Раздел IV. Организация документооборота и исполнения поручений

Раздел IV. Организация документооборота и исполнения поручений

4.1. Прием и первичная обработка поступающих документов.

4.1.1. Прием и первичная обработка поступающей в ГУЛХ корреспонденции осуществляются отделом ОТО.

Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

4.1.2. Перед вскрытием почтовых отправлений проверяется сохранность их упаковки и правильность доставки. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтовому учреждению. Наличие заказных писем проверяется по записям почтовых реестров.

4.1.3. В отделе ОТО вскрываются все конверты (за исключением имеющих пометку "лично"). По сведениям, указанным на конверте, проверяется наличие в нем документов с соответствующими номерами, а также всех названных в документах приложений.

Конверты входящих документов, как правило, уничтожаются. В отдельных случаях для фиксации сведений о времени отправки или получения документов (нарушение сроков отправки и получения), адреса отправителя, если он отсутствует в самом документе, конверты прикрепляются к документу и помещаются вместе с ним в дело.

Конверты, в которых поступили обращения граждан, прилагаются к обращениям. В случае получения материалов по судебным делам (претензии, иски, отзывы, повестки и т.д.) конверт прилагается обязательно.

На корреспонденции, не подлежащей вскрытию (с пометкой "лично"), штамп ставится на конверте (проставляется только дата получения конверта).

4.1.4. Доставка документов в ГУЛХ осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, электронной связи.

С помощью почтовой и фельдъегерской связи доставляется письменная корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей, посылок, мелких пакетов, а также печатные издания.

По каналам электронной связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные документы и электронные образы документов из СЭДО органов государственной власти и иных организаций.

4.1.5. В СЭДО ГУЛХ обработке подлежат электронные документы, которые подписаны электронной подписью, признанной действительной.

При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, отдел ОТО производит проверку действительности электронной подписи должностного лица - автора документа.

При получении электронного образа документа, подписанного электронной подписью, отдел ОТО производит проверку действительности электронной подписи сотрудника подразделения делопроизводства, подтверждающей соответствие электронного образа документа его подлиннику на бумажном носителе, подписанному должностным лицом - автором документа.

При обнаружении некомплектности или повреждении электронных документов, электронных образов документов, отсутствии или признании электронной подписи недействительной отдел ОТО направляет отправителю уведомление об отказе в приеме к обработке такого документа.

4.2. Предварительное рассмотрение входящих документов с целью их распределения.

4.2.1. Без предварительного рассмотрения регистрируются и передаются средствами СЭДО по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям (управлениям), а также письма по запросам работников ГУЛХ.

4.2.2. Предварительное рассмотрение электронных сообщений, поступающих по электронной почте, электронных документов и электронных образов документов, поступающих в СЭДО ГУЛХ, осуществляется аналогично документам на бумажных носителях.

4.3. Регистрация поступающих документов.

4.3.1. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования. Документы регистрируются независимо от способа их доставки.

Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения, либо при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день.

4.3.2. Не подлежит регистрации в отделе ОТО следующая входящая корреспонденция:

- поздравительные письма и телеграммы;

- пригласительные билеты;

- бухгалтерские документы (счета на оплату товаров и услуг, платежные поручения, накладные, акты сверки и т.п.);

- печатные издания (книги, журналы, бюллетени и т.п.);

- формы статистической отчетности, поступившие без сопроводительного письма;

- учебные планы, программы (без сопроводительных писем);

- документы на иностранных языках без перевода.

4.3.3. Документы регистрируются и учитываются отделом ОТО в СЭДО путем создания РКК документов с включением в них электронных документов или электронных образов документов и заполнением следующих полей:

- входящий номер;

- дата регистрации;

- заголовок (краткое содержание);

- исходящий номер документа;

- корреспондент и его адрес;

- фамилия, инициалы, должность лица, рассматривающего документ;

- вид документа;

- вид доставки;

- вложения;

- текст документа;

- имя и фамилия лица, заверившего документ ЭП;

- дата и время заверения документа ЭП;

- номер сертификата ЭП лица, заверившего документ ЭП.

Документы, поступившие на бумажном носителе, включаются в СЭДО после сканирования и создания электронного образа документа. Включение электронного образа документа в СЭДО возможно только после его сравнения с подлинником документа.

После включения электронного образа в СЭДО ГУЛХ он заверяется ЭП работника отдела ОТО, подтверждающей соответствие электронного образа документа его подлиннику на бумажном носителе.

Не подлежат преобразованию в электронную форму:

- сброшюрованные документы и другие текстовые материалы;

- книги, буклеты, карты, диаграммы, материалы форматом более А4, а также состоящие из листов разного формата;

- материалы с малоразборчивым текстом;

- письма граждан, приложенные к документам.

Электронные документы и электронные образы документов регистрируются в СЭДО ГУЛХ после проверки действительности ЭП.

4.3.4. При создании РКК поступившего в ГУЛХ документа в СЭДО ГУЛХ осуществляется присвоение регистрационного номера документу с указанием даты регистрации, например:

ВХ-13/ГУЛХ-13840 от 16.09.2013,

где:

ВХ - вид документа (входящий);

13 - год;

ГУЛХ - Главное управление лесного хозяйства Омской области;

13840 - порядковый номер;

16.09.2013 - дата регистрации.

На документах, оформленных на бумажном носителе и подлежащих регистрации, на лицевой стороне первого листа, в правом нижнем углу, ставится регистрационный штамп, в котором заполняется дата поступления и регистрационный номер.

4.3.5. Документы, поступающие по электронной почте и факсимильной связи, регистрируются как входящие документы.

При поступлении документа по каналу факсимильной связи вместе с его подлинником обоим документам присваивается один и тот же регистрационный номер.

В случае если поступивший документ является ответом на запрос, работники отдела ОТО подбирают документы, на которые имеется ссылка, и связывают их с помощью СЭДО ГУЛХ.

4.3.6. В случае изменения резолюции или в случае переадресации документов между органами исполнительной власти Омской области указанная передача осуществляется через отдел ОТО, при этом документы вторично не регистрируются.

4.3.7. Вся зарегистрированная входящая корреспонденция, поступившая на бумажных носителях, хранится в структурных подразделениях ГУЛХ и включается в соответствующее номенклатурное дело.

4.3.8. Копии всех поступивших в ГУЛХ законопроектов, проектов иных правовых актов для выдачи заключения по вопросам, отнесенным к компетенции ГУЛХ, регистрируются как входящие документы.

4.3.9. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма.

4.3.10. Электронная почта - один из компонентов СЭДО, средство информации между пользователями как внутри ГУЛХ, так и между организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Документы, переданные для сведения (без сопроводительного письма) работникам ГУЛХ, пересылаются им средствами СЭДО.

4.3.11. В первую очередь осуществляется регистрация документов с указаниями, свидетельствующими о срочности их исполнения, или с пометкой о срочности их доставки.

4.4. Порядок рассмотрения и доведения документов до исполнителей.

4.4.1. Документы, адресованные ГУЛХ, в том числе электронные документы, после регистрации в отделе ОТО направляются посредством СЭДО на рассмотрение Начальнику, первому заместителю начальника, заместителю начальника ГУЛХ.

При передаче на рассмотрение электронных документов вместе с ними передаются их регистрационные данные.

4.4.2. Все резолюции подлежат занесению в СЭДО ГУЛХ путем создания контрольной карточки резолюции и заполнением в ней следующих полей:

- автор;

- исполнители;

- текст;

- дата выдачи;

- срок исполнения;

- отметка о контроле.

Резолюциям, требующим отчета об исполнении, присваивается статус "Контроль" с обязательным указанием срока исполнения.

В поле "Исполнители" первым указывается ответственный исполнитель.

4.4.3. Резолюции заносятся в СЭДО ГУЛХ работниками отдела ОТО или иными лицами, на которых в установленном порядке возложена указанная обязанность, могут быть подготовлены в виде проектов и направлены автору резолюции для подписания.

4.4.4. Электронные документы и резолюции в форме электронных документов доводятся до исполнителей в электронном виде в день рассмотрения или на следующий рабочий день.

Оповещение исполнителей о наличии резолюции производится автоматически.

4.5. Контроль исполнения документов.

4.5.1. Контроль исполнения документов в ГУЛХ включает в себя постановку документа на контроль, предварительную проверку хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование первого заместителя Начальника, заместителей Начальника, руководителей структурных подразделений о состоянии исполнения документов.

4.5.2. В ГУЛХ осуществляется контроль исполнения всех зарегистрированных документов, требующих исполнения. При постановке документа на контроль в СЭДО ставится отметка о контроле.

На резолюциях с текстами, требующих исполнения ("Для предложений", "Для ответа", "Для рассмотрения", "Для подготовки информации", и др.) специалистами, обеспечивающими организационно-техническую деятельность Начальника и его заместителей, ставится отметка о контроле и срок исполнения.

4.5.3. Контроль за исполнением поручений Начальника обеспечивают работники отдела ОТО. Контроль за исполнением поручений первого заместителя начальника, заместителя начальника осуществляют специалисты, обеспечивающие их организационно-техническую деятельность.

4.5.4. Работники отдела ОТО еженедельно представляют Начальнику информацию об исполнении документов.

Количество просроченных дней по исполнению документа исчисляется в календарных днях.

Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных и данных СЭДО.

4.5.5. Документ считается исполненным и снимается с контроля, когда решены по существу все поставленные в нем вопросы и задачи, извещены все заинтересованные лица и организации.

Основанием для снятия с контроля документа является наличие соответствующего исходящего документа ГУЛХ (служебной записки и других документов).

4.5.6. Документы, поставленные на контроль, и поручения Начальника снимаются с контроля в СЭДО работниками отдела ОТО.

4.5.7. Посредством базы данных "Мониторинг" ответственные исполнители уведомляются за 2 дня до окончания срока исполнения документа.

4.6. Работа исполнителей с документами.

4.6.1. Организация работы исполнителей с документами осуществляется на основании резолюций вышестоящих должностных лиц.

Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, согласование с заинтересованными должностными лицами, доработку и представление проекта документа на подпись руководителю.

4.6.2. Проекты документов подлежат обязательному занесению в СЭДО. При создании проектов документов в СЭДО ГУЛХ исполнителем в учетной карточке заполняются следующие поля:

- корреспондент и его адрес;

- заголовок (содержит краткое название, передающее смысл текста и отвечающее на вопрос "О чем?");

- тип документа (письмо, служебная записка и т.п.);

- вид отправки (ЕСЭДО без досылки на бумажном носителе, письмо, факс, электронная почта, курьер);

- ссылку на связанный документ;

- вложения (содержат прикрепленные файлы);

- текст документа (помещается текстовая часть документа, за исключением бланка, на котором оформлен документ).

Необходимость наличия проекта документа на бумажном носителе (одновременно с проектом электронного документа) определяется исполнителем исходя из вида документа и его адресата.

Проекты электронных документов направляются руководителю для подписания ЭП средствами СЭДО. Проекты документов на бумажном носителе передаются на подпись в установленном порядке.

При подготовке проектов документов на бумажном носителе исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.

4.6.3. Контроль за правильным оформлением документов осуществляют работники отдела ОТО.

4.6.4. Ведение делопроизводства между органами исполнительной власти Омской области (кроме документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, обращений граждан, книг, диаграмм, документов форматом более А4, документов сектора контроля Управления делами Правительства Омской области и Управления по работе с обращениями граждан Губернатора Омской области) осуществляется в электронном виде с использованием электронных документов (электронных образов документов) и применением средств электронной подписи.

4.6.5. В ГУЛХ осуществляется исполнение поручений:

- Губернатора Омской области, Председателя Правительства Омской области;

- Правительства Омской области;

- первого заместителя и заместителя Председателя Правительства Омской области;

- содержащихся в нормативно-правовых актах Губернатора Омской области, Правительства Омской области, протоколах заседаний Правительства Омской области, координационных и совещательных органов Омской области, образованных нормативными правовыми актами Губернатора Омской области, правовых актах ГУЛХ;

- содержащихся в резолюциях Начальника, первого заместителя начальника, заместителя начальника, начальников отделов.

4.6.6. Поручение исполняется ответственным исполнителем в срок, указанный в поручении или в документе, исполнение которого предусмотрено поручением.

Если срок исполнения поручения не указан, то поручение исполняется в следующие сроки:

1) поручения, содержащие указание "срочно", - до 3 дней с даты подписания поручения;

2) поручения и документы, содержащие указание "оперативно", - до 7 дней;

3) поручения, содержащиеся в правовых актах, и документы, в которых не определен срок их исполнения, - 15 дней;

4) запросы и обращения депутатов Законодательного Собрания Омской области - до 15 дней;

5) телеграммы и телефонограммы, требующие дополнительной проверки, - до 3 дней;

6) согласование проектов правовых актов Губернатора Омской области, Правительства Омской области, а также проектов областных законов и иных правовых актов, вносимых на рассмотрение Законодательного Собрания Омской области Губернатором Омской области, - в течение 3 дней. Срок исполнения начинается со дня, следующего за днем поступления документов на согласование.

Срок исполнения поручения исчисляется в календарных днях и начинается со дня регистрации документа, за исключением сроков, установленных для согласования проектов правовых актов, которые исчисляются в рабочих днях.

4.6.7. Поручения по рассмотрению документов (проектов правовых актов, протестов прокуратуры, запросов и др.) исполняются работниками ГУЛХ в сроки, установленные законодательством для рассмотрения соответствующего документа.

В указанные сроки включаются подготовка и визирование проекта ответа, а также подписание документа Начальником или уполномоченным им лицом. Поручение считается исполненным после присвоения документу исходящего номера отделом ОТО.

4.6.8. Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, то поручение должно быть исполнено в следующий за ним рабочий день.

Если срок исполнения поручения указан со словом "до", то поручение исполняется в предшествующий этой дате день.

Изменение срока поручения согласовывается с лицом, давшим поручение. Если поручение по объективным причинам не может быть исполнено в установленный срок, то ответственный исполнитель обязан за 3 дня до истечения срока письменно согласовать продление срока исполнения с лицом, давшим поручение.

4.6.9. Если поручение дано нескольким лицам, то ответственным за исполнение поручения является лицо, указанное в поручении первым, если иное не предусмотрено в поручении.

4.6.10. Ответственный исполнитель координирует работу соисполнителей поручения, в том числе определяет сроки представления соисполнителями необходимых документов и материалов в соответствии с федеральным и областным законодательством.

4.6.11. В случае, если ответственным исполнителем специально не определены сроки представления иными исполнителями необходимых документов и сведений, то данные документы и сведения предоставляются в следующие сроки:

- для исполнения поручений и документов, содержащих указание "срочно", телеграмм и телефонограмм, требующих дополнительной проверки, - не позднее чем за один день до окончания срока исполнения поручения или документа;

- для исполнения поручений и документов, содержащих указание "оперативно", - не позднее чем за три дня до окончания срока исполнения поручения или документа;

- для остальных поручений и документов - не позднее чем за пять дней до окончания срока исполнения поручения или документа.

4.6.12. В исключительных случаях лицо, ответственное за исполнение поручения, представляет на имя Начальника или его заместителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3 дней до истечения срока исполнения поручения.

В отношении поручений Начальника или его заместителей, данных в связи с исполнением поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, мотивированная просьба о продлении соответствующего поручения представляется не позднее 5 дней до истечения срока исполнения поручения.

4.6.13. Соисполнители имеют право:

- докладывать об исполнении поручения руководителю, давшему поручение, только по поручению (предложению) ответственного исполнителя;

- вносить ответственному исполнителю предложения об изменении сроков исполнения документов с соответствующим обоснованием.

4.6.14. Ответственный исполнитель персонально отвечает за качество исполнения документа (поручения), полноту и достоверность информации и соблюдение сроков его выполнения.

4.6.15. Документ (поручение) считается исполненным, если проведены предусмотренные в документе мероприятия, рассмотрены по существу поставленные в нем вопросы и даны соответствующие письменные (устные) ответы или поставленные в документе вопросы решены в оперативном порядке.

О результатах должно быть сообщено автору документа (если это требуется исходя из содержания документа или резолюции).

4.6.16. После исполнения документа в СЭДО ГУЛХ отделом ОТО проставляется отметка об исполнении документа и снятие его с контроля.

4.7. Организация работы с отправляемыми документами.

4.7.1. Документы, направляемые на подпись руководителю, должны иметь сведения об ответственном исполнителе в соответствии с пунктом 2.2.19 Инструкции. Подписанные документы передаются для регистрации и отправки в отдел ОТО.

Перед регистрацией отправляемого документа производится проверка правильности оформления документа, комплектности документа, соответствия количества экземпляров документа указателю рассылки, соответствия текстов подписанного и завизированного экземпляра документа, проверяется наличие:

- подписи;

- виз;

- приложений;

- отметки об исполнителе;

- правильности написания адресата;

- номера и даты документа, на который делается ссылка.

4.7.2. Перед регистрацией электронных документов производится проверка аутентичности и действительности ЭП должностного лица, подписавшего документ.

Неправильно оформленные документы возвращаются ответственному исполнителю.

4.7.3. Регистрация и дальнейшая отправка документов на бумажном носителе осуществляется только при наличии проекта документа, занесенного в СЭДО ГУЛХ.

4.8. Регистрация отправляемых документов.

4.8.1. Регистрация отправляемых документов осуществляется в отделе ОТО путем создания РКК исходящего документа с включением в них электронных документов или электронных образов документов и заполнением следующих полей:

- исходящий номер;

- дата регистрации;

- заголовок документа;

- вид документа;

- вид доставки;

- корреспондент и его адрес;

- фамилия, инициалы, должность исполнителя документа;

- вложения;

- текст документа;

- имя и фамилия лица, заверившего документ ЭП;

- дата и время заверения документа ЭП;

- номер сертификата ЭП лица, заверившего документ.

4.8.2. При создании РКК исходящего документа в СЭДО ГУЛХ осуществляется присвоение регистрационного номера документу с указанием даты регистрации, например:

N ИСХ-13/ГУЛХ-689 от 12.07.2013,

где:

ИСХ - вид документа (исходящий);

13 - год;

ГУЛХ - Главное управление лесного хозяйства Омской области;

689 - порядковый номер документа;

12.07.2013 - дата регистрации.

4.8.3. Работники, осуществляющие регистрацию документов, при необходимости заверяют ЭП регистрационно-контрольную карточку документа, содержащую сканированную копию подписанного бумажного носителя.

4.8.4. Для документов, оформленных на бумажном носителе, регистрационный номер документа и дата регистрации проставляется на подлиннике документа в реквизитах бланка.

4.8.5. Документ, отправленный по факсу, электронной почте, подлежит регистрации в соответствии с пунктом 4.8.2. Инструкции.

Ответственный исполнитель принимает решение о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе.

4.9. Отправка документов.

4.9.1. Исходящие документы передаются с помощью СЭДО, почтовой, электронной связи. Решение о способе доставки принимает исполнитель, подготовивший документ. Отправка документов осуществляется отделом ОТО, за исключением документов, передаваемых по электронной почте и факсимильной связи, которые передаются непосредственными исполнителями.

4.9.2. Исходящие документы в форме электронных документов, подписанных ЭП, отправляются в органы исполнительной власти, иные органы государственной власти, органы местного самоуправления путем пересылки из СЭДО ГУЛХ в СЭДО адресата при наличии у него таковой. При отправке электронных документов вместе с ними передаются их регистрационные данные.

4.9.3. Обработка документов для отправки почтовой связью (упаковка, адресация, проставление стоимости почтовых услуг) осуществляется отделом ОТО в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи. Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов.

Документы отправляются отделом ОТО два раза в неделю.

Исходящие документы передаются в отдел ОТО для отправки без конвертов.

Документы, отправляемые почтовой связью в один адрес, могут быть вложены в один конверт. На конвертах проставляются регистрационные индексы отправляемых документов.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию руководителя, подписавшего документ.

4.9.4. Реестры на отправляемую заказную корреспонденцию печатаются в отделе ОТО в двух экземплярах (приложение N 9 к Инструкции).

Один экземпляр реестра вручается почтовому работнику, второй - подшивается в дело. Реестры хранятся в отделе ОТО.

4.9.5. Вопросы срочной доставки документов решаются руководителем, подписавшим документ. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

4.9.6. При передаче текстов документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- передаваемый документ (текст, схема, графическое изображение) должен быть выполнен на бумаге формата А4 черным цветом;

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения;

- запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования".

4.10. Порядок прохождения и регистрации внутренних документов.

4.10.1. Создание, согласование и регистрация служебных записок осуществляется в СЭДО ГУЛХ в электронной форме.

Проекты служебных записок после подписания первым заместителем начальника, заместителем начальника, руководителем структурного подразделения ГУЛХ направляются на регистрацию в отдел ОТО.

Регистрация осуществляется в отделе ОТО путем создания РКК внутреннего документа и заполнением следующих полей:

- регистрационный номер;

- дата регистрации;

- заголовок документа;

- вид документа;

- фамилия, инициалы, должность адресата;

- фамилия, инициалы, должность лица, подписавшего документ;

- фамилия, инициалы, должность исполнителя;

- вложения;

- текст документа;

- имя и фамилия лица, заверившего документ ЭП;

- дата и время заверения документа ЭП;

- номер сертификата ЭП лица, заверившего документ.

4.10.2. При создании РКК внутреннего документа (служебной записки) в СЭДО ГУЛХ осуществляется присвоение регистрационного номера документу с указанием даты регистрации, например:

N ВНУТР-13/ГУЛХ-689 от 12.07.2013,

где:

ВНУТР - вид документа (служебная записка);

13 - год;

ГУЛХ - Главное управление лесного хозяйства Омской области;

689 - порядковый номер документа;

12.07.2013 - дата регистрации.

4.10.3. Регистрация протоколов коллегиальных и совещательных органов ГУЛХ осуществляется секретарем коллегиального или совещательного органа или иными уполномоченными этими органами лицами.

Протоколам заседаний присваиваются порядковые номера в пределах календарного года по каждому виду протоколов отдельно.

Протоколы подшиваются в дела в структурном подразделении ГУЛХ в соответствии с номенклатурой дел по мере их поступления.

4.11. Порядок прохождения и регистрации правовых актов.

4.11.1. Прохождение правовых актов на этапе их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе их исполнения - поступающих документов.

4.11.2. Проекты правовых актов ГУЛХ после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами ГУЛХ передаются на подпись Начальнику или уполномоченному лицу.

4.11.3. После подписания правовой акт ГУЛХ передается на регистрацию в отдел ОТО. Приказы и распоряжения ГУЛХ регистрируются отдельно. Порядковые номера присваиваются в пределах года.

4.11.4. Исполнитель создает электронный проект правового акта и направляет его на регистрацию в СЭДО.

Ответственность за соответствие электронных проектов документов, направленных на регистрацию в СЭДО, содержанию документов на бумажном носителе возлагается на исполнителя документа.

Реквизиты обязательные для заполнения при регистрации:

- регистрационный номер;

- дата регистрации;

- заголовок документа;

- фамилия, имя, отчество, должность лица, подписавшего документ;

- фамилия, имя, отчество, должность исполнителя;

- вложенный(-е) файл(-ы) документа;

- текст документа.

4.11.5. Правовые акты ГУЛХ по личному составу регистрируются в отделе правовой и кадровой работы ГУЛХ пункт 3.1.9.

4.11.6. Размноженные копии правовых актов, рассылаемые в другие организации, заверяются в отделе ОТО.

4.12. Порядок работы с обращениями граждан.

4.12.1. Обращения граждан, поступившие в ГУЛХ, рассматриваются в соответствии с Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ.

4.12.2. Обращения граждан, поступившие в установленном порядке, подлежат обязательному рассмотрению. Отказ в рассмотрении обращений граждан по вопросам, относящимся к компетенции ГУЛХ, не допускается. Рассмотрение обращений граждан считается завершенным только после отправки заявителю ответа о принятом решении.

Ответственность за организацию рассмотрения обращений граждан и соблюдение установленных для их рассмотрения сроков возлагается на руководителей соответствующих структурных подразделений ГУЛХ.

4.12.3. Сроки рассмотрения обращений граждан, поступивших Губернатору Омской области, в Правительство Омской области и переданных на рассмотрение в ГУЛХ, исчисляются со дня их регистрации в Правительстве Омской области.

4.12.4. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства. Все поступившие обращения граждан должны быть зарегистрированы отделом ОТО в СЭДО.

На лицевой стороне первого листа обращения гражданина, в правом нижнем углу, проставляется штамп с указанием даты поступления обращения гражданина и регистрационного номера, состоящего из начальной буквы фамилии обратившегося гражданина и порядкового номера, присвоенного в течение календарного года (например: Д-41, 20.05.20012).

4.12.5. Если обращение гражданина находится на рассмотрении и от него вновь поступает аналогичное обращение, то оно приобщается к делу под ранее присвоенным номером.

4.12.6. Обращения граждан подразделяются на поступившие Губернатору Омской области, в Правительство Омской области и переданные на рассмотрение в ГУЛХ или поступившие непосредственно в ГУЛХ.

4.12.7. При подготовке ответа на обращение, поступившее Губернатору Омской области, в Правительство Омской области и переданное на рассмотрение в ГУЛХ, готовятся следующие документы:

- ответ автору обращения, который готовится как исходящий документ со ссылкой на регистрационный номер Правительства Омской области;

- сопроводительное письмо на имя должностного лица, давшего поручение, с информацией о выполнении поручения (если требуется по резолюции). При подготовке ответа на обращение, поступившее непосредственно в ГУЛХ, ответ дается только его автору.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

4.12.9. Ответы авторам обращений и должностным лицам, давшим поручения по исполнению обращений, регистрируются в СЭДО в соответствии с пунктом 4.3.3. настоящей Инструкции.

4.12.10. Материалы, связанные с рассмотрением обращений граждан, адресованных Губернатору Омской области, первому заместителю Председателя Правительства Омской области или иному должностному лицу и поставленных на контроль в Правительстве Омской области, направляются отделом ОТО в Правительство Омской области.

4.13. Учет и анализ объема документооборота.

4.13.1. Все входящие и исходящие документы за определенный период времени (месяц, год) подлежат количественному учету для определения объема документооборота.

Подсчет количества документов производится при помощи СЭДО.

За единицу подсчета принимается экземпляр документа без учета копий, создаваемых при печатании и размножении (за исключением случаев, когда копия представляет собой единственный экземпляр документа).

Единицей подсчета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭДО.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

4.13.2. Итоговые сведения об объеме входящих и исходящих документов в ГУЛХ составляются отделом ОТО для анализа различных аспектов управленческой деятельности.