Приложение N 1. Положение о системе проектной деятельности в администрации города Тулы

Приложение N 1
к постановлению
администрации города Тулы
от 12 июля 2018 г. N 2437

Положение
о системе проектной деятельности в администрации города Тулы

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение о системе проектной деятельности в администрации города Тулы (далее - Положение) определяет цели, порядок и принципы управления проектами в администрации города Тулы.

1.2. Положение применяется для реализации проектов, управления проектами, направленными на социально-экономическое развитие муниципального образования город Тула.

1.3. Положение распространяется на проекты, реализуемые в администрации города Тулы, с использованием бюджетных средств, а также на проекты, реализуемые за счет внебюджетных источников финансирования с участием в них администрации города Тулы, подведомственных организаций и организаций, учредителем которых выступает администрация города Тулы (далее - подведомственные учреждения).

2. Понятия и определения

Настоящий раздел включает список терминов проектного управления, применяемых в проектной деятельности администрации города Тулы и в настоящем документе.

Архив документов проекта - структурированный комплект проектной документации, используемой в ходе реализации проекта, в бумажном и в электронном виде. За ведение архива документов проекта отвечает администратор проекта (либо руководитель проекта, в случае отсутствия администратора).

Архив проектной документации - структурированное хранилище официальных документов по всем проектам. За ведение архива проектной документации отвечает заместитель руководителя Проектного офиса администрации города Тулы, либо сотрудник, выполняющий его обязанности.

Базовый план проекта (БПП) - утвержденный куратором проекта актуальный календарный план проекта. Отклонения проекта по срокам определяются по отношению к последней утвержденной версии плана.

Внешний процесс - бизнес-процесс, который не регламентируется системой управления проектами.

Договор (контракт) - сделка, соглашение между заказчиком и подрядной организацией об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей вне зависимости от способа их оформления.

Жизненный цикл проекта - набор последовательных фаз проекта, выполняемых в ходе реализации проекта.

Заинтересованные стороны - все участники проекта, чьи интересы зависят от своевременного и точного получения или неполучения необходимой информации.

Запрос на изменение - документ, описывающий предполагаемое изменение в любой части проекта: содержание работ, сроки, стоимость, кадры, т.п. Запрос на изменение необходим для идентификации возникшей в проекте проблемы, оценки отклонений и определения способа реагирования на проблему.

Иерархическая структура работ (ИСР) - перечень работ по проекту, которые необходимо выполнить для успешного достижения всех целей проекта. С помощью ИСР структурируется и определяется содержание проекта. Каждый уровень ИСР отражает более детальное определение содержания проекта.

Информационная система управления проектами (ИСУП) - информационная система управления проектами - набор программ для ЭВМ, частично или полностью автоматизирующая процессы управления проектами.

Инициатор проекта - лицо, выступающее с обоснованием необходимости и возможности реализации проекта.

Рабочий орган проекта - группа специалистов, создаваемая на период выполнения проекта. Основная задача этой группы - обеспечение достижения целей проекта. В рабочий орган могут входить члены РГП, представители подрядных организаций и иные участники проекта, непосредственно выполняющие работы по проекту.

Контрольные точки проекта - существенные события проекта, отражающие получение измеримых результатов проекта. Контрольные точки не являются работами проекта, и не имеют длительности и трудоемкости.

Система управления проектами (СУП) - система управления проектами, включающая нормативные и методологические документы по проектному управлению, информационную систему управления проектами, функционирующий проектный офис.

Координатор проекта - сотрудник проектного офиса, осуществляющий контроль исполнения проекта и координирующий при необходимости действия рабочей группы проекта.

Куратор проекта - должностное лицо, осуществляющее контроль исполнения проекта и координирующий действия функционального заказчика, руководителя проекта, рабочей группы проекта. Куратор проекта должен обладать необходимыми полномочиями для выполнения своих функций.

Куратор проектного офиса - член проектного комитета, осуществляющий контроль деятельности проектного офиса.

Проектный комитет - высший коллегиальный орган проектного управления администрации города Тулы, специально образованный для организации, планирования, руководства и координации проектной деятельности на стратегическом уровне.

Проектный офис - организационная структура, предназначенная для поддержки управления проектами, создания, внедрения и развития методологии проектного управления в администрации города Тулы.

Описание содержания проекта (ОСП) - проектный документ, предназначенный для подробного описания целей и задач проекта, ИСР проекта, определения содержания продукта проекта, определения границ проекта (что входит, и, что не входит в проект), ограничений, допущений и требований к проекту.

Паспорт проекта - паспорт проекта содержит описание необходимости реализации проекта, целей проекта, основных характеристик проекта. Документ, который предоставляет необходимые полномочия руководителю проекта.

Базовый план проекта - единый документ, содержащий в себе всю информацию по планированию проекта и определяющий, как будет исполняться, контролироваться и завершаться проект.

Подведомственное учреждение - учреждение, находящееся в подчинении администрации города Тулы.

Процесс - совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности. Процесс характеризуется возможностью измерения результативности и эффективности.

Портфель проектов - группа проектов, которые группируются вместе с целью эффективного управления и для достижения стратегических целей администрации города Тулы.

Программа проектов - совокупность взаимосвязанных проектов и другой деятельности, направленных на достижение общей цели и реализуемых в условиях общих ограничений.

Проект - комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленный на создание уникального продукта или услуги в условиях временных и ресурсных ограничений.

Рабочая группа проекта (РГП) - рабочая группа проекта состоит из сотрудников администрации города Тулы, заинтересованных в реализации проекта, а также при необходимости приглашенных экспертов для сопровождения процессов проекта и обеспечения достижения результатов проекта.

Реестр проектов - список проектов администрации города Тулы, который ведется проектным офисом, и содержит официальную систематизированную информацию обо всех проектах.

Риск проекта - неопределенное событие, наступление которого может отрицательно или положительно повлиять на результаты проекта.

Руководитель проекта - руководитель профильного подразделения администрации города Тулы, либо подведомственного ему учреждения, назначаемый решением проектного комитета для выполнения функций по планированию, реализации и управлению проектом.

Содержание проекта - работы, которые необходимо выполнить, чтобы получить продукт, услуги или результат с указанными характеристиками и функциями.

Управление изменениями - процесс идентификации, анализа, оценки влияния, согласования, утверждения и внесения изменений в утвержденные планы проекта.

Управление проектом (УП) - организация, планирование, руководство и координация трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов проекта, направленная на эффективное достижение целей проекта.

Функциональный заказчик - должностное лицо, которое определяет, и утверждает цели проекта, выдвигает функциональные требования, и принимает продукт и/или результаты проекта.

Цель проекта - измеримый результат, который должен быть, достигнут в ходе реализации проекта.

Этап проекта - последовательная часть проекта, допускающая планирование и имеющая своей целью одну или несколько из последовательных целей всего проекта. По завершении очередного этапа производится уточнение целей и планирование/корректировка следующего этапа проекта.

3. Цели и принципы

3.1. Система проектной деятельности внедряется в администрации города Тулы с целью повышения эффективности и результативности деятельности за счет:

- обеспечения достижения результатов, запланированных администрацией города Тулы;

- повышение эффективности бюджетных расходов;

- повышение качества принимаемых управленческих решений;

- повышение эффективности внутреннего, межведомственного и межуровневого взаимодействия, а также взаимодействия с поставщиками (подрядчиками, исполнителями) по муниципальным контрактам;

- снижение числа жалоб;

- повышение качества планирования;

- повышение прозрачности деятельности администрации города Тулы;

- повышение управляемости процессом;

- распределение персональной ответственности;

- получение измеримого конечного результата на конкретную дату.

3.2. Основными принципами внедрения системы управления проектной деятельностью в администрации города Тулы являются:

- принцип разделения деятельности администрации города Тулы на проектную и процессную;

- принцип детализации функций должностных лиц администрации города Тулы;

- принцип учета индивидуального вклада каждого сотрудника в работу администрации города Тулы;

- принцип каскадирования ключевых показателей эффективности работы администрации города Тулы до структурных подразделений и должностных лиц.

4. Порядок управления проектами

4.1. Управление проектами в администрации города Тула состоит из следующих этапов жизненного цикла проекта:

1) инициация проекта;

2) планирование проекта;

3) реализация проекта;

4) закрытие проекта.

4.2. Этап инициации проекта.

4.2.1. Началом этапа инициации проекта является инициативная заявка по вопросу открытия проекта, которая направляется инициатором проекта в проектный офис.

Инициатор проекта может выступать с предложением об открытии проекта как по собственной инициативе, так и в связи с исполнением своих должностных обязанностей или поручений вышестоящего руководства.

4.4.2. Проектный офис осуществляет регистрацию инициативной заявки по вопросу открытия проекта.

Работы, предлагаемые инициатором проекта, для выполнения в форме проекта и выполненные более чем на 50 процентов, не оформляются в виде проектов.

4.2.3. Проектный офис направляет проектную инициативу к рассмотрению на очередное заседание проектного комитета.

4.2.4. Проектный комитет определяет целесообразность открытия и реализации проекта в соответствии с идеей, изложенной в проектной инициативе.

В случае принятия решения о целесообразности открытия и реализации проекта проектный комитет определяет руководителя проекта, функционального заказчика, куратора проекта и администратора проекта.

Проектный комитет закрепляет за руководителем проекта персональную ответственность за достижение цели проекта, эффективное использование выделенных ресурсов, материально-техническое обеспечение и организацию документооборота по проекту.

Одно лицо не может являться куратором проекта и руководителем проекта.

4.2.5. Руководитель проекта совместно с функциональным заказчиком определяет цель проекта, ожидаемые результаты, требования к результату, куратор проекта, совместно с руководителем проекта, определяет ограничения проекта.

4.2.6. Руководитель проекта совместно с функциональным заказчиком подготавливает паспорт проекта, согласует паспорт проекта у куратора проекта, и направляет его в проектный офис на согласование и регистрацию.

4.2.7. Паспорт проекта, рассматривается проектным офисом, и принимается одно из следующих решений:

1) направить паспорт проекта на очередное заседание проектного комитета для рассмотрения;

2) направить паспорт проекта на доработку.

4.2.8. Паспорт проекта рассматривается проектным комитетом. Решение проектного комитета о целесообразности реализации проекта является основанием утверждения паспорта проекта. После утверждения паспорта проекта проект считается открытым.

4.2.9. Подлежат открытию проекты, соответствующие всем следующим условиям:

1) результаты проекта уникальные и (или) инновационные;

2) выполнение работ по проекту имеет сложность, требующую тщательного планирования и контроля реализации либо необходимость межведомственного взаимодействия;

3) высокие риски реализации проекта;

4) ограниченность ресурсов (временные, материальные и пр.);

5) реализация мероприятий в виде проекта принесет дополнительные эффекты (экономию ресурсов, повышение результативности работ и пр.);

6) получаемые результаты проекта не являются результатами уже существующих проектов.

4.2.10. Цель проекта, утвержденная в паспорте проекта, не подлежит изменению на протяжении всех этапов жизненного цикла проекта.

4.2.11. При отсутствии утвержденного паспорта проекта более трех месяцев с момента поступления в проектный офис инициативной заявки по вопросу открытия проекта проект подлежит закрытию.

4.3. Этап планирования проекта.

4.3.1. Началом этапа планирования проекта является наличие утвержденного паспорта проекта.

4.3.2. Руководитель проекта определяет состав рабочей группы, требования к специалистам, участие которых необходимо для качественного и своевременного выполнения работ проекта.

Руководитель проекта для выполнения работ проекта в соответствии с основными документами проекта по согласованию с куратором может вносить предложения о привлечении отдельных юридических и физических лиц для выполнения работ и оказания услуг в установленном действующим законодательством порядке.

4.3.3. Руководитель проекта совместно с рабочей группой в срок, не превышающий 10 (десять) рабочих дней с момента утверждения паспорта проекта, готовит базовый план проекта.

Базовый план проекта включает в себя календарный план-график работ, бюджет, перечень контрольных событий, риски, ответственных исполнителей, способы коммуникации и взаимодействия в проекте, а также другую информацию в зависимости от масштабности и сложности проекта.

4.3.4. Объемы и источники финансирования проектов, реализуемых администрацией города Тулы совместно с другими заинтересованными в реализации проекта сторонами, не являющимися органами государственной власти и органами местного самоуправления, определяются совместно.

Привлечение бюджетных средств в проекты, а также бюджетное финансирование проектов, реализуемых администрацией города Тулы самостоятельно, определяются главой администрации города Тулы на основании решения проектного комитета о целесообразности их реализации и в пределах средств, предусмотренных решением Тульской городской Думы о бюджете на соответствующий год.

Во всех случаях критерием привлечения бюджетных средств является утверждение соответствующих объемов расходов решения Тульской городской Думы о бюджете на соответствующий финансовый год.

4.3.5. Руководитель проекта согласовывает базовый план проекта с функциональным заказчиком и направляет куратору проекта на утверждение.

В случае утверждения базового плана проекта руководитель проекта направляет его на регистрацию в проектный офис.

4.3.6. Этап планирования проекта завершается утверждением базового плана проекта.

4.4. Этап реализации проекта.

4.4.1. Реализация проекта осуществляется в соответствии с паспортом проекта и базовым планом проекта.

Этап реализации проекта состоит из следующих стадий:

- выполнение работ;

- контроль;

- мониторинг;

- внесений изменений.

4.4.2. На стадии выполнения работ, определенных в базовом плане проекта, руководитель проекта организует работу рабочей группы, направленную на достижение цели проекта.

Финансирование проекта из бюджетных средств осуществляется при наличии утвержденного проектным комитетом паспорта и базового плана проекта.

Рабочая группа проекта под управлением руководителя проекта осуществляет выполнение работ согласно базовому плану проекта, с документальной фиксацией результатов выполненных работ.

4.4.3. Контроль проекта начинается с момента утверждения паспорта проекта и базового плана проекта, и осуществляется на протяжении всего периода реализации проекта, и завершается в момент принятия решения о закрытии проекта.

Контроль, представляет собой проверку соответствия выполненных работ и полученных результатов по проекту, и осуществляется на двух уровнях:

1) на первом уровне руководителем проекта и администратором проекта осуществляется анализ полноты базового плана проекта, контроль исполнения проектной документации и оценка соответствия фактического исполнения бюджета и сроков работ по плановому бюджету на их выполнение и срокам реализации, руководителем проекта определяется периодичность выездных проверок (при необходимости);

2) на втором уровне лицом, уполномоченным руководителем проекта, осуществляется выездная проверка его реализации.

Полученные на стадии контроля проектов результаты документируются, и служат основанием для внесения изменений в проектную документацию и принятия мер воздействия к лицам, допустивших отклонения.

4.4.4. Мониторинг реализации проектов представляет собой систему мероприятий по измерению фактических параметров проектов, расчету отклонения фактических параметров проектов от плановых, анализу их причин, прогнозированию хода реализации проектов, принятию управленческих решений по определению, согласованию и реализации возможных корректирующих воздействий.

4.4.4.1. Мониторинг реализации проектов проводится в отношении:

а) паспорта проекта;

б) базового плана проекта;

4.4.4.2. Мониторинг реализации проектов в отношении паспорта проекта и базового плана проекта осуществляют руководитель проекта и проектный офис.

4.4.4.3. Подготовка, согласование и представление отчетности в рамках проекта организуются в соответствии с базовым планом проекта.

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

4.4.4.5. Проектный офис анализирует информацию о ходе реализации проектов, при необходимости инициирует рассмотрение соответствующих вопросов на заседаниях проектного комитета.

4.4.4.6. Данные мониторинга реализации проекта рассматриваются на заседаниях проектного комитета. Информацию о ходе реализации проекта докладывает руководитель проекта. В случае выявления рисков реализации проектов, требующих внесения изменений в паспорт проекта и (или) базовый план проекта, дополнительно к информации о ходе реализации проекта докладывается информация о принятых мерах и (или) представляются соответствующие предложения о мероприятиях по корректирующим воздействиям. В рамках указанных заседаний могут приниматься решения о проведении оценок и иных контрольных мероприятий проекта или иные решения в отношении проектов.

4.4.4.7. Данные мониторинга реализации проектов к заседаниям проектного комитета представляются проектным офисом.

4.4.4.8. Мониторинг реализации проекта проводится на всех стадиях жизненного цикла проекта, начиная с принятия решения об утверждении паспорта проекта, и завершается в момент принятия решения о его закрытии.

4.4.5. Стадия внесения изменений в проект включает внесение изменений в документы проекта и осуществление корректирующих действий в ходе реализации проекта для детализации базового плана проекта в результате дополнительного планирования работ по проекту или устранению отклонений по итогам стадии контроля.

Стадия внесения изменений в проект не осуществляется в случае полного соответствия фактических результатов исполнения проекта плановым, за исключением случаев, когда должны быть предприняты опережающие и (или) предупреждающие действия для устранения возможных (ожидаемых) отклонений.

При возникновении отклонений, влияние которых на проект устранить невозможно, руководитель проекта инициирует меры по внесению соответствующих изменений в документы проекта.

4.4.5.1. Внесение изменений в проект осуществляется в следующем порядке:

- решение об изменении способа достижения цели проекта, результата и требований к результату, конечных сроков реализации, бюджета в пределах утвержденных лимитов и его источников финансирования, принимаются проектным комитетом;

- изменения, вносимые в базовый план проекта в рамках утвержденных сроков выполнения блоков работ, а также утвержденного бюджета проекта, принимаются решением куратора проекта.

В случае включения новых работ в базовый план проекта или детализации существующих работ руководитель проекта при необходимости инициирует изменение состава рабочей группы в ходе реализации проекта. Основанием исключения специалиста из рабочей группы может являться неоднократное отклонение при выполнении работ проекта.

Итоговым документом стадии внесения изменений в проект является ведомость изменений, с утверждением решения о внесении изменений в паспорт проекта и (или) базовый план проекта.

4.4.6. Этап реализации проекта завершается после выполнения всех работ и получения всех результатов, предусмотренных базовым планом проекта.

4.5. Этап закрытия проекта.

Этап закрытия проекта включает одно из следующих действий:

- завершение проекта;

- приостановление проекта.

4.5.1. Началом завершения проекта является подготовка проекта решения о закрытии проекта (итогового отчета о его реализации), в котором руководитель проекта информирует куратора проекта и функционального заказчика проекта о достижении цели проекта, использовании выделенных ресурсов, факторах, повлиявших на реализацию проекта. Проект решения о закрытии проекта направляется в проектный офис для согласования.

В случае согласования проектный офис направляет в проектный комитет проект решения о закрытии проекта с предложением рассмотреть целесообразность закрытия проекта и приложением мотивированного заключения по существу вопроса. Данное заключение готовиться в произвольной форме.

4.5.2. Проектный комитет на очередном заседании принимает решение о достижении цели и результата проекта, утверждает решение о закрытии проекта.

Решение о закрытии проекта является основанием для закрытия проекта.

4.5.3. В случае возникновения неустранимых условий в ходе разработки и реализации проекта, при которых его реализация не может быть начата или продолжена, руководитель проекта инициирует приостановление проекта.

Приостановление проекта означает досрочное прекращение работ по его разработке и реализации с возможностью последующего возобновления.

Приостановление проекта, в котором выполнены все работы, утвержденные проектной документацией, невозможно.

4.5.4. Началом решения о приостановлении проекта является подготовка проекта решения о приостановлении проекта, в котором руководитель проекта информирует куратора проекта и функционального заказчика проекта о причинах, ввиду которых реализация проекта не может быть начата или продолжена.

Проект решения о приостановлении проекта направляется в проектный офис для согласование.

В случае согласования проектный офис направляет в проектный комитет проект решения о приостановлении проекта с предложением рассмотреть целесообразность приостановления проекта и приложением мотивированного заключения по существу вопроса. Данное заключение готовиться в произвольной форме.

4.5.5. Проектный комитет принимает решение о приостановлении проекта на очередном заседании проектного комитета.

4.5.6. Возобновление проекта осуществляется по инициативе руководителя проекта по согласованию с проектным комитетом. При возобновлении проекта в него должны быть внесены изменения согласно пункту 4.4.5. настоящего Положения.

4.5.7. Выполняется завершение (исполнение или оформление отказа от исполнения) обязательств, возникших в ходе управления проектом, расформировывается рабочая группа проекта.