Приложение 16. Порядок уничтожения персональных данных при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований в Администрации Южского муниципального района

Приложение 16
к постановлению
Администрации Южского
муниципального района
от 27.03.2019 N 265-п

Порядок
уничтожения персональных данных при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований в Администрации Южского муниципального района

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок уничтожения информации, содержащий персональные данные, при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований в Администрации Южского муниципального района разработан в целях реализации Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", Постановления Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации", Постановления Правительства Российской Федерации от 21.03.2012 N 211 "Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных" и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами".

1.2. Уничтожение информации, содержащей персональные данные, при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований должно соответствовать следующим правилам:

- быть максимально надежным и конфиденциальным, исключая возможность последующего восстановления;

- оформляться актом о выделении документов (носителей информации) к уничтожению и актом об уничтожении документов (носителей информации);

- должно касаться только тех документов (носителей информации), содержащих персональные данные, у которых достигнута цель обработки или истек срок обязательного хранения, без случайного или преднамеренного уничтожения другой актуальной информации.

2. Порядок уничтожения информации, содержащей персональные данные, при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований

2.1. Документы, дела, книги и журналы учета, содержащие персональные данные, при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований (например, утратившие практическое значение, а также с истекшим сроком хранения) подлежат уничтожению в порядке, предусмотренном архивным законодательством Российской Федерации.

2.1.1. Вопрос об уничтожении выделенных документов, содержащих персональные данные, рассматривается на заседании комиссии по уничтожению персональных данных при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований (далее - Комиссия), созданной распоряжением администрации для разового уничтожения выделенных документов.

2.1.2. По итогам заседания составляются протокол и Акт о выделении к уничтожению документов, опись уничтожаемых дел, проверяется их комплектность, акт подписывается председателем и членами комиссии.

2.1.3. Документы (носители информации) включаются в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Если в акт вносятся однородные документы (носители информации) за разные годы, то названия всех документов (носителей информации) не перечисляются, а заголовок пишется один раз и указывается общее количество документов (носителей информации).

2.1.4. Отобранные к уничтожению материалы измельчаются механическим способом до степени, исключающей возможность прочтения текста (шредируются), сотрудником администрации непосредственно в Администрации или сжигаются в присутствии сопровождающего представителя Администрации (члена Комиссии) в организации, в которой имеется печь для сжигания бумаг и/или с которой заключен договор на уничтожение документов на бумажных носителях.

2.1.5. Использование документов, содержащих персональные данные или подлежащих уничтожению, для хозяйственных нужд, в качестве черновиков для других документов запрещено.

2.1.6. После уничтожения материальных носителей подписывается акт об уничтожении носителей, содержащих персональные данные, в трех экземплярах, делается запись в журналах их учета и регистрации, а также в номенклатурах и описях дел проставляется отметка "Уничтожено. Акт N ________ (дата)".

2.2. Уничтожение по окончании срока обработки персональных данных на электронных носителях производится путем механического нарушения целостности носителя, не позволяющего произвести считывание или восстановление персональных данных, или удалением с электронных носителей методами и средствами гарантированного удаления остаточной информации.

2.2.1. Вышеуказанное достигается путем деформирования, нарушения единой целостности носителя - ломки или изменения формы носителя таким образом, который не дает возможность считывать информацию в связи с физическими изменениями параметров носителя.

2.2.2. Подлежащие уничтожению файлы, расположенные на жестком диске, удаляются средствами операционной системы компьютера и с помощью специализированного программного обеспечения.

2.2.3. В случае допустимости повторного использования носителя форматов FDD, CD-RW, DVD-RW, применяется программное удаление ("затирание") содержимого диска путем его форматирования с последующей записью новой информации на данный носитель.

2.2.4. После уничтожения электронных носителей подписывается акт об уничтожении носителей, содержащих персональные данные, в трех экземплярах (Приложение 2); об уничтожении файлов делаются соответствующие отметки в Журнале уничтожения носителей персональных данных (Приложение 3).