Положение о порядке обращения с конфиденциальной информацией, ее накопления и обработки в МО и структурных подразделениях администрации Южского района

Утверждено
постановлением
главы администрации
Южского района
от 19.05.2005 N 400

Положение
о порядке обращения с конфиденциальной информацией, ее накопления и обработки в МО и структурных подразделениях администрации Южского района

1. Общие положения

Настоящее Положение определяет общий порядок обращения с конфиденциальной информацией (информацией конфиденциального характера) в органах местного самоуправления, структурных подразделениях администрации Южского района и муниципальных организациях Южского района (далее по тексту - органы местного самоуправления).

Настоящее Положение не распространяется на порядок обращения со сведениями, составляющими государственную тайну.

В Положении используются следующие термины и определения:

документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

информационная система - организационно упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы;

информационные ресурсы - отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах);

конфиденциальная информация - документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации;

собственник информационных ресурсов, информационных систем, технологий и средств их обеспечения - субъект, в полном объеме реализующий права владения, пользования, распоряжения указанными объектами;

пользователь (потребитель) информации - субъект, обращающийся к информационной системе или посреднику за получением необходимой ему информации и пользующийся ею.

Информационные ресурсы, содержащие конфиденциальную информацию, созданные, приобретенные за счет средств бюджета района, а также полученные путем иных установленных законом способов, являются собственностью администрации района и не могут быть использованы иначе, как с разрешения собственника или в установленных законом случаях.

Отнесение информации к конфиденциальной осуществляется в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Для определения конфиденциальности сведений предлагается использовать сводный перечень сведений конфиденциального характера, составленный в соответствии с федеральным законодательством (прилагается).

Законодательством Российской Федерации запрещено относить к информации с ограниченным доступом:

- законодательные и другие нормативные акты, устанавливающие правовой статус органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

- документы, содержащие информацию о чрезвычайных ситуациях, экологическую, метеорологическую, демографическую, санитарно-эпидемиологическую и другую информацию, необходимую для обеспечения безопасного функционирования населенных пунктов, производственных объектов, безопасности граждан и населения в целом;

- документы, содержащие информацию о деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления, об использовании бюджетных средств и других государственных и местных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населения, за исключением сведений, отнесенных к государственной тайне;

- документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах органов государственной власти, органов местного самоуправления, общественных объединений, организаций, представляющие общественный интерес или необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

Информация конфиденциального характера не может быть использована в целях причинения морального и имущественного вреда гражданам, затруднения реализации прав и свобод граждан.

Защита информации конфиденциального характера осуществляется на основании федеральных законов, стандартов, нормативно-методических документов Федеральной службы по техническому и экспортному контролю России по защите информации, а также настоящего Положения.

Ответственность за организацию работ по защите конфиденциальной информации возлагается на руководителей органов местного самоуправления района.

В случае ликвидации отдела или организации решение о дальнейшем использовании информации конфиденциального характера принимает администрация Южского района.

3. Порядок обращения с носителями конфиденциальной информации

3.1. Учет документов конфиденциального характера

Учет документов конфиденциального характера осуществляется в соответствии с разрабатываемой в органе местного самоуправления инструкцией по делопроизводству.

Конфиденциальная информация, содержащаяся в документах, имеющих обращение в органы местного самоуправления, является служебной информацией ограниченного распространения.

На документах (в случае необходимости - и на проектах), содержащих конфиденциальную информацию, проставляется пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра.

Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах, содержащих информацию, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

Прием и учет (регистрация) документов, содержащих информацию конфиденциального характера, осуществляются, как правило, структурными подразделениями, которым поручен прием и учет несекретной документации.

Документы с пометкой "Для служебного пользования" учитываются поэкземплярно.

На обороте последнего листа каждого экземпляра документа должны быть указаны количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя и его контактный телефон, фамилия машинистки (если документ печатался в машинописном бюро), дата печатания документа.

Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет, черновики уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных формах.

Данные документы:

- учитываются, как правило, отдельно от несекретной документации; при незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет с другими несекретными документами; к регистрационному индексу документа добавляется пометка "ДСП";

- передаются работникам подразделений под расписку;

- пересылаются сторонним организациям заказными или ценными почтовыми отправлениями либо по защищенным каналам связи или с использованием технических и программных средств защиты, сертифицированных в установленном порядке;

- размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего руководителя с отражением количества копий и адресатов в указателе рассылки и учетных формах;

- хранятся в надежно запираемых и опечатанных шкафах (ящиках, хранилищах).

При необходимости направления документов с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.

Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, тоже проставляется пометка "Для служебного пользования".

Уничтожение дел, документов с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, осуществляется по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

Ознакомление сотрудников структурных подразделений с документами и делами, имеющими пометку "Для служебного пользования" и находящимися на архивном хранении, осуществляется с согласия соответствующего руководителя, его заместителя (в соответствии с распределением обязанностей) либо руководителей подразделений, готовивших документы. При этом указанные документы могут быть выданы под расписку во временное пользование.

Передача документов и дел с пометкой "Для служебного пользования" от одного работника другому осуществляется с разрешения соответствующего руководителя.

При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-передачи этих документов, который утверждается соответствующим руководителем.

Проверка наличия документов, дел, изданий с пометкой "Для служебного пользования" производится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом (распоряжением) руководителя. В состав таких комиссий обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих материалов.

При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах, а также в учетных формах делаются соответствующие пометки.

3.2. Особенности учета машинных носителей, содержащих конфиденциальную информацию

На съемных машинных носителях информации (дисках, магнитооптических дисках и т.д.), содержащих электронные документы конфиденциального характера, проставляется пометка "Для служебного пользования" (ДСП).

Учет (регистрация) отпечатанных с помощью средств вычислительной техники документов, содержащих информацию конфиденциального характера, осуществляется в порядке, определенном для бумажных носителей информации.

Машинные носители, содержащие конфиденциальную информацию, учитываются, как правило, структурными подразделениями, которым поручен учет и прием несекретной документации, по журналу учета машинных носителей информации. Учетные реквизиты (учетный номер, дата регистрации, пометка "ДСП" и т.д.) проставляются на машинных носителях информации в удобном для просмотра месте.

Машинные носители информации с пометкой "ДСП":

- регистрируются в подразделении, которому поручен учет документов с пометкой "ДСП", с проставлением учетных реквизитов;

- передаются другим исполнителям под расписку в журнале учета машинных носителей информации или по карточке учета;

- уничтожаются по акту.

Порядок рассылки, уничтожения, передачи, проверки наличия машинных носителей информации, снятия пометки "ДСП" с машинных носителей информации и т.д. является таким же, как для документов конфиденциального характера.

4. Организация работ при обработке конфиденциальной информации на средствах вычислительной техники (СВТ)

Лица, осуществляющие обработку информации конфиденциального характера на средствах вычислительной техники, несут ответственность за соблюдение ими порядка обращения с конфиденциальной информацией.

Обеспечение защиты конфиденциальной информации при обработке ее на средствах вычислительной техники осуществляется в соответствии с требованиями руководящих документов Федеральной службы по техническому и экспортному контролю.

5. Порядок предоставления информации конфиденциального характера

Информация конфиденциального характера не подлежит распространению (передаче) без санкции соответствующего руководителя.

Документированная информация, в том числе информация конфиденциального характера, сформированная в процессе деятельности органов местного самоуправления за счет средств районного бюджета, а также приобретенная в собственность установленными законодательством Российской Федерации способами, предоставляется государственным органам на территории района, отделам и управлениям районных структур, сельским администрациям района на безвозмездной основе.

Передача указанной конфиденциальной информации иным пользователям, если иное не установлено законодательством, должна регулироваться договорными отношениями, предусматривающими обязательства и ответственность сторон, перечень сведений, являющихся конфиденциальными.