Раздел 6. Особенности работы с электронными документами

Раздел 6. Особенности работы с электронными документами

6.1. В РЭК Омской области создаются и используются:

- электронные документы, создаваемые без предварительного документирования на бумажном носителе;

- электронные копии документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в ЕСЭДО.

6.1.1. Электронный документ должен быть оформлен по правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе. Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.

6.1.2 При передаче электронных документов в другие органы власти документы заверяются электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Пример -

	Эмблема органа власти	ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ
Наименование должности			Н.Н. Николаев
	Сертификат 1а111ааа000000000011
	Владелец Николаев Николай Николаевич
	Действителен с 01.12.2012 по 01.12.2017

Подлинники, дубликаты и копии электронного документа, полученные стандартными программными средствами, имеют одинаковую юридическую силу, если они сопровождаются действительной ЭП должностного лица, подписавшего документ.

Реквизит "Отметка об электронной подписи" предназначен для отображения сведений о том, что документ был подписан ЭП должностного лица, с указанием информации о сертификате.

6.1.3. Включение электронных копий документа в систему ЕСЭДО возможно после его подтверждения (подтверждения соответствия электронных копий документа подлиннику документа). Подтверждение соответствия электронных копий подлиннику документа осуществляется с помощью электронной подписи работника службы делопроизводства, выполняющего данную процедуру.

6.1.4. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.

6.1.5. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям, отправке и хранении электронных документов передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.

6.1.6. Документы, создаваемые или поступившие в РЭК Омской области на бумажном носителе, включаются в ЕСЭДО после сканирования и создания электронных копий документов. Включение электронных копий документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа.

6.1.7. После отправки электронного документа, завершенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в РФ" заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.

6.1.8. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в ЕСЭДО.

6.1.9. Электронные документы формируются в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде (приложение N 10 к инструкции).

6.1.10. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

6.1.11. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленным законодательством и иными нормативными правовыми актами, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.

6.1.12. Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих программно-технических средств и нормативных и методических документов.

6.1.13. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

6.1.14. Поступившие из структурных подразделений в архив электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема - передачи электронных документов на архивное хранение.

6.2. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения с грифом "ДСП".

6.2.1. К служебной информации ограниченного распространения с грифом "Для служебного пользования" относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

6.2.2. На документах (в случае необходимости и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется гриф "Для служебного пользования" (ДСП).

6.2.3. Необходимость проставления на документах и изданиях грифа "Для служебного пользования" определяется руководителями структурных подразделений, а также руководством РЭК Омской области, подписывающими или утверждающими документ.

6.2.4. Указанные гриф и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к этим документам.

6.2.5. Регистрация документов с грифом "Для служебного пользования"

осуществляется отдельно от несекретной документации и учитывается по количеству листов, а издания - каждый экземпляр в отдельности. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами.

6.2.6. Пересылка документов и изданий "Для служебного пользования" в другие организации производится заказными или ценными почтовыми отправлениями. На конверте указываются адреса и наименования получателя и отправителя, номера вложенных документов с добавлением отметки "ДСП".

6.2.7. На конверте отправляемых документов и изданий "Для служебного пользования" запрещается указывать фамилии, должности руководителей и сотрудников, а также наименования структурных подразделений.

6.2.8. Документы с грифом "Для служебного пользования" после исполнения группируются в дела отдельно от другой несекретной документации в соответствии с номенклатурой дел.

6.2.9. Документы, имеющие срок хранения постоянный или 75 лет по истечении года должны выводиться на печать. Формируются и хранятся такие документы также как все архивные документы.

6.2.10. Отобранные экспертной комиссией документы с грифом "Для служебного пользования" с истекшими сроками хранения оформляются на уничтожение актом. Документы уничтожаются путем измельчения до степени, исключающей возможность прочтения текста.