Приказ Главного государственно-правового управления Омской области от 21 декабря 2018 г. N 26п/1 "О внесении изменений в приказ Главного государственно-правового управления Омской области от 17 февраля 2014 года N 4п/1"

Внести в Инструкцию по делопроизводству в Главном государственно-правовом управлении Омской области, утвержденную приказом Главного государственно-правового управления Омской области от 17 февраля 2014 года N 4п/1, следующие изменения:

1) в пункте 2 слова "Государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 3 марта 2003 года N 65-ст (далее - ГОСТ Р 6.30-2003)," исключить;

2) в пункте 3 слово "подготовку" заменить словом "создание";

3) в пункте 10 слова "или отправки" заменить словами ", помещения в дело и (или) отправки";

4) в пункте 12:

- абзац первый изложить в следующей редакции:

"12. В документообороте Главного управления используется система электронного документооборота (далее - СЭДО Главного управления), входящая в состав государственной информационной системы Омской области "Единая система электронного документооборота органов исполнительной власти Омской области" (далее - ЕСЭДО). СЭДО Главного управления является автоматизированной информационной системой, обеспечивающей создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов.";

- в абзаце втором слова "сканирования и создания электронных образов документов" заменить словами "создания электронных копий документов";

5) в пункте 16:

- абзац первый изложить в следующей редакции:

"16. В Главном управлении документы оформляются на бланках (приказы, распоряжения, письма, поручения) и без них (внутренние документы). Бланки изготавливаются на стандартных листах белой бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А6 (105 х 148).";

- в абзаце третьем слово "писем" исключить;

- абзац пятый исключить;

6) пункт 18 изложить в следующей редакции:

"18. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Главного управления, являются:

1) герб Омской области;

2) наименование Главного управления;

3) наименование структурного подразделения Главного управления;

4) наименование должности;

5) справочные данные о Главном управлении;

6) наименование вида документа;

7) дата документа;

8) регистрационный номер документа;

9) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;

10) место составления (издания) документа;

11) гриф ограничения доступа к документу;

12) адресат;

13) гриф утверждения документа;

14) указания по исполнению документа (резолюция);

15) заголовок к тексту;

16) текст документа;

17) отметка о контроле;

18) отметка о приложении;

19) подпись;

20) отметка об электронной подписи;

21) гриф согласования документа;

22) виза;

23) печать;

24) отметка о заверении копии;

25) отметка об исполнителе;

26) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

27) отметка о поступлении документа;

28) ссылка на документ.";

7) абзац первый пункта 21 изложить в следующей редакции:

"21. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ.";

8) в абзаце втором пункта 29, абзаце втором пункта 46, абзаце седьмом пункта 48, абзацах третьем, четвертом пункта 49 слово "должность" в соответствующих числах и падежах заменить словами "наименование должности" в соответствующих числах и падежах;

9) в абзаце втором пункта 30, абзаце четвертом пункта 31, абзаце втором пункта 93 слово "оригинал" в соответствующих падежах заменить словом "подлинник" в соответствующих падежах;

10) в пункте 45 последний абзац изложить в следующей редакции:

"- печать (при необходимости).";

11) абзац первый пункта 51 после слова "подлежат" дополнить словом "поступающие";

12) абзац первый пункта 52 изложить в следующей редакции:

"52. Поступающие документы регистрируются (учитываются) независимо от способа их доставки. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения либо при поступлении в нерабочее время на следующий рабочий день.";

13) пункт 60 изложить в следующей редакции:

"60. После предварительного рассмотрения документы регистрируются (учитываются) и передаются на рассмотрение начальнику Главного управления (заместителю начальника Главного управления), руководителю структурного подразделения Главного управления или непосредственно исполнителю.";

14) пункт 61 после слов "за исключением" дополнить словами "поступивших на бумажном носителе";

15) пункт 63 дополнить абзацем следующего содержания:

"Копии муниципальных нормативных правовых актов Омской области (сведений о них), поступающих для включения в регистр муниципальных нормативных правовых актов Омской области, регистрируются в отделе по взаимодействию с органами местного самоуправления Омской области управления судебной и административно-правовой работы Главного управления работниками, ответственными за регистрацию соответствующих сведений, в отдельном журнале.";

16) в абзаце втором пункта 69 слова "электронному образу" заменить словами "электронной копии";

17) абзац первый пункта 71 после слова "заказное" дополнить словом ", простое";

18) в пункте 72 слова "Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 года N 234" заменить словами "правилами оказания услуг почтовой связи";

19) пункт 75 изложить в следующей редакции:

"75. Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "подпись" или на свободном месте под текстом и включает слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения копии (выписки из документа).

Листы многостраничных копий нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии. Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа, созданного на бумажном носителе.

Подлинники, дубликаты и копии электронного документа, полученные стандартными программными средствами, имеют одинаковую юридическую силу, если они сопровождаются действительной электронной подписью должностного лица, подписавшего электронный документ.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.";

20) в пункте 83:

- абзац первый исключить;

- в абзаце втором слова "При адресации" заменить словами "83. При адресации";

21) абзац первый пункта 88 после слова "создания" дополнить словами "и регистрации";

22) в абзаце втором пункта 90, абзаце первом пункта 115 слова "Подпись должностного лица" заменить словами "Наименование должности";

23) абзац первый пункта 94, абзац первый пункта 97 после слов "документа Главного управления" дополнить словами ", созданного на бумажном носителе,";

24) пункт 104 изложить в следующей редакции:

"104. Документы отправляются адресатам в день их подписания или не позднее следующего за ним рабочего дня.

Способ доставки срочного документа адресату определяется руководителем структурного подразделения, подготовившего документ, о чем информируется работник общего отдела.";

25) в пункте 105:

- абзац первый после слов "документы Главного управления" дополнить словами ", созданные на бумажном носителе,";

- абзацы третий, четвертый, шестой исключить;

26) пункт 107 после слов "на поступивший" дополнить словами "на бумажном носителе";

27) в пункте 108:

- в абзаце втором слова "грифом согласования" заменить словами "реквизитом "Гриф согласования документа";

- абзац третий после слов "грифы согласования" дополнить словом "документа";

28) пункт 109 после слова "Гриф утверждения" дополнить словом "документа";

29) пункт 113 после слова "исполнителем" дополнить словами "на бумажном носителе";

30) в пункте 118:

- абзац восьмой изложить в следующей редакции:

"- заголовок к тексту;";

- дополнить абзацами девятым - одиннадцатым следующего содержания:

"- текст;

- наименование должности;

- подпись.";

31) пункт 128 изложить в следующей редакции:

"128. После подписания правовому акту Главного управления присваивается регистрационный номер в общем отделе Главного управления и его электронная копия заносится в СЭДО Главного управления. Подлинник правового акта Главного управления хранится в общем отделе Главного управления.";

32) в пункте 131:

- абзац первый исключить;

- в абзаце втором слова "Указатель рассылки" заменить словами "131. Указатель рассылки";

- в абзаце третьем слово "оригиналом" заменить словом "подлинником";

33) в абзаце втором пункта 134:

- слово "Оригинал" заменить словом "Подлинник";

- слова "оттиском печати" заменить словом "печатью";

34) в пункте 137:

- дополнить словами "(при согласовании проектов правовых актов на бумажном носителе)";

- дополнить абзацами следующего содержания:

"Согласование проектов правовых актов (за исключением проектов правовых актов, содержащих информацию ограниченного доступа), поступивших в Главное управление от органов исполнительной власти Омской области в электронной форме с использованием информационной подсистемы "Проекты правовых актов Омской области" ЕСЭДО (далее - информационная подсистема), осуществляется Главным управлением в электронной форме либо по поручению Губернатора Омской области, первого заместителя Председателя Правительства Омской области, заместителей Председателя Правительства Омской области на бумажном носителе. Согласование проектов правовых актов в электронной форме осуществляется в соответствии с Регламентом Правительства Омской области.

Согласование проектов правовых актов, содержащих информацию ограниченного доступа, осуществляется в соответствии с требованиями, установленными федеральным и областным законодательством.";

35) в пункте 138:

- абзац первый после слов "правовых актов" дополнить словами ", поступившие на согласование в Главное управление на бумажном носителе,";

- абзац второй после слов "проекту правового акта" дополнить словами ", поступившему на бумажном носителе";

36) пункты 139, 140 изложить в следующей редакции:

"139. Проекты правовых актов, поступившие на согласование в Главное управление, передаются на рассмотрение начальнику Главного управления в электронной форме с использованием информационной подсистемы или СЭДО Главного управления.

Проекты правовых актов, рассмотренные начальником Главного управления, направляются в соответствии с его поручением работникам Главного управления (далее в настоящем разделе - исполнитель) с использованием информационной подсистемы или СЭДО Главного управления.

Проекты, поступившие на согласование в Главное управление на бумажном носителе, передаются исполнителю через работника общего отдела Главного управления.

140. При отсутствии замечаний и предложений Главного управления исполнитель либо лицо, являющееся разработчиком проекта правового акта (далее в настоящем разделе - разработчик проекта правового акта), подготавливает два экземпляра проекта правового акта на бумажном носителе:

- первый экземпляр (на бланке правового акта Губернатора Омской области, Правительства Омской области с прилагаемыми к нему документами в соответствии с Регламентом Правительства Омской области) подписывается начальником Главного управления и передается работником общего отдела Главного управления разработчику проекта правового акта либо исполнителю;

- второй экземпляр (текст проекта правового акта, приложение к проекту правового акта), завизированный исполнителем, начальником отдела (сектора) Главного управления, в котором рассматривался проект правового акта, работником Главного управления, ответственным за проведение лингвистической экспертизы, начальником соответствующего управления Главного управления, заместителем начальника Главного управления в соответствии с распределением обязанностей между заместителями начальника Главного управления, передается на хранение в общий отдел Главного управления.

При согласовании Главным управлением проекта правового акта в электронной форме с использованием информационной подсистемы к проекту правового акта распечатываются листы согласования: к первому экземпляру проекта правового акта - совмещенный лист согласования, ко второму экземпляру - полный лист согласования. Допускается печать полного листа согласования на лицевой и оборотной стороне листа.";

37) пункт 141 дополнить словами "либо письма Главного управления о недостаточности правовых оснований для выдачи заключения";

38) в пункте 142:

- абзац первый дополнить словами "в электронной форме или на бумажном носителе";

- абзац второй исключить;

39) пункт 143 изложить в следующей редакции:

"143. Заключение Главного управления, правовое заключение Главного управления по спорным вопросам, письмо Главного управления о недостаточности правовых оснований для выдачи заключения, подписанное начальником Главного управления в электронной форме, направляется разработчику проекта правового акта в электронной форме с использованием информационной подсистемы.

Заключение Главного управления, правовое заключение Главного управления по спорным вопросам, письмо Главного управления о недостаточности правовых оснований для выдачи заключения, подписанное начальником Главного управления на бумажном носителе, передается работником общего отдела Главного управления разработчику проекта правового акта либо исполнителю вместе с проектом правового акта.

Второй экземпляр заключения Главного управления, правового заключения Главного управления по спорным вопросам, письма Главного управления о недостаточности правовых оснований для выдачи заключения передается исполнителем на хранение в общий отдел Главного управления.

Ко второму экземпляру заключения Главного управления прикладывается проект правового акта с пояснительной запиской к проекту правового акта, ко второму экземпляру заключения Главного управления по спорным вопросам - проект правового акта с пояснительной запиской к проекту правового акта и обращением ответственного исполнителя о выдаче правового заключения по спорным вопросам.";

40) пункт 145 изложить в следующей редакции:

"145. По согласованию с разработчиком проекта правового акта исполнитель может возвратить проект правового акта на доработку без заключения под роспись (если проект правового акта поступил на согласование в Главное управление на бумажном носителе) или в электронной форме с использованием информационной подсистемы.";

41) в абзаце втором пункта 158 слова "электронному образу" заменить словами "электронной копии";

42) в пункте 164:

- абзац первый изложить в следующей редакции:

"164. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭДО Главного управления. В Главном управлении используются электронные документы (без предварительного документирования на бумажном носителе) и электронные копии документов, которые хранятся:";

- абзац четвертый изложить в следующей редакции:

"Электронные документы, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалификационной электронной подписью должностного лица Главного управления в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".";

- в абзаце пятом слова "оттиска печати" заменить словами "реквизита "Государственный герб Омской области";

- дополнить абзацем следующего содержания:

"В СЭДО Главного управления допускается использование иных способов подтверждения действий с электронными документами, при которых используются иные виды электронных подписей в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".";

43) дополнить пунктами 164.1 - 164.5 следующего содержания:

"164.1. Получение и отправка электронных документов осуществляются работниками общего отдела Главного управления.

164.2. После получения электронных документов, подписанных электронной подписью, работник общего отдела осуществляет проверку действительности электронной подписи.

164.3. После включения электронных документов в СЭДО Главного управления формируются регистрационно-учетные данные о документе, обеспечивающие управление документом, в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение, использование и другие данные.

В целях учета и поиска документов в СЭДО Главного управления используются следующие обязательные сведения о документах:

- адресант (автор);

- адресат;

- должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

- наименование вида документа;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- дата поступления документа;

- регистрационный номер входящего документа;

- сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

- заголовок к тексту (краткое содержание документа);

- индекс дела по номенклатуре дел;

- сведения о переадресации документа;

- количество листов основного документа;

- отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

- указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения);

- отметка о контроле;

- гриф ограничения доступа;

- сведения об электронной подписи;

- проверка электронной подписи;

- подразделение - ответственный исполнитель документа;

- файлы электронного документа (количество файлов, имена файлов).

В СЭДО Главного управления в зависимости от типа документа и задач использования информации могут включаться иные дополнительные сведения (ключевые слова, даты, промежуточные сроки исполнения, должностное лицо, поставившее документ на контроль, срок хранения документа, способ отправки документа и т.п.).

164.4. Документы, создаваемые в Главном управлении и (или) поступившие в Главное управление на бумажном носителе, регистрируются в СЭДО Главного управления с созданием в ней электронной копии такого документа.

164.5. Регистрация и учет электронных документов осуществляются в СЭДО Главного управления.";

44) пункт 165 изложить в следующей редакции:

"165. Регистрация электронных документов и электронных копий документов осуществляется работником общего отдела Главного управления в СЭДО Главного управления путем присвоения документу регистрационного номера и внесения данных о документе в регистрационно-учетную форму.

Регистрации в СЭДО Главного управления подлежат:

- документы, направленные в Главное управление участниками ЕСЭДО;

- отправляемые документы Главного управления;

- внутренние документы, подготовленные в СЭДО Главного управления или поставленные на контроль;

- правовые акты Главного управления по основной деятельности, кадровым (за исключением правовых актов, указанных в пункте 134 настоящей Инструкции) и административно-хозяйственным вопросам;

- проекты правовых актов, поступившие на согласование в Главное управление на бумажном носителе;

- обращения, поступившие в Главное управление на рассмотрение;

- судебные повестки с прилагаемыми к ним процессуальными документами, адресованные Правительству Омской области, Губернатору Омской области;

- документы, поступившие в Главное управление и требующие исполнения;

- ответы соисполнителей по поручениям, в которых Главное управление является ответственным исполнителем.";

45) в пункте 166 слово "поступающим" исключить;

46) в пункте 168:

- в абзаце шестом точку заменить точкой с запятой;

- дополнить абзацем следующего содержания:

"- отметка о контроле (при необходимости).";

47) пункты 170, 179 исключить;

48) пункт 174 изложить в следующей редакции:

"174. При регистрации отправляемого документа, созданного на бумажном носителе, работник общего отдела Главного управления заверяет его электронной подписью, подтверждающей соответствие электронной копии документа его подлиннику на бумажном носителе.";

49) пункты 180 - 182 изложить в следующей редакции:

"180. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме, о чем отмечается в заголовке дела или в графе "Примечание".

181. Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в СЭДО Главного управления в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

182. После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного начальником Главного управления.";

50) пункты 187, 188 изложить в следующей редакции:

"187. Номенклатура утверждается начальником Главного управления после ее согласования с экспертной комиссией Главного управления не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.

188. Номенклатура один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти Омской области в области архивного дела (далее - ЭПК). В случае изменения функций и структуры Главного управления Номенклатура подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению.";

51) в подпункте 21 пункта 195 слово "перед" заменить словом "за";

52) пункт 202 изложить в следующей редакции:

"202. Экспертиза ценности документов проводится в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Экспертиза ценности документов проводится:

- в делопроизводстве - при составлении Номенклатуры и при подготовке дел к передаче в архив Главного управления;

- в архиве Главного управления - в процессе подготовки дел к передаче на постоянное хранение в бюджетное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области" (далее - Исторический архив).";

53) в пункте 205:

- абзац первый изложить в следующей редакции:

"205. По результатам экспертизы ценности документов работниками структурных подразделений Главного управления, ответственными за ведение делопроизводства (архива), составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу (приложения N 20, 25), а также предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (по форме акта, приложение N 21).";

- в абзаце втором слово "утверждается" заменить словом "подписывается";

54) пункты 208, 209 изложить в следующей редакции:

208. Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу структурного подразделения Главного управления в целях передачи соответствующих дел в архив Главного управления составляются не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве.

209. Дела государственных гражданских служащих экспертизе ценности не подлежат. Дела данной категории подлежат частичному оформлению: производится нумерация листов в деле, составляется лист-заверитель дела и внутренняя опись документов дела. Указанные дела не подлежат подшивке или переплету.

Отдел государственной службы и кадров Главного управления в целях обеспечения сохранности и учета находящихся на хранении личных дел уволенных государственных гражданских служащих в конце каждого года составляет их опись по форме описи дел структурного подразделения, не делая записей о передаче и приеме дел в архив Главного управления.

В случае передачи личного дела государственного гражданского служащего, уволенного с государственной гражданской службы Омской области, в другой государственный орган в указанной описи в графе "Примечание" делается отметка о выбытии дела с указанием основания передачи. Документы (акты, запросы) о передаче дел государственных гражданских служащих составляют самостоятельное дело, которое включается в указанную опись.

В течение 10 лет в отделе государственной службы и кадров Главного управления обеспечивается сейфовое хранение личных дел уволенных государственных гражданских служащих.

По истечении 10-летнего срока хранения личных дел уволенных государственных гражданских служащих на эти дела по году увольнения составляется самостоятельная опись (приложение N 26) с отдельной нумерацией, после чего отдел государственной службы и кадров Главного управления передает их в установленном порядке на хранение в архив Главного управления.";

55) в приложении N 7 цифры "14,4" заменить цифрами "14,8";

56) в приложении N 8:

- в абзаце тринадцатом подпункта 1 пункта 1, подпункте 1 пункта 2 слово "оттиска" исключить;

- подпункт 5 пункта 4 изложить в следующей редакции:

"5) штамп "Главное государственно-правовое управление Омской области. Верно. Начальник общего отдела __________ Подпись _____________ Ф.И.О. __________ Дата ______________". Используется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа;";

57) в приложениях N 9, 10 слово "оттиска" исключить;

58) в приложении N 12 слово "должность" заменить словами "наименование должности";

59) в приложении N 18:

- таблицу изложить в следующей редакции:

Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел	Срок хранения и N статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
1. Управление организации деятельности Главного государственно-правового управления Омской области 1.1. Общий отдел

- слово "ведомственный" исключить;

60) в приложении N 19:

- таблицу изложить в следующей редакции:

Индекс дела	Заголовок дела	Количество томов (частей)	Срок хранения и N статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
07. Управление финансов и экономики

- гриф согласования документа исключить;

61) в приложении N 20:

- гриф утверждения документа исключить;

- таблицу изложить в следующей редакции:

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
Управление финансов и экономики

- слова "составителя описи" заменить словами "руководителя структурного подразделения";

- слова "лица, ответственного за архив Главного государственно-правового управления Омской области" заменить словами "лица, ответственного за архив";

62) приложение N 21 изложить в новой редакции в соответствии с приложением N 1 к настоящему приказу;

63) в приложении N 25:

- гриф утверждения документа исключить;

- таблицу изложить в следующей редакции:

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6
Управление финансов и экономики

- слова "составителя описи" заменить словами "руководителя структурного подразделения";

64) приложение N 26 изложить в новой редакции в соответствии с приложением N 2 к настоящему приказу;

65) в приложении N 28:

- таблицу изложить в следующей редакции:

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во томов, частей	Срок хранения и N статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
07. Управление финансов и экономики

- слова "составителя описи" заменить словами "лица, ответственного за архив";

66) приложение N 29 изложить в новой редакции в соответствии с приложением N 3 к настоящему приказу.

Начальник Главного государственно-правового управления Омской области

А.А. Банников