Раздел III. Материалы, подлежащие хранению

Раздел III
Материалы, подлежащие хранению

12. К материалам основного хранения относятся следующие единицы хранения:

а) инвентарное дело на объект технического учета, включающее одно или несколько строений основного назначения, расположенных на отдельном земельном участке, имеющем кадастровый номер, с указанием почтового адреса, при квартальной застройке - на каждое основное строение;

б) инвентарное дело на объект внешнего благоустройства, инженерные сети и сооружения коммунально-бытового назначения;

в) иные сброшюрованные или переплетенные комплекты или отдельные чертежные листы, если они не брошюруются с другими материалами, в том числе правоустанавливающие документы на квартиры и иные помещения в многоквартирных домах и нежилых зданиях;

г) подлинные экземпляры правоустанавливающих документов (договоры приватизации с приложениями, договоры купли-продажи и иные документы) на объекты недвижимости, ликвидированные по различным причинам, хранящиеся индивидуально (без включения в состав инвентарного дела на объект недвижимости).

13. Поступающие для основного хранения единицы хранения (инвентарные дела, комплекты чертежей и иные документы) должны иметь четкое наименование, позволяющее их отнести к тому или иному виду основных фондов.

14. Оперативный фонд предназначен для уменьшения обращений к материалам основного хранения и позволяет осуществлять быстрый поиск требуемой информации без обращения к материалам основного хранения.

15. Прочие документы:

а) инвентарные книги;

б) реестровые книги;

в) алфавитная картотека собственников зданий, помещений и сооружений;

г) статистические карточки на здания, помещения и сооружения, а также статистические отчеты о жилом фонде.

16. Инвентарные книги являются доказательным документом о наличии дел, хранящихся в архиве. Для целей доказательства существования объекта недвижимости и его принадлежности инвентарная книга не используется.

17. Реестровые книги предназначены для регистрации инвентарных объектов.

Запись в реестровую книгу имеет доказательную силу в части существования объекта недвижимости на момент регистрации. Форма реестровой книги предусматривает также регистрацию документов о принадлежности объекта недвижимости. Регистрация правоустанавливающего документа имеет юридическое значение для установления собственника объекта недвижимости на дату регистрации и исчисления сроков.

Регистрация объектов недвижимости и правоустанавливающих документов на них осуществляется в реестровой книге.

Реестровые книги по зданиям гражданского назначения ведутся в соответствии с требованиями Инструкции о проведении учета жилищного фонда в Российской Федерации, утвержденной приказом Министерства Российской Федерации по земельной политике, строительству и жилищно-коммунальному хозяйству от 04.08.1998 N 37.

18. Алфавитная картотека собственников зданий, помещений и сооружений предназначается для получения информации о принадлежности инвентарных объектов и поиска соответствующих материалов основного хранения в случае, когда местонахождение объекта недвижимости заранее неизвестно. Алфавитная карточка, по городам и другим населенным пунктам размещается в ящиках в алфавитном порядке наименования собственников зданий, помещений и сооружений. Группировка алфавитных карточек осуществляется по принципу построения энциклопедических словарей. В алфавитных карточках указывают паспортные данные собственника, год рождения, а по юридическим лицам - данные свидетельства о государственной регистрации.

Алфавитные карточки на снесенные здания погашаются с указанием даты и основания погашения, изымаются из действующей картотеки и хранятся отдельно в течение трех лет в отдельном ящике, в алфавитном порядке наименований улиц (проспектов, переулков и т.п.).

19. Статистические карточки представляют собой обобщенную информацию об инвентарном деле и, составляются хранителем на каждое учтенное основное здание или сооружение и вместе с инвентарным делом сдаются в архив.

Статистические карточки составляются по результатам обследования объекта недвижимости. Карточки хранятся в ящиках, по видам основных фондов, в порядке, аналогичном алфавитной картотеке собственников зданий, помещений и сооружений.

Детальный порядок ведения статистической картотеки, в том числе разграничение основных фондов по категориям принадлежности, устанавливается хранителем.

Статистические карточки на снесенные объекты недвижимости погашаются с указанием даты и основания погашения, изымаются из действующей картотеки и хранятся не менее трех лет в отдельном ящике, в алфавитном порядке наименований улиц (проспектов, переулков и т.п.).