Раздел II. Прием, регистрация и порядок работы с обращениями (п.п. 11 - 21)

Раздел II
Прием, регистрация и порядок работы с обращениями

11. Обращения, поступившие на имя Министра имущественных и земельных отношений Тверской области (далее по тексту - Министр) в адрес Министерства по почте, телеграфу, с помощью факсимильной связи и электронной почты, принимаются и регистрируются специалистами службы делопроизводства.

При приеме письменного обращения непосредственно от гражданина по его просьбе на втором экземпляре принятого обращения делается отметка с указанием даты приема обращения и номера обращения.

Обращения, поступившие по информационным системам общего пользования, а также через систему межведомственного электронного документооборота - из Правительства Тверской области, распечатываются на бумажном носителе и регистрируются.

Обращения, поступившие в Министерство рассматриваются в соответствии с федеральным законодательством и настоящим Порядком.

12. Прием устных обращений по телефону осуществляется специалистами службы делопроизводства.

В случае если решение вопросов, поставленных в обращении, требует проверки и принятия мер, специалист службы делопроизводства регистрирует обращение, заполняет регистрационно-контрольную карточку в электронной базе данных и распечатывает на бумажный носитель на бланке установленного образца по форме согласно приложению 1 к Порядку для дальнейшего рассмотрения.

Не регистрируются анонимные звонки (без указания фамилии и почтового адреса) и звонки, в которых гражданин использует нецензурные либо оскорбительные выражения.

13. Специалисты службы делопроизводства в течение трех дней со дня поступления обращения проверяют их на неоднократность, регистрируют, сканируют и направляют для рассмотрения и подготовки поручений (наложения резолюций) Министру, первому заместителю Министра, заместителю Министра (далее - Руководители) в соответствии с распределением должностных обязанностей с представлением подлинников обращений и приложенных к ним документов.

14. В случае поступления обращения во второй половине дня, предшествующего праздничному или выходному дню, его регистрация производится в рабочий день, следующий за праздничным или выходным днем.

15. Письменные обращения, содержащие вопросы, решение которых входит в компетенцию других государственных органов, органов местного самоуправления муниципальных образований Тверской области, а также государственных и муниципальных учреждений и иных организаций, на которые возложено осуществление публично значимых функций, и их должностным лицам не позднее семи дней со дня их регистрации, направляются в эти органы или должностным лицам по системе электронного документооборота или по почте с уведомлением об этом граждан, юридических лиц, направивших обращения.

Уведомления гражданам, юридическим лицам, сопроводительные письма к обращениям, зарегистрированным в Министерстве, направляются за подписью Руководителя, на бланках установленного образца по форме согласно приложению 2 к Порядку.

Ответ на обращение, поступившее в Министерство в форме электронного документа, уведомление о ходе рассмотрения обращения направляются в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.

Об отказе в рассмотрении обращения по существу письменно сообщается гражданину, если указан почтовый либо электронный адрес, на бланках установленного образца по формам согласно приложениям 3 - 6 к Порядку.

Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения на бланке установленного образца по форме согласно приложению 7 к Порядку.

В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, на бланке установленного образца по форме согласно приложению 8 к Порядку.

16. При направлении обращения на рассмотрение в другие государственные органы, органы местного самоуправления муниципальных образований Тверской области или должностным лицам в случае необходимости Руководители запрашивают, в том числе в электронной форме, в указанных органах или у должностных лиц документы и материалы о результатах рассмотрения письменного обращения.

17. Информация по итогам рассмотрения обращения передается в службу делопроизводства исполнителем в подлинном виде.

18. Учет, регистрация, контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений осуществляются сотрудниками службы делопроизводства с использованием программно-технических средств.

19. Передача обращения от одного исполнителя другому не допускается без уведомления об этом службы делопроизводства.

20. После рассмотрения обращения возвращаются исполнителями в службу делопроизводства со всеми относящимися к ним материалами для формирования дел, хранения и передачи в архив в соответствии с установленным порядком.

21. Хранение архивных дел у исполнителей не допускается.