Приложение. Административный регламент предоставления Управлением ЗАГС Пензенской области государственной услуги по проставлению апостиля на официальных документах, выданных компетентными органами Пензенской области в подтверждение фактов государственной регистрации актов гражданского состояния или их отсутствия, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации

Приложение
к приказу
Управления записи актов
гражданского состояния
Пензенской области
от 21 декабря 2016 г. N 60

Административный регламент
предоставления Управлением ЗАГС Пензенской области государственной услуги по проставлению апостиля на официальных документах, выданных компетентными органами Пензенской области в подтверждение фактов государственной регистрации актов гражданского состояния или их отсутствия, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации

I. Общие положения

Предмет регулирования Административного регламента

1. Административный регламент предоставления Управлением ЗАГС Пензенской области (отделом учета, обработки и хранения документов (архив ЗАГС)) государственной услуги по проставлению апостиля на официальных документах, выданных компетентными органами Пензенской области в подтверждение фактов государственной регистрации актов гражданского состояния или их отсутствия (далее - Административный регламент), устанавливает стандарт и порядок предоставления Управлением ЗАГС Пензенской области (далее - Управление) в пределах установленных полномочий государственной услуги по проставлению апостиля на официальных документах, выданных компетентными органами Пензенской области в подтверждение фактов государственной регистрации актов гражданского состояния или их отсутствия, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации (далее - государственная услуга).

Круг заявителей

2. Заявителем является физическое или юридическое лицо, обратившееся в отдел обработки и хранения документов Управления ЗАГС Пензенской области (архив ЗАГС) (далее - Отдел) с запросом о предоставлении государственной услуги.

Требования к порядку информирования о предоставлении государственной услуги

3. Информация о порядке предоставления государственной услуги предоставляется:

- на информационных стендах Отдела;

- на официальном сайте Управления ЗАГС Пензенской области в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (uprzags.pnzreg.ru);

- на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций) (gosuslugi.ru);

- на региональном портале государственных и муниципальных услуг Пензенской области (uslugi.pnzreg.ru);

- посредством публикации в средствах массовой информации;

- с использованием средств телефонной связи;

- специалистами Отдела (далее - специалисты) при личном обращении граждан.

4. Информация по вопросам предоставления государственной услуги включает следующие сведения:

- почтовый адрес, адрес электронной почты, номера телефонов Управления и Отдела, электронный адрес официального сайта Управления;

- график (режим) работы Управления и Отдела;

- порядок получения консультаций по вопросам предоставления государственной услуги;

- наименование законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих вопросы предоставления государственной услуги, с указанием их реквизитов и источников официального опубликования;

- категории заявителей, которым предоставляется государственная услуга;

- результат предоставления государственной услуги;

- сроки предоставления государственной услуги;

- размеры государственной пошлины за предоставление государственной услуги;

- реквизиты для оплаты государственной пошлины;

- порядок и способы подачи заявления о предоставлении государственной услуги;

- перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги, и требования, предъявляемые к этим документам;

- перечень оснований для отказа в приёме документов, необходимых для предоставления государственной услуги;

- перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги;

- порядок информирования о ходе предоставления государственной услуги и о результатах предоставления государственной услуги;

- порядок досудебного (внесудебного) обжалования решений и действий (бездействия) специалистов Отдела;

- иная информация о порядке предоставления государственной услуги.

5. Сведения о местонахождении (адресе), режиме работы, контактных телефонах, адресах электронной почты Управления и Отдела приводятся в приложении N 1 Административного регламента и размещаются на официальном сайте Управления, Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций), региональном портале государственных и муниципальных услуг Пензенской области.

6. Сведения о местонахождении (адресе), графике работы, адресах электронной почты Управления и Отдела, о порядке предоставления государственной услуги также сообщаются по телефонам Управления и Отдела.

7. На официальном сайте Управления в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций), региональном портале государственных и муниципальных услуг Пензенской области, информационных стендах Отдела размещается текст Административного регламента с приложениями, в том числе блок-схема предоставления государственной услуги (Приложение N 2 к Административному регламенту).

8. Консультации по вопросам предоставления государственной услуги предоставляются специалистами Отдела на приеме по вопросу проставления апостиля и по телефонам.

9. При личном обращении заявителя в Отдел консультации предоставляются в часы приема заявителей; при обращении по телефонам - в рабочее время.

10. При ответах на телефонные и устные обращения специалисты подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ по телефону должен начинаться с информации о наименовании отдела, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.

11. При отсутствии у специалиста, принявшего звонок, возможности самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) другому специалисту. В случае невозможности перевода звонка или ответа другого специалиста обратившемуся гражданину должен быть дан номер телефона, по которому можно получить необходимую информацию.

12. Отдел осуществляет приём заявителей, обратившихся за предоставлением государственной услуги, в соответствии со следующим графиком:

Понедельник-пятница	с 8.00-18.00
Суббота	с 8.00-14.00
Воскресенье	выходной день

Праздничные дни, а также продолжительность рабочего времени в предпраздничные дни устанавливается в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

II. Стандарт предоставления государственной услуги

Наименование государственной услуги

13. Наименование государственной услуги - проставление апостиля на официальных документах, выданных компетентными органами Пензенской области в подтверждение фактов государственной регистрации актов гражданского состояния или их отсутствия, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации (далее - официальные документы).

Наименование органа, предоставляющего государственную услугу

14. Наименование органа, предоставляющего государственную услугу - Управление ЗАГС Пензенской области (отдел учета, обработки и хранения документов (архив ЗАГС)).

Результат предоставления государственной услуги

15. Результатом предоставления государственной услуги является проставление апостиля на официальных документах, выданных компетентными органами Пензенской области в подтверждение фактов государственной регистрации актов гражданского состояния или их отсутствия, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации.

16. Отказ в предоставлении государственной услуги по проставлению апостиля на официальных документах, выданных компетентными органами Пензенской области в подтверждение фактов государственной регистрации актов гражданского состояния или их отсутствия, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации.

17. Юридическим фактом завершения предоставления государственной услуги является выдача (отправка) заявителю официальных документов, выданных компетентными органами Пензенской области в подтверждение фактов государственной регистрации актов гражданского состояния или их отсутствия, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации, с проставленным апостилем.

Срок предоставления государственной услуги

18. Срок предоставления государственной услуги не может превышать пять рабочих дней со дня регистрации Отделом запроса заявителя о проставлении апостиля.

19. Срок предоставления государственной услуги может быть продлен Отделом до тридцати рабочих дней, в случае отсутствия у Отдела образца подписи, оттиска печати и информации о полномочиях должностного лица, подписавшего официальный документ.

20. Приостановление предоставления государственной услуги не предусмотрено.

Перечень нормативных правовых актов, регулирующих отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги

21. Предоставление государственной услуги осуществляется на основании:

- Конституции Российской Федерации ("Российская газета", 1993, 25 декабря);

- Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, подписанной в Гааге 05.10.1961 (далее - Конвенция) (Бюллетень международных договоров, 1993, N 6);

- Налогового кодекса Российской Федерации (глава 25.3) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 32, ст. 3340; 2004, N 45, ст. 4377; 2005, N 1, ст. 29, 30; N 30, ст. 3117; N 50, ст. 5246; N 52, ст. 5581; 2006, N 1, ст. 12; N 27, ст. 2881; N 31, ст. 3436; N 43, ст. 4412; 2007, N 1, ст. 7; N 31, ст. 4013; N 46, ст. 5553, 5554; N 49, ст. 6045, 6071; 2008, N 52, ст. 6218, 6219, 6227, 6236; 2009, N 1, ст. 19; N 29, ст. 3582, 3625, 3642; N 30, ст. 3735; N 52, ст. 6450; 2010, N 15, ст. 1737; N 18, ст. 2145; N 19, ст. 2291);

- Федерального закона от 15.11.1997 N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния" (с последующими изменениями) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 47, ст. 5340);

- Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (с последующими изменениями) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060; 2010, N 27, ст. 3410; N 31, ст. 4196);

- Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (с последующими изменениями) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 31, ст. 4179; 2011, N 15, ст. 2038; N 27, ст. 3873, ст. 3880; N 29, ст. 4291; N 30, ст. 4587; N 49, ст. 7061);

- Федерального закона от 28.11.2015 N 330-ФЗ "О проставлении апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации 2015 г. N 48 (часть I) ст. 6696);

- Федерального закона от 24.11.1995 N 181-ФЗ "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, N 48, ст. 4563; 2016, N 1, ст. 19);

- Закона СССР от 24.06.1991 N 2261-1 "О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан, лиц без гражданства из СССР за границу" (Ведомости Съезда народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, N 27, ст. 784);

- Постановления Верховного Совета СССР от 17.04.1991 N 2119-1 "О присоединении СССР к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов" (Ведомости Верховного Совета народных депутатов и Верховного Совета СССР, 1991, N 17, ст. 496);

- Постановления Правительства Российской Федерации от 06.07.1998 N 709 "О мерах по реализации Федерального закона "Об актах гражданского состояния" (с последующими изменениями) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 28, ст. 3359);

- Постановления Правительства Российской Федерации от 30.06.2016 N 155 "Об утверждении порядка заполнения бланков записей актов гражданского состояния и бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 08.08.2016 N 32);

- Постановления Правительства Российской Федерации от 30.05.2016 N 479 "О компетентных органах, уполномоченных на проставление апостиля в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 23 ст. 3326);

- Постановления Правительства Пензенской области от 03.02.2003 N 38-пП "О переименовании отдела ЗАГС Пензенской области" (с последующими изменениями) (газета "Пензенские губернские ведомости", от 23.02.2003, N 2);

- Постановления Правительства Пензенской области от 29.06.2011 N 410-пП "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг исполнительными органами государственной власти Пензенской области" (с последующими изменениями) (газета "Пензенские губернские ведомости", 09.07.2011, N 56);

- Постановления Правительства Пензенской области от 24.01.2012 N 30-пП "Об утверждении Реестра государственных услуг Пензенской области" (с последующими изменениями) (газета "Пензенские губернские ведомости", 31.01.2012, N 5);

- иных нормативных правовых актов, регламентирующих правоотношения в сфере проставления апостиля.

Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги, с разделением на документы и информацию, которые заявитель должен представить самостоятельно, и документы, которые заявитель вправе представить по собственной инициативе, так как они подлежат представлению в рамках межведомственного информационного взаимодействия

22. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги, которые заявитель должен представить самостоятельно:

- документ, удостоверяющий личность заявителя (при представлении официальных документов лично заявителем);

- письменный запрос о предоставлении государственной услуги (Приложение N 3 к Административному регламенту);

- официальный документ, выданный компетентными органами Пензенской области в подтверждение фактов государственной регистрации актов гражданского состояния или их отсутствия, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации.

В случае направления документов для предоставления государственной услуги почтовой связью или курьерской службой доставки, письменный запрос, содержащий просьбу о проставлении апостиля на официальном документе, должен содержать данные о заявителе, его почтовый адрес, контактный телефон, адрес органа ЗАГС по месту жительства, куда будут направлены официальные документы, описание представленных заявителем официальных документов, название государства предъявления официальных документов, личную подпись заявителя и дату составления заявления.

Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги, которые заявитель вправе представить по собственной инициативе, так как они подлежат представлению в рамках межведомственного информационного взаимодействия

23. Для предоставления государственной услуги Отделу необходим документ, подтверждающий факт уплаты заявителем государственной пошлины, взимаемой за предоставление услуги.

Информацию, подтверждающую уплату заявителем государственной пошлины, Отдел получает из Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Пензенской области на основании соответствующего запроса с использованием единой системы межведомственного электронного взаимодействия.

24. Заявитель вправе представить по собственной инициативе документ, подтверждающий уплату государственной пошлины за предоставление услуги. В этом случае запрос в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Пензенской области не направляется.

25. Необходимых и обязательных услуг для предоставления государственной услуги не имеется.

26. Запрещается требовать от заявителя:

- представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;

- представления документов и информации, которые находятся в распоряжении Управления, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги

27. Оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, не предусмотрено.

Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги

28. В предоставлении государственной услуги отказывается по следующим основаниям:

- официальный документ выдан компетентным органом другого субъекта Российской Федерации в подтверждение фактов государственной регистрации актов гражданского состояния или их отсутствия, или компетентным органом иностранного государства;

- не подтверждён факт оплаты государственной пошлины;

- лицо, подписавшее официальный документ, не обладает полномочием на его подписание;

- официальный документ содержит исправления, дополнения;

- на официальном документе отсутствуют подпись, расшифровка подписи лица, подписавшего официальный документ, и (или) оттиск печати органа, от которого исходит официальный документ;

- подпись лица, подписавшего официальный документ, и (или) оттиск печати на официальном документе не соответствуют имеющимся в Отделе образцам;

- подписи лиц и (или) оттиски печатей, содержащиеся на официальном документе, не являются отчётливыми и поддающимися сравнению с образцами, имеющимися в Отделе;

- поступление в Отдел документально подтверждённой информации о вступлении в законную силу решения суда об аннулировании записи акта гражданского состояния, о внесении изменения в запись акта гражданского состояния на основании заключения органа ЗАГС.

Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление государственной услуги

29. За проставление апостиля с заявителя взимается государственная пошлина в размере и порядке, которые установлены главой 25.3 Налогового кодекса Российской Федерации, а именно:

- в соответствии с подпунктом 48 пункта 1 статьи 333.33 Налогового кодекса Российской Федерации за проставление апостиля уплачивается государственная пошлина в размере 2500 рублей за каждый документ;

- на основании подпункта 5 пункта 1 статьи 333.18 Налогового кодекса Российской Федерации при обращении за проставлением апостиля плательщик уплачивает государственную пошлину до проставления апостиля.

Льготы для отдельных категорий физических лиц и организаций установлены статьей 333.35 Налогового кодекса Российской Федерации.

Иная плата за предоставление государственной услуги не взимается.

Максимальный срок ожидания в очереди при личном обращении заявителя в Отдел

30. Максимальный срок ожидания в очереди при личном обращении заявителя в Отдел не должен превышать 15 минут.

Срок и порядок регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги

31. Запрос заявителя о предоставлении государственной услуги в случае направления заявителем официальных документов посредством почтовой связи или курьерской службой доставки регистрируется Отделом в течение 3-х рабочих дней с момента его поступления в Отдел.

Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга, к месту ожидания и приема заявителей, размещению и оформлению визуальной и текстовой информации о порядке предоставления государственной услуги и обеспечению доступности для инвалидов

32. Помещения для предоставления государственной услуги размещаются на нижних этажах зданий, оборудованных отдельным входом, или в отдельно стоящих зданиях. Вход и выход оборудуется пандусом с расширенным проходом, позволяющим обеспечить беспрепятственный доступ инвалидов, включая инвалидов, использующих кресла-коляски.

В помещениях для предоставления государственной услуги на видном месте располагаются схемы размещения средств пожаротушения и путей эвакуации посетителей и специалистов Отдела. Вход и выход из помещения для предоставления государственной услуги оборудуются соответствующими указателями с автономными источниками бесперебойного питания.

Помещения, предназначенные для ожидания заявителей в очереди на представление или получение официальных документов, оборудуются информационными стендами, содержащими информацию, предусмотренную пунктом 4 Административного регламента.

33. На территории, прилегающей к зданию, где расположен Отдел, оборудуются места парковки автотранспортных средств. Количество парковочных мест определяется исходя из интенсивности и количества заявителей, обратившихся в Отдел за определенный период, с выделением не менее 10 процентов мест (но не менее одного места) для парковки специальных автотранспортных средств инвалидов (указанные места для парковки не должны занимать иные транспортные средства). Доступ заявителей к парковочным местам является бесплатным.

34. Предоставление государственной услуги осуществляется в отдельных специально оборудованных помещениях, обеспечивающих беспрепятственный доступ инвалидов (включая инвалидов, использующих кресла-коляски и собак-проводников). Специалисты Отдела, предоставляющие услуги, должны оказывать помощь инвалидам в преодолении барьеров, мешающих получению ими услуг наравне с другими лицами.

Прием получателей государственной услуги осуществляется в специально выделенных для этих целей помещениях и залах обслуживания (информационных залах) - местах предоставления государственной услуги.

Обеспечивается дублирование необходимой для инвалидов звуковой и зрительной информации, а также надписей и знаков и иной текстовой и графической информации знаками, выполненными рельефно-точечным шрифтом Брайля, допуск сурдопереводчика и тифлосурдопереводчика.

В случае невозможности полностью приспособить объект с учетом потребности инвалида ему обеспечивается доступ к месту предоставления государственной услуги либо, когда это возможно, ее предоставление по месту жительства инвалида или в дистанционном режиме.

35. Площадь мест ожидания зависит от количества заявителей, ежедневно обращающихся в Отдел за предоставлением государственной услуги.

36. Помещения для ожидания оборудуются стульями (кресельными секциями), столами (стойками) и реквизитами для оплаты государственной пошлины и канцелярскими принадлежностями. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании.

37. Помещения для приёма заявителей должны соответствовать комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям работы специалистов с заявителями, в том числе обеспечивать возможность реализации прав инвалидов на предоставление по их заявлению государственной услуги.

38. Рабочие места специалистов, осуществляющих приём заявителей, должны быть оборудованы персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим, копирующим устройствами, а также информационной табличкой с указанием фамилии, имени, отчества и должности специалиста, осуществляющего приём заявителей.

Показатели доступности и качества предоставления государственной услуги

39. Показателями доступности предоставления государственной услуги являются:

- наличие исчерпывающих сведений о месте, порядке и сроках предоставления государственной услуги на информационных стендах, информационных ресурсах Управления в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций), региональном портале государственных и муниципальных услуг Пензенской области;

- наличие необходимого и достаточного количества специалистов, а также помещений, в которых осуществляется предоставление государственной услуги, в целях соблюдения установленных Административным регламентом сроков предоставления государственной услуги;

- возможность направления документов для предоставления государственной услуги почтовой связью и курьерской службой доставки;

- возможность получения результата предоставления государственной услуги почтовой связью;

- возможность получения заявителем информации о ходе предоставления государственной услуги с использованием средств телефонной связи.

40. Качество предоставления государственной услуги характеризуется:

- наличием специалистов и уполномоченных должностных лиц с уровнем квалификации, необходимым для надлежащего исполнения административных процедур, предусмотренных Административным регламентом;

- отсутствием очередей при приеме и выдаче документов заявителям;

- отсутствием нарушений сроков предоставления государственной услуги;

- отсутствием жалоб на действия (бездействие) специалистов и уполномоченных должностных лиц;

- отсутствием жалоб на некорректное, невнимательное отношение специалистов и уполномоченных должностных лиц к заявителям.

Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления государственной услуги в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг и особенности предоставления государственной услуги в электронной форме

41. Предоставление государственной услуги специалистами МФЦ, а также в электронной форме не предусмотрено.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения

Перечень и последовательность административных процедур

42. Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- приём и регистрация официальных документов, поступивших в Отдел для предоставления государственной услуги;

- формирование и направление межведомственного запроса об оплате государственной пошлины за предоставление государственной услуги;

- рассмотрение официальных документов в целях установления наличия или отсутствия оснований в предоставлении государственной услуги;

- продление срока предоставления государственной услуги до тридцати рабочих дней, в случае отсутствия у Отдела образца подписи, оттиска печати и информации о полномочиях должностного лица, подписавшего официальный документ;

- проставление апостиля;

- выдача (отправка) официальных документов заявителю;

- отказ в предоставлении государственной услуги.

Приём и регистрация официальных документов, поступивших в Отдел для предоставления государственной услуги, или отказ в приёме официальных документов

43. Основанием для начала данной административной процедуры является поступление в Отдел официальных документов для предоставления государственной услуги.

44. Официальные документы представляются в Отдел заявителем лично либо направляются почтовой связью или курьерской службой доставки.

45. Датой поступления официальных документов является дата их регистрации в Отделе.

46. Приём и регистрацию официальных документов осуществляют специалисты, уполномоченные принимать и регистрировать документы.

Специалист, уполномоченный принимать и регистрировать документы, вносит в журнал учёта входящих документов для проставления апостиля (приложение N 4 к Административному регламенту) запись о приеме официальных документов, которая содержит:

порядковый номер записи;

дату приема официальных документов;

данные о заявителе (фамилию и инициалы физического лица, реквизиты документа, удостоверяющего личность, наименование юридического лица, контактный телефон);

наименование и реквизиты официальных документов;

наименование государства предъявления официальных документов;

фамилию и инициалы специалиста, принявшего официальные документы.

При поступлении официальных документов с письменным запросом заявителя о предоставлении государственной услуги почтовой связью или курьерской службой доставки специалист, уполномоченный принимать документы, делает отметку в графе 1 журнала о поступлении официальных документов почтовой связью. В графы 3, 4 и 5 журнала специалистом, уполномоченным принимать документы, вносятся сведения в соответствии с письменным запросом заявителя.

Журнал учёта входящих документов для проставления апостиля ведётся в бумажном или электронном виде.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 4 минуты на каждый из представленных официальных документов.

47. Специалист, уполномоченный принимать и регистрировать документы, оформляет расписку о приеме официальных документов (приложение N 5 к Административному регламенту), в которой указываются:

дата приема официальных документов;

данные заявителя (фамилия и инициалы физического лица, наименование юридического лица);

количество принятых официальных документов;

наименование государства предъявления официальных документов;

порядковый номер записи в журнале учета входящих документов для проставления апостиля;

дата выдачи официальных документов и график приема заявителей;

номер телефона, по которому заявитель в течение срока предоставления государственной услуги может получить информацию о ходе предоставления государственной услуги;

фамилия и инициалы специалиста, принявшего документы.

Специалист, уполномоченный принимать и регистрировать документы, ставит в расписке свою подпись.

Расписка о приеме официальных документов может быть заполнена в электронном виде (в том числе с использованием автоматизированных информационных систем), с одновременной распечаткой расписки для передачи ее заявителю.

Максимальный срок выполнения действия составляет 4 минуты.

48. Специалист, уполномоченный принимать и регистрировать документы, передает заявителю расписку.

49. После выполнения действий по приему и регистрации официальных документов, поступивших для предоставления государственной услуги, специалист, уполномоченный принимать и регистрировать документы, передает принятые официальные документы специалисту, уполномоченному на проставление апостиля.

50. Максимальный срок выполнения административного действия - в течение рабочего дня.

Формирование и направление межведомственного запроса для получения информации об оплате государственной пошлины за предоставление государственной услуги

51. Основанием для начала данной административной процедуры является получение официальных документов специалистом, уполномоченным на проставление апостиля.

52. Документ, подтверждающий факт оплаты заявителем государственной пошлины, находится в распоряжении Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Пензенской области.

53. Специалист, уполномоченный на проставление апостиля, после получения официальных документов формирует с использованием программно-технических средств запрос в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Пензенской области о предоставлении информации об оплате заявителем государственной пошлины за предоставление государственной услуги и направляет запрос адресату по каналам системы межведомственного электронного взаимодействия.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 15 минут.

54. Результатом выполнения административной процедуры является получение из Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Пензенской области запрашиваемой информации.

Рассмотрение официальных документов в целях установления наличия или отсутствия оснований для отказа в предоставлении государственной услуги

55. Основанием для начала данной административной процедуры является поступление официальных документов к специалисту, уполномоченному на проставление апостиля.

56. Специалист, уполномоченный на проставление апостиля, после поступления к нему официальных документов устанавливает наличие или отсутствие оснований для отказа в предоставлении государственной услуги, предусмотренных пунктом 28 Административного регламента.

Максимальный срок выполнения административного действия 20 минут на каждый документ.

57. При отсутствии в Отделе образцов подписи лица, подписавшего официальный документ, и (или) оттиска печати органа ЗАГС, от которого исходит официальный документ, срок предоставления государственной услуги может быть продлен Отделом до тридцати рабочих дней.

Специалист, уполномоченный на проставление апостиля, оформляет запрос на получение образца подписи и подтверждения полномочий на право подписи лица, подписавшего представленный официальный документ, и (или) образца оттиска печати органа ЗАГС, от которого исходит официальный документ,

В запросе также указывается, что в случае невозможности предоставления образца подписи лица, подписавшего официальный документ, и (или) оттиска печати органа ЗАГС, от которого исходит официальный документ, в ответе на запрос должна содержаться информация о подтверждении или не подтверждении факта регистрации акта гражданского состояния и выдачи документа соответствующим органом ЗАГС. При этом, в запросе указывается наименование официальных документов, представленных заявителем, их реквизиты, фамилия и инициалы лица, в отношении которого оформлены документы.

Максимальный срок выполнения административного действия 30 минут.

58. Специалист, уполномоченный на проставление апостиля, передает оформленный запрос на подпись начальнику Отдела.

Максимальный срок выполнения административного действия не должен превышать одного рабочего дня.

59. Начальник отдела подписывает запрос на получение образца подписи и подтверждение полномочий на право подписи лица, подписавшего представленный официальный документ, и (или) образца оттиска печати органа ЗАГС, от которого исходит официальный документ, и передаёт специалисту, уполномоченному на проставление апостиля.

60. Специалист, уполномоченный на проставление апостиля, передает запрос специалисту, осуществляющему регистрацию исходящей корреспонденции, для отправки по назначению.

Максимальный срок выполнения административного действия - в течение рабочего дня.

61. Специалист, уполномоченный на проставление апостиля, информирует заявителя о направлении запроса и о сроке предоставления государственной услуги, на личном приёме или по телефону при обращении заявителя за информацией о ходе предоставления государственной услуги.

62. При получении образцов подписи лица, подписавшего официальный документ, и (или) оттиска печати органа ЗАГС, от которого исходит официальный документ, подтверждения полномочий лица на право подписи официального документа или подтверждения факта совершения документа специалист, уполномоченный на проставление апостиля, осуществляет действия, предусмотренные пунктом 63 Административного регламента, в день получения ответа органа ЗАГС, которому был отправлен запрос.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 20 минут.

63. Полученные образцы подписи лица, подписавшего официальный документ, и (или) оттиска печати органа ЗАГС, от которого исходит официальный документ, а также подтверждение полномочий лица на право подписи официального документа или подтверждение факта совершения документа помещаются специалистом, уполномоченным на проставление апостиля, в дело с имеющимися образцами подписей и оттисков печатей.

64. После выполнения административных действий, предусмотренных пунктом 63 Административного регламента, специалист, уполномоченный на проставление апостиля, принимает решение о начале административной процедуры по предоставлению государственной услуги либо об отказе в предоставлении государственной услуги.

65. Решение о начале административной процедуры по предоставлению государственной услуги либо об отказе в предоставлении государственной услуги принимается в течение 10 минут.

Проставление апостиля

66. Основанием для начала данной административной процедуры является установление специалистом, уполномоченным на проставление апостиля, отсутствия оснований для отказа в предоставлении государственной услуги.

67. Специалист, уполномоченный на проставление апостиля, приступает к проставлению штампа "Апостиль".

68. Форма апостиля должна соответствовать образцу, содержащемуся в приложении Конвенции.

69. Апостиль удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее официальный документ, и в надлежащем случае - подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ.

70. Апостиль проставляется на самом официальном документе или на отдельном листе, скрепляемом с официальным документом.

71. Апостиль составляется на русском языке. Заголовок апостиля должен быть дан на французском языке: "Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)".

72. Проставление апостиля на самом официальном документе осуществляется путем проставления специального оттиска штампа "Апостиль" с его последующим заполнением.

Оттиск штампа "Апостиль" проставляется в конце текста официального документа на свободном от него месте, либо на оборотной стороне официального документа, либо на отдельном листе, скрепляемом с официальным документом.

В случае проставления апостиля на отдельном листе листы официального документа и лист с апостилем прошиваются нитью любого цвета либо тонким шнуром (лентой).

Последний лист официального документа в месте, где он прошит, заклеивается плотной бумажной "звёздочкой", на которой проставляется оттиск печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовая печать). Сведения о количестве прошитых, пронумерованных и скрепленных гербовой печатью листов заверяются подписью лица, уполномоченного на подписание апостиля с указанием его фамилии, инициалов и должности.

73. Апостиль может быть подготовлен методом компьютерного набора. Для подготовки апостиля также допускается использование информационных автоматизированных систем.

74. Текст в апостиле должен быть напечатан или чётко написан от руки, подчистки не допускаются, приписки, зачёркнутые слова и иные исправления оговариваются лицом, его подписавшим, и подтверждаются его подписью и оттиском гербовой печати.

75. Проставление апостиля методом ксерокопирования или иным, отличным от предусмотренного Административным регламентом способом, не допускается.

76. Штамп "Апостиль" заполняется специалистом, уполномоченным на проставление апостиля, в следующем порядке:

- в пункте 1 апостиля - Российская Федерация;

- в пункте 2 апостиля - фамилия в творительном падеже и инициалы лица, подписавшего официальный документ, представленный для проставления апостиля;

- в пункте 3 апостиля - должность лица, подписавшего официальный документ;

- в пункте 4 апостиля - официальное наименование органа, удостоверившего документ оттиском печати;

- в пункте 5 апостиля в предложном падеже указывается город, в котором проставляется апостиль;

- в пункте 6 апостиля - дата его проставления;

- в пункте 7 апостиля - наименование удостоверяющего органа;

- в пункте 8 апостиля указывается его номер, соответствующий порядковому номеру записи в журнале регистрации апостиля;

- в пункте 9 апостиля проставляется гербовая печать;

- в пункте 10 апостиля ставится подпись должностного лица, удостоверившего документ.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 20 минут на каждый документ.

77. Оттиск гербовой печати, проставляемой на месте бумажной "звёздочки", должен располагаться равномерно на "звёздочке" и на листе.

При проставлении в пункте 9 апостиля оттиска гербовой печати допускается выступ оттиска за рамки апостиля.

78. После завершения административной процедуры проставления апостиля специалист, уполномоченный на проставление апостиля, вносит в журнал регистрации апостиля (Приложение N 6 к Административному регламенту) запись, в которой указываются:

- порядковый номер записи (строка 8 апостиля);

- дата проставления апостиля (строка 6 апостиля);

- наименование официального документа, на котором проставляется апостиль, его реквизиты (серия, номер, наименование органа, выдавшего документ, и дата выдачи документа);

- фамилия, инициалы и должность лица, подписавшего официальный документ (строки 2 и 3 апостиля соответственно);

- фамилия, инициалы и должность лица, подписавшего апостиль (строка 7 апостиля);

- фамилия, инициалы заявителя и данные документа, удостоверяющего его личность;

- страна предъявления официального документа с апостилем (указывается согласно запросу);

- дата и сумма платежа государственной пошлины за проставление апостиля.

Если заявитель освобожден от уплаты государственной пошлины, в графе журнала регистрации апостиля, в которую вносятся сведения об уплате государственной пошлины, указывается основание освобождения заявителя от уплаты государственной пошлины.

Журнал учёта регистрации апостиля ведётся в бумажном или электронном виде.

Максимальный срок выполнения действия составляет 5 минут.

79. После выполнения действий, предусмотренных пунктом 78 Административного регламента, специалист, уполномоченный на проставление апостиля, передает документы специалисту, уполномоченному выдавать документы.

Выдача или отправка официальных документов заявителю

80. Основанием для начала данной административной процедуры является поступление официальных документов с проставленным апостилем специалисту, уполномоченному выдавать документы.

81. Специалист, уполномоченный выдавать документы, знакомит заявителя с перечнем выдаваемых официальных документов. Заявитель расписывается в получении документов в соответствующей графе журнала регистрации апостиля.

При ведении в электронном виде журнала регистрации апостиля специалист, уполномоченный выдавать документы, распечатывает строку журнала, соответствующую записи о приёме документов заявителя, для проставления заявителем даты и подписи.

Максимальный срок выполнения административного действия - 5 минут.

82. В случае поступления официальных документов и запроса о предоставлении государственной услуги почтовой связью или курьерской службой доставки специалист, уполномоченный на проставление апостиля, готовит проект письма об отправке официальных документов и передаёт проект письма с приложением официальных документов на подпись начальнику Отдела.

83. Начальник Отдела подписывает письмо и передаёт специалисту, осуществляющему регистрацию исходящей корреспонденции, для отправки заявителю.

84. Специалист, осуществляющий регистрацию исходящей корреспонденции, регистрирует в журнале исходящей корреспонденции письмо и готовит его к отправке с приложением официальных документов.

Максимальный срок выполнения административного действия - в течение рабочего дня.

Отказ в предоставлении государственной услуги

85. Основанием для начала данной административной процедуры является установление специалистом, уполномоченным на проставление апостиля, наличия оснований для отказа в предоставлении государственной услуги, предусмотренных пунктом 28 Административного регламента.

86. Специалист, уполномоченный на проставление апостиля, сообщает начальнику Отдела об установленных основаниях для отказа в предоставлении государственной услуги.

87. Начальник Отдела рассматривает основания для отказа в предоставлении государственной услуги, установленные специалистом, уполномоченным на проставление апостиля.

Максимальный срок выполнения административной процедуры - в течение рабочего дня.

88. В случае принятия начальником Отдела решения об отказе в предоставлении государственной услуги специалист, уполномоченный на проставление апостиля, сообщает заявителю об установленных основаниях для отказа в предоставлении государственной услуги на личном приёме или при обращении заявителя по телефону за информацией о ходе предоставления государственной услуги.

89. В зависимости от требования заявителя, отказ в предоставлении государственной услуги осуществляется в устной либо в письменной форме.

90. При возврате официальных документов заявителю на личном приёме специалист, уполномоченный на проставление апостиля, в устной форме разъясняет заявителю установленные основания для отказа в предоставлении государственной услуги и порядок обжалования принятого решения об отказе, возвращает заявителю представленные документы.

91. По письменному требованию заявителя, получающего официальные документы на личном приёме, специалист, уполномоченный на проставление апостиля, готовит проект письма заявителю об отказе в предоставлении государственной услуги.

В проекте письма специалист, уполномоченный на проставление апостиля, излагает установленные основания для отказа в предоставлении государственной услуги, а также информирует заявителя о порядке обжалования принятого решения об отказе в предоставлении государственной услуги.

92. Специалист, уполномоченный на проставление апостиля, передает проект письма с приложением официальных документов на подпись начальнику Отдела.

93. Начальник Отдела подписывает письмо об отказе в предоставлении государственной услуги и передает специалисту, уполномоченному выдавать документы.

Максимальный срок выполнения административного действия - в течение рабочего дня.

94. По требованию заявителя специалист, уполномоченный выдавать документы, выдаёт письмо об отказе в предоставлении государственной услуги с приложением представленных официальных документов заявителю на руки или передаёт специалисту, осуществляющему регистрацию исходящей корреспонденции, для отправки заявителю.

95. В случае поступления официальных документов для предоставления государственной услуги почтовой связью или курьерской службой доставки и принятия решения об отказе в предоставлении государственной услуги, специалист, уполномоченный на проставление апостиля, передаёт подписанное начальником отдела письмо об отказе в предоставлении государственной услуги и официальные документы специалисту, осуществляющему регистрацию исходящей корреспонденции, для отправки заявителю.

Максимальный срок выполнения административного действия - в течение рабочего дня.

IV. Порядок и формы контроля за предоставлением государственной услуги

Порядок осуществления текущего контроля соблюдения и исполнения ответственными должностными лицами положений Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также принятия ими решений

96. Текущий контроль соблюдения и исполнения должностными лицами Отдела, предоставляющего государственную услугу, положений Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также принятием решений должностными лицами при предоставлении государственной услуги осуществляет начальник Управления и начальник Отдела, предоставляющего государственную услугу.

97. Для текущего контроля используется устная и письменная информация должностных лиц, осуществляющих предоставление государственной услуги.

98. О случаях и причинах нарушения сроков, последовательности и содержания административных процедур (действий) должностные лица, уполномоченные на проставление апостиля, немедленно информируют начальника Управления, а также предпринимают срочные меры по устранению нарушений.

99. Контроль полноты и качества предоставления государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Управления.

100. За нарушение положений Административного регламента и иных нормативных правовых актов при предоставлении государственной услуги государственные служащие и иные должностные лица несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Требования к порядку и формам контроля предоставления государственной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций

101. Порядок и формы контроля за предоставлением государственной услуги должны отвечать требованиям непрерывности и действенности (эффективности).

102. Контроль может также осуществляться путём направления замечаний и предложений по улучшению качества предоставления государственной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего государственную услугу, а также должностных лиц, государственных служащих

103. Заявитель вправе подать жалобу на решение и (или) действие (бездействие), принятые и осуществляемые в ходе предоставления государственной услуги.

104. Предметом жалобы могут являться нарушение прав и законных интересов заявителей, противоправные решения, действия (бездействие) должностных лиц, Управления, нарушение положений настоящего регламента, некорректное поведение или нарушение служебной этики в ходе предоставления государственной услуги.

105. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

- нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги;

- нарушение срока предоставления государственной услуги;

- требование у заявителя документов, непредусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Пензенской области, для предоставления государственной услуги;

- отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Пензенской области, для предоставления государственной услуги, у заявителя;

- отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Пензенской области;

- за требование с заявителя при предоставлении государственной услуги платы;

- отказ Управления, должностного лица Управления, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

106. Заявитель может обжаловать решения, действия (бездействие):

- заместителя начальника Управления - начальнику Управления;

- начальников отделов Управления - заместителю начальника Управления или начальнику Управления;

- должностных лиц Отдела - заместителю начальника Управления или начальнику Управления.

- начальника Управления - в Правительство Пензенской области и рассматривается Губернатором, Вице-губернатором, Председателем Правительства, первым заместителем Председателя Правительства, заместителями Председателя Правительства Пензенской области в соответствии с распределением обязанностей с учетом требований, установленных действующим законодательством.

107. Жалоба подается в Управление в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в Управление.

Жалоба может быть направлена по почте, через многофункциональный центр, с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", официального сайта Управления, Регионального портала государственных и муниципальных услуг Пензенской области, а также может быть принята при личном приеме заявителя, федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)".

108. Жалоба должна содержать:

наименование органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) Управления, должностного лица Управления, либо государственного служащего;

доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) Управления, должностного лица Управления, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

109. Жалоба, поступившая в Управление, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа Управления, должностного лица Управления, предоставляющего государственную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

110. Основания для приостановления рассмотрения жалобы, указанной в настоящем разделе, отсутствуют.

111. По результатам рассмотрения жалобы Управление принимает одно из следующих решений:

1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных Управлением опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Пензенской области, а также в иных формах;

2) отказывает в удовлетворении жалобы.

112. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

113. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

114. Заявитель имеет право обжаловать решение по жалобе или действие (бездействие) в связи с рассмотрением жалобы в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.

115. Заявитель имеет право на получение исчерпывающей информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.

116. Информирование заявителей о порядке подачи и рассмотрения жалобы обеспечивается посредством размещения информации на информационном стенде в местах предоставления государственной услуги, на официальном сайте Управления, на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций), региональном портале государственных и муниципальных услуг Пензенской области в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".