Раздел IV. Порядок приема и учета документации

Раздел IV
Порядок приема и учета документации

20. К основному хранению в архив принимаются материалы на бумажных носителях, оформленные в установленном порядке (заключенные в твердые папки, сшитые, прошнурованные, пронумерованные и оцененные). Скрепление листов дела металлическими предметами не допускается. Планы больших форматов сброшюровываются с присвоением инвентарного номера дела, к которому относятся, и хранятся отдельно.

21. Стоимость сдаваемых в архив инвентарных дел определяется Министерством имущественных и земельных отношений Тверской области.

Стоимость инвентарного дела определяется исходя из затрат на его разработку.

Первоначальная стоимость инвентарного дела указывается в левом верхнем углу на обороте обложки. Последующие затраты, связанные с внесением изменений по результатам обследования объекта недвижимости, плюсуются к первоначальной стоимости, а новая стоимость дописывается под первоначальной нарастающим итогом.

Стоимость дел, ранее принятых на хранение без оценки, определяется инвентаризационной комиссией, создаваемой в соответствии с приказом Министра имущественных и земельных отношений Тверской области, при проведении инвентаризации архива.

22. Инвентарное дело на объект недвижимости разделяется на три отдельно сброшюрованные группы документов.

В первую группу включаются материалы, составленные в результате последней инвентаризации, расположенные в следующей последовательности:

а) технический паспорт;

б) план земельного участка;

в) поэтажные планы основных строений;

г) экспликации к поэтажным планам.

Скрепление материалов первой группы должно позволять извлечение их из дела для снятия копий.

Во вторую группу включаются все копии правоустанавливающих документов, сброшюрованные в хронологическом порядке. Каждый лист материалов, подшиваемых в данную группу, должен нумероваться нарастающим итогом. Заголовки документов и номера листов дела должны вноситься в опись данной группы документов. Извлечение документов данной группы из дела запрещается.

В третью группу включаются долевые материалы (абрисы, расчеты площадей и объемов, акты технического обследования, материалы предшествующих инвентаризаций), расположенные в указанной последовательности и подшиваемые в хронологическом порядке. Документы, утратившие значение в связи с заменой их новыми, должны содержать отметку "Погашено. Дата. Подпись".

Извлечение документов третьей группы из дела, а также внесение каких- либо исправлений и поправок в документы после их подшивки не допускается.

Нумерация документов ведется самостоятельно по каждой группе. Сведения об обнаруженных ошибках должны вноситься в примечание к описи листов, хранящихся в деле.

23. Учет поступающих на основное хранение инвентарных дел производится путем их регистрации в инвентарной книге.

Книги пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются соответствующей печатью.

Обязательным требованием к регистрационной записи является указание даты регистрации, регистрационного (инвентарного) номера и наименование дела.

24. Инвентарные номера делам присваиваются нарастающим итогом по мере их поступления.

Присвоенный инвентарный номер проставляется в левом верхнем углу обложки дела.

В зависимости от метода группировки дел инвентарный номер состоит:

а) для дел, хранящихся в алфавитном порядке наименования улиц (проспектов, переулков и т.п.), - из порядкового номера по инвентарной книге;

б) для дел, хранящихся с разграничением по кварталам, - из дроби, в числителе которой указывается порядковый номер (регистрационный номер) по инвентарной книге, в знаменателе - условный (присвоенный) номер города (района, поселка), номер квартала и номер папки.

Условные номера населенных пунктов принимаются в соответствии с почтовой индексацией.

Детальный порядок нумерации (присвоение регистрационных номеров) инвентарных дел устанавливается хранителем.

25. Поиск дел в архиве производится по инвентарному номеру, который указывается в инвентарной книге.

26. Инвентарные дела, погашенные по различным основаниям, исключаются из инвентарной книги по данным обследований. При этом в примечании инвентарной книги делается запись, четко объясняющая причину погашения дела.

27. В случае раздела одного объекта недвижимости (домовладения) на два или несколько самостоятельных с обособленными земельными участками за одним из них сохраняется прежний инвентарный номер, а выделяемым присваиваются инвентарные номера в порядке поступления их в архив.

Документы, относящиеся к общему первоначальному объекту недвижимости (домовладению), погашаются и оставляются в деле, которому сохранен инвентарный номер.

28. Документы в электронном виде принимаются в архив после перевода их на серверный архив хранителя. При хранении информации на магнитных носителях производится резервное копирование для исключения утраты информационной базы.