Раздел I. Общие положения

Раздел I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Главном управлении лесного хозяйства Омской области (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Главном управлении лесного хозяйства Омской области (далее - ГУЛХ).

1.2. Инструкция разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477, Указом Губернатора Омской области от 2 августа 2013 года N 113 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Омской области" и Регламентом Правительства Омской области, утвержденным Указом Губернатора Омской области от 24 февраля 2004 года N 34.

1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью системы электронного документооборота (далее - СЭДО) и других информационных технологий.

Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью (далее - ЭП), признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью соответствующего должностного лица, кроме случая, если федеральным и областным законодательством установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Состав электронных документов, обращающихся в СЭДО ГУЛХ, определяется перечнем документов, создание, хранение и использование которых при организации деятельности ГУЛХ осуществляется в форме электронных документов (приложение N 19 к Инструкции).

1.4. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются в соответствии с федеральным законодательством.

Положения Инструкции распространяются на работу с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией в части подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Информация об изменениях:

Пункт 1.6 изменен. - Приказ Главного управления лесного хозяйства Омской области от 26 января 2018 г. N 2-п

См. предыдущую редакцию

1.6. Методическое руководство организацией и совершенствованием делопроизводства ГУЛХ, а также контроль за соблюдением требований Инструкции осуществляется отделом организации деятельности, государственных закупок и информационных технологий Главного управления лесного хозяйства (далее - отдел ОТО).

Ведение делопроизводства и документооборота в ГУЛХ осуществляется отделом ОТО, а также работниками соответствующих структурных подразделений, назначенными ответственными за эту работу, которые обеспечивают учет и хранение документов, формируют номенклатуру дел структурного подразделения, осуществляют ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

1.7. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для работников всех структурных подразделений ГУЛХ.

1.8. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку работник обязан передать по указанию непосредственного руководителя находящиеся у него на исполнении (на контроле) документы другому работнику, оформив передачу документов в СЭДО ГУЛХ.

При увольнении или переходе на другую работу работник должен сдать непосредственному руководителю все числящиеся за ним документы, оформив передачу документов в СЭДО ГУЛХ. Дела, взятые из архива ГУЛХ, сдаются в архив ГУЛХ.

В случае болезни работника вопрос о передаче документов, находящихся у него на исполнении, решается руководителем, давшим поручение.

1.9. Работники несут персональную ответственность за невыполнение требований Инструкции.

1.10. Организация работы с документами в делопроизводстве ГУЛХ представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив ГУЛХ в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации и методическими документами Федерального архивного агентства.