в котором указываются участники согласования и подписант.
Участники согласования выражают свое согласие или несогласие с содержанием проекта документа, результат которого включает в себя следующие реквизиты: фамилию, инициалы, наименование должности согласующего проект документа, дату принятия решения и решение ("возражаю", "не возражаю", "предлагаю изменения").
При необходимости проект документа может быть делегирован участником согласования на рассмотрение другому работнику без прерывания процесса согласования.
При невозможности выразить свое мнение по проекту документа каким-либо участником согласования, он может быть заменен инициатором согласования на другого работника или исключен из списка участников согласования без прерывания процесса согласования.
Участник согласования имеет возможность запроса дополнительной информации по проекту документа у инициатора согласования.
По завершении процесса согласования проекта документа руководитель подписывает электронной подписью проект документа, который автоматически направляется на регистрацию в информационную систему, предназначенную для регистрации соответствующего типа документа.
Инициатор согласования имеет возможность остановить процесс согласования проекта документа.
2.2.17. Оттиск печати.
ГУЛХ имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовая печать), печати структурных подразделений ГУЛХ.
Оттиском гербовой печати заверяют подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, примерный перечень которых приведен в приложении N 5 Инструкции.
Оттисками иных печатей пользуются для заверения справок, копий документов, направляемых за пределы ГУЛХ, при рассылке копий распорядительных документов, при опечатывании пакетов, бандеролей, и т.д.
Оттиск печати на документах проставляется так, чтобы он захватывал окончание наименования должности и не закрывал личную подпись лица, подписавшего документ.
В документах, оформленных на основе унифицированных форм (финансовые, бухгалтерские, отчетные документы), печать проставляется на специально отведенном месте, обозначенном - М.П.
2.2.18. Отметка о заверении копии.
Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на бумажном носителе на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом, оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату заверения, печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:
Верно
Главный специалист отдела правовой
и кадровой работы Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
Копии документов и выписки из документов, передаваемые внутри ГУЛХ, печатью не заверяются.
Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, сшиваются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии 15 л.".
Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа, созданного на бумажном носителе.
Свидетельствование верности электронного документа, текст которого распечатан на бумажном носителе, его подлиннику в электронной форме осуществляется штампом в отделе ОТО (приложение N 6 к Инструкции).
2.2.19. Реквизит "Отметка об исполнителе" включает в себя инициалы, фамилию или имя, отчество и фамилию исполнителя документа и номер его телефона.
Отметка об исполнителе оформляется 12 шрифтом Times New Roman, располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
И.О. Фамилия
24-20-43
На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия ответственного исполнителя.
Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя, структурного подразделения, телефонным кодом города.
2.2.20. Реквизит "Указания по исполнению документа" (далее - резолюция) оформляется на бланке резолюции, прилагаемой к лицевой стороне первого листа документа, непосредственно на документе или в форме электронного документа.
В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия, инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись автора резолюции, дата, например:
Фамилия И.О.
Прошу рассмотреть
и внести предложения
Срок до 31.03.2013
Подпись Дата
В случае, когда поручение дается двум или нескольким лицам, указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым).
Соисполнители представляют ответственному исполнителю информацию для обобщения и подготовки проекта ответа.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается фамилия, инициалы исполнителя, подпись автора резолюции, дата.
2.2.21. Реквизит "Отметка об исполнении документа" включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении.
Снятие документа с контроля производится работниками отдела ОТО или иными лицами, на которых возложена данная обязанность. Соответствующие отметки вносятся в регистрационно-контрольную карточку (далее - РКК) в СЭДО ГУЛХ.
Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.
2.2.22. Отметка о поступлении документа.
Отметка о поступлении документа, оформленного на бумажном носителе, проставляется в виде штампа в правом нижнем углу первого листа документа.
Отметка о поступлении документа в ГУЛХ содержит порядковый номер и дату поступления документа. При необходимости в отметке о поступлении отмечаются часы и минуты поступления документа.
Отметка о поступлении электронных документов осуществляется автоматически путем создания метки времени при его поступлении в СЭДО ГУЛХ.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.