Приложение N 1. Порядок постоянного хранения и использования хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетнотехнической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации

Приложение N 1
к постановлению
правительства
Тульской области
от 30 сентября 2016 г. N 432

Порядок
постоянного хранения и использования хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации

1. Общие положения

1. Настоящий Порядок устанавливает требования к постоянному хранению и использованию технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационные книги, реестры, копии правоустанавливающих документов и тому подобное) (далее - учетно-техническая документация), являющихся собственностью Тульской области.

2. Положения настоящего Порядка распространяются на отношения по постоянному хранению и использованию учетно-технической документации органом исполнительной власти Тульской области, учреждением либо организацией, заключившими с уполномоченным органом исполнительной власти Тульской области договор хранения указанной в части 2.1 статьи 45 Федерального закона от 24 июля 2007 года N 221-ФЗ "О государственном кадастре недвижимости" учетно-технической документации, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, (далее - организация, осуществляющая постоянное хранение учетно-технической документации).

3. Для целей настоящего Порядка используются следующие термины и определения:

хранилище - специально оборудованное помещение (помещения) для хранения учетно-технической документации;

инвентарное дело - систематизированная совокупность технических паспортов, оценочной и иной учетно-технической документации, содержащей информацию об объекте учета по данным технической паспортизации и инвентаризации/учета изменений.

внутренняя опись документов инвентарного дела - учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

2. Порядок комплектования и организация постоянного
хранения учетно-технической документации

4. В хранилище принимаются инвентарные дела, состоящие из технических паспортов, оценочной и иной учетно-технической документации, копий правоустанавливающих документов об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации, расположенных на территории Тульской области, а также инвентарные (регистрационные) книги, реестровые книги строений, жилых домов граждан, алфавитные картотеки и тому подобное, хранившиеся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации.

Инвентарные дела должны быть полностью сформированы, прошиты, пронумерованы и содержать внутреннюю опись документов инвентарного дела.

5. Постоянное хранение учетно-технической документации обеспечивается организацией, осуществляющей постоянное хранение учетно-технической документации, с соблюдением положений настоящего Порядка, договора хранения, заключенного с уполномоченным органом исполнительной власти Тульской области в соответствии с законодательством Российской Федерации.

6. Поступившие в организацию, осуществляющую постоянное хранение учетно-технической документации, инвентарные дела подлежат учету в соответствующих книгах учета, проверке на соответствие комплекта документов внутренней описи, систематизации работниками указанной организации, а также хранению в хранилище.

7. Учет и систематизация инвентарных дел производятся работниками организации, осуществляющей постоянное хранение учетно-технической документации, путем проверки соответствия присвоенных им инвентарных номеров в соответствующих инвентарных книгах с указанными номерами на обложках инвентарных дел и размещения их в хранилище.

8. Организация, осуществляющая постоянное хранение учетно-технической документации, обеспечивает безопасное постоянное хранение учетно-технической документации в соответствии с установленной в данной организации системой хранения.

9. Учет поступления и выбытия дел (учетно-технической документации) производится организацией, осуществляющей постоянное хранение учетно-технической документации, на основании:

акта проверки наличия и состояния учетно-технической документации;

акта об обнаружении документов; акта об утрате документов;

акта приема-передачи учетно-технической документации на хранение;

инвентарных книг;

карточек учета выдачи и возврата инвентарных дел (документов);

книги регистрации приема-выдачи инвентарных дел (документов);

книги учета инвентарных дел на инвентарные объекты, уничтоженные по различным причинам и не подлежащие восстановлению;

реестров инвентарных дел на объекты недвижимости, включенные в установленном порядке в перечень объектов культурного наследия (памятников истории и культуры) народов Российской Федерации.

Инвентарные дела на объекты недвижимости, включенные в установленном порядке в перечень объектов культурного наследия (памятников истории и культуры) народов Российской Федерации помечаются грифом "объект культурного наследия".

10. Учет учетно-технической документации может производиться организацией, осуществляющей постоянное хранение учетно-технической документации, в автоматизированном режиме в виде электронных баз данных.

11. Организацией, осуществляющей постоянное хранение учетно-технической документации, проводится инвентаризация (проверка наличия и состояния) учетно-технической документации в целях установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам, выявления документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке.

В ходе инвентаризации учетно-технической документации осуществляются:

установление фактического наличия документов, находящихся на хранении;

выявление и устранение недостатков в учете документов;

выявление отсутствующих документов и организация их поиска;

выявление и учет документов, требующих реставрации, консервации, профилактической и технической обработки.

Инвентаризация учетно-технической документации проводится не реже, чем один раз в год.

12. Единовременные проверки наличия и состояния находящейся на постоянном хранении учетно-технической документации проводятся:

после перемещения дел в другое помещение;

после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилище посторонних лиц;

при смене руководителя архивом, руководителя структурного подразделения организации, осуществляющей постоянное хранение учетно-технической документации.

13. При проведении инвентаризации или единовременных проверок наличие и состояние инвентарных дел проверяется путем сверки записей в книге учета поступления и выбытия дел, инвентарных книгах с описанием на обложках инвентарных дел (инвентарного номера, названия и адреса объекта).

Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния учетно-технической документации.

14. Дела, выданные из хранилища во временное пользование, считаются имеющимися в наличии.

15. Акт проверки наличия и состояния учетно-технической документации составляется непосредственно в ходе проверки. По окончании проверки учетно-технической документации акт(ы) проверки включаются в соответствующее дело и хранятся в архиве организации, осуществляющей постоянное хранение учетно-технической документации.

16. Формы документов, предусмотренных пунктом 9 настоящего Порядка, утверждаются организацией, осуществляющей постоянное хранение учетно-технической документации.

17. Руководитель организации, осуществляющей постоянное хранение учетно-технической документации, распорядительным документом устанавливает перечень работников, которым разрешен доступ в хранилище.

3. Использование учетно-технической документации
и ответственность за её сохранность

18. Основными формами использования учетно-технической документации являются:

информационное обеспечение органов исполнительной власти Тульской области;

информационное обеспечение деятельности работников организации, осуществляющей постоянное хранение учетно-технической документации, предоставление копий такой документации и содержащихся в ней сведений;

предоставление копий учетно-технической документации по запросам физических и юридических лиц в соответствии с законодательством Российской Федерации и Тульской области;

информирование физических и юридических лиц о наличии и содержании имеющихся в учетно-технической документации документов и сведений в соответствии с законодательством Российской Федерации и Тульской области.

19. Ответственность за сохранность учетно-технической документации несет руководитель организации, осуществляющей постоянное хранение учетно-технической документации, в соответствии с законодательством Российской Федерации.