Подраздел 8. Исчерпывающий перечень документов и (или) информации, необходимых для осуществления государственного контроля и достижения целей и задач проведения проверки

Подраздел 8. Исчерпывающий перечень документов и (или) информации, необходимых для осуществления государственного контроля и достижения целей и задач проведения проверки

§ 1. Исчерпывающий перечень документов и (или) информации, истребуемых в ходе проверки лично у проверяемого юридического лица, индивидуального предпринимателя

11. При проведении проверки контролируемые лица обязаны предоставить по требованию должностных лиц Министерства, осуществляющих проверку, следующие документы:

1) распорядительные документы, подтверждающие назначение должностных лиц (лица, ответственного за архив, руководителей);

2) копия документа, предоставляющего право представителю действовать от имени контролируемого лица;

3) штатное расписание;

4) инструкция по делопроизводству;

5) номенклатура дел;

6) положение об организации работы с архивными документами или об архиве;

7) положение об экспертной комиссии, протоколы заседаний комиссии;

8) планы конкретных мероприятий и другие нормативные документы, регламентирующие порядок работы в чрезвычайных ситуациях, при возникновении которых невозможно обеспечить сохранность архивных документов (инструкция о мерах пожарной безопасности, список пожарного расчета и план эвакуации документов и имущества на случай пожара, план мероприятий по эвакуации и укрытию документов при чрезвычайных происшествиях);

9) график передачи дел от структурных подразделений в архив организации;

10) журнал регистрации показаний контрольно-измерительных приборов;

11) план передачи дел на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив;

12) акты проверки наличия и состояния архивных документов;

13) топографические указатели (пофондовые, постеллажные);

14) основные учетные документы и документы централизованного учета (книга учета поступления и выбытия документов, список фондов, лист фонда, описи дел, документов, реестр описей, паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию);

15) дело фонда (на каждый фонд);

16) документы, подтверждающие учет использования документов, в том числе выдачи архивных справок, выписок, копий документов;

17) документы, подтверждающие отсутствие дел (акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению; акты об утрате документов; акты о неисправимых повреждениях архивных документов; акты приема-передачи архивных документов на хранение; книга выдачи дел; акты о выдаче дел во временное пользование).

Если контролируемое лицо является государственным или муниципальным архивом, созданным в виде государственного или муниципального учреждения, предоставляются следующие документы:

1) распорядительные документы, подтверждающие назначение должностных лиц (работников архива, руководителей);

2) копия документа, предоставляющего право представителю действовать от имени контролируемого лица;

3) положение об архиве;

4) положение об экспертно-методической комиссии, протоколы

5) заседаний комиссии;

6) номенклатура дел;

планы конкретных мероприятий и другие нормативные документы, регламентирующие порядок работы в чрезвычайных ситуациях, при возникновении которых невозможно обеспечить сохранность архивных документов (инструкция о мерах пожарной безопасности, список пожарного расчета и план эвакуации документов и имущества на случай пожара, план мероприятий по эвакуации и укрытию документов при чрезвычайных происшествиях);

7) список организаций - источников комплектования архива, список организаций - возможных источников комплектования архива (при наличии);

8) наблюдательные дела на организации - источники комплектования, картотека работы с указанными организациями (при наличии);

9) акты проверки наличия и состояния архивных документов;

10) описи дел (документов);

11) план (схема) размещения архивных фондов;

12) порядок учета архивных документов;

13) схема учета архивных документов;

14) сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января 20__ года;

15) книга учета поступлений документов;

16) список фондов;

17) листы фондов;

18) реестр описей дел, документов;

19) паспорта архивохранилищ;

20) дела фондов;

21) журнал регистрации показаний контрольно-измерительных приборов;

22) топографические указатели (пофондовые, постеллажные);

23) книги выдачи архивных документов из архивохранилищ в читальный зал, во временное пользование;

24) акты о выдаче архивных документов во временное пользование;

25) документы, подтверждающие выбытие архивных документов (акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; акты о неисправимых повреждениях документов; акты приема-передачи документов на хранение; акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны; акты возврата документов собственнику; акты об изъятии подлинных единиц хранения, документов);

26) база данных "Архивный фонд";

27) журнал регистрации обращений граждан (или соответствующая база данных);

28) каталоги.

§ 2. Исчерпывающий перечень документов и (или) информации, запрашиваемых и получаемых в ходе проверки в рамках межведомственного информационного взаимодействия от иных государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственных государственным органам или органам местного самоуправления организаций в соответствии с межведомственным перечнем

12. При проведении проверки должностными лицами Министерства указанные документы не истребуются.