Распоряжение Администрации Псковской области от 29 декабря 2018 г. N 617-р "Об Инструкции по делопроизводству в Администрации Псковской области" (с изменениями и дополнениями)

Распоряжение Администрации Псковской области от 29 декабря 2018 г. N 617-р
"Об Инструкции по делопроизводству в Администрации Псковской области"

С изменениями и дополнениями от:

27 февраля 2019 г.

В соответствии со статьей 35 Закона области от 19 февраля 2002 г. N 174-ОЗ "О системе органов исполнительной власти Псковской области", в целях обеспечения в Администрации Псковской области единой системы делопроизводства:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Администрации Псковской области.

2. Органам исполнительной власти области при подготовке документов руководствоваться положениями Инструкции по делопроизводству в Администрации Псковской области, утвержденной пунктом 1 настоящего распоряжения.

3. Признать утратившими силу:

распоряжение Администрации области от 09 февраля 1998 г. N 76-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Псковской области и ее структурных подразделениях";

распоряжение Администрации области от 25 декабря 2000 г. N 680-р "Об утверждении Правил оформления документов в Администрации Псковской области".

4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на исполняющего обязанности Руководителя Аппарата Администрации области Дмитриева С.С.

Губернатор области

М.Ю. Ведерников

Утверждена
распоряжением
Администрации области
от 29.12.2018 N 617-р

Инструкция
по делопроизводству в Администрации Псковской области

С изменениями и дополнениями от:

27 февраля 2019 г.

I. Общие положения

1. Инструкция по делопроизводству в Администрации Псковской области (далее - Инструкция) является совокупностью единых правил документирования при централизованном осуществлении документооборота в Администрации Псковской области (далее также - Администрация области), в том числе с использованием государственной информационной системы "Система электронного документооборота Администрации Псковской области" (далее также - СЭД) и федеральной информационной системы межведомственного электронного документооборота, предназначенной для организации взаимодействия систем участников межведомственного электронного документооборота (далее - система МЭДО), а также устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в процессе деятельности Администрации Псковской области (далее также - Администрация области).

2. Инструкция разработана в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", Законом области от 13 января 2006 г. N 524-ОЗ "Об архивном деле в Псковской области", постановлением Администрации области от 15 октября 2007 г. N 397 "О Регламенте Администрации Псковской области", ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным приказом Росстандарта от 08 декабря 2016 г. N 2004-ст.

3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с применением информационных технологий.

4. Обращение с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в порядке, установленном приказом по Аппарату Администрации области и разделом VI Инструкции.

5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

6. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской документацией распространяются в части общих принципов работы с документами, а также в части подготовки документов к передаче на архивное хранение.

7. Работа с электронными документами в Администрации области осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 06 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи", постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота", постановлением Администрации области от 11 июня 2014 г. N 260 "О порядке согласования и подписания проектов правовых актов в Администрации области и органах исполнительной власти области", Инструкцией, другими нормативными правовыми актами.

8. Работа с обращениями граждан в Администрации области осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", постановлением Администрации области от 11 марта 2015 г. N 111 "О рассмотрении обращений граждан в Администрации области" с учетом требований Инструкции.

9. Работа по исполнению поручений Президента Российской Федерации, указаний Президента Российской Федерации осуществляется в порядке, установленном указом Губернатора области от 14 июня 2011 г. N 9-УГ "О порядке исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации в Администрации области", с учетом требований Инструкции.

10. Работа по рассмотрению протестов, представлений и иных актов прокурорского реагирования осуществляется в порядке, установленном постановлением Администрации области от 13 февраля 2018 г. N 47 "О порядке рассмотрения в Администрации области протестов, представлений и иных актов прокурорского реагирования", с учетом требований Инструкции.

11. Делопроизводство в Администрации области организуется с использованием СЭД, предназначенной для учета, сопровождения документов, доведения электронных образов документов до исполнителей, подготовки проектов документов и справочно-информационной работы.

Основные принципы функционирования и структура СЭД определены Положением о государственной информационной системе "Система электронного документооборота Администрации Псковской области", утвержденным постановлением Администрации области от 20 июля 2015 г. N 336 "О государственной информационной системе "Система электронного документооборота Администрации Псковской области".

12. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований Инструкции в Администрации области осуществляются Управлением документационного обеспечения Администрации Псковской области (далее также - Управление документационного обеспечения).

13. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с документами в Секретариате Губернатора области, секретариате первого заместителя Губернатора области, секретариатах заместителей Губернатора области, в секретариате Руководителя Аппарата Администрации Псковской области, в подразделениях Аппарата Администрации области (далее также - подразделения) возлагается на их руководителей.

14. Непосредственное ведение делопроизводства в Администрации области осуществляется в соответствии с должностными регламентами сотрудниками подразделений, ответственными за ведение делопроизводства (далее также - ответственные за делопроизводство).

15. Ответственные за делопроизводство несут ответственность за выполнение возложенных на них функций, а также осуществляют контроль за состоянием делопроизводства, прохождением и исполнением документов в Администрации области.

16. На ответственных за делопроизводство возлагаются следующие функции:

регистрация поступающей корреспонденции, в том числе проверка связанных с вновь поступающей корреспонденцией документов, ранее зарегистрированных в подразделении, ввод электронных образов документов в СЭД (путем присоединения к вновь поступившей корреспонденции ранее рассмотренных материалов), установка активных (в случае наличия ранее поступивших материалов в СЭД) и неактивных (по номерам корреспонденции в СЭД (отсутствующей в СЭД)) связок в регистрационной карточке вновь поступившего и зарегистрированного в СЭД документа;

прием поступающих документов на бумажном носителе и в электронной форме с проставлением соответствующих отметок в СЭД, проверка соответствия количества документов, полученных подразделением, количеству документов, зарегистрированных в СЭД и адресованных в подразделение, а также правильности их регистрации;

передача документов на рассмотрение руководителю подразделения и после получения соответствующих указаний - исполнителю;

учет и регистрация в СЭД исходящих из подразделения документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;

контроль прохождения и исполнения документов в подразделении, в том числе снятие с контроля поручений руководителя подразделения;

обеспечение своевременного снятия с контроля поручений Губернатора области, первого заместителя Губернатора области, заместителей Губернатора области (далее также - заместители Губернатора области), Руководителя Аппарата Администрации Псковской области (далее - Руководитель Аппарата), а также поручений и указаний Президента Российской Федерации путем направления в СЭД уведомлений о фактическом исполнении поручений;

организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов, подготовка для руководителя подразделения информации об исполненных документах и о документах, находящихся на исполнении;

контроль за вводом сотрудниками подразделения в СЭД информации о ходе и результатах исполнения документов;

проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников подразделения;

проверка наличия в подразделении документов, дел и изданий с ограничительной пометкой "Для служебного пользования";

подготовка (ввод в СЭД) и передача на утверждение в электронной форме (при необходимости на бумажном носителе) проектов резолюций по исполнению документов и проектов служебных писем и других документов, осуществление контроля за своевременным согласованием проектов резолюций по исполнению документов (служебных писем и других документов) в СЭД и на бумажном носителе, мониторинг подписания и рассмотрения документов;

списание в дело исполненных документов, в том числе в СЭД;

составление номенклатуры дел подразделения;

формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение, в том числе в СЭД;

ознакомление сотрудников подразделения с федеральными законами, актами Президента Российской Федерации, актами Правительства Российской Федерации, актами Губернатора области, актами Администрации области, приказами по Аппарату Администрации области, другими документами и информационными материалами, поступившими в подразделение, в том числе в СЭД и по электронной почте;

организация использования в подразделении средств факсимильной связи и копировальной техники;

проведение инструктажа вновь принятых в подразделение сотрудников по вопросам организации работы с документами, в том числе с использованием СЭД;

получение, учет и контроль за использованием бланков, печатей и штампов.

17. При работе с документами в Администрации области не разрешается вносить в них исправления, делать пометки, за исключением случаев, предусмотренных настоящей Инструкцией.

18. Работать с документами ограниченного пользования вне служебных помещений запрещается.

19. Об утрате или неисправимом повреждении документа немедленно докладывается руководителю подразделения.

По распоряжению руководителя подразделения проводится проверка, о результатах которой информируется начальник Управления документационного обеспечения.

20. Для совместной проработки подразделениями проектов документов и рассылки информационных материалов используется СЭД, а при необходимости электронная почта.

21. Порядок доступа сотрудников подразделений к документам, зарегистрированным в СЭД, устанавливается Управлением документационного обеспечения.

22. Поступившие на рассмотрение в Администрацию области документы, а также принятые по ним в Администрации области решения до их опубликования в установленном законодательством Российской Федерации и Псковской области порядке относятся к материалам, содержащим служебную информацию.

Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.

23. С содержанием документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения руководителя подразделения.

Руководители подразделений за распространение информации, раскрывающей содержание документов, несут персональную ответственность.

24. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляются только специально уполномоченным подразделением.

25. Сотрудники подразделений несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

26. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, на период временной нетрудоспособности сотрудники подразделений обязаны передать через ответственных за делопроизводство находящиеся у них на исполнении (контроле) документы другому сотруднику по указанию руководителя подразделения.

27. При увольнении или переходе на работу в другое подразделение сотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы ответственному за делопроизводство по акту (приложение N 1).

Основные понятия

Автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

бланк документа - унифицированная форма документа с набором реквизитов, представленная на бумажном носителе или в электронной форме;

вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Администрации области;

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

МЭДО - система межведомственного электронного документооборота;

СЭД - система электронного документооборота, используемая в работе с документами в Администрации области;

РК - регистрационная карточка документа в СЭД;

обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

сканирование документа - получение электронного образа документа;

унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, расположенных в определенном порядке на носителе информации;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в подразделении, с указанием сроков их хранения;

индекс дела - цифровое обозначение дела в номенклатуре дел, наносимое на его обложку;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

электронная подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте, имеет статус документа, если заверено электронной подписью;

электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронной форме;

электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе.

II. Создание документов в Администрации области

Бланки документов

28. Документы, создаваемые в подразделениях (приложение N 2) на бумажных носителях, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 297 мм) (далее - листы формата А4) или в форме электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.

29. В Администрации области допускается использование бланков, изготовленных типографским способом (далее также - бланки, изготовленные типографским способом) или иным способом.

К бланкам, изготовленным типографским способом, относятся бланки, изготавливаемые полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

В Администрации области используются следующие виды бланков, изготовленных типографским способом, на основе углового или продольного расположения реквизитов (приложение N 3):

бланк письма Администрации Псковской области с продольным расположением реквизитов;

бланк письма Губернатора области с угловым расположением реквизитов;

бланк письма первого заместителя Губернатора Псковской области с продольным расположением реквизитов;

бланк письма заместителя Губернатора Псковской области с продольным расположением реквизитов;

бланк указа Губернатора Псковской области с продольным расположением реквизитов;

бланк распоряжения Губернатора Псковской области с продольным расположением реквизитов;

бланк постановления Администрации Псковской области с продольным расположением реквизитов;

бланк распоряжения Администрации Псковской области с продольным расположением реквизитов.

Письма на бланках, изготовленных типографским способом, подписываются только Губернатором области, заместителями Губернатора области или Руководителем Аппарата.

К бланкам, изготовленным иным способом, относятся бланки, изготавливаемые должностными лицами Администрации области в рамках служебной деятельности с использованием офисной техники.

В Администрации области используются следующие виды бланков, изготовленных иным способом, на основе продольного расположения реквизитов (приложение N 3.1):

бланк приказа по Аппарату Администрации Псковской области;

бланки писем подразделений Аппарата Администрации Псковской области;

бланк письма первого заместителя Руководителя Аппарата Администрации Псковской области;

бланк письма заместителя Руководителя Аппарата Администрации Псковской области;

бланк письма главного архитектора Псковской области - начальника Управления архитектуры и градостроительства Администрации Псковской области,

а также бланк письма Администрации Псковской области;

бланк письма первого заместителя Губернатора области;

бланк письма заместителя Губернатора области (приложение N 3).

30. Герб Псковской области в многоцветном варианте помещается на верхнем поле бланка, изготовленного типографским или иным способом, в порядке, предусмотренном Законом области от 28 декабря 2018 г. N 1915-ОЗ "О Гербе Псковской области".

31. При подготовке электронных документов в Администрации области используются электронные шаблоны бланков документов, содержащие изображение Герба Псковской области в многоцветном варианте.

32. В Администрации области ведется учет бланков, изготовленных типографским способом.

Учет ведется раздельно по видам бланков, изготовленных типографским способом, в журналах учета выдачи бланков (приложение N 4).

Учет бланков, изготовленных типографским способом, писем Губернатора Псковской области ведется в Секретариате Губернатора области. Указанные бланки выдаются под роспись в журнале учета выдачи бланков.

33. Учет бланков, изготовленных типографским способом, писем Администрации Псковской области, первого заместителя Губернатора Псковской области, заместителя Губернатора Псковской области, указов Губернатора Псковской области, распоряжений Губернатора Псковской области, постановлений Администрации Псковской области, распоряжений Администрации Псковской области осуществляется в отделе распорядительных документов Управления документационного обеспечения (далее - отдел распорядительных документов).

Бланки, изготовленные типографским способом, писем Администрации Псковской области, первого заместителя Губернатора Псковской области, заместителя Губернатора Псковской области выдаются в отделе распорядительных документов работникам секретариатов заместителей Губернатора области, секретариата Руководителя Аппарата под роспись в журнале учета выдачи бланков.

34. Испорченные и невостребованные бланки, изготовленные типографским способом, писем Губернатора Псковской области возвращаются в Секретариат Губернатора области, где уничтожаются.

Испорченные и невостребованные бланки, изготовленные типографским способом, писем Администрации Псковской области, первого заместителя Губернатора Псковской области, заместителя Губернатора Псковской области возвращаются работниками секретариатов первого заместителя Губернатора области, заместителей Губернатора области, Руководителя Аппарата в отдел распорядительных документов, где уничтожаются.

35. Бланки, изготовленные типографским способом, должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

36. На бланках не печатаются (оформляются на листах формата А4) заявления, отчеты, соглашения и др.

Оформление реквизитов документов

37. Состав реквизитов (приложение N 5) является едиными для оформления документов как на бумажном носителе, так и в электронной форме.

Исключение составляют изображение Государственного герба Российской Федерации и оттиск гербовой печати, которые не разрешается воспроизводить в электронных документах.

38. Каждый напечатанный лист документа, оформленный на бланке и без него, должен иметь следующие размеры полей:

левое - 27 мм;

правое - 15 мм;

верхнее - 20 мм;

нижнее - 20 мм;

абзацный отступ - 1,25 см.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Office Word с использованием шрифтов Times New Roman размером N 15, междустрочный - Множитель, значение - 1,25.

В отдельных случаях междустрочный интервал может быть изменен.

Письма (доклады) Президенту Российской Федерации печатаются шрифтом Times New Roman размером N 16, междустрочный - Множитель, значение - 1,25.

Служебные части речи (союзы "и", "а", "но", предлоги "по", "на" и др.) не могут быть последним словом в строке и, как правило, переносятся на следующую строку клавишей пробела.

Материалы в табличной форме могут печататься шрифтом N 12, интервал перед - 3 пт, междустрочный - Множитель, значение - 0,9.

В целях расположения документа на одной странице размер межстрочного интервала может быть уменьшен.

При оформлении текста документа на 2-х или более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля документа без слова "страница" ("стр.") и знаков препинания шрифтом N 10.

Страницы приложения к документу нумеруются самостоятельно.

1-я страница документа или приложения не нумеруется.

При оформлении приложения к приложению нумерация страниц продолжается.

39. Документы, создаваемые в Администрации области, имеют следующий состав реквизитов:

Герб Псковской области;

наименование высшего исполнительного органа государственной власти области - Администрация Псковской области (должностного лица, подразделения Аппарата Администрации области);

наименование должности;

справочные данные об Администрации области, о подразделении Аппарата Администрации области;

наименование вида документа;

место составления (издания) документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;

адресат;

заголовок к тексту;

текст документа;

отметка о приложении;

гриф согласования документа;

виза;

подпись;

гриф утверждения документа;

печать;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнителе;

указания по исполнению документа (резолюция);

отметка о контроле;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

гриф ограничения доступа к документу.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

40. Изображение Герба Псковской области помещается на верхнем поле бланка служебного документа в соответствии с Законом области от 28 декабря 2018 г. N 1915-ОЗ "О Гербе Псковской области".

41. Наименование Администрации Псковской области, помещаемое на бланках, должно соответствовать Закону области от 19 февраля 2002 г. N 174-ОЗ "О системе органов исполнительной власти Псковской области".

42. Наименование должности лица, подписавшего документ, на бланках писем должностных лиц Администрации области не указывается.

43. Справочные данные включают: почтовый адрес, номера телефона, факса, адрес электронной почты.

44. Наименование вида документа включается в бланк соответствующего вида документа. Например: "Указ Губернатора Псковской области".

Наименование вида документа не указывается в письмах.

45. Место составления или издания документа указывается на бланках документов, за исключением бланков писем.

46. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата подписания.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату - дату фактической подписи последнего из подписавших совместный документ. Дата на документе, оформленном на листах формат А4, проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

47. Дата документа оформляется арабскими цифрами словесно-цифровым способом.

Например:

11 декабря 2018 г.

Допускается оформление даты цифровым способом в последовательности: день, месяц, год. День и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например:

18.12.2019

Если число или порядковый номер месяца является однозначным числом, то перед цифрой ставится ноль.

Например:

09.05.2019

Не допускается разрыв даты при ее переносе на другую строку.

Например:

Слова "от 18 декабря 2019 г." должны быть на одной строке.

48. Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Администрации области в СЭД.

49. Регистрационный номер документа присваивается документу после его подписания (утверждения).

Присвоение регистрационных номеров осуществляется по видам документов (указы Губернатора области, распоряжения Администрации области, входящие, исходящие и внутренние документы, протоколы и другие виды документов) в пределах календарного года.

Регистрационный номер исходящего документа, подписанного Губернатором области, заместителем Губернатора области, Руководителем Аппарата Администрации области состоит из буквенного индекса, дефиса, номера дела по номенклатуре дел, дефиса и порядкового номера документа.

Буквенный индекс состоит из начальных букв имени и фамилии должностного лица, подписавшего документ. Порядковый номер присваивается в пределах календарного года.

Например:

N ИФ-12-405,

где: ИФ - начальные буквы имени и фамилии,

12 - номер дела по номенклатуре дел,

405 - порядковый номер документа в пределах календарного года.

Регистрационный номер внутреннего документа, подписанного руководителем подразделения, состоит из индекса подразделения, подготовившего внутренний документ, косой черты, номера дела по номенклатуре дел, дефиса и порядкового номера в пределах календарного года.

Например:

N УДО/11-241,

где: УДО - индекс подразделения;

11 - номер дела по номенклатуре дел;

241 - порядковый номер в пределах календарного года.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Регистрационный номер документа, оформленного на листах формата А4, проставляется под датой от левой границы текстового поля.

50. При регистрации законов Псковской области к номеру через дефис добавляются прописные буквы "ОЗ", указов Губернатора области - прописные буквы "УГ", распоряжений Губернатора области - прописные буквы "РГ", распоряжений Губернатора области по личному составу (прием, увольнение, кадровые перемещения) - строчные буквы "ргл", распоряжений Губернатора области о предоставлении отпуска, о командировании - строчные буквы "ргк", распоряжений Администрации области - строчная буква "р", распоряжений Администрации области по личному составу (прием, увольнение, кадровые перемещения) - строчные буквы "рл", распоряжений Администрации области о предоставлении отпуска, о командировании - строчные буквы "рк", приказов по Аппарату Администрации области по основной деятельности - строчные буквы "од", приказов по Аппарату Администрации области по личному составу (прием, увольнение, кадровые перемещения) - строчные буквы "плс", приказов по Аппарату Администрации области о предоставлении отпусков - строчные буквы "от".

51. Ссылка на исходящий номер и дату входящего документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Например:

В соответствии с письмом Министерства культуры Российской Федерации от 21.01.2019 N 936.

В пределах одного документа ссылка на исходящий номер и дату, как правило, изображается одним способом (цифровым либо словесно-цифровым).

52. В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи":

наименование адресата (для юридического лица - полное или краткое наименование; для гражданина - фамилия, имя, отчество; название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и т.п.); название района;

название республики, края, области, автономного округа (области); название страны (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс.

В таком же порядке указывается адрес отправителя на конверте.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном надеже.

При адресовании письма должностному лицу инициалы указывают перед фамилией, должность и фамилия указываются в дательном падеже.

Например:

                                                     Министру

                                               сельского хозяйства

                                               Российской Федерации

                                                   И.О. Фамилия

При адресовании письма организации, ее структурному подразделению наименование организации и структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Например:

                                                Минюст России

                                         Департамент информатизации

Если письмо направляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их можно указывать обобщенно.

Например:

                                                  Администрациям

                                              муниципальных районов

                                               и городских округов

но:

                                               Главам районов,

                                            главам администраций

                                        городов Псков, Великие Луки

При адресовании письма в организацию указывается наименование организации, затем почтовый адрес:

Например:

                                                ООО "Альфа-Банк"

                                           Каланчевская ул., д. 27,

                                                 Москва, 107078

При адресовании письма частному лицу указывается фамилия в дательном падеже и инициалы получателя, затем полный почтовый адрес.

Например:

                                                 Иванову И.О.

                                          Лесная ул., д. 11, кв. 3,

                                         г. Порхов, Порховский р-н,

                                            Псковская обл., 184007

Если служебное письмо адресуется лицу, имеющему ученое звание или ученую степень, в реквизите "адресат" может также указываться звание или ученая степень.

Почтовый адрес может не указываться на документах, направляемых в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, постоянным корреспондентам.

Не допускается указывать на документе более 4-х адресатов.

При большем числе адресатов составляется список рассылки документа и на каждом документе проставляется только один адресат, слово "копия" не проставляется. Все экземпляры документа должны быть подписаны.

При указании обобщенного наименования однородных адресатов в скобках указывают "по списку рассылки".

Все составные части реквизита "Адресат" центруются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа. Наименование документа либо аннотация документа - заголовок к тексту, отражающий краткое содержание документа.

53. Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа, отвечать на вопросы: о чем? (о ком?), чего? (кого?). Заголовок к тексту должен согласовываться с наименованием вида документа.

Заголовок к тексту может занимать 3 - 4 строки по 28 - 30 знаков в строке. Заголовок к тексту пишется с прописной буквы, без кавычек, строки - без переноса. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок к тексту печатается от левого края текстового поля, от предыдущего реквизита отделяется 2 междустрочными интервалами.

Заголовок к тексту не составляется к ответам на обращения граждан, телеграммам, телефонограммам, а также документам небольшого объема (на 1 странице).

54. Текст документа должен быть кратким, ясным, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.

Текст документа отделяется от заголовка к тексту документа 2 межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам. Первая строка каждого абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Между словами и иными знаками текста печатается только один пробел. После символа "N" перед числом печатается пробел. Перед знаками препинания пробелы не печатаются.

Выравнивание заголовков по центру страницы осуществляется автоматически с помощью кнопки меню "По центру".

Страницы документа нумеруются начиная со второй. Номер страницы проставляется в центре верхнего поля листа арабскими цифрами шрифтом Times New Roman N 10.

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа: прошу... подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении...;

1-го лица единственного числа: ...постановляю: (для Указов Губернатора области), ...Администрация области постановляет: (для постановлений Администрации области); ...коллегия постановила...;

1-го лица множественного числа: просим представить данные о...; представляем на рассмотрение и утверждение...; в протоколах: слушали...; выступили...; решили (постановили).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: постановили..., решили....

В текстах законодательных и нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер.

Например:

"Виза включает в себя наименование должности руководителя или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату.";

"Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.".

В документах коллегий текст излагают от 3-го лица единственного числа ("постановляет", "решила").

Текст протокола излагают от 3-го лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").

В совместных документах текст излагают от 1-го лица множественного числа ("приказываем", "решили").

В тексте документа, подготовленного на основании ранее изданных законодательных, иных нормативных правовых актов, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки (при его наличии).

Например:

"В соответствии с Законом области от 12 февраля 2002 г. N 174-ОЗ "О системе органов исполнительной власти Псковской области" ....;

но "В соответствии с Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76, ....".

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы. Таблицы оформляются, как правило, шрифтом N 12.

Название таблицы (при его наличии) должно отражать ее содержание, быть точным, кратким. Название таблицы располагают центрованным способом.

Таблицу в зависимости от ее размера помещают под текстом, в котором впервые дана ссылка на нее, или на следующей странице, а при необходимости в приложении к документу. При переносе части таблицы на другие страницы название таблицы помещают только над первой частью таблицы.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже в единственном числе. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется.

Заголовки граф, как правило, записывают параллельно строкам таблицы.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовки и подзаголовки граф таблицы печатаются на каждой последующей странице путем выбора кнопок меню "Таблица" и "Заголовки".

При необходимости допускается перпендикулярное расположение заголовков и подзаголовков граф.

Текст документа, как правило, состоит из вводной и основной частей.

Вводная часть содержит основания, причины и цели его составления. Во вводной части указываются просьбы и решения.

Текст может содержать только заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации - автора, дату, регистрационный номер.

Смысловые части текста документа оформляются абзацами.

Текст документа может подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки).

Заголовки и подзаголовки разделов пишутся с прописной буквы.

Точка в конце заголовков и подзаголовков не ставится.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой, подпункты - арабскими цифрами с закрывающей скобкой - "1), 2)" либо строчными буквами русского алфавита с закрывающей скобкой - "а), б)".

Текст пунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой, текст подпунктов пишется со строчной буквы и заканчивается точкой с запятой.

В тексте документа не допускается использование сокращений без их разъяснения в тексте, кроме официальных или общепринятых.

Текст письма может начинаться с уважительного обращения к адресату (с указанием имени и отчества), которое печатается центрованным способом без применения абзацного отступа с восклицательным знаком в конце обращения и отделяется от текста документа 2 междустрочными интервалами.

Например:

Уважаемый Николай Иванович!

В письмах следует обращаться от имени Администрации области либо непосредственно от должностного лица.

Письма, имеющие нескольких адресатов, могут оформляться без обращений.

Расстояние между текстом документа и подписью равно 3 - 4 межстрочным интервалам.

Заключительная форма вежливости предшествует подписи, располагается на 1 - 2 междустрочного интервала выше подписи и может выполняться собственноручно подписывающим письмо должностным лицом.

Например:

С уважением,

В заключительной части письма, содержащего просьбу, может повторяться уважительное обращение к адресату (с указанием имени и отчества).

Например:

На основании вышеизложенного прошу Вас, уважаемый Имя Отчество, выделить ........

При наличии в тексте документа ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается шрифтом N 10 через 1 междустрочный интервал в конце каждой страницы или после документа в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с абзацным отступом с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более 3-х сносок.

55. Отметка о приложении к документу печатается от края левого поля сразу после текста. Если в тексте есть ссылка на приложение, то в отметке о наличии приложения указывается количество листов и количество экземпляров прилагаемых документов.

Например:

Приложение: на 7 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Например:

Приложение: 1.  Проект  официального  отзыва  на  законопроект  на  2  л.

            в 1 экз.

            2.   Копия   заключения   Минфина   России    от   27.12.2018

            N 09/106677-ЮЛ на 1 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, а указывается слово "брошюра".

Например:

Приложение: брошюра.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом.

Например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз., только в первый адрес.

Если приложение к документу содержится на носителе информации, представленном в электронной форме, то в отметке о наличии приложения указывается наименование носителя информации и количество штук.

Например:

Приложение: диск CD-R - 1 шт.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, отметка о наличии приложений оформляется следующим образом.

Например;

Приложение: справка о...., для служебного пользования, от 12.01.2019, N 1 ДСП, экз. N 1 на 2 л.

В этом случае сопроводительное письмо также будет иметь пометку "Для служебного пользования".

При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:

Приложение: согласно описи на 5 л.

Если приложение также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:

Приложение: письмо Минстроя России от 30.12.2018 N 1850-ЛС/01 и приложение к нему, всего на 3 л.

При направлении копий прилагаемых документов об этом указывается в приложении.

Например:

Приложение: копия приказа Минстроя России от 15 мая 2018 г. N 25/пр на 4 л. в 1 экз.

На приложениях к документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу.

Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указываются наименование вида документа, его дата и номер.

Например:

                                            Приложение

                              к постановлению Администрации области

                                        от ______ 2019 N ___

При наличии в тексте документа формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на приложении в правом верхнем углу располагается слово Утвержден (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) с указанием наименования документа, его даты и регистрационного номера. Слово УТВЕРЖДЕН согласуется в роде и числе с первым словом наименования утверждаемого документа.

Например:

в случае утверждения положения:

                                            УТВЕРЖДЕНО

                               постановлением Администрации области

                                     от _______ 2019 N ______

в случае утверждения порядка:

                                             УТВЕРЖДЕН

                               постановлением Администрации области

                                     от _______ 2019 N ______

При наличии нескольких приложений к документу они нумеруются. Номер приложения пишется со значком "N".

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом, отделяется от даты и регистрационного номера документа 1 междустрочным интервалом, от текста приложения - 1 междустрочным интервалом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ПОРЯДОК, ПЕРЕЧЕНЬ, СОСТАВ и др.).

Заголовок приложения печатается жирным шрифтом с 1 междустрочным интервалом.

56. Согласование проекта документа с другими органами государственной власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Гриф согласования документа состоит из слова "СОГЛАСОВАНО" без кавычек, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Например:

         СОГЛАСОВАНО

Заместитель Губернатора области

   _________ И.О. Фамилия

    (подпись)

   "___" ___________ 20_ г.

Гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись" в левом нижнем поле документа.

Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большом количестве их размещают, как правило, двумя вертикальными рядами или они могут располагаться на отдельном листе согласования.

57. Согласование проекта документа с должностными лицами оформляется на листе согласования (приложение N 6), визой на документе либо с использованием цифровой подписи в СЭД.

Виза включает в себя подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования, при необходимости - должность визирующего.

Например:

         Председатель

     Комитета по культуре

      Псковской области

___________ Расшифровка подписи

 (подпись)

Дата

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа в нижней его части.

На организационно-распорядительных документах визы проставляются на оборотной стороне 1-го листа, на проектах законодательных актов и на вторых экземплярах внутренних документов и служебных писем визы проставляются на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

Лист согласования (список визирующих лиц) печатается с указанием наименования документа.

Визы располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, с указанием должности, расшифровки подписи и даты.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе.

Например:

Замечания прилагаются

Председатель Комитета по культуре

Псковской области

___________ Расшифровка подписи

 (подпись)

               Дата

Обеспечение качественной подготовки проектов документов, правильности оформления и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проекты документов.

Если документы касаются установленной сферы деятельности других подразделений, то они подлежат визированию руководством этих подразделений. Позиция заинтересованного подразделения может быть изложена в служебной записке. Ответственность за учет этой позиции при подготовке проектов документов возлагается на исполнителя.

Если в документе затрагиваются вопросы, связанные с финансированием из бюджетов различных уровней, такие документы в обязательном порядке согласуются Комитетом по финансам Псковской области.

В обязательном порядке документы направляются на согласование:

в Правовое управление Администрации Псковской области - для проверки на предмет соответствия действующему законодательству и правилам юридической техники (проекты правовых актов, договоров, соглашений; проекты поручений Губернатора области, заместителей Губернатора области, Руководителя Аппарата; проекты протоколов за подписью Губернатора области, Руководителя Аппарата);

в Управление документационного обеспечения - для проверки на предмет соответствия требованиям Инструкции, правилам русского языка и комплекса обязательных реквизитов, порядка их расположения (проекты правовых актов, договоров, соглашений; проекты поручений Губернатора области, заместителей Губернатора области, Руководителя Аппарата; проекты протоколов за подписью Губернатора области, Руководителя Аппарата; проекты писем за подписью Губернатора области).

Проекты документов за подписью Губернатора области в обязательном порядке направляются на согласование руководителю Секретариата Губернатора области.

58. Документы, создаваемые в Администрации области, подготовленные на бланках, подписываются Губернатором области, заместителями Губернатора области, Руководителем Аппарата, руководителями подразделений и их заместителями в соответствии со сферами ведения и полномочиями.

В состав реквизита "подпись" входят личная подпись и расшифровка личной подписи (инициалы имени и отчества, фамилия (для Губернатора области - инициал имени, фамилия)).

Расшифровка личной подписи оформляется на уровне последней строки наименования должности лица, подписавшего документ, у правой границы текстового поля. Между инициалами и между инициалами и фамилией пробелы не ставятся.

Например:

на стандартном листе:

Полное наименование должности лица, подписавшего документ

Личная подпись

И.О. Фамилия

на бланке должностного лица:

Личная подпись

И.О. Фамилия

на бланке подразделения Аппарата Администрации области:

Начальник управления

Личная подпись

И.О. Фамилия

Слова "С уважением," могут быть написаны должностным лицом собственноручно.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Например:

Председатель комиссии	Личная подпись	И.О. Фамилия
Члены комиссии:
_______________________	Личная подпись	И.О. Фамилия
________________________	Личная подпись	И.О. Фамилия

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с распределением обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

И.о. начальника управления

Подпись

И.О. Фамилия

или:

Исполняющий обязанности начальника управления
	Подпись	И.О. Фамилия

Аналогом собственноручной подписи, используемым в СЭД, является электронная подпись; подтверждением действий с электронными документами являются также данные авторизации пользователей.

59. Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа центрованным способом.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне; при большом количестве их размещают, как правило, двумя вертикальными рядами.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова "Утверждаю" без кавычек, наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты (печатается словесно-цифровым способом).

Например:

           Утверждаю

      Губернатор области

___________ Расшифровка подписи

(подпись)

"____" ___________" 20_ г.

При утверждении документа указом Губернатора области, распоряжением Губернатора области, постановлением Администрации области, распоряжением Администрации области, приказом по Аппарату Администрации области, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Например:

                                            УТВЕРЖДЕН

                               постановлением Администрации области

                                     от ________ 2019 N ______

Гриф утверждения документа придает правовой или нормативный характер его содержанию.

Указанный реквизит является обязательным при оформлении таких видов документов, как положения, инструкции, нормативы, отчеты, планы, программы, сметы, формы унифицированных документов, штатные расписания, должностные регламенты, перечни.

60. Личная подпись Губернатора области, заместителей Губернатора области, Руководителя Аппарата при необходимости заверяется печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации в соответствии с пунктом 311 Инструкции.

Печати проставляются на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Оттиск печати может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП".

61. При заверении соответствия копии документа подлиннику на последнем листе копии документа (выписки из документа) на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий в себя слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; оттиск простой круглой печати подразделения (штампа).

Например:

                     ВЕРНО

Начальник ____________________________

(наименование подразделения)

Подпись __________ Расшифровка подписи

"____" _______20_г.

Листы копии многостраничного документа (выписки из документа) нумеруются, сшиваются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии документа (выписки из документа): "Всего прошнуровано, пронумеровано, скреплено печатью __________ листов".

Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист копии многостраничного документа.

62. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает фамилию, имя, отчество исполнителя, номер служебного телефона стационарного, номер служебного телефона мобильного (при наличии), печатается шрифтом N 10 через 1 междустрочный интервал. В номере служебного телефона в обязательном порядке указывается код региона, при необходимости - адрес электронной почты.

Например;

Фамилия Имя Отчество

(код региона) тел. рабочий

тел. рабочий мобильный

На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

63. Указания по исполнению документа оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа), на бланке указания по исполнению документа (приложение N 7) или в электронной форме путем заполнения поля соответствующей электронной формы, с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому указание относится.

Указания по исполнению документа включают: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись автора поручения и дату.

64. Отметка о контроле документа проставляется на документах, взятых на контроль, с помощью штампа "Контроль" в правом верхнем углу первого листа документа и/или соответствующая информация вносится в СЭД.

65. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или (при отсутствии такого документа) краткие сведения об исполнении, слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Данные об исполнении документа вносятся в СЭД.

Документы, поставленные на контроль, направляются в дело только после снятия их с контроля.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем подразделения, в котором исполнен документ.

66. Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения в соответствии с разделом VI Инструкции.

Пометка об ограничении доступа к документу "Для служебного пользования" проставляется без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа на каждом экземпляре документа, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам и дополняется указанием номера экземпляра документа, печатается тем же размером шрифта, как и текст документа. Номер экземпляра проставляется ниже пометки через 1 междустрочный интервал и центруется по отношению к ней.

Например:

                                         Для служебного пользования

                                                 Экз. N ___

Отметка об исполнителе на документах конфиденциального характера проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа шрифтом N 10 в левом нижнем углу и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя и дату печатания и уничтожения документа.

Например:

Отпечатано в 2 экз.

1 экз. - в адрес

1 экз. - в дело

И.И. Иванов

233-233

Дата

Если документ с отметкой о конфиденциальности имеет приложение, то отметка об исполнителе проставляется только на документе.

Черновики и варианты уничтожаются с отражением факта уничтожения в учетных формах.

Подготовка проектов законодательных и иных нормативных правовых актов

67. В Администрации области на основании и в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, Уставом Псковской области и законами области, планами законопроектной деятельности Администрации области, а также в инициативном порядке разрабатываются проекты законов области, указов и распоряжений Губернатора области, постановлений и распоряжений Администрации области, а также приказов по Аппарату Администрации области (далее также - проекты актов).

68. Организация подготовки проектов актов возлагается на руководителей подразделений в соответствии с их компетенцией.

Контроль за подготовкой проектов актов осуществляется заместителями Губернатора в соответствии с утвержденными сферами ведения и Руководителем Аппарата.

69. Проекты актов подлежат правовой экспертизе, проводимой Правовым управлением Администрации Псковской области в соответствии с Регламентом Администрации Псковской области, утвержденным постановлением Администрации области от 15 октября 2007 г. N 397 "О Регламенте Администрации Псковской области" (далее - Регламент Администрации Псковской области).

70. Для проведения антикоррупционной экспертизы проектов актов, за исключением проектов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера, подразделение, ответственное за разработку указанных проектов актов, до начала их согласования с заинтересованными органами обеспечивает их направление в прокуратуру Псковской области в соответствии с Положением о взаимодействии в правотворческой сфере, утвержденным Губернатором области и прокурором Псковской области 28 ноября 2013 г.

Подготовка, оформление и согласование проектов законов Псковской области

71. Проекты законов Псковской области, постановлений Псковского областного Собрания депутатов (далее - законопроекты) вносятся на рассмотрение Псковского областного Собрания депутатов в порядке, предусмотренном разделом 5 Регламента Администрации Псковской области.

72. Законопроекты оформляются в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Псковском областном Собрании депутатов, утвержденной распоряжением Псковского областного Собрания депутатов от 08 ноября 2010 г. N 280-рк, и Регламентом Псковского областного Собрания депутатов, утвержденным постановлением Псковского областного Собрания депутатов от 26 декабря 2013 г. N 658, с учетом Методических рекомендаций по юридико-техническому оформлению законопроектов (письмо Аппарата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации от 18 ноября 2003 г. N вн 2-18/490).

73. Согласование законопроектов в СЭД осуществляется в порядке, установленном постановлением Администрации области от 11 июня 2014 г. N 260 "О порядке согласования и подписания проектов правовых актов в Администрации области и органах исполнительной власти области".

Подготовка, оформление и согласование проектов указов Губернатора области, распоряжений Губернатора области

74. Подготовка и оформление проектов указов Губернатора области, распоряжений Губернатора области (приложение N 8) производится в соответствии со следующими требованиями:

1) проекты указов Губернатора области, распоряжений Губернатора области (далее также - акты Губернатора области) и приложения к ним печатаются на листах бумаги формата A4 (210297) шрифтом N 15. Верхнее поле первого листа проекта акта - 20 мм, левое поле - 27 мм, правое - 15 мм, нижнее - 20 мм, междустрочный - Множитель, значение - 1,25.

На первой странице проекта акта Губернатора области у правой границы текстового поля печатается слово "Проект" без кавычек;

2) проекты актов Губернатора области имеют следующие реквизиты.

Наименование вида акта - УКАЗ ГУБЕРНАТОРА ПСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ или РАСПОРЯЖЕНИЕ ГУБЕРНАТОРА ПСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ - печатается центровано прописными буквами. Слова "УКАЗ" и "РАСПОРЯЖЕНИЕ" выделяются полужирным шрифтом, выполняются размером шрифта не более N 15 и отделяются от слов "ГУБЕРНАТОРА ПСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ" 1 межстрочным интервалом.

Заголовок оформляется в соответствии с пунктом 53 Инструкции.

Текст отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами и может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении Губернатора области - распорядительную часть).

В указах Губернатора области преамбула завершается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ:", которое печатается прописными буквами.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами или строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой "1)", "а)".

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый акт Губернатора области, должны соответствовать структуре основного акта Губернатора области.

При необходимости дополнения акта Губернатора новым пунктом (подпунктом) между существующими пунктами (подпунктами) новые пункты (подпункты) обозначаются дополнительными цифрами (буквами), помещаемыми через точку после основного цифрового (буквенного) обозначения - "1.1", "а.1)".

При наличии приложений к акту Губернатора области в тексте на них обязательно делается ссылка.

Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии в проектах указов Губернатора области по вопросам награждения грамотами Губернатора области.

Подпись отделяется от текста 4 межстрочными интервалами и состоит из наименования должности "Губернатор области", которое печатается в 1 строку, инициала имени и фамилии Губернатора области. Инициал имени и фамилия Губернатора области печатаются у правой границы текстового поля. Пробел между инициалом имени и фамилией не ставится.

Приложения к проектам указов и распоряжений Губернатора области оформляются на отдельных листах формата А4.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений) Губернатора области.

Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.

Если в тексте акта Губернатора области дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово Приложение, ниже через 1 междустрочный интервал дается ссылка на указ или распоряжение Губернатора области.

Все составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 междустрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Например:

                                              Приложение N 1

                                        к указу Губернатора области

                                           от ________ 2019 N ___

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии 2 междустрочных интервалов. Длина черты составляет 2-3 см.

При наличии в тексте акта Губернатора области формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и др.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕН" со ссылкой на акт Губернатора области, его дату, номер.

Например:

                                                 УТВЕРЖДЕНО

                                         указом Губернатора области

                                            от ________ 2019 N ___

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и др.).

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом. Точка в конце заголовка не ставится.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - в соответствии с пунктом 54 Инструкции.

75. К проектам актов Губернатора области прилагается пояснительная записка, содержащая краткое изложение сути вопроса, обоснование предлагаемых решений, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект акта Губернатора области и с кем согласован.

76. Согласование проектов актов Губернатора области в СЭД осуществляется в порядке, установленном постановлением Администрации области от 11 июня 2014 г. N 260 "О порядке согласования и подписания проектов правовых актов в Администрации области и органах исполнительной власти области".

Подготовка, оформление и согласование проектов актов Администрации области

77. Подготовка и оформление проектов постановлений Администрации области, распоряжений Администрации области (далее также - проекты актов Администрации области) производится в соответствии со следующими требованиями (приложение N 8):

1) проекты актов Администрации области и приложения к ним печатаются на листах бумаги формата A4 (210297) шрифтом N 15. Верхнее поле первого листа проекта акта - 20 мм, левое поле - 27 мм, правое - 15 мм, нижнее - 20 мм, междустрочный - Множитель, значение - 1,25.

На первой странице проекта акта Администрации области у правой границы текстового поля печатается слово "Проект" без кавычек;

2) проекты актов Администрации области имеют следующие реквизиты.

Наименование высшего исполнительного органа государственной власти области - АДМИНИСТРАЦИЯ ПСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ печатается в одну строку прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Наименование вида акта - ПОСТАНОВЛЕНИЕ или РАСПОРЯЖЕНИЕ - отделяется от предыдущего реквизита 1 межстрочным интервалом и печатается прописными буквами.

Заголовок оформляется в соответствии с пунктом 53 Инструкции.

Текст отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами и может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении Администрации области - распорядительную часть).

Преамбула в проектах постановлений Администрации области завершается словами "Администрация области ПОСТАНОВЛЯЕТ:", последнее слово печатается прописными буквами.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении;

3) текст, подпись и приложения к актам Администрации области оформляются аналогично проектам актов Губернатора области.

78. К проектам актов Администрации области прилагается пояснительная записка, содержащая краткое изложение сути вопроса, обоснование предлагаемых решений, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект акта Администрации области и с кем согласован.

79. Согласование проектов актов Администрации области в СЭД осуществляется в порядке, установленном постановлением Администрации области от 11 июня 2014 г. N 260 "О порядке согласования и подписания проектов правовых актов в Администрации области и органах исполнительной власти области".

Подготовка, оформление и согласование проектов приказов по Аппарату Администрации области

80. В соответствии с Положением об Аппарате Администрации Псковской области, утвержденным постановлением Администрации области от 12 августа 2010 г. N 300 "Об утверждении Положения об Аппарате Администрации Псковской области", в Администрации области издаются приказы по Аппарату Администрации области (далее также - приказы). Приказами оформляются решения по наиболее важным вопросам функционирования Администрации области, а также по основным организационным и кадровым вопросам.

81. В Администрации области издаются приказы по Аппарату следующих видов:

по основной деятельности (приказы по направлениям деятельности подразделений, по организационно-штатным вопросам);

по личному составу (о назначении на должность, командировании, увольнении, поощрении, служебной проверке (расследовании), взыскании и др.);

об отпуске, об отзыве из отпуска.

82. Не допускается совмещение в одном документе приказа по основной деятельности с приказом по личному составу.

83. Проекты приказов по основной деятельности оформляются подразделениями Аппарата Администрации области на основании поручений Губернатора области, заместителей Губернатора области, Руководителя Аппарата, заместителей Руководителя Аппарата, руководителей подразделений Аппарата Администрации либо в инициативном порядке в пределах компетенции.

84. Проекты приказов по личному составу, об отпуске, об отзыве из отпуска оформляются Управлением государственной службы и кадров Администрации Псковской области по представлениям подразделений, на основании поручений Губернатора области, заместителей Губернатора области, Руководителя Аппарата, заместителей Руководителя Аппарата, руководителей подразделений либо в инициативном порядке в пределах компетенции.

85. Обязанности по обеспечению качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными должностными лицами возлагаются на руководителей подразделений, которые готовят и вносят соответствующий проект приказа.

86. Контроль за правильностью оформления проектов приказов осуществляет Управление документационного обеспечения.

87. К проектам приказов прилагается пояснительная записка, содержащая краткое изложение сути вопроса, обоснование предлагаемых решений, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект приказа.

88. Подготовка и оформление проектов приказов производится в соответствии со следующими требованиями (приложение N 9):

1) проекты приказов и приложения к ним печатаются на листах бумаги формата A4 (210297) шрифтом N 15. Верхнее поле первого листа проекта акта - 20 мм, левое поле - 27 мм, правое - 15 мм, нижнее - 20 мм, междустрочный - Множитель, значение - 1,25;

2) заголовок приказа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Заголовок печатается шрифтом N 15 от левого края текстового поля, от предыдущего реквизита отделяется 2 межстрочными интервалами. Заголовок имеет до 28 - 30 знаков в строке, пишется с прописной буквы без кавычек, строки - без переноса. Точка в конце заголовка не ставится;

3) текст приказа отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами, выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2-х частей - констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

Если требуется разъяснение целей и мотивов принятия приказа, то в проекте приказа дается вступительная часть - преамбула, в которой кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и др.

Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом "ПРИКАЗЫВАЮ:", напечатанным прописными буквами.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть делится на пункты, нумеруемые арабскими цифрами с точкой, без заголовков. Действия однородного характера перечисляются в одном пункте. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут иметь буквенную или цифровую нумерацию.

Допускается уменьшение интервалов между реквизитами "Заголовок", "Текст", "Подпись" и межстрочных интервалов при необходимости размещения текста приказа на одной странице.

Последний пункт распорядительной части приказа содержит сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

При необходимости дополнения приказа новым пунктом (подпунктом) между существующими пунктами (подпунктами) новые пункты (подпункты) обозначаются дополнительными цифрами (буквами), помещаемыми через точку после основного цифрового (буквенного) обозначения - "1.1", "а.1)".

В качестве исполнителей в приказах могут указываться подразделения Аппарата Администрации области либо конкретные должностные лица.

Если приказ изменяет или отменяет ранее изданный приказ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста приказа должен содержать ссылку на отменяемый приказ (пункт приказа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения Аппарата Администрации (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в листе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Если в приказе приводятся таблицы, графики, схемы, то они оформляются в виде приложений, а соответствующие пункты приказа должны иметь ссылки на эти приложения.

В приложении к приказу на первом листе в верхнем правом углу указывается "Приложение", наименование приказа, его дата и регистрационный номер.

Например:

                                                   Приложение

                                              к приказу по Аппарату

                                              Администрации области

                                               от ______ 2019 N ___

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Например:

                                                 Приложение N 1

                                              к приказу по Аппарату

                                              Администрации области

                                               от ______ 2019 N ___

Приложения в приказе допускаются только связанные предписаниями распорядительной части текста приказа.

Например:

В тексте приказа используется формулировка:

"Утвердить прилагаемое Положение об Управлении документационного обеспечения Администрации Псковской области". Приложение оформляется следующим образом:

                                                   УТВЕРЖДЕНО

                                              приказом по Аппарату

                                              Администрации области

                                              от _____ 2019 N ____

89. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года.

Дата приказа оформляется словесно-цифровым способом;

номер приказа по основной деятельности состоит из порядкового номера, дефиса и строчных букв "од";

номер приказа по личному составу состоит из порядкового номера, дефиса и строчных букв "плс";

номер приказа об отпуске, об отзыве из отпуска состоит из порядкового номера, дефиса и строчных букв "от".

Датой приказа является дата его подписания.

90. Изменения в приказы, отмена и признание утратившими силу приказов осуществляется новыми приказами.

Приказы подписывает Руководитель Аппарата, в его отсутствие - лицо, исполняющее обязанности Руководителя Аппарата.

91. Подписанные приказы регистрируются, тиражируются и формируются в номенклатурные дела в отделе распорядительных документов.

92. Копии приказов направляются адресатам в соответствии со списком рассылки, который составляется подразделением, подготовившим проект приказа, в том числе с использованием СЭД.

93. Согласование проектов приказов в СЭД осуществляется в порядке, установленном постановлением Администрации области от 11 июня 2014 г. N 260 "О порядке согласования и подписания проектов правовых актов в Администрации области и органах исполнительной власти области".

Оформление, согласование и подписание отдельных видов документов в Администрации области

94. В деятельности Администрации области создается комплекс организационно-распорядительных документов: протоколы заседаний совещательных, координационных, экспертных и других органов, акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), сметы, деловая (служебная) переписка.

Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.

Протоколы заседаний (совещаний)

95. Оформление проектов протоколов заседаний Администрации области, заседаний координационных советов, рабочих групп, организационных комитетов, а также рабочих встреч и совещаний под председательством Губернатора области, заместителей Губернатора области, Руководителя Аппарата (далее также - проекты протоколов) осуществляется ответственным секретарем заседания Администрации области, координационных советов, рабочих групп, организационных комитетов, а также рабочих встреч и совещаний под председательством Губернатора области, заместителей Губернатора области, Руководителя Аппарата (далее также - заседания (совещания)) или соответствующим подразделением.

96. Проекты протоколов оформляются на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений.

97. Протокол может оформляться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение (приложение N 10):

1) текст полного протокола, как правило, состоит из 2-х частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются фамилии, инициалы председателя (председательствующего), лиц, присутствовавших на заседании (совещании), и лиц, приглашенных на заседание (совещание).

Слово "Присутствовали:" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от них - их фамилии и инициалы. Наименования должностей могут указываться обобщенно.

Если количество присутствующих превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на прилагаемый к протоколу список.

Например:

Присутствовали: 25 человек (список прилагается)

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов государственной власти и организаций, указываются место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через 1 междустрочный интервал.

Вводная часть заканчивается повесткой дня: перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня, вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются центрованным способом и нумеруются римскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

Слушали:

Выступили:

Постановили: (Решили:)

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования: "За - ..., против - ..., воздержались - ...".

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения);

2) в Администрации области протоколы составляются, как правило, в краткой форме.

Текст краткого протокола также состоит из 2-х частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются фамилии и инициалы председателя (председательствующего), фамилии, инициалы лиц, присутствующих на заседании (совещании), а также фамилия, инициалы ответственного за составление протокола.

Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 междустрочный интервал.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола указываются номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса, докладчики по вопросу и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается по центру размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более 1 межстрочного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 междустрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.

98. Протоколы печатаются на листах формата А4 размером шрифта N 15 и имеют следующие реквизиты.

В верхней части листа прописными буквами полужирным шрифтом размером не менее N 16 центровано печатается слово "ПРОТОКОЛ".

Вид заседания (совещания) отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалам и печатается центровано полужирным шрифтом через 1 междустрочный интервал.

Место проведения заседания (совещания) указывается при необходимости, печатается через 1 междустрочный интервал от левой границы листа.

Дата проведения заседания (совещания) оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 1 междустрочный интервал ниже предыдущего реквизита у правой границы листа. Номер протокола заседания (совещания) печатается на одной строке с датой протокола арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера протокола заседания (совещания) конкретного совещательного органа.

Основная часть протокола печатается через один междустрочный интервал.

Подпись отделяется от текста 3 междустрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченного распространения, проставляется отметка "Для служебного пользования" и номер экземпляра.

Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседаниях.

99. Проекты протоколов заседаний (совещаний) вносятся на согласование в СЭД не позднее одного рабочего дня, следующего за днем проведения заседания (совещания).

Перечень согласующих инстанций определяется секретарем заседания (совещания) либо ответственным за проведение заседания (совещания).

Руководители подразделений обеспечивают подготовку и направление на согласование и подписание проектов протоколов в СЭД в разделе "Внутренние" (вид документа - протокол) с соблюдением следующих последовательности и сроков согласования:

а) для проектов протоколов, подписантом которых является Губернатор области:

заместитель Губернатора области, координирующий деятельность подразделения, осуществляющего подготовку проекта протокола, - 1 день;

Комитет по финансам Псковской области (в случаях, когда проект протокола содержит мероприятия финансового характера) - 2 дня;

Правовое управление Администрации Псковской области - 2 дня;

Управление документационного обеспечения - 2 дня;

Руководитель Аппарата - 2 дня;

б) для проектов протоколов, подписантами которых являются заместители Губернатора области, Руководитель Аппарата:

Комитет по финансам Псковской области (в случаях, когда проект протокола содержит мероприятия финансового характера) - 2 дня;

Правовое управление Администрации Псковской области - 2 дня;

Управление документационного обеспечения - 2 дня.

Доработка проектов протоколов и возвращение их на этап согласования, которым принималось решение о доработке, осуществляется в течение одного дня.

При наличии нескольких подписантов очередность подписания протоколов после окончания согласования в СЭД определяется Секретариатом Губернатора области.

100. После согласования проект протокола представляется на подписание Губернатору области, заместителям Губернатора области, Руководителю Аппарата на бумажном носителе.

Подлинный экземпляр согласованного в СЭД и подписанного председательствующим на заседании (совещании) Губернатором области, заместителями Губернатора области, Руководителем Аппарата протокола секретарь заседания (совещания) либо ответственный за проведение заседания (совещания) под председательством Губернатора области, заместителей Губернатора области, Руководителя Аппарата представляет в отдел распорядительных документов для регистрации и организации хранения.

При регистрации собственноручные подписи Губернатора области, заместителей Губернатора области, Руководителя Аппарата заверяются в отделе распорядительных документов печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации.

Протоколы регистрируются в журналах установленной формы отдельно по каждому подписанту путем проставления первых прописных букв имени и фамилии подписавшего протокол заседания (совещания), дефиса и порядкового номера в пределах календарного года.

При необходимости секретарь заседания (совещания) либо ответственный за проведение заседания (совещания) под председательством Губернатора области, заместителей Губернатора области, Руководителя Аппарата изготавливают копии протоколов.

101. Рассылка копий протоколов заседаний (совещаний) осуществляется секретарем заседания (совещания) либо ответственным за проведение заседания (совещания) в СЭД (при необходимости - электронной почтой).

При необходимости осуществляется рассылка копий протоколов на бумажном носителе. Список рассылки копий протоколов составляется секретарем заседания (совещания) либо ответственным за проведение заседания (совещания). Копии протоколов заседания (совещания) под председательством Губернатора области, заместителей Губернатора области, Руководителя Аппарата изготавливаются секретарем заседания (совещания) либо ответственным за проведение заседания (совещания) и при необходимости заверяются в отделе распорядительных документов путем проставления надписи "Верно", фамилии, инициалов, должности заверившего копию протокола и даты заверения.

В список рассылки копий протоколов в обязательном порядке включаются подразделения, ответственные за выполнение соответствующих пунктов протокола. Если на заседании (совещании) было рассмотрено несколько вопросов, допускается рассылка адресатам соответствующих выписок из протокола.

Копии протоколов заседаний (совещаний) рассылаются исполнителям, как правило, в течение 1 дня после оформления протокола, а содержащих срочные или оперативные поручения - незамедлительно.

102. Подлинники протоколов хранятся в подразделениях, ответственных за подготовку материалов к заседанию (совещанию), за исключением протоколов заседаний (совещаний) проводимых под председательством Губернатора области, заместителей Губернатора области, Руководителя Аппарата, которые хранятся в отделе распорядительных документов.

Поручения Губернатора области, заместителей Губернатора области, Руководителя Аппарата, оформленные на бланках

103. Проекты поручений Губернатора области, заместителей Губернатора области, Руководителя Аппарата (далее - проекты поручений) оформляются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции (приложение N 10.1).

Руководители подразделений обеспечивают подготовку и направление исполнителями на согласование и подписание проектов поручений с использованием СЭД в разделе "Внутренние" (вид документа - поручение) с соблюдением следующих последовательности и сроков согласования:

Информация об изменениях:

Подпункт "а" изменен. - Распоряжение Администрации Псковской области от 27 февраля 2019 г. N 66-р

См. предыдущую редакцию

а) для проектов поручений, подписантом которых является Губернатор области:

заместитель Губернатора области, координирующий деятельность подразделения, осуществляющего подготовку проекта поручения, - 1 день;

Комитет по финансам Псковской области (в случаях, когда проект поручения содержит мероприятия финансового характера) - 2 дня;

Правовое управление Администрации Псковской области - 2 дня;

Управление документационного обеспечения - 2 дня;

Руководитель Аппарата - 2 дня;

б) для проектов поручений, подписантами которых являются заместители Губернатора области, Руководитель Аппарата:

Информация об изменениях:

Подпункт 1 изменен. - Распоряжение Администрации Псковской области от 27 февраля 2019 г. N 66-р

См. предыдущую редакцию

1) Комитет по финансам Псковской области (в случаях, когда проект поручения содержит мероприятия финансового характера) - 2 дня;

2) Правовое управление Администрации Псковской области - 2 дня;

3) Управление документационного обеспечения - 2 дня.

Доработка проектов поручений и возвращение их на этап согласования, которым принималось решение о доработке, осуществляется в течение одного дня.

Служебная переписка

104. Служебная переписка - различные виды документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности Администрации области.

Виды служебной переписки - служебное письмо, телеграмма, электронное письмо (электронное сообщение), факсограмма (факс) и другие.

Служебное письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый Администрацией области, организацией, должностным лицом адресату по почтовой и фельдъегерской связи.

Телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату по телеграфной сети общего пользования (приложение N 11).

Электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной подписью.

Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

Служебное письмо

105. Служебные письма Администрации области готовятся как:

доклад о выполнении поручения (указания) Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации на имя Президента Российской Федерации, в Администрацию Президента Российской Федерации, в Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти (далее также - доклады) (приложение N 12);

информация в Администрацию Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, представительство Президента Российской Федерации в Северо-Западном федеральном округе, федеральные органы исполнительной власти и их территориальные подразделения, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органы местного самоуправления (далее также - ответные письма) в соответствии с запросами, направленными должностными лицами указанных органов власти в Администрацию области (приложение N 12.1);

инициативные письма, содержащие просьбу (приложение N 12.2);

ответы на запросы депутатов федерального, регионального и местного уровней (приложение N 13);

ответы на обращения граждан и их объединений, юридических лиц, поступивших в письменной форме или в форме электронного документа, а также на устные обращения граждан, поступившие в ходе личных приемов (далее также - ответные письма гражданам).

106. Проекты докладов подготавливаются в соответствии с поручениями Губернатора области или лица, исполняющего его полномочия, данными заместителям Губернатора области, Руководителю Аппарата либо руководителям органов исполнительной власти области, подразделений Аппарата Администрации области, содержащимися в резолюции о порядке исполнения, и установленными сроками исполнения.

Ответственные исполнители несут персональную ответственность за полноту и качество проектов докладов о выполнении поручения (указания) Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации на имя Президента Российской Федерации, в Администрацию Президента Российской Федерации, в Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти.

В докладах должны быть отражены конкретные результаты исполнения поручений.

Размер доклада не должен превышать 2 - 3 страниц формата А4. К докладу прилагаются копии принятых во исполнение поручения Президента Российской Федерации документов и при необходимости - информационно-аналитические материалы.

107. Проекты ответных писем подготавливаются в соответствии с поручениями Губернатора области, заместителей Губернатора области, Руководителя Аппарата по организации подготовки ответных писем, в которых указывается ответственный исполнитель (указывается в резолюции первым) и соисполнители ответственного исполнителя либо указывается один ответственный исполнитель.

108. Руководителем Секретариата Губернатора области обеспечивается подготовка проектов резолюций Губернатора области по рассмотрению (исполнению) запросов с указанием срока представления на подписание Губернатору области проектов ответов:

за 7 дней в случае рассмотрения (исполнения) в 30-дневный срок;

за 5 дней в случае рассмотрения (исполнения) в 15-дневный срок;

за 3 дня в случае рассмотрения (исполнения) в срок менее 15 дней.

В случаях, когда запрос содержит срок рассмотрения менее 10 дней, срок представления Губернатору области проекта ответа устанавливается по решению Губернатора области.

109. Ответственными исполнителями обеспечивается представление руководителю Секретариата Губернатора области в установленные пунктом 108 сроки проектов ответов, предварительно согласованных с заинтересованными лицами и Руководителем Аппарата, на бумажном носителе для подписания Губернатором области.

Руководителю Аппарата указанные проекты ответов представляется для согласования не позднее чем за 3 дня до наступления срока исполнения, установленного Губернатором области в соответствии с резолюцией, содержащей поручение об исполнении документа.

Ответственным исполнителем и соисполнителями определяются исполнители поручений по организации подготовки проекта служебного письма из числа руководителей подразделений.

Руководители подразделений определяют исполнителей из числа должностных лиц либо сотрудников вверенного подразделения либо органа исполнительной власти области.

Поручения по организации подготовки служебных писем должны содержать конкретные сроки представления проекта служебного письма на согласование или подписание руководителю вышестоящего уровня.

110. В случае возникновения обстоятельств, препятствующих надлежащему исполнению поручения по организации подготовки проекта служебного письма в установленный срок, исполнитель не позднее чем за 10 дней до истечения установленного срока представляет в адрес должностного лица - автора поручения служебную записку с указанием причин, препятствующих своевременному исполнению поручения, конкретных мер, принимаемых для обеспечения исполнения поручения, и предложений о продлении срока исполнения поручения.

Сокращенные сроки исполнения поручений не продлеваются.

111. Тексты ответных и инициативных писем должны точно соответствовать поручениям руководителя, данным в указаниях по исполнению документов. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями подразделений.

112. Служебные письма, в том числе зарубежным адресатам, печатаются на бланках в нескольких экземплярах: необходимое количество отправляется адресатам, экземпляр с визами помещается в соответствующее дело.

113. Текст служебного письма несет основное смысловое содержание документа - управленческое действие, решение и т.д. В связи с этим он должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Текст служебного письма, как правило, состоит из 2-х частей.

В первой, констатирующей части указываются факты, события, причины, основания, цели составления документа. В этой части, при необходимости, должна быть установлена взаимосвязь с правовыми актами или другими документами по данному вопросу.

В письмах - ответах указывается номер и дата документа, на который дается ответ.

Во второй части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

114. В текстах служебных писем должны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения и термины.

115. Служебное письмо адресуется должностному лицу в случае, если именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решения по поставленным в нем вопросам.

Служебные письма, подготовленные во исполнение указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжении Правительства Российской Федерации или направляемые на рассмотрение в Правительство Российской Федерации, адресуются без указания конкретного должностного лица.

Доклады, подготовленные во исполнение поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, направляются лицу, давшему поручение.

При адресовании документа лицу, замещающему несколько должностей, в реквизите "Адресат" проставляется та должность, которую данное лицо занимает в организации, куда направляется документ.

116. Служебные письма на бланке "Губернатор области" подписывает только Губернатор области.

Служебные письма (инициативные и ответные), направляемые Президенту Российской Федерации, Председателю Правительства Российской Федерации, заместителям Председателя Правительства Российской Федерации, руководителям Администрации Президента Российской Федерации, основным должностным лицам и руководителям подразделений Администрации Президента Российской Федерации, полномочным представителям Президента Российской Федерации в федеральных округах, руководителям федеральных органов исполнительной власти, высшим должностным лицам (руководителям высших исполнительных органов государственной власти) субъектов Российской Федерации, председателям палат Федерального Собрания Российской Федерации, Председателю Счетной палаты Российской Федерации, Генеральному прокурору Российской Федерации, Председателю Совета Безопасности Российской Федерации подписываются Губернатором области.

Ответные письма на запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации к Губернатору области подписываются Губернатором области.

117. Служебные письма (инициативные и ответные), направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, депутатам Государственной Думы и членам Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, аппараты полномочных представителей Президента Российской Федерации, федеральным органам исполнительной власти, иным федеральным органам государственной власти, органам государственной власти субъектов Российской Федерации, а также территориальным органам и учреждениям, подписываются должностными лицами Администрации области в соответствии с поручениями Губернатора области или лица, исполняющего его полномочия, данными в части подготовки инициативного письма либо в части подготовки ответных писем, либо в случаях, когда ответное письмо направляется должностным лицом Администрации области, на имя которого поступил запрос.

118. Служебное письмо зарубежному адресату состоит из следующих частей: наименования и адреса получателя письма, вступительного обращения, основного текста, заключительной формы вежливости, указания на приложение, если оно имеется.

В ряде случаев в зависимости от местной практики и на основе взаимности перед фамилией лица, которому посылается письмо, указывается его титул.

Например:

Его Превосходительству Господину И.Фамилия.

Чрезвычайному и Полномочному Послу (официальное название страны).

В зависимости от конкретного случая и местной практики обращение следует писать - Уважаемый господин Министр, Ваше Превосходительство и т.д.

Письмо заканчивается комплиментом - выражением уважения.

Если пишется ответное письмо, то комплимент формулируется в порядке взаимности.

Например:

Прошу Вас, господин Министр, принять уверения в моем весьма высоком (глубоком) уважении (почтении).

Письма могут заканчиваться другими видами комплиментов, а именно: "С искренним уважением", "С глубоким уважением", "С уважением".

В ответном письме в порядке взаимности целесообразно употребить такой же комплимент.

119. При оформлении писем зарубежным адресатам реквизит "адресат" включает в себя:

инициал имени и фамилию (имя и фамилию) адресата;

должность адресата;

наименование организации (фирмы);

номер дома, название улицы;

название населенного пункта, почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута;

название страны.

Если письмо направляется в США, то после названия города дается название штата (часто сокращенное). При адресовании писем в Великобританию может быть указано название графства. Составные части адресата излагаются в последовательности, соответствующей традициям страны назначения.

Название местности (город, регион, провинция, штат, графство, кантон), учреждения, осуществляющего доставку (в виде почтового кода), и страну назначения рекомендуется писать прописными буквами.

Например, при адресовании письма организации:

American National Social Institute 5 Noth 32nd Street NEW YORK, N.Y.12148 USA

Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, должность, название фирмы, потом почтовый адрес.

Например:

Mr. A.Widmar, Chairman D.Coke and Son Ltd LONDON SWK 48C ENGLAND

Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес.

Например:

Mr. Luis Serrano Correcher 34 Calle Alcala 6a p1.(servicio de prenca) MADRID 28071 ESPANA

Заголовок к тексту в письмах зарубежным адресатам проставлять не обязательно.

Текст письма начинается, как правило, с обращения. В деловой переписке используются следующие обращения:

Уважаемые господа - к организации в целом;

Уважаемый господин Блэк - к мужчине;

Уважаемая госпожа Смит - к женщине;

Уважаемый господин Председатель (Директор) - к должностному лицу, фамилия которого неизвестна.

В персональных обращениях имя (инициал имени) адресата обычно опускается, остается только фамилия.

120. Обработка корреспонденции, поступающей от иностранных корреспондентов (перевод, подготовка ответов) осуществляется в Секретариате Губернатора области.

121. Образцы оформления писем приводятся в приложении N 14.

Служебная записка

122. Служебные записки, создаваемые в Администрации области, являются документами внутреннего документооборота и используются для информационного обмена между подразделениями, должностными лицами.

Служебные записки оформляются на бланках подразделений.

В служебных записках излагаются предложения, замечания, отчеты, доклады, сведения, заключения, пояснения, мнения и иная управленческая информация, связанная с исполнением полномочий подразделений и должностных лиц (приложение N 15).

Общий объем служебной записки об исполнении (неисполнении) поручения Губернатора области составляет 1 - 2 страницы текста.

Текст служебной записки может состоять из 2-х частей. В первой части указывается ссылка на поручение, излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию, дается краткий отчет (1 - 2 абзаца) о выполнении поручения (что сделано) и результатах (конкретные цифры, анализ, даты).

Например:

В соответствии с Вашим поручением от 16.06.2018 о ......... докладываю: поручение исполнено (не исполнено).

Инициативная служебная записка предполагает краткое изложение сути проблемы, перечисленной по пунктам, и предложения ее решения в виде плана мероприятий объемом не более 1 страницы.

Во второй части (результативной) служебной записки излагаются предложения, варианты решения, а также отражаются выводы, которые требуют согласования с Губернатором области или иным должностным лицом Администрации области.

Например:

В связи с изложенным прошу продлить срок исполнения ....

В связи с изложенным прошу считать поручение исполненным.

В связи с изложенным прошу снять с контроля .....

Если необходимо продление работы над поручением, то в служебной записке обязательно указывается конкретный срок исполнения поручения.

Принятое решение по существу служебной записки оформляется указанием по исполнению документа и собственноручной подписью должностного лица, к которому обращается автор служебной записки, поставленной в левом верхнем углу первого листа документа, и датой.

Например:

     "Согласен"

___________________

  (дата, подпись)

Схемы, планы мероприятий, программы, списки и иная дополнительная информация оформляется в виде приложения к служебной записке.

Если в поручении требовался ответ в адрес заявителя, прилагается копия данного ответа.

При необходимости утверждения или согласования указанных в приложении документов, об этом делается ссылка в тексте служебной записки.

Например:

Документ (его наименование) прилагается, прошу утвердить или согласовать.

При направлении служебной записки в электронном виде принятое по ней решение может быть отражено в СЭД с использованием электронной подписи без представления документа на бумажном носителе.

Служебные записки создаются, согласовываются, подписываются и регистрируются в СЭД в установленном порядке. При поступлении служебной записки адресату принятое решение должно быть отражено в СЭД в сроки, указанные в служебной записке, а в случае отсутствия срока - не позднее 30 дней с момента поступления адресату.

Решения и поручения, данные в виде резолюций на служебных записках, поступивших на бумажном носителе, должны быть внесены работниками Секретариата Губернатора области в СЭД (в случае поступления таких служебных записок в СЭД) незамедлительно, как правило, в день наложения резолюции, но не позднее следующего рабочего дня.

Телеграммы и документы, передаваемые по каналам электронной и факсимильной связи

123. Отправка телеграмм в Администрации области осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222 "Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи" (далее - Правила оказания услуг телеграфной связи).

Телеграфная переписка допускается в исключительных случаях и по срочным вопросам.

Телеграммы за подписью Губернатора области оформляются в Секретариате Губернатора области на продольном бланке в 2-х экземплярах, подписываются Губернатором области и передаются в отдел служебной корреспонденции Управления документационного обеспечения для отправки. Подпись Губернатора области заверяется в отделе служебной корреспонденции печатью "для телеграмм".

На копии телеграммы в левом нижнем углу проставляется виза исполнителя и руководителя подразделения, подготовившего проект телеграммы.

Копия телеграммы помещается в дело в отделе служебной корреспонденции.

Телеграмма содержит следующие реквизиты (приложение N 11):

а) реквизит "Адресат" центруется по правой границе текстового поля с указанием должности, фамилии и инициалов (наименования организации), почтового адреса, оформленного в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" (далее - Правила оказания услуг почтовой связи).

Телеграммы одинакового содержания, направляемые нескольким адресатам, оформляются отдельно для каждого адресата;

б) наименование - ТЕЛЕГРАММА - центровано размещается перед текстом;

в) текст телеграммы должен содержать конкретную информацию, отражающую существо сложившейся ситуации, печатается без переноса слов и без абзацев.

При необходимости указывается обращение к адресату (Уважаемый(ая) ................!);

г) реквизит "Подпись" с указанием должности, фамилии и инициалов должностного лица, подписавшего телеграмму, размещается под текстом через 2 межстрочных интервала.

Подпись ставится только на первом экземпляре - на подлиннике телеграммы. После подписи проставляется горизонтальная черта от левого до правого края текстового поля. Под чертой проставляется наименование и адрес отправителя и регистрационной номер телеграммы.

При адресовании телеграммы в 4 адреса и более прилагается список рассылки, составляемый исполнителем с указанием адресов получателей.

В международных телеграммах адрес получателя и текст телеграммы может быть написан на любом языке, разрешенном страной назначения, с использованием букв латинского алфавита.

Отправка телеграмм адресатам осуществляется работниками отдела служебной корреспонденции в порядке, предусмотренном Правилами оказания услуг почтовой связи.

124. Электронные сообщения поступают в Администрацию области по системе МЭДО, право доступа к которой определяет Управление документационного обеспечения.

125. Электронные сообщения регистрируются отделом служебной корреспонденции в СЭД.

126. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема документов.

Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам факсимильной связи, правильность оформления документов возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.

Документы, предназначенные для передачи по каналам факсимильной связи, должны быть выполнены черным цветом, иметь четкое и контрастное изображение (приложение N 16).

В тексте факсограммы или в нижнем левом углу лицевой стороны последнего листа документа указываются контактные данные исполнителя: фамилия, инициалы и номер телефона, факса, адрес электронной почты.

127. Запрещается передача с использованием средств электронной почты, телеграфной и факсимильной связи документов с пометкой "Для служебного пользования", а также содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

Договоры (контракты, соглашения), сметы, гражданско-правовые договоры

128. Договоры (контракты, соглашения), заключаемые от имени Администрации Псковской области, сметы расходов, гражданско-правовые договоры (далее - договоры) подписываются Губернатором области, заместителями Губернатора области в соответствии с утвержденными сферами ведения, а также Руководителем Аппарата.

Подписание договоров от имени Администрации области заместителями Губернатора области, Руководителем Аппарата осуществляется только после уведомления руководителя Секретариата Губернатора области.

Организация оформления, согласования и подписания проектов договоров обеспечивается руководителями подразделений, вносивших проекты договоров. Ими же обеспечивается соответствие договоров, иных служебных документов законодательству, действующим правилам орфографии и пунктуации, проверяется правильность наименований организаций, органов государственной власти, местного самоуправления, должностных лиц.

129. Договоры оформляются в количестве экземпляров, соответствующем числу сторон.

В договорах суммы в денежном выражении пишутся в цифровой, словесной или буквенно-цифровой форме. При написании денежных сумм в цифровой, словесной или буквенно-цифровой форме допускается общепринятое сокращение денежных единиц: рубль - "руб.", копейка - "коп.". При написании денежных сумм в цифровой и словесной форме необходимо прописывать сумму полностью до копеек.

Цифровая форма.

В цифровой форме суммы в денежном выражении пишутся с разбивкой на группы (по три цифры) справа налево. Точки в пробелах между цифровыми группами многозначного числа не ставятся.

Рубли отделяются от копеек запятой.

Например: 23 056 152,70 руб.

Если денежная сумма выражена в целых рублях, то копейки обозначаются двумя нулями.

Например: 12 589 234,00 руб.

Словесная форма.

При написании денежных сумм в словесной форме указывается с прописной буквы денежная сумма прописью в рублях, копейки указываются цифрами.

Например: Два миллиона двести шестьдесят восемь тысяч руб. 70 коп.

Если денежная сумма выражена в целых рублях, то копейки обозначаются двумя нулями.

Например: Три миллиона двести сорок пять тысяч руб. 00 коп.

Буквенно-цифровая форма: Буквенно-цифровая форма написания денежных сумм используется при обозначении крупных круглых чисел (тысяч, миллионов, миллиардов) в виде сочетания цифр с сокращением.

Например: 13,21 млрд. руб. 11 коп. или 682 млн. руб. 00 коп.

130. Организация согласования проектов гражданско-правовых договоров осуществляется подразделениями в СЭД и при необходимости на бумажном носителе. В этом случае составляется лист согласования.

131. Согласование проектов договоров в Правовом управлении Администрации Псковской области (далее также - Правовое управление) обязательно.

Проекты договоров, предусматривающих финансирование из областного бюджета, согласовываются в Комитете по финансам Псковской области. В проектах указанных договоров должен быть определен источник финансирования расходов в соответствии с законом области об областном бюджете на соответствующий финансовый год и плановый период.

132. В процессе хозяйственной деятельности Администрация области заключает государственные контракты и иные гражданско-правовые договоры (далее - гражданско-правовые договоры), подписываемые Руководителем Аппарата, вносит в них изменения, а также совершает их расторжение.

133. Проекты гражданско-правовых договоров разрабатываются заблаговременно подразделениями в соответствии с направлениями их деятельности.

Подразделения обеспечивают разработку проектов гражданско-правовых договоров в соответствии с требованиями гражданского законодательства и законодательства о контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд.

134. Проекты гражданско-правовых договоров подлежат обязательному согласованию. Подписание гражданско-правовых договоров, не прошедших процедуру согласования, не допускается.

Перечень согласующих инстанций определяется подразделениями. В обязательном порядке проекты гражданско-правовых договоров подлежат согласованию с Правовым управлением и Управлением делами Администрации Псковской области.

135. Проекты гражданско-правовых договоров направляются на согласование со всеми приложениями и необходимыми документами.

В процессе согласования Правовое управление вправе требовать от подразделения, вносившего проект гражданско-правового договора, представления документов, необходимых для проведения правовой экспертизы проекта гражданско-правового договора на соответствие требованиям законодательства.

136. После согласования всеми заинтересованными подразделениями в СЭД проект гражданско-правового договора представляется на подписание Руководителю Аппарата на бумажном носителе. Проект гражданско-правового договора, составленный на двух и более листах, представляется на подписание сброшюрованным.

137. Подготовка и согласование договоров о внесении изменений в договоры и гражданско-правовые договоры и об их расторжении производится аналогично.

Датой подписания договора является последняя дата его подписания сторонами.

138. После подписания всеми сторонами подлинные экземпляры договоров вместе с листом согласования представляются подразделением, обеспечивавшим согласование и подписание договора, в отдел распорядительных документов для заверения подлинности подписи Губернатора области, заместителя Губернатора области, Руководителя Аппарата, присвоения регистрационных номеров и хранения.

139. Заверение подлинности подписи Губернатора области, заместителей Губернатора области, Руководителя Аппарата производится путем проставления на них печати с изображением Государственного герба Российской Федерации.

140. Договоры регистрируются в отделе распорядительных документов в журналах отдельно по каждому должностному лицу, подписавшему договор, путем проставления даты регистрации и регистрационного номера, состоящего из первых букв имени и фамилии должностного лица, подписавшего договор, дефиса и порядкового номера в пределах календарного года.

141. Один подлинный экземпляр договора помещается в номенклатурное дело отдела распорядительных документов, где хранится в течение двух лет, затем сдается в архив отдела распорядительных документов. Остальные подлинные экземпляры договора направляются подразделением, подготовившим проект договора, сторонам договора.

142. При необходимости копии договора, изготовленные подразделениями, подготовившими проект договора, заверяются в отделе распорядительных документов путем проставления печати Управления документационного обеспечения, надписи "Верно", даты заверения, инициалов имени и фамилии лица, заверившего копию договора.

Доверенности

143. Доверенность оформляется в соответствии с законодательством Российской Федерации (приложение N 17).

Доверенность подтверждает наличие у представителя прав действовать от имени Администрации области, а также определяет условия и границы реализации этих прав.

Проект доверенности в обязательном порядке подлежит согласованию с Правовым управлением на предмет соответствия действующему законодательству. Согласованный в установленном порядке проект доверенности представляется в отдел распорядительных документов для проверки на предмет соответствия требованиям Инструкции.

Текст проекта доверенности размещается на одном листе (на обороте бланка).

Проект доверенности представляется на подпись Губернатору области или лицу, исполняющему его полномочия.

После подписания доверенность заверяется печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации в отделе распорядительных документов и регистрируется в отделе служебной корреспонденции. Копии доверенности заверяются в отделе распорядительных документов путем проставления печати Управления документационного обеспечения, надписи "Верно", даты заверения, инициалов имени и фамилии лица, заверившего копию доверенности.

Планы основных мероприятий Администрации области, планы заседаний Администрации области, планы законопроектной деятельности Администрации области

144. Планы основных мероприятий Администрации области на квартал, планы заседаний Администрации области на полугодие, планы законопроектной деятельности Администрации области на полугодие формируются отделом организационной работы Управления документационного обеспечения (далее также - отдел организационной работы).

145. План основных мероприятий Администрации области на квартал формируется на основании текущих планов работы подразделений Аппарата Администрации области и органов исполнительной власти области на квартал (далее - текущие планы работы). Текущие планы работы формируются подразделениями Аппарата Администрации области и органами исполнительной власти области, утверждаются Губернатором области, заместителями Губернатора области, Руководителем Аппарата, координирующими деятельность соответствующих подразделений Аппарата Администрации области, органов исполнительной власти области в соответствии с утвержденными сферами ведения, и в срок до 20 числа месяца, предшествующего планируемому кварталу, представляются в отдел организационной работы (приложение N 18).

Отдел организационной работы направляет проект плана основных мероприятий Администрации области на квартал с использованием СЭД на согласование начальнику Управления документационного обеспечения и на утверждение - Руководителю Аппарата в срок до последнего числа месяца, предшествующего планируемому периоду.

146. План заседаний Администрации области на полугодие формируется на основании предложений подразделений Аппарата Администрации области и органов исполнительной власти области, согласованных с координирующими их деятельность в соответствии с утвержденными сферами ведения Губернатором области, заместителями Губернатора области, Руководителем Аппарата и представленных в отдел организационной работы не позднее чем за 1 месяц до начала очередного планируемого периода.

Предложения в План заседаний Администрации области на полугодие должны содержать наименование вопроса, краткое обоснование необходимости его рассмотрения на заседании Администрации области, а также планируемую дату рассмотрения на заседании Администрации области (приложение N 19).

Отдел организационной работы формирует проект плана заседаний Администрации области в течение первой половины месяца, предшествующего очередному периоду планирования, направляет с использованием СЭД на согласование начальнику Управления документационного обеспечения, начальнику Правового управления, Руководителю Аппарата и на утверждение - Губернатору области.

Утвержденный План заседаний Администрации области на полугодие с использованием СЭД рассылается заместителям Губернатора области, Руководителю Аппарата, заместителям Руководителя Аппарата, а также руководителям подразделений Аппарата Администрации области и органов исполнительной власти области.

147. План законопроектной деятельности Администрации области на полугодие (приложение N 20) формируется на основании представляемых подразделениями Аппарата Администрации области и органами исполнительной власти области до 15 числа месяца, предшествующего планируемому периоду, предложений, содержащих перечень проектов законов области о поправках в Устав области, законов области, постановлений Псковского областного Собрания депутатов, необходимых к принятию в планируемом периоде.

Отдел организационной работы направляет проект Плана законопроектной деятельности на полугодие с использованием СЭД на согласование начальнику Управления документационного обеспечения, начальнику Правового управления и на утверждение - Руководителю Аппарата в срок до последнего числа месяца, предшествующего планируемому периоду.

Утвержденный План законопроектной деятельности Администрации области на полугодие с использованием СЭД направляется председателю Псковского областного Собрания депутатов, рассылается заместителям Губернатора области, Руководителю Аппарата, заместителям Руководителя Аппарата, руководителям подразделений Аппарата Администрации области и органов исполнительной власти области, являющимся разработчиками проектов законов области о поправках в Устав области, законов области, постановлений Псковского областного Собрания депутатов, необходимых к принятию в планируемом периоде.

Материалы к заседаниям Администрации области, иным заседаниям и совещаниям, проводимым под председательством Губернатора области

148. Заседания Администрации области проводятся в соответствии с разделом 7 Регламента Администрации Псковской области.

Материалы к заседаниям Администрации области (далее - заседания) подготавливаются отделом организационной работы совместно с Правовым управлением на основании утвержденных планов заседаний и проекта повестки очередного заседания, который готовится на основе предложений, поступивших Руководителю Аппарата от Секретариата Губернатора области, секретариатов заместителей Губернатора области, руководителей органов исполнительной власти области и подразделений Аппарата Администрации области, деятельность которых координирует Руководитель Аппарата.

Предложения для включения вопроса в повестку дня заседания содержат:

1) наименование вопроса;

2) краткое обоснование необходимости его рассмотрения на заседании;

3) проект решения (в т.ч. информацию о необходимости разработки и принятия закона области, нормативного правового акта Губернатора области, нормативного правового акта Администрации области, приведения в соответствие федеральному законодательству действующих законов области, нормативных правовых актов Губернатора области, нормативных правовых актов Администрации области либо иных актов законодательного регулирования);

4) фамилию, имя, отчество докладчика по вопросу, содокладчиков (в случае необходимости), приглашаемых по данному вопросу заинтересованных лиц.

149. Отдел организационной работы размещает в системе для подготовки материалов к заседаниям "Alfresco Community" (далее - "Alfresco Community") вопросы, включенные в проект повестки дня заседания, с указанием ответственного лица из числа заместителей Губернатора области, Руководителя Аппарата, руководителей подразделений Аппарата Администрации области, органов исполнительной власти области (докладчика), содокладчика и приглашенных.

150. По каждому вопросу проекта повестки дня заседания ответственным лицом из числа заместителей Губернатора области, Руководителя Аппарата, руководителей подразделений Аппарата Администрации области и органов исполнительной власти области обеспечивается размещение в "Alfresco Community" проекта нормативного акта, тезисов доклада на заседании, (приложение N 21), презентационных материалов в форматах ppt, pdf, odp.

151. Отдел организационной работы направляет проект повестки дня заседания на согласование с использованием СЭД начальнику Правового управления, Руководителю Аппарата и на утверждение Губернатору области.

152. Отдел организационной работы формирует список приглашенных на заседание.

153. Ответственность за своевременность подготовки и представления Губернатору области материалов к заседанию несет отдел организационной работы.

154. В состав материалов к заседанию входят:

а) повестка дня заседания;

б) регламент проведения заседания;

в) список состава заседания Администрации области и приглашенных лиц;

г) проект протокола заседания с поручениями по рассматриваемым вопросам повестки дня с указанием исполнителей и конкретных сроков исполнения поручений;

д) проекты нормативных актов, тезисы доклада на заседании, презентационные материалы (отдельной папкой).

Материалы к заседанием оформляются на листах формата А4 (шрифт Times New Roman, размер шрифта N 14, междустрочный - Множитель, значение - 1,25, при оформлении списка состава - междустрочный - Одинарный) (приложение N 22).

155. Материалы к заседанию, согласованные Руководителем Аппарата, представляются отделом организационной работы в Секретариат Губернатора области по электронной почте за 4 дня до дня проведения заседания не позднее 18.00. Если день представления документов приходится на нерабочий день, то документы представляются в предшествующий ему рабочий день.

Материалы к заседаниям относятся к категории весьма срочных документов и подлежат рассмотрению в первоочередном порядке, сразу после их получения.

Документы для проведения внепланового заседания представляются не позднее 17.00 дня, предшествующего дню проведения заседания.

Секретариат Губернатора области после проверки представленных документов распечатывает их на бумажном носителе, брошюрует и представляет Губернатору области.

156. В ходе заседания Администрации области по результатам рассмотрения вопросов председательствующим могут быть даны поручения и указания для внесения в протокол заседания. Ведение протокола на заседании осуществляется отделом организационной работы.

Протокол заседания оформляется в течение 3 рабочих дней после проведения заседания и направляется с использованием СЭД для согласования начальником Управления документационного обеспечения, начальником Правового управления, Руководителем Аппарата (со сроком согласования - 2 дня на каждом этапе) и подписания председательствующим (для подписания на бумажном носителе протокол распечатывается в секретариате председательствующего на заседании).

157. Копия протокола заседания Администрации области рассылается отделом организационной работы присутствовавшим на заседании Администрации области, в подразделения Аппарата Администрации области, в органы исполнительной власти области, другим заинтересованным лицам в течение 2 рабочих дней со дня его подписания.

158. Организация подготовки и своевременного представления материалов, необходимых для проведения иных мероприятий под председательством Губернатора области (совещания, заседания, рабочие встречи и др.), с учетом соответствия содержащейся в них информации требованиям по полноте и качеству осуществляется на основании запросов Секретариата Губернатора области (далее - запрос) и обеспечивается заместителями Губернатора области, Руководителем Аппарата в пределах сфер ведения. Заместителями Губернатора области, Руководителем Аппарата материалы направляются за 7 дней до даты проведения мероприятия сотруднику Секретариата Губернатора области, указанному в запросе, который в пределах рабочего времени дня поступления материалов направляет их для согласования сотруднику Секретариата Губернатора области, ответственному за подготовку материалов для Губернатора области, со сроком согласования 2 дня.

Сотрудник Секретариата Губернатора области, ответственный за подготовку материалов для Губернатора области, за 5 дней до даты проведения мероприятия направляет материалы для согласования руководителю подразделения в сфере информационной политики и заместителю Губернатора области, в сферу ведения которого входят вопросы внутренней политики, со сроком согласования 1 день и далее для согласования Руководителю Аппарата со сроком согласования 1 день.

Сотрудником Секретариата Губернатора области, ответственным за подготовку материалов для Губернатора области, материалы, согласованные вышеуказанными должностными лицами, за 3 дня до даты проведения мероприятия направляются руководителю Секретариата Губернатора области для представления Губернатору области.

Материалы к указанным в настоящем пункте заседаниям и совещаниям формируются и оформляются в соответствии с требованиями пунктов 150, 154 Инструкции.

Образец оформления материалов к рабочим встречам Губернатора области представлен в приложении N 22.1.

Образец оформления материалов к торжественным церемониям с участием Губернатора области представлен в приложении N 22.2.

При подготовке мероприятий, связанных с открытием или вводом в эксплуатацию на территории области объектов, имеющих социально-экономическое и общественно-политическое значение, строительство или реконструкция которых осуществлялись при поддержке федеральных органов исполнительной власти, заместителями Губернатора области обеспечивается приглашение к участию в таких мероприятиях руководителей либо заместителей руководителей соответствующих федеральных органов исполнительной власти.

159. Подготовку совещаний, заседаний, рабочих встреч и других проводимых под председательством заместителей Губернатора области и Руководителя Аппарата мероприятий осуществляют секретариаты заместителей Губернатора области и Руководителя Аппарата.

160. Подготовка и проведение заседаний коллегиальных органов, образованных при Губернаторе области, заместителях Губернатора области, Администрации области, осуществляется в соответствии с положениями о таких органах, утвержденными нормативными правовыми актами.

161. Подготовка к заседаниям и совещаниям под председательством заместителей Губернатора области и Руководителя Аппарата может осуществляться с использованием "Alfresco Community".

III. Организация документооборота

Принципы организации документооборота

162. Прохождение документов в Администрации области с момента получения или создания до завершения их исполнения или отправки образует документооборот, который состоит из 3-х основных документопотоков: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация.

Документы, создаваемые в Администрации области и поступающие в Администрацию области на бумажном носителе, включаются в СЭД путем создания электронных образов документов. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД.

163. Организация документооборота осуществляется с учетом следующих принципов:

централизация операций по приему и отправке документов;

распределение документов на документопотоки;

организация предварительного рассмотрения входящих документов;

однократность регистрации документов;

регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

Учет количества документов по Администрации области в целом и по отдельным подразделениям ведется с помощью СЭД.

Прием и первичная обработка поступающих документов

164. Доставка документов (далее также - корреспонденция) в Администрацию области осуществляется средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электрической связи, в том числе по системе МЭДО.

С помощью почтовой связи в Администрацию области доставляется корреспонденция в виде простых, заказных и ценных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатных изданий.

С помощью фельдъегерской связи осуществляется доставка документов из государственных органов.

Корреспонденция, поступившая посредством почтовой связи, разделяется на простую, заказную и телеграммы.

Корреспонденция, поступившая по каналам электронной связи, разделяется на телефонограммы, телефаксограммы, телетайпограммы и электронные сообщения.

165. Прием и первичная обработка поступающей корреспонденции осуществляется в отделе служебной корреспонденции и в подразделениях Аппарата Администрации области.

Документы, доставляемые в Администрацию области фельдъегерской связью из органов государственной власти в рабочее время, принимаются в отделе служебной корреспонденции, в нерабочее время и в нерабочие и праздничные дни - дежурной службой в приемной Губернатора области.

Поступившая в Администрацию области на имя Губернатора области, заместителей Губернатора области, Руководителя Аппарата срочная корреспонденция с пометками о срочности ("Весьма срочно", "Срочно", "Вручить немедленно") и телеграммы доставляются работниками отдела служебной корреспонденции по назначению немедленно.

166. Конверты (бандероли) с документами проверяются на целостность упаковки, правильность доставки, затем вскрываются (за исключением пакетов с пометкой "лично"), после чего проверяется правильность комплектности документов.

Пакеты с пометкой "лично" учитываются по реквизитам, имеющимся на конверте, и незамедлительно передаются по назначению без вскрытия.

О повреждении, отсутствии в конверте документа или приложений к нему, подписи на документе, несоответствии номера, указанного на конверте, номеру документа сообщается отправителю документа.

При необходимости составляется акт о возврате документа (приложение N 22.3) в 3-х экземплярах, первый экземпляр которого направляется отправителю, второй приобщается к поступившему документу, третий остается в отделе служебной корреспонденции. Акт подписывается работником отдела служебной корреспонденции, вскрывшим пакет.

167. Ошибочно поступившие документы немедленно пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю с сопроводительным письмом.

168. Конверты после проверки уничтожаются, кроме конвертов с обращениями граждан и случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя документа или когда дата почтового штемпеля может подтвердить время отправления и получения документа.

Предварительное рассмотрение документов

169. Предварительное рассмотрение входящих документов проводится в отделе служебной корреспонденции с целью выделения документов, требующих обязательного рассмотрения Губернатором области, заместителями Губернатора области, Руководителем Аппарата.

Входящие документы, не требующие рассмотрения Губернатором области, заместителями Губернатора области, Руководителем Аппарата, направляются отделом служебной корреспонденции непосредственно в подразделения. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

170. После предварительного рассмотрения документы направляются отделом служебной корреспонденции Губернатору области, заместителям Губернатора области, Руководителю Аппарата в соответствии с утвержденными сферами ведения для вынесения указаний по исполнению документа. Все входящие документы рассматриваются в день поступления, в первую очередь - документы с пометками о срочности ("Вручить немедленно", "Весьма срочно", "Срочно").

При необходимости документы с пометками о срочности направляются по электронной почте отделом служебной корреспонденции Губернатору области, заместителям Губернатора области, Руководителю Аппарата, руководителям подразделений.

171. Руководители подразделений рассматривают документы по мере их поступления, документы, содержащие срочные поручения, а также поступившие для согласования (визирования), - немедленно.

Регистрация входящих документов

172. Регистрация всех входящих документов осуществляется в отделе служебной корреспонденции и в подразделениях.

Не подлежит регистрации следующая входящая корреспонденция:

печатные издания (книги, журналы, бюллетени, пособия); рекламные извещения, плакаты, программы совещаний и конференций; библиографические справочники; поздравительные письма и телеграммы, открытки; пригласительные билеты;

поступающая без сопроводительного письма бухгалтерская документация (счета на оплату товаров и услуг, платежные поручения, накладные, кассовые чеки);

формы статистической отчетности;

адресованная подразделениям (передается по принадлежности).

Входящие документы с пометками о срочности регистрируются незамедлительно.

Входящие документы, поступившие в рабочие дни после 18.00, регистрируются, как правило, на следующий день.

173. Корреспонденция на иностранном языке, поступившая на имя Губернатора области, заместителей Губернатора области, Руководителю Аппарата, до регистрации передается в приемную Губернатора области для предварительного рассмотрения и составления неофициального перевода (аннотации).

Вместе с неофициальным переводом (аннотацией) корреспонденция на иностранном языке возвращается на регистрацию.

174. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов.

175. Регистрация входящих документов осуществляется путем создания регистрационной карточки документа (далее - РК) в СЭД, которой автоматически присваивается регистрационный номер.

РК имеет следующие реквизиты:

номер дела по номенклатуре дел;

адресат - название организации или фамилия должностного лица, на имя которого поступил документ;

номер документа - исходящий номер документа, присвоенный организацией - автором документа; дата документа;

корреспондент (адресант) - организация, из которой поступил документ, для обращений граждан - фамилия, имя, отчество гражданина;

подпись - фамилия лица, подписавшего документ;

состав - количество листов (страниц) документа и через знак "плюс" - количество листов, брошюр, компакт-дисков и другого приложения (при наличии), через знак "плюс" количество экземпляров;

вид документа;

содержание - краткое содержание документа, отвечающее на вопрос: о чем;

отметка об ограничении доступа к документу.

176. К РК путем сканирования прикрепляется электронный образ документа. Не сканируются и не прикрепляются электронные образы следующих документов:

с пометкой "Для служебного пользования", содержащие персональные данные;

нотариально заверенные, а также скрепленные документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации;

объемные приложения к документам (брошюры, книги, проспекты).

В РК вводятся при наличии дополнительные сведения:

пометка "Для служебного пользования" с номером экземпляра;

связки с другими документами.

177. Регистрационный штамп проставляется на лицевой стороне первой страницы документа, поступившего на бумажном носителе, в ее правой нижней части и содержит дату, регистрационный номер, который автоматически присваивается СЭД.

Например:

QR код

Администрация Псковской области МВ-01-12400 20.11.2018.

При передаче документа на исполнение в СЭД оригинал документа на бумажном носителе передается в Секретариат Губернатора области, секретариаты заместителей Губернатора области, Руководителя Аппарата.

Рассмотрение документов Губернатором области, заместителями Губернатора области, Руководителем Аппарата и доведение документов до исполнителей

178. Передача корреспонденции, в том числе в электронной форме с использованием СЭД, в приемную Губернатора области осуществляется отделом служебной корреспонденции по мере поступления, а с отметками о повышенной срочности - немедленно.

Передача корреспонденции, в том числе в электронной форме с использованием СЭД, в приемные Губернатора области, заместителей Губернатора области, Руководителя Аппарата осуществляется отделом служебной корреспонденции и ответственными за делопроизводство в подразделениях по мере поступления, а с отметками о повышенной срочности - немедленно.

179. Проекты указаний по исполнению документов, поручений Губернатора области, заместителей Губернатора области, Руководителя Аппарата оформляются помощниками Губернатора области, заместителей Губернатора области, Руководителя Аппарата (приложение N 7).

Подготовка проектов указаний по исполнению документов, поступивших в адрес подразделений, осуществляется в подразделениях.

180. В отделе служебной корреспонденции создаются электронные образы документов, поступивших на бумажных носителях, и в СЭД передаются Губернатору области, заместителям Губернатора области, Руководителю Аппарата (регистрация).

181. После утверждения указания по исполнению документа в СЭД оно считается доведенным до сведения исполнителя.

182. Поступающие в Администрацию области телефонограммы регистрируются либо в журналах в приемной Губернатора области, приемных заместителей Губернатора области, Руководителя Аппарата, либо в СЭД.

При поступлении телефонограммы подлежат обязательной фиксации (установлению) данные об отправителе и лице, передавшем телефонограмму, текст, дата и время приема, данные о лице, ее получившем. При отсутствии указанных данных телефонограмма считается ненадлежаще принятой.

Содержание телефонограммы подлежит передаче адресату в течение 3-х часов с момента ее приема. Ответственность за передачу содержания телефонограммы лежит на лице, ее принявшем. О передаче содержания телефонограммы в журнале регистрации телефонограмм либо в СЭД делается отметка с подписью адресата и указанием даты и времени передачи адресату.

183. Телефонограммы (факсограммы), поступившие в Администрацию области, регистрируются в отделе служебной корреспонденции или в подразделениях. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";

подлежащий передаче документ регистрируется. Передача осуществляется исполнителями;

поступившие факсограммы регистрируются в СЭД и передаются адресатам в день их приема, срочные - немедленно;

поступивший вслед за факсограммой подлинник документа приобщается к имеющемуся документу в СЭД (о чем делается соответствующая пометка в РК) и, при необходимости, направляется в соответствующее подразделение - исполнитель;

факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями либо в соответствии с поручением руководителя подразделения.

Регистрация и прохождение внутренних документов

184. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

Составление, оформление и согласование проектов внутренних электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

185. Проекты внутренних документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются на подпись в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.

186. Копии подписанных руководителями подразделений документов в обязательном порядке рассылаются в подразделения в СЭД.

187. Регистрация внутренних документов осуществляется ответственными за делопроизводство соответствующих подразделений, подготовивших документ.

Регистрация внутренних документов, предполагающих согласование с заинтересованными органами, осуществляется после визирования и принятия решения соответствующим руководителем.

188. Внутренним документам одного и того же содержания, направляемым в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.

189. Если регистрируемый внутренний документ является ответом на ранее присланный входящий или внутренний документ, обязательным является заполнение поля связки в РК СЭД.

190. Зарегистрированные внутренние документы для доставки по назначению передаются в день их регистрации в подразделениях.

Передача внутренних документов между подразделениями осуществляется работниками подразделений.

191. Внутренние документы информационного и справочного характера могут пересылаться адресатам в электронной форме с прикреплением электронного образа документа к РК в СЭД.

Организация работы с исходящими документами

192. Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с установленными Инструкцией правилами, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами и организациями (внешнее) и должностными лицами Администрации области (внутреннее) возлагается на подразделение - ответственного исполнителя документа.

Составление и согласование проектов исходящих электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным Инструкцией в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

193. Электронный документ имеет реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати с изображением Государственного герба Российской Федерации и Герба Псковской области.

194. Документы, представляемые на подпись, должны иметь номер согласования с прикрепленным электронным образом документа к его РК в СЭД. Не прикрепляются к РК электронные образы документов с отметкой "Для служебного пользования".

195. В РК исполнителем заполняются следующие поля:

подпись - фамилия должностного лица, подписавшего документ;

исполнитель - фамилия исполнителя, подготовившего документ;

связи карточек - указываются номер и дата письма, на которое дается ответ;

адресаты - организации, в которые направляется документ;

кому адресован документ;

состав - количество листов документа и приложений к нему;

вид документа;

вид доставки;

содержание - краткое содержание документа;

визы - фамилии должностных лиц, завизировавших документ.

196. Работа с исходящими документами включает проверку правильности оформления, их регистрацию и отправку.

До представления на подпись Губернатору области, заместителям Губернатора области, Руководителю Аппарата, руководителям подразделений проверяется правильность оформления документов, адресации, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, указателя рассылки.

197. Для подтверждения подлинности электронных документов используются электронные подписи.

198. Согласование проекта документа может производиться в электронной форме с использованием электронной подписи.

Регистрация и отправка исходящих документов

199. Подписанные на бумажном носителе документы передаются исполнителем на регистрацию и отправку в отдел служебной корреспонденции или ответственному за делопроизводство в подразделении.

200. При регистрации в отделе служебной корреспонденции проверяется правильность оформления реквизита "Адресат", наличие подписей, приложений, указанных в тексте документа, отметки об исполнителе и соответствие количества экземпляров документа указателю рассылки.

Документы, оформленные с нарушением Инструкции, возвращаются исполнителю для доработки.

201. Регистрационный номер и дата документа присваиваются в СЭД и проставляются на подлиннике документа (на письмах за подписью Губернатора области или исполняющего полномочия Губернатора области).

Исходящим документам одного и того же содержания, направляемым в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.

202. Регистрация исходящих документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.

Сведения о регистрируемых документах хранятся в СЭД в целях учета, поиска, хранения и использования документов.

203. Копии подписанных экземпляров документов на бумажном носителе формируются в дела в отделе служебной корреспонденции в соответствии с номенклатурой дел. Входящие документы формируются в дела вместе с ответами на них.

204. Исходящие документы, не содержащие полного почтового адреса, необходимого для отправки, принимаются только с сопроводительными письмами или указателями рассылки, а также с приложениями в необходимом количестве экземпляров.

205. К отправке отделом служебной корреспонденции принимаются исходящие документы, подписанные Губернатором области, заместителями Губернатора области, Руководителем Аппарата.

206. В случае если исходящий документ направляется не более чем в 4 адреса, подписывается каждый его экземпляр.

207. При направлении исходящих документов в федеральные органы государственной власти, законодательные (представительные) и исполнительные органы субъектов Российской Федерации полные почтовые адреса могут не указываться. При направлении исходящих документов другим адресатам указываются полные почтовые адреса, включая почтовый индекс.

208. Приложения, направляемые вместе с исходящим документом (кроме приложений, полученных от организаций, учреждений или граждан и возвращаемых с данным документом), должны быть завизированы их составителями. Исходящий документ с приложениями, представляющими ценность (удостоверения, паспорта, дипломы, свидетельства, судебные повестки и т.п.), отправляется заказным письмом или бандеролью с объявленной ценностью.

209. Ответственность за правильность указания в сопроводительном письме или указателе рассылки реквизитов получателя корреспонденции, а в необходимых случаях его почтового (телеграфного) адреса возлагается на исполнителя документа и ответственных за делопроизводство в подразделениях.

210. Для отправки документов используются специально оформленные конверты установленного образца. Если одному и тому же адресату направляется одновременно несколько документов, то они могут комплектоваться в один конверт, на котором после адреса получателя проставляются исходящие номера всех вложенных документов.

211. Документы, подготовленные к отправке, передаются в отдел служебной корреспонденции в день их регистрации.

212. Обработка документов для отправки почтовой и телеграфной связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи и Правилами оказания услуг телеграфной связи.

213. В отделе служебной корреспонденции проверяется правильность оформления документов (наличие полностью оформленного почтового адреса и его точность с указателем рассылки, а также наличие регистрационного номера, визы исполнителя, других необходимых элементов оформления указанных приложений, подлинность подписи).

Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их регистрации или не позднее следующего рабочего дня.

Срочность отправки документа определяет исполнитель, подготовивший документ к отправке, или руководитель подразделения.

214. На отправленные документы в отделе служебной корреспонденции заполняются реестры отправленных документов.

215. Исполнитель, получающий подлинник документа для передачи непосредственно адресату, расписывается в получении на его копии либо в РК делается отметка об отправке документа нарочным.

216. Отправка документов, подписанных Губернатором области, заместителями Губернатора области, адресованных в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, осуществляется отделом служебной корреспонденции фельдъегерской связью и/или в системе МЭДО.

217. Отправляемые документы пересылаются почтой и с помощью технических средств связи. Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает подразделение - исполнитель.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

218. При отправке документа почтой в отделе служебной корреспонденции осуществляется конвертование документа с указанием адреса, взвешивание, франкирование и передача на отправку в местное отделение связи.

При отправке документов фельдъегерской связью осуществляются их конвертование с указанием адреса, составление реестра на документы и передача сотруднику фельдъегерской службы.

На заказную корреспонденцию составляются реестры. После отправки документов реестры с росписью работника почтового отделения связи о получении корреспонденции и печатью возвращаются в отдел служебной корреспонденции.

Учет количества документов

219. Учет количества документов за определенный период времени (год, квартал, месяц, неделю, сутки) проводится посредством соответствующего отчета СЭД по месту регистрации документов.

Результаты учета количества документов обобщаются Управлением документационного обеспечения либо подразделениями и представляются Руководителю Аппарата.

220. За единицу учета количества документов принимается сам документ.

Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

221. Учет количества документов проводится по Администрации области в целом или по отдельным подразделениям. Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

IV. Работа с документами в подразделениях

222. Организация работы с документами в подразделениях Администрации области осуществляется в порядке, установленном Регламентом Администрации Псковской области, настоящей Инструкцией, на основании указаний по исполнению документов Губернатора области, заместителей Губернатора области, Руководителя Аппарата, руководителей подразделений.

223. Документы в подразделения - исполнители поступают по СЭД либо в форме электронных документов, либо в форме электронных образов, при необходимости на бумажном носителе.

Временем поступления документов в подразделение считается время размещения документов в РК в СЭД и утверждения указания по исполнению документа.

Доставка документов, электронные образы которых не прикреплены к РК, в подразделения - исполнители осуществляется в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или не позднее суток).

Срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.

224. Руководители подразделений обеспечивают оперативное рассмотрение документов (в том числе в электронной форме в СЭД), доведение их до исполнителей в день поступления (с оформлением указания по исполнению документа, комментариями и поручениями по данному документу в СЭД), контроль за качественным исполнением документов по существу вопросов.

При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения и рассмотрения в первоочередном порядке.

Исполнение документа состоит из следующих основных этапов:

сбор и обработка необходимой информации;

подготовка проекта документа и всех необходимых приложений, его оформление (создание временной РК проекта документа и прикрепление электронного образа проекта документа к временной РК) в установленный срок;

согласование проекта документа и его доработка по замечаниям, полученным в ходе согласования, производится в рамках срока, установленного для исполнения документа (в случае значительной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование, при этом согласование всех версий документа производится в рамках одного проекта, РК которого создается при внесении проекта документа на согласование);

в необходимых случаях - подготовка списка (указателя) рассылки документа;

вывод на бланк и представление на подпись (утверждение) Губернатору области, заместителям Губернатора области, Руководителю Аппарата или руководителю подразделения;

подготовка к пересылке подписанного (утвержденного) документа адресату, в том числе, при необходимости, по электронной почте;

определение необходимого количества экземпляров документа;

проставление отметки об исполнении документа;

определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ;

передача исполненного документа ответственному за делопроизводство, который подшивает его в соответствующее дело.

225. В случаях, когда поручение дается нескольким должностным лицам, ответственным исполнителем является должностное лицо, указанное в поручении первым или обозначенное "ответственный", если не оговорено иное.

При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители (соисполнители) ответственны за своевременный, качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Соисполнители представляют в первой половине установленного срока ответственному исполнителю предложения в форме служебной записки, подписанной руководителем подразделения соисполнителя.

226. Изменение подразделения - ответственного исполнителя и состава соисполнителей осуществляется:

на основании указаний Губернатора области, заместителей Губернатора области, Руководителя Аппарата по исполнению документов в части, касающейся выданных ими поручений;

по документам, направленным на исполнение отделом служебной корреспонденции либо ответственными за делопроизводство в подразделениях), на основании письменного указания по исполнению документов Губернатора области, заместителей Губернатора области, Руководителя Аппарата.

227. Предложения с обоснованием необходимости изменения ответственного исполнителя представляются Губернатору области, заместителю Губернатора области, Руководителю Аппарата в течение 3-х рабочих дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.

В случае непредставления предложений Губернатору области, заместителю Губернатора области, Руководителю Аппарата с обоснованием необходимости изменения ответственного исполнителя в течение 3-х рабочих дней с даты оформления поручения руководитель подразделения, которое является ответственным исполнителем поручения, обеспечивает его исполнение в установленном порядке.

В случае если поручение выходит за пределы компетенции соисполнителей, определенных поручением, они обеспечивают его исполнение и пределах установленной компетенции. При необходимости ответственным исполнителем могут быть направлены в соответствующие подразделения запросы. Ответственный исполнитель также представляет давшим поручение Губернатору области, заместителю Губернатора области, Руководителю Аппарата дополнительные предложения об изменении состава соисполнителей или о привлечении новых соисполнителей в течение 3-х дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.

228. Информация об изменении ответственного исполнителя и соисполнителей, согласованная Губернатором области, заместителем Губернатора области, Руководителем Аппарата, вносится в отделе служебной корреспонденции либо в подразделении в РК.

Обязанности исполнителей

229. Исполнитель организует работу по выполнению поручения согласно указанию по исполнению документа, подготавливает проект документа с учетом предложений соисполнителей.

Исполнитель несет персональную ответственность за:

исполнение поручения в установленные сроки;

размещение отчета об исполнении поручения с указанием в РК документа связей с документом - основанием;

нарушение сроков исполнения документов без объективных причин;

соблюдение при подготовке и оформлении документов требований Инструкции, правил русского языка и комплекса обязательных реквизитов, порядка их расположения;

полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

230. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

231. При наличии неурегулированных разногласий по документу подразделение - ответственный исполнитель готовит служебную записку Губернатору области, заместителю Губернатора области, Руководителю Аппарата в соответствии с утвержденными сферами ведения с их перечислением.

232. Документы, не содержащие результатов исполнения поручения (основания) либо подготовленные с нарушением сроков исполнения, представляются на подпись Губернатору области со служебной запиской (объяснительной), подписанной заместителем Губернатора области, Руководителем Аппарата либо руководителем подразделения, являющегося ответственным исполнителем.

233. Документы представляются на подпись Губернатору области, исполняющему полномочия Губернатора области, оформленные на бланках установленного образца с обязательным приложением:

основания для подготовки документа (при его отсутствии - служебной записки), иных документов, которые упоминаются в документе, при необходимости предыдущих докладов;

подлинников (копий) писем соисполнителей поручений, заключений;

подписанных в установленном порядке протоколов согласительных совещаний, таблиц разногласий, справок, а также сведений о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.

При этом при наличии подлинников указанных документов, предоставление копий таких документов не допускается. Тексты документов не должны быть распечатаны на оборотной стороне листа.

V. Контроль исполнения поручений

234. Контроль в Администрации области осуществляется для обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений, содержащихся в резолюциях Губернатора области, заместителей Губернатора области, Руководителя Аппарата, а также в поручениях, оформленных в порядке, установленном пунктом 103 Инструкции (далее также - контрольные поручения), в соответствии с требованиями, установленными в разделе 10 Регламента Администрации Псковской области.

235. Контроль за исполнением контрольных поручений непосредственных руководителей в Администрации области возлагается на уполномоченных лиц, назначаемых в Секретариате Губернатора области, секретариатах заместителей Губернатора области, Руководителя Аппарата (далее - уполномоченные на ведение контроля лица).

236. Уполномоченные на ведение контроля лица в секретариатах назначаются поручением непосредственного руководителя либо Руководителем Аппарата.

237. Уполномоченные на ведение контроля лица в подразделениях Аппарата Администрации области назначаются в случае необходимости руководителем подразделения.

238. Контроль за исполнением контрольных поручений организуется с использованием СЭД.

239. Поручение определяется как контрольное при наличии в соответствующей резолюции руководителя срока исполнения этого поручения и отметки "Контроль". При этом уполномоченные на ведение контроля лица ежемесячно до 05 числа месяца, следующего за отчетным, представляют проект отчета о результатах исполнения контрольных поручений, сформированный с использованием СЭД, своему непосредственному руководителю, который до 07 числа месяца, следующего за отчетным, направляет указанный отчет вышестоящему (вышестоящим) руководителям.

240. Решение о постановке поручения на контроль, снятии или корректировке контрольного срока принимается руководителем либо лицом, на которое возложено исполнение обязанностей руководителя.

241. Снятие с контроля или корректировка контрольного срока выполняются в СЭД руководителем, давшим поручение, либо лицом, на которое возложено исполнение обязанностей руководителя, либо уполномоченным на ведение контроля лицом по поручению руководителя через отметку "Снять с контроля" или "Продлить срок" в меню "Контроль" соответствующей контрольной резолюции с обязательным указанием основания для снятия с контроля или корректировки контрольного срока.

242. Основанием для снятия с контроля или корректировки контрольного срока могут быть реквизиты документа и (или) текстовое примечание. Основания указываются в поле "Примечание" и (или) "Документ" в меню отметки "Снять с контроля" или "Продлить срок".

243. Уполномоченное на ведение контроля лицо выполняет следующие функции:

ведет и ежедневно обновляет с использованием СЭД сводную информацию о контрольных поручениях руководителей;

организует информирование ответственных исполнителей о поступивших на исполнение контрольных поручениях, а также о контрольных поручениях с нарушенными (текущий контроль) и приближающимися сроками исполнения (предупреждающий контроль);

взаимодействует с ответственными исполнителями и проводит анализ хода исполнения контрольных поручений с нарушенными и приближающимися сроками исполнения;

организует информирование руководителей о ходе исполнения контрольных поручений;

организует (при необходимости) совещания с исполнителями по вопросам исполнительской дисциплины;

по поручению руководителя, давшего поручение, снимает с контроля и (или) корректирует контрольный срок контрольного поручения.

VI. Особенности обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

244. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация независимо от вида ее носителя, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

245. Должностные лица Администрации области, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут ответственность за обоснованность принятого решения.

246. На документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования". Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" определяется исполнителем документа, руководителем подразделения или должностным лицом, подписавшим или утвердившим документ. Пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу на первом листе документа, а также на первом листе сопроводительного письма к такому документу.

247. Прием, учет (регистрация), отправка и хранение документов с пометкой "Для служебного пользования" в Администрации области осуществляется в порядке, установленном для обычных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе и пункте 66 Инструкции.

248. Передавать документы, имеющие пометку "Для служебного пользования", с использованием средств электронной почты, телеграфной и факсимильной связи запрещается.

249. Об утрате документов с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в СЭД. В случае утраты документов с пометкой "Для служебного пользования" либо разглашения информации, содержащейся в них, Руководителем Аппарата может быть назначена служебная проверка.

VII. Документальный фонд Администрации Псковской области

Разработка и ведение номенклатуры дел

250. Документальный фонд Администрации области - совокупность документов, образующихся в процессе ее деятельности.

251. Формирование документального фонда Администрации области осуществляется Управлением документационного обеспечения и ответственными за делопроизводство в подразделениях путем составления сводной номенклатуры дел Администрации Псковской области и осуществления контроля за организацией в подразделениях правильного формирования и оформления дел постоянного и временного хранения, обеспечения их сохранности, учета и передачи в архив.

252. Номенклатура дел является основой формирования документального фонда Администрации области.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10-ти лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10-ти лет) хранения.

253. При составлении номенклатуры дел проводится комплексное изучение документов, образующихся в деятельности Администрации области, определение их вида, состава и содержания.

В процессе этой работы необходимо руководствоваться Регламентом Администрации Псковской области, Положением об Аппарате Администрации Псковской области, утвержденным постановлением Администрации области от 12 августа 2010 г. N 300, положениями о подразделениях и другими документами, регламентирующими деятельность Администрации области, а также номенклатурами дел за предшествующие годы и документами, образующимися в деятельности Администрации области.

254. В Администрации области составляются номенклатуры дел подразделений и сводная номенклатура дел Администрации области.

255. Номенклатура дел подразделения (приложение N 23) составляется ответственным за делопроизводство, подписывается руководителем подразделения и представляется до 01 декабря текущего года в архив отдела распорядительных документов (далее также - архив). Работником архива составляется сводная номенклатура дел Администрации области (приложение N 24), обеспечивается ее согласование с Центральной экспертной комиссией Администрации Псковской области (далее - ЦЭК) и 1 раз в 5 лет - с Экспертно-проверочной комиссией и методической комиссией Комитета юстиции Псковской области (далее - ЭПМК).

256. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в архив.

257. Сводная номенклатура дел Администрации Псковской области составляется архивом с участием ответственных за делопроизводство подразделений.

Сводная номенклатура дел Администрации Псковской области готовится не менее чем в 4-х экземплярах:

1-й экземпляр как документ постоянного хранения помещается в дело в архиве;

2-й - используется в архиве как рабочий экземпляр;

3-й - применяется в архиве;

4-й - передается в ГКУ ПО "Государственный архив Псковской области".

258. Сводная номенклатура дел Администрации области утверждается начальником Управления документационного обеспечения, после ее согласования с ЦЭК и ЭПМК и вводится в действие с 01 января следующего года.

259. Дела, не предусмотренные в номенклатуре дел, но сформировавшиеся в подразделения в течение года, дополнительно вносятся в номенклатуры дел подразделений в конце соответствующих разделов с продолжением порядковой нумерации индексов дел.

260. В случае изменений функций и структуры Аппарата Администрации области сводная номенклатура дел Администрации области подлежит переработке и согласованию с ЭПМК.

261. По окончании года в подразделении составляется итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в текущем году, которая направляется в архив.

262. После утверждения сводной номенклатуры дел архив направляет в подразделения выписки, содержащие конкретные разделы сводной номенклатуры дел.

263. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой Аппарата Администрации области.

264. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Администрации области.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания (сборники, справочники, бюллетени и другие издания).

265. Номенклатура дел оформляется в виде таблицы, состоящей из следующих граф:

а) графа 1 "Индекс дела" состоит из номера подразделения, который обозначается арабскими цифрами, и порядкового номера заголовка дела в разделе;

Например:

02-03, где 02 - индекс подразделения, 03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел;

б) графа 2 "Заголовок дела (тома, части)" - краткое обобщенное наименование документов дела - включает: название вида дела (переписка, журнал) или разновидности документов (протоколы, приказы); название Аппарата Администрации области или подразделений; наименование организации-адресата (адресанта) документов дела; краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

Если дело состоит из одинаковых видов документов, в его заголовке указывается наименование видов документов.

Например:

Приказы по Аппарату Администрации области по основной деятельности

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("входящая переписка", "исходящая переписка", "разные документы" и других), а также вводных слов и сложных оборотов.

Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований подразделений Аппарата Администрации области и организаций.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в названии вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые группируются в деле (планы, списки, доклады и другие разновидности документов).

Например:

Документы (доклады, обзоры, докладные, служебные записки, справки), представляемые Губернатору области

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с прокуратурой Псковской области по вопросам ...

Разнородные корреспонденты в заголовках дел, содержащих переписку, не перечисляются.

Например:

Переписка по вопросам сотрудничества с некоммерческими организациями

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

Переписка с Министерством строительства и жилищно-коммунального хозяйства Российской Федерации

Если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела указываются не их конкретные названия, а общее видовое название.

Например:

Переписка с главами районов о подготовке к отопительному периоду 2019 - 2020 годов

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название укатывается в заголовке дела.

Например:

Переписка с учебным центром ГУ МЧС России по Псковской области (г. Псков) по вопросам подготовки кадров

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

Годовой отчет подведомственных Управлению делами Администрации Псковской области организаций

Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, затем заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Подлинность документов дела в заголовках не оговаривается.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале располагаются заголовки дел, содержащих нормативные правовые акты (законы области, указы Губернатора области, постановления Администрации области, распоряжения Администрации области, приказы по Аппарату Администрации другие нормативные правовые акты).

Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и другие документы.

Дела, состоящие из документов однородного содержания, помещаются последовательно, например, за годовыми отчетами следуют квартальные, за квартальными - месячные.

Дела с однородными заголовками вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел;

в) графа 3 "Количество единиц хранения" заполняется по окончании календарного года;

г) графа 4 "Срок хранения дела, номера статей по перечню" заполняется в соответствии с приказами Минкультуры России от 31 июля 2007 г. N 1182 "Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения" и от 25 августа 2010 г. N 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" или указывается согласованный с ЭПМК срок хранения;

д) графа 5 "Примечание" может включать отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел и другие отметки.

Формирование дел и их текущее хранение

266. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел Аппарата Администрации области, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10-ти лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10-ти лет включительно) хранения.

С момента заведения и до передачи в архив дел постоянного и временного (свыше 10-ти лет) хранения, а также выделения к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (до 10-ти лет) дела хранятся по месту их формирования в подразделениях, являющихся исполнителями по этим документам, под непосредственным методическим руководством архива.

267. Формирование дел, то есть группировка исполненных документов в дела и их систематизация внутри дела в соответствии с номенклатурой дел подразделения осуществляется ответственными за делопроизводство.

268. Исполненные документы сдаются исполнителем ответственному за делопроизводство для формирования их в дела в соответствии с номенклатурой дел подразделения. Индекс дела, в которое в соответствии с номенклатурой дел должен быть подшит исполненный документ (комплект документов), определяет руководитель подразделения или исполнитель.

269. Общие правила формирования дел в подразделениях:

а) в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют его заголовку. За основу заголовка дела берется формулировка, данная в номенклатуре дел подразделения (в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения и уточнения);

б) в дело группируются документы одного календарного года, за исключением личных и переходящих дел;

в) приложения к документам должны быть помещены в дело вместе с документами, к которым они относятся. Приложения, объем которых превышает 250 листов, должны помещаться в отдельный том;

г) в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

д) в дело подшиваются только исполненные и правильно оформленные документы, то есть имеющие соответствующие реквизиты: подпись с расшифровкой, визы с расшифровкой, дату регистрации документа, регистрационный номер, отметку об исполнении документа и направлении его в дело;

е) документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

ж) запрещается помещать в одно дело документы с разными сроками хранения, лишние экземпляры документов, черновики, документы, подлежащие возврату;

з) по объему дело не должно превышать 250 листов (4 см по толщине). При большем объеме дела необходимо формировать несколько томов (частей). В этом случае к номеру (индексу) и заголовку дела на каждом томе добавляются пометки "Т. 1", "Т. 2" и так далее.

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Приказы по Аппарату Администрации области по основной деятельности группируются отдельно от приказов по Аппарату Администрации области по личному составу.

При формировании приказов по Аппарату Администрации области по личному составу помещаются в отдельные дела приказы по личному составу по различным вопросам, в соответствии со сроками хранения.

Например, приказы о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от приказов по другим вопросам (командировкам, отпускам и т.д.).

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ - ответ помещается за документом - запросом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

270. Контроль за соблюдением правил формирования дел осуществляется архивом.

271. Дела оформляются (готовятся к хранению) ответственными за делопроизводство в подразделениях после завершения календарного года.

272. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10-ти лет) хранения и дела по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает: заполнение реквизитов титульного листа (обложки) дела постоянного и временного (свыше 10-ти лет) хранения, нумерацию листов (карандашом в правом верхнем углу листа), составление внутренней описи документов дела, листа-заверителя дела и подшивку или переплет дела.

273. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10-ти лет) хранения и по личному составу оформляется следующим образом.

На титульном листе дела указываются (приложение N 25):

полное наименование "Аппарат Администрации области";

наименование подразделения;

номенклатурный индекс дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел Аппарата Администрации области;

номенклатурный заголовок дела - переносится из номенклатуры дел Аппарата Администрации области, согласованной с ЭПК и уточненный в процессе формирования дела;

крайние даты документов дела - указывается год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело.

Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами, количество листов в деле (томе, части), срок хранения дела. На делах постоянного хранения помещается надпись "Хранить постоянно".

274. В целях обеспечения сохранности документов, включенных в дело, и закрепления порядка их расположения все листы, кроме листа-заверителя дела и внутренней описи документов, нумеруются. Нумерация листов в деле производится черным графитовым карандашом или нумератором, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящих из нескольких томов (частей), нумеруются в каждом томе (каждой части) отдельно.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Схемы, диаграммы, таблицы, фотографии и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельные листы в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются в следующем порядке: сначала нумеруется конверт, затем очередным номером - каждый лист вложения.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

В случае появления ошибок в нумерации листов в делах допускается употребление литерных номеров.

275. В начале дела для учета документов помещается внутренняя опись документов дела (приложение N 26), которая составляется на отдельном листе по установленной форме и содержит сведения о документах: порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в дело документов и отдельно количество листов внутренней описи документов дела. Листы внутренней описи документов дела нумеруются самостоятельно и не входят в количество листов дела.

Внутренняя опись документов дела подписывается ее составителем с расшифровкой подписи, указываются его должность и дата составления внутренней описи документов дела.

276. В конце дела на листе-заверителе дела (приложение N 27) составляется заверительная надпись. В заверительной надписи указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, наличие листов с литерными номерами и пропущенных листов, особенности нумерации листов, физического состояния дела и его формирования, отдельно указывается количество листов внутренней описи. Лист-заверитель дела подписывается с расшифровкой подписи лицом, оформившим дело, указываются его должность и дата оформления дела. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

277. Документы в деле подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех листов документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (буланки, скрепки) из документов удаляются,

278. Дела временного (до 10-ти лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить дела в скоросшивателях, пересистематизация документов в деле не проводится, листы дела не нумеруются, лист-заверитель не составляется.

279. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу и запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10-ти лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение 2-х лет, а затем сдаются в архив.

280. Руководители подразделений и ответственные за делопроизводство обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела документального фонда, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел. Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя подразделения, при реорганизации или ликвидации подразделения. Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

281. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя подразделения. Выдача дел осуществляется под расписку.

На выданное дело заводится карта-заместитель (приложение N 28). В ней указывается подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Иным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Руководителя Аппарата.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Руководителя Аппарата с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Подготовка документов и дел к передаче на хранение в ГКУ ПО "Государственный архив Псковской области"

282. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Обязательным условием подготовки дел к передаче на архивное хранение является проверка списания каждого документа в соответствующее дело по номенклатуре дел в РК СЭД в поле "Архив".

283. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

284. Экспертиза ценности документов в Администрации области на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и при проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к передаче в ГКУ ПО "Государственный архив Псковской области".

285. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Администрации области создается ЭК, положение и состав которой утверждаются приказом по Аппарату Администрации области по согласованию с ГКУ ПО "Государственный архив Псковской области".

286. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно архивом во взаимодействии с ЦЭК.

287. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются:

отбор дел постоянного и временного (свыше 10-ти лет) хранения - для передачи в ГКУ ПО "Государственный архив Псковской области";

отбор дел с временными сроками хранения (до 10-ти лет) и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в подразделениях, а также выделение к уничтожению документов и дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

288. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании номенклатуры дел Администрации Псковской области путем полистного просмотра дел.

Из дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

289. На все завершенные в делопроизводстве подразделений дела постоянного и временного (свыше 10-ти лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с требованиями Инструкции, составляются описи дел.

Одновременно составляются акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

290. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

291. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10-ти лет) хранения, дела по личному составу.

На дела временного хранения (до 10-ти лет) описи не составляются.

292. Описи дел, подготовленные подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Администрации области, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение в ГКУ ПО "Государственный архив Псковской области".

293. Описи дел подразделений составляются по установленной форме (приложение N 29) и представляются в архив при передаче дел не позднее чем через 2 года после завершения дел в делопроизводстве.

294. В описях дел указывается полное (без сокращений) наименование подразделения, которое вело дела и закончило их делопроизводство.

В случаях, когда подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование.

Опись дел имеет вид таблицы и содержит следующие графы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части);

дата дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела.

Графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела:

1) в графе 1 каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - сквозной;

2) в графе 2 описи дел проставляется индекс каждого дела по номенклатуре дел, который должен соответствовать индексу, проставленному на обложке дела;

3) в графе 3 описи дел указывается заголовок дела (тома, части), данный в номенклатуре дел. Если заголовок дела уточняется и изменяется в процессе формирования дела и не совпадает с заголовком в номенклатуре дел, то в опись дел включается заголовок, который написан на обложке дела;

4) в графу 4 описи дел переносятся даты с обложки дела, которые должны соответствовать датам самого раннего и самого позднего документов дела;

5) в графе 5 описи дел указывается количество листов в деле, которое проставлено на обложке дела в соответствии с заверительной надписью;

6) графа 6 не заполняется в описи дел постоянного хранения. Срок хранения проставляется в описи дел временного (свыше 10-ти лет) хранения;

7) графа 7 описи дел "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел с указанием акта, о наличии копий и для других отметок.

В конце описи дел заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

295. Опись дел подразделения подписывается составителем с указанием его должности, а затем утверждается руководителем подразделения.

Опись дел подразделения составляется в 2-х экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, второй остается в качестве контрольного экземпляра в подразделении.

296. На основании описей дел подразделений архив составляет сводную опись дел постоянного срока хранения (приложение N 29.1) и сводную опись дел по личному составу (приложение N 29.2) Администрации области.

Сводные описи дел Администрации области должны включать историческую справку, предисловие, указатели, оглавление, список сокращений.

Сводная опись дел постоянного срока хранения составляется в 4-х экземплярах, сводная опись дел по личному составу составляется в 3-х экземплярах, после чего рассматриваются ЦЭК.

297. Согласованные ЦЭК сводные описи дел Администрации области направляются на утверждение и согласование ЭПМК Комитета юстиции Псковской области.

После утверждения и согласования ЭПМК Комитета юстиции Псковской области описи дел Администрации области утверждаются начальником Управления документационного обеспечения.

Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

298. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

299. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 01 января года, в котором составлен акт.

300. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется на дела Администрации области (приложение N 30).

Если в акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, указаны дела нескольких подразделений, то их названия последовательно указываются перед соответствующими группами заголовков дел.

301. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.

Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) одновременно.

Согласованные ЦЭК акты утверждаются начальником Управления документационного обеспечения.

После этого Администрация области имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

В регистрационных карточках документов, других учетных формах делаются отметки об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт об уничтожении документов, не подлежащих хранению.

Порядок передачи дел на хранение в архив

302. Подразделения передают в архив дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10-ти лет) хранения, за исключением документов по личному составу.

Передача дел на архивное хранение производится по утвержденным описям дел.

303. Дела постоянного и временного (свыше 10-ти лет) хранения передаются в архив не позднее чем через 2 года после завершения дел в делопроизводстве. Руководители подразделений и ответственные за делопроизводство в подразделениях обеспечивают сохранность документов до передачи их в архив.

304. Документы по личному составу хранятся в Управлении государственной службы и кадров Администрации Псковской области 10 лет, после чего передаются в архив по описи дел.

305. Дела с исполненными документами временного (до 10-ти лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат.

Они хранятся в подразделениях и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке.

306. Передача дел в архив осуществляется в сроки, устанавливаемые Управлением документационного обеспечения.

307. Прием дел в архив осуществляется в присутствии ответственного за делопроизводство в подразделении с проставлением в 2-х экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела. В конце описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника архива, ответственного за архивное хранение, и лица, передавшего дела.

Выявленные при приеме-передаче дел недостатки в формировании и оформлении дел устраняются в месячный срок подразделениями, передающими документы в архив.

308. В случае изменения структуры Аппарата Администрации области и исключения из нее подразделения без передачи его функций другому или нескольким подразделениям Аппарата Администрации области, ответственный за делопроизводство в таком подразделении формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет их и передает в архив независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

309. Архив ведет учет дел, принятых на хранение. Дела постоянного хранения по истечении установленного срока передаются на постоянное хранение в ГКУ ПО "Государственный архив Псковской области".

VIII. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков

Печати и штампы

310. Изготовление, использование, хранение и уничтожение печатей в Администрации области осуществляется в соответствии с приказом по Аппарату Администрации области от 10 апреля 2012 г. N 293-ОД "Об упорядочении использования печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, иных печатей и штампов в Аппарате Администрации области".

311. Администрация области в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" применяет печати с изображением Государственного герба Российской Федерации.

312. Печати с изображением Государственного герба Российской Федерации используются для удостоверения подлинности документов или соответствия подлинникам копий следующих документов:

все виды договоров, заключаемых Администрацией области с другими организациями;

финансовые документы и отчеты;

документы по кассовым и кредитным операциям, расчетные чеки, приходные ордера, платежные поручения, справки о заработной плате;

документы по материально-техническому обеспечению и снабжению;

акты о выполненных работах и предоставленных услугах; акты экспертиз, ревизий, инвентаризаций, приема-передачи товарно-материальных ценностей; гарантийные письма; доверенности; характеристики работников;

представления к наградам, поощрениям, классным чинам и почетным званиям, почетные грамоты, благодарности, удостоверения к наградам; свидетельства, справки о прохождении государственной службы; другие документы и их копии, требующие специального удостоверения их подлинности.

Информация об изменениях:

Пункт 313 изменен. - Распоряжение Администрации Псковской области от 27 февраля 2019 г. N 66-р

См. предыдущую редакцию

313. Кроме печати с изображением Государственного герба Российской Федерации в Администрации области используются печать Губернатора Псковской области с изображением Герба Псковской области для проставления на почетных грамотах Губернатора Псковской области и на удостоверениях к наградам Псковской области, награждение которыми относится к компетенции Губернатора Псковской области, и на иных документах, для удостоверения (заверения) которых требуется печать Губернатора Псковской области, печати подразделений Аппарата Администрации области, печати и штампы для отдельных категорий документов ("Для пакетов", "Для командировок"), "ВЕРНО", которые ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам, для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов, а также металлические выжимные печати для опечатывания помещений.

314. Копии документов могут заверяться печатями:

Управления документационного обеспечения (документы, которые подлежат хранению в Управлении документационного обеспечения);

Управления государственной службы и кадров Администрации Псковской области (кадровые документы и документы по личному составу);

Управления делами Администрации Псковской области (финансовые и отчетные документы);

Аппарата Администрации области (документы по вопросам финансово-хозяйственного обеспечения Администрации области - договоры, соглашения, финансирование которых осуществляется за счет средств сметы расходов Аппарата Администрации области, подписываемые Руководителем Аппарата).

315. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает Руководитель Аппарата по служебной записке инициаторов изготовления печатей.

В случае служебной необходимости по решению Руководителя Аппарата допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей.

316. Заявки на изготовление печати, ее эскиз оформляются в подразделениях - инициаторах изготовления печатей и передаются в Управление делами Администрации Псковской области, который размещает заказ на предприятии - изготовителе печатей.

Изготовленные по заказу печати передаются Управлением делами Администрации Псковской области под роспись подразделениям, оформившим заявки.

317. В подразделениях печати и штампы учитываются в журналах учета выдачи печатей и штампов и могут выдаваться под роспись ответственным за их хранение и использование. Листы журналов учета печатей и штампов с проставлением их оттисков нумеруются, прошиваются и заверяются печатью.

318. Печати с изображением Государственного герба Российской Федерации хранятся в сейфе, иные печати (штампы) - в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках).

319. Передача печатей посторонним лицам и вынос их из помещений Администрации области не допускается.

320. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в Управление делами Администрации Псковской области, где они уничтожаются в установленном порядке.

Информация об изменениях:

Пункт 321 изменен. - Распоряжение Администрации Псковской области от 27 февраля 2019 г. N 66-р

См. предыдущую редакцию

321. Ответственность за сохранность, законность использования печатей и штампов возлагается на руководителей подразделений.

Ответственность за сохранность, законность использования печати Губернатора Псковской области возлагается на руководителя Секретариата Губернатора Псковской области.

322. При оставлении должности работником подразделения, которому были выданы печать или штамп, он обязан сдать их руководителю подразделения.

Бланки

323. Управление документационного обеспечения организует изготовление в необходимом количестве бланков писем Администрации Псковской области, первого заместителя Губернатора Псковской области, заместителя Губернатора Псковской области, изготовленных типографским способом, обеспечивает их учет, хранение и выдачу по мере необходимости работникам соответствующих секретариатов под роспись в журнале учета выдачи бланков.

Управление документационного обеспечения организует также изготовление в необходимом количестве бланков указа Губернатора Псковской области, распоряжения Губернатора Псковской области, постановления Администрации Псковской области, распоряжения Администрации Псковской области, изготовленных типографским способом, обеспечивает их учет и хранение.

324. Секретариат Губернатора области организует изготовление в необходимом количестве бланков письма Губернатора Псковской области, изготовленных типографским способом, обеспечивает их учет, хранение, выдачу по мере необходимости под роспись в журнале учета выдачи бланков.

325. Бланки, изготовленные типографским способом, хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Передача бланков, изготовленных типографским способом, другим организациям и лицам запрещается.

Ответственность за надежность хранения, законность использования бланков, изготовленных типографским способом, возлагается на руководителей подразделений.

326. О возвращении и уничтожении бланков, изготовленных типографским способом, в Управлении документационного обеспечения и в Секретариате Губернатора области в журналах учета бланков делаются соответствующие отметки.

IX. Написание некоторых наименований, дат и чисел

Условные имена собственные

В особом стилистическом употреблении (в заявлениях, обращениях, приветственных адресах) с прописной буквы могут писаться слова Родина, Отчизна, Человек и другие.

Со строчной буквы пишется первое слово в следующих словосочетаниях:

государственная граница Российской Федерации

государственная награда Российской Федерации

Слово Государственный пишется с прописной буквы в следующих словосочетаниях:

Государственный герб Российской Федерации

Государственный гимн Российской Федерации

Государственный флаг Российской Федерации

Наименования должностей пишутся:

С прописной буквы

Президент Российской Федерации

Председатель Совета Безопасности Российской Федерации

Секретарь Совета Безопасности Российской Федерации

Руководитель Администрации Президента Российской Федерации

Уполномоченный при Президенте Российской Федерации по правам ребенка

Председатель Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации

Руководитель Аппарата Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации

Председатель Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации

Первый заместитель Председателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации

Уполномоченный по правам человека в Российской Федерации

Руководитель Аппарата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации.

Сo строчной буквы

председатель Государственного совета Российской Федерации

секретарь Государственного совета Российской Федерации

первый заместитель Руководителя Администрации Президента Российской Федерации

заместитель Руководителя Администрации Президента Российской Федерации

заместитель Руководителя Администрации Президента Российской Федерации - пресс-секретарь Президента Российской Федерации

помощник Президента Российской Федерации

полномочный представитель Президента Российской Федерации в Северо-Западном федеральном округе

заместитель Секретаря Совета Безопасности Российской Федерации

помощник Секретаря Совета Безопасности Российской Федерации

заместитель пресс-секретаря Президента Российской Федерации

главный федеральный инспектор

первый заместитель Председателя Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации

заместитель Председателя Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации

председатель Комитета Совета Федерации (наименование)

член Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации

заместитель Председателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации

председатель Комитета Государственной Думы (наименование)

председатель Комиссии Государственной Думы (наименование)

заместитель Руководителя Аппарата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации

руководитель аппарата Комитета Государственной Думы (наименование)

помощник Председателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации

советник Председателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации

Слова министерство, федеральная служба, федеральное агентство, комиссия во множественном числе или не в качестве имен собственных пишутся со строчной буквы. Если эти слова употребляются в документе вместо полного наименования при повторении, рекомендуется их написание с прописной буквы.

Рекомендуемые обозначения дат и чисел

05 января 2019 г.

в марте 2019 г.

в 2018 - 2019 годах

с 2009 по 2019 год

в 2019-м (если нет слова "год")

за 70 - 80-е годы

80-е и 90-е годы

в зимний период 2018/19 года

2018/19 учебный год

второе полугодие 2019 г.

I квартал 2019 г.

в 20-х числах апреля

март - апрель

день-два

XX век, ХIХ - ХХ века, XX в., ХIХ - ХХ вв., конец ХХ - начало ХХI века

инвалид I группы, рабочие III разряда

ведущий специалист 1 разряда

капитан 1 ранга

30-й ряд

31-й и 32-й ряды (если два порядковых числительных)

1, 2, 3-й ряды (если более двух порядковых числительных)

от одного до трех лет

за 20 лет

в пять-шесть раз

в 5, 10, 15 раз (если в одном ряду цифры до десяти и после десяти)

две минуты

на 30 минут

50-процентное

две трети голосов

одна четвертая часть населения

3 процента, 100 процентов, 66,5 процента

7 килограммов, 70 килограммов

7 кг

25 см

25 км

25 мм

25 м

6 рублей, 16 246 385 тыс. рублей (но не 16 млрд. 246 млн. 385 тыс. рублей)

241 млн. рублей, но: 241 миллион нам выделили

4 куб. метра, 500 куб. метров, 6,87 куб. метра

21 млрд. киловатт-часов

12 тыс. кв. метров, 69,5 тыс. кв. метров

на 600 гектарах

40 центнеров с гектара

Некоторые общепринятые сокращения

бульвар - бул.

город - г.

деревня - дер.

дом - д. (д. 3а, д. 3б)

исполняющий обязанности - и.о.

квартира - кв.

комната - комн.

корпус - корп.

микрорайон - мкр-н

набережная - наб.

населенный пункт - н.п.

область - обл.

озеро - оз.

переулок - пер.

платформа(ж.-д.) - пл.

площадь - пл.

подъезд - под.

поселок - пос.

поселок городского типа - пгт

почтовое отделение - п/о

проезд - пр.

проспект - просп.

рабочий поселок - раб. пос.

район - р-н

река - р.

село - с.

станция - ст.

строение - стр.

улица - ул.

фамилия, имя, отчество - Ф.И.О.

хутор - хут.

шоссе - ш.

Не сокращаются следующие слова:

аллея

аул

владение

здание

квартал

колхоз

коттедж

край

этаж

Вводные слова и обороты

Рекомендуется обособлять следующие вводные слова и обороты:

без сомнения	в частности (отдельно или с оборотом)
безусловно (не обособляется при утверждении)	главное, самое главное
бесспорно (не обособляется при утверждении)	главным образом (с оборотом)
более того, больше того	действительно (в значении "в самом деле")
вернее (в значении "вернее говоря")	допустим
вероятно, вероятнее всего	естественно (в значении "конечно", "разумеется")
видимо	за исключением (с оборотом)
включая (с оборотом)	кажется, казалось бы
в конце концов (при перечислении и при выражении нетерпения, при усилении, подчеркивании чего-либо)	как всегда
во-первых, во-вторых	как говорится
в особенности (с оборотом)	как правило
в первую очередь (в значении "во-первых")	как следствие
в свою очередь	к несчастью
в сущности	пожалуйста
в том числе (с оборотом)	к примеру
кроме (с оборотом в значении как включения, так и исключения)	по-моему
кроме как (с оборотом), кроме того	по крайней мере
к сожалению	помимо (с оборотом в значении как включения, так и исключения)
по мнению комитета	по моему мнению
кстати	по нашим данным
к счастью	понятно
между прочим	по прогнозам
может, может быть	на мой взгляд
можно сказать	наоборот
наверное	по сути дела (в значении "по сути дела говоря")
наконец (при перечислении)	по существу (в значении "по существу говоря")
например (отдельно или с оборотом)	похоже
напротив	правда
несмотря на (с оборотом)	предположим
несомненно (не обособляется при утверждении)	прежде всего (в значении "во-первых")
однако (в середине и в конце предложения, но не в значении "но")	само собой разумеется
одним словом	с Вашего разрешения
оказывается	разумеется
особенно (с оборотом)	с другой стороны
очевидно	по данным за 2011 год
по-видимому	следовательно
по данным Росстата	скорее всего
подчеркиваю	с моей точки зрения
с одной стороны	такие, как... (в сравнительном обороте)
соответственно (в значении "следовательно")	таким образом
так (в начале предложения в значении "например")	что называется
увы

Краткий словарь-справочник управления в русском языке

А

адрес в адрес, по адресу. Все варианты в значении "кому-либо", "на имя кого-либо"

аккредитовать где (с предложным падежом) и реже куда (с винительным падежом)

альтернатива чему

амнистия кому (реже для кого)

аналогичный чему и с чем

аналогия с чем и между чем

аннотация на что и чего

апеллировать к кому - чему

аргументировать что чем

ассигновать что на что (реже для чего)

ассоциировать что и что с чем

аттестация кого и о ком - чем

аудиенция кому

аукцион чего

Б

база чего, для чего

базис чего, для чего

баллотировать кого - что

баллотироваться куда (в кого)

благо:на благо кому (при обозначении лица) и чего (при обозначении не лица)

бойкот кого - чего

бойкотировать кого - что

В

в - за (при указании времени):

1) предлоги взаимозаменяемы при обозначении срока, в течение которого совершается какое-либо действие;

2) предлоги различаются оттенками значения: в - указывает на период совершения действия, за - на протяженность во времени, длительность процесса

ввиду - вследствие (выражение причинных отношений): предлоги синонимичны, но чаще первый из них указывает на причину предстоящего события, а второй - на причину совершившегося события

вкладывать (вложить) что-куда (во что) и где

возразить против чего и на что

вопреки чему (нечего)

восстановить что, в чем и против кого - чего

вотировать что, за кого - что и против кого - чего

выборы куда и где

выплата чего

Г

голосовать за кого - что

Д

датировать что и чем

дело (судебное разбирательство, судебный процесс) о чем и по чему

денонсировать что

дискутировать (дискуссировать) что и о чем

дислоцировать кого - что

диспонировать чем

доверие к кому - чему и кому - чему

доверять что и в чем

договор чего, о чем и на что

доказательство чего и чему

доказать что

документировать что чем

долг кому и перед кем

З

заведующий чем (нечего)

заверить что и в чем

закон чего и о чем

запросить (сделать запрос, обратиться с запросом) что, чего и о чем

заслуживать чего (не что)

заслужить что (не чего)

заявить что и о чем

И

идентичный чему

избрать кем и в кого

импичмент кого и кому

инвестирование чего

инвестиции во что

инициатива кого - чего и в чем

инкриминировать кому что

инспирировать кого - что

интервью кому и с кем

интервьюировать кого

интересный кому и для кого

К

квота на что и чего

командование чего и чем

командовать кем - чем и над кем - чем

командующий чем (не чего)

комментарий (комментарии) кого - чего и к чему

компенсация чего и за что

контроль за чем, над кем - чем и чего

корреляция (взаимная связь, соотношение предметов, понятий или явлений) чего с чем

корреспондировать с чем

курировать кого-что (не кем - чем)

Л

...лет кому - чему (не кого - чего)

...летие кого - чего

локаутировать кого

М

меры (совокупность действий для осуществления чего-либо) чего и по чему

мониторинг чего

монополия чего и на что

мораторий на что

Н

налог на кого - чего, с кого - чего и на что

невыгодный для кого - чего и кому - чему

необходимость чего и в ком - чем

необходимый кому, для кого - чего, для чего и на что

несогласие (отсутствие согласия, разногласие) в чем и с кем - чем

несоответствие чего, чего чему, с чем и между чем

неспособный к чему и на что

О

обеспечить кого - что чем и кому - чему что

обосновать (обосновывать) что чем

оплата чего и за что

оплатить что (не за что)

отказ в чем и от чего

отношение: в отношении кого - чего и по отношению к кому - чему

отчет о чем и в чем

отчитаться в чем (реже о чем)

П

патентовать (запатентовать) что

плата чего, за что и чем

пользователь чего

попросить что, чего и о чем

поручить (в разных значениях) кому кого - что

предоставить (дать возможность обладать, распоряжаться, пользоваться чем-либо, делать что-либо, действовать каким-либо образом) что кому

представить (дать, вручить, сообщить что-либо для ознакомления, осведомления, заключения, официального рассмотрения, сделать представление о награде, повышении по службе и т. п.) что кому - куда и кого к чему

преобразовать что во что

преодолеть что

претендовать на что

претензия к кому - чему, на что и на кого - что за что

присудить кого к чему и кому что

Р

равноправны друг с другом (не друг другу)

равносильный (равносилен) чему

решение чего и о чем

руководить кем - чем

руководство чем и чего

С

самоуправление кого - чего и где

сверить что с чем и что

свидетельство (факты, обстоятельства, подтверждающие, удостоверяющие что-либо) чего и чему:

1) чего - при выражении зависимого слова именем существительным;

2) чему - при выражении зависимого слова указательным местоимением

свидетельствовать (подтверждать, доказывать что-либо) о чем

свойственный кому (не для кого)

совещание о чем и по чему

согласно чему и с чем:

1) чему - на основании чего-либо;

2) с чем - в соответствии с чем-либо

согласный (выражающий согласие), согласен с чем, на что и в чем

согласование чего и с кем - чем

согласованность чего и в чем

содействие кому - чему в чем

сообразно чему и с чем:

1) чему - согласно чему-либо, на основании чего-либо;

2) с чем - в соответствии с чем-либо

сообщение чего и о чем:

1) чего - донесение сведений, уведомление;

2) о чем - то, что сообщается

сообщить что и о чем:

1) что - донести сведения в полном объеме;

2) о чем - донести частичные сведения, уведомить в общем виде

соответственно чему (реже с чем)

соответствие чему, между чем и с чем

соответствовать чему

список кого - чего

способствовать кому - чему

Т

тенденция чего и к чему

требовать чего, что, с кого, от кого и у кого

У

указание на что и о чем:

1) на что - совет, замечание, предписание;

2) о чем - сведения, сообщение о чем-либо

указать что и на что:

1) что - показать, привести, перечислить, установить, назвать для сведения;

2) на что - обратить внимание на что-либо

уплата чего

управляющий чем (не чего)

уравнять кого - что в чем и с кем - чем

Ф

факт чего и о чем (разг.)

Х

характеристика кого и (во избежание двузначности) на кого

ходатайствовать о ком - чем и за кого - что

Ц

цель с целью чего и в целях чего

цена чего, кому - чему, за что и на что

Ч

читать что и о чем

Э

экспериментировать с кем - чем и над кем - чем

Я

явиться куда и где:

1) куда - прийти, прибыть куда-либо;

2) где - возникнуть, начать действовать, проявлять себя

Приложение N 1
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Псковской области

                                                    Утверждаю

                                        Начальник _______________________

                                             (наименование подразделения)

                                        _________________________________

                                        ______________ __________________

                                          (подпись)  (расшифровка подписи)

                                        "___" ____________ 20__ г.

Акт
приема-передачи дел (документов)

     В  соответствии  Инструкцией  по   делопроизводству в  Администрации

Псковской области _______________________________________________________

                             (должность, инициалы, фамилия)

передал, а ______________________________________________________________

                             (должность, инициалы, фамилия)

принял дела (документы) за ______ годы в количестве ______ в соответствии

с прилагаемыми выписками из номенклатуры дел.

Приложение: на _ л. в __ экз.

Передал: ____________________ ___________________________

              (подпись)          (расшифровка подписи)

Принял: _____________________ ___________________________

              (подпись)          (расшифровка подписи)

Приложение N 2
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Псковской области

Подразделения
Аппарата Администрации Псковской области

Префикс	Наименование
СГУ	Секретариат Губернатора Псковской области
-	секретариаты заместителей Губернатора Псковской области
-	секретариат Руководителя Аппарата Администрации Псковской области
ПАП	Представительство Администрации Псковской области при Правительстве Российской Федерации
УВП	Управление внутренней политики Администрации Псковской области
УМС	Управление по местному самоуправлению и территориальному развитию Администрации Псковской области
УМП	Управление общественных проектов и молодежной политики Администрации Псковской области
УИП	Управление информационной политики Администрации Псковской области
УЦС	Управление цифрового развития и связи Администрации Псковской области
УПВ	Управление протокола и внешних связей Администрации Псковской области
УАГ	Управление архитектуры и градостроительства Администрации Псковской области
УПР	Правовое управление Администрации Псковской области
УГС	Управление государственной службы и кадров Администрации Псковской области
УДО	Управление документационного обеспечения Администрации Псковской области
УДЛ	Управление делами Администрации Псковской области
УСП	Управление специальных программ Администрации Псковской области
КОУ	Контрольное управление Администрации Псковской области
УПК	Управление по вопросам противодействия коррупции Администрации Псковской области

Органы исполнительной власти Псковской области

Префикс	Наименование
ФН	Комитет по финансам Псковской области
ОБ	Комитет по образованию Псковской области
ЗД	Комитет по здравоохранению Псковской области
СЗ	Комитет по социальной защите Псковской области
КК	Комитет по культуре Псковской области
КТ	Комитет по туризму Псковской области
КН	Комитет по охране объектов культурного наследия Псковской области
КС	Комитет по спорту Псковской области
ТЗ	Комитет по труду и занятости Псковской области
ЭК	Комитет по экономическому развитию и инвестиционной политике Псковской области
ИМ	Комитет по управлению государственным имуществом Псковской области
ПР	Комитет по природным ресурсам и экологии Псковской области
СХ	Комитет по сельскому хозяйству и государственному техническому надзору Псковской области
ВТ	Комитет по ветеринарии Псковской области
ТД	Комитет по транспорту и дорожному хозяйству Псковской области
СТ	Комитет по строительству и жилищно-коммунальному хозяйству Псковской области
СН	Комитет по строительному и жилищному надзору Псковской области
ТР	Комитет по тарифам и энергетике Псковской области
ЮС	Комитет юстиции Псковской области
КЗ	Комитет по закупкам Псковской области

Приложение N 3
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Псковской области

Образцы
бланков, используемых в Администрации области

Образец бланка письма Администрации области

Герб Псковской области АДМИНИСТРАЦИЯ ПСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

Некрасова ул., д. 23, г. Псков, 180001, тел.: (8112) 29-97-50, 29-97-52, факс: (8112) 29-09-21, e-mail: kan@obladmin.pskov.ru ______________ N ________________ на N ______________ от ___________

Образец бланка письма Губернатора области

Герб Псковской области ГУБЕРНАТОР ПСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ Некрасова ул., д. 23, Псков, 180001 Тел.: (8112) 29-97-00, 29-97-01 Факс: (8112) 29-09-38 от _____________ N ______ на N _______ от_________

Образец бланка письма первого заместителя Губернатора области

Герб Псковской области Первый заместитель Губернатора Псковской области

Некрасова ул., д. 23, г. Псков, 180001, тел.: (8112) 29-97-06, факс: (8112) 29-09-21, e-mail: kan@obladmin.pskov.ru ______________ N ________________ на N ______________ от ___________

Образец бланка письма заместителя Губернатора области

Герб Псковской области Заместитель Губернатора Псковской области

Некрасова ул., д. 23, г. Псков, 180001, тел.: (8112) 29-97-50, 29-97-52, факс: (8112) 29-09-21, e-mail: kan@obladmin.pskov.ru ______________ N ________________ на N ______________ от ___________

Образец бланка указа Губернатора области

Герб Псковской области УКАЗ ГУБЕРНАТОРА ПСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ от ______________ N _______
г. ПСКОВ

Образец бланка распоряжения Губернатора области

Герб Псковской области РАСПОРЯЖЕНИЕ ГУБЕРНАТОРА ПСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ от ______________ N _______
г. ПСКОВ

Образец бланка постановления Администрации области

Герб Псковской области АДМИНИСТРАЦИЯ ПСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от ______________ N _______
г. ПСКОВ

Образец бланка распоряжения Администрации области

Герб Псковской области АДМИНИСТРАЦИЯ ПСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ РАСПОРЯЖЕНИЕ от ______________ N _______
г. ПСКОВ

Приложение N 3.1
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Псковской области

Бланки,
изготавливаемые должностными лицами Администрации области в рамках служебной деятельности с использованием офисной техники

Образец бланка приказа по Аппарату Администрации Псковской области

Герб Псковской области АДМИНИСТРАЦИЯ ПСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ АППАРАТ АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ ПРИКАЗ от ______________ N _______
г. ПСКОВ

Образец бланка письма подразделения Аппарата Администрации Псковской области

Герб Псковской области АДМИНИСТРАЦИЯ ПСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ ПОЛНОЕ НАИМЕНОВАНИЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ АППАРАТА АДМИНИСТРАЦИИ ПСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

Адрес, телефон, факс, иные справочные данные ________________ N __________ на N ___________ от ___________

Образец бланка письма первого заместителя Руководителя Аппарата Администрации области - начальника Управления внутренней политики Администрации Псковской области

Герб Псковской области АДМИНИСТРАЦИЯ ПСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ РУКОВОДИТЕЛЯ АППАРАТА АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ - НАЧАЛЬНИК УПРАВЛЕНИЯ ВНУТРЕННЕЙ ПОЛИТИКИ

Адрес, телефон, факс, иные справочные данные ________________ N __________ на N ___________ от ___________

Образец бланка письма заместителя Руководителя Аппарата Администрации области

Герб Псковской области АДМИНИСТРАЦИЯ ПСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ ЗАМЕСТИТЕЛЬ РУКОВОДИТЕЛЯ АППАРАТА АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ

Адрес, телефон, факс, иные справочные данные ________________ N __________ на N ___________ от ___________

Образец бланка главного архитектора Псковской области - начальника Управления архитектуры и градостроительства Администрации Псковской области

Герб Псковской области АДМИНИСТРАЦИЯ ПСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ ГЛАВНЫЙ АРХИТЕКТОР ПСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ - НАЧАЛЬНИК УПРАВЛЕНИЯ АРХИТЕКТУРЫ И ГРАДОСТРОИТЕЛЬСТВА

Адрес, телефон, факс, иные справочные данные ________________ N __________ на N ___________ от ___________

Приложение N 4
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Псковской области

Форма журнала учета бланков

Наименование бланков	Номера выданных бланков	Количество выданных бланков	Дата выдачи	Подпись лица, получившего бланки	Возврат испорченных бланков
					количество	дата возврата

Приложение N 5
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Псковской области

                            /----------\

                           | |   2 см   |

                            \----------/

        /------------------------------------------------------------------\

        |                                                   /------------\|

        |                                                  | |    2-3     ||

        |                                                  | |межстрочных ||

        |                                                  | | интервала  ||

        |                                                   \------------/|

        |                                                   Адресат        |

        |                                                                  |

------|                                                                  |

     /----------\                                                          |

     |  2,7 см  |                                                          |

     \----------/                                                          |

        |                                                                  |

        |                                                       /------------\

        |                                                       |   1,5 см   |

        |                                                       \------------/

        |                                                                  |-------

        |                Уважаемый........................ !               |

        |                                                                  |

        |              /------------\                                     |

        |             | |     2      |                                     |

       /---------\    | |межстрочных |                                     |

       | 1,25 см |    | | интервала  |                                     |

       \---------/     \------------/                                     |

        |-----                                                           |

        |        Текст .................................................   |

        |  .............................................................   |

        |  .............................................................   |

        |  .............................................................   |

        |  .............................................................   |

        |  ..............................                                  |

        |                                                                  |

        |                                                                  |

        |                                                                  |

        |                                                                  |

        |Приложение: на 1 ____ л. в ____ экз.                              |

        |или                                                               |

        |Приложение: 1.                   на ___ л. в ____ экз.            |

        |            2.                   на ___ л. в ____ экз.            |

        |            3.                   на ___ л. в ____ экз.            |

        |                                                                  |

        |       /------------\                                            |

        |      | |    3-4     |                                            |

        |      | |межстрочных |                                            |

        |      | | интервала  |                                            |

        |       \------------/                                            |

        |                                                                  |

        |Должность                                             И.О. Фамилия|

        |                                                                  |

        |                                                                  |

        |И.О. Фамилия    /---------\                                       |

        |Номер телефона  |10 шрифт |                                       |

        |                \---------/                                       |

        \------------------------------------------------------------------/

                            /----------\

                           | |   2 см   |

                            \----------/

Приложение N 6
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Псковской области

Лист согласования проекта

____________________________________________________________________

(вид и наименование документа)

Проект вносит:
Наименование должности	Личная подпись	И.О. Фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО
Наименование должности	Личная подпись	И.О. Фамилия
Дата

Образец листа согласования проекта документа (при согласовании на бумажном носителе)

И.О. Фамилия исполнителя

Телефон

Приложение N 7
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Псковской области

Образцы бланков резолюции (поручения)

Герб Псковской области	Губернатор области		Герб Псковской области	Руководитель Аппарата Администрации области
Первому заместителю Губернатора области Заместителю Губернатора области Руководителю Аппарата Администрации области (И.О. Фамилия) Текст резолюции (поручения) _______ _______________________________ Срок исполнения ______ _____ ________ ___________________ (дата) (подпись) (расшифровка подписи)			Первому заместителю Руководителя Аппарата Администрации области Заместителю Руководителя Аппарата Администрации области Руководителю подразделения Аппарата Администрации области (И.О. Фамилия) Текст резолюции (поручения) _______ _______________________________ Срок исполнения ______ _____ ________ ___________________ (дата) (подпись) (расшифровка подписи)

Приложение N 8
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Псковской области

Образец оформления проекта указа Губернатора области

Проект

УКАЗ
ГУБЕРНАТОРА ПСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

                                | 2 интервала

                                |

от ______________ N ________

                                | 2 интервала

                                |

Об утверждении Правил предоставления субсидий из областного бюджета на ....

                | 2 интервала

                |

В соответствии с Федеральным законом .... ПОСТАНОВЛЯЮ:

1.

2.

3. Контроль за исполнением настоящего указа возложить на .....

                |

                | 4 интервала

                |

                |

Губернатор области                                           И.Фамилия

Образец оформления проекта постановления Администрации области

Проект

АДМИНИСТРАЦИЯ ПСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

                                | 2 интервала

                                |

от ______________ N ________

                                | 2 интервала

                                |

Об утверждении Положения о Комитете по образованию Псковской области

                | 2 интервала

                |

На основании Закона области от 19 февраля 2002 г. N 174-ОЗ "О системе органов исполнительной власти Псковской области" Администрация области ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить прилагаемое Положение о ....

2. Возложить на председателя .....

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на...

                |

                | 4 интервала

                |

                |

Губернатор области                                           И.Фамилия

Образец оформления проекта распоряжения Администрации области

Проект

АДМИНИСТРАЦИЯ ПСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

                                 /------------\

                                | |2 интервала |

                                | \------------/

от ______________ N ________

                                 /------------\

                                | |2 интервала |

                                | \------------/

О создании рабочей группы по доработке проекта закона области о ...

                 /------------\

                | |2 интервала |

                | \------------/

На основании Закона области от 19 февраля 2002 г. N 174-ОЗ "О системе органов исполнительной власти Псковской области:

1. Создать рабочую группу по доработке проекта закона области о ...

2. Поручить руководителю рабочей группы ....

3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на...

                | /------------\

                | |4 интервала |

                | \------------/

                |

Губернатор области                                           И.Фамилия

Образец оформления проекта распоряжения Губернатора области

Проект

РАСПОРЯЖЕНИЕ

ГУБЕРНАТОРА ПСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

                                | 2 интервала

                                |

от ______________ N ________

                                | 2 интервала

                                |

О назначении Иванова И.И.

                | 2 интервала

                |

На основании Закона области от 05 декабря 2004 г. N 491-ОЗ "О государственной гражданской службе Псковской области":

Назначить Иванова Ивана Ивановича на должность ...

                |

                | 4 интервала

                |

                |

Губернатор области                                           И.Фамилия

Приложение N 9
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Псковской области

Образец оформления приказа по Аппарату Администрации области

                                             /---------------\

                                             | Верхнее поле  |

                                             | не менее 2 см |

                                             \---------------/

АДМИНИСТРАЦИЯ ПСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

АППАРАТ АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

                                 /------------\

                                | |2 интервала |

                                | \------------/

от ______________ N ________

         г. ПСКОВ                /------------\

                                | |2 интервала |

                                | \------------/

О проведении проверки в Управлении специальных программ Администрации Псковской области

                                 /------------\

                                | |2 интервала |

                                | \------------/

1,25 см                         

---

В целях проведения в Управлении специальных программ Администрации области проверки .......... ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемый состав комиссии по проведению проверки .............. в Управлении специальных программ Администрации области.

2. Контроль ........ возложить на .....

                | /--------------\

                | |2-4 интервала |

                | \--------------/

                |

Руководитель Аппарата

Администрации области                                    И.О. Фамилия

Приложение N 10
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Псковской области

Образец оформления полного протокола

ПРОТОКОЛ заседания межведомственной комиссии
Псков
от "___" _________ 20__ г. N ____
Председательствующий - И.О. Фамилия
Секретарь - И.О. Фамилия
Присутствовали: 30 человек (список прилагается)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О мерах по реализации .......
Доклад заместителя начальника ...
2. О ..........................................
1. СЛУШАЛИ:
И.О. Фамилия - текст доклада прилагается
ВЫСТУПИЛИ:
И.О. Фамилия - краткая запись выступления
И.О. Фамилия - краткая запись выступления
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1.
1.2. ...
2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ:
Должность председательствующего на заседании	Подпись	И.О. Фамилия
Секретарь	Подпись	И.О. Фамилия

Образец оформления краткого протокола

ПРОТОКОЛ совещания по подготовке отопительного периода 2019 - 2020 гг.
Псков
от "___" ___________ 20__ г. N ____
Председательствовал (Фамилия И.О., должность)
Присутствовали:
Наименование должности		- Фамилия И.О.
Наименование должности		- Фамилия И.О.
Наименование должности		- Фамилия И.О.
Наименование должности		- Фамилия И.О
		Фамилии и инициалы в алфавитном порядке
I. О подготовке к отопительному сезону 2016 - 2017 годов
(Фамилия И.О. докладчика)
1. Информацию (Ф.И.О. докладчика) принять к сведению.
2. Поручить председателю ...
II. О введении мер по ...
(Фамилия И.О. докладчика)
1. Информацию (Ф.И.О. докладчика) принять к сведению.
2. Поручить начальнику ...
Должность председательствующего на заседании		________________ (подпись)	И.О. Фамилия
Секретарь		________________ (подпись)	И.О. Фамилия

Приложение N 10.1
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Псковской области

Образец оформления поручения Губернатора области

                                                          УТВЕРЖДАЮ

                                                     Губернатор области

                                                   ____________ И.Фамилия

                                                      __________ 20__ г.

ПОРУЧЕНИЕ

Губернатора области

     Содержание поручения _______________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     Ответственный исполнитель: Фамилия И.О.

     Срок исполнения _________.

Фамилия Имя Отчество (полностью)

Телефон (с кодом) рабочий

Телефон рабочий (мобильный)

Приложение N 11
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Псковской области

Образец оформления телеграммы

ТЕЛЕГРАММА

ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ

И.О. Фамилия Советская ул., д. 1 г. Великий Новгород, 170005 Губернатору Новгородской области

УВАЖАЕМЫЙ _______________!

ПРИМИТЕ САМЫЕ СЕРДЕЧНЫЕ ПОЗДРАВЛЕНИЯ СЛУЧАЮ ВАШЕГО ЮБИЛЕЯ тчк ИСКРЕННЕ ЖЕЛАЮ ВАМ ДОБРОГО ЗДОРОВЬЯ зпт СЧАСТЬЯ зпт БЛАГОПОЛУЧИЯ зпт УСПЕХОВ ВО ВСЕХ ВАШИХ НАЧИНАНИЯХ тчк

ГУБЕРНАТОР ПСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

Подпись

И.ФАМИЛИЯ

Печать

____________________________________________________________________ __

Некрасова, 23

Псков, 180001

Администрация области

Дата, номер

И.О. Фамилия

Телефон

Приложение N 12
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Псковской области

Образец доклада Президенту Российской Федерации

Герб Псковской области ГУБЕРНАТОР ПСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ Некрасова ул., д. 23, Псков, 180001 Тел.: (8112) 29-97-00, 29-97-01 Факс: (8112) 29-09-38 от _____________ N ______ на N _______ от _________
	Президенту Российской Федерации

                | 2 интервала

                |

Уважаемый ......................................................................... !

                | 2 интервала

                |

1,25 см         

---

В соответствии с поручением Правительства Российской Федерации от 22.02.2018 N ДК-П9-1888 и письмами Аппарата Правительства Российской Федерации от 02.05.2018 N П9-15256 и от 10.05.2018 N П9-16458, во исполнение подпункта "б" пункта 2 Перечня поручений Президента Российской Федерации от 19.02.2018 N Пр-34, пункта 2 раздела I протокола совещания у заместителя Председателя Правительства Российской Федерации Д.Н. Козака от 22.01.2018 докладываю.

... (далее текст не приводится)

Приложение N 12.1
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Псковской области

Образец информации в Администрацию Президента Российской Федерации (ответное письмо)

Герб Псковской области ГУБЕРНАТОР ПСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ Некрасова ул., д. 23, Псков, 180001 Тел.: (8112) 29-97-00, 29-97-01 Факс: (8112) 29-09-38 от _____________ N ______ на N _______ от _________
	Начальнику Управления Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций И.О. Фамилия

                                               | 2 интервала

                                               |

Уважаемый ....................................................................!

                | 2 интервала

                |

1,25 см         

---

В соответствии с Вашим письмом от 21.11.2018 N А20008 об итогах совещания по улучшению качества предоставляемых жилищно-коммунальных услуг, состоявшегося 01.10.2018, докладываю.

... (далее текст не приводится)

                                               |

                                               |4 интервала

                                               |

                                               |

                                               И.Фамилия

Приложение N 12.2
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Псковской области

Образец инициативного письма, содержащего просьбу

Герб Псковской области ГУБЕРНАТОР ПСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ Некрасова ул., д. 23, Псков, 180001 Тел.: (8112) 29-97-00, 29-97-01 Факс: (8112) 29-09-38 от _____________ N ______ на N _______ от _________
	Президенту Российской Федерации

                | 2 интервала

                |

Уважаемый ......................................................................... !

                | 2 интервала

                |

1,25 см         

---

С целью реализации на территории Псковской области инвестиционного проекта по ... докладываю.

... (далее текст не приводится)

В соответствии с вышеизложенным прошу Вас, уважаемый Имя Отчество, дать поручение ... (далее текст не приводится)

                                               |

                                               |4 интервала

                                               |

                                               |

                                               И.Фамилия

Приложение N 13
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Псковской области

Образец ответа депутату Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации

Герб Псковской области ГУБЕРНАТОР ПСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ Некрасова ул., д. 23, Псков, 180001 Тел.: (8112) 29-97-00, 29-97-01 Факс: (8112) 29-09-38 от _____________ N ______ на N _______ от _________
	Депутату Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации И.И. Иванову

                | 2 интервала

                |

Уважаемый ......................................................................... !

                                   | 2 интервала

                                   |

1,25 см                            

---

Ваш запрос от 05 марта 2013 г. N CO-V1/2-1157, направленный в адрес Председателя Правительства Российской Федерации, об обращении А.А. Петрова по вопросу необходимости принятия поправок к нормативным документам по осуществлению ремонта автомобильных дорог регионального значения рассмотрен (далее текст не приводится).

Заявитель по указанному обращению проинформирован.

                                               |

                                               |4 интервала

                                               |

                                               |

                                               И.Фамилия

Фамилия Имя Отчество (полностью)

Телефон (с кодом) рабочий

Телефон рабочий (мобильный)

(на обороте листа)

Приложение N 14
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Псковской области

Образец письма на бланке Администрации области с продольным расположением реквизитов без заголовка (на одной странице)

Герб Псковской области АДМИНИСТРАЦИЯ ПСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

Некрасова ул., д. 23, г. Псков, 180001, тел.: (8112) 29-97-50, 29-97-52, факс: (8112) 29-09-21, e-mail: kan@obladmin.pskov.ru ______________ N ________________ на N ______________ от ___________

                                                         Главе

                                               Новосокольнического района

                                                      И.О.Фамилия

                                                          | 2 интервала

                                                          |

Уважаемый _________________________________!

                                   | 2 интервала

                                   |

12,5 мм                            

---

Прошу Вас до 01 января 2019 г. представить информацию об итогах проведения ........

                                               |

                                               |4 интервала

                                               |

                                               |

Должность                                      И.О.Фамилия

Фамилия Имя Отчество (полностью)

Телефон (с кодом) рабочий

Телефон рабочий (мобильный)

(на обороте листа)

Образец письма на бланке Администрации области с продольным расположением реквизитов с заголовком (на двух и более страницах)

Герб Псковской области АДМИНИСТРАЦИЯ ПСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

Некрасова ул., д. 23, г. Псков, 180001, тел.: (8112) 29-97-50, 29-97-52, факс: (8112) 29-09-21, e-mail: kan@obladmin.pskov.ru ______________ N ________________ на N ______________ от ___________

                                                         Главе

                                               Новосокольнического района

                                                      И.О.Фамилия

                                                          | 2 интервала

                                                          |

Заголовок (отвечает на вопрос "О чем?",

не более 28 знаков, может печататься

шрифтом N 14) _____________________

                                   | 2 интервала

                                   |

Уважаемый ___________________________________!

                                   | 2 интервала

                                   |

12,5 мм                            

---

Прошу Вас до 01 июня 2019 г. представить информацию о:

1.

2.

3. ........

....

....

....

15.

16.

17.

          |

          |4 интервала

          |

          |

Должность                                      И.О.Фамилия

Фамилия Имя Отчество (полностью)

Телефон (с кодом) рабочий

Телефон рабочий (мобильный)

(на обороте листа)

Образец письма на бланке Губернатора области с угловым расположением реквизитов без заголовка (на одной странице)

Герб Псковской области ГУБЕРНАТОР ПСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ Некрасова ул., д. 23, Псков, 180001 Тел.: (8112) 29-97-00, 29-97-01 Факс: (8112) 29-09-38 от _____________ N ______ на N _______ от _________
	Главе Новосокольнического района И.О. Фамилия

                                   | 2 интервала

                                   |

Уважаемый _________________________________!

                                   | 2 интервала

                                   |

12,5 мм                            

---

Прошу Вас до 18.01.2019 представить в Администрацию области информацию о ................

                                               |

                                               |4 интервала

                                               |

                                               |

                                               И.Фамилия

Фамилия Имя Отчество (полностью)

Телефон (с кодом) рабочий

Телефон рабочий (мобильный)

(на обороте листа)

Образец письма на бланке Губернатора области с угловым расположением реквизитов с заголовком (на двух и более страницах)

Герб Псковской области ГУБЕРНАТОР ПСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ Некрасова ул., д. 23, Псков, 180001 Тел.: (8112) 29-97-00, 29-97-01 Факс: (8112) 29-09-38 от _____________ N ______ на N _______ от _________
	Главе Новосокольнического района И.О. Фамилия

              | 2 интервала

              |

Заголовок (отвечает на вопрос "О чем?",

не более 28 знаков, может печататься

шрифтом N 14) ____________________

                                   | 2 интервала

                                   |

Уважаемый ......................................................................... !

                                   | 2 интервала

                                   |

12,5 мм                            

---

Прошу Вас до 01 июня 2019 г. представить информацию о ходе реализации .....:

1.

2.

3. ........

......

......

14.

15.

16.

                                               |

                                               |4 интервала

                                               |

                                               |

                                               И.Фамилия

Фамилия Имя Отчество (полностью)

Телефон (с кодом) рабочий

Телефон рабочий (мобильный)

(на обороте листа)

Приложение N 15
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Псковской области

Образец служебной записки

                                                   Начальнику

                                               Управления делами

                                          Администрации Псковской области

                                                   И.О.Фамилия

                                                       | 2 интервала

                                                       |

Служебная записка

                                   | 2 интервала

                                   |

Уважаемый ______________________________!

                                   | 2 интервала

                                   |

Прошу Вас заказать для ..... (далее текст не приводится).

Должность                Подпись                        И.О.Фамилия

Фамилия Имя Отчество (полностью)

Телефон (с кодом) рабочий

Телефон рабочий (мобильный)

Приложение N 16
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Псковской области

Образец факсограммы

                                                         Главе

                                               Новосокольнического района

                                                      И.О.Фамилия

ФАКСОГРАММА

Уважаемый ______________________________!

                                   | 2 интервала

                                   |

12,5 мм                            

---

Прошу Вас представить в Администрацию области .......

                                               |

                                               |4 интервала

                                               |

                                               |

                                               И.Фамилия

Фамилия Имя Отчество (полностью)

Телефон (с кодом) рабочий

Телефон рабочий (мобильный)

Приложение N 17
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Псковской области

Образец доверенности

Герб Псковской области АДМИНИСТРАЦИЯ ПСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

Некрасова ул., д. 23, г. Псков, 180001, тел.: (8112) 29-97-50, 29-97-52, факс: (8112) 29-09-21, e-mail: kan@obladmin.pskov.ru ______________ N ________________ на N ______________ от ___________

ДОВЕРЕННОСТЬ

Администрация Псковской области доверяет .......... (должность)

Фамилия Имя Отчество

представлять Администрацию Псковской области в Суде по административному судопроизводству со всеми правами, предоставленными законом административному истцу, административному ответчику и заинтересованному лицу, в том числе:...... (далее текст не приводится).

Доверенность выдана сроком на ____ года.

Губернатор области                                       И.Фамилия

Приложение N 18
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Псковской области

УТВЕРЖДАЮ Руководитель Аппарата Администрации области ___________ И.О.Фамилия "____" __________ 20___ г.

ПЛАН
основных мероприятий Администрации Псковской области на ___ квартал 20___ года

N п/п	Дата, время и место проведения	Наименование мероприятия	Кто проводит и ответственный исполнитель	Кто участвует
1
2
3

Приложение N 19
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Псковской области

ПЛАН
заседаний Администрации Псковской области на __________ полугодие 20__ года

N п/п	Вопросы для рассмотрения на заседании Администрации области	Ответственный за подготовку вопроса (подразделение Аппарата Администрации области, орган исполнительной власти области)	Планируемая дата рассмотрения на заседании Администрации области
1
2
3

Приложение N 20
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Псковской области

УТВЕРЖДАЮ Руководитель Аппарата Администрации области ___________ И.О.Фамилия "____" __________ 20___ г.

ПЛАН
законопроектной деятельности Администрации Псковской области на _______ полугодие 20__ года

N п/п	Наименование проекта	Срок внесения в Псковское областное Собрание депутатов	Разработчик (подразделение Аппарата Администрации области, орган исполнительной власти области)
1
2
3

Приложение N 21
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Псковской области

Тезисы доклада
по вопросу повестки дня заседания Администрации области "___" ______ 20__ г.
О проекте постановления Администрации области "О ................."

Текст

Текст тезисов должен быть подписан руководителем подразделения Аппарата Администрации области, органа исполнительной власти области, в их отсутствие - их заместителем.

Должность

И.О. Фамилия

Приложение N 22
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Псковской области

Образцы материалов к заседанию Администрации области

Герб Псковской области

Администрация Псковской области

МАТЕРИАЛЫ
заседания Администрации области(1)

Время, дата заседания

Место проведения заседания

СОДЕРЖАНИЕ

N п/п	Материалы к заседанию Администрации области	стр.
1.	Регламент заседания Администрации области	3
2.	Список состава заседания Администрации области и приглашенных лиц	4
3.	Повестка дня заседания Администрации области	6
4.	Проект протокола заседания Администрации области	7

РЕГЛАМЕНТ
заседания Администрации области

___ ________ 20___ года

Дата и время:	число месяц 20___ года ___:___
Место проведения:	г. Псков, ул. Некрасова, 23 (кабинет 355 Администрации области, 3 этаж)

	Вступительное слово Губернатора Псковской области Фамилия Имя Отчество
до __ мин.	Доклад по вопросу N 1 "Наименование вопроса" должность докладчика Фамилия Имя Отчество
до __ мин.	Обсуждение
до __ мин.	Доклад по вопросу N 2 должность докладчика Фамилия Имя Отчество
до __мин.	Доклад по вопросу N 3 должность докладчика Фамилия Имя Отчество (приглашен: Фамилия Имя Отчество - должность)
до __ мин.	Обсуждение
	так далее
	Заключительное слово Губернатора Псковской области Фамилия Имя Отчество

Список состава заседания
Администрации области и приглашенных лиц

Фамилия Имя Отчество	должность (председательствующий)
Фамилия Имя Отчество	заместитель Губернатора области
Фамилия Имя Отчество	заместитель Губернатора области
Фамилия Имя Отчество	заместитель Губернатора области

Участники заседания

Должностные лица Аппарата Администрации области (Руководитель Аппарата Администрации области, заместители Руководителя Аппарата Администрации области и руководители подразделений Аппарата Администрации области)

Фамилия Имя Отчество	Руководитель Аппарата Администрации области
Фамилия Имя Отчество	заместитель Руководителя Аппарата Администрации области
Фамилия Имя Отчество	должность, наименование подразделения Аппарата Администрации области
Фамилия Имя Отчество	должность, наименование подразделения Аппарата Администрации области
Фамилия Имя Отчество	должность, наименование подразделения Аппарата Администрации области
так далее
Фамилия Имя Отчество	протоколист заседания - сотрудник отдела организационной работы Управления документационного обеспечения Администрации Псковской области

Руководители органов исполнительной власти области

Фамилия Имя Отчество	должность, наименование органа исполнительной власти области
Фамилия Имя Отчество	должность, наименование органа исполнительной власти области
Фамилия Имя Отчество	должность, наименование органа исполнительной власти области
так далее

Руководители органов государственной власти области, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, Глава города Пскова и Глава Администрации города Пскова

Фамилия Имя Отчество	представитель Псковского областного Собрания депутатов
Фамилия Имя Отчество	главный федеральный инспектор в Псковской области
Фамилия Имя Отчество	представитель прокуратуры Псковской области
Фамилия Имя Отчество	представитель УМВД России по Псковской области
Фамилия Имя Отчество	представитель УФСБ России по Псковской области
Фамилия Имя Отчество	представитель Главного управления МЧС России по Псковской области
Фамилия Имя Отчество	представитель Торгово-промышленной палаты Псковской области
Фамилия Имя Отчество	Глава города Пскова
Фамилия Имя Отчество	Глава Администрации города Пскова
Фамилия Имя Отчество	представитель Счетной палаты Псковской области
Фамилия Имя Отчество	Уполномоченный по правам ребенка в Псковской области
Фамилия Имя Отчество	Уполномоченный по защите прав предпринимателей в Псковской области
другие приглашенные

УТВЕРЖДАЮ Губернатор области ___________ И.О.Фамилия "____" __________ 20___ г.

ПОВЕСТКА ДНЯ
заседания Администрации области

___ _________ 20___ г.

Начало заседания: ___:___

1. Наименование вопроса.

Ответственный: Фамилия Инициалы

2. Наименование вопроса.

Ответственный: Фамилия Инициалы

3. Наименование вопроса.

Ответственный: Фамилия Инициалы

Приглашен: Фамилия Имя Отчество - должность.

4. ......

Проект

Герб Псковской области

ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ПСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ ___________________________________________________________ Псков

от _________ 20__г. N ____

ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ

Должность Фамилия Имя Отчество

Присутствовали:
Члены заседания Администрации области:
заместители Губернатора области	Фамилия Инициалы, Фамилия Инициалы, Фамилия Инициалы
Приглашенные:
Руководитель Аппарата Администрации области	Фамилия Инициалы,
заместитель Руководителя Аппарата Администрации области	Фамилия Инициалы,
руководители подразделений Аппарата Администрации области (и.о. руководителей)	Фамилия Инициалы (фамилии в алфавитном порядке)
руководители органов исполнительной власти области (и.о. руководителей)	Фамилия Инициалы (фамилии в алфавитном порядке)
представитель Псковского областного Собрания депутатов	Фамилия Инициалы
главный федеральный инспектор по Псковской области	Фамилия Инициалы
представитель прокуроры Псковской области	Фамилия Инициалы
представитель Главного управления МЧС России по Псковской области	Фамилия Инициалы
представитель Торгово-промышленной палаты Псковской области	Фамилия Инициалы
представитель Счетной палаты Псковской области	Фамилия Инициалы
Глава города Пскова	Фамилия Инициалы
Глава Администрации города Пскова	Фамилия Инициалы
Уполномоченный по защите прав предпринимателей в Псковской области	Фамилия Инициалы
так далее
протоколист заседания - сотрудник отдела организационной работы Управления документационного обеспечения Администрации области	Фамилия Инициалы

I. Наименование вопроса

(Фамилия Инициалы)

1. Информацию Фамилия Инициалы принять к сведению.

2. Поручение или указание, озвученное председательствующим на заседании.

II. Наименование вопроса

(Фамилия Инициалы)

1. Информацию Фамилия Инициалы принять к сведению.

2. Поручение или указание, озвученное председательствующим на заседании.

Так далее по повестке дня заседания

Председательствующий                                Инициалы Фамилия

(1) Материалы по вопросам повестки дня заседания и презентации представлены в электронном виде на персональном планшете. Презентации также воспроизводятся на большом экране.

Приложение N 22.1
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Псковской области

Образцы материалов к встрече Губернатора Псковской области

Герб Псковской области

Администрация Псковской области

МАТЕРИАЛЫ
к встрече Губернатора Псковской области
Ведерникова Михаила Юрьевича
с директором ООО "Мотивация"
ИВАНОВЫМ Иваном Ивановичем

10:00, 31 декабря 2018 года
Администрация Псковской области
кабинет Губернатора области

СОДЕРЖАНИЕ

		стр.
1.	Справка-объективка на Иванова Ивана Ивановича	3
2.	Список участников	4
3.	Вопросы для обсуждения	5
4.	Информация по обсуждаемым вопросам	6

СПРАВКА

Иванов Иван Иванович

Фото обязательно!	Должность:
	Дата рождения:
	Место рождения:
Образование:
Ученая степень, звание:
Является ли депутатом выборных органов власти:
Награды, поощрения:
Партийная принадлежность:
Семейное положение:

Трудовая деятельность

2019 - по наст. время	-
2015 - 2019	-

Список участников
на встрече Губернатора Псковской области
Ведерникова Михаила Юрьевича
с директором ООО "Мотивация"
ИВАНОВЫМ Иваном Ивановичем

от Администрации области:
1.		-
2.		-
3.		-
от ООО "Мотивация":
4.	ПЕТРОВ Петр Петрович	-	директор по развитию
5.		-

Вопросы для обсуждения

1. О .......

2. О .......

3. О .......

Информация по обсуждаемым вопросам

Информация по вопросу 1. "О ......."

Проект решения (в случае необходимости):

Приложение N 22.2
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Псковской области

Образцы материалов для участия Губернатора области в торжественной церемонии

Герб Псковской области

Администрация Псковской области

МАТЕРИАЛЫ
для участия Губернатора Псковской области
в торжественной церемонии

время, число, месяц 20__ года
Администрация Псковской области, актовый зал

СОДЕРЖАНИЕ

		стр.
1.	Регламент торжественной церемонии	3
2.	Сценарий торжественной церемонии	4
3.	Список награждаемых лиц	6
4.	Список официальных лиц	7
5.	Информационные материалы	8

Регламент
торжественной церемонии "..."

1 мин.	Начало торжественной церемонии "..." (вступительное слово ведущего)
до 3 мин.	Гимн Российской Федерации
до 4 мин.	Приветственное слово Губернатора области
до 20 мин.	Награждение:
до 2 мин.	Ответное слово от награждаемых
до 3 мин.	Фотографирование на общее фото
	Неофициальная часть приема Фуршет. Концертная программа

Сценарий
торжественной церемонии "..."

Место и дата проведения:	Администрация Псковской области, актовый зал 00 месяца 2018 года, 00.00
ОФОРМЛЕНИЕ:	На заднике сцены - надпись Торжественная церемония "...". На первом плане сцены справа - трибуна. Слева стоит микрофон на стойке для выступающих.
	Звучат фанфары
Ведущий:	Приветствуем участников торжественной церемонии "...". В зале присутствуют: Представители Администрации Псковской области, органов местного самоуправления, политических партий и иных общественных объединений, религиозных организаций, средств массовой информации и т.д.
Ведущий:	Торжественная церемония "..." объявляется открытой. На сцену выходит сводный хор. В его исполнении звучит гимн Российской Федерации.
Ведущий:	Слово предоставляется Губернатору Псковской области Фамилия Имя Отчество (выходит на сцену из 1 ряда и встает у трибуны)
Губернатор Псковской области:	Выступление. (После выступления спускается в зал)
Ведущий:	Слово предоставляется Иванову Ивану Ивановичу (выходит на сцену из 1 ряда и встает у отдельно стоящего микрофона на стойке)
Иванов И.И.:	Выступление. (После выступления спускается в зал)
	Концерт - 35 мин.
Ведущие выходят на сцену: Ведущий: Добрый день, дорогие друзья! Благодарим вас за участие в торжественной церемонии "...". Ведущий: В этот праздничный день примите от нас творческий подарок! 1 номер: "...", 2 номер: "...".

СПИСОК
награждаемых лиц

Государственные награды
Наименование государственной награды
1.	ФАМИЛИЯ Имя Отчество	- должность, род занятий
Наименование государственной награды
2.	ФАМИЛИЯ Имя Отчество	- должность, род занятий

СПИСОК
официальных лиц на торжественной церемонии
00 месяца 2018 года 00.00

1	ФАМИЛИЯ Имя Отчество	- должность
2	ФАМИЛИЯ Имя Отчество	- должность

Информационные материалы
к торжественной церемонии "..."

Приложение N 22.3
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Псковской области

Образец акта о возврате документов

АКТ

     Мы,  нижеподписавшиеся  работники  отдела  служебной корреспонденции

Управления    документационного    обеспечения   Администрации  Псковской

области _________________________________________________________________

составили акт о том, что____ _____________ 20___ г. при вскрытии пакета в

нем не оказалось ________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     Настоящий акт составлен в трех экземплярах.

     Подписи: ______________________________

              ______________________________

              ______________________________

Приложение N 23
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Псковской области

Форма номенклатуры дел

Наименование подразделения Аппарата Администрации области	УТВЕРЖДАЮ Наименование должности (руководитель подразделения Аппарата Администрации области) Подпись _______________________ Расшифровка подписи ____________________ Дата ____________________
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Дата __________ N _______ г. Псков На ________ год

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню	Примечание
Название раздела

Наименование должности ответственного за делопроизводство в подразделении Аппарата Администрации области

Подпись _____________

Расшифровка подписи _____________

Дата ________

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) Аппарата Администрации области

от _________ N _____

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _______ году в подразделении Аппарата Администрации области:

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой "ЭПМК"
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО

Наименование должности ответственного за делопроизводство в подразделении Аппарата Администрации области

Подпись _____________

Расшифровка подписи _____________

Дата _________

Итоговые сведения переданы в архив Администрации области, органа исполнительной власти области

Наименование должности работника, передавшего сведения

Подпись __________

Расшифровка подписи _____________

Дата ________

Приложение N 24
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Псковской области

Форма сводной номенклатуры дел

Аппарат Администрации области	УТВЕРЖДАЮ Руководитель Аппарата Администрации области Подпись _______________________ Расшифровка подписи ____________________ Дата ____________________
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Дата __________ N _______ г. Псков На ________ год

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню	Примечание
Название раздела

Наименование должности работника, составившего сводную номенклатуру дел

Подпись _____________

Расшифровка подписи _____________

Дата _________

Наименование должности руководителя подразделения, осуществляющего организацию делопроизводства в Аппарате Администрации области

Подпись ____________

Расшифровка подписи _____________

Дата ____________

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПМК органа исполнительной власти области в сфере архивного дела от ____ N ____

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _______ году в Администрации области:

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой "ЭПМК"
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО

Наименование должности работника, составившего сводную номенклатуру дел

Подпись _____________

Расшифровка подписи _____________

Дата ___________

Итоговые сведения переданы в архив Администрации области:

Наименование должности работника, передавшего сведения

Подпись _____________

Расшифровка подписи _____________

Дата ___________

Приложение N 25
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Псковской области

Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

_______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ (наименование государственного архива)	Ф. .N _______________ Оп. N ______________ Д. N _______________

_________________________________________________________________________

(наименование подразделения Аппарата Администрации области)

ДЕЛО N _______ ТОМ N ________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                            (заголовок дела)

      /-----------------------\                         На ______ листах

      |                       |                         Хранить _____ лет

30 мм |                       |

      |                       |                         _________________

      |                       |                               (дата)

      |                       |

      \-----------------------/

                 60 мм

Приложение N 26
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Псковской области

Форма внутренней описи документов дела

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела N ______

N п/п	Индекс документа дела	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

     Итого___________________________________________________ документов.

                        (цифрами и прописью)

     Количество листов внутренней описи ________________________________.

                                              (цифрами и прописью)

Наименование должности работника, составившего внутреннюю опись документов дела

Подпись __________

Расшифровка подписи ____________

Дата _________

Приложение N 27
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Псковской области

Форма листа-заверителя дела

Лист-заверитель дела N ________

     В деле подшито и пронумеровано ___________________________ лист(ов),

в том числе: литерные листы ________________________________, пропущенные

номера _______________ + листов внутренней описи ________________________

________________________________________________________________________.

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование должности составившего заверительную надпись

Подпись ___________

Расшифровка подписи ____________

Дата _________

Приложение N 28
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Псковской области

Форма карты-заместителя дела

____________________________________________________________________ __

(наименование подразделения Аппарата Администрации области)

КАРТА - ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА

Дело _________________________________________________________________

(номер и заголовок)

Опись ________________________________________________________________

(номер и название)

Фонд _________________________________________________________________

(номер и название)

Выдано во временное пользование:

N п/п	Ф.И.О. пользователя	Дата выдачи	Дата возврата
1	2	3	4

Приложение N 29
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Псковской области

Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу

____________________________________________________________________ _

(подразделение Аппарата Администрации области)

УТВЕРЖДАЮ Наименование должности (руководитель подразделения Аппарата Администрации области) Подпись _________________________ Расшифровка подписи _____________________ Дата ____________________

ОПИСЬ N ______

N п/п	Индекс дела (тома, части)	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Срок хранения дела (тома, части)	Примечание
Название раздела

     В данную опись внесено ______________________________ с N _______ по

                                 (цифрами и прописью)

N ________, в том числе:

     литерные номера: _________________

     пропущенные номера: ______________

Наименование должности составителя описи

Подпись ____________

Расшифровка подписи _____________

Дата _____________

СОГЛАСОВАНО Наименование должности руководителя подразделения, осуществляющего организацию делопроизводства в Аппарате Администрации области

Подпись _______ Расшифровка подписи _____________

Дата ___________

Передал ____________________________ дел

            (цифрами и прописью)

Наименование должности ответственного за делопроизводство в подразделении Аппарата Администрации области

Подпись ____________

Расшифровка подписи ______________

Дата _____________

Передал ____________________________ дел

             (цифрами и прописью)

Наименование должности работника архива Администрации области

Подпись ____________

Расшифровка подписи _____________

Дата ____________

Приложение N 29.1
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Псковской области

Форма сводной описи дел постоянного срока хранения

Администрация Псковской области	УТВЕРЖДАЮ Начальник Управления документационного обеспечения Администрации Псковской области Подпись _________________________ Расшифровка подписи _____________________ Дата ____________________
Опись N ________ дел постоянного хранения за ______ год

N п/п	Индекс дела (тома, части)	Заголовок дела (тома, части)	Крайние даты	Количество листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6
Название раздела

     В данный раздел описи внесено_______________________________________

                                        (цифрами и прописью)

с N _______ по N ________, в том числе:

     литерные номера: _________________

     пропущенные номера: ______________

Наименование должности составителя описи

Подпись ____________

Расшифровка подписи ______________

Дата _____________

СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК Аппарата Администрации Псковской области от ___________ N ________

УТВЕРЖДЕНО Протокол ЭПМК органа исполнительности власти в области архивного дела от ___________ N ________

Приложение N 29.2
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Псковской области

Форма сводной описи дел по личному составу

Администрация Псковской области	УТВЕРЖДАЮ Начальник Управления документационного обеспечения Администрации Псковской области Подпись _________________________ Расшифровка подписи _____________________ Дата ____________________
Опись N ________ дел по личному составу за ______ год

ГАРАНТ:

Нумерация столбцов в таблице приводится в соответствии с источником

N п/п	Индекс дела (тома, части)	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Срок хранения	Количество листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4		5	6
Название раздела

     В данный раздел описи внесено ______________________________________

                                            (цифрами и прописью)

с N _______ по N ________, в том числе:

     литерные номера: _________________

     пропущенные номера: ______________

Наименование должности составителя описи	Подпись __________	Расшифровка подписи _________________
Наименование должности руководителя службы кадров	Подпись __________	Расшифровка подписи _________________

Дата _____________

СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК Аппарата Администрации Псковской области от ___________ N ________

Приложение N 30
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Псковской области

Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Наименование (Аппарат Администрации области)

УТВЕРЖДАЮ Руководитель Аппарата Администрации области Подпись _________________________ Расшифровка подписи _____________________ Дата ____________________

АКТ от __________ N _______

г. Псков

о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

     ЦЭК в составе председателя ________________________________________,

членов комиссии _________________________________________________________

__________________ на основании _________________________________________

_________________________________________________________________________

          (наименование и выходные данные перечня документов

                     с указанием сроков их хранения)

отобрала к уничтожению как  не  имеющие  научно-исторической  ценности  и

утратившие практическое значение документы ______________________________

_________________________________________________________________________

                   (Аппарат Администрации области)

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Индекс дела (тома, части), по номенклатуре или N дела по описи	Количество дел (томов, частей)	Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

Итого ________________________________ дел за _____________________ годы.

           (цифрами и прописью)

     Описи дел постоянного хранения за _____________ гг. утверждены, а по

личному составу согласованы с ЭПМК органа исполнительной власти области в

сфере архивного дела (протокол от ________________ N ________).

СОГЛАСОВАНО

     Протокол ЦЭК (ЭК) органа исполнительной власти области от __________

N _______.

     Документы в количестве _________________________________________ дел

                                      (цифрами и прописью)

весом ______________ кг сданы в _________________________________________

                                       (наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от ___________ N ______.

Наименование должности работника подразделения Аппарата Администрации области, осуществлявшего сдачу документов

Подпись ____________

Расшифровка подписи _____________