Раздел III. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

Раздел III. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

3.1. Правовые акты (приказы, распоряжения).

ГУЛХ издает нормативные правовые акты в форме приказов и индивидуальные правовые акты в форме распоряжений по вопросам, отнесенным к его компетенции федеральным и областным законодательством.

3.1.1. Подготовку проектов правовых актов ГУЛХ осуществляют структурные подразделения ГУЛХ на основании поручений Начальника Главного управления лесного хозяйства, первого заместителя Начальника, заместителя Начальника, координирующего деятельность соответствующего структурного подразделения ГУЛХ, либо в инициативном порядке.

3.1.2. Подготовка проектов правовых актов ГУЛХ осуществляется в соответствии с Правилами подготовки проектов правовых актов, утвержденными Указом Губернатора Омской области от 8 мая 2003 года N 82.

3.1.3. Правовые акты ГУЛХ подписываются Начальником, либо уполномоченными лицами, в соответствии с распределением обязанностей.

3.1.4. Правовые акты ГУЛХ имеют следующие реквизиты:

- герб Омской области;

- наименование ГУЛХ;

- наименование вида правового акта: приказ, распоряжение;

- дату и регистрационный номер.

Дата оформляется словесно-цифровым способом; номер состоит из знака "N" и порядкового номера правового акта ГУЛХ, например:

15 апреля 2012 года N 71

- заголовок, который должен кратко и точно отражать содержание текста правового акта ГУЛХ. Точка в конце заголовка не ставится;

- текст, который может состоять из 2 частей: преамбулы и основной части;

- подпись, состоящую из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля с пробелом между инициалами и фамилией.

Информация об изменениях:

Подпункт 3.1.5 изменен. - Приказ Главного управления лесного хозяйства Омской области от 26 января 2018 г. N 2-п

См. предыдущую редакцию

3.1.5. Проект правового акта ГУЛХ подготавливается исполнителем. Согласование проекта правового акта осуществляется путем создания в СЭДО листа согласования, в котором указываются необходимые участники согласования.

Проекты правовых актов ГУЛХ по вопросам проведения плановых выездных и документарных проверок, а также распоряжения по вопросам, связанным с расходованием денежных средств или иными финансовыми обязательствами ГУЛХ в рамках предоставления государственных услуг, согласовываются в СЭДО.

При согласовании проекта правового акта ГУЛХ по вопросам государственной службы и кадров ставятся визы исполнителя и начальника отдела правовой и кадровой работы, а также руководителя структурного подразделения, в компетенцию которого входит подготовка правового акта.

Проекты правовых актов по вопросам, связанным с расходованием денежных средств или иными финансовыми обязательствами ГУЛХ, кроме прочих согласовываются с начальником отдела администрирования доходов и финансового контроля ГУЛХ.

Подписанный на бумажном носителе правовой акт с листом согласования хранится в отделе ОТО.

3.1.6. При наличии нескольких приложений приложения нумеруются. Приложения к правовому акту ГУЛХ должны иметь соответствующие названия (список, перечень, план мероприятий, график и т.п.).

3.1.7. Внесение изменений в согласованный проект правового акта ГУЛХ не допускается. Внесение изменений в подписанный правовой акт ГУЛХ допускается путем принятия соответствующего правового акта.

Если в процессе согласования в проект правового акта ГУЛХ вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному согласованию.

Обеспечение качественной и своевременной подготовки проектов правовых актов ГУЛХ и их согласование с заинтересованными структурными подразделениями ГУЛХ возлагается на начальников соответствующих структурных подразделений ГУЛХ.

3.1.8. Совместные правовые акты с другими органами исполнительной власти Омской области печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) в двух экземплярах по одному для каждой из сторон.

При оформлении совместного правового акта:

- наименования органов исполнительной власти Омской области - располагаются на одном уровне;

- наименование вида документа - приказ (распоряжение) располагается по центру;

- дата совместного приказа (распоряжения) - единая, соответствует дате более поздней подписи;

- регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более органами исполнительной власти Омской области, состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих органов, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

- подписи руководителей органов исполнительной власти Омской области располагаются ниже текста на одном уровне.

3.1.9. Распоряжения ГУЛХ формируются в дела в зависимости от сроков хранения и обозначаются следующими кодами:

лс - распоряжения ГУЛХ по личному составу, имеющие сроки хранения 50 лет (о приеме, об увольнении, о поощрении, об изменении фамилии, о материальной помощи, об установлении надбавок и др.).

к - распоряжения ГУЛХ по вопросам государственной службы и кадров, имеющие сроки хранения 5 лет (о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков, о наложении взысканий, о краткосрочных командировках и др.). Номер распоряжения присваивается в отделе правовой и кадровой работы;

р - распоряжения ГУЛХ по основной деятельности. Номер распоряжения присваивается в отделе ОТО;

хд - распоряжения ГУЛХ по вопросам хозяйственной деятельности. Номер распоряжения присваивается в отделе ОТО.

3.1.10. Структурные подразделения (должностные лица), организации, которым рассылается копия правового акта ГУЛХ, указываются в указателе рассылки.

По решению исполнителя готовится лист ознакомления правого акта с сотрудниками ГУЛХ. Ознакомление сотрудников ГУЛХ с правовыми актами осуществляется посредством СЭДО, а также электронной почты.

3.1.11. Работники отдела ОТО обеспечивают направление копий приказов ГУЛХ в течение 3 рабочих дней после их регистрации в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Омской области и прокуратуру Омской области.

3.2. Положение, правила, инструкция.

3.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции ГУЛХ.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения законодательных и иных нормативных правовых актов.

Утверждение положения (правил, инструкции) оформляется в форме грифа утверждения или путем издания правового акта об их утверждении.

3.2.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов.

3.2.3. Если проект положения (правил, инструкции) утверждается правовым актом, то положение (правила, инструкции) печатается на стандартном листе бумаги формата А4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение правового акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

3.3. Протокол.

3.3.1. Протокол заседания комиссии, совета, рабочей или экспертной группы (далее - протокол), составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Протоколы могут составляться в полной или краткой форме, при которой фиксируется только принятое по нему решение.

3.3.2. Во вводной части указываются инициалы, фамилии, должности председательствующего, секретаря и присутствующих на заседании, а также при необходимости лиц, приглашенных на совещание (заседание).

Присутствовали (подчеркивается) - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек, например:

Присутствовали:

43 человека (список прилагается)

Фамилии присутствующих записываются в протокол в алфавитном порядке и оформляются по всей ширине строки.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается от границы левого поля, например:

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Об итогах работы ревизионной комиссии (докладчик - должность, фамилия И.О.).

2. О штатном расписании (докладчик - должность, фамилия И.О.)

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему. В последнем случае в тексте делается сноска: "текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью. При необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

3.3.3. Текст краткого протокола состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилия председателя, а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Фамилии присутствующих записываются в протокол в алфавитном порядке. Наименования должностей могут указываться обобщенно.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

3.3.4. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем, а в случаях, установленных законодательством, - всеми членами комиссии. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

3.3.5. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляется и подписывается ответственным исполнителем структурного подразделения ГУЛХ, готовившего рассмотрение вопросов.

Если копия протокола дается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью.

Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же составляет заверительную надпись. Она состоит из слова "Верно", указания должностного лица, составляющего выписку, личной подписи, фамилии, инициалов и даты.

Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью.

3.3.6. Протоколы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 размером шрифта 14, 12 и имеют следующие реквизиты:

наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом, размером 14 и выравнивается по центру;

название коллегиального органа - печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру;

место проведения заседания, совещания (указывается при необходимости) - выравнивается по центру;

дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера протокола.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должностей лиц, подписавших протокол, личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия) и располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

3.5. Служебные письма.

3.5.1. Письма в ГУЛХ готовятся как:

- ответы о выполнении поручений Губернатора Омской области, первого заместителя Председателя Правительства Омской области, заместителя Председателя Правительства Омской области;

- ответы о выполнении поручений Губернатора Омской области и Правительства Омской области по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции ГУЛХ;

- ответы на запросы различных организаций и частных лиц;

- инициативные письма;

- сопроводительные письма.

Сроки подготовки служебных писем устанавливаются резолюцией.

Служебные письма оформляются на бумажном носителе или в форме электронных документов.

Сопроводительные письма составляются в случае отправления адресату документов, требующих дополнительного пояснения по исполнению. В них указывается для чего направлен основной документ, что по нему нужно сделать и в какие сроки.

Инициативные письма готовятся за подписью Начальника ГУЛХ, первого заместителя Начальника, заместителя Начальника.

Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны. Письмо может иметь краткое наименование, которое раскрывает его содержание.

Если в письме отражено несколько вопросов, то его наименование может быть сформулировано обобщенно. Точка в конце наименования не ставится.

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. с соответствующей мотивацией или без нее.

Подписание служебных писем в форме электронных документов осуществляется с использованием ЭП подписанта.

Все подготовленные служебные письма должны быть оформлены и направлены на регистрацию в СЭДО ГУЛХ.

3.5.2. Сроки подготовки служебных писем устанавливаются резолюцией.

Тексты ответных служебных писем должны точно соответствовать поручению, зафиксированному в резолюции.

3.6. Акт.

Акт - это документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие.

Акты, как правило, составляются по единой схеме на унифицированных трафаретных формах.

Текст акта может состоять из трех частей: введения, констатирующей части и выводов.

Во введении указывается основание составления акта, перечисляются лица, составляющие акт. Начинается эта часть акта словом "Основание", после которого указываются наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок. Далее перечисляются инициалы и фамилии составителей акта.

В констатирующей части излагаются цели, задачи и сущность работы, результаты.

В заключительной части акта могут содержаться выводы, рекомендации или констатация фактов.

После текста указывается количество экземпляров акта и его местонахождение.

Акт содержит следующие реквизиты:

- наименование структурного подразделения;

- вид документа;

- дата акта;

- место составления;

- наименование документа;

- гриф утверждения (при необходимости);

- текст;

- подписи;

- печать (при необходимости).

В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон.

После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты составляются по установленной форме и подписываются соответствующими должностными лицами.

3.7. Служебная записка.

Переписка между структурными подразделениями ГУЛХ осуществляется на основании служебных записок.

Служебная записка содержит отчеты работников ГУЛХ о выполнении поручений начальника, его заместителей, руководителей структурных подразделений ГУЛХ, а также предложения работников ГУЛХ по вопросам работы ГУЛХ. Служебная записка составляется как по инициативе автора, так и по указанию (письменному или устному) руководителя.

Текст служебной записки, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления служебной записки, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки служебной записки. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. с соответствующей мотивацией или без нее.

Подписание служебных записок в форме электронных документов осуществляется с использованием ЭП подписанта или заверяется ЭП работника отдела ОТО.

Все подготовленные служебные записки должны быть оформлены и направлены на регистрацию в СЭДО ОТО.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

3.10. Телеграмма.

Телеграммы печатаются на стандартных листах бумаги без бланка в двух экземплярах (приложение N 7 к Инструкции).

Адрес телеграммы состоит из телеграфного наименования пункта назначения и точного наименования адресата.

К телеграмме одного содержания, направляемой в несколько адресов, дается перечень рассылки, завизированный исполнителем.

Текст телеграммы излагается на одной стороне листа, кратко, без переноса слов, абзацев. Цифры в тексте телеграммы пишутся, как правило, прописью.

В конце текста телеграммы проставляется ее регистрационный номер.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой, с указанием должности, инициалов и фамилии должностного лица, подписавшего телеграмму.

В ответных телеграммах перед текстом указывается номер документа, на который дается ответ, и используется оборотная сторона листа.

Проект телеграммы до представления ее на подпись руководителю визируется исполнителем на втором экземпляре в левом нижнем углу.

Телеграммы принимаются на отправку подписанными и датированными. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с правилами оказания услуг телеграфной связи.

Вторые экземпляры телеграмм, отправленных за подписью начальника, первого заместителя начальника, с подписью и визами формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Информация об изменениях:

Пункт 3.8 изменен. - Приказ Главного управления лесного хозяйства Омской области от 26 января 2018 г. N 2-п

См. предыдущую редакцию

3.8. Доверенность.

Доверенность оформляется на представителя ГУЛХ для подтверждения его полномочий перед третьими лицами действовать от имени ГУЛХ. Доверенность оформляется на бланке ГУЛХ.

Наименование документа "ДОВЕРЕННОСТЬ" печатается прописными буквами, выравнивается относительно центра листа и отделяется 2 - 3 межстрочными интервалами от текста доверенности.

В тексте доверенности указываются следующие сведения:

- должность, фамилия, имя, отчество и паспортные данные лица (в случае необходимости), которому выдана доверенность;

- перечень полномочий;

- образец подписи лица, которому выдана доверенность (в случае необходимости);

- срок действия доверенности.

Доверенность от имени ГУЛХ оформляется отделом правовой и кадровой работы и отделом администрирования доходов и финансового контроля.

Доверенность подписывается Начальником или уполномоченным им лицом. Доверенность заверяется оттиском гербовой печати.

Доверенности, выданные от имени ГУЛХ, регистрируются в отделе правовой и кадровой работы и отделе администрирования доходов и финансового контроля ГУЛХ в Журнале учета доверенностей согласно утвержденной номенклатуре дел.

3.9. Телефонограмма.

Телефонограмма применяется для срочных кратких сообщений. Телефонограмму рекомендуется применять для передачи вызова на совещание, заседание, а также для получения сведений оперативного характера, не требующих документального оформления (приложение N 9 к Инструкции).

Телефонограммы за подписью Начальника, первого заместителя Начальника, заместителя Начальника передаются и принимаются на их имя уполномоченными лицами.

После сверки текста телефонограммы с принимающим лицом передающий заполняет справочные реквизиты:

- в графе "Принял" указывается должность, фамилия лица, принявшего телефонограмму, и номер его телефона;

- в графе "Передал" указывается должность, фамилия, номер телефона, по которому телефонограмма была передана, время передачи телефонограммы (часы и минуты) и дата.

На обороте телефонограммы, содержание которой требуется передать нескольким адресатам, составляется список адресатов и номеров телефонов, по которым она должна быть передана.

Полученная телефонограмма должна быть отпечатана и передана руководителю в возможно короткий срок.

3.10. Факсограммы.

Факсограммы печатаются на стандартных листах бумаги без бланка. Допускается оформление факсограммы на бланке ГУЛХ с присвоением регистрационного номера.

При передаче и приеме текстов факсограмм по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- объем передаваемого документа, выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на непосредственного исполнителя, подготовившего и передавшего документ, и руководителя соответствующего структурного подразделения ГУЛХ;

- запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";

- поступившие факсограммы регистрируются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции для входящих документов, а затем передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях ГУЛХ, осуществляется их руководителями.