Приложение 1. Положение по управлению проектами в органах местного самоуправления Шуйского муниципального района Ивановской области и подведомственных учреждениях

Приложение 1
к постановлению
Администрации Шуйского
муниципального района
от 24.12.2018 N 1049-п

Положение
по управлению проектами в органах местного самоуправления Шуйского муниципального района Ивановской области и подведомственных учреждениях

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет цели внедрения проектного управления, критерии управления проектной деятельностью, принципы и порядок управления проектами, а также порядок формирования и организации деятельности рабочих групп управления проектами в органах местного самоуправления Шуйского муниципального района и подведомственных учреждениях.

1.2. Для целей настоящего Положения используются понятия и термины:

Администратор проекта - должностное лицо органа местного самоуправления Шуйского муниципального района, отвечающее за организацию процесса планирования проекта, подготовку отчетности по проекту, сопровождение согласования паспорта проекта, плана-графика проекта, формирование архива проекта, организацию заседаний рабочей группы, ведение протоколов заседаний рабочей группы и оказание иной административной поддержки руководителю проекта.

Архив проекта - совокупность документов по проекту, имеющая заданную структуру.

Заинтересованные стороны проекта - должностные лица, органы, подведомственные учреждения, а также внешние организации, которые активно участвуют в проекте, могут влиять на проект или интересы которых могут быть затронуты в ходе реализации проекта.

Запрос на изменение в проекте - документ с предложениями по изменениям в проекте относительно утвержденных документов (паспорта проекта, плана-графика проекта, состава рабочей группы). Документ содержит описание предложений по изменениям, причин возникновения изменений, обоснование их необходимости, оценку последствий принятия или отклонения предлагаемых изменений, альтернативные варианты изменений и их плюсы и минусы.

Информационная система управления проектами - информационная система, обеспечивающая поддержку проектной деятельности.

Исполнители проекта - участники проекта, ответственные за реализацию мероприятий для достижения контрольных событий проекта.

Контрольное событие - значимое событие проекта или процесса, отражающее получение измеримых результатов и имеющее только срок окончания. Примеры контрольных событий: "Утверждено положение о...", "Информационная система запущена в промышленную эксплуатацию".

Куратор проекта - должностное лицо, отвечающее за обеспечение проекта ресурсами и разрешение вопросов, выходящих за рамки полномочий руководителя проекта.

Мероприятие - набор связанных действий, выполняемых для достижения целей проекта (процесса), имеющих сроки начала и окончания. Примеры мероприятий: "Определение ключевых показателей...", "Подготовка регламента...".

Оперативное управление - управление деятельностью органа местного самоуправления или подведомственного учреждения в краткосрочной перспективе, на период от 1 месяца до 1 года с контролем раз в неделю/месяц.

Отчет по проекту - документ, включающий информацию о фактическом достижении контрольных событий, прогнозе достижения контрольных событий, причинах их недостижения, нарушении сроков, рисках проекта и способах их снятия/минимизации, ключевых результатах, достигнутых за период, открытых вопросах, требующих решения куратора/руководителя проекта.

Паспорт проекта - документ, в котором утверждается ключевая информация по проекту.

План-график проекта - документ, включающий в себя мероприятия, контрольные события по проекту, информацию о связях между ними, а также об ответственных исполнителях, сроках реализации мероприятий и достижения контрольных событий.

Проект - комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленных на создание уникального результата в условиях временных и ресурсных ограничений.

Проектный офис организует планирование и контроль проектной деятельности, внедрение, поддержку, развитие и сопровождение проектно ориентированной системы управления и совместной работы в органах исполнительной власти Шуйского муниципального района.

Рабочая группа - группа сотрудников органов местного самоуправления, подведомственных учреждений, привлекаемых организаций, а также сторонних экспертов. Рабочая группа формируется руководителем проекта с целью эффективного достижения целей проекта и создается на срок реализации проекта.

Риски проекта - вероятностные события, которые в случае их наступления могут оказать как отрицательное, так и положительное влияние на проект.

Руководитель проекта - должностное лицо исполнительного органа или подведомственного учреждения, которое отвечает за достижение целей проекта, руководит процессом планирования, исполнения, контроля, завершения проекта.

Управление проектом в исполнительном органе - планирование, организация и контроль трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов проекта, направленных на эффективное достижение целей проект.

1.3. Методическая поддержка организации проектного управления, а также контроль и координация реализации проектов осуществляются Проектным офисом администрации Шуйского муниципального района (далее - Проектный офис).

1.4. Проектное управление в органах местного самоуправления Шуйского муниципального района и подведомственных учреждениях состоит из следующих процессов:

инициация проекта;

планирование проекта;

исполнение проекта;

управление изменениями проекта;

контроль реализации проекта;

завершение проекта.

2. Цели внедрения проектного управления

Основными целями внедрения проектного управления являются:

обеспечение достижения результатов, запланированных исполнительными органами местного самоуправления и подведомственными учреждениями;

обеспечение соблюдения и сокращения сроков достижения результатов;

повышение эффективности использования ресурсов;

обеспечение прозрачности, обоснованности и своевременности принимаемых исполнительными органами и подведомственными учреждениями решений;

повышение эффективности внутриведомственного, межведомственного и межуровневого взаимодействия, а также взаимодействия с организациями, привлекаемыми исполнительными органами и подведомственными учреждениями за счет использования единых подходов проектного управления.

3. Критерии проектной деятельности

3.1. Для оценки проектов применяются следующие критерии:

3.1.1. Актуальность результатов проектной деятельности в масштабах Шуйского муниципального района.

3.1.2. Реализация мероприятий по нескольким направлениям для достижения результата проектной деятельности.

3.1.3. Наличие выявленных рисков, наступление которых возможно в ходе выполнения проектной деятельности.

3.1.4. Участие двух и более органов местного самоуправления Шуйского муниципального района, подведомственных учреждений или привлекаемых организаций.

3.1.5. Наличие зафиксированной в нормативных правовых актах, протоколах, поручениях даты, к моменту наступления которой должен быть достигнут результат проектной деятельности.

3.1.6. Продолжительность проектной деятельности - не менее 3 месяцев.

3.1.7. Начало и окончание проектной деятельности - в рамках 1 календарного года.

3.2. Проекты длительностью более года делятся на этапы. Для каждого этапа разрабатывается паспорт, план-график проекта, формируются рабочие группы. Наименование проекта остается неизменным в течение всего срока его реализации, номер этапа указывается в скобках.

4. Процессы проектного управления

4.1. Инициация проекта.

В процессе инициации проводится всестороннее обсуждение идеи проекта со всеми заинтересованными сторонами, определяются цели проекта, оцениваются затраты и сроки реализации проекта.

Процесс инициации считается завершенным после утверждения состава рабочей группы распоряжением администрации Шуйского муниципального района и паспорта проекта куратором проекта.

4.1.1. Руководители органов местного самоуправления и подведомственных учреждений направляют в Проектный офис информацию о предлагаемом проекте по форме согласно приложению 1 к настоящему Положению и заполненный лист оценки соответствия предлагаемого проекта критериям проектной деятельности по форме согласно приложению 2 к настоящему Положению.

4.1.2. Проектный офис формирует/вносит изменения в перечень проектов на текущий год по форме согласно приложению 3 к настоящему Положению.

Перечень проектов на плановый период утверждается Главой Шуйского муниципального района до 15 ноября текущего года. Утвержденный перечень проектов на текущий год Проектный офис размещает на официальном сайте администрации Шуйского муниципального района в информационно-телекоммуникационной сети Интернет в течение 3 рабочих дней с даты утверждения.

4.1.3. Внесение изменений в перечень проектов на текущий год осуществляется в порядке, предусмотренном подпунктом 4.1.3 пункта 4.1 настоящего раздела.

4.1.4. Руководитель проекта разрабатывает паспорт приоритетного проекта по форме согласно приложению 4 к настоящему Положению и формирует состав рабочей группы на текущий год в течение 10 рабочих дней с даты утверждения/внесения изменений в перечень проектов на текущий год.

4.1.5. Паспорт проекта согласовывается с руководителем Проектного офиса.

По итогам согласования куратор проекта подписывает паспорт проекта и направляет его копию в Проектный офис в срок не более 3 рабочих дней с даты утверждения.

4.1.6. Составы рабочих групп утверждаются распоряжением Администрации Шуйского муниципального района. Проект распоряжения на основании информации руководителей проектов о составах рабочих групп разрабатывает Проектный офис в течение 1 месяца с даты утверждения/внесения изменений в перечень проектов на текущий год.

4.2. Планирование проекта.

4.2.1. В течение 3 рабочих дней со дня утверждения паспорта проекта куратором проекта руководитель проекта организует установочное заседание рабочей группы, на котором информирует ее членов об основных параметрах проекта (целях, сроках, бюджете) и доводит до их сведения план работы рабочей группы.

4.2.2. Планирование проекта осуществляется руководителем проекта, администратором проекта и привлеченными ими членами рабочей группы. План-график проекта по форме согласно приложению 5 к настоящему Положению составляется не позднее 10 рабочих дней с даты проведения установочного заседания рабочей группы.

4.2.3. На этапе планирования проекта проводятся разделение проекта на мероприятия и выделение контрольных событий. Целесообразно выделять не менее 1 контрольного события в месяц по каждой группе взаимосвязанных мероприятий.

4.2.4. План-график проекта согласовывается с руководителем Проектного офиса.

План-график проекта рассматривается на заседании рабочей группы. Решение об утверждении плана-графика заносится в протокол. Протокол заседания оформляется администратором проекта, утверждается руководителем проекта не позднее 3 рабочих дней с даты заседания рабочей группы управления проектом. План-график проекта является приложением к протоколу. В список рассылки протокола включается руководитель Проектного офиса.

4.3. Исполнение проекта осуществляется исполнителями проекта в соответствии с утвержденным планом-графиком проекта. Исполнители проекта реализуют запланированные мероприятия проекта и достигают контрольных событий, при этом информируют руководителя проекта о возникающих проблемах и рисках посредством представления отчетов о ходе реализации мероприятий проекта. При необходимости исполнители проекта подготавливают запросы на изменения проекта. Руководитель проекта осуществляет общее управление проектом.

4.4. Управление изменениями проекта.

4.4.1. Исполнитель проекта имеет право направить в рамках отчета о ходе реализации мероприятий проекта руководителю проекта запрос на изменение паспорта проекта, состава рабочей группы, плана-графика проекта.

4.4.2. Запросы на изменения одобряет/отклоняет:

руководитель проекта, в случае если предлагаемые изменения не влияют на конечный срок реализации проекта, бюджет проекта, результаты проекта;

куратор проекта, в случае если предлагаемые изменения влияют на конечный срок реализации проекта, и/или бюджет проекта, и/или результаты проекта.

4.4.3. Внесение изменений в паспорт проекта, план-график проекта, состав рабочей группы осуществляется в порядке, установленном подпунктами 4.1.6, 4.1.7 пункта 4.1, подпунктом 4.2.4 пункта 4.2 настоящего раздела.

4.5. Контроль за реализацией проекта.

4.5.1. В последний рабочий день месяца каждый исполнитель проекта (при наличии в отчетном периоде контрольных событий, исполнителем которых он является) направляет по электронной почте администратору проекта отчет о ходе реализации мероприятий проекта по форме согласно приложению 6 к настоящему Положению.

4.5.2. В течение 1 рабочего дня с момента получения отчетов от исполнителей проекта администратор проекта готовит отчет о статусе проекта по форме согласно приложению 7 к настоящему Положению.

В случае если отчет содержит запрос на изменения, влияющие на конечный срок реализации проекта, и/или бюджет проекта, и/или результаты проекта, после согласования руководителем проекта его подписывает куратор проекта.

В случае если отчет содержит запрос на изменения, не влияющие на конечный срок реализации проекта, и/или бюджет проекта, и/или результаты проекта, его подписывает руководитель проекта.

Куратор/руководитель проекта утверждает отчет о статусе проекта в случае одобрения предложенных в отчете изменений либо возвращает отчет о статусе проекта на доработку в случае отклонения предложенных изменений.

По решению руководителя проекта отчет о статусе проекта до согласования/утверждения может рассматриваться на заседании рабочей группы.

Протоколы заседаний рабочих групп в срок не более 3 рабочих дней с даты заседания администратором проекта направляются руководителю Проектного офиса.

4.5.3. В срок не позднее 5 числа месяца, следующего за отчетным, администратор проекта направляет утвержденный отчет о статусе проекта руководителю Проектного офиса.

4.5.4. Руководитель Проектного офиса на основании отчетов о статусе проектов не позднее 10 числа месяца, следующего за отчетным готовит сводный отчет о реализации проектов по форме согласно приложению 8 к настоящему Положению;

4.6. Завершение проекта.

4.6.1. Проект завершается в связи с наступлением срока окончания либо досрочно.

Проект завершается досрочно:

в случае принятия рабочей группой решения о досрочном завершении проекта:

- на основании информации руководителя проекта о возникновении неустранимых условий, при которых проект не может продолжаться,

- на основании информации руководителя Проектного офиса о наличии отставания от плана-графика проекта, при котором цели проекта не могут быть достигнуты в плановые сроки;

в случае досрочного (ранее указанного в паспорте срока окончания проекта) достижения целей проекта.

4.6.2. При завершении проекта руководитель проекта готовит итоговый отчет о реализации проекта по форме согласно приложению 9 к настоящему Положению в течение 3 рабочих дней с даты наступления планового срока окончания проекта/даты утверждения протокола рабочей группы с решением о досрочном завершении проекта.

Итоговый отчет о реализации проекта руководитель проекта направляет руководителю Проектного офиса на согласование.

По итогам согласования куратор проекта подписывает итоговый отчет.

В течение 3 рабочих дней с даты утверждения итогового отчета о реализации проекта администратор проекта направляет итоговый отчет о реализации проекта руководителю Проектного офиса.

5. Порядок формирования и организации деятельности рабочих групп

5.1. Методическая поддержка проектов по вопросам формирования и организации деятельности рабочих групп в отношении проектов, реализуемых в исполнительных органах и подведомственных учреждениях, осуществляется Проектным офисом.

5.2. Цель деятельности рабочей группы - эффективное достижение целей проекта.

5.3. Основными задачами рабочей группы являются:

координация действий исполнителей проекта;

согласование интересов всех заинтересованных сторон проекта;

своевременное выявление и устранение рисков и проблем реализации проектов;

разработка корректирующих мер и мер, предупреждающих возникновение рисков и проблем реализации проектов.

5.4. Формирование рабочей группы.

5.4.1. Руководитель проекта направляет запрос о направлении сотрудника для участия в деятельности рабочей группы в заинтересованные органы местного самоуправления, подведомственные учреждения и привлекаемые организации.

Руководитель проекта направляет запрос в срок не позднее 3 рабочих дней с даты утверждения/актуализации перечня проектов на текущий год.

5.4.2. Решения о направлении сотрудников для участия в деятельности рабочей группы принимаются руководителями заинтересованных органов местного самоуправления, подведомственных учреждений и привлекаемых организаций на основании требований к члену рабочей группы с учетом текущей/будущей занятости сотрудника, а также на основании должностных регламентов сотрудников.

Ответ на запрос об определении кандидатуры члена рабочей группы должен быть направлен в срок не позднее 3 рабочих дней с момента его получения, если иной срок не указан в запросе.

5.4.3. Рабочую группу формирует руководитель проекта. Рабочая группа состоит из куратора проекта, руководителя проекта, администратора проекта и членов рабочей группы. Руководитель проекта формирует рабочую группу по форме согласно приложению 10 к настоящему Положению с использованием информации, представленной в ответах на запрос о направлении сотрудника для участия в деятельности рабочей группы. Состав рабочей группы утверждается распоряжением Администрации Шуйского муниципального района. Проекты распоряжений Администрации Шуйского муниципального района об утверждении состава рабочих групп/о внесении изменений в состав рабочих групп разрабатывает Проектный офис в соответствии с подпунктом 4.1.7 пункта 4.1 настоящего Положения.

5.4.4. Функции куратора проекта, руководителя проекта, администратора проекта, члена рабочей группы.

5.4.4.1. Функции куратора проекта:

утверждение паспорта проекта, итогового отчета о реализации проекта;

утверждение/возвращение на доработку отчетов о статусе проектов, содержащих запросы на изменения, влияющие на конечный срок реализации проекта, и/или бюджет проекта, и/или результаты проекта;

контроль за реализацией проектов в части сроков, финансовых показателей, результатов, утвержденных в паспорте проекта;

разрешение рисков и проблем реализации проекта, выходящих за рамки компетенции руководителя проекта.

5.4.4.2. Функции руководителя проекта:

руководство процессами планирования, исполнения, управления изменениями, контроля и завершения проекта; достижение результатов проекта; оперативное управление проектом;

организация работ по планированию и реализации проекта; контроль за ходом реализации проекта; организация деятельности рабочей группы; распределение задач между исполнителями проекта; согласование отчетов о статусе проекта, содержащих запросы на изменения, влияющие на конечный срок реализации проекта, и/или бюджет проекта, и/или результаты проекта;

утверждение/возвращение на доработку отчетов о статусе проектов, содержащих запросы на изменения, не влияющие на конечный срок реализации проекта, и/или бюджет проекта, и/или результаты проекта.

5.4.4.3. Функции администратора проекта:

организация сбора отчетности, подготовка отчетности для руководителя проекта;

подготовка и протоколирование заседаний рабочей группы; согласование паспорта проекта и плана-графика проекта с заинтересованными сторонами проекта;

корректировка паспорта проекта, плана-графика проекта, состава рабочей группы по одобренным запросам на изменения;

помощь руководителю проекта в решении отдельных задач.

5.4.4.4. Функции члена рабочей группы: участие в разработке плана-графика проекта;

участие в заседаниях рабочей группы по рассмотрению отчета о статусе проекта;

участие в выявлении рисков и проблем реализации проекта на основании рассмотрения отчета о статусе проекта;

участие в разработке предложений о корректирующих мерах и мерах, предупреждающих возникновение рисков и проблем реализации проекта, на основании рассмотрения отчета о статусе проекта.

5.5. Функционирование рабочей группы.

5.5.1. Формами деятельности рабочей группы являются заседания и/или исполнение решений, принятых на заседаниях. Срочные задачи могут ставиться руководителем проекта членам рабочей группы в период между проведением заседаний.

5.5.2. Для каждого заседания рабочей группы администратором проекта формируются повестка и протокол заседания рабочей группы.

5.5.2.1. Повестка заседания рабочей группы определяет перечень вопросов для обсуждения, примерное время обсуждения каждого вопроса, фамилии, имена и отчества докладчиков. Повестку заседания рабочей группы утверждает руководитель проекта. После утверждения повестки заседания рабочей группы, не менее чем за 2 рабочих дня до даты заседания рабочей группы, администратор проекта направляет членам рабочей группы приглашение на заседание с приложенными повесткой дня и документами.

5.5.2.2. Протокол заседания рабочей группы содержит список присутствующих, наиболее значимую информацию по темам заседания рабочей группы, информацию о принятых решениях и перечень поручений с конкретными датами исполнения членами рабочей группы. Протокол заседания рабочей группы утверждает руководитель проекта. Копия протокола направляется руководителю Проектного офиса.

5.5.3. При необходимости (например, при возникновении принципиальных разногласий между членами рабочей группы по обсуждаемым вопросам либо высокой сложности и/или специфичности тем(ы) обсуждения) руководитель проекта обеспечивает привлечение к участию в заседании рабочей группы дополнительных экспертов. Решения принимаются большинством присутствующих на заседании рабочей группы. При равенстве голосов голос руководителя проекта является решающим.

5.6. Права и ответственность члена рабочей группы.

5.6.1. Член рабочей группы обязан посещать заседания рабочей группы, участвовать в обсуждении вопросов повестки, давать предложения и выполнять поручения руководителя проекта в рамках своей компетенции.

5.6.2. В случае несогласия члена рабочей группы с принимаемым решением он имеет право на приобщение особого мнения к протоколу.