Приложение. Положение по управлению проектами в администрации Ивановского муниципального района

Приложение
к постановлению администрации
Ивановского муниципального района
от 21.02.2017 г. N 231

Положение
по управлению проектами в администрации Ивановского муниципального района

I. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет цели внедрения проектного управления, критерии управления проектной деятельностью, принципы и порядок управления проектами, реализуемыми органами местного самоуправления Ивановского муниципального района, при решении вопросов муниципального значения, требующих проектного подхода.

1.2. Настоящее Положение применяется для управления проектами, направленными на достижение целей, определенных в Стратегии социально-экономического развития Ивановского муниципального района, в соответствии с государственными программами Ивановской области, нормативными правовыми актами Губернатора и Правительства Ивановской области, муниципальными программами Ивановского муниципального района, муниципальными правовыми актами администрации Ивановского муниципального района, поручениями Главы Ивановского муниципального района.

1.3. Настоящее Положение распространяется на проекты, реализуемые администрацией Ивановского муниципального района с участием подведомственных организаций и хозяйствующих субъектов с использованием средств муниципального, областного, федерального бюджетов, а так же на проекты, реализуемые за счет внебюджетных источников финансирования с участием в них администрации Ивановского муниципального района.

1.4. Методическая поддержка организации проектного управления осуществляется Проектным офисом администрации Ивановского муниципального района (далее - Проектный офис).

1.5. Контроль за реализацией проектов осуществляется Проектным офисом.

1.6. Основными целями проектного управления в органах местного самоуправления Ивановского муниципального района являются:

поиск наиболее эффективного метода достижения поставленных целей при решении вопросов муниципального значения;

снижение административных барьеров;

сокращение сроков получения инициатором проекта необходимых согласований и разрешений, требуемых для реализации проекта;

минимизация сроков организации переговоров, встреч, совещаний, консультаций, направленных на решение вопросов, возникающих в процессе реализации проекта;

увеличение эффективности внутриведомственного и межведомственного взаимодействия за счет использования единых подходов к проектному управлению.

1.7. Проектное управление в органах местного самоуправления Ивановского муниципального района состоит из следующих процессов:

инициация проекта;

планирование проекта;

исполнение и управление изменениями проекта;

контроль реализации проекта;

завершение проекта.

1.8. В настоящем Положении используются понятия и термины, определенные Распоряжением Губернатора Ивановской области от 15.09.2016 N 142-р "Об утверждении Положения по управлению проектами в исполнительных органах государственной власти Ивановской области и аппарате Правительства Ивановской области".

II. Организационная структура системы управления проектной деятельностью

2.1. Постоянные органы управления проектной деятельностью, к которым относятся:

Комиссия по стратегическому развитию и проектному управлению администрации Ивановского муниципального района (далее - Комиссия) - коллегиальный орган, образованный в целях обеспечения взаимодействия администрации Ивановского муниципального района с исполнительными органами государственной власти Ивановской области, федеральными органами государственной власти, органами местного самоуправления Ивановского муниципального района, Советом Ивановского муниципального района, общественными объединениями и другими организациями при рассмотрении вопросов, связанных со стратегическим развитием Ивановского муниципального района и внедрением на территории района проектного управления.

Проектный офис администрации Ивановского муниципального района - организует планирование и контроль проектной деятельности, внедрение, поддержку, развитие и сопровождение проектно-ориентированной системы проектного управления и совместной работы в администрации Ивановского муниципального района.

2.2. Формируемые в целях реализации проектов временные органы управления проектной деятельностью, к которым относятся:

кураторы проектов;

руководители проектов;

администраторы проектов;

рабочие группы;

исполнители и соисполнители проекта.

2.3. Обеспечивающие и вспомогательные органы управления проектной деятельностью, к которым относятся:

Общественный Совет Ивановского муниципального района;

Профильные комиссии при Совете депутатов Ивановского муниципального района;

Экспертные группы (представители профильных Департаментов, другие заинтересованные организации).

Обеспечивающие и вспомогательные органы управления проектной деятельностью могут привлекаться к работе на любом этапе реализации проекта по решению Комиссии, либо куратора проекта.

III. Критерии проектной деятельности

Для оценки проектов применяются следующие критерии:

- соответствие заявленной проблемы (задачи) целям и задачам, определенных в Стратегии социально-экономического развития Ивановского муниципального района;

- наличие четкого и заранее определенного плана проекта;

- определение рисков и их минимизация;

- содержание предложения по проекту соответствует одному из основных направлений проектной деятельности, утвержденных Комиссией.

IV. Инициация проекта

4.1. Основанием для инициации проекта могут быть поручения Главы Ивановского муниципального района, содержащие указание на необходимость реализации комплекса мероприятий (далее - поручение), и (или) наличие задачи или проблемы, которые могут быть решены путем реализации проекта, предлагаемого инициатором проекта.

4.2. Предложения по проектам могут инициироваться, в том числе структурными подразделениями администрации Ивановского муниципального района, заинтересованными органами местного самоуправления Ивановского муниципального района, членами Комиссии, общественными объединениями, научными и другими организациями, жителями Ивановского муниципального района в соответствии с настоящим Положением.

4.3. Началом этапа инициации проекта является подготовка информации о предлагаемом проекте по форме согласно Приложению 1 к настоящему Положению.

4.4. Информация о предлагаемом проекте направляется инициатором проекта вместе с сопроводительным письмом в администрацию Ивановского муниципального района для рассмотрения на Комиссии.

4.5. Комиссия в течение 10 рабочих дней со дня поступления информации о предлагаемом проекте проводит оценку на соответствие предлагаемого проекта критериям проектной деятельности и принимает решение о целесообразности/нецелесообразности реализации проекта.

4.6. В случае принятия решение о целесообразности реализации проекта Комиссия назначает куратора проекта из состава Комиссии и руководителя проекта.

4.7. Руководитель проекта по согласованию с куратором проекта формирует рабочую группу, в течение 10 рабочих дней разрабатывает проект распоряжения Главы Ивановского муниципального района о создании рабочей группы.

4.8. Администратор проекта в течение 15 рабочих дней разрабатывает паспорт проекта по форме согласно Приложению 2 настоящего Положения, согласовывает его с куратором проекта и направляет для рассмотрения в Комиссию.

4.9. Комиссия в течение 20 рабочих дней рассматривает паспорт проекта и принимает решение:

утвердить паспорт проекта

отправить на доработку паспорт проекта.

4.10. Комиссия в течение 5 рабочих дней уведомляет инициатора проекта о принятом решении.

4.11. Решение Комиссии об утверждении паспорта проекта является основанием для включения предлагаемого проекта в перечень проектов, реализуемых на территории Ивановского муниципального района.

4.12. Проектный офис на основании протоколов Комиссии формирует/вносит изменения в перечень проектов, реализуемых на территории Ивановского муниципального района, по форме согласно приложению 3 к настоящему Положению.

Перечень проектов, реализуемых на территории Ивановского муниципального района, утверждается Главой Ивановского муниципального района и подлежит размещению на официальном сайте Ивановского муниципального района.

4.13. Процесс инициации считается завершенным после утверждения паспорта проекта на заседании Комиссии.

V. Планирование проекта

5.1. После утверждения паспорта проекта рабочей группой разрабатывается сводный план ("дорожная карта") проекта по форме согласно приложению 4 к настоящему Положению.

5.2 Сводный план ("дорожная карта") проекта согласовывается с куратором проекта и направляется в Проектный офис.

5.3. На этапе планирования проекта проводятся разделение проекта на мероприятия и выделение контрольных точек.

Контрольная точка - значимое событие проекта или процесса, отражающее получение измеримых результатов и имеющее только срок окончания.

Целесообразно выделять не менее 1 контрольной точки в месяц по каждой группе взаимосвязанных мероприятий.

VI. Исполнение и управление изменениями проекта

6.1. Исполнение проекта осуществляется исполнителями проекта в соответствии с утвержденным сводным планом ("дорожной картой") проекта.

6.2. Исполнители проекта реализуют запланированные мероприятия проекта и достигают контрольных точек.

6.3. Исполнители проекта информируют руководителя проекта о возникающих проблемах и рисках посредством представления отчетов о ходе реализации мероприятий проекта.

6.4. При необходимости исполнители проекта подготавливают запросы на изменения проекта.

Запрос должен содержать объективное основание для внесения изменения в проект с указанием цели и сущности (сути) предлагаемых изменений, их влияние на сроки реализации и бюджет проекта.

6.5. Руководитель проекта осуществляет общее управление проектом.

6.6. Исполнитель проекта имеет право направить в рамках отчета о ходе реализации мероприятий проекта руководителю проекта запрос на изменение паспорта проекта, состава рабочей группы, сводного плана ("дорожной карты") проекта.

6.7. В случае отставания от сводного плана ("дорожной карты") проекта, при котором цели проекта не могут быть достигнуты в плановые сроки, руководитель проекта по согласованию с куратором проекта направляет в Комиссию запрос об изменениях в проекте.

6.8. Запросы на изменения одобряет/отклоняет:

руководитель проекта, в случае если предлагаемые изменения не влияют на конечный срок реализации проекта, бюджет проекта, результаты проекта;

куратор проекта, в случае если предлагаемые изменения влияют на конечный срок реализации проекта, и/или бюджет проекта, и/или результаты проекта.

6.9. На заседание рабочей группы по вопросам изменений проекта приглашается куратор проекта.

6.10. Пересмотр и внесение изменений в паспорт проекта осуществляются на заседании Комиссии, принявшей решение об утверждении паспорта проекта.

VII. Контроль реализации проекта

7.1. В последний рабочий день месяца каждый исполнитель проекта (при наличии в отчетном периоде контрольных точек, исполнителем которых он является) направляет администратору проекта отчет о ходе реализации мероприятий проекта по форме согласно приложению 5 к настоящему Положению.

7.2. В течение 3 рабочих дней с момента получения отчетов от исполнителей проекта администратор проекта готовит отчет о статусе проекта по форме согласно приложению 6 к настоящему Положению.

В случае если отчет содержит запрос на изменения, влияющие на конечный срок реализации проекта, и/или бюджет проекта, и/или результаты проекта, после согласования руководителем проекта его подписывает куратор проекта.

В случае если отчет содержит запрос на изменения, не влияющие на конечный срок реализации проекта, и/или бюджет проекта, и/или результаты проекта, его подписывает руководитель проекта.

Руководитель проекта (при необходимости куратор проекта) утверждает отчет о статусе проекта в случае одобрения предложенных в отчете изменений либо возвращает отчет о статусе проекта на доработку в случае отклонения предложенных изменений.

По решению руководителя проекта отчет о статусе проекта до согласования/утверждения может рассматриваться на заседании рабочей группы.

Протоколы заседаний рабочих групп в срок не более 3 рабочих дней с даты заседания администратором проекта направляются руководителю Проектного офиса.

7.3. В срок не позднее 5 числа месяца, следующего за отчетным, администратор проекта направляет утвержденный отчет о статусе проекта руководителю Проектного офиса.

7.4. Руководитель Проектного офиса на основании отчетов о статусе проектов не позднее 10 числа месяца, следующего за отчетным:

готовит сводный отчет о реализации проектов по форме согласно приложению 7 к настоящему Положению;

направляет сводный отчет о реализации проектов председателю Комиссии.

7.5. Данные мониторинга реализации проекта рассматриваются на заседаниях Комиссии. Информацию о ходе реализации проекта докладывает руководитель/куратор проекта.

VIII. Завершение проекта

8.1. Проект завершается в связи с наступлением срока окончания либо досрочно.

Проект считается завершенным:

- на основании информации руководителя/куратора проекта о возникновении неустранимых условий, при которых проект не может продолжаться,

- в случае досрочного (ранее указанного в паспорте срока окончания проекта) достижения целей проекта.

8.2. При завершении проекта руководитель проекта готовит итоговый отчет о реализации проекта по форме согласно приложению 8 к настоящему Положению в течение 3 рабочих дней с даты наступления планового срока окончания проекта/даты утверждения протокола рабочей группы с решением о досрочном завершении проекта.

Итоговый отчет о реализации проекта руководитель проекта направляет руководителю Проектного офиса на согласование.

По итогам согласования куратор проекта подписывает итоговый отчет.

В течение 3 рабочих дней с даты утверждения итогового отчета о реализации проекта администратор проекта направляет итоговый отчет о реализации проекта руководителю Проектного офиса.

Руководитель Проектного офиса включает вопрос о рассмотрении итогового отчета о реализации проекта в проект повестки очередного заседания Комиссии.

XI. Порядок формирования и организации деятельности рабочих групп

9.1. Цель деятельности рабочей группы - эффективное достижение целей проекта.

9.2. Основными задачами рабочей группы являются:

координация действий исполнителей проекта;

согласование интересов всех заинтересованных сторон проекта;

своевременное выявление и устранение рисков и проблем реализации проектов;

разработка корректирующих мер и мер, предупреждающих возникновение рисков и проблем реализации проектов.

9.3. Рабочую группу формирует руководитель проекта по согласованию с куратором проекта.

9.4. Функции куратора проекта, руководителя проекта, администратора проекта, члена рабочей группы.

9.4.1. Функции куратора проекта:

утверждение/возвращение на доработку отчетов о статусе проектов, содержащих запросы на изменения, влияющие на конечный срок реализации проекта, и/или бюджет проекта, и/или результаты проекта;

контроль за реализацией проектов в части сроков, финансовых показателей, результатов, утвержденных в паспорте проекта;

разрешение рисков и проблем реализации проекта, выходящих за рамки компетенции руководителя проекта.

9.4.2. Функции руководителя проекта:

руководство процессами планирования, исполнения, управления изменениями, контроля и завершения проекта;

достижение результатов проекта;

оперативное управление проектом;

организация работ по планированию и реализации проекта;

контроль за ходом реализации проекта;

организация деятельности рабочей группы;

распределение задач между исполнителями проекта;

согласование отчетов о статусе проекта, содержащих запросы на изменения, влияющие на конечный срок реализации проекта, и/или бюджет проекта, и/или результаты проекта;

утверждение/возвращение на доработку отчетов о статусе проектов, содержащих запросы на изменения, не влияющие на конечный срок реализации проекта, и/или бюджет проекта, и/или результаты проекта.

9.4.3. Функции администратора проекта:

организация сбора отчетности, подготовка отчетности для руководителя проекта;

подготовка и протоколирование заседаний рабочей группы;

согласование паспорта проекта и плана-графика проекта с заинтересованными сторонами проекта;

корректировка паспорта проекта, плана-графика проекта, состава рабочей группы по одобренным запросам на изменения;

помощь руководителю проекта в решении отдельных задач;

участие в реализации мероприятий, указанных в сводном плане ("дорожной карте") проекта.

9.4.4. Функции членов рабочей группы:

участие в разработке плана-графика проекта;

участие в заседаниях рабочей группы по рассмотрению отчета о статусе проекта;

участие в выявлении рисков и проблем реализации проекта на основании рассмотрения отчета о статусе проекта;

участие в разработке предложений о корректирующих мерах и мерах, предупреждающих возникновение рисков и проблем реализации проекта, на основании рассмотрения отчета о статусе проекта;

участие в реализации мероприятий, указанных в сводном плане ("дорожной карте") проекта.

9.5. Функционирование рабочей группы.

9.5.1. Формами деятельности рабочей группы являются заседания и/или исполнение решений, принятых на заседаниях. Срочные задачи могут ставиться руководителем проекта членам рабочей группы в период между проведением заседаний.

9.5.2. Для каждого заседания рабочей группы администратором проекта формируются повестка и протокол заседания рабочей группы.

9.6. Права и ответственность члена рабочей группы.

9.6.1. Член рабочей группы обязан посещать заседания рабочей группы, участвовать в обсуждении вопросов повестки, давать предложения и выполнять поручения руководителя проекта в рамках своей компетенции.

9.6.2. В случае несогласия члена рабочей группы с принимаемым решением он имеет право на приобщение особого мнения к протоколу.