Приложение. Инструкция по делопроизводству в Региональной энергетической комиссии Омской области

Приложение
к приказу Региональной
энергетической
комиссии Омской области
от 13 июня 2017 г. N 19-П

Инструкция
по делопроизводству в Региональной энергетической комиссии Омской области

13. Использование архивных документов в РЭК Омской области

13.1. Документы, находящиеся на хранении в архиве, предоставляются сотрудникам для работы в помещении архива или во временное (не более 1 месяца) пользование под расписку в журнале.

13.2. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам отделов на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

13.3. Сотрудники несут ответственность за сохранность полученных архивных материалов. Изымать документы из архивных дел, делать на них пометки, подчеркивать, загибать листы категорически запрещается.

Запрещается выносить дела из здания РЭК Омской области. Хранение дел у исполнителей недопустимо

13.4. В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

14. Оперативное хранение документов в архиве РЭК Омской области

14.1. Заведенные дела постоянного хранения, хранятся в архиве РЭК Омской области (их передача производится только по описям дел в 3-х экземплярах), а по истечении 10 лет, в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" передаются на хранение в Казенное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области".

Документы по личному составу в течение 75 лет хранятся в архиве РЭК Омской области.

14.2. Передача документов в Казенное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области" производится по акту.

15. Печати и штампы РЭК Омской области

15.1. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и, штампов и их количество принимает председатель РЭК Омской области.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати").

Печатью заверяются подписи председателя, его заместителей, бухгалтера или должностных лиц, которым доверенностью предоставлены соответствующие полномочия.

15.2. В работе РЭК Омской области имеются печати и штампы:

- гербовая печать (заверяет подпись руководителя) (приложение N 18);

- 1 круглая печать отдела организационной и кадровой работы (для заверения кадровых документов);

- 2 круглые выжимные печати (одна - у секретаря приемной (отметка командировочных удостоверений, вторая - у секретаря Правления РЭК Омской области (выписки и протоколы);

- 2 штампа (входящая и исходящая документация) в службе делопроизводства;

- штамп ОГРН - у начальника службы эксплуатации здания РЭК Омской области.

Передача печатей и штампов посторонним лицам и вынос их из помещений запрещается (кроме исключительных случаев, когда необходимо проставление печати и штампа организации в другом месте (например, Правительство Омской области, Управление по защите государственной тайны).

Печати и штампы, пришедшие в негодность, подлежат уничтожению.