Приложение. Положение об отделе организационно-кадровой службы и архивного дела администрации Юрьевецкого муниципального района Ивановской области

Приложение
к постановлению
администрации Юрьевецкого
муниципального района
от 9 февраля 2016 г. N 42

Положение
об отделе организационно-кадровой службы и архивного дела администрации Юрьевецкого муниципального района Ивановской области

1. Общие положения

1.1. Отдел организационно-кадровой службы и архивного дела администрации Юрьевецкого муниципального района (далее - Отдел) является структурным подразделением администрации Юрьевецкого муниципального района Ивановской области (далее - администрация района), формируется главой Юрьевецкого муниципального района (далее - глава района) на основании Решения Совета Юрьевецкого района.

1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и законами Ивановской области, Уставом Юрьевецкого муниципального района, нормативными правовыми актами администрации района, Решениями Совета Юрьевецкого муниципального района, а так же нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, Департамента культуры и культурного наследия Ивановской области и настоящим Положением.

1.3. Отдел имеет печать со своим наименованием, необходимую для документационного обеспечения Отдела в администрации района.

1.4. Отдел координирует деятельность муниципальных архивов - юридических лиц, имеющих самостоятельный баланс, использует печать с наименованием органа местного самоуправления, а так же иные необходимые для осуществления своей деятельности штампы и бланки.

1.5. Положение об Отделе утверждается постановлением администрации района.

1.6. Отдел возглавляет начальник, который назначается и освобождается главой района.

1.7. Отдел осуществляет свою деятельность под общим руководством главы района.

2. Основные задачи и функции

2.1. Основными задачами Отдела являются:

- организационное обеспечение деятельности администрации района;

- обеспечение перспективного, квартального и текущего планирования деятельности администрации района;

- организационное обеспечение взаимодействия администрации района с органами государственной власти;

- протокольно-организационное сопровождение официальных мероприятий с участием главы района;

- организация подготовки и обеспечение проведения совещаний администрации района;

- организация прохождения муниципальной службы в администрации района и ее структурных подразделениях;

- обеспечение реализации полномочий главы района по формированию администрации района и ее структуры в соответствии с федеральными законами, законами Ивановской области и Уставом Юрьевецкого муниципального района Ивановской области;

- участие в обеспечении реализации полномочий главы района по кадровой и наградной работе;

- обеспечение сохранности и учёт архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в т. ч. хранение и учёт документов, принятых в Отдел;

- представление в установленном порядке учётных данных в Департамент культуры и культурного наследия Ивановской области;

- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;

- подготовка, предоставление администрации района и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в Отделе.

2.2. Основными функциями Отдела являются:

- подготовка проектов правовых актов администрации района, заключений, предложений и других документов по вопросам организации муниципальной службы, кадровой и наградной работы;

- проведение организационно-штатных мероприятий в рамках оптимизации структуры и штатной численности администрации района;

- организация работы по прогнозированию и планированию кадрового обеспечения муниципальной службы, проведение мониторинга кадрового состава муниципальных служащих;

- внесение предложений главе района по подбору и расстановке кадров администрации района;

- своевременное внесение предложений по замещению или сокращению вакантных должностей муниципальной службы;

- изучение и анализ прохождения муниципальной службы лицами, замещающими должности муниципальной службы в администрации, проведение мониторинга эффективности муниципальной службы;

- разработка мероприятий по повышению мотивации муниципальных служащих и эффективности муниципальной службы, привлечению специалистов на муниципальную службу и закреплению в администрации района;

- внесение предложений по моральному и материальному стимулированию роста профессионализма и эффективности труда муниципального служащего;

- формирование системы контроля эффективности деятельности муниципального служащего;

- формирование реестра муниципальных служащих администрации района;

- внедрение кадровых технологий, тестов, методик по управлению кадрами;

- формирование и ведение электронной базы данных по кадрам;

- ведение трудовых книжек, личных дел, выдача в пределах компетенции справок работникам администрации района;

- ведение статистического учета кадров: подготовка и обобщение статистических данных;

- координация работы по составлению должностных инструкций муниципальных служащих;

- организация подготовки и обеспечение проведения заседаний:

* аттестационной комиссии;

* квалификационной комиссии;

* конкурсной комиссии на замещение вакантных должностей муниципальной службы;

* комиссии администрации района по подсчету и подтверждению стажа муниципальной службы для назначения пенсии за выслугу лет по муниципальному обеспечению и определения соответствия должностей, периоды службы (работы) в которых включаются в стаж муниципальной службы;

* комиссии по подсчету стажа для установления надбавки за муниципальный стаж;

* комиссии по противодействию коррупции при администрации района;

* комиссии по соблюдению требований к служебному поведению муниципальных служащих администрации района и урегулированию конфликта интересов;

* комиссии по наградам при администрации района;

- внесение предложений по оплате труда муниципальных служащих, ежемесячному денежному поощрению с учетом показателей эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности;

- подготовка ежегодных, ежемесячных календарей знаменательных, памятных и юбилейных дат;

- разработка проектов перспективных, квартальных, текущих планов работы администрации района, планов мероприятий к праздничным и знаменательным датам;

- организация подготовки и обеспечение проведения совещаний администрации района, видеоконференций, других мероприятий с участием и по поручению главы района;

- осуществление взаимодействия Отдела в пределах своей компетенции с органами государственной власти;

- участие в разработке программ визитов, церемоний протокольного характера, планов мероприятий по их подготовке и проведению;

- координация деятельности структурных подразделений администрации района при подготовке и проведении общественно-политических и социально-значимых мероприятий и церемоний, проводимых с участием главы района;

- организационное обеспечение работы главы района по вопросам, касающимся наградной политики;

- проведение предварительной экспертизы наградных документов на соответствие требованиям законодательства и Положения по наградам Юрьевецкого муниципального района;

- разработка предложений по системе наград и поощрений главы района;

- подготовка поздравительных телеграмм, адресов, открыток в связи с государственными и профессиональными праздниками, днями рождения муниципальных служащих и юбилеями ветеранов администрации района;

- проведение анализа уровня профессиональной подготовки муниципальных служащих с целью определения приоритетных направлений в их обучении;

- организация работы по подготовке, профессиональной переподготовке и повышению квалификации муниципальных служащих администрации района;

- организация прохождения практики студентами, обучающимися на очной, очно-заочной (вечерней), заочной формам обучения или в форме экстерната, учреждений высшего профессионального образования в администрации района;

- формирование кадрового резерва и организация работы с ним в соответствии с решением Совета депутатов Юрьевецкого муниципального района от 01.09.2008 г N 299 "Об утверждении Положения о кадровом резерве органов местного самоуправления Юрьевецкого муниципального района";

- разработка и осуществление мероприятий по формированию корпоративной культуры на основе норм поведения, укреплению трудовой дисциплины;

- осуществление контроля за состоянием трудовой дисциплины в администрации района и соблюдением сотрудниками правил внутреннего трудового распорядка;

- осуществление контроля за соблюдением порядка поступления и прохождения муниципальной службы муниципальными служащими;

- организация проведения служебных проверок соблюдения муниципальными служащими ограничений и запретов в соответствии с законодательством о муниципальной службе;

- организация проверки достоверности представляемых гражданином персональных данных и иных сведений при поступлении на муниципальную службу, сведений о доходах, расходах, имуществе и обязательствах имущественного характера своих, своего супруга (супруги) и несовершеннолетних детей;

- оформление специалистам допусков к сведениям, составляющим государственную тайну;

- подготовка справочных, информационных, аналитических, инструктивных, методических и иных материалов по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела;

- подготовка проектов нормативных правовых актов администрации района, заключений, предложений и других документов по вопросам организации муниципальной службы, кадровой и наградной работы;

- осуществление регистрации и контроля входящей в Отдел и исходящей из Отдела корреспонденции;

- ведение делопроизводства в соответствии с номенклатурой дел и осуществление контроля за выполнением документов;

- обеспечение хранения архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящей в состав Архивного фонда Ивановской области, в том числе образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесённых к муниципальной собственности, а так же находящихся в совместном введении администрации района и администрации Ивановской области;

- обеспечение хранения архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Ивановской области, образовавшихся в процессе деятельности администрации района по реализации отдельных государственных полномочий администрации района, которыми она наделена;

- обеспечение хранения архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда Ивановской области.

- обеспечение хранения документов на различных видах носителей по личному составу ликвидируемых организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории Юрьевецкого муниципального района Ивановской области;

- обеспечение хранения печатных, аудивизуальных и других материалов, дополняющих фонды Отдела;

- обеспечение хранения учётных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.

2.3 Документы негосударственной части Архивного фонда Ивановской области поступают на хранение в Отдел в порядке и на условиях договоров между собственниками документов и Отделом, действующим от имени администрации района при наличии доверенности.

2.4. Комплектование Отдела документами, имеющими историческое или культурное значение для муниципального образования, в т.ч.:

- составление списков организаций - источников комплектования Отдела, утверждаемых администрацией района и согласовываемых на ЭПК Департамента культуры и культурного наследия Ивановской области, систематическая работа по их уточнению:

- отбор и приём документов постоянного (долговременного) хранения в Отдел;

- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в Отделе.

2.5. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций;

- содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий администрации района в сохранении, комплектовании их архивов, включая проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения в т.ч. по личному составу;

- ведение в установленном порядке учёта документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования Отдела и других организациях, находящихся на территории района;

- рассмотрение и согласование положения о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций - источниках комплектования Отдела и инструкций по делопроизводству;

- рассмотрение и представление в Департамент культуры и культурного наследия Ивановской области, поступавших от организаций описей дел постоянного срока хранения;

- рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приёму в Отдел в порядке, установленном Департаментов культуры и культурного наследия Ивановской области;

- изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространения их положительного опыта;

- оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;

- разработка и реализация мероприятий по изучению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации, повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.

2.6. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию в т. ч.:

- информирование органов местного самоуправления, иных организаций муниципального образования о составе и содержании документов Отдела по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документальную информацию, в т.ч. на договорной основе;

- организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью публикаторской деятельностью;

- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов, рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, приём граждан;

- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам Отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

2.7. Реализация отдельных государственных полномочий администрации района в сфере архивного дела при наделении ими органов государственной власти субъекта Российской Федерации в установленном порядке, в т. ч. контроль за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства Российской Федерации.

3. Права

Для осуществления своих функций Отдел имеет право:

3.1. Запрашивать и в установленном порядке получать от структурных подразделений администрации района, муниципальных предприятий, учреждений и организаций независимо от форм собственности информацию, необходимую для осуществления функций, возложенных на Отдел.

3.2. Вносить в установленном порядке на рассмотрение главы района проекты постановлений и распоряжений, а также предложения по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

3.3. Пользоваться в установленном порядке информационными ресурсами администрации района, а также создавать собственные банки данных.

3.4. Инициировать прием кандидатур на замещение муниципальных вакантных должностей.

3.5. Вносить на рассмотрение главы района представления о назначении, перемещении и увольнении работников Отдела, их поощрении и наложении на них взысканий.

3.6. Участвовать в работе совещаний, семинаров при рассмотрении вопросов, отнесенных к компетенции Отдела.

3.7. Проводить семинары и совещания по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

3.8. Инициировать создание комиссий с привлечением в установленном порядке работников администрации района и для проведения в рамках своей компетенции проверок и принятия мер, по устранению выявленных нарушений действующего законодательства и иных правовых актов и предупреждению новых.

3.9. Осуществлять иные полномочия по поручению главы района.

3.10. Представлять администрацию района по всем вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

3.11. Вносить на рассмотрение администрации района и Департамента культуры и культурного наследия Ивановской области предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в Отделе, совершенствованию ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций;

3.12. участвовать в подготовке и рассмотрении администрации района вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов;

3.13. давать в пределах своей компетенции, организациям, находящимся на территории района обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации в делопроизводстве;

3.14. иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов;

3.15. ставить перед органами местного самоуправления, государственной власти вопросы о привлечении к ответственности за нарушение архивного законодательства должностных лиц и лиц, выполняющих управленческие функции в коммерческих и иных организациях, а также физических лиц;

3.16. взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления Юрьевецкого муниципального района, организациями района, Департаментом культуры и культурного наследия Ивановской области, региональным отделением Российского общества историков-архивистов, другими общественными организациями.

4. Ответственность

4.1. Отдел несет ответственность за выполнение возложенных на него задач в соответствии с действующим федеральным и областным законодательством, правовыми актами органов местного самоуправления.

4.2. Начальник Отдела несет персональную ответственность за невыполнение задач, возложенных на Отдел, с учетом прав и полномочий, предоставленных настоящим Положением и нормативными правовыми актами главы района.

4.3. Специалисты отдела несут персональную ответственность за невыполнение, ненадлежащее выполнение возложенных на них должностных обязанностей, с учетом предоставленных им прав в соответствии с настоящим Положением и должностными инструкциями.

5. Взаимоотношения

Взаимоотношения Отдела с другими структурными подразделениями администрации района, предприятиями, учреждениями, организациями строятся в соответствии с действующим законодательством, Регламентом и другими нормативными документами, определяющими порядок деятельности администрации района.