Раздел VI. Организация работы с документированной информацией

Раздел VI
Организация работы с документированной информацией

178. Организация обмена документированной информацией исполнительных органов государственной власти Тверской области между собой, с государственными учреждениями Тверской области, органами местного самоуправления муниципальных образований Тверской области, организациями и общественными объединениями осуществляется в порядке, установленном настоящим Регламентом, иными правовыми актами.

Документационное обеспечение управленческого процесса в аппарате Правительства Тверской области осуществляется с использованием АСДОУ.

179. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация документов, поступивших в адрес Губернатора Тверской области, одного из заместителей Председателя Правительства Тверской области, руководителя аппарата Правительства Тверской области, руководителей структурных подразделений аппарата Правительства Тверской области, осуществляются управлением документационного обеспечения аппарата Правительства Тверской области.

В случае поступления документов непосредственно в приемные заместителей Председателя Правительства Тверской области, в структурные подразделения аппарата Правительства Тверской области данные документы подлежат обязательной передаче для регистрации в управление документационного обеспечения аппарата Правительства Тверской области.

Документы и другая корреспонденция, поступившие в нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни, принимаются уполномоченным сотрудником управления секретариатом Губернатора Тверской области аппарата Правительства Тверской области (приемной Губернатора Тверской области), что отражается в журнале учета, с последующей передачей их на регистрацию в управление документационного обеспечения аппарата Правительства Тверской области.

Обработка и хранение документов, находящихся на исполнении и исполненных в текущем году, осуществляются в структурных подразделениях аппарата Правительства Тверской области на основании утвержденной номенклатуры дел.

180. Работа с документами ограниченного доступа в исполнительных органах государственной власти Тверской области осуществляется в соответствии с законодательством.

Организация и ведение секретного делопроизводства в аппарате Правительства Тверской области осуществляются управлением аппарата Правительства Тверской области по защите государственной тайны и мобилизационной подготовке, а в исполнительных органах государственной власти Тверской области - подразделениями или уполномоченными сотрудниками по защите государственной тайны.

181. Нормативные правовые акты Российской Федерации и распорядительные документы федеральных исполнительных органов государственной власти, поступающие в адрес Губернатора Тверской области и Правительства Тверской области, после их регистрации представляются для изучения Губернатору Тверской области в подлиннике.

Проекты резолюций Губернатора Тверской области по документам, поступившим на имя Губернатора Тверской области, а также на имя других должностных лиц, готовят соответственно управление секретариатом Губернатора Тверской области аппарата Правительства Тверской области, секретариаты заместителей Председателя Правительства Тверской области, руководителя аппарата Правительства Тверской области либо специально уполномоченные лица.

Проекты резолюций должны содержать конкретные поручения, фамилии исполнителей и сроки исполнения. В тексте резолюции, максимально кратком, должна быть использована устоявшаяся терминология. В случае указания в резолюции нескольких должностных лиц координация всей работы осуществляется лицом, указанным в резолюции первым.

Документы с проектами резолюций Губернатора Тверской области представляются на подпись Губернатору Тверской области руководителем управления секретариатом Губернатора Тверской области аппарата Правительства Тверской области.

Все документы с резолюциями Губернатора Тверской области, заместителей Председателя Правительства Тверской области и руководителя аппарата Правительства Тверской области направляются исполнителям посредством АСДОУ.

Подлинники документов, поступивших в Правительство Тверской области, хранятся в управлении документационного обеспечения аппарата Правительства Тверской области.

182. Документы, поступающие с пометкой "лично", не вскрываются и передаются адресату.

183. Руководитель, принимающий решение об организации исполнения поступившего к нему документа, обязан назначить ответственное должностное лицо, которое готовит обобщенный ответ (итоговый документ) по результатам общей работы.

На данное должностное лицо возлагается координация (в пределах предоставленных полномочий) совместных действий соисполнителей, информирование руководителя о ходе исполнения его поручения и обобщение конечных результатов проведенной работы.

Если подготовка ответа поручена нескольким исполнителям, проект ответа формирует исполнитель, указанный в резолюции первым или в отношении которого сделана специальная отметка (ответственный исполнитель). В случае неназначения такого ответственного исполнителя его функции исполняет лично руководитель.

184. Документы с резолюциями руководителей направляются на исполнение соответствующим структурным подразделениям аппарата Правительства Тверской области, исполнительным органам государственной власти Тверской области, органам местного самоуправления муниципальных образований Тверской области. Обращения граждан с резолюциями в отношении данных обращений соответствующих руководителей направляются на исполнение через управление анализа и мониторинга общественного мнения аппарата Правительства Тверской области.

Соисполнители не позднее чем за 3 рабочих дня до истечения срока исполнения документа представляют ответственному исполнителю письменные заключения (информацию) для подготовки ответа.

В случае если обобщение ответов соисполнителей может занять значительное время, ответственный исполнитель обязан принять организационные меры, в том числе через вышестоящего руководителя, по координации действий соисполнителей и получению от них письменных заключений (информации).

185. Прием, хранение и доклад Губернатору Тверской области оперативной информации по чрезвычайным ситуациям природного и техногенного характера осуществляются уполномоченным сотрудником управления секретариатом Губернатора Тверской области аппарата Правительства Тверской области (приемной Губернатора Тверской области).