Приложение. Порядок рассмотрения обращений Финансовым управлением города Пензы

Приложение
к приказу
Финансового управления города Пензы
от 14.03.2018 N 33 о/д

Порядок рассмотрения обращений Финансовым управлением города Пензы

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок устанавливает основные требования к порядку работы с обращениями (далее - обращение) - направленными в адрес Финансового управления города Пензы или начальника Финансового управления в письменной форме или в форме электронного документа предложениями, заявлениями или жалобами, а также устными обращениями.

1.2. Рассмотрение обращений осуществляется в соответствии с:

- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Законом Пензенской области от 28.12.21012 N 2327-ЗПО "О порядке рассмотрения обращений в Пензенской области";

- Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных";

- Положением о Финансовом управлении города Пензы.

1.3. Финансовое управление города Пензы организует прием и рассмотрение обращений в пределах своей компетенции.

1.4. Организация и обеспечение учета и контроля за своевременным рассмотрением обращений, поступивших в Финансовое управление города Пензы, осуществляется ведущим специалистом Управления.

1.5. Работники Финансового управления города Пензы, работающие с обращениями, несут ответственность за сохранность находящихся у них документов и писем, за своевременность и полноту ответов заявителям по обращениям, находящимся у них на рассмотрении. Сведения, содержащиеся в обращениях, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.

1.6. При утрате исполнителем письменных обращений назначается служебное расследование, о результатах которого информируется начальник Финансового управления города Пензы.

1.7. При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении обращения временно замещающему его работнику. При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности в Финансовом управлении города Пензы исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения начальнику отдела.

2. Порядок делопроизводства по работе с обращениями

2.1. Поступившие по почте в адрес начальника Финансового управления письменные обращения граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, (в том числе факсимильные сообщения и телеграммы) и документы, связанные с их рассмотрением, регистрируются ведущим специалистом Финансового управления (далее ведущим специалистом). При приеме и первичной обработке письменных обращений проверяется правильность адреса корреспонденции и целостность упаковки. Конверты писем с обращениями граждан подлежат хранению.

2.2. Все письменные обращения, поступившие в адрес начальника Финансового управления, а также обращения в форме электронного документа, регистрируются в журнале регистрации входящей корреспонденции в течение трех дней со дня поступления.

2.3. Рассмотрение, передача на исполнение незарегистрированных письменных обращений не допускается.

3. Порядок рассмотрения письменных обращений

3.1. Поступившее в адрес начальника Финансового управления обращение рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации ведущим специалистом (если в резолюции не указан более короткий срок исполнения).

3.2. Если в обращении (в том числе без фамилии, почтового адреса и подписи) содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит безотлагательному (в день поступления) направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

3.3. Начальник Финансового управления в течение трех дней рассматривает переданное ему обращение, определяет конкретных исполнителей. Поручение об исполнении обращения дается начальником Финансового управления в форме резолюции.

Поручение должно содержать: фамилии и инициалы специалистов, которым дается поручение, лаконично сформулированный текст, предписывающий действие, подпись должностного лица, дату.

Поручение может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения поручения.

В случае если в резолюции начальника Финансового управления рассмотрение обращения поручено нескольким исполнителям и не определён ответственный исполнитель, контроль за сроками рассмотрения и подготовкой ответа осуществляет исполнитель, указанный в резолюции первым. В течение 15 дней со дня поступления поручения соисполнители представляют ответственному исполнителю все необходимые материалы для рассмотрения обращения и подготовки ответа, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну и для которых установлен особый порядок предоставления.

Ведущий специалист в данном случае направляет в течение двух дней с момента дачи поручения всем исполнителям необходимое количество копий обращения на рассмотрение либо для подготовки ответа заявителю в зависимости от содержания резолюции.

3.4. В случае, если решение вопросов, поставленных в письменном обращении, не относится к компетенции Финансового управления, данное обращение в течение семи дней со дня регистрации направляется согласно резолюции начальника Управления в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу с уведомлением, направившего обращение, о переадресации обращения.

В случае, если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.

3.5. Обращение, ошибочно адресованное начальнику Финансового управления из других органов государственной власти, в течение двух дней возвращается отправителю.

3.6. Письменное обращение, содержащее информацию о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции, направляется в течение пяти дней со дня регистрации в государственные органы исполнительной власти, осуществляющие правоприменительные функции, функции по контролю, надзору и оказанию государственных услуг в сфере миграции, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации его обращения, за исключением случая, когда его фамилия и почтовый адрес не поддаются прочтению.

3.7. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

3.8. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", начальник Финансового управления, должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

3.9. Срок рассмотрения обращения, поступившего на рассмотрение из органа государственной власти РФ, органа государственной власти Пензенской области, может быть продлен только с разрешения этого органа, а срок рассмотрения обращения, поступившего начальнику Финансового управления, - соответственно начальником Финансового управления.

Продление сроков рассмотрения обращения производится на основании служебной записки ответственного исполнителя, которая направляется начальнику Управления не менее чем за три дня до истечения срока рассмотрения обращения.

4. Порядок рассмотрения устных обращений

4.1. Предварительная запись на прием и организация приема граждан начальником Финансового управления осуществляется ведущим специалистом.

4.2. При записи на прием к начальнику Финансового управления заявитель сообщает свою фамилию, имя, отчество, адрес проживания, а также тему и причину обращения. В случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Финансового управления, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

4.3. Запись на прием проводится ежедневно с 9.00 до 13.00 часов и с 14.00 до 18.00 (кроме субботы, воскресенья и праздничных дней).

4.4. Прием граждан ведется в установленные начальником Финансового управления дни и часы приема.

Дни и часы приема граждан размещаются в месте проведения личного приема, а также на официальном сайте администрации города Пензы www.penza-gorod.ru в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

4.5. При личном приёме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий личность.

4.6. Начальник Финансового управления при рассмотрении обращения может приглашать на прием руководителей и специалистов структурных подразделений, создавать комиссии для проверки фактов, изложенных в обращениях; проверять исполнение ранее принятых им решений по обращению, поручать рассмотрение обращения структурным подразделениям и принимать решение о постановке на контроль обращения.

4.7. Содержание устного обращения заносится ведущим специалистом в Журнал регистрации устных обращений. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в Журнале регистрации устных обращений граждан. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

4.8. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

4.9. По окончании приема ведущий специалист записывает поручение начальника Финансового управления в карточку личного приема гражданина по форме согласно Приложению 1 к настоящему Порядку.

Начальник управления доводит до сведения гражданина свое решение, информирует о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению.

4.10. Письменное обращение, принятое в ходе личного приёма, подлежит рассмотрению в порядке рассмотрения письменного обращения.

4.11. Организация исполнения решений, принятых по результатам приема граждан, возлагается на руководителей структурных подразделений, в компетенцию которых входят рассматриваемые вопросы.

4.12. Отдельные категории граждан в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, пользуются правом на личный прием в первоочередном порядке.

5. Требования к составлению ответов при рассмотрении обращений

5.1. Ответ на письменное обращение готовится в письменном виде.

Если обращение получено в форме электронного документа, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме.

Ответ на обращение, поступившее в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, и в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении. Кроме того, на поступившее обращение, содержащее предложение, заявление или жалобу, которые затрагивают интересы неопределенного круга лиц, в частности на обращение, в котором обжалуется судебное решение, вынесенное в отношении неопределенного круга лиц, ответ, в том числе с разъяснением порядка обжалования судебного решения, может быть размещен с соблюдением требований части 2 статьи 6 Федерального закона "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" на официальном сайте администрации города Пензы данных в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

5.2. При составлении ответа на обращение необходимо соблюдать следующие требования:

- в тексте должно быть кратко изложено содержание письма с указанием фамилии, имени, отчества заявителя;

- ответ следует строить раздельно по каждому рассмотренному вопросу, если в письме гражданина содержится несколько вопросов;

- в ответе должно быть сообщено о результатах проверки выявленных недостатков по каждому вопросу и о мерах по их устранению;

- при подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты к виновным должностным лицам;

- при отказе необходимо представить аргументированные разъяснения, ссылаясь на соответствующие законодательные акты.

5.3. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

5.4. В случае, если текст письменного обращения не позволяет определить суть предложения, заявления или жалобы, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение.

5.5. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник Управления вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

5.6. В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

5.7. В случае, если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить обращение в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления или соответствующему должностному лицу.

5.8. Письменное обращение, содержащее вопрос, ответ на который размещен в соответствии с частью 4 статьи 10 Федерального закона "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" на официальном сайте администрации города Пензы в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", гражданину, направившему обращение, в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается электронный адрес официального сайта в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", на котором размещен ответ на вопрос, поставленный в обращении, при этом обращение, содержащее обжалование судебного решения, не возвращается.

5.9. В ответах на обращение не допускается:

- взаимоисключающая по содержанию информация;

- формальный подход к решению поставленных в письме вопросов;

- отсутствие информации о мерах, принятых с целью устранения выявленных недостатков;

- отсутствие аргументов в пользу изложенной позиции, если она противоречит доводам заявителя;

- отсутствие информации о результатах рассмотрения хотя бы одного из поставленных в письме вопросов;

- отсутствие информации о продлении сроков рассмотрения (если таковое имеется).

5.10. Если в обращении не указана фамилия гражданина, направившего обращение, и адрес, по которому должен быть отправлен ответ, ответ на обращение не дается.

5.11. Контроль за сроками рассмотрения и подготовкой ответа осуществляет исполнитель, указанный в резолюции первым. В течение 15 дней со дня поступления поручения соисполнители представляют ответственному исполнителю все необходимые материалы для рассмотрения обращения и подготовки ответа, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну и для которых установлен особый порядок предоставления.

Ведущий специалист в данном случае направляет в течение двух дней всем исполнителям необходимое количество копий обращения на рассмотрение либо для подготовки ответа заявителю в зависимости от содержания резолюции.

5.12. В случае если установленный срок ответа истек, ведущий специалист докладывает начальнику Финансового управления о нарушении сроков исполнителем.

5.13. Ответственность за своевременное рассмотрение письменных обращений граждан, а также за полноту и объективность ответа несут исполнители, которым направлены обращения на рассмотрение и подготовку ответа.