Раздел VI. Порядок передачи документов на хранение в архив

Раздел VI. Порядок передачи документов на хранение в архив

Хранение документов ГУЛХ, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учет, использование, отбор и подготовка к передаче на государственное хранение осуществляется архивом ГУЛХ в соответствии с Положением об архиве, утвержденным ГУЛХ.

Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

Подготовка документов к передаче на хранение в архив ГУЛХ осуществляется работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях ГУЛХ, при методической помощи отдела ОТО. Подготовка документов к передаче на хранение в архив ГУЛХ предусматривает: экспертизу документов, в том числе электронных документов, формирование и оформление дел, составление описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

6.1. Экспертиза ценности документов.

6.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

6.1.2. Экспертиза ценности документов в ГУЛХ на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив ГУЛХ.

6.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в ГУЛХ создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК).

6.1.4. Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяется положением, которое утверждается распоряжением ГУЛХ. Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию с ЭПК.

6.1.5. Первичная экспертиза ценности документов временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях ГУЛХ работниками, ответственными за ведение делопроизводства, под непосредственным методическим руководством отдела ОТО.

6.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив ГУЛХ, отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях ГУЛХ; выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли.

6.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании Перечня и номенклатуры дел ГУЛХ путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.

6.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

6.1.9. Описи дел - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

6.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу (приложения N 15, 16 к Инструкции). На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

6.1.11. В структурном подразделении описи ГУЛХ дел постоянного хранения, дел временного (свыше 10 лет) хранения, дел по личному составу составляются ежегодно при методическом руководстве отдела ОТО. По этим описям документы сдаются в архив ГУЛХ.

6.1.12. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение N 17 к Инструкции) и представляются в архив ГУЛХ ежегодно.

6.1.13. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

6.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом, другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

6.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, внесенных в опись, первый и последний номера дела по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

6.1.16. Опись дел структурного подразделения ГУЛХ подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с работником, ответственным за архив, ГУЛХ и утверждается руководителем структурного подразделения.

6.1.17. Описи дел структурных подразделений ГУЛХ составляются в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив ГУЛХ, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении ГУЛХ. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел ГУЛХ, которую готовит работник, ответственный за архив.

Сводная опись дел ГУЛХ подписывается начальником отдела ОТО, визируется лицом, ответственным за ведение архива в ГУЛХ и после согласования экспертной комиссией ГУЛХ направляется на согласование с ЭК, после чего утверждается Начальником.

6.1.18. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 18 к Инструкции) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Согласованные акты утверждаются первым заместителем начальника только после утверждения ЭПК описей дел постоянного хранения; после этого ГУЛХ имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты.

6.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется на все дела ГУЛХ. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений ГУЛХ, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

6.1.20. Дела, подлежащие уничтожению, сдаются на переработку по приемо-сдаточной накладной или уничтожаются в уничтожителе бумаги.

Погрузка и вывоз документов на уничтожение осуществляется под контролем работника, ответственного за архив ГУЛХ.

6.1.21. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив ГУЛХ не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях ГУЛХ и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

6.1.22. Перед тем как принять дела в архив ГУЛХ, работник, ответственный за архив ГУЛХ, предварительно проверяет правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел ГУЛХ.

Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел устраняются работниками структурного подразделения ГУЛХ, ответственными за делопроизводство.

6.1.23. Прием каждого дела производится работником, ответственным за архив ГУЛХ, в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи напротив каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела.

В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника, ответственного за архив ГУЛХ, и работника, передавшего дела.

6.1.24. В случае ликвидации структурного подразделения ГУЛХ работник, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив ГУЛХ независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

6.1.25. Выдача дел другим подразделениям из архива производится с разрешения ответственного лица, отвечающего за работу архива. Выдача дел работникам подразделений для работы осуществляется под роспись в журнале регистрации выдачи дел. В нем указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для росписи в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения первого заместителя начальника с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

6.1.26. По истечении 10-летнего срока ведомственного хранения дела постоянного хранения ГУЛХ передаются в БУ ИсА. Перед передачей проводится проверка наличия и состояния передаваемых дел постоянного хранения. Обнаруженные дефекты устраняются работниками ГУЛХ.

Дела передаются по 3-м экземплярам утвержденных ЭПК описей дел постоянного хранения. По итогам передачи оформляется акт приема-передачи дел в 2-х экземплярах, который подписывается лицами, осуществляющими передачу, и утверждается руководителем БУ ИсА и первым заместителем начальника.