Приложение 1. Положение о комитете по делопроизводству, обращениям граждан и информационным технологиям администрации муниципального образования город Донской

Приложение 1
к постановлению
администрации
муниципального образования
город Донской
от 21.04.2017 года N 339

Положение
о комитете по делопроизводству, обращениям граждан и информационным
технологиям администрации муниципального образования город Донской

С изменениями и дополнениями от:

25 августа 2017 г.

1. Общие положения

1.1. Комитет по делопроизводству, обращениям граждан и информационным технологиям (в дальнейшем - Комитет) является структурным подразделением администрации муниципального образования город Донской (далее - Администрация), обеспечивающим прием письменных и устных обращений граждан и организаций, иностранных граждан и лиц без гражданства (далее - Обращений), организацию системы делопроизводства и контроля за исполнением поручений, нормативных правовых документов, запросов прокуратуры, организацию и функционирование информационной политики Администрации.

1.2. Комитет руководствуется в своей деятельности Конституцией РФ, законодательством РФ и Тульской области, Уставом муниципального образования город Донской, нормативными правовыми актами муниципального образования город Донской, настоящим Положением.

1.3. Комитет по вопросам своей компетенции взаимодействует со структурными подразделениями Администрации, муниципальными предприятиями, учреждениями, организациями, расположенными на территории муниципального образования и с департаментами, комитетами и министерствами Правительства Тульской области, а также федеральными органами власти.

1.4. Комитет осуществляет свою деятельность в соответствии с утвержденными планами работы, поручениями главы Администрации, руководителя аппарата Администрации.

1.5. Комитет самостоятельно ведет делопроизводство в установленном порядке, имеет печать, штампы.

2. Основные задачи Комитета

2.1. Основными задачами Комитета являются:

1) организация документационного обеспечения Администрации и обеспечение функционирования единой системы делопроизводства и документооборота в Администрации и ее структурных подразделениях;

2) организация контроля за исполнением поручений, содержащихся в постановлениях, распоряжениях Администрации, поручений Губернатора Тульской области, законов Тульской области, поручений главы Администрации;

3) прием письменных и устных Обращений в адрес Администрации, организация приема граждан Главой Администрации и его заместителями;

4) организация централизованного учета письменных и устных Обращений;

5) организационно-методическая помощь в работе с Обращениями;

6) разработка нормативных, организационно - методических документов и оказание консультационной помощи по вопросам организации и ведения делопроизводства в аппарате и структурных подразделениях Администрации;

7) совершенствование информационных и документационных технологий в обеспечении деятельности Администрации;

8) организация и обеспечение учета четкого прохождения документов в аппарате Администрации, функционирование единой системы контроля за их исполнением;

9) протокольное обеспечение Главы Администрации;

10) информационное обеспечение Администрации.

3. Основные функции Комитета

3.1. В сфере организации документационного обеспечения Администрации, функционирования единой системы делопроизводства и документооборота в Администрации и ее структурных подразделениях Комитет:

1) готовит сводную номенклатуру дел Администрации;

2) проводит анализ документооборота, разрабатывает предложения по совершенствованию методов работы с документами;

3) обеспечивает качественную подготовку распорядительных актов Администрации и служебных документов в соответствии с утвержденной инструкцией, ГОСТом;

4) организует прием, учет, регистрацию, хранение служебных документов;

5) рассылает копии распорядительных актов Администрации в электронном виде, а также выписки из них;

6) комплектует, обеспечивает сохранность, ведет учет и использование оперативного архива служебных документов и распорядительных актов Администрации.

3.2. В сфере контроля за исполнением поручений, содержащихся в постановлениях, распоряжениях Администрации, поручений Губернатора Тульской области, поручений главы Администрации Комитет:

1) осуществляет и координирует контроль за своевременным и полным исполнением поручений;

2) анализирует и обобщает результаты работы по исполнению поручений в Администрации и систематически информирует руководство об итогах этой работы.

Информация об изменениях:

Пункт 3.3 изменен - Постановление Администрации муниципального образования город Донской Тульской области от 25 августа 2017 г. N 803

См. предыдущую редакцию

3.3. В сфере осуществления приема письменных и устных Обращений в адрес Администрации, организации приема Главой Администрации Комитет:

1) осуществляет в установленном порядке прием, регистрацию, обеспечивает своевременное прохождение документов на рассмотрение руководителей Администрации;

2) организует личный прием граждан Главой Администрации, его заместителями:

составляет график приема;

предварительно записывает на прием;

осуществляет документальное обеспечение приема;

организует контроль за исполнением поручений по рассмотрению Обращений, принятых на личном приеме;

3) анализирует и обобщает результаты работы по рассмотрению Обращений в Администрацию и систематически информирует руководство об итогах этой работы.

4) организует прием граждан должностными и уполномоченными лицами администрации муниципального образования в пределах компетенции;

5) осуществляет контроль рассмотрения и исполнения документов, обращений граждан и организаций, зарегистрированных в подразделении;

6) обеспечивает в постоянном режиме работы в администрации муниципального образования системы личного приема граждан, обратившихся на личный прием в приемные Президента Российской Федерации, приемные государственных органов или органов местного самоуправления в режиме видеосвязи, аудиосвязи и иных видов связи;

7) обеспечивает организацию своевременного и полного рассмотрения обращений граждан и организаций и направление ответов в установленный законодательством Российской Федерации срок;

8) обеспечивает подготовку информации о результатах рассмотрения обращений граждан и организаций, зарегистрированных в подразделении администрации муниципального образования, а также о мерах, принимаемых по таким обращениям, в пределах компетенции.

3.4. В сфере организации централизованного учета и своевременного рассмотрения письменных и устных Обращений Комитет:

1) обеспечивает контроль за своевременным и качественным выполнением поручений руководителей Администрации по итогам рассмотрения Обращений;

2) осуществляет подготовку информационных материалов (статистических, тематических) с анализом проблем, затронутых в поступающих Обращениях;

3) обеспечивает хранение и выдачу копий документов из текущего архива;

4) формирует и хранит в течение установленного времени Обращения и ответы на них.

3.5. В сфере оказания организационно-методической помощи в работе с Обращениями в структурных подразделениях Администрации Комитет:

1) оказывает консультативно-правовую помощь гражданам, обратившимся в Администрацию;

2) оказывает методическую помощь структурным подразделениям Администрации по вопросам организации приема и контроля за исполнением поручений руководителей Администрации;

3.6. В сфере разработки нормативных, организационно-методических документов и оказания консультационной помощи по вопросам организации и ведения делопроизводства в аппарате и структурных подразделениях Администрации Комитет:

1) разрабатывает нормативные документы по вопросам делопроизводства и организации документооборота в Администрации;

2) проводит семинары со специалистами структурных подразделений по вопросам организации делопроизводства, обмена опытом работы;

3) обеспечивает методическое руководство специалистам делопроизводства структурных подразделений Администрации;

5) готовит предложения по составу и форме бланков строгой отчетности, применяемых в Администрации, ведет учет по их использованию и уничтожению;

6) ведет учет печатей и штампов Администрации.

3.7. В сфере совершенствования информационных и документационных технологий в обеспечении деятельности Администрации Комитет обеспечивает эффективное функционирование автоматизированной системы электронного документооборота "Дело".

3.8. В сфере организации и обеспечения учета четкого прохождения документов в аппарате Администрации, функционирования единой системы контроля за их исполнением Комитет:

1) осуществляет контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Администрации;

2) готовит проекты поручений по поступающей корреспонденции, адресованной руководству Администрации;

3) обеспечивает своевременное оформление напоминаний исполнителям поручений, сбор информации и анализ полноты представленных сведений;

4) формирует отчеты по исполнительской дисциплине на основании электронной базы данных системы "Дело";

5) проводит анализ исполнения документов и поручений, информирует руководство Администрации.

3.9. В сфере протокольного обеспечения Главы Администрации, организационно-технического обеспечения административно-распорядительной деятельности Главы Администрации Комитет:

1) обеспечивает документирование совещаний и заседаний, проводимых Главой Администрации;

2) оформляет тексты поручений, данных Главой Администрации в ходе совещаний, доставляет исполнителям.

3.10. В сфере информационного обеспечения Комитет обеспечивает:

1) организацию взаимодействия Администрации со средствами массовой информации;

2) совершенствование, внедрение и развитие информационных компьютерных технологий в структурных подразделениях Администрации;

3) обеспечение безопасности информации в системах информационной инфраструктуры, техническую защиту информации;

4) информационную поддержку официального сайта муниципального образования город Донской;

5) издание официальной муниципальной газеты "Муниципальные вести".

4. Права Комитета

4.1. Для обеспечения своей деятельности Комитет имеет право:

1) разрабатывать и участвовать в разработке проектов нормативно-распорядительных документов Администрации, затрагивающих вопросы, находящиеся в ведении Комитета;

2) запрашивать и получать от структурных подразделений Администрации, муниципальных предприятий, учреждений в установленном порядке сведения, необходимые для выполнения возложенных на Комитет задач;

3) проверять состояние делопроизводства, организации контроля, работы с Обращениями, в структурных подразделениях Администрации и на основании материалов проверок требовать от соответствующих руководителей устранения обнаруженных недостатков;

4) обращаться в установленном порядке по вопросам организации, контроля, делопроизводства, работы с Обращениями в соответствующие подразделения Правительства Тульской области.

5. Организация управления Комитетом

5.1. Комитет возглавляет председатель Комитета, назначаемый и освобождаемый от должности главой Администрации по представлению руководителя аппарата Администрации.

5.2. Председатель Комитета подчиняется непосредственно руководителю аппарата Администрации.

Председатель Комитета:

разрабатывает должностные инструкции работников Комитета;

осуществляет контроль за качеством выполнения служебных обязанностей работниками Комитета;

вносит предложения по кадровым вопросам в отношении работников Комитета: приёму, увольнению, переводу, повышению квалификации, поощрению и наказанию в соответствии с действующим законодательством;

информирует руководство Администрации о деятельности Комитета и доводит до работников Комитета документы и информацию, необходимые для качественного и своевременного выполнения задач и функций Комитета;

обеспечивает соблюдение служебной дисциплины в Комитете.

Председатель Комитета несет персональную ответственность за выполнение возложенных на него задач, осуществляет полномочия в соответствии с поручениями главы Администрации.

5.3. Работники Комитета осуществляют исполнение обязанностей в соответствии с должностными инструкциями, утвержденными главой Администрации.