Приложение N 2. Функциональная структура системы управления проектной деятельностью города Заречного Пензенской области

Приложение N 2
к постановлению
Администрации города Заречного
Пензенской области
от 29.08.2017 N 2219

Функциональная структура системы управления проектной деятельностью города Заречного Пензенской области

1. Постоянные органы управления проектной деятельностью

1.1. Проектный комитет

1.1.1. Проектный комитет:

а) координирует подготовку предложений по параметрам и приоритетам для формирования портфеля приоритетных проектов (программ);

б) формирует портфель приоритетных проектов (программ) и осуществляет оценку их реализации;

в) рассматривает поступившие в установленном порядке проектные (программные) предложения на очередном заседании;

г) одобряет, отклоняет, либо отправляет на доработку проект паспорта приоритетного проекта (программы);

д) утверждает сводный план проекта (программы) и вносит в него изменения, а также принимает решения о прохождении контрольных точек и этапов, контролируемых на уровне экспертного совета;

е) утверждает паспорта проектов, входящих в состав приоритетной программы, принимает решение о начале их реализации, утверждает значимые промежуточные результаты, прохождение ключевых контрольных точек и этапов (при их выделении для контроля на уровне экспертного совета), принимает решение о завершении (в том числе досрочном) проекта в составе приоритетной программы, а также о внесении изменений, требующих корректировки паспорта проекта, входящего в состав приоритетной программы;

ж) рассматривает информацию о ходе реализации приоритетного проекта (программы) и координирует в соответствующей сфере деятельность исполнительных органов местного самоуправления города Заречного Пензенской области и участников проекта (программы);

з) запрашивает в городском проектном офисе, у органов местного самоуправления города Заречного Пензенской области и организаций материалы и информацию по вопросам реализации приоритетного проекта (программы);

и) заслушивает руководителя городского проектного офиса по вопросам реализации приоритетного проекта (программы);

к) заслушивает представителей органов местного самоуправления города Заречного Пензенской области, организаций, гражданского и предпринимательского сообщества по вопросам реализации приоритетного проекта (программы);

л) принимает решения по проектам муниципальных правовых актов города Заречного Пензенской области, подготовленным по вопросам реализации приоритетного проекта (программы);

м) одобряет отчеты о реализации проекта (программы);

н) устанавливает цели и показатели деятельности руководителей проекта (программы), оценивает эффективность и результативность их деятельности;

о) формирует портфель приоритетных проектов (программ) и осуществляет оценку их реализации;

п) утверждает паспорта приоритетных проектов (программ), а также принимает решения о внесении изменений в паспорта приоритетных проектов (программ);

р) принимает решение о начале реализации приоритетного проекта (программы), об утверждении его значимых результатов, о прохождении ключевых контрольных точек и этапов приоритетного проекта (программы), завершении (в том числе досрочном) либо приостановлении приоритетного проекта (программы);

с) назначает кураторов, руководителей и функциональных заказчиков приоритетных проектов (программ);

т) рассматривает информацию о ходе реализации приоритетных проектов (программ) и одобряет отчеты о ходе их реализации;

у) координирует деятельность исполнительных органов местного самоуправления города Заречного Пензенской области и организаций по вопросам, отнесенным к компетенции Проектного комитета;

ф) принимает решение о реализации проекта (программы) в режиме эксперимента в целях последующего инициирования проекта (программы);

х) координирует развитие и применение системы стимулирования муниципальных служащих города Заречного Пензенской области, участвующих в проектной деятельности;

ц) определяет случаи и порядок осуществления в отношении приоритетных проектов (программ) внешнего управления (в том числе городским проектным офисом);

ч) рассматривает вопросы внедрения передовых методов проектного управления и соответствующих информационных технологий обеспечения проектной деятельности в органах местного самоуправления города Заречного Пензенской области;

ш) осуществляет иные функции, возложенные на Проектный комитет в соответствии с муниципальными правовыми актами города Заречного Пензенской области.

1.1.1.1. Руководителем Проектного комитета является Глава города Заречного Пензенской области.

1.1.1.2. Проектный комитет формируется Главой города Заречного Пензенской области на постоянной основе для реализации всех приоритетных проектов (программ).

1.1.1.3. Подготовку и организацию проведения заседаний Проектного комитета осуществляет ответственный секретарь Проектного комитета.

1.1.1.4. Решение о проведении заседания Проектного комитета принимается его руководителем.

Заседание Проектного комитета считается правомочным, если на нем присутствуют более половины его членов.

Члены Проектного комитета участвуют в заседаниях лично. В случае невозможности присутствия члена Проектного комитета на заседании он имеет право заблаговременно представить ответственному секретарю Проектного комитета свое мнение по рассматриваемым вопросам в письменной форме.

1.1.1.5. Решения Проектного комитета принимаются простым большинством голосов его членов, присутствующих на заседании. В случае равенства голосов решающим является голос председательствующего на заседании Проектного комитета.

1.1.1.6. Принимаемые на заседаниях Проектного комитета решения оформляются протоколом, который подписывается председательствующим на заседании Проектного комитета.

Протоколы заседаний Проектного комитета рассылаются членам Проектного комитета, а также органам, организациям, должностным и иным лицам по списку в течение 2 календарных дней после их подписания (утверждения).

Проектный комитет может принимать решения путем письменного опроса его членов.

1.1.1.7. Решение Проектного комитета вступает в силу по истечении 3 календарных дней с даты подписания (утверждения) протокола заседания Проектного комитета приоритетного проекта (программ).

1.1.1.8. Решения Проектного комитета являются обязательными для реализации исполнительными органами местного самоуправления города Заречного Пензенской области.

1.2. Городской проектный офис

1.2.1. Городской проектный офис:

а) обеспечивает формирование и ведение портфеля приоритетных проектов (программ), а также представляет в Проектный комитет отчеты о ходе реализации портфеля приоритетных проектов (программ);

б) готовит свои предложения по параметрам и приоритетам для формирования портфеля приоритетных проектов (программ);

в) согласовывает проектные предложения, паспорта, а также сводные планы приоритетных проектов (программ), рассматривает вопросы соответствия представленных документов Положению организации проектной деятельности в городе Заречном Пензенской области;

г) готовит проектные предложения и проекты паспортов приоритетных проектов (программ), по проектам (программа), которые сам инициирует;

д) согласовывает кандидатуры руководителей и администраторов приоритетных проектов (программ), а также рассматривает вопросы соответствия указанных кандидатур квалификационным требованиям в сфере проектного управления;

е) представляет на утверждение руководителю Проектного комитета кандидатуры кураторов и руководителей ведомственных проектов (программ);

ж) осуществляет по решению куратора приоритетного проекта (программы) или направления функции администратора приоритетного проекта (программы), функциональным заказчиком которых он является;

з) обеспечивает во взаимодействии с заинтересованными органами власти и иными организациями мониторинг приоритетных проектов (программ) и анализ их рисков, оценку и иные контрольные мероприятия в отношении приоритетных проектов (программ) и итогов их реализации, инициирует рассмотрение вопросов, требующих решения органами управления приоритетными проектами (программами), а также подготавливает соответствующие рекомендации и предложения в части организации реализации приоритетных проектов (программ) исполнительным органам местного самоуправления города Заречного Пензенской области и участникам приоритетных проектов (программ);

и) обеспечивает деятельность Проектного комитета;

к) участвует в работе ведомственных координационных органов приоритетных проектов (программ);

л) обеспечивает методическое сопровождение проектной деятельности в исполнительных органах местного самоуправления города Заречного Пензенской области и участниках приоритетных проектов (программ), осуществляет подготовку методических рекомендаций по организации проектной деятельности, а также координирует деятельность по их применению;

м) согласовывает проекты муниципальных правовых актов города Заречного Пензенской области, регламентирующих организацию проектной деятельности;

н) координирует внедрение передовых методов проектного управления и соответствующих информационных технологий обеспечения проектной деятельности в исполнительных органах местного самоуправления города Заречного Пензенской области, а также внедрение и развитие системы стимулирования муниципальных служащих города Заречного Пензенской области, участвующих в проектной деятельности;

о) координирует работу по накоплению опыта и развитию профессиональной компетентности муниципальных служащих города Заречного Пензенской области в сфере проектной деятельности, а также ведение соответствующего резерва профессиональных кадров;

п) осуществляет мониторинг внедрения и функционирования системы управления проектной деятельностью в исполнительных органах местного самоуправления города Заречного Пензенской области, включая достижение соответствующих показателей деятельности городским проектным офисом и исполнительными органами местного самоуправления города Заречного Пензенской области, а также представляет соответствующие отчеты и предложения;

р) запрашивает у исполнительных органах местного самоуправления города Заречного Пензенской области и организаций материалы и информацию по вопросам реализации приоритетных проектов (программ);

с) выполняет иные функции, предусмотренные муниципальными правовыми актами города Заречного Пензенской области.

2. Временные органы управления проектной деятельностью

2.1. Куратор

2.1.1. Куратор:

а) оказывает всестороннее содействие успешной реализации приоритетного проекта (программы) (в том числе через личную вовлеченность в проект (программу);

б) согласовывает общие подходы к реализации приоритетного проекта (программы);

в) согласовывает кандидатуру руководителя проекта (программы);

г) назначает администратора проекта (программы) и руководителей рабочих органов, определяет эксперта или формирует экспертную группу проекта (программы);

д) выполняет иные функции, предусмотренные муниципальными правовыми актами города Заречного Пензенской области.

2.1.2. Куратор приоритетного проекта (программы) назначается руководителем Проектного комитета из числа заместителей Главы Администрации города Заречного Пензенской области.

2.1.3. Куратор может назначаться по одному или нескольким приоритетным проектам (программам) либо по всем приоритетным проектам (программам) в рамках соответствующего направления.

2.1.4. Куратор приоритетного проекта (программы) инициирует согласование и утверждение проектов муниципальных правовых актов города Заречного Пензенской области.

2.1.5. Функции куратора проекта в составе приоритетной программы могут быть возложены на руководителя приоритетной программы, кроме функций куратора приоритетного проекта (программы) по инициированию согласования и утверждения проектов муниципальных правовых актов города Заречного Пензенской области.

2.2. Функциональный заказчик проекта (программы)

2.2.1. Функциональный заказчик проекта (программы):

а) определяет основные требования в отношении результатов проекта (программы), согласовывает результаты и ключевые показатели эффективности проекта (программы);

б) обеспечивает приемку промежуточных и окончательных результатов проекта (программы) и представляет их в городской проектный офис для дальнейшего утверждения на Проектном комитете;

в) принимает участие в работе городского проектного офиса;

г) участвует в проведении мониторинга реализации приоритетных проектов (программ), а также в проведении оценки и иных контрольных мероприятий по проекту (программе);

д) выполняет иные функции, предусмотренные муниципальными правовыми актами города Заречного Пензенской области.

2.2.2. Функциональный заказчик приоритетного проекта (программы) назначается Проектным комитетом из числа исполнительных органов местного самоуправления города Заречного Пензенской области, в наибольшей степени заинтересованных в результатах проекта (программы). Функции функционального заказчика приоритетного проекта (программы) могут быть возложены на городской проектный офис.

Функциональный заказчик проекта (программы) указывается в паспорте проекта (программы).

2.3. Руководитель проекта (программы)

2.3.1. Руководитель проекта (программы):

а) осуществляет оперативное управление реализацией проекта (программы), обеспечивая достижение целей, показателей, промежуточных, непосредственных и долгосрочных результатов и выгод проекта (программы) в рамках выделенного бюджета, в соответствии со сроками осуществления проекта (программы) и с заданными требованиями к качеству;

б) руководит рабочими органами проекта (программы) и организует их работу, включая работу подгрупп и иных рабочих органов проекта (программы);

в) обеспечивает разработку, исполнение и своевременную актуализацию сводного плана проекта (программы), а также формирование на его основе рабочего плана проекта (программы);

г) обеспечивает формирование и актуализацию документов и данных, касающихся проекта (программы), в автоматизированной информационной системе проектной деятельности в процессе ее внедрения;

д) обеспечивает представление отчетности и организацию внутреннего мониторинга проекта (программы);

е) согласует кандидатуры руководителей входящих в программу проектов, а также руководителей рабочих органов проекта (программы);

ж) выполняет иные функции, предусмотренные муниципальными правовыми актами города Заречного Пензенской области, а также принимаемыми в соответствии с ними решениями Проектного комитета и городского проектного офиса.

2.3.2. Руководитель программы может выступать в качестве функционального заказчика в отношении входящих в программу проектов.

2.4. Администратор проекта (программы)

2.4.1. Администратор проекта (программы):

а) осуществляет организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя проекта (программы) и рабочих органов проекта (программы);

б) обеспечивает ведение мониторинга реализации приоритетных проектов (программ) и формирование отчетности по проекту (программе);

в) обеспечивает учет методических рекомендаций по организации проектной деятельности и требований в отношении применения автоматизированной информационной системы проектной деятельности;

г) выполняет иные функции, предусмотренные муниципальными правовыми актами города Заречного Пензенской области, а также принимаемыми в соответствии с ними решениями Проектного комитета, городского проектного офиса и руководителя проекта (программы).

2.4.2. Функции администратора на время реализации приоритетного проекта могут возлагаться на городской проектный офис, иную организацию, на соответствующий рабочий орган приоритетного проекта (программы) или на одного из участников приоритетного проекта (программы).

2.5. Рабочие органы проекта (программы)

2.5.1. Рабочие органы проекта (программы) и его участники обеспечивают выполнение работ по проекту (программе) в соответствии с планами и иными документами проекта (программы), указаниями руководителя проекта (программы) и руководителей соответствующих рабочих органов проекта (программы).

2.5.2. Решение о привлечении работника структурного подразделения Администрации города Заречного Пензенской области, иного органа местного самоуправления города Заречного Пензенской области или иной организации в проект (программу) в качестве участника принимается совместно руководителем проекта (программы) и руководителем структурного подразделения Администрации города Заречного Пензенской области, иного органа местного самоуправления города Заречного Пензенской области или иной организации, который является непосредственным руководителем привлекаемого в проект (программу) работника.

2.5.3. Руководители структурных подразделений Администрации города Заречного Пензенской области, иных органов местного самоуправления города Заречного Пензенской области несут персональную ответственность за создание благоприятных условий для эффективной проектной деятельности работников и в случае необходимости принимают решение о перераспределении должностной и проектной нагрузки с целью обеспечения эффективного исполнения проектов (программ).

В случае конфликта между должностной и проектной нагрузкой работников приоритет имеют проектные задачи.

В случае конфликта между проектной нагрузкой работников по приоритетному проекту (программе) и ведомственному проекту (программе) приоритет имеют задачи по приоритетному проекту (программе).

3. Обеспечивающие и вспомогательные органы управления проектной деятельностью

3.1. Экспертный совет

3.1.1. Экспертный совет:

а) участвует в определении основных требований к результатам приоритетного проекта (программы), качественных результатов и ключевых показателей эффективности;

б) направляет Проектному комитету заключение на паспорт приоритетного проекта (программы);

в) участвует в приемке промежуточных и окончательных результатов проекта (программы) и направляет соответствующие заключения Проектному комитету;

г) участвует в организации мониторинга, оценки и иных контрольных мероприятий по проекту (программе);

д) разрабатывает и направляет Проектному комитету и руководителю проекта (программы) рекомендации и предложения по увеличению выгод от проекта (программы), в том числе с учетом открывшихся по ходу проекта (программы) возможностей, а также рекомендации по управлению рисками.

3.1.2. Экспертный совет приоритетного проекта (программы) формируется с привлечением представителей общественных и деловых объединений, иных организаций и групп граждан, непосредственно заинтересованных в результатах приоритетных проектов (программ) и утверждается Главой города Заречного Пензенской области.

3.1.3. Экспертный совет может формироваться как по отдельному приоритетному проекту (программе), так и по нескольким приоритетным проектам (программам), а также в целом по направлению или всей проектной деятельности в городе Заречном Пензенской области.

3.2. Эксперт и экспертная группа

3.2.1. Эксперт определяется, а экспертная группа приоритетного проекта (программы) формируется в целях внешнего экспертного сопровождения реализации приоритетного проекта (программы).

Эксперт, экспертная группа проекта (программы) оказывает содействие руководителю проекта (программы) в разработке наиболее эффективных путей достижения целей и результатов проекта (программы), мер реагирования на риски и открывшиеся возможности в разрешении сложных вопросов в содержательной части проекта (программы).

Эксперт, экспертная группа проекта (программы) готовит заключения о сводном плане проекта (программы), а также представляет Проектному комитету и руководителю проекта (программы) предложения по совершенствованию содержательных и технологических решений, а также иные предложения по эффективной реализации проекта (программы).

3.3. Центр компетенций проектного управления

3.3.1. Центр компетенций проектного управления:

а) осуществляет накопление и систематизацию опыта проектного управления в органах государственной власти Российской Федерации, Пензенской области, органах местного самоуправления города Заречного Пензенской области, иных организациях и за рубежом, осуществляет разработку типовых форм, планов, шаблонов, проектов, иных документов и соответствующих рекомендаций по их применению;

б) ведет реестр документации по проектному управлению по ранее реализованным приоритетным и ведомственным проектам (программам);

в) обеспечивает системное развитие проектной методологии, участвует в подготовке проектов муниципальных правовых актов города Заречного Пензенской области в целях совершенствования проектного управления;

г) осуществляет подготовку рекомендаций по подготовке кадров в сфере проектного управления для целей участия в приоритетных проектах (программах);

д) оказывает содействие в организации мониторинга проектов (программ), проведении оценки и иных контрольных мероприятий, разработке рекомендаций по их итогам;

е) обеспечивает консультационную поддержку при разрешении сложных ситуаций в управлении проектами (программами);

ж) оказывает экспертную и консультационную поддержку внедрению и развитию систем управления проектной деятельностью в исполнительных органах местного самоуправления города Заречного Пензенской области.

з) в соответствии с законодательством Российской Федерации ведет научную, экспертную и образовательную деятельность по развитию управления проектами (программами), в том числе в сфере совершенствования государственного управления.

3.3.2. Функции центра компетенций проектного управления, могут возлагаться на структурное подразделение Администрации города Заречного Пензенской области, иной органа местного самоуправления города Заречного Пензенской области или иную организацию в соответствии с постановлением Администрации города Заречного Пензенской области.